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1、会计电算化初始化问题的探讨(一)各位将面临会计软件的初始化问题。初始化的成败与否 ,将直接影响会计电算化工作的质量与效率。会计电算化初始化是指将本单位将要采用的核算程序、方法、规则、基础数据录入电脑 ,使会计软件能适应本单位的核算、管理需要的过程 ,是手工核算过渡到会计电算化处理的桥梁。本文就会计电算化的核算方法、规则的选用、科目编码方法、辅助核算、初始化的校验等问题进行讨论。一、单位在选择会计核算程序、方法、规则时 ,应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点企业会计准则和各行业会计制度确定了很多核算程序、方法 ,单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点 ,且能相互补充。在手工
2、核算方式下 ,我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据,就可以不考虑计算的复杂性,只要求结果准确就行了。如成本核算中的代数法分配辅助生产费用 ,它的突出特点是计算复杂 (尤其是三个或三个以上辅助车间 ),其结果很准确 ;再如存货收发计价中的个别确认法 ,它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以如代数法、个别确认法应在会计电算化中广泛采用。然而,在会计实务中 ,初始化的方法选用问题 ,往往由软件公司辅助完成 ,将本单位的现行会计核算模式照搬到电算化中去 ,这样就无法充分发挥电脑处理信息 ,快、准的优
3、点。因此 ,我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。二、科目编码问题一一应充分满足电脑处理数据的特点,且具有可扩展性科目编码就是将纳入会计核算、会计管理范围内的人、财、物进行科学合理的编号 , 以便计算机识别、分类、汇总、查询 ,这是初始化中最复杂、最费时的一项工作 ,它直接影响到初始化成败问题。 1.科目编码应遵循以下基本原则。惟一性 ,一个代码只表示一个实体 ,而一个实体也只能有一个代码 : 扩展性 ,编码要为今后系统发展保留一定的空间 ,以便增加新的内容 ;稳定性 ,编好后要尽量少改动 ,以便有关人员熟悉、使用 ;简练性 ,便于存储处理；规范性 ,代
4、码必须具有一定的结构、格式 ,以便统计、交流；可靠性,会计软件要具有自动校验功能。 2.编码的方法。由于会计信息处理采用了总账、 明细账核算形式 ,总账由财政部统一规定了编号 ,这里我们就不再讨论 ,只研究明细科目的编号。 一个科目是否设置明细账 ,应根据管理需求 ,确定其层次和内涵。 一个单位的现金总账 ,在无外币的前提下,可以不设明细账 ;应收账款是以每一债务人的名称设置一个明细账 , 企业可能有几十、几百、几千个明细账 ,若该科目明细太多 ,科目数据库就庞大 ,将会影响运算速度 ,因此 ,我们将这些债务人按省市区设二级账 , 二级账下再设明细账 ,或单列一个模块一一将应收账款列入辅助核算
5、范围,这样更能体现管理的需求。 分析企业历史核算情况 ,充分考虑未来的发展需求 ,确定各级科目的位数。两位数 ,表示该级科目可以设置 01一 99 个科目 ,三位数表示该科目可以设 001 一 999 个科目。一旦确定 , 要想更改 ,就受到严格限制。 科目编码的描述。会计软件要求客户自行定义科目结构 (又叫科目级长 ),科目编码结构是指科目的代码有几段(几级 ),每段有几位 ,每一段代表一个科目的级别,科目代码与会计科目必须严格对应。各科目编码往往采用全码原则,即:本级科目全码 =上一级科目全码 +本级科目编码。我们常见的 3 一 2 一 2 一 2 一 2 科目结构 , 一级科目三位数 ,如 102银行存款 ,二级科目两位数 ,如 10201 人民币存款 , 三级科目两位数 ,如 1020101 工行存款等。输入原始数据时 ,只录入末级科目的全码和金额 ,其余的内容 ,由会计软件按平行登记原则自动计算生成上一级科目的金额等。 3.科目编码的可扩展性是初始化设计的重要内容之一。会计软件设计者充分考虑到电子档案的安全性,对历史资料的补充、修改作了严格的限制。一旦初始化完成,新增加科目就局限在一定的范围内进行 ,只有新年再建新账时 ,才能得到修补。所以 ,在科目编码时 ,至少要考虑到本会计年度内的扩展性。
会计电算化初始化问题的探讨(一)
