外贸跟单员考试冲刺讲义

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1、2011年外贸跟单员考试冲刺讲义第1讲 外贸跟单与外贸跟单员第一节 外贸跟单概述一、 外贸跟单与外贸跟单员的定义（一） 外贸跟单的概念：是外贸行业一个细分的从业岗位，也是外贸公司内部各部门之间、外贸公司与生产企业，外贸公司与客户、生产企业与客户之间联系与沟通的桥梁。（二） 外贸跟单员的概念（Quality Controller,QC）1、 定义：外贸跟单员是指在进出口业务中，在贸易合同签订后，依据相关合同或单证对货物生产加工、装运、保险、报检、报关、结汇等部分或全部环节进行跟踪或操作，协助履行贸易合同的外贸从业人员。而外贸跟单中的“单”，则是指企业涉外合同或信用证项下的订单。与单证员的单不同。

2、2、 定位：外贸跟单员是协助外贸业务员开拓国际市场、推销产品、协调生产和完成交货的业务助理。二、外贸跟单的分类1、 按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。（重点） 前程跟单是指跟到出口货物交到指定出口仓库为止； 中程跟单是指跟到装船清关为止； 全程跟单是指跟到货款到账，合同履行完毕为止；2、 按商品类别分可分为纺织品跟单、服装跟单、鞋类跟单、玩具跟单、家具跟单等。3、 按企业性质可分为生产型企业的跟单和贸易型企业的跟单4、 按具体业务环节分，可以分为运输跟单、原材料跟单、包装跟单、外包跟单、生产跟单、样品跟单5、 根据货物的流向，可以分为出口跟单和进口跟单。不管如何分类，外贸跟单

3、的目标都是相同的：按质、按量、按时将订单项下的商品交到采购商手中。例：中程跟单是指“跟”到指定出口仓库为止。（否）（2006年试题）全程单是指“跟”到货款到账，合同履行完毕为止。（是 ）（2007年试题） 外贸出口跟单按业务进程可分为前程跟单、中程跟单和全程跟单三大类。前程跟单是指“跟”到以下哪个环节为止？（ B ）A、装船清关B、货物入出口仓库C、货款到账D、贸易合同履行完毕三、外贸跟单的工作范围和特点（一）外贸跟单的工作范围1、 企业生产过程和产品质量控制2、 与其他外贸业务相关部门的业务处理3、 协助外贸业务员进行磋商谈判、确认样的制作、理赔索赔、争端解决、仲裁诉讼等业务的处理等。例：磋

4、商谈判是外销员的工作，与外贸跟单员无关。（否）（二）外贸跟单员的工作特点1、 较高的责任心订单是企业的生命。订单项下的产品质量，是决定能否安全收回货款、保持订单连续性的关键。执行好订单、把握产品质量需要跟单员的敬业精神和认真负责的态度。2、 协调与沟通跟单员工作过程中，对内需要与多个部门（如生产、计划、检验等部门）打交道，对外要与商检、海关、银行、物流等单位打交道，协调处理在跟单工作过程中遇到的问题，因而跟单员的协调与沟通的能力直接影响工作效率。3、 节奏快、变化多来自世界各地的不同客户有不同的生活方式和工作习惯，跟单员的工作节奏和工作方式必须与客户保持一致。针对不同的需求，也要求跟单员有快速

5、应变能力。4、 工作的综合复杂性跟单员工作涉及企业所有部门，由此决定了其工作的综合性、复杂性。既要懂得贸易实务知识，又要知晓产品知识与生产流程。5、 涉外性和保密性在跟单员的跟单过程中，涉及客户、商品、工艺、技术、价格、厂家等信息资料，对企业来说，这是企业商业机密，对外必须绝对保密。三、外贸跟单员与其他外贸岗位的关系1、 外销员主要负责业务操作全过程；2、 跟单员主要负责外销员交办的涉及业务操作全过程的相关事务，侧重于订单获取后对订单的执行跟踪和操作。3、 单证员主要负责商检、运输、保险、报关、结汇等环节的单证事务；4、 报关员主要是负责货物、运输工具、物品进出境时向海关办理进出口报关纳税等海

6、关事务；5、 报检员主要是负责办理货物、运输工具、物品进出境时商检事务；6、 货运代理员主要是负责办理货物进出境运输事务。四、生产企业跟单与外贸公司跟单的异同点（一）“生产企业跟单”和“外贸公司跟单”和相同之处主要表现在：1、 从跟单目标而言，都是为了保证订单项下的货物能够按时、按质、按量抵达合同或信用证要求的地方。2、 从跟单人员的知识构成而言，都需要具备外贸基础知识与商品知识，还要有计算机与外语能力。3、 从跟单业务进程而言，都涉及前程跟单、中程跟单和全程跟单。4、 从跟单的能力而言，要求具备某项商品的专业知识，精通生产操作，能分析和解决问题。（二）不同之处主要是：1、 所处企业不同。外贸

7、公司跟单员所涉及的产品品种、结算方式等比生产企业跟单员要相对多些，接触企业面要相对较大。2、 跟单工作侧重不同。生产企业跟单员素质要求侧重于产品知识、工艺质量等。而外贸公司的跟单员要求广泛。第二节 外贸跟单员的基本素质一、职业素质1、 热爱祖国，勤奋工作、2、 遵纪守法、廉洁自律。3、 严守国家机密和维护商业机密4、 对工作负责，不断进取。二、能力素质1、 综合业务能力2、 市场调研和预测能力3、 推销能力4、 语言文字能力和口头表达能力5、 社交协调能力三、知识素质基础知识：1、 了解我国及有关国家的对外贸易的方针、政策、法律和法规。2、 了解目标国家的政治、经济文化、地理及风俗3、 具备一

8、定的文化基础知识。4、 具有一定的法律知识。专业知识：1、 商品学的基本理论。2、 了解国际市场行情。3、 熟练掌握国际贸易理论、实务、金融、营销及有关惯例等专业知识。例：我国目前的汇率制度是盯住美元的固定汇率制度。（否）分析：自2005年7月21日起，中国开始实行以市场供求为基础、参考一篮子货币进行调节、有管理的浮动汇率制度。像这样的金融知识也是跟单员应该掌握的。四、管理素质良好的管理水平在很大程度上是衡量外贸跟单员是否称职的重要内容。外贸跟单员应具备一定的管理素质和能力，即具备良好的合作精神，一定的组织、协调、决策能力。第三节 外贸跟单员的知识构成一、 外贸跟单员的外贸基础知识1、 国际商

9、务基础理论。2、 运输与保险3、 商检与报关例：对于需要法定商检的商品，必须在报关前要完成商检手续。（是）4、 国际贸易和规则、政策5、 金融外汇与银行结算二、外贸跟单员的工厂生产与管理知识为了能很好地完成订单项下的生产任务，保质、保量地把货物送交客户，顺利安全收回货款，外贸跟单员应该了解和熟悉有关工厂管理方面的知识，主要包括制订生产计划、原材料采购管理、仓库管理、生产管理、品质管理、客户管理。三、外贸跟单员的商品知识外贸跟单员在跟单过程中，应根据合同或信用证中的相关条款，仔细研究商品的特性与品质要求、商品包装及包装标志、商品计量单位、商品的检验标准和客户的特殊要求、进口国的民俗等，圆满完成外

10、贸跟单任务。第2讲 出口贸易跟单工作流程概述第一节 跟单员跟单工作重点一、 外贸公司跟单员跟单工作重点：1) 选择生产工厂2) 签订收购合同3) 筹备货物4) 查货5) 商检客检6) 订舱装船7) 货物进仓8) 报关出口9) 货款到账二、 生产企业跟单员跟单工作重点：1） 推销公司产品2） 签订外销合同3） 生产大货4） 查货（自查）5） 商检（客检）6） 订舱装船7） 货物进仓8） 报关出口9） 货款到账第二节 出口贸易一般流程一、选择供应商或生产企业在选择供应商或生产企业时，需要注重考察生产企业的资信，是否具有生产能力，能否保证质量、保证按期交货，产品是否有对外贸易的竞争力等。二、生产企业

11、推销本企业产品出口这一过程中，跟单员的主要工作内容有：1、 了解目标市场的需求特点和客户采购偏好；2、 了解并掌握公司产品的主要性能、工艺、质量标准、原材料构成、生产周期等；3、 了解并掌握公司产品的包装材料和包装方法；4、 了解并掌握公司产品的装箱率、集装箱可装数量；5、 掌握公司产品的价格和相关原材料价格；6、 了解近期本身本币对外币的兑换价格及变化趋势，即汇率和变化趋势。三、 建立对外业务关系，确定出口贸易对象建立业务关系可能通过信函、电子商务、电子邮件、传真、参加国内外各种交易会和展览会、我驻外的使领馆、商会、企业名录、报纸杂志上的广告等途径搜寻或结识国外客户。四、 洽谈业务洽谈业务是

12、指买卖双方就某一种商品进行洽谈，内容包括价格及价格条件、货物的技术规格、包装、货款的支付方式和时间、运输方式、争议的解决方式和地点、货物数量、交货时间、保险、货物的检验标准和地点等。洽谈业务可以通过信件、传真、电子邮件等不见面的洽谈方式，也可以采用和客户见面洽谈的方式。在洽谈业务前必须事前作好充分准备。五、 签订对外合同跟单员在这个阶段，通常是辅助外贸业务员做好以下主要工作：1、 整理双方达成的事项内容；2、 将客户的工艺单和要求转换为本公司的制造工艺单；3、 落实生产企业（车间），并完成确认样；4、 检查确认样，将符合客户或工艺单要求的样品寄送客户，等待确认消息；5、 根据客户的确认意见，改

13、进确认样，直至客户确认样品；6、 做好合同项下订单生产彰的一切准备工作等。六、 买方开立信用证外贸合同中若确定是以信用证方式结算货款，卖方（出口方）在签订外贸合同后，应及时将开证资料（内容包括出口方的开户银行名称、地址、SWIFT号码等资料）通知买方，买方应严格按照合同的各项约定按时开立信用证，这也是买方履约的前提。卖方在收到买方开立的信用证后，首先要根据合同审核信用证。信用证是依据合同开立的，信用证内容应该是与合同条款一致的。我们应该在国家对外政策的指导下，对不同国家、不同地区以及不同银行的来证，依据合同进行认真的核对与审查。在实际业务中，银行和进出口公司共同承担审证任务。其中，银行着重审核

14、开证行的政治背景、资信能力、付款责任和索汇路线等方面的内容，进出口公司则着重审核的内容一般应包括以下几个方面：a. 政治性的审查：来证国家必须是与我国有经济往来的国家和地区，应拒绝接受与我国无往来关系的国家和地区的来证。来证各项内容应符合我国方针政策，不得有歧视性内容，否则应根据不同情况向开证行交涉。b. 开证银行资信的审查：为了保证安全收汇，对开证行所在国家的政经济状况、开证行的资信、经营作风等必须进行审查，对于资信不佳的银行，应酌情采取适当措施。c. 对信用证的性质与开证行付款责任的审查：来证应标明“不可撤销”的字样。同时要证内载有开证保证付款的文句。上述3点，也是银行审证的重点，进出口公

15、司只作复核性审查。d. 对信用证金额与货币的审查：信用证金额应以合同金额相一致。如合同订有溢短装条款，信用证金额应包括溢短部分的金额。信用证金额中单价与总值要填写正确，大、小写并用。来证所采用的货币应与合同规定相一致。e. 对商品的品质、规格、数量、包装等条款的审查：证中有关商品货名、规格、数量包装、单价等项内容必须和合同规定相符，特别是要注意有无另外的特殊条款，应结合合同内容认真研究，做出能否接受、或是否修改的决策。f. 对信用证规定的装运期、有效期和到期地点的审查：装运期必须与合同规定一致，如国外来证晚，无法按期装动，应及时电请国外买方延展装期限。信用证有效期一般应与装动期有一定的合理间隔

16、，以便在装动货物后有足够时间办理制单结汇工作。关于信用证的到期地点，通常要求在中国境内到期，如信用证将到期地点规定在国外，或国外银行的柜台等，我们不易掌握国外银行收到单据的确切日期，这不仅影响收汇时间，而且容易引纠纷，故一般不宜接受。g. 对单据的审查：对于来证中要求提供的单据种类和份数及填制方法等，要进行仔细审核，如发现有不正常的规定，例如要求商业发票或产地证明须由国外第三者签字以及提单上的目的港后面加上指定码头等字样，都应慎重对待。h. 对其他特殊条款的审查：审证时，除对上述内容进行仔细审核外，有时信用证内加列许多特殊条款(SPECIAL CONDITION)，如指定船籍、船龄等条款，或不

17、准在某个港口转船等，一般不应轻易接受，但若对我无关紧要，尚且也可办到，则也可酌情灵活掌握。七、 签订内贸收购合同在确定生产企业后，需要对某个商品的生产规格、价格、数量、质量、交货时间等作出具体的约定，并以书面形式记载，由生产企业（供货方）和收购方的法人授权代表在合同上签字盖公章，以示合同生效。八、 履行合同履行合同是指进出口业务中买卖双方按合同规定，履行各自的义务。这一期间跟单员需要做的主要工作有：测算企业实际生产能力、原材料采购、生产进度跟踪、产品包装、生产质量检验等。九、商检（客检）与报关当货物生产完成时，对于法定商检的货物，在备妥货物后，跟单员应在报关前提前向产地商检局预约安排商检，只有

18、经商检局签发的检验合格证书（一般是纸质的“出境货物通关单”和通过商检网络传输的“出境货物换证凭条，），海关才放行，凡检验不合格的货物，经返修后仍不合格，则不得出口。除了国家商检外，还有客户到生产企业进行检验（简称客检）。对于合同约定由买方（客户）检验的，要提前联系买方，确定具体的检验日期。一般而言，经“客检”合格的商品，买方会出具 “客检证”。不论是国家商检，还是“客检”，都是在生产完成并包装入箱后进行的。十、安排运输与保险跟单员在这个阶段，必须做好以下主要工作：1.物流运输的跟踪。在订单完成后，经过检验、报关等环节，货物按预定的舱位装船起运。由于货物运输多数是依靠集装箱运输的，跟单员必须了解

19、集装箱尺寸，合理估算集装箱内货物装载量。2.报告最终可出口产品数量（包括外箱等包装数量）、体积、重量等数据，配合其他部门（如单证部、储运部）办理租（配）船订舱工作和保险事宜；3.如果是全程跟单，则需向货运代理或船务代理办理租（配）船订舱，并在运输工具启运前完成保险事宜。在货船离港后，需向货运代理或承运人取得符合要求的运输单据。十一、制单结汇在这一阶段中，跟单员必须了解交单议付所需单证的种类，从哪里能得到这些单证；有了单证之后，还需要对单证进行整理，为正确及时制作结汇单证创造条件。十二、外汇核销与出口退税按照国家的有关外汇管理规定，出口企业在货物出口和收汇后，必须办理出口收汇核销手续；而出口退税

20、是指一个国家或地区对已报送离境的出口货物，由税务机关将其在出口前的生产和流通的各环节已经缴纳的国内税金（增值税、消费税）等间接税税款退还给出口企业的一项税收制度。出口退税的单证的主要单证有：出口报关单（出口退税专用联）、出口收汇核销单、银行结汇水单、进货发票、出口销售发票。各种单证的内容（如商品品名、数量、计量单位等）要相互一致，不矛盾，并在规定的时间内向税务机关（国税）办理退税手续。第3讲 选择供货商的跟单第一节 核实企业法人登记注册情况任何个人或组织都能到当地工商注册管理部门查询，核实企业法人登记注册情况。一、 核实企业营业执照每年工商管理部门要对营业执照进行年检年审，加贴年检标签。如果没

21、有此标签，应当查明原因。二、核实企业法人名称从名称上判断企业的要点是：1、 鉴别名称中的行政区划。2、 鉴别名称中的行业。3、 鉴别名称中的组织形式。三、核实企业注册地址及经营场所经工商部门登记注册的公司住所只能有一个。营业执照企业注册地与企业经营办公地不一致，主要从以下方面查明原因：1、 时间所限不能及时变更。2、 历史原因。3、 企业求发展。四、核实法定代表人、授权委托人跟单员在工作中对于合同、订单等重要经营性文件的法定代表人或被委托人的签字须做到：1、 企业重要的经营性文件需要法定代表人签字及盖公章。2、 法定代表人变更时，要注意变更时前后任法定代表人的有效签字权限及授权委托人签字权限，

22、防止出现各种问题。3、 对业务中首次出现的合作企业法定代表人等有效签字印鉴，须做好复印、留底、备查工作。4、 认真对合同、订单等重要经营性文件的对方法定代表人或被委托人的签字笔迹真实性进行审查。5、 可直接与需要签字人员取得联系，询问当事人是否亲自签署了某某文件，确认其是否为亲笔所签。五、核实经济性质（注册类型）企业因经济性质不同，对债务的承担责任的程度不同。无限责任与有限责任不同。股份有限与私营独资是不同的。六、 核实经营范围如果该企业没有经有关部门“许可经营项目”批准，或超一般经营项目范围开展业务，就不能与该企业从事未经许可经营项目和超一般经营项目范围的业务。七、 核实注册资本、注册资金注

23、册资金是企业实有资产的总和，注册资本是出资人实缴的出资额的总和。注册资金随实有资金的增减而增减，注册资本则反映的是公司法人财产权，所有的股东投入的资本一律不得抽回，由公司行使财产权。跟单员在核实注册资本时需要注意：1、 严格核实注册资本；2、 严格核查虚假出资企业；3、 分析判断能否与其开展业务八、 核实成立时间通常企业注册成立的年限越长，积累的经营经验，越值得依赖。九、 核实经营期限经营范围属“许可经营项目”的，有关批准部门有经营期限限制，跟单员要核实是否在期限之内。十、核实企业基本信息跟单员在核实时要注意以下几点：1、 企业产品信息。查找企业在网上披露的所有信息。2、 联系方式信息。核实企

24、业联系方式是否过去被其他单位或个人使用过，以查询了解企业成立或变更情况。3、 企业名称和地址信息。用好互联网搜索查询功能4、 企业网站信息。十一、核实企业集团下属公司情况与企业集团开展业务往来的，要核实集团公司下设的各种类型性质公司的数量，确实公司规模。第二节 解读供应商、生产企业财务审计报告一、企业审计报告的作用1、鉴证作用，以客观公正的角度，对被审计单位作出评价。2、保护作用。随着所有权和经营权的进一步分离，有很多投资者不直接参与企业的经营活动。通过注册会计师进行审计的方式，告诉他们这个报表的可信度。所以审计报告对于保护投资者利益而言具有十分重要的作用。3、证明作用。审计报告证明了注册会计

25、师履行职责的情况，明确企业与注册会计师双方的责任。二、审计报告的四种类型注册会计师出具的审计报告一般为简式审计报告、有标准格式，分四种类型：1、 无保留意见审计报告。表明公司报表的可靠性较高。2、 保留意见审计报告。即注册会计师经过审计之后，承认已审计单位会计报表，从整体来说，是公允的，但在个别的重要会计事项上持保留意见；3、 否定意见审计报告。否定意见的审计报告说明公司的报表无法被接受，其报表已经失去其价值。4、 拒绝表示意见审计报告。即注册会计师在审计过程中，由于受到种种限制，不能实施必要的审计程序，无法对会计报表整体反映发表审计意见。拒绝表示意见的审计报告说明公司经营中已出现重大问题。报

26、表基本不能用。三、判断供应商、生产企业经营风险的方法企业经营风险的财务预警，即企业财务失败预警，是指通过对企业日常财务运行情况进行连续有效的监测，来防范供应商的财务恶化给债权人和采购商造成的损失。1、财务预警的功能（1）预知供应商、生产企业财务危机征兆（2）预防供应商、生产企业的财务危机发生或控制其进一步扩大。（3）避免再次发生选择财务危机的供应商、生产企业。2、财务预警的预测方法（1）单变量模型（2）多变量模型第三节 了解企业生产、经营能力及经营条件一、跟单员分析判断基本方法跟单员虽然可以从被调查企业的营业执照、财务审计报告、损益表、资产负债表等财务报表中定量分析企业生产经营能力及经营条件，

27、但仍不能就此作出企业生产经营能力及经营条件状况好坏的结论，仍然需要跟单员作更精确的分析和判断。跟单员应深人被调查企业，进行望、闻、问、切工作。跟单员应该深入被调查企业，进行望、闻、问、切工作。1、 望跟单员应特别注意供应商、生产企业的经营背景和风险2、 闻闻主要是了解供应商、生产企业实力。在信息非常发达的今天，企业无法完全垄断信息，跟单员可以通过当地新闻、广播、报纸、互联网等媒体及周边企业了解这家企业的经营状况。3、 问问主要是调查供应商、生产企业管理；问企业发展目标（战略目标），了解企业制定的发展目标是否符合国家的产业政策、是否符合企业的实际情况；问企业投资策略，看企业投资业务是否过于分散、

28、投资业务比重是否过大、是否过度大规模扩张等。4、 切切主要是掌握供应商、生产企业现金流，现金流是企业的血液。企业利润可以粉饰，但企业现金流难粉饰。现金流直接反映企业经营状况和资金链。如果企业资金链绷得太紧，企业就有面临停产经营危机或破产的风险，所以需要重点关注企业的现金流不能出现问题。二、了解企业全年生产经营情况通过对以下工业企业生产经营能力指标的调查可以帮助跟单员基本了解企业的总体生产经营情况。1、 工业总产值：指生产企业在报告期内生产的以货币形式表现的工业最终产品和提供工业劳务活动的总价值量。工业总产值的内容包括三部分：本期生产成品价值，对外加工费收入、自制半成品在制品期末期初差额价值。（

29、06年试题）例：以下不属于工业总产值的是（ ）A、 本期生产成品价值B、 对外加工费收入C、 自制半成品在制品期末期初差额价值D、 本期内销售的前一报告期内生产的产品。答案：D2、 工业销售产值（当年价格）：是以货币形式表现的，生产企业在报告期内销售的本企业生产的工业产品或提供工业劳务价值的总价值量。其内容包括：销售成品价值、对外加工费收入。3、 本年销售量：指报告期内生产企业实际销售的由本企业生产（包括上期生产和本期生产）的工业产品的实物数量。不包括来料加工生产的成品（半成品）的实物量。4、 产品库存量：指在某一时点上，尚存在企业产成品仓库中暂未售出的产品的实物数量。产品库存量包括以下几个部

30、分： 本企业生产的，报告期内经检验合格入库的产品。 库存产品虽有销售对象，但尚未发货的。 非生产企业和境外订货者来料加工产品尚未拨出的。 盘点中的账外产品。 产品入库后发现有质量问题，但未办理退库手续的产品。（07年试题）以下不属于企业产品库存的是（ ）A、入库后发现有质量问题，但未办理退库手续的产品。B、本企业生产的，报告期内经检验合格入库的产品。C、非生产企业和境外订货者来料加工产品尚未拨出的D、已办理货款结算和开出提货单，但用户尚未提走的提货制销售产品。答案：D三、核实企业生产经营条件1.核实企业生产设备。各类生产设备数量，生产用工模、夹具、机架数量，运输装卸工具数量，使用及保养记录等。

31、2.核实经营场地。经营场地主要包括：总面积、建筑面积、生产厂房面积、仓库面积、其他辅助用房面积等。3.核实从业人员。指在本企业工作并取得劳动报酬的年末实有人员数。(1)生产员工人数。其中半熟练员工多少，熟练工人多少，技术工人多少，学历构成等。 （2)了解工人工资待遇。4.核实质量管理情况5.核实交通、水电气热供应情况6.了解环保、安全情况7.了解技术能力情况、8.了解企业内部经营管理能力 在进行了上述一系列的考评后，考察人员汇总并填写“验厂报告”。第四节 测算企业实际生产能力跟单员应学会分析计算企业的生产能力，检查企业生产能否按期保质保量交货。一、理想产能计算假定所有的机器设备完好，每周工作7

32、天，每天工作3班，每班工作8小时，期间没有任何停机时间，这是生产设备最理想的生产能力。二、计划产能计算根据企业每周实际工作天数、排定的班次及每班次员工工作时间来确定。三、有效产能计算有效产能是以计划产能为基础，减去因停机和产品不合格所造成标准工时损失。产品不合格的损失，包括可避免和不可避免的报废品的直接工时。四、对企业生产能力不足的对策当发现企业生产能力不足，不能保证订单按时交货，为了保证交货期，跟单员须要求企业或生产部门采取以下措施：1、延长工作时间，由一班制改为两班制、三班制，或延长员工工作时间；2、增加机器设备台数，延长开机时间；3、增加其他车间生产支持，或将部分生产任务交给其他车间承担

33、；4、调整生产计划，将部分生产向后推；5、部分产品进行外包生产；6、增加临时用工；7、产能长期不足时，应增加从员和机器设备。第五节 核实用印及签字一、企业印章企业印章包括：公司法人、财务、合同和部门专用章。公司宣传、企业管理、对外业务、公司决策、行政事务等有关文书（包括各类合同）需加盖公司法人公章或合同专用章。公司财务专用章主要作公司对外开具的票据和与公司相关的金融事务以及财务报表之用途；公司内部生产、管理使用部门专用章。部门专用章不直接对外使用，对外不具有法律效力，只用于本部门对外的一般业务宣传或代表本部门向公司书面汇报情况或提议之用。二、企业印章的使用范围1、凡属以企业名义对外发文、开具介

34、绍信、报送报表等一律需要加盖公司法人公章；2、凡属企业内部行文、通知等，使用公司内部印章；3、凡属部门与公司、部门与部门业务范围内的工作文件等，加盖部门印章；4、凡属经营类的合同、协议等文本，一般使用企业合同专用章或企业法人公章；5、凡属财务会计业务的，用财务专用章。三、对合作企业的印章核实及监控1、核实对方企业公章名称与营业执照企业名称是否一致。2、合同、订单等印章是否符合用印有效性规定。3、双方经济合同用印是否合理、完整。4、跟单员对业务中首次出现的合作企业的印章印鉴样，须做好复印、留底、备查工作。第4讲 样品的跟单一、样品的重要性1样品是一个企业的形象代表。2样品是产品品质的代表。3样品

35、是价格的代表。4样品是生产的代表。5样品是验货和索赔的依据。二、样品的主要种类 样品的种类很多，一般常用的有：推销样、参考样、测试样、确认样、成交样、产前样、生产样、出货样等。此外在不同的行业还有针对本行业的样品分类。 (一)推销样（Salesmanship Sample） 推销样是指企业用于境内外参展、对外展示的实物。一般是从一批商品中抽取出来的，或是由生产、使用部门设计加工出来能代表今后交货质量的实物，通过样品的实物形态向公众反映出商品品质全貌。(二)参考样(Reference Sample) 参考样是指卖方向买方提供仅作为双方谈判参考用的样品。参考样与成交样品的性质不同，不作为正式的检验

36、依据。样品寄给买方只做品质、样式、结构、工艺等方面的参考，为产品的某一方面达成共识创造条件。(三)测试样(Test Sample) 测试样是交由买方客户通过某种测试检验卖方产品品质的样品。如果样品测试结果不能达到客户的要求，客户可能不会下单订货。（四）确认样确认样（Approval Sample)是指买卖双方认可、最后经买方确认的样品。在完成确认样品后，必须由技术检验部门评估，只有经技术检验部门评估合格的样品才可发送给客户。评估重点是以下方面：1.所选的材料是否与客户要求完全一致；2样品各个部位的尺寸是否与客户的图纸完全一致；3.样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致；4样品的数量是否与客户

37、的要求完全一致；5本企业是否有留样。留样至少需保留一件，以便作日后生产大货订单的实物依据。下面关于确认样在发给客户前评估的表述错误的是（ D ）A.所选的材料是否与客户要求完全一致B.样品的颜色和包装是否与客户的要求完全一致C.样品的数量是否与客户的要求完全一致D.留样至少保留两件，以便作为日后生产大货订单的实物依据确认样要打好，要注意生产的难度性，不要确认样打的是牡丹花，生产出来的却像牵牛花，生产工艺达不到的样品，不能做，否则害人害已。对客户在较长时间后才确认的确认样，才下达的订单要十分注意。长时间才确认可能是客户太挑剔，也可能是确认样生产存在问题。如果接了这类订单，在生产时要盯紧质量，不能

38、有一丝马虎，因为这种订单索赔的比例最高。(五)成交样 成交样是指卖方交付的标的物与买方保留的样品具有同一质量标准的样品。凭成交样品买卖的商品不多，一般限于不能完全使用科学方法和文字数据来表示品质的一些商品才采用。例如皮鞋、服装、土特产品、少数轻工产品以及工艺美术品等。凭样品买卖属于特殊买卖的一种，其与一般买卖的区别在于，凭样品买卖在订立合同时就存在样品，并且当事人在合同中明确约定“标的物的质量必须与样品的质量保持一致”或“按样品买卖”等字样。如果当事人未在合同中明确规定，即使出卖人已向买方提示了样品，都不为凭样品买卖。在采取凭成交样品买卖时，由于某种商品的特点，事实上难以做到“货”与“样”完全

39、一致的，外贸企业在成交时应争取以我方提供的样品为依据在合同中订明“品质与样品大致相同”的条款，以争取主动。成交样的确认有以下几种方式：1.由卖方或买方提出，经过双方确认；2.由买方提供样品，经卖方复制样品（又称回样）再寄买方确认；3.由买卖双方会同签封；4.申请出入境检验检疫机构签封，一般以相同的样品一式三份，经审核后签封，买卖双方各执一份，另一份由出入境检验检疫机构留存，供今后检验时对照。 跟单员对出口商品的成交样品要慎重把握，成交样必须具有代表性，应当能够代表今后交货的实际质量，不能偏高或偏低。 (七)产前样 产前样(Preproduction Sample)是指生产之前需寄客户确认的样品

40、。也称为“PP版”一般是客户为了确认大货生产前的颜色、工艺等是否正确，向卖方提出的基本要求之一。 (八)生产样（Production Sample） 生产样是大货生产中的样品。是在随机抽取的前提下，反映大货生产时品质等情况，客人根据生产样，可能会作出一些新的改进指示。 (九)出货样 出货样是产品已经做好准备出货之前的样品,也叫“大货样”。有些客户就根据这个样品来决定这批货的品质。 此外，在不同的行业中，还有与该行业对应的其他样品种类。例如纺织服装中的款式样(Pattern Sample)、广告样(Advertisement Sample)、齐色齐码样(Sizecolor Set Sample)

41、、水洗样(Washed Sample)、船样(Production SampleShipping Sample)、色样(Lab Dip)、绣(印)花样(EmbroideryPrinted Sample)、辅料样(Accessory Material Sample)等。例：大货样的英文是（ ）（06年试题）A、Approval sampleB.Pre-production sampleC.Lab dipD.Bulk Production sample答案：D（07年试题）款式样的英文是（ Pattern Sample ）(2006年操作试题)资料：DESCRIPTION OF GOODS:Lad

42、ies coat(女工风衣)，style no.:118899Shell: woven twill 100% cotton 22s18s/13064 stone washedLining:100% polyester 230TPadding: 100% polyester, body 120g/m2,sleeve 100m/m2SAMPLES:The pre-production samples could be made after the fabric has been tested and passed by SGS, Shanghai Branch, then will be sent

43、 to customers quality assurance department. “Go” for production can only be given after their approval.PURCHASE CONDITIONS:The material composition of each article has to be advised on the sew-in label in following languages: Spain and English. If the labeling of the goods is not correct, we will de

44、bit the supplier 3% of purchase price.样品跟单实务（10分）1.Lab Dips 是什么样品？写出其含义。Lab Dips是色样，色样是出口商按客户的“色卡”要求，对面料和辅料进行染色后样品。2.在Pre-production samples 制作之前，需要到哪个机构办理什么手续？在产前样制作之间，需要到SGS（瑞士通用公证行）上海分公司处办理布料的检验。3.浙江金苑有限公司收到英国ROSE Co.,Ltd.寄来的参考洗水唛样品，内容如下：Shell: 80% cotton 20% polyester.Lining:100% polyester First

45、 time wash separately, with similar colors and inside out.(1)请指出洗水唛的错误之处，并说明原因。洗水唛有2处错误：一是面料的成分错误，根据合同，面料应该用全棉布；二是漏了用西班牙文表示的洗水唛内容，因为合同中规定洗水唛要用西班牙文和英文两种文字表示。(2)若按此洗水唛出货，会产生什么后果？为什么？若按此错误的洗水唛出货，根据订购合同的规定，商品将按降价3%处理，因为在合同中有此项规定。相关单词：款式 style:面料: Shell Fabric 里料：Lining Fabric填充料：Padding涤纶T: Polyester棉 C

46、: Cotton斜纹布：Twill罗纹：Rib 梭织：Woven 针织：KnitBody：衫身sleeve：袖子三、样品准备工作中的注意事项(一)样品制作费用承担 样品制作将产生费用。样品的处理形式一般由客户或厂家或外贸企业承担，或通过商谈由多家共同分担等。常见的处理有：1、国外客户支付模具费用，外贸出口企业承担原材料费，生产工厂承担加工费。2、模具费和加工费、原材料费均由生产厂家承担。3、国外客户支付模具费用，生产厂家承担原材料费和加工费。4、外贸出口企业承担原材料费、模具费和加工费。(二)样品的运费计算及支付 在国际贸易中，寄送样品一般通过快递公司。其中从事国际快递业务的公司主要有：EMS

47、、FEDEX、DHL、TNT、UPS、OCS等。这些快递公司邮寄费用一般采用寄件方预付、收货方支付(到付)和第三方支付的方法。1预付(Freight Prepaid)：寄件方缴付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用低，客户信誉好或老客户，成交希望大的情况下。2到付(Freight Collect)：收件人交付所需邮寄费用。此支付方式多用于寄送费用高，客户信誉差或新客户，成交希望无法确定的情况下。但需注意，有时收件人会在当地采取拒付的行为，最后快递公司仍需寄件方支付费用。因此，一般要求收件人必须提供某一快递公司的到付账号，如DHL的全球到付账号是以96开头的，例96。3、第三方支付：指邮寄费用

48、实际上由寄件方或收件人以外的第三方支付。(三)样品的寄送1邮政2快递：分为国内邮政的国际EMS和国外大快递公司。(四)样品通知1将邮件或快递底单第一时间通知客户你的发样信息，包括样品跟踪号码何时发送，大约何时到达等信息。2送交形式发票。形式发票除了是客户清关的必需单据外，也是出口商样品管理的重要记录。3请客户收到样品后确认。(五)跟踪样品情况1定时与客户联系。2专人与客户联系。3建立稳定的联系渠道。第5-6讲 合同、订单跟单第一节 合同、订单的形式在对外贸易中，跟单员接到的订单形式没有特定的限制，常见的有以下几种形式：一、合同出口合同根据草拟人的不同，有销货合同(Sales Contract)

49、和购货合同(Purchase Contract)，前者由卖方草拟，后者由买方草拟。合同内容一般包括三部分：合同首部、合同主体和合同尾部。二、确认书确认书(Confirmation)是合同的简化形式，对于异议、索赔、仲裁、不可抗力等一般条款都不会列入，使用第一人称语气。根据草拟方的不同，分别命名为售货确认书(Sales Confirmation)和购货确认书(Purchase Confirmation)。这种格式的合同，适用成交金额不大、批次较多的轻工日用品、小土特产品，或已有包销、代理等长期协议的交易。三、协议书“协议书”或“协议”在法律上是“合同”的同义词。除非是“初步协议”(Prelimi

50、nary Agreement)或“原则性协议”(Agreement in General)，且协议内订明：“本协议属初步性质，正式合同有待进一步洽商后签订”(This agreement is of preliminary nature，a formal contract will be signed after further negotiation)或作出其他类似意义的声明，以明确该协议不属正式有效的合同性质。四、备忘录备忘录也可作为书面合同的形式之一，但在跟单中较少使用。它在法律上对双方不具有约束力。五、意向书意向书只是双方当事人为了达成某项协议所作出的一种意愿的表示(Expressio

51、n of Intentions)，它不是法律文件，对双方没有约束力。例：六、订单和委托订购单订单(Order)是指由进口商或实际客户拟制的货物订购单。委托订购单(Indent)是指由代理商或佣金商拟制的代客购买货物的订购单。第二节 审查合同、订单审查合同(包括合同初稿)的内容主要包括货物的名称、质量、数量、单价、交货期限、交货方式、付款方式及包装等要求。一、审查货物名称(Name of Commodity)例：Rice 180 EUR per M/T FAS QINGDAO 其中，Rice即为品名条款。跟单员在审查货物的品名条款时，应注意下列事项：1内容是否明确、具体，避免空泛、笼统的规定。2

52、该货物是否是企业能够供应且买方需要的商品，凡做不到或不必要的描述性的词句都不应列人品名条款。3是否使用国际上通用的名称，若使用地方性的名称，交易双方是否事先就其含义达成共识。某些新商品的定名及其译名是否准确、易懂，并符合国际上的习惯称呼。4是否选用了合适的品名，以便减低关税、方便进出口和节省运费开支。二、审查货物质量(Quality)要求货物质量的表示方法主要有以下几种：1凭规格。规格是指用以反映货物质量的若干主要指标，如成分、含量、纯度、大小、长短、粗细等。2凭等级。等级是指同一类货物，根据长期生产和贸易实践，按其品质差异、重量、成分、外观或效能等的不同，用文字、数码或符号所作的分类。“凭等

53、级买卖”只需说明其级别，即可明确买卖货物的质量。3凭标准。标准可分为国家标准、行业标准、地方标准和企业标准四种。4凭牌号或商标。在国际市场上信誉良好、品质稳定，并为买方所熟悉的货物，可凭牌号或商标对外销售。牌号和商标是区分和识别货物质量的标志。所以，在凭牌号或商标的买卖中，即使在合同中不具体规定质量和规格，卖方在交货时仍必须按该牌号或商标所通常具有的质量交付货物，否则，不仅构成违约，而且做坏“牌子”。5凭产地名称。有些商品，特别是农副土特产品，例如绍兴黄酒、金华火腿、龙口粉丝等，这些货物冠以产地名称，与工业品采用牌号和商标一样，同样可起到明确货物质量的作用。卖方凭产地名称销售某种农副土特产品，

54、就必须交付具有为国内外消费者所周知的特定质量的产品，否则，买方可拒收货物并提出索赔。例：（2006年试题）以下哪种商品最适合凭产地名称来表示商品品质（ ）A、土特产B、电脑C、纺织品D、大型机械答案：A品质条款举例：“威尔士”牌足球，货号 WS18，5号球，真皮手缝，国际足联认证足球WELSON BRAND FOOTBALL ART.NO. WS18, SIZE 5, GENUINE LEATHER, HAND-SEWN, FIFA APPROVED6凭说明书和图样。有些商品，如机械、电器、仪表等，由于结构复杂，型号繁多，性能各异，难以用几项指标来表示其品质，也不能用简短的文字说明其使用方法。

55、在销售这类商品时，就需凭说明书和图样（Descriptions and illustrations)来表示商品的质量。7用样品表示。有些货物的质量难以用文字说明来表示，如部分工艺品、服装、土特产品、轻工产品等，则可用样品表示。这种做法又称“凭样买卖”或“凭样销售”(Sale by Sample)，凭样买卖有凭卖方样品买卖和凭买方样品买卖两种。三、审查货物数量(Quantity)跟单员应审查合同中所规定的货物的数量是否可以及时筹集到，其计量单位、重量以及约数有何规定。 1审查计量单位 在国际贸易中，通常采用的计量单位有下列几种： (1)重量(Weight)如克、千克、盎司、磅、公吨、长吨、短吨等

56、； (2)个数(Numbers)：如只、件、套、打、罗、令等； (3)长度(Length)：如米、码等； (4)面积(Area)：如平方米、平方码等； (5)体积(Capacity)：如立方米、立方码等；(6)容积(Volume)：如升、加仑、蒲式耳等。 2审查重量的计算方法有以下两种：(1)按毛重计算。即“以毛作净”(Gross for Net)或“以毛作净价”(Gross for Net Price)。(2)按净重计算。此外，个别商品有按公量(conditionedWeight)和理论重量(Theoretical Weight)计算的。(3)审查约数在合同数量前加“约”字，也可使具体交货数

57、量作适当机动，即可多交或少交一定百分比的数量。但国际上对“约”字的含义解释不一，有的解释为2.5，有的则为5。跟单信用证统一惯例(国际商会第500号出版物)则规定：信用证上如规定“约”字，应解释为允许有不超过10的增减幅度。鉴于“约”数在国际上解释不一，为防止纠纷，使用时双方应先取得一致的理解，并有书面协议。四、审查货物价格(Price)跟单员应审查货物的价格是否过低，是固定价格还是非固定价格，有没有价格调整条款，价格里包不包含佣金与折扣，采用何种币制，计价单位是什么等。此外，要特别引起跟单员重视的是不同贸易术语下的价格构成因素是不同的，它们包含着不同的费用。例如FOB术语中不包括从装运港至目

58、的港的运费和保险费；CFR术语则包括从装运港至目的港的通常运费；CIF术语中既包括从装运港至目的港的通常运费，又包括保险费。在对外洽商交易过程中，有时一方按某种贸易术语报价时，对方要求改报其他术语所表示的价格，如一方按FOB报价，对方要求改报CFR或C1F价，这就涉及价格的换算问题。了解贸易术语的价格构成及其换算方法，是跟单员必须掌握的基本知识和技能。常用的FOB、CFR和CIF几种价格间换算方法及公式如下：1.FOB价格换算为其他价： CFR价=FOB价+运费 CIF价= FOB价+运费/1-保险费率投保加成2.CFR价格换算为其他价： FOB价=CFR价-运费 CIF价=FOB价/1-保险

59、费率投保加成3.CIF价格换算为其他价： FOB=CIF价 (1-投保加成保险费率) -运费 CFR=CIF价 (1-投保加成保险费率) 五、审查交货期限(Time 0f Delivery)跟单员应审查交货期限是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达，交货期限一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。目前常用的有以下几种规定方法：1规定在某月内装运。例如，一月份装运(Shipment During Jan)。按此规定，全部成交货物可在1月l31日这一期限内的任何一天装运。2规定在某月月底或以前装运。例如：6月底或以前装运(Shipment at or before the end of J

60、une)，即自订立合同之日起，最迟不超过6月30日装运。3规定在某月某日或以前装运。例如：7月15日或以前装运(Shipment on or before July)，即自订立合同之日起，最迟不超过7月15日装运。4跨月装运，即规定在某2个月、3个月或几个月内装运。例如：1月、2月份装运或1月、2月、3月份装运(Shipment during JanFebJanFebMarch shipment)，即指货物可分别在1月1日至2月28日止或1月1日至3月31日止这一期限内的任何一天装运。5在信用证结算方式下，也可采用规定在收到信用证后的一定时间内装运。例如：收到信用证后30天内装运(Shipme

61、nt Within 30days after Receipt of LC)。由于交货期是以买方开出信用证为前提，如买方拖延或拒绝开证则卖方仍很被动，因而一般还应同时规定开到信用证的期限。例如：买方必须不迟于(某月某日)将信用证开到卖方The L/C Must reach the Seller not later than(date)。6在买方急需某货物而又备有现货的情况下，也有采用近期交货术语。例如：立即装运，即期装运，尽快装运。举例：于2000年7月，8月和9月从大连港每月等量装运，目的港为伦敦，允许转运。To be effected during July，August, September 2000 in three equal monthly lots from Dalian, China to London, U.K. with transshipment allowed.六、审查付款方式(Payment)跟单员审查的内容主要是