小贷档案管理制度
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1、档案室管理制度为进一步加强公司内部管理,促使公司各类权证与资料保存和归档的完整、准确、及时,确保各种文件资料的保密性和安全性,切实做好档案管理工作,特制定本规定。一、档案分类、归档范围及其保管期限1、档案分类为方便管理,根据档案的内容可分为信贷类档案、管理类档案、财务类档案。具体分为如下:信贷类档案A、 客户的所有贷款详细资料。B、 签署的各类贷款合同与协议。C、 各种抵押(质押)的有价权证等。D、 客户贷款签字过程中的监控录像资料。管理类档案A. 各类会议纪要与资料;外部活动或会议、对外往来重要文件及信函。B. 公司工作条例、规章制度及正式颁发的文件、通知等。C. 政府部门、行业管理部门颁发
2、的各种资料文件、证照(含营业执照、经营许可证、组织机构代码证、税务登记证、商标注册证等)、证书(各类认证证书等)和获赠奖状等。D. 公司对外租用/合作协议、固定资产买卖、装修维修合同、资产类合同。财务类档案A.原始凭证、记帐凭证、汇总凭证。B.银行对帐单和银行存款余额调节表。C.日记帐、明细帐、总帐。D.固定资产卡片、辅助帐簿及涉外的会计帐簿。E.年季月度会计报表;债权债务等相关对帐确认单证及依据审计报告及相关材料。F.会计移交清册、会计档案保管与销毁清册。G.附入凭证的合同、协议、预决算。H.收回已使用的收据、发票存根。2、归档范围A.信贷类档案由业务部门负责归档,在放贷后五个工作日内立卷归
3、档移交至公司档案室。B.管理类档案由办公室负责归档,在事务完结的次月底移交至公司档案室。C.财务类档案由财务部负责存档和管理,每年四月底前将上一年度的档案清单、电子文件移交至公司档案室。3、保管期限保管期限分为永久、长期(5年)、短期(5年),按照档案的重要性及其时效确定保管期限。各类档案保管期限如下:A. 管理类文件作永久保存。B. 各类信贷类合同/协议等材料保管至贷款终止后2年。C. 各类抵押(质押)的有价权证等保管至,由财务部门出具的抵押人已还清借贷的各项款项的证明材料后。D. 财务管理类档案根据国家有关会计法要求的期限保管。E. 其它各类档案的保管期限不少于5年,一般以长期保管为原则。
4、二、归档要求1、所有书面的文件材料,要求原件存档,在原件不存在或上交相关政府机构等特殊原因的情况下,以复印件存档并注明与原件一致。2、各部门应按各类档案的性质及管理要求及时整理,定期移交档案室,归档前先将各类资料整理齐全、分类列出清单。3、交接时双方应依据所列清单仔细清点核对资料,并办理相应的交接手续。如提交的归档资料不完整,档案室有权退回由各部门重新整理。4、档案室将收到的资料重新分类整理,建立档案目录,内容应包括立卷日期、文件类别、所属部门、编号、内容、数量、原件/复印件、保管期限、档案柜号等,放入相应的文件盒/柜,并录入电脑(纸质资料应扫描),以方便调档查阅5、图表、声像材料必须配有文字
5、说明,标明内容、时间、作者等。6、信贷类档案的归档、保管采用双人双锁。三、档案的查(借)阅管理1. 严格履行档案借阅审批制度,各部门查阅档案时均须填写档案借阅申 请单,经部门负责人批准同意后方可查阅,一般情况下,只能借阅本部门所归档的资料。查阅非本部门形成的有保密要求的档案,须由公司总经理签字同意后方可查阅。2. 对需要摘录、复印的档案,应经领导审批后,由档案管理人员登记复印交查阅人员,严防档案的损坏或遗失。3. 确有需要经过批准借出的,借期应不超过2天,须在规定时间内归还;若不能如期归还者,需提前办理续借手续。4. 借用者对所借档案负有安全、保密责任。不得损坏、丢失、抽取、拆散档案,不得转借
6、、翻印和涂改。归还时应当面核实,及时注销借阅登记。四、档案库房的管理1、库房钥匙应专人保管,非档案管理人员严禁入内。2、库房内应经常保持清洁,做好防湿、防虫蛀的工作。3、库房门窗必须紧闭,应定期检查库房防火、防盗确保库房安全。4、库房档案应分类存放,箱、柜、架必须排列整齐,并编上号码。严禁在库房内存放个人物品或堆放杂物,严禁烟火。五、档案管理员职责1、档案管理应建立档案借阅登记制度,详细记录借阅者单位、姓名、借阅及归还时间、档案完好程度等。若发现异常情况,应迅速上报有关领导并做善后处理。2、 负责对各类档案的保管、整理和归档的工作,做到装订整齐、编号准确、 查找方便。严格履行档案借阅审批制度,认真负责地做好借阅档案的登记、复印、归还工作。3、 自觉遵守保密制度,做好对文件材料的保密工作,杜绝遗失或缺少文件。4、 对鉴定后确需销毁的档案材料,由档案室拟写“档案鉴定销毁报告”, 办完审批手续后在办公室负责人的监督下销毁,并做好记录。5、 档案管理人员若因玩忽职守造成档案损失,或违反管理规定造成档案损 失,按公司的规定承担赔偿责任,情节严重予以追究法律责任。6、档案管理人员调动时必须认真办好档案移交手续六、附则本制度自2011年4月1日起执行。
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