学会高效管理时间--读这条就够了

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1、学会高效管理时间，读这 12 条就够了本书开头曾经提到过， 无法在最后期限前完成任务，无非有以下几种情况： 没有按照开始执行任务； 错误估算完成任务所需时间； 在任务的执行过程中出现了差错。问题好像很简单， 那么解决办法好像也很简单：按时开始执行任务； 正确估算完成任务所需时间；在执行任务的过程中不要出差错。 可事实上问题并非如此简单，否则也不会让那么多人一生都束手无策。在本部分，作者详细解答了这一问题，无论管理一件事、一个项目、计划时间，谈具体的方法论。 从事前物质、思想准备，执行过程中的操作方法、注意事项、重点，以及可能面临的因难，到最后的验收，是一套完整的流程。作者列举了估算时间、及时行

2、动、直面困难、关注步骤、并行串行、感知时间、记录开销、制订预算、计划、列表、流程、预演、验收13 个方面，具体操作性非常强。1、估算时间侯世达法则：完成一个任务实际花费的时间总会超过计划花费的时间，就算制定计划的时候考虑到本法则， 也不能避免这种情况的发生。 生活中执行任务的真实情况证实了这一法则：一旦开始，就会发现“意外”接踵而至，原本做的准备根本不能解决问题。为什么人们总是错误估计完成任务所需要的时间呢?因为大多数人在执行任务之前忽略了一个重要步骤，那就是分辨任务的属性熟悉的还是陌生的？熟悉的任务， 正确估算完成任务需要的时间是很容易的。而陌生的任务， 在执行过程中就必然会遭遇各种所谓的“

3、意外” ，这是任何完成这个任务的人都必然会经历的。只有完整地执行一次任务，才有可能顺利解决这些“意外”。对策：要想提高估算时间的能力，做任何事情之前先判断其熟悉程度（或陌生程度），再据此判断估算完成任务所需要的时间。2、及时行动比“越早开始越好”更切实的答案是“现在就开始”。所谓做事拖延不是拖延着做事，而是拖延着不开始做事。拖延的本质原因在于恐惧。 内部的恐惧在于只要开始做事， 一个人就要面临做错、做不好的风险；外部的恐惧在于过分在意外界的评价。对策：唯一的策略依然是“现在就开始”，问题不是“到时候能不能做好”，而是“到时候能做多好就做多好，总好过什么都不做。”永远不要再问“什么时候开始才好”

4、，因为答案只有一个：现在！3、直面困难有的人好像一直在忙，却总是拿不出成绩，做不出成效？他们实际上并不努力，只是做出了努力的样子，或者显得比较努力而已。他们效率低下的根本原因是：回避困难。很多人不知道自己所谓的 “喜欢做某些事情” 很可能只是那件事情相对简单、容易获得奖励而已。 拖延的人并非不努力， 也并非不做事， 他们每次回避困难的时候，都不是故意的，并且往往已经给自己找了恰当的借口。对策：任何一个任务都可以划分成相对简单的部分和相对困难的部分，合理的时间安排应该是：迅速做完简单的部分，把节省出来的时间放在困难部分的处理上。关注步骤做任何事情之前都要考虑相关的3 个方面：内容（ what)

5、、原因（ why) 、方法(how) 。任何任务都起码具备3 个属性：何事 (what) 、何因 (why) 、何法 (how) 。在大多数情况下， 这 3 个方面最为关键的实际上不是内容，也不是原因， 而是方法。因为任务的内容与原因常常不言自明，而方法却并非唾手可得。 当我们面对某项任务的时候，内容与原因都已经基本确定，需要思考的就剩下方法了。对策：思考方法需要从领悟内容入手， 不停地细分、拆解任务，而且越具体越好，直至每个小任务都可以由一个人独立完成。每个人都是自己的项目主管， 只有学会像项目管理者一样思考， 他才能给自己分配具体的任务、 制定切实可行的计划，最终高效地完成任务。4、并行串

6、行在任务管理中，可以用物理类似的方式去思考任务与任务之间的关系：这两个任务之间应该是串行关系，还是并行关系？“提高效率”在一般情况下指的就是 “原本只能串行完成的两个任务现在可以并行完成”，让自己的大脑打造“多任务操作系统”。最直接的办法是尽量将两个任务并行，首先分辨出哪些任务是简单而又机械的，哪些任务是相对复杂而又灵活的，然后尝试把这两类任务搭配起来完成。当一个任务比较庞大， 需要划分为多个步骤或者多个子任务时，对子任务之间的关系需要仔细甄别，产生若干行动方案，反复衡量才能找到最佳方案。另一个方法就是切分自己的时间。把自己的时间切分成“时间片”，当运用时，先坐下来制定一个工作列表，把任务罗列

7、出来，然后把自己的时间“切片”。我通常把“” 20 分钟工作 +5 分钟休息”作为一个时间片，然后像电脑处理器一样处理任务。（这是不是就是“番茄工作法”的应用？）6、感知时间记录每天的“事件日志” ，除了自己经历的事件之外一概不记，而且尽量不记感想，不记感受，只记录事件本身，基于过程的记录，还要在每个事件后面加上所花费的时间，坚持下来受益无穷。会使人对时间的感觉越来越精确。寻找趁手的工具很重要，推荐网易“ Mr Time”应用，一是简化了记录时间开销的过程，另一方面自动完成了记录后的整理、分析、统计工作。（通过应用，我推荐“爱今天”软件，但是所有的这些软件的问题就是要去记录，时间久了会产生倦怠

8、心理，但是如果能长期坚持下来，受益无穷的。）既然管理时间是不可能的， 那么解决办法就只能是： 想尽一切办法真正了解自己、真正了解时记录开工间、 精确感知时间， 而后再想尽一切办法使自己及自己的行为与时间“合拍”。（建议本节和第7 、8 节结合起来读，都是的时间的管理，本节讲思路，后两节讲方法：每天记录时间开销、每天制订时间预算。）7、记录开销感知时间的第一步就是要搞清楚自己的时间都用来做了些什么。A:第一组练习：认真回忆并记录昨天做的事情。逐条记录下来，每条前面写上标号，后面标注出花费的时间。前天的大前天的B:第二组练习：认真回忆并记录上个星期做的事情。上个月的上个季度的过去一年的C:第三组练

9、习：用一个星期的时间，每天晚上回忆并记录当天做的事情。用一个星期的时间，每天随时记录自己刚刚做完的事情花费了多少时间。（本节作者沿续第6 小节的理念和思路， 给了大家一种实际、 直观、而又形象的方法，感知时间的存在和流逝，其实归根到底一句话：记录事件、感知时间。）8、制订预算每天制订时间预算：在开始一天的活动之前，花费15 至30分钟仔细制订当天的时间预算。最直接的方法就是制作一个列表，把今天要做的事情列出来。 并按照不重要、 一般、重要对任务标上权重。怎样判断重要性？我们必须分辨“真的重要”“显得重要”以及“真的不重要”“显得不重要”。 “真的重要”只有一个标准：这项任务的完成是否确实对达成

10、目标有益。而往往人们都喜欢做有趣的事，可有趣的事不见得有用啊！ 无用的事情，哪怕非常有趣，都不应该去做；而有用的事情，哪怕非常无趣，都应该去做。选择目标不用向任何人学习， 现在开始把自己的那些哪怕不切实际的目标作为标准来判断，判断每项任务的真实属性，然后选择“真的重要的”或者“显得不重要的”。9、计划计划成功的前提是目标现实可行。证明目标现实可行的方法比较简单：已经有人做到了；我与那个人没有太大的差距。问题是如果不开始行动， 就根本无从判断目标是不是确实可行或不可行，往往只有开始行动之后，才能作出正确的判断。在行动过程中，如果发现目标不现实、不可行，及时修正或停止。长期计划是需要通过实践才能习

11、得的能力。在目标现实可行、方向确定的情况下，辅以计划，才能成功。一般来讲，期限越短、内容越清晰，目标就越能实现。长期目标、人生理想固然要有，但“千里之行、始于足下”。做长期计划显然是正确且必需的，但并非每个人都有制定长期计划的能力。先从一个星期的计划开始吧。有些时候没必要做计划。 计划固然重要，行动更为重要，很多时候，只要开始行动，哪怕事先并无计划，往往也会有收获。但是反过来，缺乏行动的计划肯定没有任何意义。 有些时候不做计划是因为任务非常简单，而另一个原因是 “初始状态下，我们往往并没有能力去制定合理有效的计划。”如果想要改变自己，那就一切从简，去做就是了。9、列表 列表从来都是最有效的组织

12、工具之一。会使自己做事井井有条，并保证自己不会白白浪费时间。最方便的工具是纸和笔。 最好有一个本子，里面夹着一支笔，随身携带。因为他们方便、有效而且可以随手写写画画。列表没必要工整 。读者往往只有我们自己，所以列表只要自己能看懂就行了。列表一定要随手可及。 放在一抬头、 一抬手就可以拿到的位置上，精美与否其实并不重要，实现价值的关键在于随时可以看到，随时可以书写和标记。最重要的任务永远只有一个。 抛开那些表面上重要和紧急的事情，最重要的只有那个真正对目标的实现有帮助的任务。制作专门的下一阶段任务列表。如果有了新鲜的主意， 不用放弃， 只需要启用另一个列表“下一阶段任务列表”，然后马上回到当前的

13、任务列表，专注在现在应该完成的任务上。不方面不会影响当前任务的进度，另一方面完成当前任务后，会有相当数量的、非常具体的待处理项目。给每个任务制定一个核对列表。在实施计划、 完成任务列表中的每一个项目的时候，都应该提前给每一个项目制定一个检查列表，用来保证当前任务确实能如期一般完成，避免遗漏。列表一旦开始运作， 就一定要执行到底。 一事无成的根本原因就是放弃。放弃的方法有很多种，最常见的是“换一个更好的方向”。流程加快执行重复性任务的速度，只需先将其做完一次，然后马上总结、整理，搞清流程，再进一步实践熟悉，这是提高效率、减少失误的根本手段。场景一：打电话的时间。 在电话簿中加上备注， 记清此人通

14、常情况下方便接电话的时间。或是在无法确定对方是否方便接电话时，可以先发一条短信过去询问，在手机里做一条这样的短信模板，以备随时调用。场景二：打电话是否已准备好说什么？在电话旁摆上一个便笺和一支笔，在电话前罗列通话要点， 确保逻辑清晰， 也可避免遗漏重要信息。 用手机时随身推荐纸和笔。场景三：电话没有拨通，后来又忘了打。用手机给对方发一个短信，简要说明事由，并留下联系方式。场景四：打电话对方不知你是谁。 建议一上来先做自我介绍， 发短信时在末尾加上自己的姓名，是一个并不麻烦却能省掉很多麻烦的好习惯。场景五：打电话通知对方的信息太多，不方便记录。随后发邮件或短信做备忘。建议：定期备份手机电话簿。11 、预演需要执行的任务越重要， 预演就越关键。 只有经过大量的预演或练习，我们才能够在实际执行任务的过程中有出色的表现。万事皆可提前准备，万事皆需提前准备。12 、验收验收机制相当重要， 我们不管遇到什么任务， 都应该对其认真审视， 同时向自己提出一个问题并想办法回答：怎样才算做好？如果能把任务拆分成若干子任务，那么确定做好的标准可能更容易达到，因为每个子任务的验收标准已经存在：如果做不好，下一个就没法开始。将验收机制落到实处，就确定每一个预定的验收标准。 而在任务或子任务完成时，拿出之前写下的标准对照一下。这种方法会让我们注意更多的细节、进行更多的思考，并不由自主地更为关注