文件控制程序

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1、CBSE程序文件修订状态A/1文件编号CBSE2-10-002-2题目：文件控制程序页次8/81目的确保公司除记录外所有文件处于受控状态。2 适用范围适用于除记录以外的所有文件的控制活动。3职责3.1体系部是文件和资料的管理部门，负责公司级文件和资料的管理工作。3.2各部门负责本部门文件的管理，部门负责人负责文件审批。4程序活动4.1文件和资料的分类公司的文件和资料分为公司级和部门级文件;种类分为公司制定的文件和外来文件.一类：质量手册、法律、法规及公司的质量方针和目标。二类：程序文件三类：工艺规程、操作规程、作业指导书、质量管理制度、各类图纸、说明书等。（包括外来文件如：技术协议、客户的图纸

2、，各类标准等 ）四类：记录。4.2体系文件的编号方法4.2.1 体系文件编号如下： CBSE 版本号 管理部门文件顺序号 管理部门代号 文件类别 企业代号4.2.2 文件编号中各种代号规定：a.文件类别1 本程序第4.1条款中的“一类”； 2 本程序第4.1条款中的“二类”； 3 本程序第4.1条款中的“三类”；4 本程序第4.1条款中的“四类”。b.管理部门代号10 体系部 20 销售部30 技术部 40 生产部50 品保部c.文件版本号 1 第一版2 第二版 3 第三版4 4.2.3 文件的编写及保存4.2.3.1与体系有关的文件应保存三年，轨道车体方面包括加工与焊接技术文件应保存30年以

3、上，由各部门分别保管，并适当标识，便于识别。具体执行文件保存规定4.2.3.2部门三层文件编写需求由各部门确定，文件的编写的格式等内容执行文件编写规定。4.3 体系文件的管理4.3.1 质量方针的制定与审批流程输入流程责任部门/人员解释输出组织的意图和方向及集团公司的要求发 放填写发放记录受 控准备发放文件复印签批质量方针编制质量方针总经理总经理根据公司的发展意图和方向及集团公司的要求，在适时对公司的质量方针进行制定和修改，编制时管代和高层可参与制定编制好的质量方针编制好的质量方针总经理由总经理签批公司的质方针签批的质量方针签批的质量方针体系部体系部根据发放范围，确定发放份数，进行复印，复印好

4、的质量方针复印好的文件体系部对每份复印的质量方针文件盖“受控”准备好的所有文件准备好的所有文件体系部所有文件准备好后，根据发放部门及内容在文件发放记录中填写相关内容填好的发放记录填好的发放记录及准备好的文件体系部体系部人员携填好的发放记录及准备好的文件，到接受部门进行发放，发放时接受人在相应位置签字。文件发放完毕存 档文件发放完毕体系部体系部对质量方针原件进行存档存档文件、文件资料清单4.3.2质量目标编制及审批流程输入流程责任部门/人员解释输出质量方针、管理评审及集团公司要求发 放批 准审 核整理汇总传至体系部整理分解填写发放记录并发放准备发放制定总体质量目标总经理、管代由总经理及管代部按质

5、量方针等内容制定公司总体质量目标制定的质量目标制定的质量目标体系部1、 发放范围2、 复印3、盖受控章准备好的总体质量目标准备好的总体质量目标体系部所有文件准备好后，根据发放部门及内容在文件发放记录中填写相关内容并到各部门进行发放，发放时各部门接收人员签字总体质量目标总体质量目标各部门各部门根据总体质量目标的要求，制定本部门的质量目标制定的部门质量目标制定的部门质量目标各部门各部门将制定的部门质量目标报至体系部各部门的质量目标各部门的质量目标体系部体系部将各部门报的质量目标进行汇总和整理整理好的质量目标分解表整理好的质量目标分解表管代由管代对各部门制定的质量目标进行审核，如有问题反之体系部，体

6、系部与需修改部门进行沟通审核的质量目标分解表审核的质量目标总经理由总经理对各部门制定的质量目标进行批准批准的质量目标分解表制定完毕的质量目标分解表体系部文件发放执行文件发放流程质量目标分解表4.3.3 质量手册、程序文件编制、修改及评审流程输入流程责任部门/人员解释输出1、 公司要求2、 标准要求编制手册及程序文件批 准 修改文件并再次审核存 档发 放填写发放记录准备发放 审 核体系部管代由体系部及管代进行质量手册及程序文件的编制已编制好的质量手册及程序文件已编制好的质量手册及程序文件管代对编制好的质量手册及程序文件进行审核，并在相应栏签字1、 审核好的质量手册及程序文件2、 需修改的内容需修

7、改的内容体系部体系部对管代提出的修改内容进行修改，并由管代再次审核，无误签字管代签字的质量手册程序文件管代签字的质量手册程序文件总经理体系部将管代审核后的质量手册程序文件送总经理，由总经理对编制好的质量手册及和程序文件进行批准，并在相应栏签字经批准的质量手册及程序文件经批准的质量手册及程序文件体系部1、 确定发放范围2、 复印3、 盖受控章准备好的质量手册及程序文件准备好的质量手册及程序文件体系部所有文件准备好后，根据发放部门及内容在文件发放记录中填写相关内容填好的发放记录受控的质量手册程序文件，填好的发放记录体系部体系部人员携填好的发放记录及准备好的文件，到接收部门进行发放，发放时接收人在相

8、应位置签字。所有文件的发放需在签字当天或次日内完成，不得拖延到第三天文件发放完毕文件发放完毕体系部体系部对发放文件进行存档，并做适当标识文件存档质量手册、程序文件更改执行文件更改流程。4.4 文件的说明4.4.1文件分“受控”和“非受控”两大类，与质量管理体系有关的文件应为“受控”文件除非另有规定。所有受控文件必须在文件封面上加盖表明其受控状态的印章并标明发放日期。4.4.2 三层文件的编制及审批流程（此三层文件不包含技术及检验文件）输入流程责任部门/人员解释输出需完善的过程或活动文件发放文件评审文件存档填写发放记录文件受控传递至体系部复 印文件批准索要编号文件评审填写文件评审记录文件制定制定

9、文件部门当编写文件时应按照文件编写规定进行编制新文件新文件制定文件部门为保证此文件的有效性，需对新制定的文件进行评审已制定完毕的文件及文件评审记录已制定完毕的文件及文件评审记录有关部门、体系部、管代当此文件只适用本部门时由体系部和管理者代表进行评审，当制定的文件与其他部门有关时，其他部门也要参与评审，最后由体系部和管代进行评审，每部门的评审时间不得超过半天，此评审由提出部门负责传递文件评审记录结果已通过评审的文件制定文件部门、体系部制定部门评审通过后要向体系部要文件编号，体系部根据文件资料清单，给予新制定的文件一个唯一编号带有文件编号的新文件带有文件编号的新文件制定文件部门负责人文件的审核批准

10、签字需在完整的文件上签字已签署的文件已签署的文件制定文件部门根据发放范围确定发放份数，并进行复印，当此文件只适用本部门时，只需两份准备的多份文件准备的多份文件制定文件部门将准备好的多份文件传递至体系部接受文件接受的多份文件体系部准备文件确定份数并在文件上盖受控章完整的多份或一份文件发放范围体系部体系部根据制定文件部门的发放范围填写文件发放记录填好的文件发放记录完整的多份或一份文件、填好的文件发放记录体系部体系部负责文件的发放工作，发放时要让接受人在发放记录中签字发放完毕文件管理需求体系部要对一份文件原版进行存档存档文件、文件资料清单4.4.3 文件发放流程输入流程责任部门/人员解释输出完整的文

11、件份数接收文件文件发放填写发放记录发放部门对发放的文件填写发放记录发放记录及文件发放记录及文件发放部门携文件及发放记录到相应的部门进行文件发放发放记录及文件发放记录及文件接收文件部门接收人在发放记录中签字，确认接收文件填写完整的发放记录4.4.4 文件更改流程输入流程责任部门/人员解释输出旧文件的规定发生更改评 审受控回收发放存档传递至体系部准备文件签 批填写更改评审记录审 核修改文件更改部门对需更改的文件进行修改，修改后的版本号和修订日期应进行相应修改修改完毕的文件修改完毕的文件部门负责人修改完的文件由体系部长进行审核审核后的文件审核后的文件更改部门对更改的内容在评审记录中描述，并在记录中规

12、定评审日期修改好的文件及评审记录修改好的文件及评审记录涉及部门当此文件与其他部门有关时，涉及部门参与评审，评审后体系部和管代评审，当此文件与别的部门无关时，体系部和管代评审，未通过重新修改后再评审，评审日期应按照更改部门规定的日期完成评审通过的文件评审通过的文件部门负责人评审完后由更改部门的相关人员进行审核批准签字签批完的文件签批完的文件更改部门更改部门确定发放范围，复印相应的份数多份文件多份文件更改部门更改部门负责将多份文件传递至体系部接受文件接受的文件体系部当体系部接到更改部门提供的多份文件后，盖受控章，回收旧文件、发放新文件，执行文件发放回收流程存档文件、发放回收记录4.4.5 文件回收

13、流程输入流程责任部门/人员解释输出需回收的文件回收文件填写文件回收记录文件回收部门对需收回的文件填写文件回收记录，根据文件发放记录确定需回收的份数文件回收记录文件回收记录文件回收部门根据发放记录到相关部门回收记录，回收记录时由相关部门人员在回收记录中签字回收来的文件4.4.6 文件更换/补发流程输入流程责任部门/人员解释输出破损及丢失的文件发放文件准备文件提交申请批 准填写文件更换/补发申请单责任部门当三层文件、图纸、工艺、检验文件丢失或破损并需使用时，责任部门填写文件更换/补发申请单1式两份填写好的文件更换/补发申请单填写好的文件更换/补发申请单责任部门负责人由责任部门负责人对文件更换/补发

14、申请进行批准，部门负责人应控制更换/补发的次数签批的文件更换/补发申请单签批的文件更换/补发申请单责任部门向文件发放部门提交更换补发申请接收申请接收申请文件发放部门文件发放部门根据文件更换/补发申请单中的内容准备相应的文件申请更换或补发的文件申请更换或补发的文件文件发放部门体系部给予申请部门新文件，申请部门提交旧文件后，填写文件发放回收记录，执行文件发放回收流程文件发放回收记录及更换补发申请4.4.7文件作废销毁流程输入流程责任部门/人员解释输出不再使用或因变更而收回的文件 存 档 填写文件销毁记录盖作废章体系部体系部对收回的旧文件，取其中较好的一份，加盖作废章盖作废章的文件、文件作废记录盖作

15、废章的文件体系部对此文件进行存档，保存期为一年，并登记在作废文件记录中作废文件存档记录存档作废文件以外剩余的其他旧文件体系部根据销毁文件的情况填写文件销毁记录，销毁需经管理者代表批准，在销毁记录中签字确认文件销毁记录 销 毁存档作废文件以外剩余的其他旧文件体系部提出需存档的作废文件后，将剩余的其它旧文件进行销毁，销毁要有记录，文件销毁记录作废文件销毁存档到期的作废文件体系部当存档的作废文件保存1年后，可以进行销毁，执行上述流程文件销毁记录4.5 技术文件的管理4.5.1 技术文件的编制、更改及审批流程图纸及作业指导书的编制、审批见技术部技术文件管理规定。检验计划、检验指导书的编制、更改及审批见

16、检验指导文件管理规定。4.5.2图纸、工艺发放管理执行技术文件管理规定4.5.2技术文件更改管理流程4.5.2.1 图纸及工艺文件更改见技术部技术文件管理规定4.5.2.2 检验计划及检验知道的更改见品保部检验指导文件管理规定4.5.3技术文件作废销毁技术文件的作废见技术部技术文件管理规定检验技术文件的作废销毁见品保部检验指导文件管理规定4.6外来文件的控制4.6.1法律、法规由体系部收集，其他与质量有关的外来文件由技术部负责收集、整理、发放。4.6.2技术部负责与相关部门联系，识别外来文件的有效性、持续性，必要时及时更换，确保使用的为有效版本。5. 相关文件5.1记录控制程序5.2文件编写规范 5.2技术文件管理规定 5.2 检验指导文件管理规定 6. 相关记录6.1文件发放记录 6.2文件销毁记录 6.3文件回收记录 6.4文件更改通知单6.5文件资料清单 6.6保留文件清单6.7文件借阅/返还记录6.8文件更换/补发申请6.9文件更改（审批）单6.10文件作废记录