档案管理办法

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1、档案管理办法第一章 总 则第二章 归档立卷范围第三章 档案分类第四章 档案管理第五章 档案资料收集第六章 档案立卷要求第七章 档案保管与利用第八章 档案销毁第九章 罚 则第十章 附 则第一章 总 则第一条 为真实记录公司的全部历史，保守公司的秘密，便于各项业务活动的正常开展，提高工作效率与工作质量，保证公司各种档案资料的真实、有效和安全，根据公司的有关规定，结合公司的实际情况，制定本办法。第二条 本办法适用于公司、各部门及全体员工。公司、各部门及员工在进行与档案相关的各项活动时，应当严格按照本办法的规定办理。 第三条 公司总经理办公室（下简称总经办）是公司档案的管理部门，负责公司档案的管理并指

2、导各部门的档案管理工作。第四条 总经办应当设置档案管理员岗位，具体负责档案的收集、归档、保管等各项工作。各部门应当指定专人（兼职）负责本部门档案资料的管理工作。第五条 本办法所称的档案包括管理档案、业务档案、技术档案、人力资源档案、会计档案、法务档案。第二章 归档立卷范围第六条 凡是公司各部门过去、现在一切工作和活动中形成的与公司的管理、经营、开发等方面有关的文字、图表、照片和声像（含磁记录）等资料，均属于应当归档立卷的范围。第三章 档案分类第七条 管理档案是指公司在日常管理过程中所形成的各种资料。包括文件及文件传阅稿（如通知、规章制度等）；财产证明文件（如房产契约、车辆执照和鉴定资料等）、会

3、议纪录（手记稿）；声像资料，如领导讲话、重要电话记录、表现公司领导活动及公司工作的照片、重要谈话录音、录像；其他资料，如统计表、总结、调查报告、重要信函、记录等。第八条 业务档案是指在公司各部门在开展相关业务过程中所形成的反映活动过程或者成果的各种资料。如公司注册登记文件、证件，合同、协议、往来函电、业务谈判记录、业务往来照片、录像资料，到货单据、进出库单、登记及统计资料，出库发货单据及客户、代理商等。第九条 技术档案是指公司在工程项目开发等专门性工作过程中所产生和取得的各种资料。如前期手续、设计图纸和资料、设备设施资料、技术成果、试验（测试）数据记录及报告，软件磁盘、光盘及各种说明书等。第十

4、条 人力资源档案是指公司在人事管理过程中所形成的各种资料。包括人力资源管理规章制度、员工名册、人力资源管理统计表、员工个人档案等。第十一条 会计档案是指公司在财务管理过程中的各种相关资料。包括财务管理规章制度、财务报表、财务凭证以及其它财务资料等。第十二条 法务档案是指公司在涉及和处理各项法律事务过程中所形成的各种资料。包括公司诉讼法律事务和非诉讼法律事务的处理记录、各类诉讼文书和诉讼卷宗以及合同（协议）的传阅稿（包括传阅单）等。第四章 档案管理第十三条 总经办作为公司的档案管理部门，其职责有：（一）负责公司档案的管理；（二）对各部门档案管理进行业务指导；（三）负责制定公司档案管理方面的规章制

5、度和工作计划；（四）收集和归档管理公司各种（本办法另有规定的除外）档案资料的原件；（五）其他应当由总经办处理的档案事务。第十四条 人力资源部负责收集、整理和保管公司的人事管理档案资料。第十五条 财务部负责收集、整理和保管公司的财务会计档案资料。第十六条 法务部负责收集、整理和保管公司的法律事务档案资料。第十七条 其他各部门负责收集、整理和保管本部门当年的业务档案资料的复印件。第十八条 公司所有档案资料的原件一律由总经办负责统一管理。除本办法另有规定的以外，公司各部门在取得资料的原件后，应当及时送交总经办存档。如各部门由于工作原因需要留存的，应当保存复印件。除总经办外，公司禁止任何部门或者任何员

6、工留存原件。第十九条 公司各部门在工作过程中所形成的，或者从公司以外的有关部门或者单位取得的各种资料的原件，原则上应当在当日送总经办归档，并做好登记。第二十条 公司各部门由于工作原因需要借用档案资料原件的，应当到总经办办理借用手续。使用完毕后，应当及时归还。第五章 档案资料收集第二十一条 凡是以公司名义下发（或呈送）的文件、报表等资料，应当保留传阅稿、最终定稿及最后成文，此项工作在承办文件的同时即应当由总经办负责收集归档。第二十二条 公司以总经理和常务副总经理的名义签发的各种函电或者指令，总经办应当保留复印件，重要的应当保留原件。第二十三条 公司及各部门所收到的文件等资料，在公司领导阅示并执行

7、完毕后应当连同收文审批单、领导批示等一并由总经办归档。第二十四条 公司对外的呈文，一般情况下存留原件。如经有关部门或者领导批示且无法存留原件的，可以存留复印件。第二十五条 各部门分工负责收集、整理的档案资料，一般仅保留最后批准的文稿及成文，但会议、谈话、电话记录、公文流转情况记录等要保留原始件。技术档案应当将所有定型版本的全部技术资料归档（包括批准定型的最后草图及测试数据记录等）。第二十六条 各业务部门在开展各种业务活动中，凡是代表公司与对方签署的合同、协议、会议纪要、谈话记录及相关的音像资料，均应当在办理完该项业务后次日前按照本办法规定的分工进行归档。第二十七条 各部门在经办业务工作过程中所

8、发生的业务资料，包括起草的各种文件、电函、代拟的批复及经手的谈判资料、合同、协议等文本以及在职发明的全部技术资料，与客户有关的各种资料均属公司所有。全体员工均有义务按本办法规定的程序移交有关部门保管，不得丢失，更不得据为已有。各有关部门应当及时督促各经办人（部门）移交。第二十八条 经办人工作变动时，应当办理交接手续，由原管理人员填写档案移交清册。待全部妥善移交后，方可办理调动或结算手续。移交工作应当在部门负责人、总经办和法务部的监督下进行。第二十九条 每年三月份最后一周，除情况特殊的部门外，公司各部门应当向总经办移交上一年度的全部档案资料，并按规定办理归档手续（见附表一、二、三）。对于工作必需

9、的备查资料，各部门可以保留复印件，并按规定妥善登记保管，不得遗失。第三十条 归档材料的密级鉴别和保管期限的划分由总经办负责。密级按绝密、机密、秘密三级划分，保管期限按永久、长期（10年）和短期（3年）三种划分。对公司有长远使用价值的文件档案应当永久保存。对公司在一定时间内有使用价值的文件档案分别定为长期保存和短期保存。第六章 档案立卷要求第三十一条 公司档案资料的归档工作由总经办档案管理员负责，各部门档案资料的归档工作由部门指定专人（兼职）负责。第三十二条 归档的资料要求做到真实、完整、齐全，不可缺损、顺序合理、叠放工整。并按照公司的组织架构顺序或者本部门的标准分门别类组成卷宗。第三十三条 卷

10、内文件应当按照自然、正常、合理的规律（如文件类别、保存期限、形成时间先后、形成的机构等）排序。每卷的厚度一般以不超过150页为宜，并注明页数和页码。偏薄或者页数较少的可以合并归档立卷；偏厚的可以分上下卷。每卷均应当建立内容目录和备考表。第三十四条 同一事件内容的资料，如对某一问题的请示与批复及完成后的报告，某一问题的文件、电报、指示、信函等均应以事件为中心归集。其顺序为：批复在前、审批件、底稿或请示文件在后；重要文件的一、二、三稿（特别是公司领导亲自修改的原稿）均应当归档。第三十五条 文件归档保存的年度要求：跨年度的档案资料应当在办理完毕的年度中归存，长远规划归存于开始执行年度，规章制度归存于

11、公布年度。第三十六条 案卷的目录和封面均应当采用炭素笔或蓝墨水钢笔填写清楚，标题力求概括精确、简明扼要，一般不超过30字。字体应当工整、不得潦草。不得使用繁体字。第三十七条 装订后的档案应当牢固、平整、不得有折角、掉面现象。第三十八条 如档案资料中有图纸等篇幅较大的资料的，在叠放时应当按照工程技术行业通用的叠放方法办理。如归档的资料中有金属物品或者照片资料时，应当以袋装并附在档案中。第七章 档案保管与利用第三十九条 总经办负责保管公司的档案资料。各部门应当负责本部门档案资料的收集、归档和管理，并接受总经办的业务指导。第四十条 档案应当一律保存在档案柜中，并做好防火、防潮、防盗等防范措施。对于磁

12、性介质的档案资料尤其应当注意防震动和防强磁场的工作并做好相应的备份。第四十一条 档案保管部门和人员应当定期对档案存放和保管情况进行检查和统计。发现问题时应当及时向部门负责人和主管副总经理汇报。第四十二条 总经办应当对自行及各部门所保管档案资料的归档、立卷和保管情况进行监督和定期检查，对所发现的问题及时提出意见。第四十三条 档案资料立卷归档后，一般情况下不对外借阅。各部门或者相关人员如由于工作原因需要查阅的，须经本部门负责人和总经办负责人同意。查阅公司采取保密措施的档案资料的，应当经过主管副总经理批准。第四十四条 查阅档案资料应当在总经办指定的地点就地阅览相关的内容，原则上不得摘抄或者复印。如由

13、于工作原因确需摘抄或者复印的，应当经主管副总经理批准后，交由档案管理人员复印。档案管理人员应当对复印或者摘抄的情况如实做好登记。第四十五条 由于工作原因需要将档案资料借出的，应当填写档案借阅登记表（见附表四），在经本部门负责人批准后报主管副总经理审批。第四十六条 借阅档案资料的人员，不得在档案资料中标画，不得拆散原卷册，更不得抽换档案内容。第八章 档案销毁第四十七条 公司档案保管期限届满并需要销毁时，由总经办提出书面申请，会同档案的归属部门进行统一鉴定并编制档案销毁清册，报经主管副总经理审批和总经理或常务副总经理核准后统一销毁。第四十八条 各部门无权自行销毁所保存的部门档案。需要销毁时，该部门

14、应当将拟销毁的档案清册报主管副总经理批准后送总经办，由总经办会同该部门共同进行部门档案的销毁工作。第四十九条 公司档案及部门档案销毁时，总经办、档案归属部门和法律事务部应当派出监销人员。监销人员在销毁档案之前，应当认真核对拟销毁的档案清册。在确认无误后，由在场人员（包括监销人员）实施销毁并在销毁清册上简述销毁经过并签名。第九章 罚 则第五十条 未按照规定对资料进行归档立卷，或者档案管理混乱的，应当限期整改，同时给予责任人罚款1050元的处罚；第二次时，除对责任人给予罚款50100元的处罚外。同时给予部门负责人罚款50100元的处罚第五十一条 部门或者员工无正当理由未按照规定的时间将档案资料移交

15、总经办的，给予责任人罚款1050元的处罚，同时给予部门负责人罚款50100元的处罚。第五十二条 经批准借出的档案资料，无正当理由在借阅限期内不归还的，给予责任人罚款100200元的处罚；档案管理人员未及时催还的，每次给予罚款1050元的处罚。第五十三条 故意毁损档案资料的，应当视档案的价值给予相应的处罚；情节严重的，予以辞退处理。第五十四条 员工在代表公司对外工作中所取得的各类文件资料的原件，无正当理由不在当日内送交总经办归档的，对责任人给予罚款1050元的处罚。同时对部门负责人给予罚款50100元的处罚。第五十五条 员工将在经办业务工作中所发生的业务资料以及在职期间完成的全部技术资料不及时移

16、交或据为己有的，对责任人给予罚款100500元的罚款；情节严重的，予以辞退处理。第五十六条 员工因工作变动时，未按照规定办理档案移交手续，导致资料毁损或者灭失的，除对责任人予以相应的处罚外，应当对该部门负责人给予相应的处罚；并视情节给予相应的处分。第五十七条 借阅档案资料的人员在案卷中标画或者擅自拆散档案卷册的，每次对责任人给予罚款50100元的处罚；抽换档案内容的，每次对责任人给予罚款50200元的处罚。第五十八条 由于公司及各部门相关人员工作不负责任，导致所保管的档案资料灭失或者毁损的，应当给予相应的处罚；造成损失的，除责令赔偿外，对责任人应当予以辞退。第十章 附 则第五十九条 本办法由公司总经办负责解释。在情况发生变化时，由总经办提出修改意见，报公司总经理办公会议审定。第六十条 本办法自2004年 月 日起施行。原2001年12月1日施行的档案管理办法及本办法施行前的相关规定同时废止。 12