lotus 文档管理系统方案书

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1、2003-12-06 版本号 1.00Lotus Domino文档管理系统上海麒行信息技术有限公司基于Lotus Domino的文档管理系统方案设计书 版本定案日期: 2003/12/05版本号: 1.00抄送: Copyright 2000-2004, .All rights reserved.Authors: Grand.ZhangFOR THE COMMANDER(signature on file)知识产权申明：当你准备阅读或使用这份文件的时候，请确信你有权阅读或使用，否则请向麒行科技公司相关机构申请获得此项权限，或将文件返还公司相关机构。麒行科技公司保留对非法获得、复制、传播、使用本

2、文件的法律诉讼权。！1客户需求分析随着公司的长期运营发展，其内部的知识信息也在逐步积累。在企业内部保存的大量重要而宝贵文档资料，这些资料是企业的知识财富。妥善管理这些知识，有效利用这些知识为决策提供依据，为社会的发展创造新的价值，是目前遇到也是要首要解决的课题。传统的资料管理方式，要耗费相当的人力和物力，一些珍贵的资料一旦受损可能将无法恢复。更重要的是由于信息流通受到一定程度的限制，知识资料得不到充分的利用，资料的查询和利用过程常常受某些因素的影响而造成时间和人力的浪费，甚至因无法及时准确地得到正确的资料而失去发展的机会。公司已有基于Lotus Domino的邮件应用，如何在现有的Lotus

3、Domino的基础上建立一套新的并与其现有硬件（如：扫描仪设备）保持良好接口的文档管理系统是非常必要的，同时也应保证该系统具有良好扩展性能，适应未来系统的发展需要，具体应实现以下标准功能：1、支持文档的分类管理2、支持各种类型文档的全文检索，例如：Word、PDF例如根据关键字进行检索： 文件上载时间 文件作者 文件名称 文件类型 所属部门3、支持文件保存4、支持文件修改且具有检入、检出，版本管理 5、支持借阅管理6、支持文件统计例如， 按照文件类型统计 按照文件作者统计 按照时间统计等7、支持文件备份8、与现有的扫描仪设备有良好的接口2 文档管理系统的作用在未来的10年中，企业的变化会超过它

4、在过去50年中的总变化。21世纪是知识经济的世纪，发展知识经济已经确立为我国的基本国策。知识经济是以知识为基础的经济，是建立在知识的生产、分配和使用之上的经济。在知识经济时代，知识是企业最重要的战略性资源，知识管理是企业面临的新挑战。随着现代技术的迅速发展，社会分工越来越细，各种技术、经济问题的决定因素也越来越复杂，同时对信息的响应又要求能及时和准确，这些都对知识的组织管理工作提出了越来越高的要求。实践证明：如果不改变传统的知识管理方式，那么就不能在需要的时间和范围内，把有用的知识送到有需要的人手中，这样使得管理工作不能起到计划、组织、指挥、协调及控制的作用。知识管理就是运用集体的智慧提高应变

5、能力和创新能力，是为企业实现显性知识和隐性知识共享提供的新途径。简单地说，知识管理就是企事业单位对其所拥有的知识资源进行管理的过程。而如何识别、获取、开发、分解、储存、传递知识，从而使每个员工在最大限度地贡献出知识的同时，也能享用他人的知识，是知识管理的最终目标。知识大致可以分为：Know-what，即关于事实方面的知识，如员工状况，产品原料，产品资料等；Know-why，即原理和规律，如为什么采用一种解决方案而不用另一种等等；Know-how，即做某些事情的技术和能力，如生产某产品的流程和技术等；Know-who，即在生产过程中，知道如果出了问题能够请教谁。当前知识管理所面临的问题是如何把这

6、些知识以一定方式汇总起来，组织起来，方便人们利用计算机进行查询和检索，并且利用有组织的信息获取知识，再利用知识获得最大的利润或效益。这就要求通过对解决方案的集合寻找和识别与问题有关的关键信息，并将这些信息进行提取，形成对某一问题的专门知识，作为决策的依据。在信息社会和知识社会，信息、知识和一些专门技能是获取利润的工具。知识管理过程是把信息转化为知识，用知识指导决策付诸实施，再把实施结果转化为利润。知识管理的具体方式就是将各部门和各人所掌握的信息和知识汇总形成电子文件放在公用网上，形成一个知识库，随时可供取阅。知识库具备整套的支持和服务，保障系统安全和权限管理，以保证正确的知识能够及时被相关的人

7、员获得。例如，在产品生产和项目实施过程中，经常需要借鉴以前产品或项目中的技术和资料，为此，可以利用知识管理技术，把工程师在以往工作中积累的经验和技术加以总结分类，形成一个知识库，在新阶段的工作中，可以保证最大限度地利用已拥有的知识，提高工作效率，并获得最大利润。知识管理的目的是在知识共享的基础上，对静态的知识采用动态的管理方式，提高团队的学习能力、知识创新能力，在安全保障的前提下，最大限度地应用知识为创造价值。在传统工业经济向知识经济迈进的新时代，信息、网络、通迅等高新技术的应用为新兴的企业带来了无限的商机和活力。传统的有些工作模式的效率不高，要摆脱困境的最佳路线是发挥已有的团队知识、学习并适

8、应新的知识、将新技术溶入生产过程和管理过程中、让知识增值。文档资料管理系统能够使知识个体和团队把信息组织成灵活的、可交互访问的知识网络，这些知识网络可以在单位范围内自动地、有针对性地、及时地把信息分发给员工。从而解决世界范围内企业所普遍面临的严重问题：信息超载性、不可访问性、不可知性和高代价性。文档资料管理系统作为知识管理的平台，可为企业的知识管理带来如下优势： 通过文档的管理与发布，将企业的全体员工所完成的工作（知识与经验）整理出来并加以共享，用动态的流程管理静态的知识，从而更好地利用企业的知识资产。 采用基于分类树的信息组织方法，通过摘要的管理以及高效、灵活的信息查询手段，释放信息，创造知

9、识，为信息发布者提供分类、剖视和获取知识的手段。 使工作人员能够迅速获得所需要的相关信息，通过提供更好的服务与支持，提高工作效率，缩短决策流程，提高电台工作对社会的灵敏度。 使全体工作人员通过Intranet/Extranet共享团队的知识，使知识团队能够十分方便、容易地获得相关的、及时的信息，从而提高工作人员的工作质量。采用基于角色的用户权限管理，控制信息的发布与访问，建立一个或几个知识网络，把正确的信息分发给正确的人。3系统功能31：系统特点： 分布式编辑 利用Domino的复制技术使不同部门的人员能够在本地服务器上操作文档，并保持文档在整个分布式企业内部保持其一直性。 全面的文档管理 支

10、持所有的主要文档管理特性，包括签入/签出、版本管理、跨所有管理的内容的全文检索、审核跟踪、简要表、文档改变的邮件通知及其它特性。对于纸介质文档，通过I扫描后的图像文件将自动进入文档库中，实现对图像文件的全面管理。 文档全生命周期管理 文档管理系统通过与Domino工作流的结合，在一个应用中可以有效管理文档的整个生命周期，包括编写、评阅、审批、发布和归档。 选择你喜欢的客户端 你可以利用Web浏览器或Notes客户端在网上进行文档的协同工作。也可以在Lotus Word Pro、Microsoft Word 或其它ODMA兼容的应用程序中，直接利用应用菜单中的命令，访问和存储Domino中的文档

11、。 具有企业级文档管理的强大功能 在当今延伸的企业中，越来越多的工作由跨地区和跨部门的工作组来完成。为满足这些分布式工作组的需求，系统将文档管理从小型专家组的专门应用变成企业内部每个用户都可以使用的可扩展、灵活的基础设施。 从文档管理到知识管理 从文档中发现所包含的显性知识，而不论其存储的格式和位置，是知识管理行为的一个关键目的。文档管理系统的分布式多媒体内容存储功能，使之成为内容广泛的知识管理解决方案的一个理想组成部分。 与各种高速扫描仪的接口在如图的工作模式图中，已经表明了对各种扫描仪的支持，纸制文件通过扫描仪扫描后，将成为电子文件，系统可以非常方便的对各种扫描文件进行管理。从这方面考虑，

12、系统将支持任何扫描仪。 支持文档的签入和签出具有文件的检入和检出功能：如要修改电子原件，可将文件检出，则其他人不能对该原件有修改权限。处理人修改完文件之后可以存入资料管理系统中，但它并不是覆盖原有文件，而是作为一个新版本保存，在新版本中，将记录文件修改的时间和修改人的名字。 对于文档的访问权限控制机制在访问权限方面，完全根据系统的权限管理功能来进行安全保证。 图形文档的存储方面支持多种格式在系统中我们提供一个文件浏览器，可以浏览200多种格式文件的浏览，可以浏览包括DXF，DWG等矢量格式，TIFF，JPG，GIF等光栅格式，XLS，DOC等文档格式的浏览。最多可以浏览多达200多种文件格式。

13、可以任意放大，缩小，旋转浏览原图。使用户快速寻找到自己需要的文件。32：系统结构：文件管理系统信息资料入库入库扫描文件入库扫描仪文件存储办公文件入库所管理的文件来源包括： 办公文件 扫描文件 资料文件 图形文件网络拓扑结构如下图。33：功能模块： 文档的分类管理通过文档管理系统，各种文件资料（包括工程图纸、PDF文档、OFFICE文档、电子表格、声音文件，录像等）可以在服务器上统一存储和管理。用户包括远程用户可以浏览、拷贝、修改和检索服务器上文档。系统内的文件按照分类形式组织，每个分类下可以包含多个文件子分类，而每个子分类则直接对应一个或多个文件。文件库内的文件按照文件形式组织，可以满足办公文

14、件管理的需要。 结构图分类二分类三分类三分类三分类二分类一分类三分类三分类二分类三 支持包括WORD、PDF在内的各类文档的全文检索用户可以通过分类树直接找到自己所需要的文件，这样也可以方便地浏览相关的文档。另外，用户也可以通过检索界面定义任意的条件组合关系和条件优先级。，实现条件检索和模糊检索。例如根据关键字进行检索： 文件上载时间 文件作者 文件名称 文件类型 所属部门当然，具体的关键字信息可以按用户的需要详细确定。 支持文档保存 当存储文件时，需要填写一些信息。文件名称需填写文件作者系统自动生成文件上载时间系统自动生成文件所属部门需填写文件内容范围需填写关键字需填写备注附件需把要保存的文

15、件作为附件添加 支持文件修改且具有检入、检出，版本管理为了文档管理的规范，一般不允许对文档管理系统的文件进行随意修改，因此，提供了以下两种方式进行规范： 检入、检出，版本管理 这种方式适合每个人都可以在文档管理系统中增加、修改、保存文件的情况。工作步骤为：（1） 检出。工作人员在文档管理系统中找到自己需要修改的文件，把此文件作好标记，然后把此文件下载到本人使用的计算机上进行修改，在此过程中，其他人都不可以对此文件进行访问。（2） 检入。工作人员修改好文档后，再把文件保存到系统中去。（3） 版本管理。保存时，如果需要替换原有的文件，则直接保存；如果仍需要保存原有的文件，则不删除原有文件，修改后的

16、文件作为新文件保存。 工作流管理模式 这种方式适合于有专门的文档管理人员，并且在文档管理系统中保存文档需要经过规范的流程。不同意退回同意保存例如：管理者审核文件系统管理员保存文件工作人员提交文件 在这种情况下，工作人员修改文件后，必须发送给相关领导审核，领导同意则直接发给文档管理人员修改，否则退还给工作人员继续修改。 支持文档的借阅管理工作人员根据条件检索到自己所需要的文件，但只能看到文件名称，不能看到文件内容，因此，需要填写文件借阅单： 文档管理系统的管理员将看到此借阅单后，根据文件的保密性和借阅者的工作范围确定是否授予权限。 支持文档统计为了方便管理人员的工作，提供了统计功能。统计方式灵活

17、，可以统计库内所有文件，也可以只统计符合某个特定条件的部分文件。除了完成一般的统计任务外，还可以进行分组统计，按照文件类型统计等专项统计任务。用户可以定制统计结果输出形式。能够满足文档管理的日常需要。例如， 按照文件类型统计 按照文件作者统计 按照时间统计等 支持文件备份随着文档管理系统内所管理的文件越来越多，所以这些文件的重要性将越来越强，因为这是全体工作人员花了心血整理出来的，工作人员日常工作中对系统的依赖性将越来越大。因此，这些文件决定了系统的可用性。为了保证系统的安全，避免由于病毒发作、误操作等不可预测的原因导致的系统瘫痪、崩溃等情况。有必要加入数据备份功能。 每隔一段时间，就把系统中

18、的数据进行备份，一旦出现问题，可以通过备份文件使系统正常运行。4项目团队41项目组成员：项目监督委员会：客户公司管理层，麒行科技项目组麒行科技（Unicorn systems）项目经理刘海松客户公司方项目经理Unicorn systems项目协调员Unicorn systems页面美工负责人 Unicorn systems软件工程师Unicorn systems项目技术负债人 项目监督委员会: 项目监督委员会由参与项目的公司高层组成，其职责为从商业及业务宏观监控项目进程，理解及支持项目引起的业务处理流程的改变，解决项目中出现的多方争端或问题项目经理：- 全面负责项目实施。- 设置项目组的成员、

19、安排任务。- 计划项目、执行策略、控制项目进度。- 监督、讲解、解决技术及应用问题。- 评估项目所有小组成员项目奖金。- 控制项目文档资料的质量及进度。- 保证项目结束后完整的移交 项目技术负责人： - 指派编程任务，监督项目任务完成进度及质量。- 组织力量，协调解决项目中出现的一切技术问题。- 监督项目文档任务的进度、质量是否符合标准等。-项目技术、体系结构总设计及执行检查。- 负责模块拼装，组织力量进行交叉集成测试、压力测试等。- 设置编程及文档标准，制订应用系统质量标准。- 拼装后版本控制项目协调人：- 处理并保证项目中涉及的系统或设备材料按时订货、运输、交货- 具体执行项目进度发布会，

20、客户培训，应付、应收款协调。软件工程师- 按指定进度开发编程，单点测试，完成程序技术文档。- 确保程序及文档符合规范及标准页面美工负责人：负责保证整个系统页面的美观、大方、简洁，并且得到客户用户的认可。客户公司项目经理：- 协助设计，按预先同意的项目进度确认应用模块及功能逻辑设计。- 安排、协调资源，与麒行科技负责人交流并提供所需资料。- 测试确认美工设计及麒行科技交付的应用程序符合设计。- 安排资源接收及培训组织。42项目任务、时间表及其报价：根据对本文档所述工作内容及相应工作量进行了估算，在保证项目的质量和数量前提下，本项目的整个工作周期为约2个月的工作日，合不少于52个有效工作日，期间不

21、包括客户确认、签收的时间。项目主要阶段时间表工作内容参与人数工作日人天数价格（RMB）备注描述需求分析2481500*8=12,000软件设计方案35152000*15=30,000进行编码420801000*80=80,000软件测试215301200*30=36,000安装软件2361500*6=9,000软件客户化2366*1000=6,000培训236免费总计：173,000注1：各任务间可能同步工作，非线性过程。注2：具体项目时间表要等到概要设计完成才能细制订，并要求各方严格执行。5我们的售后服务体系 品质保证:提供从签约日开始的为期三个月的保证以确保所有此项项目工程交付的服务质量。

22、 功能运转后的售后服务体系： 提供本地和远程的支持服务: 日常服务最低限度在勤小组1名客户经理（前项目经理）, 1名软件经理,1名系统经理1名软件主管, 34名操作员 服务逐级分派处理制度:当服务被分派给公司的某一位员工时，他/她会处理所有任务及问题，直到获得服务客户的认可。如果该任务和问题无法在4个小时内解决，将实行逐级分派处理制度进行处理。该制度的响应工作时间为24小时。 保修期内的服务支持:保修期内提供免费的现场支持服务(从签约日起三个月内)不包括差旅费、出租车费和餐费等支出费用。 正常工作时间外的服务:如果客户的“维护”和“支持”服务需求在常规工作时间（9：00-18：00）之外，公司将根据人员小时收费标准收取加班服务费.地址：中国上海市欧阳路568号庐迅大厦21楼 电话：56663335 Fax：56662998