电大办公室实务考试小抄

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1、 办公室管理复习提要 第一章办公室实务概述 一、办公室的含义 办公室，一个常用的很普通的名词，却有着多种含义： 1广义的：泛指一切办公场所，区别于用于教学的教室，用于生产的车间，或是医疗室、实验室等等。 2狭义的：是指某一类职业人员或某一级职务人员的办公场所。譬如：教师办公室、护士办公室、厂长办公室、院长办公室等。 3，特指的：党和政府机关、企事业单位内的综合办事机构。级别高的又称“办公厅”。如：中共中央办公厅、上海市人民政府办公厅，中级的或基层的称办公室，江苏省昆山市人民政府办公室、三星公司办公室等。 4专指的：某种专门的独立的工作机构。如：国务院台湾事务办公室、上海市浦东新区征兵办公室。

2、二、办公室事务管理特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性. 三、我国文秘工作、国际文秘人员工作、我国外资企业与合资企业办公室实务内容。 1我国文秘工作：主要包括：文书撰写；文书制作；文书处理；档案管理；会议组织；调查研究；信息资料；信访工作；接待工作；协调工作；督查工作；日程安排；日常事务；办公事铃删；其他临时交办的事项。 2国际文秘人员工作：主要包括：以速记记下上司交待的事项；执行上司留在录音机中的吩咐；档案管理；阅读并分类信件；以电话往来维持和外界的良好公共关系；替上司定约会并做好记录；按上司的口头或书面指示完成信函；在权限内按自己的意思发出信函；接待状访宾客；替上司接洽外界人士；自

3、动处理例行的事务；为上司安排旅行或考察；替公司宾客订饭店的房间、订机位、发电报、打电话等；准备好公司要公开的资料；替上司收集演讲或报告的资料；协助上司准备书面的财务报告、研究报告等；整理并组织好粗略的资料；替上司保管私人的、财务的或其他的记录；协助上司中报所得税及退税；督导一般职员或速记员；安排会议事务，并做会议记录或纲要：复印资料。 3我国外资企业与合资企业办公室实务内容：办公室环境的布置和整理；通讯事务、电话、信函和邮件处理；执行上司交办事项；照料上司身边的琐事；接待宾客和员工的来访；记录上司指令及会谈、会议内容；打印文稿及表格；收集及整理各种信息；保管办公室设备及用品；外出办事，如银行、

4、邮局、税务所等。 、 四、办公室环境布髓 目的：创造舒适而又工作效率高的环境；塑造组织形象；建立挡驾制度；有利于保密工作。 第二章文员实务 一、文员的工作顺序 计划的步骤、实施的步骤、检查的步骤。 二、“优先顺序”处理工作 第一阶段，先将自己想做的工作以重要程度为标准分类；第二阶段，其次以紧急程度和重要程度为标准分类；第三阶段：同时考虑上司的意向和文员本身的工作效率，对于现在该做的重要且紧急的事情决定优先顺序。 三、文员管理时间的方法 四、文员的工作方法 1请示方法与报告方法 请示内容：必须是自己难以处理或无权处理的事，请求上司给予指示或授权办理。 请示形式：可以是口头形式，也可能是书面形式。

5、重大、政策方面、需授权批准的事，书面请示，上司书面批复，以示慎重，也可备日后查证。一般的事，事务性：工作只需解决一些疑难的事，町用口头请示，上司只作口头答复或指示。紧急的事，文员可先作口头请示，及时办理，事后再补写书面请示，留档备查。 报告内容：一是定期报告工作情况和进程，让上司及时了解下情，随时作出指导；二足工作中发生的重大问题，让上司及时作出处理；三是合理化建议，供上司改进工作时参考；四是应上司的要求汇报情况。文员主动汇报情况，要区分轻重缓急，适时、适地、适度地进行，以免干扰上司的工作。 报告方式：口头或书面形式。重要情况、重大事项采用书面形式，必要时可以附上文员自己对情况的看法和意见，提

6、出处理问题的建议和方案，供上司选择、参考。 2计划方法和总结方法 计划方法：(1)要有科学的、明确的工作计划：工作目标、内容步骤、方法、标准、完成的时间。(2)分清轻重缓急，决定工作次序，有条有理地去进行。受制约的工作应置于前，自己支配的工作则置于后；重大工作优先考虑，集中精力去做；日常工作空余时间分散去做，任何工作既有严肃性，又有灵活性，使计划有一定余地。 总结方法：总结方法是文员每隔一段时间就要对自己的工作做及时的回顾，以便肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教训。从时间上、规律上进行。 3受意方法 受意是文员接受和领会上司意图。一种是直接受意，即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文

7、员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等。这种直接受意，易于判断和领会。另一种是间接受意，指上司在平时随便交谈情况下，或与其他人员谈话中就某一问题、某项工作发表的意见和看法等。，文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。但要防止把上司酝酿过程中的的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。 4传达方法 传达是文员将上司或上级机关的文件精神、指示、情况等传递给下级机关或员工、群众。一种是iE式传达，即由文员在正式场合上宣读文件，或口授上闭指尔；另一种是非正式传达，即由文员有意识地向传达对象“透露”主要精神，或所谓“吹吹风”。一些尚未最后决定、需要听取反映的政策性内容往往

8、采取这种方式。无论是正式传达和非正式传达，文员都要认真对待，重要的文件或口头指示，应不折不扣、逐字逐句地传达，即使是非正式传达，文员也要尽量忠实于传达内容，不容许任意发挥，以上司口气讲话，或是曲解精神，甚至假传“圣旨”。 5进言方法 进言是指文员主动对上司提出意见、建议、批评或规劝。它不同于工作上发生疑难或处理权限问题而提出的请示，也有别于例行工作制度所规定的报告，或应上级要求而作的汇报。 6变通方法和挡驾方法 (1)变通方法 通常情况下，文员必须照章办事，但在特殊情况下，文员可采用变通方法，灵活从事。重大、紧急的事，可越级请示，甚至先处理再报告。来信来访者有特殊困难，文员可以在政策允许的范围

9、内给予特殊的照顾或临时安置。对新情况、新问题，无章可循时，上司又没有明确的指示，文员可参照有关政策，作出合乎情理的处理。 (2)挡驾方法 对于上司不必要接见的来访者、邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。挡驾的目的是保护上司，使之有时间、精力、有效地进行工作，但要注意方式方法，以不损害人际关系和公务活动为原则。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地、委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。 7分工方法与合作方法 第三章电话、电子通讯 一、电视会议：是一项新兴的图象通信业务。它利用先进的技术将不同地点的图象信息(包括文件、照片和实物等)和声音信息互相传递。虽然双方远在天边，却可以面对面

10、地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。 二、交互式电话会议：电话会议是一种方便、省时、高效的会议形式。单位或个人可在任意一部话机上组织多方的国际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。每个会议参加者无论身在何处，只需拨打一个事先约定的会议电话号码及密码，即能参加会议，也可以同时发言、自由交谈。付费方式有会议主办方付会议租用费、通话费和会议主办方付会议租用费、会议成员自付通话费两种。 三、卫星通信：是以卫星作为空间中进器进行的通信。它的特点是覆盖面积大，通信距离远；机动灵活，不受地面电路及地面位置的限制；此外，它还具有一点多址的广播特性，因此，卫星通信使用于广播电视、教育电视和远程医疗、数字信

11、号传送和抗震救灾等重大活动中的通信工作。利用卫星通信地面站，开发其应用领域，可开展临时或固定视频传送业务。 第四章邮件收发一、邮件的收取。 二、邮件的分拣文秘人员收到邮件后应该按照一定的标准进行分拣：1按照收件人的姓名分拣。 2按照收件部门的名称分拣。3按照邮件的重要性分拣。 三、邮件的拆封。四、邮件的处理。第五章接待实务一、行为举止方面的礼貌。二、仪表方面的礼貌。三、接待平时来访者的实务。1、初见来访者、传达有关人员、向有关人员引见；2接待计划中来宾、内宾接待、外宾接待。 第六章信访实务一、承办来信注意事项。 二、来电的接收与处理。 三、接待来访注意事项。第七章会议及会谈实务一、会议的目的会

12、议的具体目的：信息的传达；信息的交换；相互启发；作出决定。在一个企业中所举行的会议，包括有下列各种名称的会议，有包含其中之一或更多的目的。说明会议、研究会议、解决问题会议、学习会议、创意会议。会议以职级来分类：股东会议、董事会、常务董事会、中层管理人员会议、员工大会、工作场所会议。二、会议用语 议案、提案、表决、议决、票决、例行会议、分科会、咨询、答询、最低出席数、临时动议。三、会议的计划与准备1举行会议的决定。 2参加会议的人选。 3会议日期、时间的决定。4会议场所的选择。 5议程表制作和执行方法 会议议程表的制作对会议的顺利进行关系重大。由上司预定议事程序和执行方法以及时间分配等的情形相当

13、多，文秘人员必须配合议程，详细检查接待方式，会议中的接待、会议的记录、会议后的收拾整理等在准备方面有无疏漏之处 6会议通知的写法和传达方法 召开会议的要点决定后，即通知全体人员。公司内部会议一般应在一周到十天以前通知；而公司外的人员也参加的会议，至少要在会前两周用正式的文书寄出通知。如果是紧急会议，或者在召开之前时间有限时，可暂时用口头或电话通知，但即使如此，仍应寄出正式书面通知。以防有人听错了会议时间、地点，耽误大事。 在写作通知时，一定要有： (1)会议的名称；(2)出席会议者的姓名或组织、部门的名称； (3)日期、时间(开始到结束的预定时刻)；(4)地点：(具体在儿楼几号会议室)；(5)

14、议题(或者议事日程)； (6)主办者的联络处、电话号码等。 如果会议场地是在公司外，除了上述之外，还必须有：1开会所在地，建筑物名称、几楼、电话号码(必要时可附上地图)；2其他：注意事项、是否备有餐点、有否停车场，或当天应备的资料，都要详细说明。 同时，对公司外参加人员要随函附上嘲执，并明示期限，让对方能在期限以前回函通知是否参加?若逾期对方仍没有来函告知参加与否，必须立即用电话确定参加与否。四、会议材料的准备作为判断议题材料的会议资料，与会议能否圆满成功关系极大。文秘人员要向上司确定会议需要的资料有哪些?必须重新收集的资料是什么？制作复印件，为参加者准备好需要的份数。制作资料时，尽可能逐项列

15、出要点或绘制成图表，以便能很快地掌握议题要点。资料(譬如会议议程和上次会议记录)如果和通知一起送出，有关部门和人员就能提前知晓情况，要作什么准备，在会议上作什么发言，在开会时就能马上讨论议题，如此更能节省会议的时间。 在公司的会议中，负责准备议程的可能是公司的文秘人员，这样就必须在收集办公室信息、组织议题、给与会者寄发材料等方面做许多工作。 议程址按照它们在会上被讨论的先后顺序安排的，两方圜家会议的议程就可能包括下列各项中的几项或全部：1宣布议程。 2宜读并通过上次会议的会议记录(或备忘录)。3财务主管报告。4其他报告。 5复议旧的议题。 6讨论新的议题。 7委员会人事任命。 8提名并选举新的

16、负责人。 9通知。 10休会。对于正式的会议，文秘人员可以先查看一下档案中先前的会议议程，并按公司文秘人员或法律顾问提示的顺序进行。一个正式的议程所包括的细节比上述十条所列举的要多一些。五、会议中的实务接待事务、会场的管理、会议中的电话或来访者、会议记录。六、关于会议记录1要求： (1)简洁。 (2)清除。 (3)通俗、清洁。2会议记录的制作方法 正式的会议记录是具有法律效力的档案。决议、动议和其他声明，以及法律上有义务制作的股东大会和董事会的记录等等，必须有专门的速记套员逐字逐句记录。但是在公司经常召开的一般会议，则只须简要地记录会议经过情形或会议结果即可，其他也必须准确和完整。文秘人员必须

17、胜任这种类型的会议记录，因而要仔细揣摩会议记录的行文结构、细节、措辞及其他特征。会议记录被制作成议事录或保管资料，在下一次会议中就可以加以利用。另外，文秘人员在做记录时，最好同时准备录音机(用录音机时也有必要作笔记，才能知道发声者是谁)以提高工作效率。以下这些准备必不可少。(1)迅速作出一张座位图，便于你识别会议上的发茸者。(2)要一份议程表和其他文件，在你需要核对事实和数据时随时可用。(3)简要概括一般性的讨论，但要将决议、修正案、重要声明、决定和结论等一字不差地记录下来。可以利用录音机帮助记录，但不可过分依赖它。 (4)西方企业规定，不管是谁提出了一个动议，或附议一个动议，或提出了会后行动

18、、意见，都要把此人的姓名记下来。 (5)如果文秘人员漏记了什么或需要额外的信息，可提示主席，也可以事先准备某种暗号，用来提示主席应该重复的内容或对某一内容作出解释。 3会议记录的内容与注意事项 会议结束后，文秘人员应该趁对会议内容还记忆犹新时，赶快听会议记录录音，根据会议的录音带和备忘录，在必要处修改记录，再准备一份隔行书写的草案。定稿之前把草案交给上司过目。草案获准并完工之后就定稿。如果用电脑操作，则不必再把整个文件重打一遍，只要把上司的修改之处编辑进来即可。也可根据需要，在认可后印刷所需数量，分发有关人员。会议记录记载事项如下：(1)会议名称；(2)会议记录人的姓名、盖章；(3)时间(开始

19、时间、结束时间)； (4)会议地点；(5)议题； (6)主持人、主席； (7)出席者名单；(8)会议的经过情形及结论；(9)相关的资料； (10)下次会议预定日期。会议记录的写法，应该注意如下的事项：(1)以决定事项为重点，逐项列出较易明了；(2)简洁而有要领地写出会议绛过，小必写所有人员的发言；(3)要注意的是，要写什么议题?以怎样的顺序提出?这些议题是什么人发言?有什么答复?表决结果有没有定案?这些都要简要地写上；(4)要写正确、清楚，要注意会议内容有无疏漏之处?客观地记录内容，不可写记录者的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。七、编写会议简报 政府机关、企事业单位的大型、重要会议在进行过

20、程中需要编写会议简报，这是一种内部性质的，用来反映会议动态、进程和主要内容的简要报道。它的作用表现为：向上级部门或会议领导汇报会议情况；向仃关平级和下属单位传递会议信息；在会议各小组内部交流沟通信息。会议简报大多是在会议进行过程中编写的，也有的在会后总结编写。因而，其写作要点是内容准确、新颖，编排短小精悍，拟写、印刷和发送快速。会议简报的写法有两种：(1)报道式。采用新闻报道的方式，介绍会议进程和动态； (2)转发式。把会议成员的一些有代表性的、重要的发言稿加上编者按予以转发。 八、拟写会议纪要 会议纪要是用来记载、传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括、提炼而成，择

21、要反映会议的精神和情况。会议纪要具有沟通情况、交流经验、统一认识、指导工作的作用，可以用于向上级汇报会议情况；也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共同遵守、执行。有两种形式： (1)议决性会议纪要。一般日常办公会议所用，是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守、执行时写下的文字依据；(2)周知性会议纪要。座谈会、学术会议常用的，用于传达会议情况，传播信息、交流经验而作的纪实性文件；九、召开各种会议方法办公会议、代表会议、联席会议、学术会议、新闻发布会、记者招待会、报告会、座谈会、国际会议、电话、电视会议、签约仪式。第八章 日程安排 一、口程安排的意

22、义 所谓口程安排，就足“关于管理者的会议、面谈、出差、访问等作计划、实行、变更及调整”。概括地说，足指“秘书为使管理者(上司)能够有效发挥其功能所作的辅佐活动”。管理者对于有限时间的如何分配及活用，可以说是与该企业的业绩息息相关，所以日程安排计划的制作、管理都有很大的意义。通常，上司对于应该从事的各种活动，先判断其紧急和重要程度之后，再编进日程计划中。为处理管理者所遭遇的各种问题而制作的日程计划，这可以说是对管理者能力的一种考验。文秘人员所扮演的就是辅佐管理者活动、增加管理者管理能力等这类的角色，其工作包括把会议或访问等编入日程计划中，实行、变更和必要的联系、调整。同时文秘人员也必须具备良好的

23、判断能力和敏捷的行动能力。二、日程安排计划表的种类和管理 文秘人员制作的日程安排计划表在上司看来，是为了按照该计划表有效进行工作的一种工具；但在文秘人员看来，则是为了使上司能够在基一天、某个时间，依照计划行动而辅佐上司对时间进行支配的备忘录或核对表。 在制作日程安排计划时，文秘人员被授权能够自行决定的程度，如上一节所述，有许多种，但足文秘人贝不管在任何情况下，郭必须能够适当地应对。因此无沦m谁去管理日程安排计划并不重要，重要的是要讲求管理的办法。 日程安排计划表的种类与制作： 1年预定表。 2月预定表。 3周预定表。 4日预定表。 三、日程安排计划的变更和调整 有时候由于无法预测事情的发生或因

24、为对方的关系而非变更日程安排计划不可，其所造成的有形、无形的损失不少，而且还可能影响到今后彼此的信赖关系。所以，应考虑到尽量减少变更的想法以及不得不变更的应对方法： 1车制作日程安排计划时，要按照业务动态预测可能召开的会议或集会，而保留宽裕的时间。2最重要的是上司与文秘人员之间必须有密切的联系，这样就能避免任何一方不小心所犯的错误。3也需要与有关部门的文秘人员彼此联络，以便能预先获得会议等信息，并通知上司。4对于变更及信息的追加，每一次都要在主要的日程安排计划表上填写，同时也要通知上司及所有相关人员。5日翠安排计划表上的行动被注销时，要立即和上司联系，以便能够将别的行动计划编入。 6为了在发生

25、变更时能够快速地应对，要事先准备好与相关人员联系的有关事项。 四、日程安排计划管理 文秘人员经常要提醒上司在什么时间做某事，可以使用提示系统，包括电子提示系统和人工提示系统。 第九章差旅事宜 卜文秘人员在差旅工作过程中的主要任务。二、旅行过程安排。三、旅行结束后的有关工作。第十章照料上司身边琐事 一、照料上司身边琐事的准备。 二、各种照料身边事务的工作。 三、照料身边琐事的做法。第十一章交际与礼仪。一、日常举止规范。 二、交际业务。 交际业务应注意的问题： 1洋星茎垩堕?得到婚丧喜庆的消息，要加以查证，以免发生错误，尤其是丧事，若不查证确实，可能产生严重的后遗症。 2遁当的啦垫，交际应酬要讲求

26、时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意，反而可能破坏彼此的关系。 3遵循传统。处理应酬事宜，必须按照当地的社交礼节和形式来进行，或以传统的方式或物品来表达自己的诚意。 第十二章办公室用语 一、口头语言的特征 所谓口头语言，指为表达自己的意思而发出的声音、汛号。文秘人员的口头语言需要心脑、动作和适当的语吉，这i喽采都要平衡才能发挥语言的作用。如果文秘人员经常邯以诚恳及谦逊的念度，给人好印象的丰富的口头语言和人接触就能够建立越良好的人际关系，从而产生自信心和主动意识得到上司和同事的信赖，把文秘人员工作做好。 口头语言是表达意思的一种方法它有如下特征： 1语音听过就立即消失。但语义让人明白了，可

27、能留在记忆中。所以发声要清楚尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白并留下印象。 2有重音。(一句话强调的重点不一样)，譬如：“昨天下午我何经理送了一份文件。”可以分别强调“昨天下午”，而不是“今天下午”或“昨天上午”；“我送”而不是“别人送”；“给何经理”而不是“王经理”；“一份”而不是“三份”；“文件”而不是“杂志”。过些强调的成份，在口语中都是通过重音表达的。 3有歧义。譬如，文秘人员接到一个电话，对方邀请上司在“liangcheng饭店”共进晚餐。文秘人员必须问清是哪一个“liangcheng”，因为她知道有两个“liangcheng饭店”，一个是“凉城饭店”，另一个是“良辰饭店”，

28、要请对方确定。4口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。譬如，在上班时间，开会的场合，口语就应规范、简明些，语调也应认真、严肃些。休息时间，在餐厅，口语就可生动些，语调也可轻松、愉快些。对上司或长者说话，应文雅些；对一般同事或顾客说话，就可通俗、明白些。二、敬语的种类表达敬意的方式有用语言(敬语)的表示法，和非语言(外事礼节、普通礼节及日常礼貌等)的行动所作的表示，如举止、态度、表情等。当这两种表示方法使用恰当时，对方会觉得满意、愉悦，并正确了解、接受你的意思。敬语一般有尊敬语、谦虚语、客套语等三种。三、说话的方法为了使口头语言的内容让人易于理解，从而产生好感，所以适当地利用口头语言的特点

29、，以自己的说法去表示，并在传达时不使对方产生误会是很重要的。为此，必须正确掌握说话的目的和重点。有效加强印象的说话要点是：语句要简短、由结论先说、利用重复的效果、话说完之后要整理、说话时考虑时间、地点、场合、对象因素，使用模糊语言。1说明的方法 2报告的方法。 3说服的方法。4拒绝的方法。 5听话的方法。第十三章印信、值班工作一、印章的种类单位印章、套印章、钢印、领导人签名章、其他印章。二、印章的使用 公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用，做到制度化、规范化。加盖单位公章，原则上是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名，并要将盖用文件名称、编号、日期、签发人、领用人

30、、盖章人等项详细登记。譬如要加盖部门的公章，监印员凭部门领导人批准用印的签名和核准的份数，加盖印章并履行用印登记手续。一般日常事务的用印，如在介绍信上加盖印章，单位领导人可委托管理印章的文秘人员具体掌握。加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正、完整，不歪斜、更不能颠倒。印章要保持清洁，印油均匀，使字迹清晰、醒目。凡以单位名义发出的公文、信函等都必须加盖单位公章方能有效。使用不同的印章，或加盖在不同的位置，其意义、作用是不同的，常见的有以下几种：落款章、更正章、证见章、骑缝章、骑边章、密封章、封存章。三、介绍信的使用 1应指定专人保管，放在有保险设施的柜屉中保存，随用随取，以防丢失或被盗。2领用介

31、绍信者必须经主管批准，文秘人员不得擅自开具发放。3文秘人员必须在主件和存根上认真填写前往单位的铝称，派出人员的姓名、身份，需要联系的事宜，开出的时间、有效期限等项，正本和存根必须一致。小得具空白介绍信。4介绍信必须加盖公章方为有效。公章盖在开出日期处，同时在主件与存根的骑缝处也要加盖公章。介绍信如果写错了，在修改处要盖证明5介绍信的存根要妥善保存，以备查考。四、值班工作的任务第十四章文书与档案实务一、 文书处理的内容和基本任务l发文：从文书起草、修改、审核、箍发到印制、发出的一系列处理环节。2收文：从来文的签收、登记、分办、传阅、拟办、批办到承办、催办以及答复的一系列处理环节。3管理：平时管理

32、、发挥公文的效用，公文保密的一系列管理环节。4立卷归档：整理立卷、归档保存的处理环节。二、文书管理的内容和要求文秘人员在做好收文和发文的基础上要进行文书管理，内容包括对文书的数量管理、质量管理、时效管理、保密管理，以及文书的立卷与归档管理等，使得各种文书既方便查找、调阅，又妥善归类不遗失，不泄密。三、立卷归档要求文书部门和其他业务部门把已经处理完毕的文书整理立卷，定期移交给单位档案室或档案人员集中保存，详应该形成一定的制度。包括三方面：1归档范围。凡是本单位业务活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件材料，均应归档。2归档时间。办理完毕的文件材料，应该在第二年上半年内交由档案室或档案人员归档。特

33、殊文件可根据具体情况适当延长时间。3归档要求。凡是应归档的文件，必须分类立卷，排列有序，表格齐全，填写无误，编号科学和符合要求。四、文书立卷标准 文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷，称为“立卷特征”，通常可以按照以下几种特征立卷： 1按问题特征立卷。 2按作者特征立卷。 3按文种特征立卷。 4按时间特征立卷。5按地区特征立卷。 6按通讯者特征立卷。 立卷的六个特征的运用，是文件之间联系的具体体现寸件夕闻的联系是多方面的，可能只采用一种固定的模式组卷。因此在运用六个特征立卷时，需要运用两个或两个以上的特征组合每一个案卷。 五、立卷类目的编制。 六、档案的保竹和利用。0事务管理特征:服

34、务性(1.为上司服务2.为组织服务3.为公众服务).分散性.专业性.主动性.繁杂性.0环境布置的目的:1.创造舒适而又工作效率高的环境2.塑造组织形象3.建立挡驾制度4.有利于保密工作.0环境布置的内容:1.办公室的配置2.照明3.色彩搭配4.隔音5.空气调节6.盆景、挂画等0复印机的使用:1.开机预热,开机后面板上显示出预热等待信号,信号消失后即可复印.2.放置原稿,把原稿放在玻璃板相应的标志线之内,复印件的大小和横竖方向应该与原稿的大小和放置方向一致3.选择及安装复印纸,选定复印纸尺寸后,将其抖松以清除静电,防止粘连,然后把纸磕齐装入纸盒插到机器上4.选择复印倍率,据此来确定复印纸的尺寸5

35、.确定复印份数,用按键设定6.调节曝光量,根据原稿的深浅和反差来改变和调节7.开始复印,等复印指示灯亮时,就可按下复印按钮,开始复印8.复印完毕,从接纸盘上取出复印品,整理和装订好,同时将原稿从稿台上取下整理好,放回原处.0投影机的使用注意:5.检查电脑分辨率是否与投影机匹配.信息源的分辨率和投影机的分辨率应该设置成一致.7.如果演示者要和听众深入探讨一个问题,应把投影机关掉,这样可以把听众的注意力集中到讨论上来,不使听众的注意力被花花绿绿的投影屏幕所分散.8.演示者通常用激光教鞭指示屏幕,绝对不能用这个教鞭指向观众的眼睛,这可能会造成伤害.9.演示者来回走动的时候,要小心不要踢到投影机的数据

36、以及电源连线.0文员工作指导思想围绕着计划-实施-检查这样一个滚动的过程.0请示内容:必须是自己难以处理或无权处理的事,请求上司给予指示或授权办理.常规性工作或自己职权范围内的事则无须请示.0请示形式:可以是口头形式,也可以是书面形式.0请示必须注意:A.请示要对口:遵守按上级分工、对口请示的原则.B.请示要单一:遵守一文一事的规则,避免将多项事务写在一份请示内,造成上司批复的困难.0受意方法:1.备好记录本,记录下指示要点2.注意倾听,用心判断指示的用意3.必要时可以提问,直至明了意图为止,但不要打断谈话4.如有不同意见,可以公开提出,但要言之有理,并要注意方式、态度5.接受指示后,要不失时

37、机地贯彻实施.0传达方法:1.传达不走样,不可夹进自己的意见2.必要时可形成文字材料,照本宣科3.如果有些指示不便直说,可以根据上司授意,只传达大致意思4.注意保密.不可以普通电话、普通函件里传达有秘密内容的指示5.重要的指示,应该要求被传达者复述一遍,以免漏听或漏记.0进言的方法和要求:1.适事2.适时3.适地4.适度0有效地使用电话:1.考虑打电话的时间是否合适,如果是打国际电话,一定要考虑时差因素2.在打电话之前先计划好谈话的内容,理清你想说的事实和要点.3.仔细核对电话号码,确保一次拨号就能成功通话.4.在办公桌上或任何你工作的地方都备有随时可供记录的本子和笔,并养成一手摘话筒,一手马

38、上执笔,随时准备记录的好习惯.5.打出电话,而对方无人接听,要等铃声响了六七下再挂电话.6.文秘人员替上司拨电话时,应确保你要找的人接话时,你的上司要能够立即说话.7.千万不要让打电话的人苦等,你却离开电话机很长时间,以致你回来时,对方已经挂上电话,并留下了对你的不满.0邮件的分拣:1.按照收件人的姓名分拣2.按照收件部门的名称分拣3.按照邮件的重要性分拣0邮件拆封注意:1.拿到信件后应在桌子上磕几下,使里面的信纸和其他东西沉落在信封的一边,以免在拆封时遭到损坏.2.正确的拆封位置在信封的右边侧,信封不能丢掉,也不能损坏信封上的文字、邮戳和其他标志.3.信件拆封后,首先要取出里面的所有东西,然

39、后检查信封、信纸上的地址、电话是否一致4.信封里有时会附有货单、发票、支票等,检查这些附件时,应该一一对照信纸上提到的部分.5.有些邮包是根据公司的订购信寄来的,文秘人员应找出当时的订购信的副本,拆开邮包,仔细检查订购物品的品种、规格、数量等是否与订购的一致.6.有些单位,如法律部门要求在邮件上加盖收到时的日期章,也可以用手工方式填写,表明收到时的年月日时或分7.文秘人员应该把邮件分成最急件、次急件和普通件.8.文秘人员经授权阅看信件时,应把其中的重点部分用红笔划出,并提醒上司注意有关问题,也可以将信中的要点摘录下来以供参考9.收到的广告等邮件,不必交给上司,一般可以作为废纸处理,但有关行业、

40、产品的资料应保存好,或交给有关部门.10.有些邮件可能误投到文秘人员手里.如文秘人员不知道转递地址,应该把错误的地址划去,在信封上写上”该地址不对”,并把它退回去.如果误拆了非本公司的信,应在信封上注明”误拆”,并写上自己姓名的缩写,然后把信重新封好并退回去.0上司不在时邮件的处理:1.文秘人员把需要上司亲自处理的信件先保存下来,并通知发信人信已收到,告诉对方何时可能得到答复2.上司指明在他不在时把收到的邮件转送某个部门或人员处理.文秘人员应制作签收单,要求收到人员签名,并注明时间.3.上司授权文秘人员处理一些应由他处理的邮件.文秘人员在全面掌握情况的基础上慎重办理.在回信上签上自己的职称,发

41、出前复印一份,留待上司过目.如是回电或面谈,则应在收到的邮件上写明回电、面谈的时间和内容,以备后查.4.如果邮件很多,文秘人员还可以制作邮件摘要表.表上列出何时收到邮件,怎样处理的,做了哪些事,采取了哪些措施等,有些内容需要上司回来决定.5.如果上司习惯于每天给办公室打电话,文秘人员应该把需要上司处理的每封信的内容大致记录一下,这样文秘人员就可以随时向上司汇报.6.如果上司在临走时留下通讯地址和电话,文秘人员在处理邮件时遇到棘手的事情,应及时向上司请示.如有可能,可以把那些难以办理而又急需回复的邮件用传真、快件、电子邮件等形式发给上司,请上司定夺.7.把寄给上司的邮包连续编号,这样就会知道你寄

42、的邮包是否全部到齐了.8.文秘人员也可以把积压的信件分别放入纸袋,标上”需要签字的信件”、”需要您处理的信件”、”需要读的信件”、”报告”、”一般阅读材料”.0接待时的心理准备:1.真诚2.正确3.敏捷4.礼貌5.亲切6.公平0仪表方面的礼貌:重点1.和谐2.整洁3.灵活性 具体:1.服装2.装饰品3.化妆4.发型5.鞋子0接受对方名片:1.名片代表着人的颜面,所以在接到对方名片时,务必表现出尊重的态度,不可在对方名片的正面记录备忘事项.2.当对方递出名片时,应点头致意,双手在平行胸部的位置接过名片,最好不要捏到名片上的字,以示尊重3.双手接过名片,再收回双肘,仍轻捧着名片,抬起头,注视着对方

43、,郑重地读出名片上的名称,以确认无误.4.遇到名片上有较罕见的字时,不可轻率地错读,可诚恳地请教对方,对方回答后,可按对方发音,重复一遍,并行礼致歉.0判断介绍时的原则1.先介绍自己公司的人,再介绍公司外的人2.先介绍地位低的人,再介绍地位高的人3.介绍地位相同的人时,应按照到职的先后,先介绍新进的职员；若同时到职,就先介绍年纪较轻的人4.若年龄、地位都相同,便从较亲近的人开始介绍5.将一个人介绍给大家时,先介绍这个人6.同时介绍很多人时,可从右至左,按顺序介绍7.先介绍希望被介绍的人,再介绍其他的人8.当男士与女士各方面情形都相近时,要先介绍男士9.若全是女士,先介绍未婚者,再介绍已婚者10

44、.亲疏之间,从亲者先介绍.0会议场所的选择:1.避免噪音严重的场所2.空间大小要合适3.预定开会所需要的时间,并作宽裕的准备4.其他.对会议场地的照明、空调、遮光的窗帘等设备,以及桌椅摆设、电插座、电话、壁灯的位置等,都要详细检查.0会议通知的写法:1.会议的名称2.出席会议者的姓名或组织、部门的名称3.日期、地点4.地点5.议题6.主办者的联络处、电话号码等7.如会议场地在公司外.开会所在地,建筑物名称,几楼,电话号码8其他.注意事项,是否备有餐点,是否有停车场,或当天应准备的资料,都要详细说明.0议程的安排:1.宣布议程2.宣读并通过上次会议的会议记录(或备忘录)3.财务主管报告4.其他报

45、告5.复议旧的议题6.讨论新的议题7.委员会人事任命8.提名并选举新的负责人9.通知书10.休会0会议记录的制作方法:1.迅速作出一张座位图,便于你识别会议上的发言者2.要一份议程表和其他文件,在你需要核对事实和数据时随时可用3.简要概括一般性的讨论,但要将决议、修正案、重要声明、决定和结论等一字不差地记录下来.可以利用录音机帮助记录,但不可过分信赖它.4.西方企业规定,不管是谁提出了一个动议,或附议一个动议,或提出了会后行动、意见,都要把此人的姓名记下来.5.如果文秘人员漏记了什么或需要额外的信息,可提示主席,也可以事先准备某种暗号,用来提示主席应该重复的内容或对某一内容作出解释.0签约仪式

46、:文秘人员应做好以下工作:1.仔细做好签字文本的定稿、翻译、校对、印刷和装订工作2.准备好签字桌和签字用品,包括各方单位的名称牌、文本、签字笔、吸黑水器、小国旗、印章印盒、桌布、横幅或贴字等3.与上司商量各种细节,安排签约方职位相当的负责人主签,由更高一级的领导人及相关部门的负责人参加,以示监证4.布置好签约场所,签字桌后面放两把椅子,作为主签人的座位,按照主左客右的规则在桌上放置各自的文本和姓名牌5.安排参加人员,有签约人、助签人(文秘人员)和参加人.*文秘人员负责或者陪同上司参加签字仪式时,程序如下:1.引导各方人员进入签约场所2.引导主签人入座,并安排其他参加人员按照身份顺序排列,分主左

47、客右站立在各方主签人的身后.3.助签人的工作是将文本打开,向主签人批示该签字的位置,待主签人签字后,用吸墨水器将墨迹吸干.4.双方在本方保存文本上签字后,由助签人员互相传递文本,主签人再在对方保存文本上签字.5.双方主签人相互握手,交换文本,互相依据并资共同遵守、执行5.可预先准备香槟酒,在签字完毕后,双方共同举杯,以示庆贺.6.保存好签字文本,陪同上司送别客人.0提示工作:1.电子提示系统2.人工提示系统:基本办公日程表、固定活动日期一览表、使用提示性备忘录、准备约会表、准备特殊提示卡、准备交往提示文件.0决定旅行用品:信纸、信封、邮票,笔记本,地址目录(电话,传真等号码),日历卡,世界各地

48、时间表,国际电话号码表,文件夹,商业名片,声像材料,手机、手提电脑、U盘或光盘、微型录音机、掌上电脑等,现金、私人与商业支票簿、私人与商业信用卡,相关档案,旅行指南和地图册、旅行目的地的风土人情介绍,日程表、约会安排表、时间表和计划表,护照、签证等,铅笔、铅笔,回形针、剪刀、橡皮筋、透明胶带、别针、尺子,图章和印泥盒,急救药盒.0安排差旅费:1.预支差旅费2.个人支票3.旅行支票4.信用证0预订飞机票,需要提供的信息:出发地点和到达地点、预期出发日期和时间、航班号、希望的舱位等级、任何特殊要求.0预订旅馆:1.保证预订2.结账时间3.房间位置4.确认预订5.为大型会议预订房间.0护照分为外交护

49、照(红色)、公务护照(绿色)、普通护照(棕色).0文秘人员携带主管部门的出国任务批件、出国人员政审批件、所去国有关外国公司或组织所发的邀请函、2寸正面免冠半身相片等去办理护照.如遇到紧急情况,可在提交申请时申请加急.0办理签证:A.旅游签证:需要有效护照、两张一寸免冠照、签证申请表、旅行及在该国逗留期间费用担保证明(担保人或银行存款证明)、无不法滞留可能性的情况证明、已预定的往返机票的复印件.B.办理因私签证(探亲、就诊等)除上述证件外,还需要亲属的在学、在籍、在职证明书、亲属关系表、公证书、医生推荐就医证明等.C.办理商务签证除上述证件,还需要国外邀请公司的邀请函、单位同意证明、个人在职证明

50、等.0出入境中国口岸:1.排队依次过海关柜台,进行边防检查,填写入出境登记卡,交验护照,检查签证等.过关后将身份证等证件收好(境外只需要护照)2.有申报物的客人必须填写申报单,填妥后,有一联需要自己保存,等到入境时再交回海关.3.为防止恐怖事件发生,需要进行安全检查.按照规定要通过安全门,接受红外线透视、磁性探测器检查以及搜身检查等,旅客应该配合协助.4.过关不可替陌生人带物品,以免违禁品等非法物品入境,给自己带来不必要的麻烦.0在国外施行,要注意时差；世界上多数国家都有给小费的习惯.0旅行时的安全防范措施:1.钱财、食用卡、证件分开放,文件资料锁入箱中2.坐出租车不坐在司机旁边,而应坐在后座

51、3.坐飞机不坐在头和尾处,最好坐在紧急舱门旁边4.坐船尽量选择上层舱5.走路走上街沿,遇墙角拐弯应绕开走6.随时与公司保持联系,让公司知道你在哪里7.身边带好身份证及其他证件,如果有事,可以让帮助、援救你的人知道你的姓名.8.不单身一人在夜间出门9.不与陌生人深入交谈交友10.不随意暴露自己的身份和旅行目的.0采购物品:1.书籍,购书时,最好知道书名、作者、出版社及出版日期,至少也得知道书名及出版社名称.2.礼物,上司如果交代文秘人员选购,文秘人员就应请示有关礼物的用途、预算费用、受礼者的喜好等.3.关心健康0文秘人员对上司主要工作的辅佐:1.提神醒脑的服务.上司早上到公司上班或外出返回,以及

52、工作告一段落,文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情,使上司能精神焕发地工作.2.私事方面的协助.例如:上司的子女结婚、家人的意外等.3.财物管理:A.薪金收入管理B.支票往来的管理4.其他.例如每年的各种节日,上司收到礼物,有时要文秘人员代写致谢函,并做纪念保管.0握手的正确姿势:距离对方约一步,两腿站正,正面朝向对方,上身稍稍前倾,双目注视对方,微笑着伸出手去,右手四指并拢,拇指张开.握住对方的手时可略略用些力,给对方一种诚挚和尊重的感觉.女文员与男士握手,只需微笑着把手伸向对方,对方只能轻轻握一下女士的手指部分. 年长女性先向年轻女性伸手,女性先向男性伸手,职位高的先

53、向职位低的伸手.如果文员参加一个聚会,应先与主人握手,然后再与房间中较尊长的人握手.女性要先伸手,男性才能与之握手.无论什么时候也不应在街上去吻女性的手表示敬意.男性在任何场合都应摘下手手套握手,女性可以不必,但与年长的人握手,都应摘下手套以示尊重.0宴会的种类:宴会包括公司创立、新楼落成、新董事长、总经理就职、纪念典礼、客户招待会、年会、迎新会,以及公司内部的荣迁、颁奖、个人庆祝会等各种各样的宴会.0宴会的形式:常见的有宴会、冷餐(或自助餐)会和酒会.宴会又有国宴、晚宴、午宴、早餐、工作餐之分.自助餐和酒会有时统称为招待会.0会场的选择:1.宴会的形式与气氛2.交通是否方便3.场地大小是否合

54、适4.菜式5.有无停车场.0丧事应询问:1.去世的时间及原因2.守灵的时间及地点3.葬礼的形式、时间及地点4.丧家的姓名、住址及电话号码.0吊唁时的衣着:参加守灵,无论男女均着平常朴素衣服即可.参加葬礼及告别式时,男士可着简单礼服,黑色或深色的西服及黑领带；女士穿着黑色连衣裙或西服,京戏避免浓妆及深色指甲油,发型力求朴素,不可戴着发光的饰物,结婚戒指也不可佩戴.选用黑色暗面的鞋子、手提包.0口头语言发展的原因有:1.除特别情形外,人自出生后由于亲情交流就能自然地熟练运用2.经过生活环境的熏陶以及与朋友之间的练习3.经过培养和教育得到提高4.从大众传播媒体获得的表达方式.0口头语言的特征:1.语

55、言听过就立即消失,但语义让人明白了,可能留在记忆中.所以发声要清楚,尽可能说得通俗、生动、规范,使人一听就明白,并留下印象.2.有重音3.有歧义4.口头语言视时间、场合、对象的不同有所不同.0敬语的用法:1.年长或比自己辈分高者2.具有较高职务、职称或社会地位者3.给(给过)自己恩惠者4.有求于对方,或希望得到对方帮助,或好感者0说话的要领,有效加强印象的说话要点是:1.语句要简短2.由结论先说3.利用重复的效果4.话说完之后要整理5.说话时考虑时间、地点、场合、对象因素,使用模糊语言.0说服的要领:1.清楚地知道在所说服的事项中,最想说什么A.以逻辑分析自己的意向,并对目的、效果、重要性、关

56、联性等,抓住重点.B说服时,要尽是具体客观,使对方产生了解的动机.C偶尔也需要引用某些权威人士、专家的意见,或者用图表、资料、经验谈等等.2.要具体了解对方的立场和意向.A.先注意聆听对方所说的话,切勿以自己主观的方式进行谈话.B.主动发问,了解对方的想法,对方有关信息的种类和数量,以及背景如何等等.3.以诚恳的态度为对方着想而发言A.不要使用令对方反感的言词B让对方打开心扉,使对方对自己的看法产生兴趣C不可伤害对方的自尊心.0非拒绝不可的情况:1.超越自己权限、能力的事情2.虽然有能力办到,但在时间、地点上无法配合.3.在道义上不能答应的4.清楚而客气地拒绝5.告知补救方法.0听的要领:1.

57、用认真的态度集中精神聆听2.听话时同时在脑海里想5W2H,把对方所说的话整理好.3.在适当时机适当地”附和”:”是”、”嗯”、”是吗”、”我明白”、”结果呢”、”那实在太好了”等4.在对方谈话告一段落后再发问,若发问事项很多,就逐项列举,依照谈话内容的顺序发问5.对方说话时,不要挑语病或抢话.0合适的内容:1.谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题(譬如双方共同的专业和业务,合作的意向,积极的美好的社会新闻)2.一般人喜闻乐见的话题(天气情况,时事新闻,体育报道,娱乐电影,旅游度假等).3.显示地方或民族色彩的话题(譬如风景名胜,历史名人,风土人情,地方风味)4.比较高雅的话题(譬如古典音乐,书

58、法,绘画,作家,电影演员等)5.积极、健康的生活体验的话题6.风趣、幽默的小故事,无伤大雅的笑话,有时也能活跃气氛.0不合适的话题:1.应当忌讳的话题.如个人私生活,包括女性的年龄、婚姻、恋爱、收入、财产、住址、履历等2.令人不快的话题.如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等.如果因疏忽而提到以上内容,应该马上道歉.3.过于敏感的话题.譬如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等.4.自己不甚熟悉的话题.比如对于专业问题略知毛皮,就不应该随意发挥,夸夸其谈5.夸耀自己的话题.6.庸俗的、色情的话题.即所谓的荤段子.7.不宜谈论的保密的话题.比如公司的生产流程、工艺技术、组织人事、资金运

59、作、客户资料、流通渠道等机密性的内容不可随便提及.0加盖印章必须做到用力均匀,使印章端正、完整,不歪斜、更不能颠倒.印章要保持清洁,印油均匀,使字迹清晰、醒目.盖印的位置,应在公文末尾的日期上,要求做到”上大下小、骑年压月”.0印章的种类:1.单位印章2.套印章3.钢印4.领导人签名章5.其他印章.0印章的用途(使用形式):1.落款章2.更正章3.证见章4.骑缝章5.骑边章6.密封章.7.封存章0印章必须由单位主管指定的文秘人员或其他专门人员来保管、使用.0介绍信的使用:1.应指定专人保管,放在有保险设施的抽屉中保存,随用随取,以防丢失或被盗2.领用介绍信者必须经主管批准,文秘人员不得擅自开具

60、发放.3.文秘人员必须在主件和存根上认真填写前往单位的名称,派出人员的姓名、身份、需要联系的事宜、开出的时间、有效期限等项,正本和存根必须一致.不得出具空白介绍信.4.介绍信必须加盖公章方为有效.公章盖在开出日期处,同时在主件与存根的骑缝处也要加盖公章.5.介绍信的存根要妥善保存,以备查考.0收文处理程序:1.签收和拆封2.登记3.分送4.拟办5.批办6.承办7.催办8注办0文书阅卷标准:1.按问题特征产立卷2.按作者特征立卷3.按文种特征立卷4.按时间特征立卷5.按地区特征立卷6.按通讯者特征立卷办公室的两大职能：政务（或业务）服务和事务管理。事务管理是为政务服务而展开的辅助性工作)事务管理

61、的特征：服务性、分散性、专业性、主动性、繁杂性。办公室实务：就是指办公室的工作事务和操作实务。办公室工作人员以文员和秘书人员为主，所以办公室实务通常又被称为文秘工作或秘书工作。我国文秘工作内容可以分为15项：1、文书撰写（上司口述或会议记录、整理、文件起草、修改、润色等）；2、文书制作（打字、复印、编排、装订等）；3、文书处理（收发、传递、办理、立卷等）；4、档案管理（归档、坚定、管理、提供等）；5、会议组织（准备、记录、文件、善后等），6、调查研究（计划、实事、分析、研究等）；7、信息资料（收集、整理、提供、储存等）；8、信访工作（群众来信来访或顾客投诉处理等）；9、接待工作（日常工作来访与

62、计划来访接待、安排、服务等）；10、协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等）；11、督查工作（政策推行或决议实施的监督、检查等）；12、日程安排（为上司安排工作日程、会晤及差旅事宜等）；13、日常事务（通讯、联络、值班、生活、管理等）；14、办公室管理（环境、设备、经费等）；15、其他临时交办的事项。国际文秘人员工作内容：1、以速记记下上司交待的事项；2、执行上司留在录音机中的吩咐；3、档案管理（个人的、机密的）；4、阅读并分类信件；5、以电话往来维持和外界的良好公共关系；6、替上司订约会并做好记录；7、按上司的口头或书面指示完成信函；8、在权限内按自己的意思发出信函；9、接待来访宾客；

63、10、替上司接洽外界人士，例如记者、工会职员等；11、自动处理例行的事务；12、为上司安排旅行或考察；13、替公司宾客订饭店的房间、定机位、发电报、打电话；14、准备好公司要公开的资料；15、替上司收集演讲或报告的资料；16、协助上司准备书面的财务报告、研究报告；17、整理并组织好粗略的资料；18、替上司保管私人的，财务的或其他的纪录；19、协助上司申报交纳所得税及办理退税；20、督导一般职员或速记员；21、安排会议事务，并做好会议记录或纲要；22、复印资料。其中8、10、15、16、18、19、20属于高级秘书的职责，其余15项文员涉及或部分涉及。我国外资企业或合资企业办公内容：1、办公室环境的布置和整理；2、通讯事务、电话、信函和邮件处理；3、执行上司交办的事项；4、照料上司身边的琐事；5、接待宾客和员工的来访；6、记录上司指令及会谈、会议内容；7、打印文稿及表格；8、收集及整理各种信息；9、保管办公室设备及用品；10、外出办事，如银行、邮局、税务所等。传真机的使用：应注意：（1）发送前邀监察原稿的质量，纸张太厚或太薄的文件，有皱褶、卷曲、潮湿或切边不齐的文件不宜发送，以免发生堵塞、损坏等现象，还应将文件上的紧固件