供应商管理操作规范程序

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1、采购业务工作手册供应商管理操作规范程序1.目的为稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系；规范对供应商的日常管理和业绩评价，促进供应商全面质量提升，特制定本办法。2.定义及分类2.1 供应商：指向 *公司提供投资设备、 原辅材料、备品备件、工（辅）器具和其它资源及服务并收取相应货币作为报酬的 合法企业或个体经营者；2.2 供应商分类：采购部的供应商根据以下情况分类：2.2.1 按照年度协议或商务合同的签订情况，分为长期供应商和临时供应商；2.2.1.1 长期供应商：已通过*公司的资质审核，并与*公司采购部公司签订商务合同或年度协议的供应商；当*公司发生同类产品常规采购或项目招/议标时作为备选供应商

2、直接参与比价后即可确定供货关系。2.2.1.2 临时供应商（含一次性的）：除长期供应商外的所有供应商；这里指采购部通过简易招议标或询议价方式确定的且双方未签订商务合同或年 度协议的，仅提供标的产品或服务的供应商；2.2.2 按照提供产品和配套服务特点分类，可以分为项目类供应商和材料类供应商；2.2.2.1 项目类供应商：为*公司提供由采购部负责采购的投资项目 类产品或配套服务的供应商；2.2.2.2 材料类供应商：为*公司提供由采购部负责采购的生产所需的备品备件、仪器仪表、原辅材料、工（辅）器具等其它产品或提供维修（改造） 服务的供应商；3.适用范围本办法适用于采购部供应商体系内的供应商的管理

3、。4.职责与权限4.1 采购部:负责归口管理供应商开发、选择、准入等全过程；负责供应商的日常管理和级别考评以及各种书面考核的输出；4.2 归口管理部门/使用部门:负责与供应商签订必要的技术协议或提供有效的技术资料和质量要求；负责根据具体项目或产品（维修服务）在供应商级别考评中对相关内容的评价，并填写供应商满意度调查表；负责供应商审核中的质量体系和质量保证能力审核；4.3 法律部:负责格式合同或年度框架协议的拟定、审核和归档管理；4.4 财务部：负责根据采购部的书面输入，对供应商的各种考核处理的执行；必要时，负责供应商审核中的财务状况审核；5.内容5.1 供应商的选择和引入：详见供应商选择评估管

4、理规定。5.2 供应商日常管理：5.2.1 采购订单和协议合同管理5.2.1.1 采购订单管理： a)订单确认：供应商在接收到采购订单时，必须在规定的时间（正常为3个工作日）内给予确认并回传至下单业务员处；超过规定的时间不予回复，采购部 将视具体情况考虑是否取消该供应商供货资格； b)订单执行：供应商在确认订单后，严格按照订单内容执行；原则如下：未造成*公司损失的：订单完成率要求为 100%；在订单规定或双方协商确定的时间内，完成率每低于 1 个百分点，给予该供应商 100 元违约考核；（备注：订单完成率=已到货批次/订单总批次*100%）造成*公司损失的：双方有明确约定的，按照约定执行；无约

5、定的，供应商按 照*公司实际损失额的（1-2）倍支付赔偿金；5.2.1.2 协议合同管理： a)供应商在新签或续签商务合同或年度协议时，必须在双方电子或书面确 认的时间内进行签订；因供应商原因不能按时签订，每延迟 1 个工作日，将给予该 供应商人民币 100 元诚信处罚； b)供、需双方签订的商务合同和年度协议由采购部相关业务部 门按规定时间提交综合管理部进行归档管理（必要时，报法律部审核、存档）；c)协议/合同执行：供应商必须严格按照签订的年度协议或商务合同及其附件的约定执行；如有违约现象，*公司将视具体情况按照双方约定进行必要的索赔；5.2.2 技术资料管理5.2.2.1 供应商在与*公司

6、签订技术协议或接收相关技术质量要求（以下统 称为“技术资料”）后，必须妥善保管已接收的技术资料且严格按照规定的技术要 求进行生产（或组织）、提供满足*公司要求的产品（或服务）；5.2.2.2 在没有得到*公司技术资料签订方的许可下，私自更改相关技术资料内 容的；每发现 1 次，除赔偿*公司由此造成的损失外，给予该供应商人民币 20000 元以下处罚；5.2.2.3 在没有得到*公司许可情况下，如发现供应商将技术资料的任何内容泄 密给第三方，*公司将根据双方协议或*公司相关规定执行处罚；如无明确规 定，除向供应商追究损失外，将给予该供应商 10 万元及以下首次罚款，两次（含 两次）以上，将视情况

7、取消供应商资格，必要时，提请司法机关处理；5.2.2.4 供应商应主动核对已接收的技术资料；如发现存在疑问时，应及时与*公司的该技术资料提出部门沟通，以便进行必要的更正；如*公司技术资料提出 部门不采纳建议，供应商又按照原要求生产，则造成的后果由*公司的该技术资料提出部门承担；5.2.3 质量管理 供应商所供的产品或服务，除必须符合现行对应的国家标准（含进出口要求）、行业标准外，按照下列要求进行：5.2.3.1 材料类供应商：供货质量或服务，如有技术资料要求按照技术资料执行；如无明确的技术资料要求，则按照双方沟通、协商的具体标准执行；5.2.3.2 项目类供应商：供货质量或服务，必须满足双方签

8、订的项目合同和技术资料明确的质量要求。5.2.3.3 对于供应商提供的产品或服务不能满足上述“5.2.3.1 或 5.2.3.2”规定的，除全额承担*公司的相应损失外，具体操作规定如下：a)项目类供应商:在项目执行过程中或设备使用运行过程中出现质量问题,双方有约定的,按照质量约定执行;无约定的,由双方协商解决; b)材料类供应商：如有相关约定的，按照相关约定执行；没有约定的，按照以下方式执行：供应商状况质量问题出现节点及频次考核方式独家供货的入库检验时第一次发生无条件更换；给予 2000 元及以下考核；连续第二次无条件更换，提交整改报告；同时给予 5000元及以下质量考核；连续第 3 次无条件

9、更换；给予 30000 元及以下质量考核:考虑停止供货、寻找新厂家出库、使用过程中（保质期内）第一次发现发生无条件更换；给予 5000 元及以下质量考核。更换后，在保质期内 又 发生同 样 质量 问 题 无条件更换，提交整改报告；同时给予 10000元及以下质量考核。后续考虑引进厂家；多家供货的入库检验时第一次发生无条件更换；给予 2000 元及以下考核；连续第二次无条件更换，提交整改报告；同时给予 5000元及以下质量考核；连续出现 3 次或 年度出现 4 次以上淘汰该供应商，且不得参与下年度的招标事项。出库、使用过程中（保质期内）第一次发生无条件更换；给予 5000 元及以下质量考核。更换

10、后，在保质期内又 发生同 样 质量 问 题 无条件更换，提交整改报告；给予 20000 元及以下质量考核；后续考虑更换厂家；5.2.3.4 产品包装：供应商所供的产品包装必须在满足现行的国家标准（含进出口要求）、行业标准的同时，必须符合下列要求： a)*公司对产品包装有明确要求的，按照要求执行；如发现供应商没有按照要求 执行，仓储人员有权退货并要求厂家重新发运，期间产生的一切损失及费用由供应 商自行承担，同时给予该供应商人民币 500 元/次处罚；实物产品运送或邮寄到奇 瑞公司时，必须附带已填写完整的该批次产品的供货清单（附件一）。5.2.4 运输/仓储管理5.2.4.1 运输：原则上，要求供

11、应商拥有自己的稳定的运输和准时供货能力；在运输过程中产生的超额费用由供应商自行承担；紧急采购时发生的运输（快递）费用，双方有约定的，按照约定执行，如无约定，由责任方承担费用；5.2.4.2 仓储：双方签订了仓储协议的，按照协议内容及要求执行；没有签订 协议的，按照*公司的仓库管理的具体要求进行：5.2.4.3 违犯“5.2.4.1”或“5.2.4.2”条的，采购部视具体情况，除要求供应商承担*公司损失外，给予该供应商人民币 3000 元及以下罚款；5.2.5 供货管理5.2.5.1 项目类供应商：按照双方确定的项目时间节点要求执行供货或提供服务； 由采购部采购管理部根据项目进度跟踪表（附件二）

12、负责跟踪项目 进度情况，并统计汇总，作为供应商业绩考评依据之一；5.2.5.2 材料类供应商：按照双方确认的到货时间要求（含采购订单要求）执行供货或提供服务；由采购部采购业务人员或仓管人员负责跟踪到货情况并统计汇总，作为供应商业绩考评依据之一；5.2.5.3 上述“5.2.5.1”或“5.2.5.2”内的任何一项物料或服务延期履行： a)在及时通知且得到采购部相关业务员认可的情况下，由双方协商解 决；未及时沟通或没有达到许可的情况下，若造成*公司损失的，由该供应商全 额承担，另每延期 1 天，给予该供应商 2000 元及以下罚款；情况严重的，采购部可视情况取消其合作资格或暂停货款支付。 b)如

13、供应商不能及时交付产品或提供服务是因为*公司原因造成的，由*公司 相关责任部门承担责任。5.2.5.4 对于进口材料，由*公司负责清关的，供应商应在发货后的 24 小时内 将清关所必须的单据以特快专递的形式，寄给*公司相关接收部门；如因供应商 延期提供清关单据，造成交货延期，除由供应商承担由此给*公司造成的损失外， 采购部有权对责任供应商进行处罚，具体如下： a)双方有明确约定的，按照约定支付违约金。 b)双方无明确约定的，给予责任供应商人民币 1000 元/天的延期罚款；5.2.5.5 原则上：所有违约（索赔、罚款等）金由采购部以供应商违 约索赔通知单（附件三）形式书面传真给责任供应商，在供

14、应商签字确认和回传后（如非正当理由拒绝签字的，*公司可以根据违约情况强制执行），经采购部分管领导（或其授权人）签字批示后，报*公司财务部在责任供应商当月货款中扣除（当月货款不足支付的，供应商应在*公司通知的时间内补交到*公司财务部，不能及时补交的，应按不足部分的双倍向*公司支付违约金）。5.2.6 退货管理：5.2.6.1 因供应商原因导致退货的，由采购部仓储部负责填写不合格品退货单（附件四）办理相关退货手续；5.2.6.2 首次退货给予责任供应商人民币 300 元/批次罚款，连续出现两次（含两次）以上或一年时间内退货次数超过三次（含三次）以上的，除给予责任供应商5000 元及以下罚款外，采购

15、部根据情况调整供货份额或取消其供应商 资格；因供应商原因导致退货而造成*公司实际损失的，由供应商承担全额赔偿 责任。5.2.7 其他：5.2.7.1 供应商必须严格遵守和执行*公司的规章制度；如有违反现象的，根据 情况考虑取消其供应商资格；情况严重的，将依法追究相关法律责任或申请司法机 关处理。5.2.7.2 供应商所开具的各类发票应严格按照*公司财务部规定要求执行，因供应商原因造成*公司不能及时支付货款或供应商重新开具发票的，由责任供应商自行承担；5.3 供应商级别管理：5.3.1 供应商的级别管理实行动态管理：即供应商从 B 级或 C 级供应商可以提升为A 级供应商，也可从 A 级供应商降

16、为 B 级或 C 级供应商；具体如下：5.3.1.1 从 B 级或 C 级供应商升为 A 级供应商的条件：*公司占有其 50左右的销售份额(大型的国际供应商及掌握关键技术的国内供应商，可适当降低此项要求)连续 2 年及以上所供产品质量稳定、供货及时且售后服务顾客满意度高；与同行相比，具有较明显的价格优势；不断通过内部控制、改善，具有持续降本的能力；5.3.1.2 由 A 级供应商降为 B 级或 C 级供应商条件：供货质量不稳定、一年内出现 3 次及以上的供货不及时现象；对*公司的各项配套协作工作不能很好的理解和支持；因供应商原因造成*公司年采购金额所占供应商销售份额的 30%以下；5.3.2

17、级别考评： 采购部根据质量状况、年采购金额、交货期、服务质量、其他（含供 应商满意度）等方面定期对供应商进行考评，同时依据考评结果对供应商进行级别 评定；详见供应商级别考评表（附件五）。5.3.2.1 考评办法：根据供应商类别，采购部关联科室对供应商的不同方面进行考评。5.3.2.2 考评对象：纳入到采购部供应商体系内的长期供应商（临时性供应商按照订单履行实际情况进行考评）。5.3.2.3 考评方法：实行评分分级制度，满分为 100 分。a)100-90 分为 A 级供应商； b)8980 分为 B 级供应商； c)7965 分为 C 级供应商；d)65 分以下为 D 级供应商（不合格供应商）

18、。5.3.2.4 考评项目a)质量状况：40 分 X(合格批数总交货批数；对于设备类等一次性交付的依据各阶段节点验收情况进行实时考评)；b)年采购金额：25 分(每年对各供应商的采购金额进行统计分析，按照采购金额大 小确定)；c)交货期：15 分 X(按时交货批数总交货批数)；d)服务质量：12 分(维修服务完成及时性、技术培训支持度、应急响应、整改纠正措施执行情况、降本配合度等)；e)其他：8 分（采购部通过满意度调查表（附件七）的形式，汇总公司相关职能部门或使用部门对供应商满意度的评价情况）；5.3.2.5 考评频次：合同、协议类长期供应商按照年度进行；特殊情况另行处理；5.3.2.6 考

19、评结果的处理：在质量和价格条件满足*公司要求的情况下，对供应商的级别评价结果按照以下处理原则进行：a)结果为A级（核心供应商）：适当增加供货份额或新项目招议标/询议价时具有优先参与权；b)结果为B级（重要供应商）：原则上该类供应商保持原有份额不变，在新项目招议标询议价时且满足需求条件的 A 级供应商数量不足时，可优先参与；c)结果为C级（一般供应商）：根据具体情况要求供应商拟定整改计划，并将整改计划以书面形式提交采购部供应商管理部，供应商管理部将根据供应商提交的整改计划进行进度跟踪，同时在整改期间内采购部将酌情对供应 商进行延迟货款支付或者减少份额（多家供货时）等处理。d)结果为D级：将视具体

20、情况予以书面通知供应商停供或淘汰处理。5.3.2.对考评结果为A、B级的供应商进行战略合作推进，条件成熟时，可优先考虑战略合作伙伴关系，同时作为年度优秀供应商的参评条件之一；5.3.2.考评结果由采购部供应商管理部以供应商级别考评通知单（附件六）的形式书面或电子通知供应商。5.4份额管理主要指材料类供应商，且同类产品同时有两家及以上的供应商在供货时，主要从产品（服务）质量、供货能力、价格、供应商级别等方面进行份额分配；具体在 执行过程中根据每月实际情况可进行动态调整：5.5供应商淘汰或冻结：5.5.1 供应商具有下列条件之一者，采购部可视具体情况给予淘汰或冻结处理：连续超过 12 个月未再合作

21、过且后续暂无合作项目（产品）的；出现重大质量事故且给*公司造成损失的；连续 3 次以上或者一年内累计出现 4 次一般性质量事故，并经整改后仍然无效；恶意竞争、报价后不供货或者以次充好；违反公司阳光工程，且经劝阻无效；产品价格明显高于市场价格，且不同意降价；发现有欺骗*公司行为或者招标时私下串标，哄抬价格；5.5.2 所有被冻结的供应商，超过 6 个月冻结期，如果再需要进行商务合作的，按照新供应商准入程序进行；6.其他6.1 附件6.1.1 附件一：供货清单6.1.2 附件二：项目进度跟踪表6.1.3 附件三：供应商违约索赔通知单6.1.4 附件四：不合格品退货单6.1.5 附件五：供应商级别考

22、评表6.1.6 附件六：供应商级别考评通知单6.1.7 附件七：满意度调查表6.2 记录纪录性质介质保存地点保存年限编号名称原件复 印件联次纸质电子SPD-004-001项目进度跟踪表采购管理部3 年SPD-004-002供货清单仓储部1 年SPD-004-003供应商违约索赔通知单供应商管理部2 年SPD-004-004不合格品退货单仓储部1 年SPD-004-005供应商级别考评表供应商管理部2 年SPD-004-006供应商级别考评通知单供应商管理部2 年SPD-004-007满意度调查表供应商管理部2 年6.3 本规定自签发之日起生效；6.4 本规定最终解释权归属采购部。13供应商管理

23、附件一 1：供货清单编号：SPD-004-002供货清单供应商全称供应商代码供应商联系人：联系电话：供货时间收货单位*公司执行订单号采购员联系电话收货仓库名称仓库代码联系电话供货目录序号物料号物品名称规格型号单位数量备注12345.仓库主管：仓管员：供货方：（一式三联：供应商联，仓库联、财务联）保存期限：1 年附件二：项目进度跟踪表编号：SPD-004-001供应商名称项目名称项目号跟踪部门跟踪人合同签订日期合同号序号跟踪项项目阶段计划完成时间实际完成状况提前 /滞 后天数提前/滞后原因采取措施1234.备注：本表由供应商管理部项目管理人员根据具体项目进度负责跟踪、填写；作为项目类供应商的业绩

24、考核之一。填表人/日期：审核： 保存期限：3 年附件三：供应商违约索赔通知单编号：SPD-004-003供 应商 供应商违约索赔通知单部门采购部编号代码供应商全称时间问 题 描 述 考 核 意 见 考 核 依 据 供应商意见反馈： 无异议问题计划终结日期： 。 有异议理由阐述： （可附附件）供应商负责人（签字/日期）： 批示批准审核编制 保存期限：2 年附件四：不合格品退货单编号：SPD-004-004不合格品退货单NO.供货单位供应商代 码业务员联系电话序号物料号物料名称规格型号单位退货数量订单号送货日期退货日期备注123.仓库主管：库管员：供货方：（一式三联：供应商联，仓库联、财务联）保存

25、期限：1 年附件五：供应商级别考评表编号：SPD-004-005供应商级别考评表考评日期：供应商名称供应商代码供货/服务项 目考评 项目权 重评分规则考评分考评人考评部门备注产品 质量40分35 分 X(合格批次总交货批次）；对于设备类等一次性交付的 依据各阶段节点验收情况进行考评。采购 金额（M）25分M1000 万800 万M1000 万500 万M800 万200 万M500 万M200 万元2125 分1620 分1215 分711 分06 分交货 期（T）15分临时性或一次性供货/提供服务的供应商按照实际交付时间与 合同或协议(订单)约定时间的差异性进行考核；准时率=(准时交货批次总

26、交货批次）*100%；T80%80%T95%T95%05 分612 分1315 分服务 质量2 分维修服务完成及时性：出现 2 次以上延误，该项不得分2 分技术培训支持度：每季度培训 1 次，得 2 分；年度无培训，不 得分。3 分应急响应：积极主动高效完成，得 3 分；响应被动缓慢 0 分；2 分整改纠正措施和执行：始终按时间节点要求完成，得 2 分；3 分降本配合度：积极主动配合公司降本计划和提交有效合理建议，得 2 分；拒绝*公司合理的降本需求，不得分；其他8 分主要通过满意度调查表形式进行考核；满意度调查结果（S）S95%75%S95%S75%68 分35 分02 分说明：考评等级根据

27、规定分为：A、B、C 和 D 级，根据每个供应商的考评得分，最终确定供应商级别。考评结果：考评得分考评等级考评部门（组）意见：采购部：保存地点：采购部供应商管理部保存期限：2 年附件六：供应商级别考评通知单编号：SPD-004-006供应商级别考评通知单部门采购部编号供 应商 代码供应商全称时间*（供应商名称）：感谢贵公司长期以来给予*公司的大力支持！ 经我公司的考评，现将本次对贵公司的考评结果通知如下：贵公司在 年度级别考评中，经综合评价，被评为 级 供应商；望贵公司在接到通知后的 7 个工作日内给予书面（或电子）回复（其中考评结果为 C 级的供应商必须回复后续整改计划或措施。）合作愉快！主要问题点批准：采购部供应商管理部审核 编制 供应商回复：供应商负责人（签章）： 整改计划（措施）C 级供应商必须填写（可另附页）保存地点：采购部供应商管理部保存期限：2 年