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1、合同管理规定工作手册1.目的为了防范合同纠纷，有效降低经营风险，保障公司合法权益，根据国家有关法律、法规，结合本公司实际情况，制定本规定。2.适用范围公司与公司以外的法人、其他组织及自然人之间签订的所有合同。3.合同定义公司为实现一定经济目的，与公司以外的法人、其他组织及自然人之间设立、变更、终止民事权利、义务的具有法律约束力的协议。4.一般规定4.1各部门根据其职责范围负责合同谈判和拟定合同。如对签约职责有争议，不能达成一致的，应报公司领导层裁决。4.2签订合同应遵守国家的法律、法规、规章和本公司规章制度；合同条款应明确、完备；合同形式符合法定要求。4.3数额较小（一般为1万元以下）、即时清
2、结并经公司领导组成员同意的可以不签定书面合同，除此之外，签定合同应该采用书面形式并形成合同文本。4.4未经公司领导组许可，不得与资信不明或资信状况不好、又无可靠担保的单位和个人签订合同。4.5未经公司领导组许可，不得对外签订担保合同。4.6各部门可以根据业务需要制定格式合同范本，该范本应经公司法律、财务、审计等部门审查同意后使用。4.7责任部门要指派专人管理合同文件，包括合同履行过程中各方往来信函、会谈纪要及其它重要文件。 5.合同签订权限5.1公司法定代表人负责对外签署合同。5.2公司领导组成员经法定代表人授权对外签署本人主管业务范围内的合同。5.3公司其他人员经法定代表人或公司领导组成员授
3、权，可以在授权范围内签署合同。公司领导组成员的授权不得超过本人的权限。5.4在签约代理人有违法违纪行为、职务变动等丧失代理权的情形时，原授权人应及时收回授权并负责落实。6.合同签订程序6.1取得授权法定代表人、公司领导组成员签署授权证书。被授权人应在授权范围内对外签订合同，超出授权范围签订合同所引起的法律责任由越权人承担。6.2审查资信责任部门应对以下事项进行审查，确保合同能实际、全面、及时履行：6.2.1签约对方的主体资格：包括是否具有法人资格、营业执照是否过期、是否超出经营范围、特种行业是否具有资质证书、注册资本的大小等；6.2.2 授权委托书，包括：受托人的姓名、性别、年龄、所在单位及其
4、职务、受托事项、授权权限以及授权委托书的有效期等；6.2.3签约对方的履约能力，重点审查其以前有无违约记录、银行信誉、股东背景等；6.2.4合同标的物的产权状况等。6.3洽谈协商以下合同的谈判应邀请法律和知识产权部参加：6.3.1涉及公司重大利益的合同；6.3.2标的100万元人民币以上（含100万元）的商务合同；6.3.3经其他部门要求，或法律和知识产权部认为必要，并经法律事务主管领导同意，法律和知识产权部可参与涉及标的100万元人民币以下的商务谈判及其它谈判。6.4申请合同号每个合同都必须编号，在合同签订前应向本部门合同管理人员申请合同号。6.5草拟合同文本合同应具备以下条款和内容：6.5
5、.1合同双方名称、住所、法定代表人（以营业执照为准）；6.5.2标的（注意标的的完整性）；6.5.3数量和质量（质量标准应明确）；6.5.4价款或酬金；6.5.5履行期限、履行地点和履行方式；6.5.6违约责任（应该明确具体）；6.5.7解决争议的方式（尽量约定由我方住所地人民法院管辖）；6.5.8双方约定的其他必备条款。6.5.9根据公司保密制度划分合同的密级，并在合同首页的右上角标注。6.6 送有关部门审查除公司领导组同意及使用范本合同的外，合同应送公司法律、审计、财务等相关部门审查会签。重要合同和涉外合同应在专业审查后送公司领导组成员审核。6.7修改合同根据会签意见修改合同并和合同对方协
6、商。如果未接受会签意见，应向提出该意见的部门作出说明，并将合同文本送该部门再次会签。6.8签署成立合同文本经确认无误后，由各方签署人在全部合同文件上签名，最后加盖各方公章或合同专用章。6.9履行法定或约定手续法律规定或合同约定必须履行公证、批准等手续后才能生效的，应履行相应手续。6.10存档合同签定后应及时存档。7.合同的履行7.1合同生效后，责任部门应认真履行。7.2如出现不能履行、不能完全履行或有其它可能出现争议的情况，应及时报告主管领导。可能涉及诉讼（包括起诉或被诉）或仲裁案件时，应及时通知法律和知识产权部及其它相关部门。7.3发生合同纠纷时，责任部门应及时会同法律和知识产权部研究解决纠
7、纷的办法，在征求法律和知识产权部的意见后积极采取措施化解风险，减少损失。7.4合同重大变更或解除合同的，应报原审查、审核部门审批。7.5合同履行完毕或解除后，应将合同履行过程中各方的往来法律函件及解除合同文件归档。8.合同的管理8.1公司法律和知识产权部为公司的合同管理部门。8.2合同专用章由公司印章管理部门指派专人保管。8.3 授权证书由印章管理部门统一印制，根据需要确定授权证书的份数，印章管理部门留存一份； 8.4 合同编号格式为：HTXXXX（年份）/XX(部门代码) / XXXX（当年部门总合同顺序号）/X （合同类别号）/ XXXX（当年该类别合同顺序号）。各责任部门根据上述格式对每
8、个合同编号。8.5各部门负责管理本部门签订的合同档案，并负责维护合同电子文档及电子管理系统。8.6合同档案中应具备下列法律文件：8.6.1合同正本；8.6.2合同对方营业执照复印件；8.6.3合同对方的授权委托书（法定代表人签署合同的除外）；8.6.4合同对方签约人身份证复印件（法定代表人签署合同的除外）；8.6.5附担保的合同应具备保证人的有关资料，包括保证人营业执照复印件或身份证复印件等；8.6.6通过招投标形式签订合同所形成的招标文件、投标文件、议标记录等资料。 8.6.7合同履行过程中各方的往来法律函件；8.6.8合同变更、解除或终止情况下签署的书面协议正本。8.7签订的经济合同应交一
9、份原件给财务部门备案。执行部门领取合同复印件执行。8.8查阅、借阅、复制合同等，应根据公司档案管理制度和保密制度的规定履行相应的手续。9.合同的检查和监督9.1审计、法律、财务部门可以对合同的签订和履行进行检查和监督。 9.2合同检查的内容包括：9.2.1合同订立、变更、解除或终止的手续是否完备；9.2.2合同归档的文件是否完备；9.2.3合同的履行情况；9.2.4是否存在违法和违反公司政策的合同及需要修改的合同；9.2.5其他需检查的事项。9.3各部门对检查中暴露出来的问题，应当采取措施，及时纠正。10.附则10.1公司其他规章制度有特别规定的，按特别规定执行。10.2各部门可根据本规定和部门具体情况制定实施细则。该实施细则应报法律和知识产权部备案。10.3本规定的解释权归公司法律和知识产权部。：5
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