信用社（银行）信贷档案管理暂行办法

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1、农村信用社信贷档案管理暂行办法第一章 总 则第一条 为了加强和做好我市农村信用社信贷档案工作的科学管理，增强全体信贷人员对档案管理工作的重视，促使信贷资产管理规范化、制度化，有效防范信贷风险和保全信贷资产。根据中华人民共和国档案法和农村信用社贷款管理操作规程等有关制度规定，特制定本办法。第二条 信贷档案管理工作是农村信用社信贷工作的一个非常重要的组成部分，也是维护信贷历史真实面貌的重要基础性工作。第三条 本办法所称信贷档案系指以农村信用社贷款客户（包括企事业法人、自然人和个体工商户）为基本单位，并与农村信用社已经发生或将要发生借贷关系形成的有关档案资料，包括贷款客户提供和信用社内部形成的各项贷

2、款业务原始的、具有保存价值的文字、图表、盘片、声像等不同载体和不同门类的基础资料。它是保全信用社信贷资产的重要资料。第四条 信贷档案管理要遵循以下原则：一是信贷档案资料必须真实、完整和合法；二是档案管理要原始材料账册化，必备资料标准化，移交档案制度化，贷款资料信息化；三是要严格执行谁贷款，谁立卷；谁建档，谁管理；四是要按农村信用社贷款管理操作规程规定收集整理信贷档案的基本原则。第二章 信贷档案管理机构、人员和职责第五条 管理部门。基层信用社、分社信贷部门是信贷档案管理的职能部门和责任机构，负责辖区内信贷档案资料的管理工作；信用社柜面信贷档案在大社管理；分社信贷档案在分社管理；设立专职或兼职档案

3、管理人员，负责接受和管理信贷员须移交归档的贷款客户的档案资料，分社须归档的信贷档案交由分社会计接受和管理。第六条 管理程序及人员职责。基层信用社、分社的信贷员对贷款客户的档案资料，按客户申请、调查、审查、审批、发放、检查、收回等操作程序运行后，按资料形成时间归类建档、保管；在规定交接内容和时间内，交由档案管理员管理，按年度将贷款客户资料登记归档。（一）主任。其基本职责是：对辖内信贷档案管理负有领导、检查、监督的责任。（二）信贷员。其基本职责是：按第九条规定内容，及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷款使用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档、装订成

4、册并按顺序编页码（页码必须连续）、专夹（卷）、专户保管，做到真实完整；未还清贷款本息的信贷档案由各分片信贷员保管；按时向档案管理员移交进档资料；采用电脑管理的信贷档案，须及时将贷款有关数据及信贷档案等有关资料信息录入电脑数据库；在信贷档案未移交档案管理员之前，信贷员要对信贷档案资料的真实性和完整性负责。（三）档案管理员。其基本职责是：审核和接受信贷员应当移交管理的信贷档案资料；对装订成册的信贷档案资料按户分类、编号、登记、归档；负责对信贷档案的基础管理工作；档案管理员要对贷款客户档案的完整性负责。第三章 信贷档案管理的内容第七条 从客户申请贷款至贷款调查、审查、审批、发放、检查、收回全过程形成

5、的与该笔贷款有关的资料均为信贷档案资料。信贷档案资料按其取得来源分为从贷款客户获取的资料和信用社内部形成的资料。第八条 从贷款客户获取的资料是指借款人、担保人的基本情况资料，是用于反映和记录借款人、担保人主体资格、资信状况、资金、财务和经营情况的档案资料。第九条 信用社、分社责任信贷员，无论贷款金额大小，均应建立信贷档案，一份完整的信贷档案内容具体应有：（一）企业贷款：以借款企业或贷款项目为单位，逐户建立信贷档案，内容有：1、借款人基本情况资料：（1）借款企业依法成立的文件和有年检记录的法人营业执照或事业单位法人登记证复印件（借款人若为集团性公司，还需提供其子公司的分布、生产经营及资信情况，主

6、要财产如房地产、大型关键设备等权属证明文件；借款人若属“三资”企业，还需有外商资信证明材料）、注册资本验资报告（须经会计或审计师事务所审计验资）、法人代表（个体工商户负责人、授权代理人及所有股东）的身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）、法人代表证明书、企业营业执照要素变更的通知书、税务登记证复印件等。（2）借款企业组建公司的批件、依法成立公司的合同、章程，股份制企业的股份协议，联营企业的联营协议书，董事会决议等。（3）经与工商部门核对的借款人的专用印鉴卡。（4）商品购销合同和生产经营许可证明：商贸企业需提供商品购销合同，工矿企业需提供生产经营许可证、开

7、采许可证和产品购销合同。生产经营或投资项目需取得环保部门的许可证明；若医药、卫生、采矿等特殊行业需持有权部门颁发的生产、经营等许可证明。（5）属挂靠集体所有制企业的，要出示挂靠单位证明。2、发生贷款业务的文件资料：（1）借款企业申请贷款的书面申请书、建立信贷关系的协议书；（2）合伙企业、有限责任公司、股份公司等必须提供公司董事会同意借款的有关决议书；（3）借款企业提供的购销合同复印件；（4）借款企业上年（季）度财务报表、申请借款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表和现金流量表）、固定资产明细表及有关统计报表；（5）借款企业经年检有效的贷款证或贷款卡复印件、有年检记录的代码证（卡）复印件、开立

8、基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件、借款人主要开户及往来银行的账户与存贷款情况；（6）借款企业法人代表（或股东个人）授权委托书、公证书；（7）借款企业年度信用等级证明；（8）借款企业法人代表及所有股东个人担保声明书；（9）信贷员的贷款贷前调查报告；（10）贷款审查报告、贷款承诺书、企业短期借款申请书（表格式）及企业短期借款审批（咨询）书；（11）借款借据（非正本）及有关附件；（12）借款担保合同（含保证、抵押、质押、最高额保证、最高额抵押借款合同，其中：最高额保证、最高额抵押借款合同提供复印件，至可办理最后一笔贷款或贷款还清后，原件方可装订归档）。3、企业贷款担保的文

9、件资料：（1）采用保证担保方式。保证人是企业法人的，需提供有效的企业法人营业执照复印件、注册资本验资报告复印件、法人代表和所有股东身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）、法人代表证明书或法人代表（个人）授权委托书、有效的贷款卡（证）复印件、有年检记录的代码证复印件、开立基本账户或经年检有效的一般存款账户的证明（开户许可证）复印件；保证人上年（季）度财务报表，担保贷款前一期的财务报表（含资产负债表、损益表、现金流量表）及有关统计报表；保证人为有限责任公司、股份公司、联营公司的，须有依法成立公司的合同、章程、协议和董事会（股东大会）同意担保的决议书、所有股东

10、个人担保声明书以及其他资信评估等资料；信贷员对保证人的资格审查意见和核保资料；保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函、个人担保声明书。（2）采用抵押担保方式。以借款人或第三人财产抵押的，需提供抵押物的产权证明文件、单据等各项重要原件或复印件，如抵押物为房地产的，需提供房屋所有权证、土地使用权证、房产他项权利转移证等产权证；如抵押物为进口关键设备的，需提供发票、海关证明及上级主管部门同意抵押的证明文件；如抵押物为车辆、船舶等动产的，需提供有关发票和行驶证复印件，并由有关管理部门出具抵押登记证明。如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证、注册资本、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财

11、务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。经会计（审计）师事务所审计评估的资产验资报告或有权部门评估的报告书；抵押物房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及共有人身份证复印件；抵押物须到有关部门办理抵押登记并取得抵押登记证；涉外财产抵押，须有外商所在地经中方有关部门认可的律师事务所出具的证明；财产保险单复印件（经与原件核对的复印件）；有限责任公司、股份公司企业董事会（股东大会）同意抵押意见书或文件资料；国有资产抵押，需有国有资产管理部门批准同意抵押或行政主管部门出具书面同意抵押的证明文件；抵押物清单；（3）采用质押担保方式。借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；质押物的产权证明文件

12、复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管）；存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。4、申请中长期贷款还要提供以下资料：有权部门批准的项目建设书、可行性研究报告、项目设计或实施方案、纳入年度固定资产投资计划等有关批文，环保部门批准的环境影响报告书等；项目开工前期准备工作完成情况，若为续建项目要提供前期投资情况、资金来源及使用情况、工程进度等资料；信用社主持进行的项目评估报告，上报上级社的贷款请示文件，上级社的贷款批复文件；中长期贷款使用情况检查报告、项目竣工验收报告、项目后评估报告；在开户社存入规定比例资本金的证明；资本金和其他建设资金筹措方案及来源落实

13、的证明材料。涉及环境保护、消防、供电供水、卫生防疫、劳动保护、税收优惠，生产产品或商品购销属专营、土地征用、城市规划、生产工艺及新产品技术鉴定等方面的项目，需提供有关方面的批准文件或证明材料和审核意见。5、其他资料：借款人自贷款日至归还日的分月（或季）财务报表；若为归还再贷的，须有还款凭证；为保证信贷资产安全需要客户提供的其它资料。（二）个体农户贷款：以村以组为单位，逐户建立信贷档案，内容有：1、借款人基本情况资料：（1）借款人身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）；（2）授权代理人身份证复印件（如身份证遗失,未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复

14、印件）；（3）借款人家庭基本情况（包括人口、收入、及房屋情况等）；2、发生贷款业务的资料：（1）借款人申请贷款的书面申请书；（2）信贷员的贷款贷前调查报告；（3）贷款审查报告、审批通知书、贷款承诺书、农户及其他短期借款审批（咨询）书；（4）借款人授权委托书、公证书；（5）属农户小额信用贷款的，须有农户小额信用贷款文件要求的材料；（6）借款借据（非正本）及有关附件；（7）借款担保合同（含保证、抵押、质押、最高额保证、最高额抵押借款合同，其中：最高额保证、最高额抵押借款合同提供复印件，至可办理最后一笔贷款或贷款还清后，原件方可装订归档）。3、个体农户贷款担保的文件资料（1）采用保证担保方式。保证人

15、是个人担保的：须有保证人身份证复印件（如身份证遗失，未及时补办，须提供与原件核对的户口簿或护照复印件）；个人担保声明书；保证人对所担保的贷款知道其真实用途的便函或担保函。保证人是企业担保的：与企业贷款采用的保证担保方式所需材料相同。（2）采用房地产抵押方式。借款人需提供房地产的产权证明文件原件及复印件（经核对后，复印件作为信贷档案），如属第三人财产抵押的，还需提供营业执照、身份证（户口簿）、贷款卡、代码证等相关所须复印件、财务报表及个人担保声明书、授权委托书等资料。经有权部门评估的报告书；房地产为夫妻共有的，须提供夫妻结婚证明及身份证；房地产须到土地局或房管局办理抵押登记并取得抵押登记证；有办

16、理保险的，须提供保险单复印件（经与原件核对的复印件）；房地产抵押物清单；（3）采用质押担保方式借款人需提供质物清单和有处分权人同意质押的承诺书；质押物的产权证明文件复印件（正件如支票、存单、专利权证、有价证券等由会计列帐入库登记保管）；存单质押贷款在相应的营业机构办理止付登记手续的文件。凡是贷款客户提交的复印件，信贷员应要求提供人签名盖手印并负责与原件进行核对后签字以示负责；且为了档案的整齐，要求复印件统一为16开纸张。（三） 信用社内部形成的档案资料包括记录和反映客户贷款申请、调查审查、发放、检查、保全、收回等全过程运行情况的资料，是用于界定内部管理责任的基础档案资料及围绕贷款使用、监督、检

17、查贷款本息收回及贷款保全所发生的行为资料，也是贷款重要法律文件及贷款动作记录资料。信用社内部形成的档案资料有：（1）信用社审批权限内的贷款集体审批表；超审批权限须送联社贷款咨询委员会咨询的贷款审批（咨询）答复登记表。（2）借款企业授信额度（限额）文件；（3）属社团贷款的，须有社团贷款协议书、通知书；（4）申请中长期贷款的中长期贷款审批（咨询）书；对在各级社审批权限内的中长期贷款项目，按照“中长期贷款评估办法”规定写出的评估报告及贷款调查报告。（5）设立并登记贷款审批登记簿；（6）贷后检查资料。包括贷款贷后检查报告；信贷员对贷款特别是大户贷款的按月或按季、定时或不定时跟踪调查分析报告。（7）联社

18、、监稽、人行等部门对贷款运作问题稽核意见书、通知书和整改意见书。（8）借款人违约的信贷制裁通知书。（9）贷款归还、展期的档案资料。短期、中长期贷款到期前10天发出的贷款到（逾）期催收通知书。若借款人按期归还贷款本息，根据会计部门填写的还款凭证，信贷员登记贷款登记簿；贷款需展期，借款人到期前15天写出的借款展期申请书，保证人、抵押人、出质人同意担保延期的书面证明，并与借款人、担保人签订的展期还款协议书及批准书。若借款人未申请展期或申请展期未获批准，又不能按期归还的贷款，根据会计部门填制的贷款形态调整通知书，信贷员登记贷款登记簿相应进行调整。（10）贷款到（逾）期催收通知书和担保人履行责任通知书的

19、档案资料。信贷员对每次签收到的贷款到（逾）期催收通知书和担保人履行责任通知书应粘贴在已立卷好的每户贷款后面的粘贴处，不能放另处）。（11）不良贷款档案资料：贷款到（逾）期催收通知书和担保人履行责任通知书；新增不良贷款稽核情况表；呆滞（呆帐）贷款认定审批表、呆帐贷款审批表、呆帐贷款核销清单及批文复印件；对借款人依法诉讼、仲裁的有关法律文件（诉讼、受理通知书、判决书、裁定书和执行书等）资料；以资抵债的登记、保管和处理后的有关资料；处分抵押物或处分质押物通知书、拍卖抵押物的拍卖书。（12）贷款清偿后的档案资料。（13）设立贷款登记簿台帐，及时登记贷款发放、归还、占用形态等情况。贷款登记簿要有延续性和

20、严肃性，不得随意更改、换页。如确须更换，信贷员更换后应重新建帐，原贷款登记簿要核实归档管理。（14）信贷电子化管理的有关信贷档案。（15）其他需要归档的资料。对上述按农村信用社贷款管理操作规程规定要求归档的有关报表和文字资料以外的档案，也要按农村信用社制定的其它管理制度和办法的有关内容对信贷档案进行管理。第四章 信贷员建档、登记、移交管理第十条 信贷员按第九条规定内容，及时建立和搜集、整理归类所管理贷款客户从借款申请到贷款使用、回收全程的有关档案资料，按资料形成时间顺序和归类要求整理立卷、建档、装订成册（装订成册后信贷员应加封、盖印）并按顺序编页码（页码必须连续）、专夹（卷）、专户保管。第十一

21、条 信贷员对信贷档案的建档。（一）个体农户贷款，信贷档案以村以组以户立卷建档，其中：10000元（含）以下的贷款（农户小额信用贷款，以农户小额信用贷款管理办法规定进行建档），以村为单位，村小组内的有贷款的客户总装订为一卷，一村一档一案卷；10000元以上的贷款，一户一卷，一村一档一案卷；（二）企业贷款信贷档案按户分类立卷建档：对某一客户的独笔贷款档案资料按贷款运作程序及取得的时间归类建档，单笔单卷单档；对某一客户的多笔贷款资料按贷款发放日先后顺序整理保管立卷，即一笔一卷，一客户一档；（三）卷内材料按材料属性编写页码，页码必须连续，并在卷内目录上表示材料属性和页码，文件本身不编页号；卷内目录一式

22、一份，附在某一客户（或客户类别）卷内首页；档外标明客户名称（或客户类别）、贷款笔数（类别户数）和立档时间。第十二条 已核销呆帐贷款的信贷档案资料管理：信贷员以户以类建档后，专档移交档案管理员进行归档管理。第十三条 信贷员对各自保管的未归档的信贷档案，设立信贷档案保管登记簿，及时记录贷款客户入档明细情况，便于查找、利用、保管。第十四条 信贷员工作调动时，必须对所有档案资料抄列清单并在信用社主任的监督下办理移交手续。第五章 信贷档案归档管理要求第十五条 须移交档案管理员归档的信贷档案资料，移交时间为每年年底。第十六条 需要移交档案管理员归档的材料：已还清贷款本息的客户的信贷档案；已核销呆帐贷款的信

23、贷档案资料；信用等级评定资料；其他需要归档资料。第十七条 信贷档案的移交。信贷员信贷档案资料移交给档案管理时，信贷员和档案管理员应同时核对信贷档案资料并由双方共同在移交的信贷档案目录清单（一式两份，各留存一份）上签字。档案管理员应及时核对资料收妥存档，专卷、专档保管。第十八条 档案管理员应设立信贷档案保管登记簿，及时记录信贷员移交的贷款档案资料及其他归档资料；档案管理员对档案资料按时收集、整理、登记，按年度装订成册（装订成册后应加封、盖印）归档入柜；第十九条 档案管理员因工作变动离岗的，应对信贷档案所有资料列好清单，全部移交指定专人后方可办理有关变动离岗等手续。档案资料办理移交手续，要由有关本

24、单位负责人进行监交。第六章 归档后的信贷档案管理第二十条 信贷档案的调阅。信贷员和档案管理员都必须建立信贷档案调阅登记簿。（一）内部人员调阅信贷档案。凡已归档保管的信贷档案和由信贷员负责保管的信贷档案，一律不准借出。因工作需要调阅的，应由调阅人出具借条，并经主任签字同意方可调阅。信贷员和档案管理员应负责登记调阅人员名单、时间和调阅内容；调阅的信贷档案不得涂改、圈划、复制、拆散原卷册，用后必须及时归还。（二）外部人员调阅信贷档案。信贷档案原则上不对外调阅借出。当发生借款纠纷或依法起诉、处理案件等情况时，有：司法、法院等部门需查阅、复印时，必须持有县（市）级以上主管部门的正式公文介绍信，经信用社主

25、任签字批准后方可查阅；己方律师如有需要可以查阅；对方律师原则上不可以查阅，若其通过法院来查阅,法院须持有县（市）级以上主管部门的正式公文介绍信，经信用社主任签字批准后方可查阅。查阅时，信用社应有专人在场陪同，查阅人需要索取复印有关证据和资料时，须经信用社主管领导同意后，方可抄录和复印，但严禁将原件抽出借出。（三）信贷员或档案管理员对调阅归还的信贷档案，要检查其完整性和原始性。对发现档案不完整或有改动的，可以拒绝接受，并立即向信用社主任报告。必要时可向联社领导报告。第二十一条 信贷档案的存放。信贷员和档案管理员应将各自管理的信贷档案资料放置在坚固的箱、柜内，并加强防盗、防火、防潮湿、防虫蛀、防腐

26、蚀等方面的设施。第二十二条 信贷档案保管期限。信贷档案保管期限分为短期、长期保存和永久保存。（一）短期保存的信贷档案5至10年：短期贷款本息已收回的信贷档案，再保管期限为5年；中长期贷款本息已收回的信贷档案，再保管期限为10年。（二）长期保存的信贷档案10年至15年：短期、中长期贷款到期未收回，直至贷款收回或以资抵债，资产处置完毕，其短期信贷档案再保存10年；中长期信贷档案再保存期限为15年。（三）永久保存的档案：短期和中长期贷款到期、逾期至今仍未收回和呆帐核销贷款的信贷档案要持续永久保存。第二十三条 信贷档案的销毁。对超过保存期、需要销毁的贷款档案要编制销毁清册，并经过档案管理员提出和慎重鉴

27、定，本单位信贷部门负责人审核，经上级社负责任人审查批准后，送专门文件销毁单位或指定造纸厂进行销毁，并由监销人员监督销毁。档案管理员和本单位负责人同时在留存销毁清册上签字备查。第七章 罚 则第二十四条 信贷员没按本办法第九条规定内容及时建立、收集、整理归类信贷档案的或信贷档案资料建立、收集、整理归类不完整的，每笔处信贷员50元的罚款，并视情节轻重进行通报批评以上的处分。第二十五条 贷款发放后， 信贷员没及时立卷、建档、按顺序编页码、专夹（卷）、专户保管的，每笔处信贷员100元的罚款。第二十六条 信贷员没按本办法第十一条规定要求建档的，处信贷员100元200元的罚款。第二十七条 信贷员没按规定时间

28、将须归档的信贷档案资料移交档案管理员的，每笔处信贷员20元的罚款。第二十八条 信贷员对信贷档案资料的完整性和原始性没核对，每笔处罚信贷员200元的罚款。第二十九条 档案管理员对信贷员移交的信贷档案资料没按时收集、整理、登记，按年度装订成册归档入柜的，处档案管理员100元300元的罚款。第三十条 信贷员或档案管理员没按本办法第二十条规定要求执行的，每笔处信贷员或档案管理员100元的罚款。第三十一条 信贷员或档案管理员没按本办法第二十一条规定管理信贷档案的，处信贷员或档案管理员100元300元的罚款。第三十二条 信贷员或档案管理员没设立信贷档案保管登记簿的，处信贷员或档案管理员200元的罚款，有设

29、立而没登记的，处信贷员或档案管理员100元的罚款。第三十三条 因信贷档案流失，造成贷款风险和损失的，在未移交档案管理员之前，属于信贷员的责任，每笔处信贷员300元的罚款；在移交档案管理员后，属于档案管理员的责任，每笔处档案管理员100元的罚款。以上两种情况视情节轻重相应追究有关人员的责任。第三十四条 信贷员或档案管理员工作调动，没办理移交手续的，处主任200元的罚款，处信贷员或档案管理员500元的罚款；有办理移交手续而主任没进行监交的，处主任100元的罚款。第三十五条 联社每年组织对信贷档案管理情况进行检查，对发现没按本办法规定管理的信用社和有关人员，除进行相应处罚外，并视情节轻重进行通报批评以上的处分。第八章 附 则第三十六条 本办法实施前所发放的未还清的贷款，信贷档案原则上要按本办法进行补充、整理、完善和归档（历史旧档案，确无法完善的，以现有的装订归档管理）；对新发生的贷款，信贷档案管理要严格按本办法进行管理。第三十七条 银行承兑汇票等业务档案对照本办法进行管理。第三十八条 罚款资金由联社设立专户管理，用于今后对信贷档案管理好的单位和个人进行奖励。第三十九条 本办法由XX市农村信用联社制定、解释和修订。第四十条 本办法自发布之日起试行。