会议管理制度

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1、天成集团会议管理制度1 范围本制度规定了会议的组织原则、分类方式、管理要求及组织会议的相关人员的职责、权限等内容。本制度适用于集团及子公司所有会议的管理。2 引用文件2.1管理性文件管理办法3 职责分配3.1 会议主持者的职责3.1.1 根据会议的规模、性质和内容，做好会前准备或指定秘书部做好相关配合。3.1.2 会前宣布会议纪律，会中维持会议秩序、把握会议主题、控制会议时间、得出会议结论，会后监督、检查会议决议、决定的落实情况。3.1.3 坚持民主集中制原则，营造民主气氛，引导与会人员围绕主题积极发言。3.2 会议召集部门/秘书部的职责3.2.1 组织确定会议时间、地点及参加人员、会议议题、

2、安排会议议程，下发会议通知（例行会议可免发通知）；3.2.2 准备会议所需材料和文件；3.2.3 布置会场及安排其它会务工作，协助主持者维持会议秩序，检查考核会议纪律及决议执行情况；3.2.4 配合主持者开展与会议有关的其它相关工作。3.3 参会者的职责3.3.1 根据会议议题作必要的调查研究，准备发言材料。3.3.2 在规定的时间内充分发表自己的观点和意见。3.3.3 遵守会议纪律，倾听别人的发言，协助主持者完成会议议题并形成决议。3.3.4按要求及时传达和执行会议精神，并及时向会议主持者和召集者（或部门）汇报决议执行情况。3.4 记录者的职责3.4.1 熟知会议记录的基本格式和要求，了解会

3、议议程。3.4.2 认真做好会议记录。“会议清单”见： 附录 A 。3.4.3 整理下发会议纪要。4 会议的组织原则4.1 优化原则 会议的内容、规模、时间、参加人数必须是能够达到预期目的的最佳选择。 4.2 紧迫性原则 会议应突出其时效性，选择最佳时期召开，并在预定时间内结束。4.3 效率原则 会议必须以最小的人力、物力和时间投入获取最好的效果，会议组织者必须高度重视单位时间内的效率和会议决策的正确性。与会人员的发言出现超时、偏题等现象时主持人必须立即给予制止。4.4 信任原则 与会人员必须在相互尊重、相互信任的前提下商讨问题。4.5 约束性原则 会议一旦形成决议，未经同级或更高级别的会议做

4、出修正或更改，任何人不能改变会议决议。5 会议的分类及组织方式5.1 按业务类别不同可分会议分为三类。即：行政会议、政工会议、业务会议、5.1.1 行政会议 如：总裁办公会、经济工作会议、总结表彰大会、专项工作会议、董事会、监事会、股东会。5.1.2 政工会议。如：员工大会、工会沟通会、党支部会议、团支部会议。5.1.3 业务会议。如：部门例会，业务协调会。5.2 按会议召开方式的不同可将会议分为两类。即：定期会议和不定期会议。5.2.1 定期会议5.2.1.1定期会议简称“例会”，指按一定规律和方式，周期性组织召开的会议。为确保例会的适宜、有效。例会的确定应本着精简高效的思想，尽量少开。例会

5、数量的增减或会议召开的周期需变更时，会议召集部门必须提前（至少5个工作日）报公司级主管领导批准。5.2.1.2 新增的例会，在第一次会议召开前应明确召开时间、地点、主持人、召集人、参加单位或人员、议题、发言顺序、总时间控制等事项，并报公司总裁办和秘书部备案。5.2.1.3 固定每年、每季度、每月会例行召开的会议。5.2.2.不定期会议是指有突发问题需要协调处理或出现特殊事项需要组织研究、协调、探讨、决策时临时组织召开的会议。6 会议安排 6.1 公司级会议由主要领导确定由总裁办统一安排召开。例会按已经确定的时间、地点组织召开；不定期会议由召集部门提前向总裁办申请，以便公司办根据公司当前的工作安

6、排情况编排会议计划和协调会议室，不需使用会议室者除外。6.2 安排会议坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。各部门组织的不定期会议应服从统一安排，会议的时间、地点和主要参会人员等不应与公司确定的例会冲突，在会议召开前，会议召集部门应及时向总裁办申报，行政中心安排，经确认无冲突后及时做好会前准备，确保会议顺利召开并取得良好效果。6.3 对于准备不充分、重复或作用不大的会议，公司行政中心有权提出意见，必要时可拒绝安排会议室。6.4 子公司或友联单位在我公司召开的会议者说（如联营洽谈会、用户座谈会等）由总裁办视情况安排，有关业务归口部门协助。6.5 需要投入一定经费的会议（包括在公司内、外召开的会议

7、），召集部门应填写“会议事项申请表”（具体见附表1），经公司办审核，分管公司领导审批后方可筹备布置。会务费用超过5000元的须报董事长审批。6.6 会议区域或座次由召集部门负责安排，会场布置和座次应充分考虑会议效果。7 会议室的管理7.1 会议室是公司举行会议、接待来宾（含客户）的重要场所。时刻要保持整洁，有序，功能设备完整。7.2 公司会议室原则上只限于公司内部各部门使用，子公司及外单位借用会议室时，须经总裁办批准，并到行政中心办理借用手续。7.3 公司内各部门需要使用会议室时，应严格按照行政中心的统一调配使用，任何部门未经允许不得擅自使用会议室 。7.4 会议室的使用者应爱护会议室的设施，

8、保持会议室清洁；用后应及时锁好门窗，任何人不得将会议室的桌椅、茶具、烟缸等设施带出会议室。7.5 会议室的清扫、维护。7.5.1 行政中心负责会议室内配置的空调机、音响设备、桌椅、茶杯等设施及其它物品的完好及安全；卫生环境的整理，提供会议用茶、水等。7.5.2 物业公司委派的清洁人员负责会议室的日常清扫。 8 检查、考核8.1 未按规定报批，擅自增减例会或会议（含临时）未严格按组织原则进行控制而导致相关人员抱怨的，每项.次扣召集部门主管领导及主持人当月绩效5分。8.2 会议召开后未形成明确的决议，至使参会人员不满而投诉或所议事项无法落实时，每项扣除会议召集人和主持人当月绩效5分。8.3 会议的

9、主持、召集、记录和参会人员等应按职责分配分别做好会前准备，并按时出席会议。未经会议主持人同意不得缺席、迟到、早退。否则，每迟到、早退1次扣当月绩效3分；缺席1次5分。（迟到、早退超过30分钟者视为缺席）8.4 因故不能出席会议者，必须提前向会议主持人请假，未经批准不得擅自不参加或委托他人代参加，否则视为缺席。8.5 准备不充分，未按会议要求发言者，每次扣绩效分2分。8.6 在会议召开过程中，精力不集中（或精神萎靡不振）者扣当月绩效1分，经主持人提醒后仍不改正者每次扣当月绩效2分；打瞌睡者，每次扣当月绩效3分，经主持人提醒后仍不改正者每次扣当月绩效4分。8.7 会议期间，任何人手机、传呼机等一律

10、调到振动位置，否则，每影响他人1次扣绩效3分，例会期间原则上不得接听电话，确有特殊情况时必须示意主持人知道，不影响他人，到室外接听。8.8 任何会议均必须首先明确发言顺序和时间。与会人员严格按规定顺序和时间发言，若该会议有人员或部门未参加，则发言按顺序前移，若无需协调的问题，应说明“无问题”，出现未按顺序发言，每次扣当月绩效1分； 8.9 会议一旦形成决议，执行人必须保质保量、按时完成工作。对未按时完成工作任务者，视工作的重要程度每项.次扣当月绩效5分，未按要求完成且不及时向会议召集部门或主持者汇报的加倍考核。8.10 会议召开后3个工作日内（含召开当日）应形成并下发会议纪要，临时会议根据必要

11、性原则形成会议纪要或相关文件，以便记录和公布决定事项。为保证决议事项能够及时得到落实，每拖延1天下发纪要或文件时扣当月绩效5分；8.11 未经允许擅自使用会议室的部门，行政中心负责监督，呈报总裁力按每次扣当月绩效5分考核责任部门的主管领导；损坏会议室内物品及设施者，除照价赔偿外，每次扣当月绩效10分。8.12 会议纪律的考核由会议的召集部门执行，对未严格按本规定执行考核的，其上级监督部门有权报企管处按对应处罚力度考核召集部门主要负责人。 - 8 -附录 A：公司级例会内容及相关规定 序号会议名称召集部门主持人召开时间召开地点会议主题参加人员1总裁夺办公会总裁办总裁办主任1次/月集团会议室上月各部门的工作总结和下月工作计划。各中心主任，八“O”2员工 大会 3董事会 4 监事会 5 股东会 。6专项工作会7经济工作会8业务协调会9总结表彰会10党支部会11团支部会12部门便会131415附表1： 会议事项申请表 主持人召集部门开会日期 年 月 日地点会议内容参加人员预计开支费用其它联络事项备 注 填报： 审核： 审批：附表2： 会议决议事项检查表会议名称召开时间主持人记录人员督办人员决 议 事 项承办人要求完成时间实际完成时间验证结果注：公司级例会的决议检查必须填此表，临时会议视必要性填写。