内蒙古小肥羊餐饮连锁有限公司物流配送分公司信息系统初步需求

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1、内蒙古小肥羊餐饮连锁有限公司物流配送分公司信息系统初步需求编制单位：物流配送分公司编制人：计划部：杨 璐 采购部：郭勇强 仓储部：朱庆华 调度部：刘建民 审 核: 日期：2007年7月5日第一章 项目背景11 物流分公司概况12 物流分公司组织架构图13 物流信息化现状14物流分公司信息化建设目标 第二章 系统需求21物流分公司系统需求概述22物流分公司系统需求具体现状及需求221 计划管理222采购管理223 仓库管理224 销售管理225 配送管理第一章项目背景11 物流分公司概况内蒙古小肥羊餐饮连锁有限公司物流配送中心成立于二000年，中心成立以来始终以满足店面需求、保证店面供给、降低采

2、购成本、控制物料质量为宗旨。经过四年的不懈努力，逐渐发展成为小肥羊公司坚实的后勤保障系统。二00五年更名为物流配送分公司。目前公司拥有三支可达全国各地的合作长途运输车队拥有冷藏车四十三辆、普通大型货车十六辆；拥有近五千平米的冷库、两千平米的外租冷库以及总量在两千吨以上的常温库房；拥有分布在北京、上海、深圳、山东、西安、河南的六个分拨中心；拥有三个加工配送中心和三十一辆箱式配送车。业务品种包括八类、一百三十多个品种的全国统配物料和分布在五个分拨中心的近一千五百个品种的地方供应物料.小肥羊物流配送中心将伴随小肥羊公司的不断壮大，逐步发展成为集内部物流和第三方物流为一身的专业化物流公司。4912 物

3、流分公司组织架构图 13 物流信息化现状。 目前，物流分公司在财务处理和管理方面使用的金蝶K3系统，能满足日常帐务处理和管理，业务方面主要使用易商2000，进行日常的进、销、存管理，信息传递还是主要以传真、电话、电子邮件等方式进行。1.4物流分公司信息化建设目标采用先进的供应链管理理念，按照业务流程的最优化准则、成本最小化、效益最大化准则，建立一套适合内蒙古小肥羊物流配送分公司管理模式的企业管理信息系统。（1） 构建物流分公司高效的供应链。建立物流、资金流、信息流的“三流一体”的体系，建立物流分公司统一的信息平台。实现信息的集成和共享、数据的及时更新和查询，为公司提供强大的及时成本核算、业务数

4、据统计和分析功能，实现对人力、物资等成本的分类控制和对营运动态的及时监督。通过对业务数据的深度挖掘，不断提高工作效率和降低运营成本。（2） 物流分公司对各分仓及分店所需的正确产品，能在约定的时间、约定的数量、送到指定的地点，并实现成本最小。（3） 为物理分公司构建一个高质量、低成本、快速决策的自动运作体系，提高物流分公司的企业效益。（4） 搭建一个物流协同商务信息平台，物流分公司能够对上游的供应商和下游的分店进行协同商务和管理，提供运营效率，降低运营成本，提升企业的协同竞争力。（5） 项目实施能够紧扣物流分公司具体情况量力而做，逐步建立符合现代管理要求、架构合理、适度超前、具有小肥样物流特色的

5、信息系统，以此逐步实现精、细、化管理，提高整个物流分公司对市场需求的快速应变能力。第二章 物流信息系统需求2.1物流分公司系统需求概述随着小肥羊公司餐饮业务的快速发展和壮大，业务范围的不断增加和扩大，作为保障主要物料的采购、配送、仓储、销售等业务的物流配送分公司日渐感到已无法满足企业高速的发展需求，具体表现为：（1） 总部、各分仓等相关业务归口目前还有大量业务进行手工处理，造成效率低、准确率低、信息反应速度迟缓。（2） 大量的业务数据、财务数据不能共享，不能有效的使用和维护。（3） 无法有效的掌握各异地分仓的仓储、销售等情况（4） 无法对供应商进行科学有效的激励和管理。（5） 无法实现动态的成

6、本控制和费用管理。（6） 无法及时掌握资金运转，不能有效的管理和控制资金（7） 现有信息内容、深度、广度已无法提高运营管理水平，提供有效管理依据，无法进行更深层次的精、细化管理。基于以上现状和需求，物流分公司迫切感到需要有一套科学、有效的信息系统，为企业决策层提供即时准确的经营数据，并对数据进行科学的组织和分析，帮助经营管理者感知和把握业务趋势，做出正确、及时的市场对策与决策。22物流分公司具体需求描述221 计划管理2.2.1.1 业务流程描述：1、各店及各仓报送计划。（1） 各店面每年4月20日前报送所用产品年度申购计划至管辖分仓统计员处；各分仓统计员于5月10日前汇总、编制分仓年度申购计

7、划经分仓主管审核签字，报至物流配送分公司计划销售部计划员处。（2） 各店面每月10日前报送所用产品分仓月度申购计划至管辖分仓统计员处；各分仓统计员于每月12日前汇总、编制分仓月度申购计划经分仓主管审核签字，报至物流配送分公司计划销售部计划员处。（3） 各店及各仓发货量与月度申购计划不一致的，需提前10天报送即时申购计划至计划销售部计划员处。（4） 各分仓在即时申购计划传至计划销售部后所做的增补申购计划，在不影响调度部办理单据、找车以及所需货物为现货时，尽可能满足客户需求，增补计划不得多于2次，如造成单据重开，费用增多等后果，计划销售部应对分仓进行考核。2、 各仓统计员接收辖区内各连锁店面申购计

8、划。3、各仓统计员编制申购计划，经分仓主管审核签字后，报计划销售部计划员处。4、计划销售部计划员根据各仓报送的申购计划编制年或月的采购计划，报计划销售部主管审核。5、计划销售部主管将年或月的采购计划报供销部经理审核，总经理审批。6、计划销售部计划员将审核后的采购计划转相关部门。（1） 转采购部执行采购流程。（2） 转调度部执行调度配送流程。（3） 转相关基地进入生产流程。（4） 转仓储部执行仓储流程。7、计划销售部将所有相关资料整理、存档。8、相关单据：A、年度申购计划B、月度申购计划C、即时申购计划D、增补申购计划9、相关报表 (1)（合并）计划分析表2.2.1.2业务流程图：视同为采购订货

9、：2.2.1.3业务需求描述：1、计划信息收集管理。各分仓收集信息方法仍以传统的方式进行，并且工作量大，数据准确性相对较低，时效性差，需要提供一个信息平台，能够高效、准确、及时地将各单位的销售计划上报到上级机构。2、计划信息数据共享管理。各店面报分仓计划、分仓报物流分公司计划数据都需要手工重复录入、计算数据，造成大量的重复劳动。3、计划信息智能化管理。各分仓、分公司计划无法根据销售计划、现有库存快速生成申购计划，需要手工进行较长时间的计算。4、计划信息的追溯性。分公司计划、分仓对各店面销售计划的数据追溯性较差，无法进行快速的查看相关信息。5、计划信息快速流转。分公司各岗位如采购、仓储、配送无法

10、对销售计划信息进行数据共享，需要手工相互流转销售计划，效率低下。6、计划信息数据的分析管理。无法对销售计划、实际销售情况进行科学有效的分析和考评，对销售数据不能进行更深、更广的分析，给决策层提供有利的数据依据。7、计划信息数据的跟踪、完成情况。222采购管理2.2.2.1业务流程描述：1、自采业务流程（1） 计划销售部计划员编制申购计划单转采购部采购员。（2） 采购部采购员根据申购计划单编制采购订货单，经部门主管审核，总经理审批。（3） 采购员将经过总经理审批后的订货单存根联传真至供货厂家，财务联留存以备月底给供货商结账，计划联转计划销售部计划员，库管联转仓储部仓储内勤。（4） 货物到达后由库

11、管员按相关物资的验收标准对货物进行验收，对不合格品进行退货或换货，合格品办理入库手续。（5） 合格品入库由库管员填写入库单后，将结算联和财务联转采购员，客户联转供货商。（6） 采购员依据入库单结算联填写结算单经部门主管签字审核并加盖结算章，月底前将入库单财务联、结算单财务联转财务部成本会计。（7） 供货商结账时，采购员填写用款申请单经部门主管、财务部经理审核、总经理审批后，附发票、订货单财务联、结算单转财务部出纳员，由出纳员给供货商结账（如有汇款的，出纳汇款后，将银行的汇款回执单转采购员给厂家发传真后收回）。（8） 月底将所有相关资料整理、存档。（9） 相关单据：A、 申购计划单B、 订货单C

12、、 入库单D、 结算单E、 用款申请单（10）相关联的流程：A、 计划流程B、 委托发运销售业务流程C、 包头仓业务流程（11）相关报表：A、采购物资统计表2、厂家直发业务流程（1）计划销售部计划员编制申购计划单转采购部采购员；（2）采购部采购员根据申购计划单编制采购订货单，经部门主管审核，总经理审批；（3）采购员将经过总经理审批后的订货单存根联传真至供货厂家，财务联留存以备月底给供货商结账，计划联转计划销售部计划员，库管联转仓储部仓储内勤；（4）有些货物需要给厂家打预付款（如鸡精、味精、切肉机），采购员需要填写用款申请单，经部门主管、财务部经理审核、总经理审批后，附订货单财务联转财务部出纳员

13、，由出纳员给厂家汇款；（5）出纳员汇款后将银行的汇款回执单转采购员，给厂家发传真后收回；（6）厂家按照订货单的订货明细、地址发货后，将发货单传真至采购部；（7）采购员将厂家的发货单转仓储部仓储内勤，仓储内勤根据厂家的发货单填写入库单，将结算联和财务联转采购员；（8）货物到达用货单位后，按相关物资的验收标准对货物进行验收，对不合格品进行退货或换货，合格品办理入库手续；（9）采购员依据入库单结算联填写结算单经部门主管签字审核并加盖结算章，月底前将入库单财务联、结算单财务联转财务部成本会计；（10）供货商结账时（发票到后才能结账）采购员填写用款申请单经部门主管、财务部经理审核，总经理审批后，附订货单

14、财务联转财务部出纳员，由出纳员给供货商结账（如有汇款的，出纳汇款后，将银行的汇款回执单转采购部给厂家发传真后收回）。（11）月底应将所有相关资料整理、存档。（12）相关单据：A、申购计划单B、订货单C、用款申请单D、入库单E、结算单（13）相关联的流程：A、计划流程B、厂家直发销售业务流程C、厂房库业务操作流程3、退换货流程（1）根据收货人对货物验收的结果，合格品入库，不合格品转入本流程。（2）收货人将货物验收结果的详细情况填写货物验收反馈表。（3）货物验收反馈表传真至采购部。（4）采购部根据具体情况与各供方联系退换货事宜。A、属合同内采购物资质量问题。B、货款已打、发票已开，则依据税收制度办

15、理退换货。C、货款已打、发票未开，由采购部直接联系供方退换货。D、货款未打、发票未开，由采购部直接联系供方退换货。E、属合同内采购物资的包装或数量问题，则由采购部联系供方随下次订货补足数量或补发包装。F、属合同外零采物资，由库房当场验收，不合格直接退换货并通知采购部。（5）采购员负责退换货的跟踪监督。（6）程序结束后，将相关记录整理归档。（7）相关单据：A、货物验收反馈表（8）相关联的流程：B、包头仓业务流程2.2.2.2采购主要业务流程图：2.2.2.3采购业务需求描述：1、物品资料的管理。建立物品资料库，对物品的编码、产地、保质期、品种、分类、特性、签定方法等信息进行详细记录。2、物品类别

16、的管理。可以依据不同指标对物品进行灵活划分，如根据物品的性质进行类别划分，根据物品采购数量、金额等信息进行类别划分。3、采购询价、比价管理。建立一套科学、有效的询价、比价系统平台，形成网上询价平台、自制询价单处理，建立询价、比价数据库，提供采购数据依据。4、供应商管理。建立供应商资料档案库，详细记录供应商信息资料；对供应商进行类别管理，如按照所供物品类别分类、按所供物品数量、金额分类等；供应商合同价格管理：合同价格的制订处理、价格变更处理、历史价格查询等；通过对供应商业绩、交付能力、产品质量等进行标准的供应商选择系统、通过质量、供应、经济等指标进行供应商的绩效考核管理，为维护供应商关系提供依据

17、。5、采购计划与订单管理。采购计划制订的申购单自动转为采购订单、采购订单可由相应的供应商查询和执行。6、采购商品物流管理。采购及时查询物品的流转情况，可以及时了解到物品的验收、物品质量信息。7、采购结算管理。及时将采购信息传递财务、进行物品的付款业务办理。结账时如果库管不生成入库单、发票不录入时不能生成时不能结账8、共享计划部的申购计划单，并将申购计划单直接转为采购订单，在采购订单上面能够体现到货地址、联系人、联系电话以及最晚到货时间，需要系统自动生成。9、在供应商的采购订单中，体现要求发货日期以及供应商的发货日期，并以此作为供应商考核的一种依据。10、在系统中记录供应商的各种合同、资质、证书

18、等，并对即将到期的证书向业务员进行提醒。11、查询功能：对采购物品进行多条件、立体、交叉等方式进行查询和分析223仓库管理2.2.3.1业务流程描述：1、厂方库业务流程（1）计划销售部计划员将申购计划单库管联转仓储部内勤。（2）采购部采购员将订货单库管联转仓储部内勤。（3）仓储部内勤将申购计划单和订货单进行留存，待到货后以此为依据进行验收(货品数量、规格、品名)；（4）采购部采购员收到厂家的发货单后，转仓储部内勤。（5仓储部内勤根据附有发货单的申购计划单和订货单办理入库手续，同时打印入库单共四联经仓储部主管签字后，加盖“出入库专用章”，其中存根联留存作为仓库台账记账依据，计划联转计划销售部计划

19、员，结算联及财务联转采购部采购员。（6）计划销售部计划员依据入库单办理调拨单或销售单。同时将调拨单或销售单的财务联和库管联转仓储部内勤；（7）仓储部内勤在调拨单或销售单单据上签字确认，将库管联留存作为仓库台账记账依据，财务联转财务部会计（销售单需附计划销售部统计员开具的发票记账联）；（8）月末根据入库单调拨单销售单汇总编制厂方库进销存明细表经仓储部主管审核签字后转财务部；（9）当月未办理入库的申购计划单和订货单转入下月流程。（10）仓储部内勤将相关单据进行整理、存档。（11）相关单据：A、申购计划单B、订货单C、调拨单D、销售单E、入库单F、厂方库进销存明细表（12）相关联的流程：A、厂家直发

20、业务流程B、厂家直发销售业务流程 （13）相关报表 A、进销存报表B、存货盘点表C、入库货品汇总表D、库存货品生产日期明细表E、存货周转率分析表2、河南分仓业务流程（1）货物的调拨A、根据河南分仓（双汇物流）客户的要货计划，由计划销售部计划员开具调拨单，计划销售部计划员将调拨单的财务联和库管联转给仓储部内勤。仓储部内勤将调拨单登记到电脑中备查，并随时与调度部沟通，及时掌握货物的发运情况并与河南分仓（双汇物流）联系，确定货物到达河南分仓（双汇物流）时，河南分仓（双汇物流）办理相应的入库手续；（2）入库流程A、货物到河南分仓（双汇物流）后由库管员根据随车交接单及调拨单所列货品品项和数量进行核对和验

21、收；B、货物核对验收后办理入库，同时河南分仓（双汇物流）开具入库单并由河南分仓（双汇物流）指定专人在入库单上签字并盖章确认；C、河南分仓（双汇物流）将签字并盖章确认的入库单传真给仓储部内勤办理相关流程，次月3日前河南分仓（双汇物流）将入库单原件寄回仓储部内勤；D、办理完入库手续后，河南分仓（双汇物流）库管员在随车交接单上签字盖章确认，（如实收货物出现质量或数量问题，需在交接单上注明并及时通知仓储部内勤），承运商以库管员签字盖章确认的交接单，作为与小肥羊物流分公司的运输费用结账依据。次月3日前河南分仓（双汇物流）将交接单原件及运输发票寄回仓储部内勤；E、办理完入库手续后同时填写货物验收反馈表并传

22、真给仓储部内勤；F、河南分仓（双汇物流）库管员依据入库单登记仓库台账，以便日后与仓储部内勤进行对账；G、仓储部内勤收到河南分仓（双汇物流）传回的入库单后，在“E”商系统上办理相应的入库单，一式二联，经仓储部主管审核后，存根联仓储部内勤留存、财务联转财务部；（3）货物计划及销售流程：A、河南辖区客户需在每月10日前将次月的月度申购计划传真至计划销售部计划员，以便为河南分仓（双汇物流）备货。在规定时间内未报送计划的，视为无需求；B、河南辖区客户制订即时申购计划，若即时申购计划与月度申购计划相同，则可电话通知计划销售部计划员。若即时申购计划较月度申购计划有更改，则各客户需将即时申购计划传真至计划销售

23、部计划员；C、计划销售部计划员根据要货计划通知辖区客户按公司要求将货款汇入物流配送分公司指定账户；D、客户汇款后将汇款回执单传真给计划销售部计划员，计划销售部计划员记录后转财务部，财务部收到客户汇款后开具客户款项到账通知单转计划销售部计划员，计划销售部计划员开具销售单；E、计划销售部计划员将销售单库管1联、库管2 联、财务联转仓储部内勤，仓储部内勤依据销售单上的客户名称，跟客户联系，询问具体的到货时间和具体送货要求等（为了使送接货能够顺利的进行，我们为河南分仓（双汇物流）提供客户的手机和固定电话两种联系方式），与客户沟通好之后，把客户的具体要求写在销售单库管1联上，然后传真至河南分仓（双汇物流

24、），电话确认传真是否收到并核对货物的种类和数量，说明客户的具体要求。河南分仓（双汇物流）根据销售单和客户的要求制定配送计划，仓储部内勤询问河南分仓（双汇物流）是否能按照客户的要求到货，若不能按照客户要求时间到货，应及时与客户沟通；F、货物发出后仓储部内勤在次日跟客户联系，询问到货情况，对此次所收货物的数量和种类进行核对，询问是否有新的意见和建议，并将所有的业务过程录入到电脑中备查，以便对每张销售单都做及时的跟踪；G、次月初仓储部内勤将上月所开具的销售单库管2联、客户联及计划销售部统计员所开具的相应的销售发票附在一起邮寄给河南分仓（双汇物流），河南分仓（双汇物流）在接到销售单及发票后，将邮寄清单

25、签字确认并传真给仓储部内勤，河南分仓（双汇物流）在下次送货时将销售单客户联与相应的发票送达店面；H、仓储部内勤将销售单财务联与发票记账联转财务部；I、在每月最后一天河南分仓（双汇物流）向仓储部内勤传真本月所发生的费用明细清单，仓储部主管核对无误后签字回传河南分仓（双汇物流），同时仓储部内勤根据费用明细做“河南分仓费用预算明细表”转财务部，河南分仓（双汇物流）根据明细开具发票并在次月3日前邮寄回仓储部内勤；J、仓储部主管对费用发票审核无误后办理打款手续；（4）配送流程A、河南分仓（双汇物流）根据计划销售部计划员开具的销售单制定配送计划，同时开具出库单；B、货物配送到店面后经双方验收核对无误后，店

26、方收货人在出库单上签字确认；C、河南分仓（双汇物流）将客户签字确认的出库单于次月3日前寄出，邮寄回仓储部内勤；D、河南分仓（双汇物流）库管员依据出库单登记仓库台账，以便日后与仓储部内勤对账；（5）月末盘点A、每月的最后一天河南分仓（双汇物流）对库房进行盘点，分公司派专人对其进行监盘，河南分仓（双汇物流）出具库存盘点表，由库管和物流分公司监盘人员签字并盖章，次月3日前一并邮寄回仓储部内勤，小肥羊物流分公司财务部不定期抽盘。B、盘点过程中出现差异时，双方依据交接单或调拨单、入库单、销售单、出库单进行核对。（6）仓储部内勤将相关单据进行整理、存档；（7）相关单据：A、调拨单B、销售单C、入库单（河南

27、分仓开具）D、出库单（河南分仓开具）E、入库单（仓储部开具）F、交接单G、河南分仓费用预算明细表H、货物验收反馈表I、存货盘点表（8）相关联的流程：A、调度内供物资配送流程3、包头仓业务流程（1）仓管员依据计划销售部计划员提供的申购计划单、采购部采购员提供的订货单进行收货核对；（2）对到库物资进行验收；（3）经验收为不合格的物资，不予接收。如外地来货不得不收的，暂存入不合格品区，不办理入库手续。将进货验收单转采购部采购员进行退货返回处理；（4）验收合格物资入库后及时办理入库手续，开具入库单； （5）将入库单财务联和结算联转采购部采购员办理结算业务，将计划联转计划销售部计划员；（6）对所有库存物

28、资根据其性能，进行分区分类管理;（7）仓管员对销售单或调拨单进行核对后办理出库业务;（8）如发现销售单或调拨单有疑问时须及时通知计划销售部计划员;（9）仓管员在货物发出后在销售单或调拨单上签字确认将财务联转财务部；（10）仓管员依据入库单和销售单或调拨单的库管联登记仓库台账；以便核实库存；（11）对关于流程的所有记录整理、存档;（12）相关单据：A、申购计划单B、订货单C、调拨单D、销售单E、入库单F、进货验收单（13）相关联的流程：A、自采业务流程B、包分店配送流程4、分仓业务流程A、分仓汇总各终端店所报申购计划并进行分析编制月度申购计划表报计划销售部计划员;B、分仓根据各终端店发货时间要求

29、并结合库存情况在发货前十日编制即时申购计划报计划销售部计划员，若即时申购计划与月度申购计划相同，可电话通知计划销售部计划员；C、分仓对到库物资进行验收； D、经分仓验收为不合格的物资，不予接收。暂不能退回的不合格物资，先存入不合格品区且不办理入库手续。将货物验收反馈表转采购部采购员进行退货返回处理；E、 验收合格的物资应及时办理入库手续； F、 分仓对库存物资进行合理有效的管理；G、仓管员根据分仓开具的销售单办理出库手续；H、 各终端店委托分仓进行配送的，由分仓负责统一配送;I、转入配送流程；J、对于配送物资出现串货或混货的问题，各分仓应按实收物资数量办理入库手续；K、 整理并汇总相关记录，在

30、次月3日前将入库单销售单财务联寄回仓储部内勤。L、相关单据：a月度申购计划表b货物验收反馈表c入库单d销售单M、相关联的流程：a分仓销售业务流程b调度内供物资配送流程5、分仓配送流程（1）市内范围的日常配送A、市内各店按规定时间，须将物料申购单传真仓统计员。各店每次传真订购单后需通过电话方式确认分仓是否收到订购单及是否有异常。如超过规定时间未收到各店的订购单，视为次日不需要配送货物;B、分仓根据当地实际情况确定配送时间，如有特殊情况需临时配送或更改配送时间，分仓视情况临时安排或通知各店实际到货时间;C、分仓统计员收到各店物料申购单后，由分仓车辆配送的根据各店的申购量和款到通知单代物流计划处计划

31、员开具销售单;D、配送业务由仓管员、搬运工、司机相互配合，根据销售单数量装货。所配货物需由仓管员、司机当面清点各类物品的品名、数量,并在当日配送物品的销售单上双方签字确认;F、到达各店时司机需与各店仓管员进行交接，各店仓管员确认无误后，在销售单上签字,留客户联给各店,司机将销售单其他联带回分仓交于分仓统计员保管;G、当地的配送业务由冷藏公司车辆负责的，分仓统计员根据各店的申购量和款到通知单填写配送单，审核盖章后传真至冷藏公司，冷藏公司根据分仓要求的送货时间安排车辆及时送货并开具一式三联的发货通知单;H、分仓物资由冷库代为配送的，各店收到冷藏公司配送的货物后,在冷藏公司的发货通知单上签字确认,并

32、传真至分仓统计员,月末将原始单据转回分仓保管;I、分仓物资由冷库代为配送的，分仓统计员收到客户已签字的冷藏公司发货通知单的传真件后开具销售单;J、各店在交接货物时遇到的各种问题，需经配送司机确认或当日及时反馈至分仓,分仓统计员须填制客户投诉登记、处理表并将有关肉品质量和调味品的反馈信息传真至计划销售部计划员;（2）市外所辖直营店及加盟店物料配送；A、各店按分仓规定时间，应在规定日期前传真订购物品的计划单至分仓，与分仓统计员联系提货方式、提货时间、并汇款到物流配送分公司账户上;B、分仓统计员收到各店款到通知后，结合分仓库存开具分仓销售单;C、由分仓发货至所辖各地货物的运输方式由各店和分仓协商确定

33、。对于不同运输方式而产生的运输费用，分仓本着尽量降低客户运输成本，与多个货运部协商、对比，取最低且合理价并获得客户同意后发货;D、市外配送各店采用自提的方式,须持汇款单(下订购单的需将订购单一并带上)到分仓取得销售单到仓库提货,分仓仓管员依据销售单与提货人当面点清货物,且双方在销售单上签字; E、市外配送各店要求采用委托汽运发货方式的,分仓的配送流程参照物流配送分公司的委托发货配送业务流程;F、市外配送各店采用火车或水运发货方式的,由仓员、搬运工、短途司机相互配合，根据销售单数量装货。所配货物需由仓管员、司机当面清点各类物品的品名、数量,并在销售单上双方签字确认;G、司机将货物运至火车站或码头

34、办理托运手续(销售单需随货一并带走),办理完毕后将托运单据转分仓统计员,分仓统计员将销售单和托运单传真至订货单位,以备订货单位随时查询货物到达情况;H、货物运到后订货单位应在销售单上签字确认货物已收到并传真至分仓统计员,分仓统计员将单据存档。I、相关单据：无J、相关联的流程：2.2.3.2仓库主要业务流程图2.2.3.3仓库业务需求描述：1、共享采购的订货单信息资料。2、采购收货入库业务处理。3、库存调拨业务处理。4、盘点与报损业务处理。5、采购退货出库业务处理。6、销售出库业务处理。7、库存最高存量和安全库存管理。可以设置库存的最高存量以防止造成物品积压、设置安全库存保障物品的充分供应。8、

35、物品批次管理。对物品进行有有效的批次控制管理，对物品的质量能够有效的管理和追溯。9、物品保质期、预警管理。对具有保质期、或保质期比较短的物品进行保质期限的设置，并进行预警处理，有效的控制和管理物品的质量。10、仓库、库区、库位管理。根据不同的需要设置不同的仓库、根据每个仓库的特点进行库区、库位的设置，通过设置，对各仓库、库区、库位的物品数量、仓库的空间等信息进行有效的管理和控制。11、在途物品管理。能够对在途物品的发出时间、数量、到达日以及在途信息、实际到达的时间、数量、差异等信息进行有效的管理。12、库存物品分析。对物品进行多条件、立体、交叉等方式的进销存信息的查询和分析，从数据、表、图等形

36、式上反映库存物品的在库信息和可用信息情况。13、在库物品状态管理。在库物品有正品、不合格产品、过期物品、残次品等不同的状态、需要对不同状态的物品进行有效的进、销、存处理。14、成本管理。需要对物品的支持多种计价方法、目前使用的是全月一次加权平均法，以方便对物品的成本计算和管理。15、赠品管理。赠品的进、销、存的特殊处理。16、库存商品能够按照不同业务单位、不同部门进行财务核算类别和单品的查询、分析管理。17、上系统后需要更改的流程。库管接收采购部转来的书面订货单留档，当供应商通知采购部货品发出后，采购部根据供应商提供的货品信息编制入库通知单转仓管员进行物品验收，并办理入库手续、开办入库单并转交

37、采购留档、转交财务办理结算业务；计划销售部根据分仓或客户的要货需求办理销售单或调拨单，仓管员依据销售单或调拨单办理出库单并出库。224销售出库管理2.2.4.1销售业务流程：1、内供销售业务流程描述（1）各店面向管辖分仓报送申购计划；各分仓统计员向计划销售部计划员报送申购计划；（2）计划销售计划员部接收包头仓、河南分仓客户及分仓申购计划编制计划单，与财务部往来会计提供的账务往来核对无欠款后（财务部每月5日前提供上月账务往来）,报部门主管审核；（3）计划员将计划单转调度部调度员；（4）计划员将计划单与库存核对，库存无货的产品，编制申购计划单，报部门主管审核后，将采购联转采购部采购员，库管联转仓储

38、部内勤；（5） 计划员将审核后的计划单及汇款账户传真给客户通知客户汇款；A、 分仓核算出价格后通知管辖店面按公司要求将货款汇入公司指定账户；（6） 客户按公司要求将货款汇入指定账户；（7） 客户汇款后将汇款单回执联回传至计划销售部计划员处；A、 分仓客户汇款后将汇款单回执联回传至分仓；（8） 计划员将汇款传真件记录后转财务部出纳员；（9） 同时调度部调度员收到计划单开始备车；（10） 采购部采购员接到物资申购单转入采购流程；（11） 仓储部内勤或库管员接到计划单转入仓储业务流程（依据系统）；（12） 财务部出纳员收到客户汇款后编制客户款项到账通知单转计划销售部计划员；（13） 计划员接到客户款

39、项到账通知单后开具销售单；在核对分仓申购量全部入库后，开具调拔单，报部门主管审核后，转统计员开具销售发票（调拔单不开发票）；（14） 计划员将审核后的销售单或调拔单财务联、库管联、客户联与发票转给调度部调度员执行配送流程，调度员将发车及到货时间告知计划销售部计划员；当客户自提时将销售单客户联转客户,客户持销售单去仓库提货；（15）计划员每月1日编制上月销售明细汇总表，转统计员审核后，上报部门主管； A、分仓统计员每月1日编制上月销售明细汇总表，报分仓主管审核后，转统计员复审，报部门主管；（16）计划销售部计划员、统计员将所有票据、报表整理、归档；（17）市场专员对所管辖区域店面的计划、销售、统

40、计流程与计划员相同。（18）相关单据：A、计划单B、销售单C、调拨单D、申购计划单E、客户款项到账通知单F、销售明细汇总表（19）相关联的流程：A、计划流程B、自采业务流程C、调度内供物资配送流程2、厂家直发销售业务流程（1） 计划销售部计划员接收店面或分仓报送的申购计划；（2） 计划员核对账务往来确定无欠款，编制申购计划单经部门主管审批后，将采购联转采购部采购员备货，库管联转仓储部内勤。（3） 同时通知客户将货款汇入公司指定账户后，将银行回执传至公司计划销售部计划员记录后转财务部出纳员；（4） 财务部出纳员收到客户汇款后编制客户款项到账通知单转计划销售部计划员，由计划员编制发货通知单转采购部

41、采购员说明可发货；（5） 厂家在我公司申购的货物发出后，需将发货单回传至我公司采购部，采购员审核后转仓储部开据入库单；（6） 计划员将仓储部开具的入库单与申购计划单、订货单核对无误后，开具销售单或调拨单；（7）销售单或调拨单报主管审核后，转统计员开具销售发票（调拔单不开发票），销售单财务联转仓储部库管审核后转财务部会计；（8）计划员对相关票据进行统计；（9） 计划员对所有统计资料归档存放；（10）市场专员对所管辖区域店面的厂家直发计划、销售、统计流程同上。（11）相关单据：A、计划单B、销售单C、调拨单D、申购计划单E、客户款项到账通知单F、销售明细汇总表（12） 相关联的流程：A、计划流程B

42、、厂家直发业务流程C、厂方库业务流程（13） 相关报表A、年度店面明细表B、2007年总库出库明细汇总表C、店面销售额统计表（按性质)D、分仓年度销售统计表E、分仓销售额对比跟踪F、分仓销售分析报表（2007）G、分仓销售汇总表I、分仓月销售统计报表07.5J、客户销售额对比跟踪K、月度分仓申购计划完成情况报表3、分仓销售业务流程（1） 分仓统计员接收客户申购单汇总、分析后，在每月10日前编制次月分仓月度申购计划传真至计划销售部计划员处。A、分仓统计员根据各终端店发货时间要求并结合库存情况在发货前十日编制即时申购计划报计划销售部计划员处，若即时计划与月计划相同，可电话通知计划销售部计划员。（2

43、） 分仓通知辖区客户按公司要求将货款汇入指定账户。（3）客户汇款后将汇款回执传真给分仓统计员；由分仓统计员统计汇总编制汇款传真明细统计表传真给财务部。（4）调度部调度员依据计划销售部计划员开具的调拨单发货,出纳员收到分仓管辖店面汇款后，给分仓统计员下达款到通知； （5）分仓统计员收到款到通知后代计划销售部开具销售单。（6） 统计员将销售单报分仓主管审核。（7） 审核后的销售单转统计员进入分仓配送流程；（8）分仓统计员将销售单财务联在次月3日前连同其他单据一并寄至仓储部；（9）分仓统计员每月1日将上月分仓销售明细汇总表报送计划销售部统计员；（10）计划销售部统计员对各分仓所报报表与系统进行核对；

44、（11）计划销售部统计员将核对无误的分仓销售明细汇总表转财务成本会计后,依据分仓销售明细表开据发票；（12）财务部依据发票、汇总表进行帐务处理,次月初分仓寄回销售单后,经仓储部内勤审核后转财务部；（13）计划销售部计划员、统计员将所有相关资料整理、存档。（14）相关单据：A、计划单B、销售单C、调拨单D、客户款项到账通知单E、销售明细汇总表F、分仓月度申购计划（15）相关联的流程：A、计划流程B、调度内供物资配送流程C、分仓业务流程D、分仓配送流程4、赊销业务流程（1）客户要求赊销时，计划销售部计划员要对客户进行信誉额度评定，如对象在可赊销范围内，则传赊销申请单给客户；（2）客户将填写好的赊销

45、申请单传回计划销售部计划员，计划销售部计划员将客户历史信誉资料整理后，一并报计划主管、供销部经理审核、总经理审批；（3）计划销售部计划员将总经理审批后的赊销申请单存档，并转复印件至财务部经理；（4）在赊销申请单指定的归还日期，计划销售部计划员需要向店面电话催款，如催款无效，需编制书面催款单传予客户进行催讨，直至客户汇款。（5）相关票据：A、赊销申请单5、统计业务流程（1）统计员在每月2日审核分仓销售明细汇总表转财务部；（2）统计员在每月3日汇总编制全国销售明细表转财务部；（3）统计员在每月5日编制部门分析所需的系列销售明细表与汇总表、各种分类汇总表，报部门主管；（4）在每月末依各分仓所报的分仓

46、销售明细汇总表，开具发票；（5）在次月初开具发票明细清单；（6）在每月15日前将各仓的销售发票全部以特快专递形式发出，并附回函要求；（7）编写上月公司销售分析报表，并在15日前报部门主管审核；（8）统计员对相关资料整理、存档。6、促销业务流程（1）申请A、各分仓促销申请须在活动前715天填写统一的促销活动申请表，并传回公司计划销售部市场专员处；B、计划销售部市场专员对促销活动申请表所涉及的产品、时间核对可执行后，报部门主管、供销部经理审核，总经理审批；C、市场专员将审批通过的促销活动申请表，转相关部门后，通知分仓主管可执行；D、市场专员对资料整理、归档。（2）执行：A、分仓主管接到总经理审批后

47、的促销活动申请表，即可开始促销活动；B、促销活动由分仓主管全程负责，计划销售部市场专员对活动进行抽查；（3）结案核销：A、促销活动结束后，分仓统计员将结案材料整理后，报分仓主管审核；B、分仓主管审核结案资料无误后，在次月4日前将资料寄出，超期不予核销；C、计划销售部市场专员对分仓寄回的资料进行核对，核对无误后报供销部经理审核，报财务部核销，报总经理审批；D、计划销售部市场专员对相关资料整理、存档。E、相关票据：a促销活动申请表2.2.4.2销售主要业务流程图2.2.4.3销售业务需求：1、客户管理。建立客户档案信息库、消息记录客户信管信息：客户的进货周期、最低的进货量都得跟踪分析。客户分类：按

48、照不同指标对客户进行分类，如按照店面性质、区域、重要性等。店面的签约、续签、停货、解约、名称变更及性质变更信息的纪录及汇总统计。2、销售价格管理。销售价格依据不同客户的性质和关系形成不同的价格策略和体系；并对销售价格进行有效的管理和控制。（统一修改，各级统一变更）3、自动接收计划的分仓计划用量明细表4、销售业务处理。销售开单处理、虚拟发票等具体业务处理5、销售退回。销售退回业务处理。6、客户货款查询管理。能够对客户的付款信息进行实施查询。7、促销管理。对促销方案制订、申请、执行、结案进行有效的管理和控制。8、样品、赠品销售管理。对样品的进、销、存进行有效的管理和控制。9、销售分析。对对物品进行

49、多条件、立体、交叉等方式的销售信息的查询和分析。10、客户信息变更追踪。要求系统中能够跟踪记录客户的重要信息变更情况，并提供相关报表统计查询。客户的进货周期、最低的进货量都得跟踪分析。11、库存信息的及时查询。在录入订单的时候，录入用户可以及时的查询到项目在本库房的库存数量、已订货未发货数量（已录入订单，未付款，未开销售单，未发货）、已销售未发货数量（已付款，已开销售单，未发货）等信息。12、提醒功能。客户的实际业务中，有多级的业务审核需求，希望在各个功能中提供消息通知功能，以便及提醒业务流程中各个人员及时处理各种业务单据。13、订单发货前，必须保证订单的销售款已经到帐。促销、赊销、退回的销售

50、流程。14、销售商品能够按照不同业务单位、不同部门进行财务核算类别和单品的查询、分析管理。15、上系统后希望实现的销售业务流程（1）各店面向管辖分仓报送申购计划；各分仓统计员向计划销售部计划员报送申购计划；（2）计划销售计划员部接收包头仓、河南分仓客户及分仓申购计划编制计划单，报部门主管审核；（3）计划员将计划单转调度部调度员（系统共享）；（4）计划员将计划单与库存核对，库存无货的产品，编制申购计划单，报部门主管审核后，将采购联转采购部采购员；（5）计划员通知客户将货款汇入公司指定账户；A 分仓核算出价格后通知管辖店面按公司要求将货款汇入公司指定账户；（6） 客户按公司要求将货款汇入指定账户；

51、（7）客户汇款后将汇款单回执联回传至计划销售部计划员处；A分仓客户汇款后将汇款单回执联回传至分仓；（8） 计划员将汇款传真件记录后转财务部出纳员；（9）同时调度部调度员收到计划单开始备车；（10）采购部采购员接到物资申购单转入采购流程；（11）仓储部内勤或库管员接到计划单转入仓储业务流程（依据系统）；（12）财务部出纳员收到客户汇款后，在系统中录入预收款金额；（13）在系统提示计划单金额满足后，计划员开据发货单通知单，报部门主管审核后转调度部调度员。A计划员在核对分仓申购量全部入库后，开具分仓发货单通知单，报部门主管审核后转调度部调度员；（14）调度员安排好车后，编制提货单转仓储部库管；（15

52、）在产品出库后，库管审核提货单生成出库单，统计员依据出库单开发票；（16）计划员/分仓统计员每月1日编制上月分仓月销售统计报表，转统计员审核后，上报部门主管；（17）计划员/分仓统计员、统计员将所有票据、报表整理、归档；（18）市场专员对所管辖区域店面的计划、销售、统计流程与计划员相同。225配送业务管理2.2.5.1配送业务流程：1、内供物资配送流程（1） 调度员接到计划销售部计划员的计划单后备车;（2 调度员接到计划销售部计划员的销售单后，调度员根据销售单订车。各分仓走货，调度员根据计划员下的调拨单订车； （3）调度员在确定运输价格、路线等后，要与客户进行电话沟通,客户对这些信息给予口头肯

53、定后方可发车；如客户不满意，调度员应重新找车;（4） 调度员订好车后，开具交接单；（5）调度部主管进行审核，（审核是否为合格的承运商、是否符合招标报价），如有特殊原因高于报价须注明原因，经总经理审批；（6）装车时，调度员应至少提前半天通知各相关部门人员（仓管员、采购员）。（7）调度员组织装车发货，提货经办人持交接单、销售单或调拨单（库房联、财务联、客户联）到库房或基地提货。（8）调度员要派人对车辆的装货、在途情况、及到货时间进行监督。（9）货物为火车、客运发运时,调度员把发火车、客运的相关信息通知客户，有票据的要传真给客户。（10 车辆在途时如有突发事件，按在途车辆突发事件处理的规定进行处理。

54、（11）客户验收货物后，将签字确认的交接单回传至调度部，调度员接收存档。（12）货到付款的客户验收清点物品后，直接给司机结算运费。（13） 由公司结算运费的，司机凭客户签收的第二联交接单结算。结算票据经调度部主管、储运部经理及财务部经理审核，总经理审批后结算。（14） 调度员编制内供物资发运月汇总表次月3日上报调度部主管，编制内供物质发运汇总表次年1月3日上报调度部主管。（15）调度员应将相关记录整理、存档。（16）相关单据。A、计划单B、销售单C、调拨单D、交接单 （17）相关报表A、内供物资发运月汇总表B、内供物资发运汇总表2、肉业倒运物资配送流程（1）调度员接到肉业公司计划调度专员到达地

55、为物流或标有肉业结算的内蒙古小肥羊肉业有限公司装车单时，调度员应与肉业计划调度专员核对品名、数量后备车。（2）调度员接到肉业公司计划调度专员到达地为物流的内蒙古小肥羊肉业有限公司装车单备车，同时与物流公司计划销售部主管核实此货品是否可以调运入库，如可以入库（在装车单右上角注明“同意入库”），调度员开交接单并在右上角注明“倒运”字样，在收到标有肉业结算的内蒙古小肥羊肉业有限公司装车单后，可直接定车开具交接单，在右上角注明“肉业结算”字样。调度员要在接单后二个工作日内完成；如有特殊情况不能完成的，调度员要及时上报调度部主管。（3）调度部主管进行审核（审核是否为合格的承运商、是否符合招标报价），如有

56、特殊原因高于报价须注明原因，经总经理审批。（4）调度员要在装车时提前半天通知相关装货部门及收货部门的仓管员和负责人（临河基地、锡盟基地、肉业库房、包头仓等客户）。（5）调度员组织装车发货，司机持交接单去指定的基地装车，如异地调货司机不能拿到交接单的，可凭传真件装车。（6）车辆在途时如有突发事件，按在途车辆突发事件处理的规定进行处理。（7）客户验收货物后，将签字确认的交接单回传至调度部，调度员接收存档。（8）交接单回执联（注明倒运）由物流分公司结算运费，结算票据经调度部主管、储运部经理及财务部经理审核，总经理审批后结算。（9）交接单回执联（注明肉业结算）由肉业公司结算，结算票据应由调度部主管和储

57、运部经理审核后，邮寄小肥羊肉业公司结算。（10）调度员将走车情况登记在倒运月汇总表、肉业发运月汇总表上，次月3日前上报调度部主管。（11）调度员要在次年1月5日前将倒运汇总表、肉业发运汇总表上报调度部主管。（12）调度员将记录整理、存档。（13）相关单据；A、内蒙古小肥羊肉业有限公司装车单B、交接单C、倒运月汇总表D、肉业发运月汇总表E、倒运汇总表F、肉业发运汇总表3、退换物资配送流程（1）调度部接到相关部门（物流、肉业、调味品等公司及客户）的退换货函件后（应以书面形式），根据货物的品名、数量进行备车。（2）调度员向相关部门负责人详细了解所退货品的情况（货品的包装、质量、数量及起运地、到达地等

58、情况）；如特殊情况不能完成的，调度员要及时上报调度部主管。（3）调度员安排好车辆后，将相关信息通知相关部门负责人确认后，开交接单装货，并在右上角标注“某某分公司退货或换货”例如：肉业退货，肉业结）。（4）调度部主管进行审核，（审核是否为合格的承运商、是否符合招标报价），如有特殊原因高于报价须注明原因，经总经理审批。（5）调度员应在装车前半个工作日通知相关部门负责人（退货方、收货方）。（6）调度员组织装车发货，提货经办人持交接单和相关函件到指定的地点装车，如异地调货司机不能拿到交接单的，可凭传真件装车。（7）司机装货时，应注意货物与交接单上的品名、数量相符合，如不符合，应在交接单上进行更改，经装

59、货方仓管员签字确认并电话通知调度员。（8）车辆在途时如有突发事件，按在途车辆突发事件处理的规定进行处理。（9）客户验收货物后，将签字确认的交接单回传至调度部，调度员接收，存档。（10）司机凭客户签收的第二联交接单到物流分公司结算运费，由调度员上报调度部主管审核转相关分公司结算。（11）调度员将记录整理、存档。（12）相关单据：A、退换货函件B、交接单（13）相关报表：A、内供物资发运月汇总表B、内供物资发运汇总表C、倒运月汇总表D、肉业发运月汇总表E、倒运汇总表F、肉业发运汇总表G、运输数据汇总分析表2.2.5.2配送主要业务流程图：2.2.5.3配送主要业务需求描述：1、共享计划的计划单，并依据销售单或调拨单上的物品信息自动形成配送交接单的物品信息，并自动计算出物品的标准重量、运价，同时发货地到达地、收货方信息、车辆信息、在途时间、运费的结算方式（货到付款、包头结算）等基础信息的自动生成。2、车辆信息管理。详细记录车辆的相关信息，如车主、联系人、车辆类型、吨位、价格等信息。3、路程信息管理。建立标准道路里程、标准运输天数数据库，为标准运费做数据依据。4、物品发运管理。物品发运主要以交接单为主、详细记录物品的发货地址、到达地址、收货人、运费、等信