公文写作培训大会课件

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1、1大家好大家好2时间：时间：2010年年9月月15日日19：30-21：30地点：学术交流中心地点：学术交流中心3一、基础知识一、基础知识 1)1)公文概述公文概述 2)2)常用公文文种常用公文文种公文写作公文写作二、常见问题分析二、常见问题分析4一、基础知识一、基础知识1、概述、概述公文的定义：公文的定义：公文是党政机关及其他社会组织在公公文是党政机关及其他社会组织在公务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具务活动中为行使职权、实施管理、商洽和交流工作而制作的具有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成部分。有法定效用和规范体式的文件，属于机关应用文的一个重要组成

2、部分。5公文的特点：公文的特点：是特定的作者制定和发布的。是特定的作者制定和发布的。具有法定的现行执行效用。具有法定的现行执行效用。具有规范的文体、结构和格式。具有规范的文体、结构和格式。需要履行法定的程序。需要履行法定的程序。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。文字必须庄重、朴实、准确、精炼。6公文的分类：公文的分类：按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其行文方向，可分为上行文、下行文、平行文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其时限要求，可分为特急公文、急办公文、常规公文。按其涉密程度，可分为绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。按其涉密程度，可分为绝密公文、机密

3、公文、秘密公文、普通公文。 72 2、常用公文文种、常用公文文种 8学校常用的主要公文种类学校常用的主要公文种类通知通知策划书策划书报告报告通报通报意见意见总结总结请示请示函函决定决定会议纪要会议纪要主要为以下主要为以下1010种：种：今天为大家主要讲解的是前今天为大家主要讲解的是前6 6种。种。91、通知的写作、通知的写作101 1、通知、通知 通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。通知是上级对下级、组织对成员或平行单位之间部署工作、传达事情或召开会议等所使用的应用文。 由于高科技的普及应用，除了一般的方式，我们甚至可以还通过短信来发通知！由

4、于高科技的普及应用，除了一般的方式，我们甚至可以还通过短信来发通知！一般形式的通知：一般形式的通知： 分标题、正文、署名、日期四部分。分标题、正文、署名、日期四部分。标题即通知的名称，应写在第一行正中，一般只写标题即通知的名称，应写在第一行正中，一般只写“通知通知”两字。两字。正文是核心，内容一般有五项：正文是核心，内容一般有五项： 通知谁？在什么时间？在什么地点？做什么事？应注意什么？通知谁？在什么时间？在什么地点？做什么事？应注意什么？ 正文后有的有要求性词语，如正文后有的有要求性词语，如“不得缺席不得缺席”“”“务必到场务必到场”等。等。署名是署通知发出者的名称或单位，如署名是署通知发出

5、者的名称或单位，如“XX协会协会”等。正式的通知还需盖通知发出单位的章。等。正式的通知还需盖通知发出单位的章。日期是通知发出的时间。日期是通知发出的时间。 11通通 知知 亲爱的干部干事们亲爱的干部干事们: : XX XX协会将于协会将于1010月月1111日晚上日晚上7 7点半在点半在A3-2A3-2课室举行动员大会，请协会全体干部干事准时出席会议。（正课室举行动员大会，请协会全体干部干事准时出席会议。（正文）文）XXXX协会协会 二一年二一年X X月月X X日日注意事项：注意事项：l通知的内容必须确切通知的内容必须确切 ；l通知要简洁通俗，不能用偏僻词；通知要简洁通俗，不能用偏僻词；l写通

6、知时要认真，不能写错别字。写通知时要认真，不能写错别字。标题标题署名署名日期日期12发文机关标识（版头、红头）发文机关标识（版头、红头）发文字号发文字号标题标题 事由事由+文种文种正文正文 开头开头 活动主题活动主题 指导思想指导思想 活动时间活动时间 组织结构组织结构 领导小组领导小组 活动内容活动内容 评奖方法评奖方法 活动要求活动要求附件名附件名发文机关署名发文机关署名印发日期印发日期主题词主题词抄送单位抄送单位模板模板132、总结的写作、总结的写作142 2、总结、总结 工作总结分为：标题、正文、结尾、署名和日期五部分。工作总结分为：标题、正文、结尾、署名和日期五部分。格式：格式：标题

7、。标题。 一般是根据中心内容、目的要求、总结方向来定。同一事物因总结的方向，侧重点不同其标题也就不同。一般是根据中心内容、目的要求、总结方向来定。同一事物因总结的方向，侧重点不同其标题也就不同。形式：形式： （1 1）单标题。）单标题。u一般由单位名称、时间、主要内容、文种组成。一般由单位名称、时间、主要内容、文种组成。 如：如：XXXX协会协会20092009年度工作总结年度工作总结 有的只是内容的概括，并不标明有的只是内容的概括，并不标明“总结总结”字样，字样， 如：如：一年来的谈判及前途一年来的谈判及前途 （2 2）双标题。）双标题。 正标题点明文章的主旨或重心，副标题具体说明文章的内容

8、和文种正标题点明文章的主旨或重心，副标题具体说明文章的内容和文种。 如：如：点燃千支蜡烛，照亮天堂之路点燃千支蜡烛，照亮天堂之路-记广东医学院东莞校区学生自发悼念地震遇难者仪式记广东医学院东莞校区学生自发悼念地震遇难者仪式 。152 2、总结、总结正文。正文。 正文是活动总结的主体。正文是活动总结的主体。 情况概述情况概述 层次分明、条理清楚层次分明、条理清楚 （运用分段标题或序号一、二等）（运用分段标题或序号一、二等） 成绩经验成绩经验 主要部分主要部分 存在的问题和教训存在的问题和教训 中肯、恰当、实事求是中肯、恰当、实事求是 今后努力的方向今后努力的方向结尾。结尾。 归纳呼应主题、指出努

9、力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。归纳呼应主题、指出努力方向、提出改进意见或表示决心信心等语作结，要求简短精练。 署名和日期。署名和日期。 一般在正文右下方署名。一般在正文右下方署名。 活动总结活动总结活动背景：活动背景：具体总结如下：具体总结如下：一、活动主题：一、活动主题：二、活动时间：二、活动时间：三、活动地点：三、活动地点：四、经费结算：（列表说明）四、经费结算：（列表说明）五、收到效果：五、收到效果：六、经验所得及不足之处：六、经验所得及不足之处： XXX 二一年二一年X月月X日日163、策划书的写作、策划书的写作173 3、策划书、策划书 策划书即对某个未来

10、的活动或者事件进行策划，并展现给读者的文本；策划书是目标规划的文字书，是实策划书即对某个未来的活动或者事件进行策划，并展现给读者的文本；策划书是目标规划的文字书，是实现目标的指路灯。现目标的指路灯。格式：格式： 活动标题活动标题 -副标题副标题（一）活动主题：（突出活动的重点特色）（一）活动主题：（突出活动的重点特色）（二）活动宗旨（二）活动宗旨/ /目的：目的：（三）活动组织机构：（三）活动组织机构： 主办单位：主办单位： 承办单位：承办单位：（四）活动对象（四）活动对象（五）活动时间、地点（五）活动时间、地点（六）活动流程（六）活动流程 （1 1）前期准备）前期准备 （2 2）活动的主要内

11、容及具体安排）活动的主要内容及具体安排（七）活动可行性分析及预期效果（七）活动可行性分析及预期效果（八）物资、经费预算（八）物资、经费预算（注：有商家赞助要说明注：有商家赞助要说明）（九）应急方案（九）应急方案 主要负责人主要负责人 二一年二一年X X月月X X日日184、请示的写作、请示的写作194 4、请示、请示 请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核请示是下级机关向上级机关请求对某项工作、问题作出指示，对某项政策界限给予明确，对某事予以审核批准时使用的一种请求性公文，是应用写作实践中的一种常用文体。批准时使用的一种请求性公文，是应用写

12、作实践中的一种常用文体。 请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。请示可分为解决某种问题的请示，请求批准某种事项的请示。 特点：特点：时间性强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。时间性强。请示的事项一般都是急需明确和解决的，否则会影响正常工作，因此时间性强。 一事一请示。一事一请示。 一般主送一个机关，不多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级一般主送一个机关，不多头主送。如需同时送其他机关，应当用抄送形式，但不得在请示的同时又抄送下级机关。机关。 应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应

13、同时抄报直接主管部门。应按隶属关系逐级请示，一般情况不得越级请示，如确需越级请示，应同时抄报直接主管部门。 20首部首部事由事由+ +文种，如文种，如 关于开展关于开展XXXXXX工作的请示工作的请示标题标题发文机关名称发文机关名称+ +事由事由+ +文种，如学生社团联合会关于文种，如学生社团联合会关于XXXX的的 请示请示 主送机关主送机关正文正文开头开头 交代请示的缘由交代请示的缘由主体主体 说明请求事项说明请求事项 内容单一，只宜请求一件事内容单一，只宜请求一件事结语结语 应另起段应另起段 习惯用语习惯用语 以上请示，请予审批以上请示，请予审批 当否，请批示当否，请批示 发文机关标识（版

14、头、红头）发文机关标识（版头、红头）公文份数序号公文份数序号密级密级发文字号发文字号签发人签发人附件名附件名主题词主题词主送机关主送机关发文机关署名发文机关署名印发日期印发日期4、请示、请示结构、内容和写法：结构、内容和写法：21主题词主题词主送主送:广东医学院学生社团联合会广东医学院学生社团联合会(东莞校区东莞校区 ) 二二一年九月一年九月X日日签发签发人：人：结语结语公文分数序号公文分数序号发文字号发文字号225、报告的写作、报告的写作235 5、报告、报告 报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问时使用的公报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建

15、议，答复上级机关的询问时使用的公文。文。特点：特点：1、内容汇报性、内容汇报性2、语言陈述性、语言陈述性3、行文单向性、行文单向性4、成文事后性、成文事后性5、双向沟通性、双向沟通性类别与功用：类别与功用：1、例行报告、例行报告 （日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。例行报告不能变成（日报、周报、旬报、月报、季报、年报等）。例行报告不能变成“例例行公事行公事”，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。，而要随着工作的进展，反映新情况，新问题，写出新意。 2、综合报告、综合报告 全面汇报本机关工作情况，可以和总结工作、计划安排结合起来。要有全面汇报本机关工作情况，可以和总结工作、计

16、划安排结合起来。要有分析，有综合，有新意，有重点。分析，有综合，有新意，有重点。 3、专题报告、专题报告 指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上指向上级反映本机关的某项工作、某个问题，某一方面的情况，要求上级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写级对此有所了解的报告。所写的报告要迅速，及时，一事一报。呈报、呈转要分清写明。明。24标题。标题。 包括事由和公文名称。包括事由和公文名称。上款。上款。 收文机关或主管领导人。收文机关或主管领导人。正文。正文。 结构与一般公文相同。结构与一般公文相同。 从内容方面看：从内容方面看： 报情况的，应

17、有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略；报情况的，应有情况、说明、结论三部分，其中情况不能省略； 报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中以建设想不能省去。报意见的，应有依据、说明、设想三部分，其中以建设想不能省去。结尾。结尾。 可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。可展望、预测，亦可省略，但结语不能省。注意事项：注意事项：情况确凿，观点鲜明，想情况确凿，观点鲜明，想法明确，口吻得体，不要法明确，口吻得体，不要夹带请示事项。夹带请示事项。256、函的写作、函的写作266 6、函、函 函是不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时函是不相隶属机关之间相互

18、商洽工作、询问和答复问题，或者向有关主管部门请求批准事项时所使用的公文。所使用的公文。 作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。作为公文中惟一的一种平行文种，其适用的范围相当广泛。分类：分类：（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。（一）按性质分，可以分为公函和便函两种。 公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名式公文，没有公文格式要求，甚至可以不要标题，不用发文字号，只需要在尾部

19、署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可。称、成文时间并加盖公章即可。 （二）按发文目的分，函可以分为发函和复函两种。（二）按发文目的分，函可以分为发函和复函两种。 发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回复对方所发出的函。 （三）按内容和用途分，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复（三）按内容和用途分，还可以分为商洽事宜函，通知事宜函，催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函，转办函，催办函，报送材料函等。事宜函，转办函，催办函，报送材料函等。特点：特点： 1、沟通性；、沟通性； 2、灵活性；、灵活

20、性； 一是格式灵活一是格式灵活 二是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文二是行文关系灵活。函是平行公文，但是它除了平行行文 外，还可以向上行文或向下行文。外，还可以向上行文或向下行文。 3、单一性；、单一性； 体现在内容上，一份函只宜写一件事。体现在内容上，一份函只宜写一件事。27例子例子标题标题称谓称谓正文正文落款落款结构结构邀请函邀请函尊敬的老师：尊敬的老师： 您好！感谢您一直以来对您好！感谢您一直以来对XX协会的关心和支持，使协会在岁月中不断协会的关心和支持，使协会在岁月中不断地成长，发展壮大。现决定于地成长，发展壮大。现决定于2010年年4月月25日上午日上午9:0011:0

21、0在学校在学校足球场举行一年一度的足球场举行一年一度的XX开幕式。我们真诚地邀请您前来指导并参加我们开幕式。我们真诚地邀请您前来指导并参加我们的的XX活动和观赏我们的表演！活动和观赏我们的表演！ 此致此致敬礼！敬礼！ XX协会协会 2010年年4月月12日日13落款要写明活动主办单位的全称和成文日期 。4必须有具体的时间地点22829二二、常见问题分析、常见问题分析30主要表现在报告和请示的错用。主要表现在报告和请示的错用。报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。报告和请示同属上行文，但是性质截然不同的两类文种。不同点：不同点： 行文目的不同行文目的不同 报告以陈述情况为主，不要求上

22、级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上报告以陈述情况为主，不要求上级批复；请示以请求指示或批准事项为主，要求上级批复。级批复。公文内容不同公文内容不同 请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中请示可围绕请求事项反映情况，说明理由，不排除含有一定的情况汇报，但报告中不能夹杂请示事项。不能夹杂请示事项。规范性用语不同规范性用语不同 报告用报告用“ 以上报告如有不妥，请指示以上报告如有不妥，请指示”，“特此报告特此报告”等；请示用等；请示用“当否，请当否，请批复批复”，“特此请示，请批复特此请示，请批复” 。目前，这两种文种的滥用主要表现在两个方面：目前，这两种

23、文种的滥用主要表现在两个方面：请示、报告混用请示、报告混用 如如关于请校领导出席毕业典礼的报告关于请校领导出席毕业典礼的报告2. 请示、报告并用请示、报告并用 如如关于召开新一届学代会的请示报告关于召开新一届学代会的请示报告报告应改为“请示”报告应删掉31常见于请示写作中：常见于请示写作中：1.1.请示缺签发人；请示缺签发人；2.2.缺附件；缺附件；3.3.成文日期不全，如成文日期不全，如“二二OOOO六年一月六年一月”、“0606年年1 1月月1414日日”；4.4.缺主题词或主题词不全等；缺主题词或主题词不全等；321.1.标题缺少单位名称标题缺少单位名称 公文标题通式为：行文单位公文标题

24、通式为：行文单位+ +关于关于+ +事由事由+ +的的+ +文种文种2.2.不伦不类的标题不伦不类的标题 两个文种并用两个文种并用 如请示报告、任免决定的通知等。如请示报告、任免决定的通知等。 混用文种混用文种 将将“请示请示”错用成错用成“申请申请”。3.3.标题中事由表达不全标题中事由表达不全4.4.标题中乱用标点符号标题中乱用标点符号公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。 乱用标点符号主要表现在：乱用标点符号主要表现在：转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。转发和颁发法规、规章，不用书名号而用引号。不必用其他标

25、点符号而随意使用。不必用其他标点符号而随意使用。 如如关于对关于对19991999年年“全民文明礼貌月活动全民文明礼貌月活动”安排的通知安排的通知。331.1.段落层次不清，主次不分。段落层次不清，主次不分。 不善于用结构层次序数，如一、二、不善于用结构层次序数，如一、二、，1.2.1.2.、。2.2.不合公文文体，出现描述性语言和客套话。不合公文文体，出现描述性语言和客套话。3.3.繁琐冗长。繁琐冗长。 如如“根据根据精神，在精神，在指导下，在指导下，在关怀下关怀下”等。等。4.4.主语谓语搭配不当。主语谓语搭配不当。 如如 a.a.人民的生活水平普遍增加了。人民的生活水平普遍增加了。 b.

26、b.上述问题，今后准备进一步加强和改进上述问题，今后准备进一步加强和改进。5.5.定语错位造成歧义定语错位造成歧义 如：如：a.a.市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。市长把我们五个县领导召集到一起专门研究了这个问题。 b.b.原教育部副部长周远清来校视察工作。原教育部副部长周远清来校视察工作。6.6.标点符号错用标点符号错用 如如逗号和句号错用逗号和句号错用 为了加强熟肉制品市场管理，规范熟肉制品市场经济行为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中配为了加强熟肉制品市场管理，规范熟肉制品市场经济行为，维护消费者利益，在全市建立统一批发、集中配送的熟肉制品供应体系。根据市政府会议精神，决定送的熟肉制品供应体系。根据市政府会议精神，决定提高解决和纠正34The end希望同学们以后对公文的写作能够灵活运用！