测绘档案与测绘档案管理

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1、测绘档案与测绘档案管理本章提要测绘档案是由政府测绘部门或测绘单位在测绘生产、科学研究、基本建设等测绘活动中形成的，具有一定时期内保存、查考、利用价值的，记录在纸张、光盘、磁盘、磁带上的文字、图表、音频、视频等具有历史有机联系的文件体系。本章着重阐明了测绘档案的定义、特点、种类和作用等理论问题。介绍了测绘档案管理的基本规则、内容和方法，其中包括：测绘档案的归档制度和范围、测绘档案的分类与立卷方法、测绘档案的鉴定和销毁规则、以及测绘档案的利用服务等测绘档案的管理方法。18.1测绘档案概述18.1.1测绘档案的定义关于测绘档案的定义，一般有以下四种观点：1. 测绘档案是指在测绘生产、科学研究、基本建

2、设等活动中形成的应当归档保存的各种技术文件、技术标准、原始纪录、计算资料、成果、成图、航空照片、卫星照片、磁带、磁盘、图纸、图表等。2. 测绘档案是指在大地测量和地图绘制活动中形成的科技档案。按照使用性质不同，测绘档案一般分为基本测绘档案、专业测绘档案、特业测绘档案和现势参考档案。3. 测绘档案是指在各类测绘活动中形成的记录和描述自然地理要素或者地表人工设施的形状、大小、空间位置及其属性的信息、数据、资料、图件。4. 测绘档案包括测绘成果生产、形成过程中的各种记录、技术设计、质检报告、技术总结、元数据等资料。总结研究上述定义，可以发现，对于测绘档案定义的阐述，上述观点既有相同，又有不同。相同点

3、在于上述观点都对于测绘档案的形成过程和形成方式进行了阐述，明确的指出了测绘档案形成的背景条件和形成方式上的各种情况。不同点之一在于：对于测绘档案的形成过程是将测绘档案的形成过程按照自然和人为来阐述，还是按照测绘活动的生产、研究、建设来阐述。不同点之二在于：对于测绘档案的形成方式是按照载体不同划分，还是按照数据表达形式划分。不同点之三在于：对于测绘档案的包含内容是按照形状、大小等属性区别，还是按照设计、报告等不同工作来区别。我们认为，根据档案的定义方法，在进行测绘档案定义的时候，应该注意包含和明确以下五点内容：1. 测绘档案的形成者这在上述测绘档案定义中都没有明确提及。但是明确形成者，可以方便明

4、确测绘档案的来源，便于在归档和利用中，制定不同的档案管理制度。目前我国主要的测绘档案形成者是政府的测绘部门，和各个测绘单位。很少有个人形成的测绘档案。2. 测绘档案的形成过程明确测绘档案的形成过程，就是明确解释了测绘档案的工作内容，可以帮助测绘形成单位井井有条的安排测绘工作。3. 测绘档案的价值判断 测绘活动在形成时，会产生大量的文件。但并不是所有文件都能成为档案。成为档案的关键在于是否在今后的测绘生产活动中，具有查考价值。4. 测绘档案所包含的内容测绘档案究竟是包括图表、图纸、摄影照片，还是技术设计、质检报告、技术总结。这种完全从不同角度对于测绘档案做出的定义，具有很大的区别。所以必须加以明

5、确。5. 测绘档案的载体形式目前，载体形式越发向多样化方向发展。所以明确载体形式，对于测绘档案有很大必要。综上所述，测绘档案的定义是：测绘档案是由政府测绘部门或测绘单位在测绘生产、科学研究、基本建设等测绘活动中形成的，具有一定时期内保存、查考、利用价值的，记录在纸张、光盘、磁盘、磁带上的文字、图表、音频、视频等具有历史有机联系的文件体系。18.1.2测绘档案的特点一、周期长 测绘档案项目周期性长，这是测绘档案显而易见的特点。因为测绘项目涉及部门庞大。一项测绘项目，从前期审批、航空拍摄，到完成测绘、项目验收，短则一年，长则3年、5年，甚至更久。测绘档案随着测绘项目的进行而形成，自然具有了测绘项目

6、的周期性长的特点。二、专业性强测绘档案的专业性强体现在两个方面。第一，测绘档案是一门自身具有极高专业性的学问。在专业领域内，随着测绘工作的加深，所要求的技术水平越来越高，测绘档案的专业性也就越来越强。第二，做好测绘档案的工作人员，需要掌握档案知识的同时，还要了解测绘的基本知识。这样，在测绘档案的收集整理中，才能将技术性强的测绘档案鉴别出来，保证测绘档案的完整与准确。三、阶段性强测绘档案是按照项目的深入，而逐步形成的。通常一个测绘项目，可以分为三个阶段。第一阶段为前期决策阶段，是项目申请立项至项目研究开始的阶段，会形成前期综合性文件。第二阶段为测绘项目的具体实施阶段。在这一阶段，会形成大量的测绘

7、材料，具有极高的价值。第三阶段为项目验收阶段。为了配合验收，也为了一个测绘项目可以有好的结尾，验收阶段会形成测试及质量鉴定文件。不同的阶段有不同的工作内容，在档案上，也会体现出完全不同的特点。这使得测绘档案既不容许混淆，又不允许颠倒和跳跃，这就要求档案人员及时掌握工作进度，有条件的，可以随时归档。四、分散性强测绘工作涉及的部门十分庞大，几乎涵盖了财务部门、科研部门、生产部门、质量监督部门等多部门。既有单位内部形成的档案，也有外部门相关单位形成的档案。这使得测绘档案的内容和形式上，有很大不同，具有很强的分散性。而且，测绘档案也会分散在不同部门的负责人手中，这对测绘档案的收集工作就有了一定的挑战。

8、18.1.3测绘档案的种类一、按内容、精度和比例尺划分，测绘档案分为全国性、地方性和专业测绘档案三大部类：（一）全国性测绘档案：1. 一、二等天文大地测量档案。2. 重力测量的基本点，、级点和为编制1100万重力异常图布设的加密点档案。3. 15万、110万航空摄影测量档案。4. 15万1100万各种比例尺地形图和地图制印档案。5. 全国及局部地区保密的形势图和地图集。（二）地方性测绘档案：1. 三、四等天文大地测量档案。2. 15千12.5万地形图及其平板仪测量，航空摄影测量，地图制印档案。3. 省、市、自治区保密的形势图和地图集。（三）专业测绘档案。全国性和地方性测绘档案通常由国家和政府实

9、行统一领导、分级管理、归口负责的制度。专业测绘档案大多由各专业部门自行管理。二、按保密等级分，测绘档案可分为绝密、机密、秘密这三类。（一）绝密：边界地图集和未定国界的勘测档案。（二）机密：1. 天文大地（不包括水准）和重力测量档案。2. 15千、11万航空摄影档案。3. 12.5万110万航空摄影测量和平板仪测量档案。4. 12.5万120万各种比例尺地形图和地图制印档案。（三）秘密：1. 水准测量档案。2. 15千、11万地形图及其航空摄影测量（航空摄影资料除外），平板仪测量和地图制印档案。3. 根据国家基木比例尺地形图编制的120万（不包括120万）1100万各种比例尺地形图和地图制印档案

10、；4. 解放前测制的有保存价值的测绘档案。在上述测绘档案中，凡涉及高于原来密级的保密内容者，均应按保密内容确定其相应密级。三、按照使用性质划分，测绘档案可分为基本测绘档案、专业测绘档案、特殊测绘档案和现势参考档案。（一）基本测绘档案：指按国家统一规范、细则、图式，施测的下述文件：各等天文、基线、三角、水准和重力文件；1:2500001:100000各种比例尺航空摄影、地形测量和制印文件；1:2000001:1000000各种比例尺制印文件。（二）专业测绘档案：指各单位根据专业需要，按照专业测绘规范、细则、图式，施测、编绘和出版的各种测绘文件。（三）特殊测绘档案：是为了某种特殊需要而进行测绘所产

11、生的文件，如地基测绘文件，边界勘测文件，兵要测绘文件等。（四）现势参考档案：指与测绘工作和军事地形保障等有关的、反映其动态变化的、具有现势参考价值的文件，如铁路、公路、水系、行政区划等各种形势图和地图集等。18.1.4测绘档案的作用一、测绘档案在国家建设和城市规划中，具有基础性作用测绘档案是人们研究地球的形状、大小，测制地球的局部或整体的表面形态的历史记录，主要由各个历史时期形成的各种比例尺地图、地形图、专题图、专业图、影像图，各种天文、重力、大地的观测记录、计算程序、最终成果以及对上述成果成图所进行的各种科学研究分析资料组成。测绘档案是国家发布地理信息数据的依据。是国家经济、政治、军事及其他

12、有关工作的基础性资料。测绘档案所提供的图纸、数据、资料可直接用来进行国民经济建设、国防建设的具体规划设计、军事部署、政治决策等重大事项。测绘档案在城市的规划中，是必不可少的基础性资料。城市规划按其工作程序、方法和深度的要求，可分为三个不同层次。第一层为城市总体规划，第二层为城市分区规划，第三层为城市详细规划。而每一层次工作的开展，都要以反映现势的地形图作为依据，以城市测绘的成果为基础。二、测绘档案具有保障性作用测绘档案在国民经济建设、国防建设和对外交往、领导决策等方面，起着重要支撑及保障作用。在国家建设的规划中，一切市政设施，包括道路、交通、供水、供电等，都要依据测绘档案所提供的地形图进行综合

13、布局，才能保障建设工程的顺利进行。在国家遭受灾难的时候，测绘档案往往也起着坚实的保障作用。比如1998年长江流域发生历史上罕见的洪涝灾害，当长江洪峰第六次威胁武汉城区的时候,市政府利用紧急调用的测绘档案，在实地标出一定比例的地势地貌，确保了保卫武汉的方案成功。在这一灾难的抢救中，测绘档案发挥了不可替代的保障作用。三、测绘档案具有依据作用，并创造经济效益测绘档案是我们进行社会主义现代化建设的基础性资料，测绘档案是社会的建设规划的重要依据。现代化的城市地上建筑物林立，地下管线和地下构筑物纵横交错，空中还有多种通道和控制区。在城市建设中，充分利用现有的测绘档案资料，既可节省人力、物力、财力，又可争取

14、时间，避免重复测绘，达到提高社会效益和经济效益的目的。以武汉市的重大工程为例。自20世纪80年代以来，武汉市建设民用煤气管道、城市立交桥、城市高架路、武汉天河机场、武汉沌口经济开发区、武汉港、武汉长江二桥、江汉三桥、长江四桥等工程的测绘保障工作，都是由市基本测绘单位、市勘测院及时提供的大量测绘成果和数据为依据进行的。测绘档案保证了各项工程建设的顺利进行, 促进了城市建设的快速发展。18.2测绘档案的管理18.2.1测绘档案的集中归档 一、测绘档案的归档范围测绘档案的归档范围，是指哪些测绘档案需要保存，以保证今后的测绘工作有效的发展。哪些测绘档案不需要保存，以利于档案的管理优化。国家测绘总局颁发

15、的全国测绘资料和测绘档案管理规定中，对于测绘档案的归档范围进行了明确的规定。这一规定，适用于测绘档案的一般归档，在各个地方、单位的不同要求下，也可根据不同需求，各自制定测绘档案的归档范围。在测绘档案形成过程中，有许多过渡性文件，比如临时成果表、摄影资料中处于次要用处的片子。这些资料虽然不会最终归档，但是也要注意销毁。国家测绘总局颁发的全国测绘资料和测绘档案管理规定中，对于测绘档案的归档范围、份数和保管期限的规定如下：附表 测绘资料归档范围、份数、保管期限表序号测绘资料名称份数保管期限(一)天文测量1仪器检验及常数测定手簿全份永久2表差及经度测定手簿全份永久3纬度及方位角测定手簿全份永久4科学时

16、号收录及计算手簿全份永久5天文墩测站点归心元素测定记录、测站点照准点归心投影用纸及人差测定资料全份永久6计时纸条全份永久(二)长度测量1长度测量手簿全份永久2基线尺、补尺、野外比尺手簿及仪器检定资料(包括物理测距)全份永久3轴杆头水准测量手簿及基线端点水准联测手簿全份永久4折形基线角度测量手簿和归心投影用纸全份永久(三)三角测量1点之记(点位说明)2份永久2标志占地同意书和委托保管书1份永久3觇标类型图、标石类型图、重埋标石投影用纸和文字依据1份永久4水平角及水平方向观测手簿(包括方位点联测手簿)全份一、二等永久，三、四等及按旧细则测的二等五年5记薄(包括测站平差)全份永久6归心投影用纸全份一

17、、二等永久，三、四等五年7天顶距观测手簿全份一、二等永久，三、四等五年8仪器检定手簿全份一、二等永久，三、四等五年9与其他单位联测手簿全份一、二等永久，三、四等五年(四)水准测量1点之记(点位说明)2份永久2路线图2份永久3标志占地志愿书和委托保管书1份永久4水准仪及标尺检定资料全份永久5水准观测手簿全份一、二等永久，三、四等五年(五)天文大地内业计算1天文及长度测量计算资料全份永久2三角、水准资用成果计算资料全份五年3水准及三角高程计算资料全份一、二等永久，三、四等五年4全国天文大地网平差计算资料全份永久5局部地区平差计算资料全份至重新平差后五年6外业技术总结2份永久7局部地区平差后最后平差

18、后编制的成果表及技术总结2份永久(六)重力测量1重力观测及计算手簿全份A、级点永久，加密点至全国天文大地网平差后为止2重力点坐标测量及计算手簿全份A、级点永久，加密点至全国天文大地网平差后为止3重力点高程测量及计算手簿全份A、级点永久，加密点至全国天文大地网平差后为止4仪器检定及计算成果全份A、级点永久，加密点至全国天文大地网平差后为止5重力点精度估算成果本全份A、级点永久，加密点至全国天文大地网平差后为止6重力异常精度成果本全份A、级点永久，加密点至全国天文大地网平差后为止7重力成果来源说明全份A、级点永久，加密点至全国天文大地网平差后为止8重力点点之记2份A、级点永久，加密点至重测后有新的

19、可以代替时为止9委托保管书1份A、级点永久，加密点至重测后有新的可以代替时为止10重力异常成果及异常图2份永久11天文重力水准计算全份永久12技术总结2份永久(七)航空摄影1航空摄影底片(包括测图及构架航线)全份至同地区同比例尺重新航摄时为止2高差仪、测高仪及雷达记录底片全份至内业成图后为止3航摄鉴定表及索引图(镶辑复照图底片)全份至内业成图后为止4航摄底片登记簿全份至内业成图后为止5最后验收书1份至内业成图后为止(八)航测外内业和平板仪测量1测图相片、地貌相片全份至正式出版印刷图及相邻图幅航测内业成图为止2外业控制计算手簿全份至正式出版印刷图及相邻图幅航测内业成图为止3外业控制相片、调绘相片

20、全份至同比例尺重新航测时为止4航测外内业原图、平板仪测量原图1份至有同比例尺新图为止5外内业技术总结1份永久6图历表(并入地图制印类)1份永久(九)地图制印1编绘原图1份至有同比例尺新图为止2图历表1份永久3印刷原图(清绘原图)全份至有同比例尺新图为止4印刷图3份一份永久，两份保存至有同比例尺新图代替时为止，如是根据国家正式出版的基本比例尺地形图缩小或放大者不归档5黑图全要素2份 分要素1份至有同比例尺新图时为止6技术总结1份永久二、测绘档案的归档时间测绘档案在形成的过程中，时间的跨度非常不同。比如一个由国家牵头组织的大型测绘项目，由于测绘自身的复杂性，涉及到的天文、地理知识的全面性，从审批、

21、收集资料，到测绘实施，再到最终完成数据总结、形成测绘档案，通常要经历一年、两年，甚至数年的时间。而在一个时间段内，产生的档案，又会十分庞大。并且，每个时期的测绘档案，可能都是下一个阶段工作的指导。但是一些由地方或者企业组织的测绘项目，具有很强的实用性。通常测绘之后就立刻使用，会直接创造经济价值，所以更新很快，可谓日新月异。在这种测绘档案的时间跨度不同，而现势性又很强的情况下，测绘档案通常不能按照传统的按年归档，因为这会造成测绘档案的归档困难。作为档案工作者，在测绘档案的收集归档的时间上，应该做到及时归档。当然及时归档不是指每新增一份档案，就归档一份。而是应该在一个阶段、或者一个测绘项目完成后，

22、在该部分档案已经验收之后，及时归档。这样确保测绘成果收集的及时性与完整性。为测绘的下一阶段工作，打下坚实的基础。测绘档案的及时归档，在法律上，也是有法可依的。2006年5月17日，国务院第136 次会议通过了2006年5月27日中华人民共和国国务院第469号令。宣布自2006年9月1日起施行的中华人民共和国测绘成果管理条例的第九条明确规定，测绘项目出资人或者承担国家投资的测绘项目的单位应当自测绘项目验收完成之日起3个月内，向测绘行政主管部门汇交测绘成果副本或者目录。在各个地方、单位的测绘档案归档时间上，应该在国家法规的基础上，根据各自实际情况制定相应的实施办法。三、测绘档案的归档份数在国家测绘

23、总局颁发的全国测绘资料和测绘档案管理规定中，已经对测绘档案的归档份数有了明确的规定。在实际的测绘档案管理中，对于关乎国家和城市的整体规划的地图、比例尺、测绘图等重要档案，不仅应该保留两份，还应该考虑异地备份一份。因为测绘档案在国家危难之时，具有先行者的作用。甚至可以拯救水深火热中的国家。比如1976年唐山大地震发生后，由于地震破坏了整个城市全部供水系统，使整个城市供水全部中断。当时处于盛夏，酷热难耐，幸存下来的人民利用浴池、防空洞等有限的水资源过活。这时的唐山，急需抢修城市供水系统。但是由于自来水公司的测绘档案深埋地下，造成了抢修工作无从下手的不利局面。河北省委派送来了保存在石家庄的唐山1:1

24、0000的自来水管网图, 才使供水抢修工作得以开展，解了燃眉之急。几天后，城建局挖出了唐山自来水公司的水管测绘档案，以及两个水厂的主要建筑物档案，仅用11天时间，就解决了供水问题。 从这一例子不难看出，如果重视异地备份，在国家危难之时，测绘档案会发挥基础性、决定性作用。四、测绘档案的归档要求测绘档案的归档要求，是进行测绘档案归档必须提前制定为规则，并且认真贯彻执行的。只有达到严格的前端控制，才能保证测绘档案有序的进行。1. 归档的档案应该为原件，内容完整、准确、系统。档案要有真实性和原始性，这是档案最基本的两个属性。所以归档的测绘档案，必须做到内容完整准确，并具有系统性，为以后的测绘工作提供参

25、考资料。未经最后验收和有遗留问题需要处理的测绘资料，不得向档案部门归档。2. 归档的档案书写工整、字迹清楚、图形清晰。测绘档案关乎国家建设、国家安全，为了后人参考利用，必须在形式上保证能够被人看懂。3. 测绘档案需要用碳素墨水、墨汁或国家档案主管部门指定的油墨书写。档案信息的载体能够长期保存。由于有相当多的档案需要长期保存，甚至永久保存，所以必须做到书写材料能够经历时间的磨砺。测绘档案涉及许多科技档案，载体材料上会有所不同。但是要保证的就是在归档的时候，所使用的档案载体材质符合归档要求，能长期保存。4. 为保证测绘档案的安全性和可靠性，测绘档案应该尽可能实行“双套制”。特别是针对一些对国家或地

26、方的发展有重大作用的档案，为安全起见，应该健全异地备份制度。5. 归档的测绘档案一经归档，就应登记记录，并且严格利用审核机制。五、测绘档案的归档手续测绘档案在归档之后，应该配以档号，然后按照分类方法，进行组卷，正式归档。归档手续具体有以下两个要求：1. 测绘档案的归档，必须附有清册，严格清点和签字手续，加盖公章，进行登记，移交人和档案归档部门各持一份。并且，对测绘档案各种登记簿、统计图表、收发接交和销毁清册应长期妥善保存。2. 为了做好测绘资料档案的安全保密工作，也为了测绘档案的归档工作更具有权威性和可靠性，凡保存有归档的测绘档案的单位，都要进行定期和不定期的保密检查。资料部门和资料归口单位要

27、经常检查各有关单位对测绘资料档案的管理使用情况。如发现有丢失和失泄密事故，应予认真处理。18.2.2测绘档案的整理一、测绘档案的分类档案分类方法科学与否，直接影响档案科学管理的长远建设。分类不合理，不仅造成整理的无序，而且管理无序，更是利用无序。为此，确定科学的分类方法，必须持慎重的态度。测绘档案的分类方法由分类标准的选择和分类标准的使用顺序的选择这两部分组成。（一）、分类标准的选择1. 主题分类标准主题分类标准具体到测绘档案上来说，就可以看成是测绘项目的分类标准，这是测绘档案的分类灵魂方法。测绘档案的成套性强，这是由测绘工作自身是由一个一个项目构成的特点决定的。测绘工作，作为国家和城市的基础

28、性工作，作为企业创收的前提性准备工作，并不是贯穿于国企、城市、企业的日常生活的始终的，而是随着测绘项目的开展而开始的。比如，2008年11月26日，河南省郸城县第二次土地调查城镇地籍调查项目在国内进行公开招标。比如2008年10月13日，四川省遥感信息测绘院在竞争成都市航空摄影测量项目中，一举夺得1：2000、1：5000数字正射影像数据（DOM）生产和1：5000数字线划图（DLG）生产两个标的。可见，测绘工作，是按照项目进行的。在测绘档案的分类中，按照测绘项目的分类标准对测绘档案进行分类，是切实可行的。2. 使用性质分类标准按使用性质分类，就是按照基本测绘档案、专业测绘档案、特殊测绘档案和

29、现势参考档案这四大类档案进行分类。基本测绘档案是国家统一规范、细则、图式，施测的关于国家方面的文件、比例尺等。一般包括着国家机密，轻易不会对外公开。所以在管理的时候，要注意保护好、严格使用制度。专业测绘档案是单位根据专业需要，而测绘出的文件、比例尺等。专业测绘档案多用于单位的实际工作中，是单位的财富。在管理中，单位将测绘档案移交，档案管理部门就应该做好登记工作，保护好单位的档案，这样才能使得单位充分信任档案管理部门。特殊测绘文件是为了某种特殊需要而进行测绘所产生的文件，如地基测绘文件，边界勘测文件，兵要测绘文件等。这些档案经常会关乎国家安全的重大问题。但又不想基本测绘档案那样一经归档，使用的频

30、率不大。相反，特殊测绘文件，往往实用性很强。所以在档案管理中，既要注意安全性和保密性，又要保证正常使用。现势参考档案指与测绘工作和军事地形保障等有关的、反映其动态变化的、具有现势参考价值的文件，如铁路、公路、水系、行政区划等各种形势图和地图集等。这些档案具有现势特点，往往经常使用。3. 地域分类标准按地域划分，也可以表达为按内容、精度和比例尺划分。两种划分方法都是把测绘档案按照全国和各个地方的方法进行划分的。全国性测绘档案和地方性测绘档案在内容、精度和比例尺上就有明显不同。全国性测绘档案往往在内容上包括更多，在同一幅面的档案上，要比地方性测绘档案表达更多的有效信息。而且全国性测绘档案也更具有权

31、威性和严肃性。另外，从国家建设来讲，国家也往往是全国性测绘档案统筹整个国家建设，然后各个地方再根据自己的自身情况，制定不同的建设方针。所以在测绘档案上进行分开管理，也是符合目前我国建设的国情的。4. 时间标准分类测绘工作的开展，要有很好的规划性。因为测绘工作是复杂的、困难的，任务是庞大的。如果事先没有做好规划，会对整个测绘工作造成影响。另外，测绘工作在进行结束之后，测绘单位也是应该进行阶段性总结的，这是测绘工作能够有始有终，并且蓬勃发展的保证。在规划和总结的时候，按照时间标准分类就应运而生。时间分类标准，有按年度、季度和月度之分。在测绘档案的分类中，以年度和季度最为广泛应用。按年度分类，可以让

32、国家和企业明白自己一年的工作进展，有效的促进测绘事业的发展。按照季度分类，多用于实用性比较强的现势测绘档案，及时归档，方便使用。比如，在2007年，国家测绘局对于国家1:50000基础地理信息数据库更新工程、社会主义新农村建设测绘保障服务示范、基础测绘应用专题数据库示范等14个基础测绘项目做了明确计划，计划包括项目的主要内容、作用、开始和完成时间等指导性信息。这些计划，如果按年度标准归类，就可以让国家测绘局很清晰的看到自己一年的工作成果，也可以让中国人民看到自己的政府部门的努力工作。（二）、分类标准的使用顺序的选择1. 按使用性质项目分类这种方法就是将基本测绘档案、专业测绘档案、特殊测绘档案和

33、现势参考档案这四类按使用性质不同而划分的四类档案划为一级类目，然后再在一级类目下，按照测绘项目不同，划为二级类目。这种分类标准的使用顺序，有以下两个优点：第一，有利于不同的测绘部门的工作分别进行。一般情况下，基本测绘档案、专业测绘档案、特殊测绘档案和现势参考档案的生成单位或部门是不同的。如果按照这种分类标准的使用顺序，就在一定意义上，保证了一个单位、或者一个部门的档案可以保存在一起，方便自己单位或部门利用自己的档案。第二，有利于针对不同的档案，将归档时间和利用制度做分别制定。比如基础测绘档案，由于许多是关乎国家重大绝密的项目，所以在管理的时候，要特别注意安全性。在档案管理的人员和库房上，都要有

34、特殊的严格要求。而且一经归档，在利用的时候，也是需要对于利用者的身份进行严格审核。再比如现势参考档案，更新速度很快，基本会采用及时归档。如果将不需要及时归档的测绘档案与其分在一起，就会造成管理上的时间差。但是，这种分类方法，会造成不同的测绘单位和部门之间的交流减少，不利于相互借鉴。在极端情况下，可能还会造成个别单位和部门的自我保护、一枝独秀的局面。这就需要国家和政府在利用制度上，进行统筹安排。2. 按地域项目分类这种分类方法，就是将全国性和各个地方性的测绘档案分别组成一级类目，然后再将不同的项目划为二级类目。利用这种分类方法，主要会带来各级测绘主管政府分工明确，增强责任感的优点。按照全国性和地

35、方性的地域不同来划分，使得每个地域的测绘工作的成绩和效果一目了然。而且，在面对地质灾害的时候，测绘档案也能发挥良好的先行作用。哪个地方的问题，哪个地方提供档案，最大限度的发挥测绘档案在国家危难时候的作用。但是，由于国家是一个整体，虽然在行政区域上，把地域划分清楚了，但是从地理学上讲，地域仍然是连接在一起的。一个测绘项目，也往往不属于一个地域，很可能属于多个地域。比如“南水北调”工程，纵穿了中国的南方和北方。在这一项目的测绘工作中，如果依然按照地域划分，就会出现“一刀切”的混乱局面。3. 按时间项目分类这种分类方法将一个时间段内的测绘文件分为一级类目，之后再按照项目的不同，划为二级类目。这种方法

36、比较方便统计一段时间内，国家、地方和企业的工作成果和业绩，为政府政务公开提供了便利条件。也是国家和人民检验测绘部门工作的一个良好的途径。4按项目时间分类这种将项目划为一级类目，再按照时间进行二级类目排列的分类方法，合适于特大型测绘工程项目。这类工程项目，通常具备的特点是工程跨度时间特长，牵扯的部门众多，产生的影响巨大。另外，这种工程项目，一般情况下，会组建一个专门针对该项目的固定项目组。项目组随工程项目的产生而产生，在工程项目结束之后，就会解散。在该组中，也应该配备相应的项目档案管理人员。符合以上特点的工程项目，推荐采用按项目-时间分类方法。二、测绘档案的档号1. 档号编制的原则 测绘档案的档

37、号设计合理，可以使得测绘档案之间有机联系，在国家城市建设中发挥更大作用。因此，测绘档案的归档，要遵循以下四个原则：（1）唯一性：档号应指代单一一个编号对象，仅应赋予一个代码，一个代码只唯一表示一个编号对象。（2）合理性：档号应简单明了，分类层次不宜过多。按流水顺序编号时，不应有空号。（3）稳定性：档号一经确定，除重新编号外，一般不得随意改变。（4）扩充性：档号必须有适当的递增容量，以便适应不断扩充的需要。2. 档号的结构测绘档案的档号由：实体分类号案卷号件(页)号组成3. 档号编制的方法（1）实体分类号:应由阿拉伯数字和汉字拼音字母构成。应根据测绘科技档案的内容及数量设置实体分类号。实体分类号

38、根据不同种类的测绘档案的情况，由测绘档案实体分类大纲中的类号构成或加上年度代号、保管期限代号、测区代号、科研课题代号、基本建设工程项目代号、设备、仪器的型号等构成。（2）案卷号:实体分类的最低位类下的案卷排列的顺序号，由阿拉伯数字构成。例如，分类到项目类为止，项目类即为最低位置，在项目类下排列案卷，即每个项目有多少案卷的排列编制。（3）件号或页号：测绘案卷内文件或图幅或底片排列的顺序号即件号或页号。四、测绘档案的立卷测绘档案的立卷应遵循测绘档案的形成规律，保持档案有机联系，便于测绘档案的保管、统计、检索和利用。立卷包括以下几个步骤：1. 分析文件之间的最小有机联系,确定卷内文件的数量。2. 测

39、绘档案的调整和整饰：已破损纸张予以托裱、修复。裁剪不规则的图表，统一大小。传真件复制保存。铁钉去掉重新粘贴、装订，对特殊载体的档案进行处理( 比如: 光盘、磁带、磁盘和软件的备份)等。复制品附于原件后一并归档。3. 将相关资料集中到案卷盒内，组成保管单元，编制保管单元编号。4根据要求填写卷内目录、封面和备考表。5. 编制检索卡片。6. 档案造册登记（入库与借用登记）。测绘档案的案卷卷内目录和备考表的编制工作，所包含的内容，应参考于2003年3月11日颁布的国家基础测绘设施项目归档资料整理规范，如图所示：卷内目录：卷 内 目 录档号：案卷题名：序号文件名称文件号责任者形成日期备注1Xxx请示的批

40、复2002001国家基础地理信息中心20020120立卷人： 检查人： 年 月 备考表（放在案卷内）：备 考 表档号： 案卷题名：说明：注：“备考表”用粗宋体字三号，其他用宋体小四号，打印生成。立卷人： 年 月 日说明：立卷人： 年 月 日18.2.3测绘档案的鉴定和销毁一、测绘档案的鉴定和销毁规则 1. 建立完整的鉴定制度。鉴定和销毁工作应该由单位档案部门的领导主持，成立专门的档案鉴定工作小组，小组中必须包括具有权威性的档案专家，其他成员也必须是有一定经验的自身档案工作者。2测绘档案的鉴定工作要根据国家有关档案鉴定工作的原则和标准，用全面、历史、发展的观点考查分析档案价值，确定保管期限，切忌

41、随意性。3测绘档案的鉴定结果，要有书面分析报告。对于需延长保管期限的案卷，要在有关目录及案卷备考表中注明。以保证该延期的测绘档案得到延期。对于需要销毁的档案，要编制销毁清册，一式两份，报档案部门领导批准后予以销毁。4对于保管期满但属国家重大工程项目的测绘档案，要根据需要适当延长保管期限。5对于应该销毁的测绘档案不得改作它用，或以废纸出售。6销毁国家密级图纸或测绘成果，在档案部门负责人批准的同时，必须再经省测绘行政管理部门批准。7. 销毁已满保存期限的测绘档案，须经单位领导批准并造具清册，注明档案名称、编号、数量，来源、编制或出版单位、时间、销毁原因等。销毁现场应配备两名监销人，清册封面应有鉴定

42、从监销人、批准人、经办人、销毁日期，还应报上级主管部门备案。二、测绘档案的保管期限测绘档案的保管期限分为永久、长期、短期三种： 1. 永久：对于具有重要凭证作用和长久需要查考、利用的测绘档案，应该列为永久保存。2. 长期：长期的期限一般为15至20年。具体的划定，以实际工作单位的设定为准。对于在相当长的一段时间内，具有查考、利用、凭证作用的测绘档案应列为长期保存。 3.短期：短期的期限一般为5至15年。对于短期内，具有查考、利用、凭证作用的测绘档案应列为短期保存。 测绘档案的保管期限应根据档案管理单位的不同，根据本单位的测绘档案的特点，进行分别划定。在国家测绘总局颁发的全国测绘资料和测绘档案管

43、理规定中，已经对测绘档案的保管期限，有了国家指导的规定。此表在测绘档案的归档范围中，已经附入，在此就不在重复了。在2003年颁布的国家基础测绘设施项目归档资料整理规范中，也对国家基础测绘设施项目的测绘档案保管期限和保管，做出了明确规定：国家基础测绘设施项目归档资料范围、份数、保管期限、保存地点表档案类目名称及编号序号归档内容份数保管期限保存地点及份数备注TD6基本建设TD63非土建基础设施TD63综合1任务合同书4永久国家馆2、省级馆22招标委托协议书1长期国家馆13资金到位证明或计划1永久省级馆14有关项目管理文件资料2长期国家馆1、省级馆15省级测绘资料档案馆归档资料著录成果(含电子版)2

44、永久国家馆1、省级馆16归档资料著录成果(含电子版)1永久国家馆1设计前期工作1项目建议书3永久国家馆32项目建议书批复1永久国家馆13可行性研究报告3永久国家馆34可行性研究评估材料1永久国家馆15可行性研究报告的批复1永久国家馆16其它2长期国家馆1、省级馆1勘探1勘探2永久国家馆1、省级馆1设计1初步设计4永久国家馆3、省级馆12初步设计批复1永久国家馆13实施方案6永久国家馆3、省级馆34实施方案批复2永久国家馆1、省级馆35其它2长期国家馆1、省级馆1施工1计划申请及批复2永久国家馆1、省级馆1依据实际情况归档2有关计划调整文件2永久国家馆1、省级馆13招标文件3长期国家馆3、省级馆

45、14投标文件1长期国家馆1、省级馆5评标报告1长期国家馆1、省级馆6采购合同2长期国家馆1、省级馆17发票复印件2长期国家馆1、省级馆18拨款计划文件2长期国家馆1、省级馆19仪器设备进货验证记录1长期省级馆110仪器设备入出库登记表1长期省级馆111培训记录1短期省级馆112仪器设备说明书1长期省级馆113有关测试报告1长期省级馆114试运行记录1长期省级馆115技术报告(单位工程实施过程中形成的)1长期省级馆116有关声像材料2长期国家馆1、省级馆117其它2短期国家馆1、省级馆1竣工验收1竣工验收实施办法4长期国家馆3、省级馆12竣工验收材料编制说明4长期国家馆3、省级馆13验收申报材料

46、6永久国家馆3、省级馆34验收工作总结2永久国家馆1、省级馆15单位工程竣工验收意见书4永久国家馆1、省级馆36项目竣工验收意见书3永久国家馆37涉密以及支持保障系统（防雷和消防系统）等建设的验收审批证书或材料1长期国家馆1、省级馆18其它1长期国家馆、省级馆18.2.4测绘档案的利用服务一、测绘档案的利用特点测绘是国民经济建设的一项基础性、前期性工作。测绘档案是广大测绘工作者的劳动与智慧的结晶，是国家的无价财富，为社会主义建设提供重要的基础性资源。测绘档案蕴藏着巨大的能量。测绘档案的利用，就是要使测绘的能量最大化。在测绘档案的利用过程中，会呈现出以下明显特点：1. 测绘档案利用的内部性强测绘

47、档案的利用者，通常都是形成这些测绘档案的单位或部门的内部人员。因为许多测绘档案都涉及到保密性的问题。虽然从测绘档案的长远发展来看，不同测绘单位之间通过档案利用进行交流，是一个很好的进步途径。但是鉴于知识产权、知识保护，以及测绘档案自身的保密性问题，测绘档案的利用还是以内部人员为主。2测绘档案利用的急迫性强。在做测绘研究的时候，测绘档案的急迫性并不是很强，但是除了搞学术研究之外，测绘档案在利用的时候，往往处于一种十分急迫的情况。比如在测绘项目的进行中，当需要利用以往测绘档案的时候，往往是处于项目的瓶颈阶段。如果没有测绘档案的支持，项目就会停滞不前，这可能会造成人力财力的很大损失。再比如在国家处于

48、灾难时刻，需要测绘档案的时候，测绘档案能否及时提供，更是关系着国家发展甚至生死的重大问题。2009年汶川大地震之后，测绘档案部门针对灾情展开了大规模的应急服务工作。测绘档案部门先后为民政局、地震局、中央电视台等40多个单位提供各类测绘档案达万余件。为制定救援计划、空投救灾物资提供了科学保障。3. 测绘档案的效益潜在性强测绘档案的效益既包括经济效益，又包括社会效益。但是测绘档案的效益发挥往往需要一个项目或者事件的触发。测绘档案是测绘工作者的劳动成果，将测绘档案归档保管之后，可能在相当长的时间内，并不会有人来利用。但是一旦利用的时候，往往会节省大量财力，创造巨大财富。所以，在测绘档案的管理中，要有

49、“前人栽树、后人乘凉”的精神，不能鼠目寸光，要用发展的眼光看问题，不能过于急功近利。二、测绘资料档案的利用要求在国家测绘局颁布的全国测绘资料和测绘档案管理规定中，对于测绘档案的提供利用，做出了明确的具有法律效力的要求。1. 全国性测绘资料档案由国家测绘总局统一管理，全国性测绘资料由国家测绘总局和省、市、自治区测绘局（处）负责提供利用；地方性测绘资料档案由省、市、自治区测绘局（处）统一管理并提供利用。2. 各省、市、自治区测绘局（处）之间，对各自完成的测绘资料档案，应互通情报，互相提供利用。3. 各使用单位在领借测绘资料档案时应根据当前工作的实际需要，提出申请，由资料归口单位负责审查，持归口单位

50、公函，详细说明用途、范围和数量。国家机关驻京单位及其在地方流动单位向国家测绘总局办理；省、市、自治区内各单位和国家机关常驻地方单位向所在省、市、自治区测绘局（处）办理。4. 发借测绘资料档案必须经领导批准，属秘密和机密一级的，由资料部门领导批准、属绝密一级的，报局（处）领导批准。5. 发出测绘资料必须开具四联单：第一联为存根，存发资料单位；第二联为发单，存领用资料单位；第三联为回执，领用资料单位收到资料清点无误 后签章退发资料单位；第四联为副本，交领用资料单位的归口单位存查。借用测绘资料档案一般采用第一、第二联，根据需要可增用第三联。6. 各使用单位对借用的测绘资料档案应保持清洁、完整无损，按时归还。本章思考题1. 测绘档案的定义是什么？测绘档案定义要包括哪些内容？2. 测绘档案都有哪些种类？3. 如何建立健全测绘档案的归档制度？4.测绘档案的分类方法都有什么？不同的分类标准的使用顺序选择的优缺点各是什么？5. 测绘档案的鉴定和销毁规则是什么？要特别注意什么？6. 怎么样合理的充分利用测绘档案？