高校后勤信息化建设势在必行

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2、螇袅莀薄蚃羄肀莇蕿羃膂薂袈羂莄莅袄羁蒇蚁螀羀膆蒃蚆羀艿虿薂罿莁蒂袀羈肁蚇螆肇膃蒀蚂肆芅蚆薈肅蒇蒈羇肅膇莁袃肄艿薇蝿肃莂荿蚅肂肁薅薁膁膄莈袀膀芆薃螆腿莈莆蚂腿肈薂蚈膈芀蒄羆膇莃蚀袂膆蒅蒃螈膅膅蚈蚄螂芇 高校后勤信息化建设势在必行 提 纲：一、 后勤管理信息时代已经来临二、 大力推进高校后勤管理信息化的必要性三、 何谓后勤信息化管理平台四、 高校后勤信息化建设的重要意义五、 信息化建设为我们带来哪些好处六、 目前全国高校后勤信息化建设的基本情况七、 北京高校后勤信息化课题组的研究情况八、 标准化管理（ISO9001）与信息化建设的关系九、 信息化建设不是高不可攀的十、 信息化建设的方法与步骤十一、

3、 在建设过程中可能出现的问题与对策高校后勤信息化建设势在必行一、 高校后勤管理的信息时代已经来临 随着全国高校后勤社会化改革的不断深入，高校后勤在管理的范围和服务的质量上都有了新的要求，原有简单、落后的管理方法和手段已经不能适应社会化改革和市场竞争的要求。提高后勤管理水平、提高内部运行效率、增强服务意识已经成为后勤实体生存与发展的必要条件。引进先进的计算机网络技术进行后勤全面的信息化管理已经是后勤发展的必由之路。在当前我市后勤改革的新形式下，利用信息手段加强后勤管理层次与管理水平是我市后勤工作重点。作为首都高校，我们的优势就是不断的创新意识和科学的管理，第一阶段后勤的实体改造已经基本完成，第二

4、阶段的标准化体系认证也已经基本告一段落，第三阶段的信息化建设是对我们前一、二阶段工作的深入落实与巩固，后勤社会化改革是一个渐近的过程，在这一过程中，必须注重管理创新，通过管理创新使改革真正产生积极的成效。然而现代信息技术的应用是先进制度和现代管理所赖以实施的重要手段。二、 大力推进高校后勤管理信息化的必要性目前，我们高校后勤在利用信息化管理的手段上还比较落后。随着高校逐年扩招，学生人数越来越多，对吃、住、后勤物业服务保障要求也越来越高。同时，校区基础设施也在不断增加，管理服务内容和范围也在不断扩大。校区分散，部门众多这就要求我们后勤提供服务保障的管理模式和方法也要适应这一新形式的变化。提高后勤

5、队伍素质建设和服务意识，有效地利用网络化、现代化管理手段已经是大势所趋，只有这样才可能更好地保证学生和教职员工的正常学习和生活。教育部2005年数字显示高校平均每年新生以24.8%的速度递增，今后几年扩招速度仍将保持在18%左右；基础设施以15%的速度递增，再加上高校间的合并和校区的不断扩大，我们后勤在管理的规模和内容上是以积数形式增长。在进入数字和网络时代后，人们的思想观念和意识也在不断更新，尤其是外部的市场环境，各种配套服务提供的方式在利用网络化的手段上日趋完善并呈现出多样化趋势。学生和老师对服务质量的要求也越来越高。作为我们后勤服务部门来说如何有效提高管理水平和服务质量以满足新形式的需要

6、是改革的一个主要问题。建立现代企业管理制度，充分利用网络和信息资源已经成为市场化运作的必然。社会环境、市场环境的不断变化，使得高校后勤市场不断被外界竞争机制渗透，这就要求我们后勤人要有忧患意识。由原来的不计成本到开始计算成本、由原来的不讲效率到现在必须讲效益（效率和收益）实现观念上的转变。那么，在这样的条件和特定的环境下，就要求我们后勤在企业运作上必须采取适应这一变化的运行机制，以保证我们的生存和发展。即：建立起一套我们后勤自己的信息化管理平台体系。三、 何谓“后勤管理平台”后勤管理平台就是要将分散的、孤立的信息汇总处理形成信息管理链。处理分析统计各个中心职能部门的管理数据，资金使用情况、收益

7、情况、资产情况，人员情况、绩效考核、监督情况以及所有资源进行共享和组合查询等功能和信息。以达到降低整体运行成本，有效规避运营风险，使资源得到重组，创造效益最大化，使后勤管理真正成为统一体。后勤管理平台又是将后勤已经使用的部分有效软件和设备纳入后勤管理的大平台体系中，如后勤日常办公管理子系统、餐饮管理子系统、学生公寓管理子系统、动力管理子系统、物业管理子系统、车队管理子系统、校医院管理子系统、固定资产管理子系统、人力资源管理系统、幼教管理子系统等等，将信息和数据上传到建立的集团总服务数据库中，通过系统分析得到所需的各类报表、图表曲线和其他重要数据，使信息得到充分利用和共享。同时，平台体系将不受地

8、域限制，在不同校区、不同部门间建立起高效信息互动。四、 高校后勤信息化建设的重要意义 办公效率大大提高：分散在不同校区的各个部门上报和待审批文件均在自己的计算机上就可以完成，作到了审批流程网络化：比如我们目前的审批流程是，各个部门需要审批的文件都要约见自己的主管领导，如果不是一个领导需要审批就要约见多位领导，如果领导不在就要等，既耽误时间又耽误工作。在我们实现信息化管理的学校中逐级等待审批的问题已经得到彻底的解决。将需要审批的文件逐级或同时转给多级或多个部门审阅，在网络中大大提高效率且无论此人是否在座位上都可以收到，并得到提醒。无论是在外地开会还是在家中可以随时审阅。而且任何一台计算机或笔记本

9、电脑都可以，不是你自己的机器都行，只要有windows操作系统就行。处理急事、要事、突发事件就方便多了。领导对工作检查和分派将不用事必躬亲，而是在自己的电脑上就可以看到全部下属工作完成情况，并给予指导。 另外，各部门上报数据统计的时间也由原来的周期过长，有时不够准确不够标准规范，手工统计的差错率和效率较低是问题的关键。有些是由于当事人不在而造成的延误问题。这就导致我们整体工作效率的降低，使我们的决策对问题的判断反映就会“迟钝”。 那么现在我们通过各点信息采集，系统可以自动完成统计工作，对不同数据的分析处理自动生成相关报表，且标准规范统一。对数据统计的周期大大缩短。 资源共享：后勤公共资源和各种

10、信息可以通过信息平台统一展示调用，如设备使用情况、库房物品情况、人员详细情况、财务情况、各种需要共享的信息和汇总的报表等等都可以在整体的平台体系中查到。解决了原来的信息闭塞，沟通不畅的问题。 经费节支效果明显：显性节支，利用网络化办公后，我们大家都知道文件纸张、打印、复印和各种相应耗材均无须大幅使用。隐性节支，校区部门间的检查监督不用来回走动，需要手工操作的一些核算部门人工减少、甚至有些部门都可以精简合并，相应的劳保福利和费用都可以降低，汽车、油耗降低、同时可以节省大量的时间。据我们跟踪调查办公经费节约不少于原支出的25% 创收渠道明显增加：利用成本核算管理后，由原来的不计成本到开始讲效益（效

11、率和收益）形成了质的飞跃，如餐厅售饭流程细节管理、车队用车成本管理、库房闲置物品、还有些校医院进行多种创收服务等。利用各种方法增加创收手段。 资产管理更加清晰准确，随着我们后勤设施不断增加，各个中心部门的资源也不同程度地扩大了规模。那么，我们要想创收，第一步就是要清楚地了解我们有多少资源可以被利用，盘清才可能盘活资产才可能作到重组，以创造出其最大价值。作到对资产由保值到增值的观念转变。这就是利用了信息管理工具来完成的。并做到了自动汇总统计相关数据。 建立完善的出入库管理：管理的三要素就是人、财、物。现在是四要素又加了一个信息。对物品的信息化管理和多库房的资源共享不仅可以降低我们流动资金的占压，

12、保证我们物品、食品或商品的最优化。同时也是健全管理漏洞防治腐败的关键。另外，库房的信息共享后也就不需要那么多人工成本了。也可以规范了出入库管理。 监督考核以数字说话：对员工和部门的绩效考评由原来的模糊管理，人情管理到现在用评估数字说话，形成了一切用量化指标的管理。更科学合理也更公平了。管理是既简单又能服人。如报修用成本法和满意度打分法、环境卫生用分值、食堂收益量化指标管理等。举个例子：维修中，从接到报修电话开始就有记录，何人、何事、何时，到维修过程的成本，用户的满意度，都有记录，维修后不久又出现同一问题，那么他的奖金就要受到影响，都有相应的分值，同时技能就要进行培训等；校园环境、保洁个别班组工

13、作很被动，不督不干的现象时有发生，那么现在也用分值法和个人利益挂钩，同时进行网络公示，他的主动性自然就得到提升。岗位责、权、利不够明确监督办法没有落实是问题的关键。目前我们后勤很多监督机制和目标管理中的奖励核算机制有待完善。这需要建立一套可以公示的措施，创造出发挥舆论和评议效果的平台来。最终达到自觉主动完成目标的效果，除责任感教育外还要利用经济杠杆，使后勤人真正成为自己的主人。 风险规避：定量分析采购成本变化、收益率：以图表法定量分析采购周期物价的波动，以做好采购风险规避和采购调整，从而降低采购成本。举个例子：如我们食堂的冻肉采购，每年随季节的变化肉类的价格波动很大，用图表法定量分析创收部门的

14、收益变化情况和走势，以便预测下一个周期增长率数值，在前一个低价位购入，当然不光是肉类了，还有其他可以这样操作的物品，这样就可以节省出很多资金。 人员聘用素质明显提高：通过两年的使用，聘用人员上岗条件之一就是要会操作计算机，同时，各个部门传递文件和沟通交流都通过网络进行，利用计算机普及程度大大提高。人员素质明显提高。五、 后勤信息化给我们带来了哪些好处多所高校在通过平台管理系统实施的几年中，各项管理成本逐年下降，其中管理成本节约22%36%（包括优化人员结构），通过引入信息管理、资源重组等增加收益最高至25%40%（包括过剩资源的创收），对库房的科学化管理后，流动资金占压减少最大至18%23%，

15、节约下来的成本就可以建设起信息化平台系统了，所以，高校建设的积极性都很高。六、 目前全国高校后勤信息化的基本情况全国高校后勤的信息化建设整体情况还是非常薄弱，在近两年多的电话记录资料整理中发现，03年和04年电话咨询有关高校后勤信息化建设相关内容的不足160通，05年全年接到全国各类高校咨询电话235通，增加了46%，06年截止到暑假放假前已经接到咨询电话210通，按照这个比例估算今年将突破400通，预计比去年将多增加110%，这说明了什么，说明了我们后勤对内部管理有了新的认识和要求。需求是迫切的。我们在一些省内的高校调查发现，他们对如何有效利用信息手段进行有效的管理也在不同程度地进行着探索，

16、这是非常有益的常识，并且也在想办法部分实现信息管理，也尝到了一些甜头。但是如何使后勤在一个整体的框架下进行信息化建设经验还不足。据不完全统计，各个省在实现信息手段管理上综合情况是，上海有11%左右的高校部分实现了局部软件管理，浙江8%、山东6%、陕西4%、河北4%，目前北京高校后勤信息化管理实现28%，到06年底北京将达到45%左右的使用程度。七、 北京信息化课题组的研究情况北京高校后勤信息化的推广工作是在两个层面上体现出来的，一是建立课题研究，二是样板推广，1) 建立课题研究首先是在教委后勤处领导下成立了“高校后勤信息化建设课题”组，i. 从全局出发，整体考虑后勤体系结构而不是孤立分散的个别

17、软件，它是一个体系平台。它包括了10个子系统涵盖了后勤下属所有职能部门，不仅在业务管理上还在数据分析和汇总统计上提供了后勤方方面面的信息对把握整体提供了决策依据，同时可以形成全市统一上报数据给教育管理部门。ii. 要可以实现分步实施建设的操作，先从后勤办公平台开始修主管道，随着主要部门和中层干部的熟悉，可以逐步从有条件的中心或部门开始实现系统管理，一部分一部分建设，搭建一部分使用一部分。直至最终全部建设完成，因为系统是在整体框架下开发的，所有数据和接口都已作好，就象搭积木一样，全部搭起来后自然就形成了平台体系。iii. 还要遵循相关的标准，在我们研究的过程中，平台体系遵循了高校后勤社会化工作规

18、范ISO9001国际质量管理体系两个标准化评估验收体系卫生部食品量化分级管理HACCP食品安全检测体系等体系。iv. 避免各自为政，自己搞自己的，将来统一后还要重复投资，所以在各高校信息化需求强烈是进行规范和引导是非常必要和重要的。这些内容都是课题研究的重点。目前，已经取得一些成果，框架体系已经搭建完成，细化工作还在进行中。2) 树立样板推广这是北京信息化推广的第二个层面，也是让理论研究与实践应用相结合的工作重点，刚才北京市教委李处已经说过，北京06年全市后勤工作的一个重点落在建立健全后勤信息化管理的体系工程上，在部署和推广中以树立多种样板带动整体推进的步骤，目前看效果是比较明显的。如以北京航

19、空航天大学、北京理工大学带动理工类院校、以人民大学带动文科类院校、以中央民族大学带动综合类院校等，以中国公安大学带动公安和军队院校等，形成了不同类型院校都有榜样的效果，做到上有政策要求，下有参照学习的环境。目前北京已经有15所院校实现或部分实现后勤信息化建设的框架体系。八、 标准化与信息化的关系标准化与信息化首先是递进的关系。有了制度和规定我们还要让他使用起来，很多学校就是做了ISO9001以后并没有真正发挥他的作用，我们后勤很多学校都已经作过ISO9001认证，但认证后贯彻落实情况，普遍没有达到预期的效果，不是大家不想用，原因在哪。经过研究分析，归纳起来有三点：首先，是增加了基层工作量。认证

20、后的具体操作层面流程手续繁琐了，工作量有增无减；其次，是汇总统计工作仍无法实现自动，还停留在纸面和手工汇总上；另外，就是管理的闭环回路没有形成，对一件事的发生、发展、结果、考核到监督和修正没有形成封闭式的回到起点的有效管理。那么，这些问题又如何得以解决呢？通过大量的实践证明，最终的解决办法就是利用信息化管理的手段加以落实和贯彻。所以，制度标准的实现和贯彻我们也要有手段和方法，使人们在操作中更简便快捷、更轻松，最好还能找到乐趣，这才是我们追求的目标。九、 信息化建设不是高不可攀的信息化离我们很近，它就在我们身边。首先从硬件环境上说，系统平台可以依托我们校园网络环境和现有计算机设备，在硬件上基本投

21、入很少，只是需要购置一台专用服务器，因为要建立数据中心。机器不够的部分我们可以从学校其他部门置换下来的设备中得到支持，系统对计算机的性能要求并不高，现在一般的P3机器都可以胜任。再从软环境说，平台搭建的第一步是使我们各个中心的主要负责人和一两个操作人员能够使用起来开始，先修主管道，然后，以管理较成熟规范的中心开始，有条件的可以同时上。不成熟的可以先从如餐饮或学宿或物业一个一个逐步上系统管理。十、 信息化建设的步骤与方法信息化管理的搭建首先就是要建立一个集团与下属各个中心职能部门的沟通主管道，说白了就是针对我们后勤的办公管理系统，让我们的下属单位在第一时间上传、审批、汇报相关的日常办公文件，以提

22、高整体管理效率。第二步是搭建各个中心职能部门的业务管理系统。做到规范每个岗位的责、权、利管理，不再以人制，而是通过制度科学的管理，加之岗位考核和绩效评估制度。使每个中心每个岗位职责清晰，目标明确。第三步是要整合已有的后勤正在使用成熟的系统，如一卡通数据，水电记费数据，门禁和视频监控等系统，纳入到后勤整体信息平台中来，使我们的管理者无论身在何处都可以遥控指导，并在第一时间得到集团各种运行数据。决策的正确性，依赖于数据的准确性和信息的及时性。我们就是要通过科学有效的管理提高我们的服务意识和管理水平，使后勤的服务质量得到根本的改善，从而走上良性的运转轨道。依靠信息化管理也是大事所趋。十一、 信息化建

23、设过程中出现的问题与对策有些高校在部分使用管理系统后，没有坚持督促执行，就形成了效率提高不够明显的情况；另外，个别部门对资产盘活、库房、采购、成本核算管理有抵触情绪，因为牵扯到了某些人的个人利益问题；还有些个别学校内部思想没有完全统一，上一半后出现一些问题就停滞不前了。综上所述主要问题是没有形成一把手工程或核心班子没有统一认识。 芃莂薃膁蒈蚁蚂袁芁薇蚁羃蒇蒃蚀肅芀荿虿芈肂螇蚈羇莈蚃蚈肀膁蕿蚇膂莆蒅蚆袂腿莁螅羄莄蚀螄肆膇薆螃腿莃薂螃羈膆蒈螂肁蒁莄螁膃芄蚂螀袃葿薈蝿羅节蒄袈肇蒈莀袇腿芀虿袇衿肃蚅袆肁艿薁袅膄膁蒇袄袃莇莃袃羆膀蚂袂肈莅薈羁膀膈蒄羁袀莄莀羀羂膆螈罿膅莂蚄羈芇芅薀羇羇蒀蒆薄聿芃莂薃膁蒈蚁蚂袁芁薇蚁羃蒇蒃蚀肅芀荿虿芈肂螇蚈羇莈蚃蚈肀膁蕿蚇膂莆蒅蚆袂腿莁螅羄莄蚀螄肆膇薆螃腿莃薂螃羈膆蒈螂肁蒁莄螁膃芄蚂螀袃葿薈蝿羅节蒄袈肇蒈莀袇腿芀虿袇衿肃蚅袆肁艿薁袅膄膁蒇袄袃莇莃袃羆膀蚂袂肈莅薈羁膀膈蒄羁袀莄莀羀羂膆螈罿膅莂蚄羈芇芅薀羇羇蒀蒆薄聿芃莂薃膁蒈蚁蚂袁芁薇蚁羃蒇蒃蚀肅芀荿虿芈肂螇蚈羇莈蚃蚈肀膁蕿蚇膂莆蒅蚆袂腿莁螅羄莄蚀螄肆膇薆螃腿莃薂螃羈膆蒈螂肁蒁莄螁膃芄蚂螀袃葿薈蝿羅节蒄袈肇蒈莀袇腿芀虿袇衿肃蚅袆肁艿薁袅膄膁蒇袄袃莇莃袃羆膀蚂袂肈莅薈羁膀膈蒄羁袀莄莀羀羂膆螈罿膅莂蚄羈芇芅薀羇羇蒀蒆薄聿芃莂薃膁蒈蚁蚂袁芁薇蚁羃蒇蒃蚀8