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1、 档案管理制度昌宁安厦置业有限公司 档案管理制度为规范公司档案管理，确保公司档案齐全、真实，实现档案管理的规范化、制度化，更好地为公司各项工作服务，结合公司实际情况，制定以下档案管理制度。一、 归档范围归档范围主要有文书档案、科技档案、影像声音和电子档案等组成，并包括合同资料，工程建设项目的各阶段、各环节的记录资料、图片、 图纸影像和会议记录，签证证明资料等。二、 档案管理职责 1、档案管理人员必须遵守国家政策法规，国家保密规定，档案管理工作要符合法律法规、政策和纪律要求。2、档案管理人员要不断学习档案管理知识，提高档案管理水平。3、档案管理人员要及时进行归档资料的收集和整理，以保证档案资料归
2、档的及时性。 4、档案管理人员要保证档案资料的完整性、安全保密性和查找便利性。 5、档案管理人员要保持档案室的清洁卫生，爱护档案，档案存放安全整齐。 6、档案管理人员有权督促各部门交齐档案。三、 归档要求1、遵循档案的特点和形成规律，包括档案类别，档案属性，形成时间段，保密级别，保管期限等严格清楚划分档案类别并有序归类。保证档案分类准确、清楚、完整，便于保管和利用。2、制定符合国家标准又具有公司特色，简明、方便、系统的档案索引编码规则，做成档案管理目录表（附件1），按类别用索引编码规则规范整理存档，形成规范化、系统化、专业化的档案管理方案。3、档案资料的收集归档按规范标准，严格按照档案的类别存
3、档，该装订成册的装订成册，图纸按照标准折叠存档，电子文档用正版软件归类存档，资料收集和存档中高度重视影像资料，并分类存档好。光盘、碟片等电子档案要做电子备份，并分别存档好，电子档案等特殊档案保管要符合条件要求。4、存档记录书写清楚、工整、规范并建立电子存档目录。5、档案管理要适应时代发展要求，建立和完善档案电子管理和查找系统。四、档案的交接、借阅、保密和销毁管理 1、档案交接档案资料的经手人和承办人要及时把档案资料移交给公司档案管理人员，档案管理人员要随时查看档案的完整性，并对档案价值进行筛选；对应该归档还没归档的资料及时找相关人员收集。档案交接时，档案管理人员认真确认档案的完整性，在档案移交
4、登记表（附件2）里做好登记并经移交人签字确认才算交接完毕。2、档案借阅对于向外借阅和查阅的资料，档案管理人员首先必须了解资料的密级、保管期限年份，确定哪些资料不可以查阅和借阅，对于存在疑问的要及时请示领导和相关部门，在允许的范围内才可以借阅和查阅。借阅时，档案管理人员必须在档案借阅登记表（附件3）里做好详细登记并要求借阅人签字，如未签字档案发生遗失时，追究档案管理员的责任。3、档案保密对于有重要价值需要保密的档案，档案管理人员要请示领导，确定档案保密级别，分类统一编码存档，并对档案的安全性负责，做好档案的保密工作。 4、档案销毁公司任何人非经允许不得销毁公司档案资料。对失去保存价值的档案由档案管理人员提出销毁申请，交相关部门审核并征得公司领导同意后方可以销毁。销毁申请报告和清单永久保存。销毁公司档案资料时，必须有专人监督销毁过程。 昌宁安厦置业有限公司 二O一二年九月二十六日
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