内部控制手册--固定资产管理

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1、17.3 固定资产管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有关公司设备的编号、台帐记录、盘点、转移、租赁，固定资产的维修及更新改造的工作流程，旨在加强固定资产日常管理，规范固定资产核算方法，确保固定资产实物与账面数量相一致。1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。1.3 相关制度集团固定资产管理程序办公用品管理制度设备管理程序设备维护保养控制程序。1.4 职责分工集团固定资产委员会：负责根据国家有关法律、法规及上级主管部门意见，修订固资管理程序；负责审议固资的请购、报废及

2、其它重大事项。各公司固定资产委员会：负责执行集团固资管理程序，建立各公司固资管理的组织体系，组织审核公司固资年度预算，组织使用部门对已转固资产和未转固资产的实物进行管理。固资管理员：负责固资编码和固资卡片的制作，将当月新增或变动的固资卡片于月末发放给各使用部门，特别是固资的变动，确保帐、卡、物的相符。固资需求部门：负责本部门固资的申购、验收及日常管理；负责部门内已转固资产和未转固资产台账与资产实物的日常盘点工作，会同固资管理部门和财务部门做好固资的年中和年底盘点工作。采购部：经办固定资产采购事宜。财务部：为固资的价值管理部门，负责固资核算准确计价，按规定提取折旧，及时准确的反映固资价值、使用部

3、门的增减变动情况，对固资进行监盘，监督固资的完好。1.5 流程图201.5 控制目标序号内控手册唯一具体控制目标编号控制目标目标类别117.3-CT1确保固定资产得到安全规范管理资产保全目标217.3-CT2确保固定资产购置符合实际需求资产保全目标317.3-CT3确保固定资产会计处理准确财务信息真实性目标417.3-CT4确保固定资产损失风险得到控制经营效率目标517.3-CT5确保固定资产得到合理维护与修理经营效率目标617.3-CT6确保固定资产对外租赁得到控制资产保全目标1.6 控制矩阵风险编号风险描述对应控制目标编号关键控制措施编号关键控制措施不相容职务控制活动类型对应制度控制痕迹会

4、计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1234517.3-R1固定资产日常管理职责分工不明确，导致固定资产管理混乱17.3-CT117.3-CA1固定资产管理程序中明确设备采购、验收入库、记账核算等环节的人员职责分工、岗位责任预防型集团固定资产管理程序岗位职责图17.3-R2未设置专门的固定资产管理部门，导致部门之间职责重合或分工不明，造成资产档案管理混乱17.3-CT117.3-CA2专设固资管理部门，负责管理全公司固资实物，对固定资产的调配、委外、维修、闲置、报废、租赁、转让等固资处置行为及其档案进行管理。预防型集团固定资产管理程序

5、17.3-R3工程验收未依照标准流程，疏于监管，影响资产管理质量17.3-CT217.3-CA3设备抵达后，验收人员对该设备进行验收。验收通过后，验收人员将验收合格结果、资产名称与金额记录于固定资产验收单，并由授权人员审核盖章或签字确认。采购/验收预防型集团固定资产管理程序固定资产验收单；固定资产17.3-R4已建成的固定资产未及时转入或仅部分转入固定资产领域，导致账实不符17.3-CT317.3-CA4项目竣工、新设备进厂验收合格，财务中心收到固定资产验收单，当月内完成固资现役账目入账手续预防型集团固定资产管理程序 固定资产验收单；固定资产17.3-R5固定资产的确认不符合会计准则规定，导致

6、固定资产与其他形式资产彼此混淆，造成资产核算错误17.3-CT317.3-CA5固资管理部门明确固定资产定义，制定固定资产确立规则，并下发给其他相关部门及各公司相关部门预防型集团固定资产管理程序固定资产确立规则固定资产17.3-R6固定资产采购后入账不及时，导致当期会计核算出现错误17.3-CT317.3-CA6固资采购后，固定资产使用部门应及时组织固资验收，验收合格后提报固定资产验收单至财务，财务收到验收单后将资产转固立账预防型集团固定资产管理程序会计凭证固定资产17.3-R7固定资产编号不规范，导致资产管理混乱17.3-CT317.3-CA7严格按照公司制定的编码规则对固定资产进行编码，做

7、到每一固资都有唯一编码标识预防型集团固定资产管理程序 公司固定资产编码规则17.3-R8没有贴固定资产标签，标签损坏或脱落时没有及时更换，可能导致资产安全风险17.3-CT117.3-CA8对经过审批进入固定资产的设备制作固定资产标签，将固定资产标签贴在设备表面可见，并有利于盘点的部位预防型集团固定资产管理程序 固定资产标签17.3-CT117.3-CA9固定资产使用部门协助固定资产管理部门定期对设备上的固定资产标签进行检查，发现有标签损坏或脱落现象的应及时更新或补贴并做好标签修补记录发现型集团固定资产管理程序固定资产标签17.5-CT317.3-CA10对经过审批进入固定资产的办公用品制作固

8、定资产标签，将固定资产标签贴在设备表面可见，并有利于盘点的部位发现型办公用品管理制度 固定资产标签17.3-R9未及时建立固定资产台账、台账要素不规范，可能导致资产记录信息失真，影响后期固定资产盘点17.3-CT117.3-CA11固定资产管理部门及使用部门均应详细完整地记录设备管理台账，包括设备名称编号、型号、使用寿命、进厂日期、使用日期、折旧情况、权证编号、存放地点、保管人等记录预防型集团固定资产管理程序 固资管理台账17.3-R10违反固定资产安全管理规定或因保管不善、使用不当，造成资产损失17.3-CT117.3-CA12固定资产使用应严格按照固定资产安全管理规定执行，对于由于使用不当

9、等人为措施导致固定资产损失的应追究其相关责任集团固定资产管理程序固资固资报废处理流程17.3-R11未办理大额固定资产保险，导致资产损失时无法得到相应的赔偿17.3-CT417.3-CA13对大型、重要固资购置时，安全环保部相关人员应及时办理设备保险手续，所有固资保险单应随同固资资料一并进行保管，当发生固资损坏或安全事故时可及时申请办理保险赔偿预防型集团固定资产管理程序固资保险合同保险费用17.3-R12未制定年度固定资产大修计划及预算或制定不合理，导致计划和预算的实施困难17.3-CT517.3-CA14各级使用部门编制各部门固定资大修计划，财务部负责汇总固定资产大修计划并提交财务总监、相关

10、部门经理、公司领导审批编制/审批预防型设备管理程序 固资大修计划17.3-R13年度固定资产大修计划及预算未经领导审批，可能导致维修资源的配置不合理17.3-CT517.3-CA15每年十月份以前根据检修间隔期及设备检查中发现和存在的问题编制出次年固资大、中、小修计划，大修计划经公司及子公司质量部核准后与公司生产经营计划同时下达，各单位严格执行。若确实需调整大修计划，必须办理报批手续编制/审批预防型设备管理程序 固资大修计划；领导审批意见17.3-R14集团各下属单位未对重要的固定资产制定相应的维修保养计划或维修计划制定不准确，影响固定资产折旧及使用寿命17.3-CT517.3-CA16对于公

11、司重大/关键固资设备需要根据设备使用情况制定相应的维修保养计划，包括对设备进行测试检查、维修、养护及技改等内容的详细计划安排，该计划不包含在固资大修计划内，须经过公司质量部及单位负责人审批确认编制/审批预防型设备维护保养控制程序设备维护保养控制程序17.3-R15在执行固定资产大修时，未具体明确维修级别的，导致资产维修资源配置不合理17.3-CT517.3-CA17在固定资产大修时，应明确维修级别，合理分配维修资源设备维护保养控制程序17.3-R16固定资产送外维修中的数据保密工作不到位，导致重要资料泄密17.3-CT517.3-CA18存有重要数据资料的设备送外维修前应由相关技术人员将保存的

12、数据资料导出保管或进行加密处理，经使用部门及管理部门领导审核确认后才能送外维修预防型设备维护保养控制程序设备维修记录；领导审批意见17.3-R17集团各下属单位固定资产进行内部调拨时未办理调拨手续，导致资产管理混乱17.3-CT317.3-CA19公司各部门固资闲置时可进行相互调拨借用。固资调拨前应在公司固资管理部进行备案并提出调拨申请，办理固资调拨手续预防型集团固定资产管理程序固定资产调拨单17.3-R18固定资产清单未包含全部应计入的固定资产或部门之间转移的固定资产，导致记录与实际情况不符17.3-CT117.3-CA20固定资产清单应涵盖所有应计入的固定资产集团固定资产管理程序 固资盘点

13、表17.3-R19固定资产调拨后财务未及时调账，可能导致资产账面价值与实际情况不一致17.3-CT317.3-CA21固定资产调拨后，固定资产管理部门应及时通知财务部进行账务处理，财务人员应获取并核对设备调拨申请审批单据后进行财务入账生成相应的会计凭证预防型集团固定资产管理程序 固定资产明细账；固资管理台账固定资产17.3-R20未经领导审批授权对外租赁固定资产，可能导致资产对外租赁无审批痕迹17.3-CT617.3-CA22各部门需租赁机械固资前，需提报申请，经审批后方可租借。申请/审批预防型集团固定资产管理程序集团公司间固资调拨申请流程固定资产17.3-R21固定资产外借时未办理出租手续，

14、导致对于固定资产的管理疏漏17.3-CT617.3-CA23固定资产外借时应按照规定办理完整的出租手续预防型集团固定资产管理程序集团公司固资出借申请流程17.3-R22对外租赁固定资产未签订资产租赁合同，导致合约纠纷，产生法律风险17.3-CT617.3-CA24对外租赁固资设备时应签订设备租赁合同，并按规定程序报批。设备员应与租赁方就租赁设备的名称、型号、数量、租赁期限、租赁金额、租金支付方式等与租赁方共同协商，达成一致意见后，按规定的权限及时签订设备租赁合同预防型集团固定资产管理程序；合同管理规定 设备租赁合同；合同会审表其他业务收入17.3-R23固定资产租金收取不及时，导致收入记录不全

15、，造成资金风险17.3-CT317.3-CA25固资管理员应协助财务人员及时核对租金收款情况，对于租赁方未及时支付租金的，设备管理员须及时提醒对方按照合同定期足额支付租金。在收取租金后，财务人员应当及时将租金入账预防型集团固定资产管理程序其他业务收入明细账其他业务收入17.3-R24固定资产租赁后财务未及时调账，可能导致财务账记录不完整，账实不符17.3-CT317.3-CA26设备对外租赁后，固资管理部门应及时通知财务部进行账务处理，财务人员应获取并核对设备租赁申请审批单据后进行财务入账生成相应的会计凭证预防型集团固定资产管理程序其他应收款明细账固定资产17.3-R25由于管理不当造成实物资

16、产被盗用、挪用，造成公司资产流失17.3-CA27应制定完善的固定资产管理办法，并严格按照该管理办法执行，以保障固定资产的安全集团固定资产管理程序 17.3-R26固定资产盘点不规范，可能导致资产缺失，账实不符17.3-CT317.3-CA28财务部与固资管理部门至少每年组织一次固定资产盘点，财务部编制年度固定资产盘点工作方案，经固资管理部门负责人、分管领导及总经理审批签字后执行。固定资产盘点过程中应当特别关注固定资产质押情况，对于被质押的固定资产应当及时披露盘点/监盘发现型集团固定资产管理程序固定资产盘点工作方案；领导审批记录；固定资产盘点对账单固定资产17.3-R27固定资产盘点时无详细的

17、盘点记录，可能导致盘点结果失真17.3-CT317.3-CA29固资管理部门负责固定资产实物清点，财务部与固资管理部门监督固资使用部门的实物清点，使用部门将实地盘点结果记录在固定资产盘点表上，固资管理部门核对盘点表与固定资产实物台账、财务部固定资产台账记录，使用部门、固资管理部、财务部经理审核固定资产盘点表并签字确认后，报公司总经理审核签字盘点/审核发现型集团固定资产管理程序固定资产盘点记录；领导审批记录；固定资产盘点对账单固定资产17.3-R28无盘盈盘亏原因分析，未及时进行调账处理，可能导致资产损失原因不明，资产价值计量不准确17.3-CT317.3-CA30盘点中发现的盘盈、盘亏情况，固

18、资管理部门会同财务部及专业技术人员对固定资产盘盈、盘亏情况进行分析并作出鉴定，编制固定资产盘盈、盘亏处置报告，按照职责审批权限报财务经理、分管领导及公司总经理审核确认后执行，财务部会计核算人员根据审批结果，对盘盈、盘亏进行账务处理，固资管理部门负责设备台账管理人员根据审批结果调整、更新固定资产实物台账发现型集团固定资产管理程序固定资产盘盈盘亏处置报告；领导审核意见；固资管理台账；固定资产盘点对账单固定资产、营业外支出、营业外收入17.3-R29固定资产盘点中发现的待确认差异未及时处理，导致制造中心台账和财务记录出现出入17.3-CT317.3-CA31盘点中发现的待确认差异，固定资产管理部门、

19、制造中心应同财务部及时跟进确认，财务部会计核算人员根据确认结果，对财务记录进行处理发现型集团固定资产管理程序相关财务记录；固定资产盘点对账单固定资产、营业外支出、营业外收入17.3-R30固定资产折旧计提不准确，影响资产价值的计量以及当期成本费用17.3-CT317.3-CA32公司财务部固定资产核算岗位按照公司会计制度确定的固定资产折旧方法、预计使用年限、折旧率等，以及资产管理部门提供的固定资产增减变动等相关资料按月计提固定资产折旧，编制固定资产折旧计提表，经财务部主管会计或财务经理审核签字后进行账务处理，编制记账凭证，主管会计复核记账凭证并签章确认预防型集团固定资产管理程序公司会计制度；固

20、定资产折旧计提表；领导审核意见；折旧费用明细账固定资产17.3-R31固定资产年末未进行减值测试或减值计提不准确，造成资产核算不准确17.3-CT317.3-CA33集团及公司固定资产使用部门须定期（至少每年一次）对设备进行全面检查，对固定资产有减值迹象的，公司财务部会同固资管理部门、技术部门等业务部门组成检查小组进行固定资产减值测试记账/审核预防型集团固定资产管理程序固定资产减值测试记录固定资产17.3-CT317.3-CA34检查小组根据检查情况编制计提固定资产减值准备检查表并签字确认，如需要计提（或转回）固定资产减值准备，设备使用单位财务部固定资产核算岗位根据公司会计制度、计提固定资产减

21、值准备检查表及减值准备相关资料，进行减值准备计算，编制固定资产减值准备计算表与计提固定资产减值准备申请表并签字确认，经财务经理审核签字后交固定资产管理部门审核经办/审核预防型集团固定资产管理程序计提固定资产减值准备检查表；固定资产减值准备计算表；计提固定资产准备申请表；领导审核意见固定资产17.3-CT317.3-CA35固资管理部门负责人审核固定资产减值准备计算表及计提固定资产减值准备申请表中计提减值准备的固定资产的名称、原值、净值减值准备的原因、减值准备金额等内容，审核签字确认后报本单位分管领导审核，分管领导审核签字后报本单位总经理审核签字经办/审批预防型集团固定资产管理程序固定资产减值准

22、备计算表；计提固定资产准备申请表；领导审核意见固定资产17.3-R32固定资产报废的确认流程不明确，不合理，可能导致大量维修费用浪费，造成资金浪费和资产核算不准确17.3-CT317.3-CA36严格规定报废条件，设备在生产中使用到一定的受用年限、主要性能严重劣化、不能满足工艺生产要求、且无修复价值或在经济上大修不如更新合算者，可申请报废。符合报废条件的设备，由使用部门提出报废申请，并填写固定资产核销报废申请单，经固定资产使用部门经理审核，报固资管理部门设备员申请/审批预防型集团固定资产管理程序固定资产核销报废申请单固定资产17.3-R33固定资产的处置不合理，导致固定资产变为呆滞存货，造成公

23、司资源浪费17.3-CT317.3-CA37严格规定废旧资产的处理范围及处理流程，编制退役资产库报废资产处理报告，包括对通过报废申请的废料的处理方案的机制与审核、审批及实施，以及废旧资产的出库预防型集团固定资产管理程序退役资产库报废资产处理报告营业外支出、营业外收入17.3-R34资产报废后未及时进行帐务处理，导致账实不符17.3-CT317.3-CA38资产报废后，固资管理部门应及时同财务部及时跟进确认，财务人员应获取并核对退役资产库报废资产处理报告后进行财务入账生成相应的会计凭证预防型集团固定资产管理程序退役资产库报废资产处理报告；固定资产账目营业外支出、营业外收入17.3-R35固定资产清理收益可能未及时、完整入账，导致账实不符17.3-CT317.3-CA39固定资产清理后，需将固定资产清理单及时提交给财务，然后财务及时入账处理集团固定资产管理程序固定资产报废单营业外支出、营业外收入