公司行政管理制度005

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1、郑州明宇汽车贸易发展有限公司 文档类型行政管理制度文档版本1.0编制日期20101.13编制部门行政管理中心 行 政 管 理 制 度行政管理中心2010年01月13日目 录第一章 票务管理制度5第一条 分类5第二条 订票要求5第三条 附则5第二章 公司投保管理制度 8第一条 投保的情况8第二条 收费标准/时间8第三条 办理程序8第四条 报案/理赔程序8第三章 公司证照管理制度12第一条 分类12第二条 证照的保管12第三条 证照的使用及审批流程12第四条 处罚办法12第五条 附则12第四章 活动运作的管理16第一条 活动的分类16第二条 处罚措施 16第三条 制度解释、修订 16第四条 制度实

2、施16第五章 行政费用管理制度17第一条 公司所有行政费用的执行部门17第二条 行政费用的分类17第三条 执行与考核17第四条 制度解释、修订18第五条 制度实施18第六章 重大突发事件管理制度20第一条 突发事件处理原则20第二条 突发事件介定20第三条 成立突发事件应急领导小组20第四条 公司个案突发事件处理程序及要求20第五条 事后的处理上报与回馈23 第六条 制度解释、修订23第七条 制度实施24第七章 收发文管理制度25第一条 适用范围25第二条 收文管理办法 25第三条 发文管理办法 26第四条 制度解释、修订27第五条 制度实施27第八章 档案管理制度29第一条 档案管理的内容2

3、9第二条 综合档案室的基本任务29第三条 部门档案管理的基本任务29第四条 文件材料归档的质量要求29第五条 档案资料移交综合归档时间29第六条 档案管理30第七条 档案借阅制度30第八条 制度解释、修订31第九条 制度实施31第九章 车辆管理制度33 第一条 车辆的使用范围33第二条 使用程序33第三条 车辆管理33第四条 车辆加油33第五条 车辆的管理部门34第六条 制度解释、修订34第七条 制度实施34第一章 票务管理制度第一条 分类公司票务管理归属公司行政部，本制度中的票务特指飞机票、火车票。第二条 订票要求1、行政部文员具体负责公司各部门因公出行车票的查询、订票、验票和预付款工作。2

4、、飞机票，用票部门需提前1天预订；火车卧铺票需提前3-5天预订，硬座提前3天预订。3、公司各部门出行购票须至少提前1-3天向行政部提出需求申请。4、行政部接到公司领导及部门订票申请后，应及时与票务部门联系，并在30分钟内向申请部门反馈订票情况或征求订票意见。5、提出订票申请部门应当在申请订票时告知相应的事项。6、行政部在车票送达并验票合格后方可向财务部门提出预付款要求，借款时应提供车票原件。7、行政部在付款后应当详细记录，并保管好收据，以备核查。8、各部门在返回公司后，应在两天之内与行政部办理票务结算业务。第三条 附则本制度由行政管理中心负责解释、修订。本制度自下发之日起实施。附件：1、行政部

5、订票统计表2、票务管理流程 行政部订票统计表 时间：2008年_月序号申请部门联系方式订 票 明 细行政文员票务部门备注日期目的地车次数量123456789101112131415161718192021222324第二章 公司投保管理制度第一条 投保的情况公司投保财产险财产综合险，公司相关资产原则上均要求办理商业保险，以规避相关风险。第二条 收费标准/时间按投保资产总额、投保利率、核定投保金额，投保时间为1年。第三条 办理程序1、公司经营的各大卖场，投入正常经营之后，根据公司要求，各卖场提出投保申请并对每位商户固定资产（装修）和流动资产（存货）进行核算，准备好相关投保资料。同时与公司工程部结

6、合，提供该卖场的资产总额（固定资产、配套设施、装修费用等），经行政部审核材料后交公司相关领导审批是否投保。行政部按照中保公司提交的表格填写、整理后，上报公司财务中心审查，最后公司领导签批，行政部送达中保公司受理科审批。属老项目续保的向行政部递交资料的时间为保险到期日前一周内，属新建项目投保的暂以行政部通知时间为准提交资料。2、保险公司合作：XX保险公司委派专员到我公司投保的卖场，进行投保资产核查，并出具评估报告，随同公司的投保单，由保险公司领导审批后，电话告知我公司。3、保险公司将正式保险单、发票送达公司。4、行政部完成票据签批流程，由财务中心执行付款手续，并将保险单正本存档。第四条 报案/理

7、赔程序1、因不可抗拒因素（如暴雨）造成公司投保的卖场漏雨受损，应在24小时之内及时报案。说明:投保名称、位置、保单号码、如何受损及受损失情况，行政部具体负责。2、保险公司理赔科、公估公司（第三方）在1小时之内赶到事故受损地点。3、各卖场经理负责本卖场受损现场的保护工作，并通知行政部用相机及时拍照。行政部、卖场委派人员、保险公司人员三方共同逐个核实，记录数据、拍照取证。行政部依据每次的受损清单，出具“理赔报告书”，上报公估公司，双方进行多次沟通、协商，达成共识，再由公估公司将双方认可的理赔报告书，送到我公司，签字、盖章后上报XXX保险公司理赔科，进行最终核算。4、理赔科将核算后的理赔数据上报保险

8、公司逐级进行审批。5、办理公司投保的经办人，告知我公司，到保险公司财务结算处领取理赔款。6、行政部、财务中心一同办理赔款的转账业务。地点：郑州市西太康路市保险公司一楼东大厅。第五条 附则本制度由行政管理中心负责解释、修订。本制度自下发之日起实施。附件：1、公司资产投保情况明细表2、投保管理流程3、索赔管理流程公司资产投保情况明细表序号投保主体名称保单号投保期限保费是否产生索赔经办人备注12345678910第三章 公司证照管理制度第一条 分类公司证照包括公司营业执照（正、副本）、税务登记证（正、副本）、行业资质证、行业经营许可证、企业组织机构代码证、房产证、土地使用证、公司徽标、介绍信等有价证

9、件原件及其它。第二条 证照的保管。1、经董事会授权，公司所有证照由行政部设专人负责保管和使用管理。2、证照管理人员必须认真履行职业操守，严禁盗用、滥用、私用公司证照。切实做好证照等有价资质的保管、保密和归档工作。3、证照管理人员必须做好证照的借出、借入审查和归档工作。若发生丢失、损毁、或其他异常情况时，应立即报告公司领导查明处理。4、公司下属各分支机构的证照原件由公司行政部统一管理，各分支机构不得留存，确有需要原件或复印件的，按本制度第五条之证照使用流程办理。第三条 证照的使用及审批流程1、公司所有证照及其它有价资质的使用必须严格实行审批、登记手续，申请流程如下：（1）当事人、使用人（提出申请

10、）部门经理、副总（审核并签字）行政副总（审批、签字）证照负责人处（审核、领取）证照负责人（检查、核对、登记、归档备注使用期限、缴回时间（原件），影印件须签（盖）使用期限）或在空白处加盖（*项目*专用）条型章。（2）证照使用申请表（见附表1）。2、证照的使用（1）公司证照及有价资质证明未经行政总监批准，任何人不得私自外借、传阅、复印或涂改。如需使用必须依照第五条之规定，认真填写证照使用申请表，并陈述使用目的、范围和使用时间，由行政总监签准后方可使用。保管责任人需认真核实并填写证照使用登记表（见附表2），做好登记工作。（2）证照使用单位或个人及证照的保管单位及个人，凡发生证照丢失、伪照、私自盗用、

11、套用，或在登记使用范围之外使用，并给公司造成一定经济损失及不良影响的依法追究相关当事人的经济和法律责任。（3）公司证照如出现损坏或丢失，除应立即向公司主管领导报告外，还要立即与发证机关联系，并及时办理证照的挂失和补办手续。 （4）任何人不得擅自使用公司的证、照等为其他单位或个人做各种担保，违者责任自负。（5）公司行政部负责公司证照的管理，及时做好登记管理工作。证照的登记内容包括：证照名称、性质（正本、副本）、注册资金、使用类型、登记使用范围、税务登记证号、注册号、企业代码证号、使用目的陈述、使用人或经办人、使用期限、缴还日期等。（6）行政审批权限：证照在一日之内使用并归还的由行政部经理在核实部

12、门领导批示和签字后做出批示；证照使用超出两日或在两日以上者，由行政管理中心副总审核批示。（7）各种证照的换审、年检、补办、变更、注销等工作，由公司行政部在规定的时间内统一组织换审工作。第四条 处罚办法证照的使用人或经办人以及证照和保管人员，凡未恪尽职守，私自滥用、盗用、顶替使用或在登记范围之外使用的，视其情节轻重区别对待。未经领导批准擅自使用未给公司造成损失和不良社会影响的，给予批评教育、警告、记过、和处以500元以下的罚款；性质极坏者罚款并开除处分；影响严重，甚至给公司造成重大经济损失的依法追究相关当事人的法律和经济责任。第五条 附则本制度由公司行政管理中心行政部负责解释，自下发之日起执行。

13、附件：1、 郑州明宇汽车贸易发展有限公司证照使用申请、审批表 2、郑州明宇汽车贸易发展有限公司证照管理登记表 3、证照年审流程：1、郑州明宇汽车贸易发展有限公司证照使用申请、审批表 申请人（经办人）所属部门证、件、照申请使用事由及使用范围陈述（必须真实） 使用人签字 是否原件是 否 是否影印件是 否 申请份数（件）数使用期限 （天）部门领导批示中心副总批示行政副总批示备注说明2、郑州明宇汽车贸易发展有限公司证照管理登记表部门名称使用证照名称使用事由及范围经办人借出时间使用期限归还时间备注使用人及申请编号3、证照年审流程：第四章 活动运作的管理第一条 活动的分类1、国家法定节假日：“三八”妇女节

14、（公司女职工），“五一”国际劳动节（公司全体职工）。此类活动由公司联合工会具体负责，采用竞技形式举办强身健休、积极、向上的文体娱乐活动，如：拔河、跳绳、踢踺子、象棋比赛、跳棋比赛、扑克双升比赛、骑慢车、蹦楼梯等。2、公司年度答谢会：主题-“感谢上级领导、凤凰城商户，总结公司本年度工作进展情况，新一年度公司整体发展战略”。实施：市场中心组织，行政后勤部门配合。市场中心出具活动方案、确定时间、地点，负责商户邀请/接待；政府及其它人员由公司归口部门邀请/接待。行政部负责落实会议地点、各项会务安排（导示系统、台签、水、签到）、会后宴请相关事项（就餐地点、座次安排、烟、酒、饮料、结账、剩余物品回收）。3

15、、公司年度总结/联欢会：公司全体员工及特邀嘉宾参加。主题-公司工作报告、评先表彰、文艺表演、公司年夜饭、董事长代表公司对每位员工及家属送上新春祝福。实施：行政部具体负责，公司各部门配合。从会议方案起草，会务前期配套物品筹备、通知下发、文艺节目、汇总整理、演出服装道具租赁，到公司年夜饭的安排，至到本次活动圆满结束。4、节日、购车节、庆典活动：主题-举行剪彩、开业仪式、促销活动、锣鼓表演。 以营销中心为主，行政部后勤配合为辅，以营销中心起草开业庆典活动方案（含开业期间的促销活动），行政部根据活动方案中工作归类，联系礼仪公司、各类物品准备、人员调配，直到活动招待结束。第二条 处罚措施由总经办按照公司

16、相关规定对违法者予以处罚。第三条 本制度由行政管理中心负责解释、修订。第四条 本制度自下发之日起实施。第五章 行政费用管理制度第一条 公司所有行政费用的执行部门1公司所有行政费用的具体执行部门为行政管理中心行政部，同时严格按照财务管理中心费用审批流程执行；2、周期性的费用与随机性的费用审核、控制相结合，原则上各中心、各部门须遵照预算执行。第二条 行政费用的分类行政费用包括但不限于：公司各部门通讯费、公司车辆费用、招待费、差旅费、开业庆典活动费、会议费、报刊订阅费、证照年审费用、办公用品采购及维修费用等。第三条 执行与考核1、通讯费用（固定电话费）：每月7日到电信营业厅交纳上月公司各部门通讯费用

17、，公司领导实报实销，其它部门的超支部分在没有合理理由的情况下，从该部门经理当月工资中扣除。具体由行政内勤申报完成。2、车辆费用：每月3日根据公务车实际公里数，由行政外勤到公司定点加油站核对票据，以自然月为结算周期（含过路桥费），对符合规定、未超出标准的费用进行实报实销。公司公务车，公司负责办理保险、交纳养路费、年审费用；同时根据车辆实际情况进行维修保养，实报实销。3、招待费：分对内对外两部分。对内特指年度总结表彰会餐费用；对外指外来宾朋、答谢会招待等。对外招待原则上在公司商务会所进行，具体审批程序按照2008年7月1日下发的关于：公司公务招待事宜的规定通知执行；确需外出招待的，填写招待费审批表

18、，注明事由、邀请人数、单位、姓名、职务以及公司陪同人员姓名、人数、用餐标准，由公司主管领导审批。招待活动结束后，在3个工作日完成报账手续。4、开业庆典活动费会/场地租赁费：渲染气氛，进行锣鼓队表演，根据开业活动方案，由行政内勤负责办理，5个工作日完成。5、年度报刊订阅费：结合公司实际工作需要，每年1112月征订公司下年度报刊，各部门申报，行政副总审核，公司主管领导审批后由行政文员办理。6、证照年审费用：以实际发生额为报销基准，由行政外勤负责办理，5个工作日完成。7、办公用品采购及办公设备设施的维修费用：各中心统一向行政管理中心申报，经行政副总审核，报公司总经理批准后由行政部实施。第四条 本制度

19、由行政管理中心负责解释、修订。第五条 本制度自下发之日起实施。附件：行政费用申报流程第六章 重大突发事件管理制度第一条 突发事件处理原则1、公司重大事件必须坚持“预防为主”的原则，所有重大生产、经营活动事前务必充分准备，相关业务职能部门要制定预案，详列防范措施、应对计划，以防意外事件发生；一旦出现事故，应优先救人。2、出现较重伤人及造成价值1万及以上财产损失等重大突发。事故，坚持特事特办的原则，公司应急领导小组应征用公司一切可征用的人力、物力及财力，并可以不经主管领导批准随时，征用事故现场一切物资。3、在明确只通过我公司自身努力不可能解决问题时，应及时向社会相关部门求助。第二条 突发事件介定突

20、发事件为不可预料、事发突然、不能避免的事件，或职能部门（当事人）无力控制事态、无法立即解决处理的重大事件，包括但不限于以下事件：火灾事故、暴风暴雨天气、水灾、打架斗殴、打劫被盗、员工急病或工伤、重大社会纠纷（含公司内外部重大纠纷协调）。第三条 成立突发事件应急领导小组1、公司各部门（1）公司各部门成立突发事件应急领导小组，其部门负责人为组长，部门员工为组员。（2）各部门的应急领导小组负责处理造成价值1万以下财产损失的事故。事故处理后，及时向主管领导汇报。（3）全力协助公司处理所属辖区重大事故的处理。2、公司（1）公司成立突发事件应急领导小组，授权行政副总担任突发事件应急领导小组组长，全权负责突

21、发事件的组织、协调与处理。（2）公司级突发事件应急领导小组负责处理较重伤人及造成价值1万及以上财产损失的事故。（3）公司级突发事件应急领导小组听取基层突发事件应急领导小组的工作汇报，并指导其工作开展。第四条 公司个案突发事件处理程序及要求1、火灾（1）火灾事故发生时，如能控制事态，现场人员应在第一时间消除事故，如无法控制事态的应迅速通知公司安全值班总机、安管科，并同时通知事故地点的责任领导及总公司主管领导。并迅速利用现场消防设施将其熄灭； （2）若现场的消防设施无法将其熄灭，迅速拨打报警电话119；（3）用广播呼叫消防委员会成员集结，发挥消防编组功能，按平时演习的方法进行； （4）疏散组指挥人

22、员负责引导所有人员向安全地区有组织地疏散；（5）安管科进行交通管制事宜，并高度警惕，严防趁火打劫者； （6）火势熄灭后应清查人员及物品损害情形，并保持完整现场，以供警方或保险公司处理。2、暴风雨天气（1）根据气象台预报，根据情况各部门安排防护措施。必要时通知商户及员工停止上班，只留下应急领导小组人员。（2）安管应巡查整个市场，提醒及协助各卖场关闭漏关的门窗和照明电源。（3）将散置于室外易被风吹走或吹坏的物品到室内。 （4）注意接听员工电话，转达公司决定的事宜。（5）须支援时，立即向应急领导小组通报。（6）各卖场管理部负责本卖场漏雨情况的应急处理工作，行政管理中心行政部负责协同保险公司进行现场的

23、查勘及理赔工作。3、水灾（1）切断电源，将财物转移到安全地方。（2）应急小组组织人员积极开展救援工作。4、打架斗殴（1）迅速通知值班保安进行制止，保安制止不了的将当事人交安管科长处理，如当事人不听制止，保安应合力予以制止。（2）有多人围观起哄时，将肇事双方带到其他地方处理，并疏散围观起哄人员。 （3）事态严重，保安合力都制止不住时，应立即拨打110报警。 （4）保安处理事件时，立场要公正，千万不可偏袒或加人其中一方。 （5）若外来人员来市场滋事，应管制员工不得与其对打（但可以采取正当防卫措施），关闭卖场所有出入口，并通知所有保安人员集结，以防万一。 （6）处理事件人员应尽量劝说对方，以理服人。

24、（7）认清对方面貌、特征、人数，有无携带刀枪，车牌号码及滋事原因等。 （8）若事态难以控制，应立即报警。5、打劫被盗（1）事件未发生：发现可疑人物，应与保安人员联系并监视。（2）事件已发生：事件第一发现人必须马上控制并保护现场，同时向主管上级领导汇报。主管领导应立即通知相关部门到现场核实情况，做好相关情况记录，填写安全事故处理表，并落实各部门的签字确认。在掌握第一手资料后，事件发生地点负责人应立即展开各部门责任的调查工作，遇到特殊情况应及时向主管上级领导汇报处理建议。在明确各相关部门责任后，及时做出失窃事件处理建议，待领导批示后，严格按照批示结果处理到位。6、员工急病或工伤：（1）员工直属领导

25、立即通知公司行政部车辆调度人员安排司机，紧急情况可征一切车辆积极救人。（2）及时通知当事人的家人，并做好安抚工作。第五条 事后的处理上报与回馈：1、突发事件处理完毕后应将事情发生原因、经过、处理措施与结果形成书面报告上报上级部门或领导。2、部门级突发事件应急领导小组应将报告递交公司级突发事件应急领导小组负责人；公司级突发事件应急领导小组应根据实际情况上报公司相关领导。第六条 本制度由行政中管理心负责解释、修订。第七条 本制度自下发之日起实施。附件：1、 公司突发事件处理登记表2、突发事件处理流程1、 公司突发事件处理登记表序号事件名称发生时间发生地点处理情况处理人备注1234567891011

26、122、突发事件处理流程第七章 收发文管理制度第一条 适用范围公司外来文件（包括传真）、公司内部文件（红头文件、通知、决定、通报）。第二条 收文管理办法1、签收：收文统一由行政部内勤签收、拆封，急件应注明签收时间。2、登记：凡以本公司为收文对象的公文一律由行政部内勤登记。登记内容包括公文标题、字号、发文机关、收文日期、份数等，历次收文按照收文顺序登记。 3、拟办：行政部内勤将收到的公文登记后全部交行政部经理，由行政部经理提出处理意见。紧急公文，拟办意见中应有明确的办理时限。4、签批：行政部内勤按行政部经理提出的处理意见分送相关领导签批。需要总经理签批的文件交给秘书办相关人员呈报给总经理。5、分

27、送：由行政部内勤按照行政部经理或有关领导的签批意见分送其他有关领导和有关部门。从签收、登记、拟办到分送，时间一般不得超过1个工作日。6、传阅：（1）公司领导批示的文件由行政部内勤送有关人员和部门阅知。阅文时间一般不超过2个工作日，急件当天阅批。各级领导阅、批公文应仔细、认真，阅毕应签上姓名，并注明日期，不得圈阅；需要签署具体意见的，要明确、具体。（2）公文传阅应做到准确、及时，避免漏传、误传。公文传阅一般不横传。传递公文，应办理签收手续。收件人收到公文后应签署姓名；退回公文时行政部内勤应当面注销，避免丢失。7、承办：上级机关要求办理、领导批示办理及其他需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范

28、围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理。需报请上级机关批准的事项，由承办部门提出办理意见并代拟文稿，交行政部送领导签发上报。8、回传抄告：承办人员办理公文完毕要回复来文单位。把办理情况写明在文件首页或文件办理单上指定位置，将有领导签批的文件首页或文件办理单复印回传给签批过此件的各位同志和来文单位；同时把文件连同文件办理单原件传回行政部，承办部门留存复印件。9、跟踪督办：已送领导传阅批示或交有关部门办理的公文，行政部专员、行政部经理或总经办相关人员要及时检查催办，以防漏办或延误。10、保密：阅办公文，尤其是重要和机

29、密文件，应严格遵守保密制度和办文规定，任何人不得将文件随意搁放，带到公共场所或带回家中，以防泄密或丢失。11、文件丢失，应及时报告行政部。对丢失文件造成后果的，按保密法有关规定处理。12、管理：收文办理完毕后应交回行政部，由行政部内勤统一管理，每年一月和六月上旬移送档案室归档。13、清退：凡需清退的文件，各部门应在文件办理完成后立即交行政部，由行政部内勤交行政部经理做出存档、销毁或者其他处理决定。第三条 发文管理办法1、文件起草：公司各类文件的起草由相关责任部门按要求起草、经相关总监审核批准后，进行打印、签批。文件起草需遵守公司规定的公文格式，包括主送单位、正文、附则等。具体参考附件。（以下关

30、于文件起草的格式要求适用于公司级重大事件性文件的格式要求，包括但不限于：公司人事任免、组织架构调整、机构撤销与合并、其他重大事件等；各中心各部门下发的通知通报类按照后附模板格式执行即可）（1）标题：由发文部门名称、文件主题和文种组成。标题中的发文部门须用全称。（2）附件：附件名称写在附件栏内后面，应与附件标题一致。附件装订在文件之后。（3）主送：主要受理文件的部门。主送部门应用全称、规范简称或同类部门统称，写在主送栏内。上行文主送机关规范简称：公司各中心、各部门、分（子）公司。（4）抄送：主送机关以外需要告知文件内容的上级、下级和不相隶属的机关，抄送机关按上级机关、平行机关、下级机关顺序排列写

31、在拟文笺抄送栏内。一般不抄送个人。（5）主题词：填写在主题词栏内。（6）份数：按印发份数填写，规定需电子公文报送的，由行政部内勤按程序报送后，印2份存档；其他情况视需要确定份数，留2份存档。（7）正文：文件主体。要求：观点准确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确，文字精练，用语贴切，篇幅简短，标点符号使用正确，文字规范。不能用彩色笔、圆珠笔、铅笔书写或修改。（8）凡本公司发出的文件都应注明联系人和联系电话，需要回复的要注明回复时间。联系人、联系电话和回复时间写在文件正文之后，成文日期之前，用小括号括起。（9）日期：位于落款之后。文件日期为领导签发日期，日期按要求书写。2、签批（1）签批权限

32、规定：向政府有关部门报送的请示和报告，由总经理审签，法定代表人签发；以公司名义上报和下发的涉及全局性、重大经营项目、重要工作部署的文件，由总经理审核，董事长签发；其他文件由总经理签发；有严格时间要求的文件，若主要领导或相关领导因故不在，其委托的其他领导可以代签。以本公司为主的联合发文，在领导签字后由承办部门送联合发文的其它单位领导签字，所有联合发文机关领导签字完毕后印发。3、印发：（1）起草文件的部门将文件报至相关领导签字完毕后，将领导签字的文件原件报行政部统一印发，其他部门不得以任何形式发放通知、通告等文件。如文件格式与标准格式不符，行政部退回该部门重新调整合格后印发。（2）印发范围：原则上

33、以中心为单位，由副总签收，公司总经理单发一份；如所下发文件与相关部门联系紧密可对该部门加发一份，其他部门不单发，由其中心副总负责传达与宣贯。对于传达宣贯不到位的情况的处罚，各中心副总为第一责任人。行政管理中心为检查与处罚部门。第四条 本制度由行政管理中心负责解释、修订。第五条 本制度自签发之日起实施。附件：1、各中心/部门通知样版格式通 知 MY-YXZX-01X致:公司各中心、各部门及分（子）公司自: XXXXXXXX 签发：日期: 2008年09月19日关于：XXXXXXXX下发试行的通知为XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，并将相关内

34、容通知如下： 一、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。二、XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。 郑州明宇汽车贸易发展有限公司年 月 日第八章 档案管理制度第一条 档案管理的内容1、企业档案是指公司在各项工作中，如：投资、经营、生产、基建等活动中形成全部档案的总合，以科技档案为主体，包括文书、会计的声像档案，以及各公司、部门形成的业务档案材料。2、档案管理坚持集中统一管理的原则，实行二级管理体制：公司综合档案室和各部门兼职档案员。第二条 综合档案室的基本任务1、积极宣传，贯彻执行国家档案法和上级有关档案管理的指示精神。2、接受各部门移交的档案资料，分门别类组卷

35、和密级分类、保管。3、坚持档案为企业服务的原则，对部门档案资料管理进行业务指导，办好阅览室，为充分利用档案资料提供良好条件。4、定期申请上报和组织档案的鉴定及销毁工作。5、做好档案的纪录、统计及档案网络化管理工作。6、主动出具档案提交清册，督促各部门提交相关档案，确保档案及时、完备。第三条 部门档案管理的基本任务1、认真收集、整理和保管本部门所形成的档案资料。2、按照每年度公司行政中心下发之关于收集档案资料的通知及“档案资料收集明细表”的要求，向公司综合档案室移交档案资料。第四条 文件材料归档的质量要求1、所有归档资料不得用铅笔和圆珠笔书写，否则要有相应的复印件。2、归档文件资料必须完整、准确

36、、真实的反映历史过程。3、档案文件资料必须层次分明，符合其形成规律。4、归档的照片、光盘、录音（像）带必须附有说明和独立的包装物。第五条 档案资料移交综合归档时间1、文书、财务类档案于次年一季度开始公司各部门按归档计划移交综合档案室。2、科技档案资料在工程竣工后三个月移交综合档案室。3、各类前期手续、证件、图纸和参观学习考察及参加各种会议收集的文件资料要及时移交档案室。4、移交时要标出所交档案资料符合实际内容的名称和标题，卷内要有目录，并写出移交清单一式两份，交接双方签字。第六条 档案管理1、档案管理员在接受归档的文件材料后，要按规范及时加工整理、分类、设定保存期限、编目归档。文件资料的保存年

37、限可参照以下标准设定：（1）永久保存文书：包括党组例会记录、重要的制度性规定；重要的契约书、协议书、登记注册文书；重要的政府许可证书；有关局（公司）历史的文书；决算书和其他重要文书。（2）保存10年文书：包括请求审批提案文书；人事任命文书；奖金工资与津贴有关文书；财务会计账簿、传票与会计分析报表；永久保存以外的重要文书。（3）保存5年文书：指不需要保存lO年的次重要文书。（4）保存一年文书：指无关紧要或者临时性文书。如果是调查报告原件，则由所在部门主管负责确定保存年限。 2、档案资料要分类设库，专人管理。3、每年要进行一次库存档案的清理核对，做到帐、卡、物相符，对变质、损坏的档案资料及时进行修

38、补和复制。4、档案室要严禁烟火，库房内不得存放食物，下班后要关闭门窗、落锁，注意防盗，注意检查温度、湿度仪，及时采取防潮防虫措施。5、库存档案不得随意拆散、撕和涂改。6、综合档案室根据保管期限的规定，提出鉴定报告，登记造册，待档案管理部门主管领导批准后组织专人监督销毁，监毁人员要在销毁清单上签字存档。7、销毁方式：所有文件的销毁均不得以垃圾或废品变卖，一般文件可以碎纸机进行销毁，重要、机密文件须焚毁。第七条 档案借阅制度1、凡本公司职工均可借阅档案资料，但对机要、保密、财务等档案资料借阅时，需经公司有关领导批准，方可借阅。2、档案资料未经批准，不得复制。3、档案资料原则上不准借出拿走，只许在档

39、案阅览室阅览，确有特殊情况借出时，需经公司有关领导批准，但不准转借他人。4、借阅档案时，不得撕折、涂改、做标记。5、借阅档案资料要当面点清份数，办理手续。档案借阅人员在借阅期间应妥善保管好所借档案资料，用后及时归还，出现档案遗失者，将按公司相关规定进行处罚。6、公司员工因调离、退休时，要及时归还图书资料，否则不得办理手续。（1）公司员工离职时，若有未归还档案资料，需先归还档案资料；若档案资料还在使用中无法归还时，须将与工作接手人员的交接证明备案一份留档案室，否则，行政部不予办理离职手续。（2）公司重要文件：人事档案资料、公司土地证、房产证、规划证、组建变更类等文件借阅时，须经理级以上人员亲自办

40、理借阅手续，借阅手续需立档部门经理签字，借阅部门经理签字及立档部门总监级（副总级）以上领导签字。此类文件不对普通员工借阅。（3）内部购房人员借房产证时，一般情况不对外借出，员工可在公司副总级以上领导签字批准后到档案室查看或借出复印件；如因特殊情况确需借出时（如售房或其他情况，房产证借出后行政部无法控制其绝对能交还），行政部凭经公司副总级以上领导签字批准的申请单借出，在申请单上应注明以下情况（可在备注栏中填写）： 是否需要向公司补交费用。 如需向公司补交费用，请公司财务部门出具费用已经补交完毕的证明。档案室管理人员应据以上内容查验清楚后方可借出。7、如因档案管理员管理不善使档案资料造成重大损坏或

41、丢失的，按照公司员工手册中的相关规定予以处罚。如因档案员管理不善或不遵守公司保密规定造成资料泄密者，视情节轻重据公司员工手册进行相应惩罚、或承担相应法律责任。第八条 本制度由行政管理中心负责解释、修订。第九条 本制度自下发之日起实施。附件：档案借阅管理表格借阅人部 门借阅时间预计归还时间实际归还时间对所借阅的档案：只查阅 摘抄部分内容 复制一部分 全部复制 借走 档案编号及名称：用 途借阅部门领导意见：立档部门领导意见：档案室领导意见：公司领导意见:第九章 车辆管理制度第一条 车辆的使用范围1、因公司需要办理各种证件、联系业务、处理问题等相关事宜正常公务用车。2、接送公司宾客和来公司办事人员。

42、3、其它紧急和特殊人用车。4、公司因工作需要，车辆外借他人使用的。第二条 使用程序1、公司车辆统一实行派车制度。2、公司各部门的各项公务用车，应在每天下午下班前向行政部递交经部门经理签字确认的用车申请单，经行政部经理审核后根据就近同方向统一派车的原则统筹安排次日车辆调度。3、司机在接到用车申请单后，应严格按照用车申请单所记录内容进行出车，对未经批准的用车事项，司机有权拒绝。4、当次出车活动结束后，司机应收回用车申请单，并及时上交行政部予以记录，行政部经理根据用车申请单相关记录内容进行月度总结。5、各部门如有紧急的、临时性的公务用车，应报行政总监审批，由行政部尽可能协调出车。若有超出公司车辆管理

43、制度的，各部门主管自行解决。6、公司员工因特殊情况需私人用车，应由个人提出申请、行政部核实、行政总监批准后，行政部协调安排出车。7、部门或个人在节假日、工作时间以外使用车辆的，经公司主管领导审批后，行政部协调安排出车。8、因工作需要，车辆外借的，须由经办人申请，经公司主管领导审批，方可外借。否则，后果自负。第三条 车辆管理1、公司车辆由行政部负责分别按车号造册登记管理。2、公司车辆应在规定日期，由行政部组织实施车辆年检和缴纳相关规费事宜。3、公司车辆的附带资料，除行车执照、保险卡随车携带外，其余均由行政部保管（包括备用钥匙），不得遗失，如该车移转时，应办理车辆转籍手续，并将该车各种资料随车转移

44、。未经公司批准的非专职司机（不论有无驾驶证）不能驾驶本公司车辆，违反者按照公司员工手册相关规定予以处罚，并由当事人承担驾驶期间产生的全部费用。4、公司车辆的正常维修、保养应在公司定点维修站，由公司统一协调、安排进行，不得私自处理各项事宜。否则产生费用一律不予报销。5、下班后公司车辆必须按规定停放在办公楼前，由公司安管负责下班后的看管，无特殊情况不允许在外停车。违者按照公司员工手册中相关规定予以处罚，同时由当事人承担在外停车产生的全部费用和其他相关责任。6、如遇交通事故，司机应及时报警并向部门负责人汇报，公司将依据公安交警部门裁定的事故双方承担责任认定书，对当事司机应承担责任和经济损失做出处理。

45、重大事故，另行自理。7、发生交通违章罚款，司机要承担因此造成的全部经济损失和其它责任。第四条 车辆加油1、公司领导车辆及公司公务车辆。2、成品油：E97# 、E93#。3、公司车辆加油管理归属行政部。经行政部前期市场调研，依据就近、诚信原则，请示公司领导后确定定点加油站。4、公司车辆加油实行“油票领用制”，由司机到行政部领取油票，到公司指定加油站加油，以自然月为准由行政部统一核对、统计进行结算。5、月末做好本月工作总结上报主管领导。第五条 车辆的管理部门为行政中心行政部第六条 本制度由行政中心负责解释、修订。第七条 本制度自下发之日起实施。附件：1、用车申请单2、用车申请流程郑州明宇汽车贸易发展有限公司用车申请单NO. 年 月 日申请部门申 请 人目 的 地事 由部门经理审核行政部核准司机姓名车牌号起止时间 月 日 时 分起至 月 日 时 分止满意度调查非常满意 满意 一般 不满意 极不满意接单司机签字备注：此表由各部门根据用车需求填写，司机接单后须严格按照申请单要求出车，出车后由申请人填写此次用车满意度，由司机签字后交回行政部统一汇总整理。