第五章电子表格处理软件应用

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1、第五章 电子表格处理软件应用学习目标l 理解Excel的基本概念，掌握Excel的启动和退出。l 熟练地创建、编辑和保存电子表格文件。l 学会使用工作表中的常用函数和表达式。l 熟练设置工作表的页面格式。l 学会根据输出要求设置打印方向与边界、页眉和页脚，设置打印属性。l 了解常见图表的功能和使用方法。l 学会对工作表中的数据进行排序、筛选和分类汇总。本章导读 中文版Excel 2003是目前许多公司常用的电子表格处理软件，它广泛地应用与财务、金融、经济、审计、统计及办公事务的日常管理等众多领域。销售部门制作财务报表，人事部门制作人事表格，会计部门制作工资表都要用到Excel。此外，因为Exc

2、el和Word同属于Office套件，所以它们在窗口组成、格式设定、编辑操作等方面有很多相似之处，因此，在学习Excel 2003时，要注意应用以前在word 2003中已学过的知识。课前任务任务描述 制作销售月报表假设你是某大型家电连锁公司的销售部人员，请根据公司部门提供的2009年3月份的海尔洗衣机的销售情况，使用Excel制作该公司的销售月报表，并向销售部经理汇报销售业绩。任务分析 Excel可以用于数据计算。制作电子表格的步骤为：制作目的分析收集相关数据设计表格录入数据编辑电子表格编辑电子表格说明。操作步骤步骤1 启动电子表格处理软件（1）双击桌面上的Excel快捷图标，或者执行【开始

3、】|【所有程序】|【Microsoft Office】|【Microsoft office Excel 2003】命令，即可启动Excel应用程序，并自动生成一个空白文档，如图5.1所示。 （2）双击工作区下方的“Sheetl”标签，将该工作表的名称改为“销售月报表”，如图5.2所示。 步骤2 输入数据 （1）输入图5.3所示表格中的文本，其中B列和C列只需输入数值即可 （2）选中B4至B9单元格，单击鼠标右键，选择【设置单元格格式】命令，在“单元格格式”对话框中单击“数字”标签，在“分类”中选择“货币”选项，单击“确定”按钮应用设置，如图5.4所示。 步骤3 对数据进行处理 （1）选中D4单

4、元格，在数据编辑区输入“=B4*C4”并按回车键，如图5.5所示，Excel自动计算D4单元格中的值，如图5.6所示。（2）选中D4单元格，将鼠标指针放在该单元格的右下角，鼠标指针变成“+”形状，按下鼠标左键并拖动到D9单元格，则可以实现快速计算各部门的销售金额，如图5.7所示。计算销售金额后的电子表格效果如图5.8所示。 （3）选中C10单元格，单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮，并按下回车键；选中D10单元格，单击“常用”工具栏中的“自动求和”按钮，并按下回车键。这样即可计算C10和D10单元格中的值，如图5.9所示。 步骤4 对表格进行修饰 （1）选中单元格A3至D10之间的连续区域

5、，执行【格式】|【自动套用格式】命令，弹出“自动套用格式”对话框，如图5.10所示。 （2）选择套用样式为“古典3”，单击“确定”按钮；选中A1至D1单元格，单击“常用”工具栏中的“合并及居中”按钮。最终得到图5.11所示的效果。 步骤5 对表格进行保存 设计完成后，执行【文件】|【保存】命令，或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮，弹出【另存为】对话框，选择“保存位置”为“C:任务”文件夹，输入文件名为“销售月报表”，保存类型不变，然后单击“保存”按钮，如图5.12所示。5.1 认识Excel 2003课前小提问 在完成课前任务的时候，提到了工作表、单元格的概念，同学们理解什么叫做工作表、单

6、元格吗？怎样启动和退出Excel？和启动Word有什么不一样吗？带着这些问题，认真学习本节。5.1.1 启动和退出Excel 20031.启动Excel 2003下列4种方法均可启动Excel 2003。（1）单击【开始】菜单，选择【所有程序】命令，然后选择【Microsoft Office】子菜单中的【Microsoft Office Excel 2003】命令。（2）双击一个已经生成的Excel 文件，启动Excel 2003，同时打开该电子表格文件。（3）在桌面上双击Excel 快捷图标也可以启动Excel 2003。（4）在桌面的空白区域单击右键，选择【新建】子菜单中的【Microso

7、ft Excel 工作表】命令，即可在桌面上建立“新建Microsoft Excel 工作表”文档。 启动Excel 后，出现图5.13所示的工作界面。 2.退出Excel 2003 退出Excel 2003的方法与退出Word 2003的方法相同，这里就不再进行讲述了。5.1.2 Excel 2003的工作界面Excel 文件的扩展名为.xls,简单地说，多个单元格组成工作表，多个工作表组成工作簿，而每个工作簿就是一个Excel 文件。如图5.13所示，Bookl是一个工作簿，即一个Excel 文件，Sheet1,Sheet2和Sheet3是工作表，这3个工作表组成了Bookl这个工作簿，而

8、里面的小格子就是单元格。（1）如图5.13所示，工作簿是处理和存储数据的文件。一个工作簿可以由多个工作表组成，最多可以有255个工作表。默认情况下，一个工作簿有3个工作表，即Sheet1,Sheet2和Sheet3，用户可以根据实际情况增减及选择工作表。（2）工作表是Excel完成数据管理的基本单位，也称为电子表格。每个工作表有一个标签（例如“Sheetl”，该工作表的名称为Sheetl）。工作表由排列成行和列的单元格组成，一张工作表最多有256列、65536行。（3）单元格是组成工作表的最小单位，单元格地址由列号和行号组成，例如第1列第1行的单元格地址为A1，第5列第10行的单元格地址为E1

9、0。（4）数据编辑栏位于Excel 2003窗口上方的条形区域，用于输入、编辑、显示活动单元格或图表中的数据及公式。（5）名称框位于编辑栏的左边，用于指示当前选定的单元格、图表项等对象。在“名称框”中输入名称，再按键，可以快速选择指定的单元格或区域。（6）列标是指单元格的列号。（7）行号是指单元格的行号。（8）活动单元格是指数据输入时选定的单元格，以粗边框显示，一次只能有一个活动单元格。（9）工作表标签位于工作簿的左下底部，用来显示工作表的名称（在默认情况下显示Sheet1,Sheet2和Sheet3），单击这些标签可以在工作表间相互切换。（10）切换工作表按钮位于左下方，状态条之上，用于工作

10、表之间的切换。工作簿中的工作表较多时，可以使用切换工作表按钮来显示当前屏幕上没有显示的工作表标签。（11）按按钮显示第一个工作表，按按钮显示前一个工作表，按显示后一个工作表，按按钮显示最后一个工作表。（12）状态栏位于窗口最下方，用于显示当前命令或操作的有关信息。 请同学们观察图5.3所示的工作表文件，分别指出编辑栏、单元格、当前工作表以及拥有数据“20”的单元格的行号、列号和地址。 5.2 工作簿和工作表的基本操作课前小提问工作簿和工作表的基本操作都有哪些呢？如何新建和保存工作簿，如何打开与关闭工作簿，如何编辑和修改工作表中的数据，以及如何对工作表进行格式化呢？5.2.1 建立与保存工作簿1

11、.建立新工作簿建立新工作簿有如下4种方法。 （1）启动Excel 2003时，Excel 2003会自动打开一个空白工作簿文件。 （2）在打开Excel 2003的情况下，单击“常用”工具栏的“新建”按钮。 （3）在打开Excel 2003的情况下，执行【文件】|【新建】命令。 （4）在打开Excel 2003的情况下，按快捷键,新建一个空工作簿。2.保存工作簿执行【文件】|【保存】命令，或者单击工具栏的“保存”按钮，也可以按快捷键,弹出“另存为”对话框。在“文件名”文本框中输入工作簿文件名，单击“保存位置”下拉列表框并选择要存放文件的路径，在“保存类型”下拉列表框中选择所存文件的类型，默认情

12、况下，“保存类型”为“Microsoft Office Excel工作簿”。最后，单击“保存”按钮。5.2.2 打开与关闭工作簿1. 打开工作簿打开一个工作簿的操作步骤如下。（1）单击工具栏中的“打开”按钮，或者选择【文件】菜单中的【打开】命令。（2）在弹出的“打开”对话框中的“查找范围”下拉列表中选择“我的文档”。（3）选定要打开的工作簿文件，单击“打开”按钮。 2.关闭工作簿 单击工作簿窗口右上角的“关闭”按钮关闭“即可关闭工作簿（注意：如图5.13所示，工作簿的“关闭”按钮不是Excel软件的“关闭”按钮）。5.2.3 工作表的数据输入 在完成实际工作时，经常要输入不同类型的数据：字符、

13、数字、时间、日期、公式、数据库、图形以及图表等。可是怎样才可以正确输入数据呢？数据输入的基本步骤如下。 （1）单击要输入数据的单元格，名称框中出现活动单元格名称。 （2）输入数据。 （3）此时编辑栏左边多了两个按钮：“取消”按钮和“输入”按钮，回车键确认输入。 1.输入字符型数据 单元格中输入字符的默认对齐方式为“靠左对齐”，输入的内容既在活动单元格内显示，也在编辑栏内显示。一个单元格内，最多可输入32000个字符；每个单元格默认宽度为8个字符，如果字符数超出单元格宽度，输入的内容则会自动向右扩展，如果右侧列有数据，输入内容被截图显示，但编辑栏内会显示全部内容。2.输入证件号码等字符数字如果要

14、输入电话号码、证件号码、邮政编码等字符型数字，则需要在输入的第1个字符前键入单引号“ ”（是英文的单引号，而不是中文的单引号），如图5.14所示。输入完成后，该单元格中只显示数据而不显示该单引号。数字字符串不参与计算。3.输入数值数值是能够用来计算的数据，其输入方式也输入文字的方式完全不一样，可以输入整数、小数、分数而且可以运用科学计数法。数值在单元格中自动右对齐。输入数值时，默认形式为普通表示法，当输入数据长度超出单元格时，Excel 2003自动以科学计数法表示，编辑栏中至多显示前15位数字。Excel 2003进行计算时以输入数值而不是以显示数值为准。Excel 2003能够使用的数值字

15、符有以下几种。（1）数值数字：0、1、2、3、4、5、6、7、8、9.（2）数值符号：+、-、，、.、(、)、/、$、%、E、e。（3）科学计数法：一种用指数形式表示的计数方法，一般由尾数部分、字母e（或E）以及指数部分组成，如11416e-7,15e+6。 在输入分数时，应注意要依次输入0和空格。例如，输入1/4，正确的输入顺序是0，空格，1/4，否则Excel 2003会将分数当成日期，如图5.15所示。4.输入日期和时间（1）输入日期。Excel 2003采用“/”和“-”作为日期输入的分隔符，如yy-mm-dd或yy/mm/dd。输入Excel 2003可以识别的日期数据后，系统会将其

16、改为某种内置的日期或时间格式。（2）输入时间。时间型数据格式一般为hh：am/pm,“am/pm”与分钟之间应留有空格。用户可以按如下形式输入时间（以19点15分为例）：19:15；7:15PM；19时15分；下午7时15分。5.2.4 工作表的插入、删除、复制、移动和重命名1.插入工作表（1）右键单击某工作表标签，例如“Sheet2”，选择【插入】命令，弹出图5.16所示的对话框。（2）在对话框中选择“工作表”，单击“确定”按钮，或者单击【插入】菜单中的【工作表】命令，则新插入的工作表“Sheet4”出现在工作表“Sheet2”之前，且当前工作表。 2.移动或复制工作表（1）打开工作表所在的

17、工作簿和目标工作簿，选定需要移动的工作表的标签。（2）单击【编辑】下拉菜单中的【移动或复制工作表】命令、打开“移动或复制工作表”对话框，如图5.17所示。（3）如果在同一工作簿中移动或复制工作表，则无须选择“工作簿”列表框；如果在不同的工作簿之间移动或复制工作表，则需选择相应的“工作簿”。（4）在“下拉选定工作表之前”列表框中选择一个工作表，如果选中“建立副本”复选框，则进行复制工作表操作，否则执行移动操作。（5）单击“确定”按钮。 用鼠标移动或复制工作表的操作步骤如下。（1）单击需要移动工作表的标签。（2）按住鼠标左键，沿标签显示区拖动鼠标到相应标签后松开，工作表就移到新位置。（3）同时按住

18、键和鼠标左键，沿标签显示区拖动鼠标到相应标签后松开，工作表就被复制到新位置。 3.删除工作表（1）选中要删除的工作表。（2）右键单击选中的工作表，在弹出的菜单中选择【删除】命令，如果工作表中没有数据，则此时工作表已被删除，如果其中含有数据，则弹出图5.18所示的对话框。（3）单击对话框中的“删除”按钮。 4.重命名工作表（1）双击需要重命名的工作表标签。（2）输入新工作表的名称，按键确定。5.2.5 工作表的编辑对已建立的工作表，根据需要可以编辑、修改其中的数据。1.选定一个单元格用鼠标左键单击可选定单元格。在选定单元格之前，首先要进行光标定位。用键盘可实现光标定位，各按键功能如表5.1所示。

19、2.选定多个单元格选择多个单元格的方法如表5.2所示。3.插入单元格要插入空白单元格，先单击要插入单元格的位置，然后右键单击该位置，在弹出的菜单中选择【插入】命令，弹出图5.19所示的“插入”对话框，按照需求选择一种插入方式后单击“确定”按钮即可。4.移动或复制单元格中的数据对于工作表中的数据可以通过复制或移动操作将其复制或移动到同一个工作表上的其他位置、另一个工作表或另一个应用程序中。复制或移动单元格中的数据的常用方法是用“拖动”的方式实现快速复制或移动。用“拖动”方式实现快速复制或移动的操作步骤如下。选择要复制或移动的范围，将鼠标指针指向选定的区域的边框上。按住鼠标左键将选定区域的内容拖动

20、到目的位置，松开左键，完成移动操作。同时按住键和鼠标左键，拖动复制内容到目的位置，松开鼠标和键，完成复制操作。5清楚与删除单元格中的数据可以对单元格中的数据进行一下几种常见的操作，包括数据的清除、单元格的删除、已做操作的撤销与恢复。（1）清除。在编辑过程中如果想取消错误的输入，可以单击【编辑】菜单中的【清除】命令，如图5.20所示，然后再选择清除的选择项。（2）删除。选中要删除的单元格或区域，单击【编辑】菜单中的【删除】命令，也可以单击鼠标右键选定单元格或区域，在快捷菜单中单击【删除】命令，弹出“删除”对话框，在对话框中选择删除方式。这不仅可以删除单元格的数据，还可以删除此单元格所在的行或列。

21、清除单元格不同于删除单元格，清除单元格数据仅清除单元格中的内容，而不删除单元格本身；删除单元格不仅删除单元格本身，还将使一些单元格的位置发生变化。6.查找与替换（1）单击【编辑】菜单中的【查找】命令，弹出“查找和替换”对话框。如果在对话框中单击“选项”按钮，可以显示更多的查找选项，如图5.21所示。（2）在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，指定“搜索”（行或列）和“查找范围”（例如公式、批注或者值）。（3）单击“查找下一个”按钮，开始查找，当找到一个匹配的内容后，该内容所在单元格成为活动单元格，如果要继续查找，可重复单击“查找下一个”按钮。（4）如果要替换所找到的内容，则单击“替换”选项卡

22、，对话框图5.22所示，在“查找内容”和“替换为”文本框中分别输入内容。（5）单击“替换”按钮，Excel 2003将找到第一个与“查找内容”相匹配的数据并进行替换，然后自动找到下一个匹配的单元格，如果想继续替换，可以继续单击“替换”按钮。（6）如果本次找到的内容不需要替换，则单击“查找下一个”按钮，跳过此单元格去找下一个要替换的字符串。（7）如果要将所有找到的内容都替换成新数据，可以在输入替换值之后单击“全部替换”按钮，将所有找到的内容一次性自动替换。（8）查找替换结束后，单击“关闭”按钮结束操作。 7.智能填充数据 当要在相邻单元格中输入相同数据或按某种规律变化的数据时，可以使用Excel

23、 2003的智能填充功能实现快速输入。（1）自动输入文字序列 如果要在某些连续的单元格中输入文字序列，例如“星期一、星期二”、“方案1、方案2”等，可以使用“自动填充”功能实现快速输入。操作步骤如下。 在A1单元格输入“星期六”，在A2单元格输入“星期日”（也可以分别输入“星期一”、“星期二”等）。 选定A1和A2两个单元格，将鼠标指针移至A2单元格右下角的填充句柄处（当前单元格的右下角有一小黑块，称为填充句柄），按住鼠标左键并拖动至A13单元格，即可产生相应的文字序列，如图5.23所示。 松开鼠标，即在A1至A13单元格中建立了文字序列。（2）自动输入数据。 在B1单元格中输入“1”，在C1

24、单元格中输入“3”。 选定已输入数据的两个单元格B1和C1，将鼠标指针移到C1单元格右下角的填充句柄处，按住鼠标左键并拖动至F1单元格。松开鼠标，即在B1至F1单元格中建立了序列“1、3、5、7、9”，如图5.24所示。Excel 2003对序列的处理带有较强的智能性，有些常用序列，用户只需向第一个单元格中输入数据，Excel 2003就会建立相应的序列。5.2.6 工作表的格式化Excel 2003提供了十分丰富的格式化命令，能够解决数字如何显示，文本如何对齐，字形、字体的设置以及边框、颜色的设置等格式化问题。1.单元格格式单元格格式包括单元格和选定区域的自定义格式，可以使用“格式”工具栏和

25、菜单命令两种方法进行设置。单击【格式】下拉菜单中的【单元格】命令，弹出“单元格格式”对话框，在6个选项卡提供的选择中完成设置。（1）“数字”选项卡该选项卡提供了大量的数字格式，并将它们进行分类，主要用于进行数字格式化，如图5.25所示。（2）“对齐”选项卡。为满足一些表格处理的特殊要求或整个版面的美观，可在“对齐”选项卡中自行设置单元格对齐方式，如图5.26所示。（3）“字体”选项卡。在该选项卡中，可以设置单元格中文本的字体、字形和字号，也可以为单元格中的文本加下划线和颜色，还可以为单元格中的文本加特殊效果，例如“双删除线”、“上标”和“下标”等，如图5.27所示。（4）“边框”选项卡。在该选

26、项卡中，可以为选定单元格（可以是一个，也可以是多个）加边框。边框选项卡中主要包括“预置”、“线条”和“边框”三个区域。其中，“预置”区用于设置所加边框的样式，“线条”区用于设置所加边框线条的样式与颜色，“边框”区用于设置所加边框线条的位置，如图5.28所示。（5）“图案”选项卡。 在该选项卡中，可以为选定单元格（可以是一个，也可以是多个）添加底纹图案和颜色，如图5.29所示。 2.改变行高和列宽。 在Excel 2003中，可以使用菜单方式和鼠标拖动方式来调整行高和列宽。（1）菜单方式。菜单方式的操作步骤如下。 选择要更改设置的行或列，单击此行行号或此列列标，也可以选择此行或此列中的任意单元格

27、。 选择【格式】菜单中的【行】或【列】命令，弹出下级子菜单。 单击子菜单中的【行高】或【列宽】命令，弹出“行高”或“列宽”对话框。 在“行高”或“列宽”对话框中输入要定义的高度值或宽度值，设置完成后单击“确定”按钮。（2）鼠标拖动方式。鼠标拖动方式的操作步骤如下。 将鼠标指针指向要改变行高的行号的上（或下）边框线，或指向要改变列宽的列标的左（或右）边框线。 当鼠标指针变成双向箭头时，按住鼠标左键，向上、下（或左、右）拖动，调整到需要的高度或宽度时，松开鼠标。 3.修饰工作表（1）使用自动套用格式。 自动套用格式是可以迅速应用于某一数据区域的内置格式设置集合，如字体大小、图案和对齐方式等。Exc

28、el 2003提供了一些已经制作好的表格格式，用户可以套用这些格式，制作出漂亮而专业的表格。套用已有表格格式的操作步骤如下。 选中要套用格式的单元格区域。单击【格式】菜单中的【自动套用格式】命令，弹出如图5.30所示的对话框。从“格式”列表框中会看到表格的样式，从中选取需要的表格格式。还可以单击“选项”按钮对“应用格式种类”进行修改。单击“确定”按钮。（2）格式复制。 当需要把工作表中的几个部分设置成同一格式时，只要设置其中一部分的格式，而另外几个部分不必重复操作，可以采用复制格式的方法产生其格式；如果要生成工作表的格式与已存在的某工作表的格式相同，则复制该工作表的格式即可，这样可以节省大量格

29、式化表格的时间和精力。复制格式的操作步骤如下。 选定要复制的样板单元格或单元格区域。 双击工具栏中的“格式刷”按钮，此时，鼠标指针变为一个刷子形状。 分别选中各目标区域，即进行格式复制。 完成格式复制后，再单击“格式刷”按钮或按键关闭格式复制功能，鼠标指针恢复原来的形状。（3）格式删除。 当要删除某种格式设置时，选择【编辑】|【清除】项中的“格式”命令，则选中区域中数据的格式被删除，单元格中的数据以常规格式表示，即文字左对齐，数字右对齐。（4）设置工作表背景图案。 为工作表添加背景图案，被选中的图案将平铺在工作表中。打印工作表时，添加的背景图案不被打印出来。首先选中要添加背景图案的工作表，选择

30、【格式】|【工作表】菜单中的【背景】命令，弹出“工作表背景”对话框，在对话框中双击要作为背景图案的图形文件即可。 为了使工作表中某数据区域与工作表背景图案分开，可以将选中数据区域设置为纯色的背景图案。4条件格式条件格式用于对选定区域内满足指定条件的单元格自动设置格式。首先选中欲设置条件格式的单元格区域，单击【格式】菜单中的【条件格式】命令，弹出“条件格式”对话框，对话框第1行左边下拉列表中包含“单元格数值”和“公式”两个条件格式选项，第2个下拉列表框中含有“介于”、“未介于”、“等于”等条件运算符选项，右边则是相应的编辑框，如图5.31所示。单击“格式”按钮可以打开“单元格格式”对话框，进行字

31、体、边框、图案等设置；“添加”和“删除”按钮用于添加或删除条件格式。Excel 2003最多允许同时设置3个条件格式。 5.3 工作表中数据的计算和处理课前小提问Excel提供了对数据的统计、计算及其管理功能。用户可以使用系统提供的运算符和函数建立公式，可以通过排序、筛选和汇总统计等操作数据分析。那么，如何使用公式和常用函数计算数据呢？如何对数据进行排序、筛选和汇总等操作呢？5.3.1 公式中的单元格的引用当一个单元格中的数值被其他单元格中的公式使用时称为引用，该单元格所在工作表的行和列称为公式引用地址。通过引用可以在一个公式中使用工作表上不同部分的数据。工作表中的多个公式可以使用同一个单元格

32、中的数值。引用同一个工作表中的单元格地址，或者同一个工作簿上其他表中的单元格地址称为内部引用；引用其他工作簿中的单元格地址称为外部引用。外部引用可以使不同的Excel工作表中的数据得到关联。单元格地址引用的标识方式如表5.3所示。5.3.2 使用公式处理数据在Excel 2003中，公式是对工作表数据进行运算的方程式，还可以用于比较工作表中的数据或者合并文本。公式可以引用同一工作表中的其他单元格地址、同一工作簿不同工作表中的单元格地址或者其他工作簿工作表中的单元格地址。1.输入公式公式的输入有两种方法。（1）在单元格内直接输入公式，适用于较短的公式，在公式前必须加等号“=”。（2）在编辑栏内直

33、接输入公式，适用于较长的公式，在公式前必须加等号“=”，输入“=”后，名称框变成函数框，且编辑栏出现3个按钮。：输入按钮，单击该按钮，将编辑栏内的公式输入单元格（也可以使用回车键）。：取消按钮，单击该按钮，取消公式的输入，返回当前单元格。Fx：编辑公式按钮，单击该按钮，将显示公式对话框，可以从中选取公式。如果计算中需要用到单元格，用鼠标单击需要引用的单元格，该单元格的名字就被放入编辑栏，引入公式中。2.公式的自动填充仔细阅读课前任务，理解自动填充的概念，在一个单元格中输入公式后，如果想在相邻的单元格中输入类似的公式，自动填充是最好的选择。其操作步骤如下。（1）单击公式所在的单元格，并将鼠标指针

34、移到该单元格右下角的小方块上。（2）当鼠标指针变成小十字时，按住鼠标左键，向下或向右拖动。（3）到达目标单元格后，松开左键即可自动填充公式。 3.运算符 运算符是一种符号，用于指明公式中元素进行计算的类型。Excel包含4种类型的运算符：算数运算符、比较运算符、文本运算符和应用运算符。 （1）算术运算符用于完成基本的数学运算，如加法、减法和乘法，连接数字和产生数字结果等。 （2）比较运算符用于比较两个值，结果是逻辑值True和False。 （3）文本运算符“&（合并符号）”，用于将两段文字连接为单个合并文本值。（4）引用运算符，可以从两个引用中产生对单元格或单元格区域的一个引用。 表5.4按优

35、先级从高到低列出了各运算符及其功能。5.3.3 使用函数处理数据 函数是预定义的公式，使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。例如，SUM函数对单元格或单元格区域进行加法运算。Excel 2003提供了许多内部函数，主要有数学函数、财务函数、日期与时间函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、信息函数以及逻辑函数等。1.输入函数函数输入有以下两种方法。(1) 选择单元格，在编辑栏里面直接输入函数，如“=SUM（G3：G11）”，按回车键即可。(2) 选择单元格，单击【插入】菜单中的【函数】命令或者单击工具栏上的“插入函数”对话框输入函数。2.常用函数Excel 200

36、3提供的众多函数中有些是经常使用的，下面介绍几个常用函数。(1)求和函数SUM（number1，number2，）。该函数的功能是对number1和number2等参数进行求和。number1和number2等参数可以是数值、单元格地址或者算式。如果参数是单元格地址，应保证对应单元格中存放的是数值或者由公式计算出的数值。(2)求积函数PRODUCT（number1，number2，）该函数的功能是对number1和number2等参数进行求积。number1和number2等参数可以是数值、单元格地址或者算式。(3)计数函数COUNT（value1.value2，）。value1和value2

37、等参数包含或引用各种类型数据的参数（130个），但只有数字类型的数据才能被计数。value1和value2等参数可以是数值、文字、逻辑值或者引用。函数在进行计数时，将对数值、空单元格、逻辑值、日期或以文字代表的数值进行计算，但是错误值和无法转换为数字的文字将被忽略。如果参数是引用，那么只统计数组或引用中的数字，而空单元格、逻辑值、文字和错误都将被忽略。(4)求平均值函数AVERAGE（number1，number2，）。number1和number2等参数是要计算平均值的130个参数。参数可以是数字，或者是涉及数字的名称、数组或引用。如果数组或单元格引用的参数中有文字、逻辑值或者空单元格，则忽

38、略其值，但如果单元格包含零则计算在内。3.关于错误信息在单元格中输入或编辑公式后，有时会出现诸如“#！”或“#VALUE！”的错误信息，令初学者茫然不知所措。其实，出错是难免的，关键是要弄清楚出错的原因和如何纠正这些错误。表5.5列出了几种常见的错误信息及其原因。5.3.4 排序、筛选和汇总Excel提供了对数据的统计、计算及其管理功能。用户可以使用系统提供的运算符和函数建立公式，可以通过排序、筛选和汇总统计等操作进行数据分析。那么，如何使用公式和常用函数计算数据呢？如何对数据进行排序、筛选和汇总等操作呢？5.3.4 排序、筛选和汇总Excel提供了对数据的统计、计算及其管理功能。用户可以使用

39、系统提供的运算符和函数建立公式，可以通过排序、筛选和汇总统计等操作进行数据分析。那么，如何使用公式和常用函数计算数据呢？如何对数据进行排序、筛选和汇总等操作呢？1.数据排序Excel中的排序是指数据行依照某关键字的递减或递增规律重新排列，递减和递增规律又为降序和升序。对数据进行排序主要有以下两种方法。(1)对一列数据进行排序。单击数据区域中的任意单元格，然后单击“常用”工具栏中的降序按钮或升序按钮。(2)对多列同时进行排序。执行【数据】|【排序】命令，在弹出的“排序”对话框中，按要求进行排序设置，单击“确定”按钮即可，如图5.32所示。2.数据筛选Excel中的筛选是指让某些满足条件的数据行显

40、示出来，而暂时隐藏不满足条件的数据行，以便更清楚地显示需要的数据。Excel中的筛选分为自动筛选和高级筛选两种类型，这里我们只介绍自动筛选的操作过程。(1)单击数据区域中的任意单元格，执行【数据】|【筛选】|【自动筛选】命令，如图5.33所示。(2)单击图5.36中“部门”右侧的下拉按钮，按“部门1”进行数据的筛选。也可以在“自定义自动筛选方式”对话框中进行筛选条件的设置，如图5.34所示。3.分类汇总Excel中的汇总功能是指按照类别汇总出各种统计数据，如总和、平均值和计数等。汇总前必须先进行该类别的排序，然后再进行汇总的各项设置。(1)选中A2单元格，单击“升序排序”按钮。(2)执行【数据

41、】|【分类汇总】命令，在弹出的“分类汇总”对话框中进行设置，最后单击“确定”按钮即可，如图5.36所示。单击“分类汇总”对话框中的“全部删除”按钮，即可删除分类汇总的结果。5.4 工作表的图表化课前小提问数据以图表形式显示，将会使数据直观而生动，有利于理解，更具有可读性，还能帮助分析数据。那么，同学们知道常见图表的功能与使用方法吗？如何创建一个图表呢？下面，来学习本节的内容回答上述问题。5.4.1 创建图表在Excel 2003中，创建图表有以下3种方法。(1)在“图表向导”的指导下，逐步完成创建。(2)自动绘图。(3)使用“图表”工具建立图表。下面将以“学生成绩”工作表为例，使用向导建立图表

42、，具体操作步骤如下。(1)选定创建图表的数据区域，当区域连续时，区域所在行或列应具有相同矩形区，如图5.36所示，选定F2：I4区域。(2)单击“常用”工具栏中的“图表向导”按钮（或单击【插入】菜单中的【图表】命令），弹出“图表向导4步骤之1图表类型”对话框，选择“柱形图”中的“簇状柱形图”子图表类型，如图5.37所示，此对话框中有两个选项卡。标准类型：提供多钟标准的图表，如折线图、柱形图、面积图等。自定义类型：提供多种特殊类型的图表，如对数图、平滑直线图等。此例选择“标准类型”中的“簇状柱形图”子图表类型。将鼠标指针移到“按下不放可查看示例”按钮上，并按住鼠标左键，就能够看到所选图表的实际效

43、果，如图5.38所示。（3）单击“下一步”按钮，进入“图表向导4步骤之2图表源数据”对话框，如图5.39所示。其中“数据区域”选项卡用于修改创建图表的数据区域，“系列”选项卡用于修改系列的名称和分类的标志。具体设置步骤如下。在“系列产生在”区域中选择“列”单选框。单击“系列”选项卡，修改系列的名称和分类的标志，如图5.40中的左图所示，在“系列”框中选择“系列2”，并在相应的“名称”中单击“折叠”按钮，得出图5.40中的右图所示的对话框，并选择相应的学科名称。按上述步骤，将“系列1”、“系列2”、“系列3”、“系列4”分别设置为“高等代数”、“英语”、“线性代数”、语文“。如图5.41中的左图

44、所示，单击“分类（X）轴标志”右边的按钮，选择“姓名”做为标志。弹出图5.41中的右图所示的“源数据分类（X）轴标志”对话框，将所有姓名“刘家清”、“王奔”、“李洋洋”选中，如图5.41中的右图所示，设置完成后，单击“源数据分类（X）轴标志”对话框中的“折叠”按钮。设置完成后，“系列”选项卡如图5.42所示。（4）单击“下一步”按钮，弹出“图表向导4步骤之3图表选项”对话框。该对话框中有“标题”、“坐标轴”、“网格线”、“图例”、“数据标志”、“数据表”6个选项卡，具体设置步骤如下。单击“标题”选项卡，如图5.43所示，在“图文标题”文本框中输入“学生成绩”，在“分类（X）轴”文本框中输入“姓

45、名”，在“数值（Y）轴”文本框中输入“分数”。单击“图例”选项卡，如图5.44所示，在“位置”选项组中选择“靠上”单选框。单击“数据标志”选项卡，如图5.45所示，选择“值”复选框。（5）单击“下一步”按钮，弹出“图表向导4步骤之4图表位置”对话框，如图5.46所示。选择“作为其中的对象插入”单选框，则图表作为工作表的一部分存放在工作表中。（6）单击“完成”按钮，结果如图5.47所示。5.4.2 格式化图表格式化图表是指对已经生成的图表进行编辑，例如修改字体、调整位置、设置图案、设置图表的大小等。1.格式化图例和图表格式化图例和图表就是设置或改变其字体、字形、字号、图案、位置和对齐方式等，下面

46、以格式化图例来介绍格式化的过程，起操作步骤如下。（1）用鼠标右键单击要格式化的图例，弹出快捷菜单。（2）单击快捷菜单中的【图表区格式】命令，或双击图表区，弹出“图表区格式”对话框，如图5.48所示。在该对话框中有“图案”、“字体”和“属性”3个选项卡。（3）在“图案”选项卡中可为图例增加边框并为边框设置样式、颜色和线形粗细等。（4）在“字体”选项卡中可以设置字体、字形、字号、加粗、倾斜和下划线等。（5）在“属性”选项卡中可以选择将“图表”分别放在上、下、左、右或右上角等位置。2.格式化坐标轴可以按下述操作格式化坐标轴。（1）双击要格式化的坐标轴，弹出“坐标轴格式”对话框，该对话框中有“图案”、

47、“刻度”、“字体”、“数字”和“对齐”选项卡，如图5.49所示。（2）在不同选项卡上为坐标轴及其文本设置粗细、刻度、数字类型、字体、字形、字号和对齐方式等。（3）设置完后单击“确定”按钮。5.5打印工作表课前小提问在Excel中打印输出工作表的操作流程与在Word中打印文档基本相同。但是，在Excel中打印图表、分页、标题设置等方面，与Word又有所不同。那么，如何根据打印需要设置打印参数？如何设置工作表页面格式？如何预览打印效果和调整分页符？最后，又是如何打印工作表呢？通过本节内容的学习，你将知道上述问题的答案。5.5.1 页面设置页面设置是指对打印参数进行设置和修改，如调整页面大小、页边距

48、大小，增加页眉、页脚说明文字等，打印工作表时这些新的设置就会生效。1.进入页面设置页面设置需要在“页面设置”对话框中进行，以前面的“学生成绩”工作簿为例，其操作步骤如下。(1)单击【文件】菜单中的【页面设置】命令，弹出“页面设置”对话框。(2)在“页面设置”对话框中，用鼠标单击“页面”选项卡，如图5.50所示。在各个选择项目中，按照自己的需要进行设定，其中的参数既可以单个设置，也可以同时设置多个或全部，这些参数一旦重新设置就会对整个工作簿起作用。2.页边距通过设置页边距，可以使打印输出的表格更美观，在此例中，设置页边距的具体操作步骤如下。(1)如图5.51所示，在“页面设置”对话框中单击“页边

49、距”选项卡。（2）在上、下、左、右微调框中输入工作表和打印页边缘之间的距离：“上”为3cm、“下”为2.5cm、“左”为1.9cm、“右”为1.9cm。将“页眉”设置为1.8cm，将“页脚”设置为1.8cm。需要注意的是，页眉和页脚的宽度应小于上、下边界的设定值，以免打印时与工作表中的数据重叠。（3）确认工作表在页面中的位置，可以将“居中方式”设置为“水平”或“垂直”。（4）设置完成后单击“确定“按钮。3.页眉和页脚页眉和页脚都不属于工作表的正文，但可以将它们打印在页面上。页眉和页脚分别出现在正文的上部和下部。页眉和页脚一旦设置，将出现在当前工作表的每一页上，因此不需要重复设置。设置“页眉/页

50、脚”操作步骤如下。（1）在“页面设置”对话框中用鼠标单击“页眉/页脚”选项卡，如图5.52所示。（2）在“页眉”的下拉列表框中选择“学生成绩”选项。（3）设置完成后单击“确定”按钮。页脚的设置和修改的操作步骤与上面相同，这里不在赘述。5.5.2打印预览打印预览可以使用户在打印之前对打印对象的页边距、页面等属性进行设置，而且可以查看打印后的效果。单击【文件】菜单中的【打印预览】命令，或单击工具栏中的“打印预览”按钮，弹出“打印预览窗口”，如图5.53所示。在“打印预览”窗口中，可执行以下操作预览工作表。（1）单击“下一页”或“下一页”按钮，显示当前页的下一页或上一页。（2）单击“缩放”按钮，将预

51、览画面放大显示，再次单击，则显示整个页面，缩放不影响打印的大小，在当前预览画面中的任一位置单击鼠标相当于选择缩放按钮。（3）单击“打印”按钮，显示打印对话框，打印完成后不再返回“打印预览”窗口。（4）单击“设置”按钮，显示“页面设置”对话框，可以修改各种打印参数。（5）单击“页边距”按钮，可以利用鼠标拖动控制点来调整页边距，Excel会自动插入垂直分页线和水平分页线。（6）单击“打印预览”按钮，进入分页预览视图模式，在“分页预览”视图上，可以直接编辑和修改工作表数据，在处理大表格时，可以调整分页设置及改变打印区域大小。（7）单击“关闭”按钮，关闭打印预览窗口，返回显示工作表状态。5.5.3打印

52、输出工作表制作完成后，可以选择使用“打印”按钮，或选择【打印】命令进行打印。在打印之前，先通过“页面设置”对话框设置各种打印参数，以适应各种实际打印需要。最简单的打印方法是使用“打印”按钮，但它的缺点是不能改变打印参数。有时需要将一张工作表打印多份，或只打印工作表中的一部分，可以使用【打印】命令进行具体的设置。打印输入的操作步骤如下。（1）打开存放工作表的工作簿，在单击该工作表的标签，单击【文件】菜单中的【打印】命令，弹出“打印内容”对话框，如图5.54所示。（2）在“打印内容”对话框中，显示的是默认打印机，如果要选择其他打印机，在“名称”下拉列表框中单击要选择的打印机名称，注意所选择的打印机要与实际连接的打印机一致。（3）在“打印范围”选项组中显示的是默认的打印范围“全部”，如果只需打印一部分内容，则单击“页”单选框，在“从”和“到”文本框中输入起始页码和终止页码。（4）“打印内容”选项组的默认选择是“选定工作表”单选框，如果要改变打印范围，则单击“选定区域”或“整个工作簿”单选框。（5）在“打印份数”文本框中设置要打印的份数。（6）单击“确定”按钮，开始打印。