[工作计划]大型会议活动接待方案

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1、会议接待方案根据参加会议的人数不同、会议接待的准备工作的内容不同以及会议接待的方式不同，对会议的组织方法，礼仪要求也不同。 首先是会议的筹备工作。 根据会议规模，确定接待规格。 发放会议通知和会议日程。 会议通知必须写明召集人的姓名或组织、单位名称，会议的时间、地点、会议主题以及会议参加者、会务费、应带的材料、联系方式等内容。通知后面要注意附回执，这样可以确定受邀请的人是否参加会议，准备参加会议的是否有其他要求等。对于外地的会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆的路线图。这个路线图避免了外地人问路的许多麻烦。 会议日程是会议活动在会期以内每一天的具体安排，它是人们了解会议情况的重要依据。它的

2、形式既可以是文字的也可以是表格的。它可以随会议通知一起发放。 选择会场。 选择会场，要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准： 第一：大小要适中。会场太大，人数太少，空下的座位太多，松松散散，给与会者一种不景气的感觉;会场太小，人数过多，挤在一起，像乡下人赶集，不仅显得小气，而且也根本无法把会开好。所以，英国的首相丘吉尔曾说：“绝对不用太大的房间，而只要一个大小正好的房间。” 第二：地点要合理。历史召集的会议，一两个小时就散的，可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议，应尽量把地点定的离与会者住所较近一些，免得与会者来回奔波。 第三：附属设施要齐全。会务人员一定

3、要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查，不能够因为“上次会议是从这里开的，没出什么问题，”就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则，可能会造成损失。 第四：要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处，会才能开得成。 会场的布置。 会场的布置包括会场四周的装饰和坐席的配置。 一般大型的会议，根据会议内容，在场内悬挂横幅。门口张贴欢迎和庆祝标语。可在会场内摆放适当的轻松盆景、盆花;为使会场更加庄严，主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国徽、会徽。桌面上如需摆放茶杯、饮料，应擦洗干净，摆放美观、统一。 坐席的配置要是和会议的风格和气

4、氛，讲究礼宾次序，主要有以下几种配置方法： 圆桌型。如果是使用圆桌或椭圆形桌子。这种布置使与会者同领导一起围桌而坐，从而消除不平等的感觉。另外，与会者能清楚地看到其他人的面容，因而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做，来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置，企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。 圆桌会议中间要摆放鲜花红，黄膨胀色，搭配紫色，偏深颜色的收缩色可以有很好的立体感。红色太多会让人感觉烦躁，拘束，感觉时间会比实际过得快，白色，等浅色点的装饰可以感觉时间比实际慢，增强空间感。白色也代表庄严，高贵。

5、绿色代表和谐，和平，希望，平凡中蕴含特色，能衬托，也能表现精致度。绿光，是人眼最为敏感的，如果植物亮度够，一定十分抢眼。- -，色彩跟具体植物还是差很多的，你应该是为熟知植物品种的人吧，自己来个匠心独运就是呵呵。口字型。如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议。 教室型。这是采用得最多的一种形式，它适用于以传达情况、指示为目的的会议，这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、交流意见。这种形式主席台与听众席相对而坐。主席台的座次按人员的职务、社会的地位排列。主席的座位以第一排正中间的席位为上，其余按左为下右为上的原则依次排列。 准备会议资料。 会务组应该准备有关会议议题的

6、必要资料，这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者，方便于与会者的阅读和做好发言准备。 会议前的接待礼仪。 会前检查。 这是对在准备工作阶段考虑不周或不落实的地方进行的补救。比如检查音像、文件、锦旗等是否准备齐全。 提前进入接待岗位。 接待人员应该在与会者到来之前提前进入各自的岗位、并进入工作状态。一般的接待工作分以下几个岗位。 签到。设一张签字台，配上1-2名工作人员，如果是要求接待档次比较高，可以派礼仪小姐承担。签字台北有毛笔、钢笔和签到本。向客人递钢笔时，应脱下笔套，笔尖对自己，将笔双手递上。如果是毛笔，则应蘸好墨汁后再递上。签到本应精致些，以便保存。如需要发放资料，应礼貌地双手递上。接

7、待人员应经常向会议组织者汇报到会人数。 别花。礼仪小姐为需要发言的重要嘉宾和领导别上胸花引座。签到后礼仪人员或高管亲自陪同和指引与会者入场就座。对重要领导应先引入休息室，由企业领导亲自作陪，会议开始前几分钟再到主席台或台下贵宾区就座等候上台发言或剪彩。 接待。与会者坐下后，接待人员应递茶，或递上毛巾、水果，热情向与会者解答各种问题，满足各种要求，提供尽可能周到的服务。 会议中的服务礼仪 会议进行中的服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。 倒茶服务人员注意观察每一位与会者，以便及时为期天茶水。到谁是动作轻盈、快捷、规范。杯盖的内口不能接触桌面，手指不能因在北口上，不能发生杯盖碰撞的声音。一般是左手拿

8、开背盖，右手吃水户，将热开水准确倒入杯里，不能让茶水见到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上的右上面。如果操作不慎，出了差错，应不动声色地尽快处理，不能惊动其他人，不能慌慌张张，来回奔跑，将与会者的注意力引到自己身上，否则，这将是极大的工作失误。 其他服务会议按拟定的程序进行，应紧凑，不要出现冷场的局面。这就要求各个工作人员“严阵以待”，做好各项准备工作。如，会议进行第一项：全体起立、奏国歌。这是音响应立即播放出国歌。又如，大会宣布办法荣誉证书，组织人员应迅速将受奖人员排好队，礼仪小姐把领导从主席坐席上引出来，另有礼仪小姐将证书一一递上，由领导颁发给受奖者。为使会场上的活动有条不紊，必要时应

9、将有关人员组织起来进行模拟训练，避免会场上出现混乱。 如果与会者有电话或有人要相告特别重要的事，服务人员应走到他身边，轻声转告他。如果要通知主席台上的领导，最好用字条传递通知，避免无关人员在台上频繁走动和耳语，分散与会者注意力。 做好会后服务的准备。会议进行之中，就应为会后服务做好准备。如，会后要照相，就应提前将场地、椅子等布置好，摄影师做好摄影的准备。另外，会后的用车也应在会议结束前妥善安排。 会后服务 会议结束后，全部接待人员应分工明确地做好善后处理工作。 组织活动会议结束后，有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、照相等，这些工作很繁琐，应有一位领导统一指挥和协调，而且这位领导要有很

10、强的组织能力才能胜任，同时其他接待人员要积极配合，各负其责，做好自己分担的工作，以保证活动计划的顺利实施。 送别根据情况安排好与会者的交通工具，使其愉快、及时地踏上归程。 清理会议文件 根据保密原则，回收有关文件资料。整理会议纪要。新闻报道。主卷归档。会议总结 本公司承揽大型会议活动的策划组织，企业形象宣传及巡展，展台设计及施工搭建，会议设备租赁等服务，有为大型会展及商务活动提供全方位服务的丰富经验，我们是自由而富有创新精神的年轻人，秉承为各界朋友提供国际水平专业服务的一致信念，不断努力，我们的最终目标是帮您实现您的愿望。一、您可以选择我们的理由：1、我们是专业的、精通业务的会议接待中心，由专

11、业的人才为您服务。我们以优质的会议组织能力和周到的高质量的接待服务，是您专心与会，把会议开的圆满成功。2、我们通过多年的诚信经营，建立了稳定、广泛的订房系统，能为您订到最低价的宾馆饭店及会议活动场所。3、我们有经过批准的机票售票中心，能为您提供及时的、价格最为合理的、优质的返程机票业务。4、我们与各宾馆酒店、民航、铁路、车队、会议活动场所有极好的合作关系，能保证您的会议如期、顺利举行。5、我们能为客户提供最好的旅游咨询及旅游服务。6、我们是大连知名企业，有极高的品牌价值，能让您的客人放心，感觉不会掉价。7、我们是合法的旅游企业，在旅游局交纳了10万元质量保证金，如果出现什么差错，有赔付的信心和

12、能力。8、我们有现成的可供选择的数十条大连市内、旅顺、金石滩，山东半岛、东北三省、朝鲜边境等地区的旅游线路，还有能力为您现场设计您满意的旅游行程。9、我们有信息丰富的企业网站，能为您的会议提供适时的宣传。10、“诚信铸造品质，服务编织未来”是企业服务宗旨，“服务质量第一、客户利益至上”是企业的基本精神。“给你家的温暖”是企业的不变准则。我们有足够的信心，提供优质、周到的服务，使您满意。二、会议服务的范围：1、根据客户的意愿、要求，策划、组织、执行会议的各项接待工作，让会议客户放心、满意最大化；让会议接待服务优质最大化。2、免费代订各星级酒店、各级餐厅、各种会议室并给予客户最优惠内部协议价，做好

13、会议用房、会议用餐、会议室的使用等各项工作。3、会议期间免费提供1-2名经验丰富的接待人员全天协助会议工作（包括办理代表签到、解释、资料整理分发、分房、展台规划及会场布置等工作），做好会议期间的协调服务工作。4、按要求安排会议接站工作，指派专车到机场、火车站免费接送参会代表，免费代订返程飞机票。5、按要求为其提供相关的外语翻译、摄像、礼仪、公关、文秘等服务。6、按照要求及会议的具体地需要，提供白板、纸笔、音像设备、投影仪等各种会议设备。7、我公司可根据会议的内容、课题等，邀请相关课题的专家授课，为客户提供相关的建议、邀请安排及其相关的具体工作。8、按要求为会议期间的重要客人(VIP)提供特殊照

14、顾、服务(如提供高档豪华专车、娱乐建议等)。9、以最优惠价格、最优质的服务，组织、安排参会代表的会后观光、考察活动，做好观光、考察期间的吃、住、行、游、购、娱的各项观光考察安排，让参会代表充分了解、认识风情万种、风光秀丽的滨城大连。10、按要求提供会议或会展期间的后勤保障和外围协调服务，代办会展用品的航空、铁路托运和大连土特产及会议礼品。三、会议服务：会前服务1与会议主办方洽谈2提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方3派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。4确定方案，签订合同，预付定金。会中服务1会议接

15、待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。2会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。3会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。4会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。5会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。6会议旅游：旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。7会议娱乐：娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。8会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。会后服务结帐：提供会议过程中的详细费用发生明细及说明，专人与客户进行核对并结帐资料：会议后的资料收集，根据客户要求制作会议通讯录或花名册。