四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范

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1、四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范1 总则 11 为统一四川省交通建设项目(以下简称项目)竣工文件的编制及规范项目档案的整理，制定本规范。 12 本规范适用于在四川省境内建设的交通重点项目(含重点公路工程、独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口)的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收，地方交通建设工程可参照执行。2 依据 21 交通部交办发2001390号关于印发的通知 22 GBT11822-2000科学技术档案案卷构成的一般要求 23 DA/T28-2002国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范 24 国家档案局、国家计委档发字199715号关于发布的通知 25 交通部87交

2、办字315号交通部关于颁发的通知26 交通部交财发2000207号关于印发交通基本建设项目竣工决算报告编制办法的通知 27 交通部交公路发19951081号公路工程竣工验收办法28 JTJ071-98公路工程质量检验评定标准29 国家计委、国家档寒局国档发19884号基本建设项目档案资料管理暂行规定210 国家档案局国档发199017号关于印发国家计委的通知211 国家档案局国档发19928号基本建设项目(工程)档案验收办法212 国家档案局档发字199720号关于发布的通知3 名词解释 31 项目文件 指项目在立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图象、声像等

3、形式的以纸质、胶片、磁介、光介等载体形式存在的全部文件，包括前期文件、施工文件、监理文件、竣工图文件、竣工验收文件等。 311 项目前期文件 指工程开工以前在立项、谈判、审批、勘测、设计以及工程准确过程中形成的文件。 312 项目施工文件 指项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文件。313 项目监理文件 指监理单位对项目工程质量、工期和建设资金使用等内容进行控制的文件。 314 项目竣工图文件指项目竣工后按照按照工程实际情况所绘制的图纸（简称竣工图）。315 项目竣工验收文件 指项目竣工后试运行中以及竣工验收时形成的文件。32 项目档案指经过鉴定、整理-归档后的项目文件。33 归档建设

4、项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位提交经整理的全部相应文件；项目建设单位各机构将项目各阶段形成并经过整理的文件定期报送档案管理机构(或人员)。34 竣工验收是指建设项目竣工、试运行后，由有关主管部门组织的对项目的全面考核、检查。35 建设项目指建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计进行施工的独立组成的单位。36 单位、分部、分项工程361 单位工程是指在建设项目中，根据签订的合同，具有独立施工条件，可以单独作为成本计算对象的工程。362 分部工程 在单位工程中，应按结构部位、路段长度及施工特点或施工任务划分为若干个分部工程。363 分项工程在分部工程中，应按不同的施工

5、方法、材料、工序及路段长度等划分为若干个分项工程。单位、分部、分项工程的具体划分，按公路工程质量检验评定标准(JTJ07198)附录 A执行。4 建设各方责任 41 建设项目中建设单位(业主)负责组织、协调和指导设计单位、施工单位和监理单位的项目竣工文件编制和项目档案整理，并根据本规范结合各建设项目实情，制定相应的竣工文件编制实施细则。42 项目建设各有关单位的编制工作分工按照交通建设项竣工文件材料归档范围和保管期限表(附件一)要求执行。设计、施工、监理单位在完成各自的立卷、编制工作，经上级有关部门检查验收合格后，移交建设单位。建设单位应将项目建设各阶段、各单位形成的材料按照项目档案整理的有关

6、要求进行汇总、整理和分类、排列。43 建设项目在招标、投标和签订设计、施工及监理合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定有关方面提交竣工文件的套数、费用、时间，以及对项目文件的整理、归档的责任。44 项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与项目的立项准备、建设进度和交工、竣工验收同步进行。项目交工验收前，应完成文件材料的编制工作。由项目建设单位或该建设项目批准初步设计单位的档案机构组织设计、施工、监理及项目管理机构对有关竣工文件材料立卷归档工作进行预验收，并提出预验收报告。项目交、竣工验收时，档案行政管理部门和交通主管部门的档案机构应派人参加，并提出工程项目档案验收意见。完整、准确、系统

7、的项目档案是建设项目竣工验收的必备条件。按照国家和省对重志建设项目档案管理要求，在工程项目开工、项目档案预验收、项目正式竣工验收等各阶段，由建设单位向主管部门分别填报国家(省)重点建设项目档案管理登记表(附件十)。5 项目文件的收集 51 建设项目各阶段文件的收集与各方责任511 建设项目在项目准备阶段形成的立项、项目管理等前期文件，以及设备、工艺和涉外文件，由建设单位负责收集、积累；勘察设计单位负责勘察设计文件的收集积累，并按规定向建设单位移交有关材料。512 建设项目在施竣工阶段形成的文件，凡项目实行总承包的，由各分包单位负责其分包项目全部文件的收集、积累、整理，然后由总包单位进行汇总，并

8、负责对分包单位的文件材料进行审核把关；凡由建设单位分别向几个单位发包的，由各承包单位负责收集、积累其承包项目全部文件；项目监理文件由监理单位收集、积累。513 建设项目工程文件的管理应列入项目建设工程计划、有关部门的职责范围和技术人员工作标准和岗位责任制，并有相应的检查、考核措施。52 收集范围 凡是反映与项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全，归入建设项目成套档案。其范围见交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表(见附件一)。53 收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序或项目完成情况吸时收集；凡是引进技术、设备文件必须首先由建设单位(或接受委托的承包单位)

9、登记、归档，再行译校、复制和分发使用。54 文件质量要求 541 字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字手续完备。 542 归档的文件材料不得用易褪色的书写材料(红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔)书写、绘制。543 对于破损的文件材料应托裱，对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽；各种大小不一的文件应适当补镶或折叠成210 X297mm (A4)规格。 544 不易保存的文件应复制，复制件放在原件后立卷；电传文件也应复印归档，并加以说明。6 项目竣工文件的编制61 建设项目竣工后，施工单位应根据工程项目的完成情况以及合同规定的要求，对收集、积累的文件进行编制。编制要求如下：611

10、 施工文件由施工单位负责编制。凡文件未满足合同或协议规定份数的，应按要求复制补齐。 612 根据交通建设项目竣工文件材料归档范围和保管期限表及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件。613 对施工文件、施工图的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改到相应的文件上。 6，2 项目竣工图表的编制 项目竣工图表应由施工单位编制。竣工图的编制应准确、清楚、完整、统一，真实反映工程竣工验收时的实际情况。(竣工图式样见附件二)竣工图的套数按附件一中“保管单位”数确定，每个保管单位一套，凡在大中城市规划区范围内的重要基本建设项目，应根据城市建设档案归属与流向办法第五条，可与所在城市的城建档案馆协商，如

11、需要可再编制一套与城市建设、规划及其管理有关的竣工图，交所在城市的城建档案馆。7 项目文件的整理与归档71 建设项目所形成的全部项目文件在归档前必须按档案管理的要求，由文件形成单位(建设、设计、施工及监理等)进行整理。其组卷要求： 711 建设项目征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判和工程交、竣工验收阶段形成的竣工验收文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应由建设单位根据文件材料形成的阶段、性质、内容分类整理组卷。712 建设项目设计文件材料包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等由设计单位和建设单位按项目、阶段、单位和分

12、部、分项工程、专业分别整理组卷。713 建设项目施工阶段形成的施工文件材料由施工单位负责组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工计划、施工日志及中间验收等分别按合同段集中组卷。各项施工原始记录、监理签认的质量保证文件材料等按路线进行方向，结合单位工程(含分部、分项)及不同专业，分别整理组卷。竣工图的组卷见附件一。714 建设项目监理工作形成的监理文件材料包括监理通知、开(停、复)工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检验分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量与支付文件、与总监及参建单位的来往函、监理日志等由监理单位按阶段、问题分类整理组卷。7l5 组卷要

13、遵循项目文件的自然形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理。716 卷内没有重份文件；同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限从长。72 卷内文件的排列721 管理性文件按问题或重要程度排列。722 项目工程技术文件按管理、依据、施工程序、工程质量评定、试验检测、证明材料等排列。723 设备文件按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装调试和设备运行维修等材料排列。724 竣工图按里程、专业、图号排列。 725 卷内文件一般批文在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；转发文件在前，被转发文件在后；文字在前，图样在后；有译文的外文资料，译文在前，原文在后

14、。73 案卷编目一个完整案卷由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表组成。案卷编目包括编写页号，填写卷内目录和卷内备考表，编写案卷封面和案卷目录。 731 编写页号：卷内文件材料应按排列顺序依次在有文字和图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角用编号机从1起逐页编号；卷内目录、卷内备考表不编写页号。732 卷内目录的编制 卷内目录由序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注等组成；排列在卷内文件材料的首页之前。(1)序号，填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1依次标注。 (2)文件编号，填写文件文号或图样图号。 (3)责任者，填写文井形成部门或主要责任者，可采用通用简称。(4)文

15、件材料题名，填写文件标题全称，没有标题或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题并用“ ”括上。 (5) 日期，填写文件材料的形成日期。(6)页号，填写每份文件首页上标注的页号；最终件注起止号。(7)卷内目录一式两份，一份随案卷装订，另一份按档号装订成册，便于卷内文件检索。733 卷内备考表的编制 (1)卷内备考表排列在文件材料的尾页之后。(2)说明包括：卷内材料的件数、页数以及在组卷和提供使用过程中需要说明的问题。(3)立卷人应由责任立卷人签名，并填写完成立卷的日期。(4)检查人应由案卷质量审核者签名，并填写审核的日期。(5)互见号应填写反映同一内容形式不同且另行保管的档案保管单位的档号。档号

16、后应注明档案载体形式，并用括号括起。73，4 案卷封面的编制 案卷封面由案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级、档号、档案馆号等组成。(1)案卷题名，由立卷者编制，应简明、准确揭示卷内文件的内容，结构完整、文字通顺、标点正确，字数不超过50个宇。其基本格式为：起讫桩号(或中心桩号)+工程名称(或分项工程名称)十本卷主要内容+文种(如报告、批复、检验单、图)。(2)立卷单位，填写负责组卷的部门或项目负责部门。(3)起止日期，填写案卷内文件材料形成的起止日期。(4)保管期限，填写组卷时划定的保管期限。(5)密级，依据保密规定填写卷内最高密级。(6)档号，由全宗号、分类号、案卷顺序号构成。档号

17、示例： 案卷顺序号全 宗 号（单位代号）大 类 号属 类 号项目代号立卷单位代号小 类 号分 类 号 全宗号与分类号，分类号与案卷顺序号之间用“破折号”隔开，分类号不同层次之间用“”符号隔开。全宗号(单位代号)：用2-4个阿拉伯数字或首位拼音字母简称表示，由省交通厅统一给定。 大类号：参照交通部科技档案分类编号办法(87交办字315号文)，属公路类中公路工程类，则表示为GL5。 属类号：参照交通部科技档案分类编号办法(87交办字315号文)，如属公路类中公路工程类的道路类，则表示为1。项目代号：立档单位所含项目代号，用2-4个阿拉伯数字或拼音字母表示。立卷单位代号：能独立组卷的部门代码，如各合

18、同段代码，可用2一4个英文字母与阿拉伯数字相结合来表示。 小类号：根据附件一中“小类”内容分类填写代号。未包括的内容可以增设新类，须报省交通厅审定。 案卷顺序号：根据附件一内容，在小类下按阿拉伯数字从1起依次编写案卷流水号。735 案卷目录的编制 每套档案编制一式两套案卷目录，由归档部门(或管理人员)按每卷案卷封面对应栏目填写后，随归档档案一起移交或保管。74 案卷装订要求74，1 竣工图按297mmx210mm规格折叠装订。742 案卷内不同尺寸文件材料要折叠成297mmX210mm的统幅面。743 装订时必须去掉金属物，装订边和下边取齐，采用三孔线装订在文件左侧中部，距订口边lOmm，装订

19、长度120mm。结头为死结，结头在背后中孔。744 案卷封面、卷内备考表分别粘贴在装订好的文件材料的封面和封底，不露装订线。75 卷盒、卷皮、各类表格规格及制成材料751 卷盒外表尺寸为305mmX220mm，采用牛皮纸板双裱压制。752 案卷封面、卷内备考表尺寸为297mmx210mm，采用150克牛皮纸。753 案卷目录、卷内目录等表格尺寸为297mmx210mm，采用70克白色书写纸或胶版纸。754 卷盒、卷皮、各类表格规格式样见附件三至附件七。76 项目文件归档761 建设项目的承包(施工、监理)单位应在项目完成(可分阶段分期)后三个月内将经整理所形成的项目档案向建设单位归档。762

20、建设单位各机构应将项目各阶段形成的文件整理、立卷后，定期或按阶段向档案管理机构归档。763 归档文件必须完整、成套、系统，文件材料质量符合54的要求，并经建设单位审查，填写案卷归档签证单(附件八)，同时报送的项目竣工文件归档目录(软盘)。 8 项目档案的整理与移交81 建设单位负责进行或组织对全部归档项目档案的汇总整理。811 对全部工程档案进行清点、整理，分类和排列。812 根据国家及本行业的技术规范及各种技术文件表格的要求，对设计、施工及监理单位工程文件材料的形成、积累、整理进行监督和指导。82 项目档案的移交821 项目档案验收合格后，建设单位应按合同、协议和规定的要求，在项目正式通过竣

21、工验收后三个月内向生产使用单位及其他有关单位办理移交。822 建设单位与生产使用单位及其他有关单位应办理档案移交手续，明确档案移交的内容、案卷数、图纸份数等，并有完备的清点、签字等交接手续（见附件九）。823 竣工验收以后，凡在大中城市规划区范围内的重要建设项目，建设单位应根据国家档案局城市建设档案归属与流向办法，在三个月内向所在城市的城市建设档案馆报送与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。 9 附则91 本规范第2条中所列依据，今后如有新规定、新标准颁；按最新规定和标准执行。92 本规范由四川省交通厅负责解释。93 本规范发布后，省内交通重点工程的档案验收，一律按此标准执行。附件一交通建设

22、项目竣工文件材料归档范围和保管期限表小类归档内容保管期限保管单位立卷单位1可行性研究 任 务 书(1)项目建议书及批复永久交通主管部门设计单位建设单位建设单位(2)工程可行性研究报告(3)项目评估、论证(4)环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复(5)设计任务书、计划任务书、可 行性研究报告的批复2设计基础 材 料(1)工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、重要土岩样说明永久长期建设单位设计单位(2)地形、地貌、控制点、建筑物及重要设备安装测量定位、观察记录 (3)水文、气象、地震等其它设计基础材料3设计文件(1)总体规划设计永久交通部档案馆交通主管部门建设单位设计单位设计单位(2)方案设计

23、、初步设计、技术设计及设计审批文件永久交通主管部门建设单位设计单位(3)施工图设计、设计计算书长期建设单位设计单位(4)建设项目用地图4工程管理 文 件(1) 征用土地申请、批准文件及红线图永久建设单位(2) 建设项目用地呈报表(3) 征地数量明细表(4) 拆迁、补偿协议书(5) 承、发包及委托合同、协议书、招标、投标、租赁文件(6)技术规范的补充文件和修改文件长期(7)施工执照永久(8)环保、劳动安全卫生、消防、规划等文件建设单位使用单位(9)电、暖、煤气等供应协议书(10)工程总结交通部档案馆交通主管部门建设单位5施工文件(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要永久长期建设单位

24、施工单位(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、重要会审纪要长期建设单位使用单位(3)分项工程开工申请单及附件永久建设单位(4)原材料及构件出厂证明、质量鉴定报告长期建设单位使用单位(5)原材料试验报告(6)设计变更、工程更改洽商单材料代用审批手续永久(7)施工原始材料长期(8)试验材料汇总表(9)中间检验报验单及试验舟料长期建设单位(10)隐蔽工程验收记录永久建设单位使用单位(11)工程记录及测试、沉降观测记录、事故处理报告长期(12)单位工程、分项、分部质量检验评定报告永久(13)施工总结、技术总结长期建设单位(14)机电设备安装及调试记录-长期建设单位使用单位(15)专项检测及监控材料(

25、16)工程声像材料永久长期6监理文件(1)监理通知、开(停、复)工令许可证永久建设单位监理单位(2)备忘承、会议纪要长期(3)施工质量检验分析永久(4)规程规范长期(5)合同管理文件(6)计划进度管理文件(7)工程技术管理文件(8)工程质量控制文件(9)工程计量与支付(10)与总监及业主的来往函(11)监理工作会议记录或纪要(12)监理日志7竣工文件(1)工程竣工申请报告永久建设单位建设单位(2)工程竣工验收报告永久交通部档案馆交通主管部门建设单位 使用单位(3)竣工验收鉴定书、验收委员会名单(4)工程总结文件永久建设单位使用单位(5)工程审计文件、材料 永久建设单位(6)财务决算、工程决算、

26、支付报表(7)竣工图 1总说明书永久交通部档案馆交通主管部门建设单位使用单位施工单位2路线平、纵面竣工图 3路基、路面竣工图建设单位使用单位 4桥梁、涵洞竣工图 5隧道工程竣工图 6路线交叉工程竣工图 7沿线设施及其它工程竣工图 8环保工程竣工图 9通用图7科研(1)课题报告、任务书、批准书永久建设单位建设单位(2)协议书、委托书、合同(3)研究方案、计划、调查研究报告长期(4)实验记录 永久建设单位使用单位(5)实验分析、计算、整理数据(6)阶段报告、科研报告、技术鉴定附件二：竣工图式样纸张规格为A3（样图略）附件三：案卷封面式样 档 号 档案馆号（案卷题名） 立卷单位 起止日期 保管期限

27、密 级附件四：卷内目录式样卷内目录序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注附件五：卷内备考表式样卷内备考表互见号：说明： 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日附件六：科技档案案卷目录科技档案案卷目录档 号案 卷 题 名页 数起止日期立 卷 单 位保 管期 限备 注附件七：案卷脊背式样档 号案卷题名附件八：案卷归档签证单式样案卷归档签证单归档卷数：归档单位： 负责人： 经办人：接收单位： 负责人： 经办人： 签证日期： 年 月 日附件九：项目档案移交签证单式样项目档案移交签证单接收卷数： 移交单位： 负责人： 经办人：接收单位： 负责人： 经办人： 签证日期： 年 月 日附件十：国家（省

28、）重点建设项目档案管理登记表表一 国家（省）重点建设项目档案管理登记表（项目及项目档案和资料情况动态表） 编号：项目名称建设单位或项目法人地址邮编上级主管部门批准概算总投资万元计划工期 年 月至 年 月现已完成的单位或单项工程主要设计单位主要施工单位主要设备安装单位主要监理单位项目档案和资料管理情况档案资料管理部门名称录属部门联系地址、电话负责人项目建档时间专职档案人员数量库房面积/档案工作其它用房面积设施设备现有档案和资料数量（正本） 卷（册）图纸张数对项目档案日常监督、指导的上级单位填表单位 （盖章） 年 月 日注：此表于项目开工后6个月内报国家（省）档案局经济科技档案业务指导司（处），对

29、于未验收的国家重点建设项目，每年填写此表一次。表二 国家（省）重点建设项目档案管理登记表（项目及档案预验收情况表） 编号：项目名称项目档案总数（正本）卷（册）图纸张数档案移交单位库房面积/档案工作其它用房面积项目预验收日期项目档案预验收组织单位预验收组成员及单位预验收结论 预验收负责人（盖章） 年 月 日注：此表于项目档案预验收后1个月内报国家（省）档案局经济科技档案业务指导司（处）。表三 国家（省）重点建设项目档案管理登记表（项目及档案正式验收情况表） 编号：项目名称项目档案总数（正本）卷（册）图纸张数档案移交单位项目竣工投产日期项目正式验收日期项目档案正式验收组织单位预验收组成员及单位预验收结论 预验收负责人（盖章） 年 月 日注：此表于项目档案正式验收后1个月内报国家（省）档案局经济科技档案业务指导司（处）。卷内务考表 说明 立卷人： 年 月 日30