GTD时间管理原理与实践分享1-9

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1、GTD时间管理原理与实践分享原理篇（1） 通过学习戴维.艾伦的尽管去做：无压工作的艺术和GTD and Outlook 2007两本书，自己总结了GTD的核心思想，并从2009年11月开始实践GTD。经过4个月的磨合，不断的体会，感觉GTD给了我很大的帮助。昨天又跟同事们做了分享，大家都觉得很实用。接下来，我将用一系列的短文来总结我的GTD实践，希望对大家会有帮助。什么是GTD？先分享一句哲言，知名华人讲师林伟贤老师：“做事是靠系统，而不是靠感觉” GTD（Get Things Done）这是关于时间管理的一套体系和方法，它让我们抓住所有一切需要处理的“工作”，并把它们统统置入一个脱离大脑的逻

2、辑系统中进行组织和管理。这里的“工作”是指广义上的工作，我的理解是所有你需要处理的事情，包扩资料、信息、杂事、邮件等等，大到拯救地球，小到替老婆打酱油。GTD的核心思想是将你的所有的“工作”都从大脑中请出来，放在一个外部的系统中统一的组织和管理，让你的大脑专心的做思考工作，而不是记忆杂事。打个比方，GTD系统就是你的私人秘书，她帮你安排好你的工作；而你相当于企业的CEO，专心思考公司的战略。为什么要这么做呢？“焦虑是由于缺乏控制力，组织管理、准备和行动不足所造成的。”（戴维凯克奇DavidKekich）。GTD的方法，试图通过以下三个途径，帮助我们解决掉事情老是萦绕心头的感觉，减少/消除焦虑，

3、真正的做到“无压工作”：（1） 确切地认定它们的预期结果是什么；（2） 决定你下一步的具体行动到底是什么；（3） 把后果和即将采取行动的提示信息存入你所依赖的体系中去。GTD时间管理原理与实践分享原理篇（2） GTD时间管理的五个步骤 GTD针对工作的管理共有五步，分别是收集、组织、执行、检视和更新。下面对这五个步骤先做个简介，然后再详细说明。图片 1 GTD方法的五个步骤（1） 收集，顾名思义，就是要把你要做的工作全放到一起，或者是全部都列出来，不需要经过任何处理，只需要将他们都从大脑里请出来。（2） 组织，对于上面收集到的工作，一件一件的进行判断、整理、计部划、安排，并制作任务清单和日历。

4、这个过程之后我们会介绍处理的详细过程。（3） 执行，就是按照上一步做的任务清单和日历按部就班的做事。（4） 检视，就是每隔一段时间就做个回顾，自我总结。（5） 更新，不断添加要做的工作、计划等，更新GTD系统，让能够跟你的生活一致。这五个步骤最终构成了一个闭环，在执行的过程中，你需要不断地更新自己的GTD系统，使它尽可能的与你的生活同步，这样你才能完全的依赖他，为自己创造价值。真正的落实GTD的方法，会让你将你的梦想（To Be），通过一个一个的“下一步”执行的步骤（To Do），最终得到实现（To Have）。第一步：完整收集工作收集工作是GTD的第一步，要做的是先把脑子里面装的各种事情清空

5、。这个过程还不涉及对工作的处理，只需要把事情全部列出来，会在下一步进行处理。需要收集的工作内容有：（1） 承诺他人的事情，如明天我要给XX发个XX材料；（2） 工作中要做的事情，如XXX集团XX项目、XXX大会准备等；（3） 生命中应当承担的责任，如我要帮助XXx干XXXX，我要拯救全地球等等，呵呵；（4） 生活中的各种杂事，如帮媳妇打酱油，给孩子买生日礼物等；（5） 突然冒出的灵感想法，如突然想SNS是不是可以跟家教结合在一起，需要去论证一下；（6） 接受到得各种材料，需要处理；（7） 等等吧，只要是跟自己有关，需要去过问或做的事情，都统统的收集到一起，放到一个容器里，我们称之为“工作篮”。

6、下面介绍一下“工作篮”，就是存放你还没有处理的工作的地方。可以是一个真正的篮子，放各种待处理的工作（材料、文件、记录等）。不过现在是信息社会了，可以更加先进一点：).“工作篮”通常可以使用便签纸、即时贴、记事本、智能手机或者是电脑软件来记录。我自己就使用Palm的Diddlebug软件来记录，可以手写，随时写随时删。 收集的过程中有几个注意事项：1) 完整的收集。做到一件都不漏，这样系统才能完全帮你管理起你的生活和工作。2) 一定尽量减少你用于收集杂事的工具的数量。这样便于统一管理，不容易漏掉，而且简便。3) 你的工具随时随地都能收集。不能随时收集，很难做到第一条完整性。4) 按照你的爱好选择

7、工具，最喜欢的工具才会用。原创GTD时间管理原理与实践分享原理篇（3）第二步：工作的组织在将所有的事情都收集到一起后，我们要将他们进行加工。加工的目的是彻底清空“工作篮”，将这些事情最终组织成为可以执行的“下一步”工作清单。组织的步骤可以用下面的流程图来表示。图片2 GTD工作加工流程图Step I ：弄清工作到底是什么？不是已经写出来是什么工作了么？现在要回答的是“这件工作到底是什么”的问题。要问自己几个问题：（1） 这件工作对我有什么意义？（2） 我对这件工作的预期是什么？这样才能真正明确这件事到底是什么，然后进入下一步；Step II：判断是否要采取行动：对于不需要采取行动的工作，有三种

8、可能。（1）这个工作（包括信息、资料、杂事等）对自己没有任何意义，直接扔掉，不要留恋；（2）这个工作是我的一个梦想、或一直想做的事情，但现在又不能马上采取行动，那么把它列为Someday/Maybe的事情。如学习英语、去趟铁岭度度蜜月等等。这些事情有待你日后规划来实现的。 （3）这是一份资料，自己觉得很有用处，但现在用不上，那么就存档，留待日后查找。存档的时候注意要分门别类，避免日后知道自己有这样一份资料，但不知道放到哪里去了，那就尴尬了。如果需要采取行动，则进入下一步。Step III：判断下一步行动是什么“下一步”是指那些耗时不超过1小时，可以立即动手做的事情。如我要规划一个公司的网站，我

9、的下一步工作可以是“查找同行的网站，找出共性和差别”。“下一步”的关键是可执行性，可以慢慢体会。按照工作的大小有两种情况。一种是比较大的工程。如要执行一个咨询项目（我自己是咨询顾问，职业病），这就需要事先对这个项目进行规划，列出要做的任务，给出时间点，甚至是画出甘特图。但一般自己的事情做到用思维导图列出要做的事情就可以了。这样就能知道自己可以马上要做的“下一步”工作是什么了。另一种是小事，没有多少步骤，在心里盘算一下就行。如给老妈打个电话，这本身就是个行动。小事和大的工程的区别就在于，工程不是一次工作能做完的，它需要很多的步骤，需要你多次的工作才能完成。这样无论是小事还是大工程都有了下一步，下

10、面要进行初步的处理。Step IV：初步处理“下一步”并制作工作列表和排程处理的时候，可采用2分钟原则：（1）对于用时不超过2分钟的事情，马上动手做。这样做能够节省很多时间，避免你日后再找出这些小事，反而会花更多的时间去做。举个例子，我们公司笔记本可以分月报销费用，当我已收到IT发送提交报销发票的通知时，我会马上把发票交过去，不到2分钟解决。否则，如果你觉得这是小事，放着不管，很可能很快就忘了，等超期了，重新审批，说不定半小时也搞不定。图片3 下一步处理流程（3） 对于大于2分钟的事情。a) 能够指派给其他人做的，尽量分派下去。华人成功学讲师陈安之针对时间管理讲到：“时间管理的精髓就在于，自己

11、制作最有生产力的事情。”所以，把除了只有自己做才能保证品质、只有自己才能做、自有自己做才能保证最高产能之外的能够放权的事情，全部委派出去，要善于Use Others Peoples Time（UOPT）。b) 自己做的事情。对于这些事情，我们要分场合来编制行动清单，一有时间，就从列表中挑选出要做的事情执行。对于其中要发生在某个特定时间的行动，我们要在日历中安排。下面我会分别描述制作任务清单和日历的排程。原创GTD时间管理原理与实践分享原理篇（4）下面我们详细探讨一下行动清单：行动清单时记录所有的工作和工作的“下一步”行动的大列表，之后你要执行事情都是参考这个清单，相当于秘书给你做的工作安排。每

12、个人大约在执行的工作（广义的工作）都有十几甚至是几十件，再加上他们的下一步，在你的任务清单上可能会产生几十甚至上百个要执行的“下一步”工作，这样我们就要分类管理。在GTD管理思想中，采用的是按照场合来分类，场合是决定你在某个时刻能够采取的“下一步”工作的内容。下面参考的台湾时间管理讲师张永锡先生的分类方法，这个分类方法非常适合入门级的选手。当然，按照场合分类，完全可以根据自己的工作环境自己组织。 下面介绍一下我的分类方式，参考戴维.艾伦在GTD and Outlook 2007上的分类方式做的个性化分类。L-Projects是指超过3个月的工作S-Projects是指3个月内可以完成的工作这两

13、个分类是从纵向上把握自己同时在执行的项目的列表，可以让你长期对同一件事情保持跟踪执行。下面带符号的都是细分出来的“下一步”行动。我分成了8中场合：Agendas，主要是约定、打电话等事情Christine，这是我的直接领导，由于沟通比较密切，这个分类用来存我要向她汇报的工作Commuting，是指我在路上的场合，这个场合我可以听讲座、看电子书等Errands，是我要做的一些杂事，如超市购物什么的，主要跟采购相关。Home，是指我在家里能做的事情。如洗衣服、看电影等等，只能在家里才能做的事情。看电影也要记录么？是的，你做的所有的事情最好都能详细的列出来，这是效率的根本。可以防止你看完一个再看一个

14、，然后再上会网逛逛，然后一个周末就没了。Office，在办公室需要做的工作。这里面大多数都是我要做的公司的事情。每天我到公司基本上看的最多的就是Office这项，从中挑选出当天要做的事情，就是一天的行动清单。每天在公司目标明确，效率很高，现在已经基本上不把工作带回家了，感谢戴维.艾伦。Planning，这个分类是专门放计划和构思的。这个需要有安静的场合，有充足的时间去做，所以我早上的时候多数查看里面的列表，挑选要做的计划执行。Waiting For，这个是我分派出去的工作环节，放在里面，我可以随时查看，然后到时侯，如果对方还没把我要的东西给我，我会像“黄世仁”似的要帐，绝对不漏，没有烂帐。It

15、eration，这个是我刚刚添加的，发现生活中有很多周期执行的事情，如每天读一篇英文，收集大家的文章，阅读朋友博客的文章等等，都是每天要做的事情，所以，为了防止忘记，也要记录，单独放在一个分类。 以上是“下一步”行动的分类列表的描述，这些列表中的项目都是每个大的“Project”的在现在这个时间点上要做的事情，是横向的事件管理。下面的三项是定制的：Someday/Maybe，是前面流程中讲到的自己想做但现在没法马上行动的事情，很多是自己想要学习的东西或要实现的梦想。这个类别很重要，一定记得时常浏览，挑出可以行动的项目出来，并制定出下一步逐渐实现他们。这些才是我们要的真正的人生。读书，我比较喜欢

16、读书，所以，我通常把我正在读的书放到这个分类里面，并记录读的进度和心得习惯养成，列出我要改掉的坏习惯，人无完人，找出自己的一些坏习惯，列上去，经常查看，不断改正，养成新的习惯，很有用。下面介绍一下日历的使用 在初步处理中，需要对自己在某个时间点上要做的事情进行排程。 先说一下，可以放在日历中的事情。在某个确切的时间里采取的行动。如XX月XX日X时，我要参加一个XXX会议。在某个确切的日期里采取的行动。如XX月XX日，我要给X同学打个电话，祝他生日快乐，只要我在这一天里把这个事情做了就行。在某个确切的日期所需要的资讯。我在某天需要得到XX部门给我的XX资料，我通常会设置日历，到时看是否收到，没收

17、到就主动上门索要。这与Waiting For 里面的条目是关联的。 在使用日历的时候，我非常赞同台湾张永锡老师的观点，“日历是个神圣的地方，尽量要减少放在日历中的事件的数量；事情一旦放到日历中，就代表着到这个时间点的时候，你一定会完成这件事。” 截止目前为止，我们完成了工作的完整收集，又通过分析、计划、处理2分钟内执行的工作、制定行动清单、日历排程完成了工作的组织，彻底清空了“工作篮”。如果你认真做到了这些，现在我们心中总会有如释重负的感觉，如同刚刚彻底打扫了房间一样，这就是时间管理的目的“处于没有压力的状态”。原创GTD时间管理原理与实践分享原理篇（5）在GTD中，“什么场合做什么事”是主要

18、的管理思想。所以我们先探讨在一个时间点上如何决定“现在干点什么呢?”这个问题。 （1）场合，是首要因素。如果你在飞机上，就没法打电话；如果你在办公室，最好不要收开心上的菜；如果你正在等车，就不适合给客户打电话；。 （2）时间，这个要从两个角度看：一方面，要看时间块的大小是否合适，即所谓量体裁衣。所以在管理行动列表的时候，如果能加上用多少时间这个因素，会更加实用；另一方面，如果是跟别人合作，要注意对方的时间是否合适。如果你是在做跨国合作，更要注意对方的时区的影响。 （3）精力，人的精力不是无限的，但很多人不是这么认为。任何人，每天都有精力的低潮和高潮，仔细体会自己的周期情况。在精力旺盛的时段安排

19、较难的任务，在精力低潮的时段安排一些相对轻松一些的杂事，会使你一直保持较高的工作热情。在精力管理方面，向大家推荐吉姆洛尔和托尼施瓦茨精力管理一书，大家有兴趣可以读一下。当然也可以等着看我的文章，后期我会写一些。 （4）重要性，为什么重要性放在最后？很多时间管理的方法都强调重要性因素。但在GTD体系中，我们更关注“现在”“马上”可以做的事情，所以重要性的决定意义不大。但GTD体系中还是很重视重要性的作用，但主要会体现在每日清单的安排上，这个后面会说明。 综上，决定“现在能做什么?”的一般流程是：当你处在一个特定的场景中时，你可以监视你的分类行动清单，从当前的场景中，挑选出即符合时间要求有符合精力要求的事情，“马上行动”。当然符合以上条件的前提下，重要性才会被考虑。 举个例子，早上，一般和媳妇一起出发上班，我一切就绪了，但媳妇还得收拾5分钟，这五分钟能干什么呢？在我的home列表里面，“阅读创业家杂志”，OK就是它了，我马上翻开杂志，阅读了2篇短文。整本整本的杂志就是这样被读完的，并且我要声明我不是工作狂！呵呵。笔者注关于执行，下面会另起一篇，写一些执行的技巧。