XX技师学院公文处理办法0001.docx

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1、XX技师学院公文处理办法第一章总则第一条 为进一步提升学校公文处理工作的规范化、制度化、科学化 水平，提高学校公文质量和处理效率，更好地服务于学校的人才培养、日 常管理等重点工作，参照国家及省、市机关有关公文处理的规定，结合学 校实际，特制定本办法。第二条 学校公文是学校实施领导、履行职能、处理公务的具有特定 效力和规范格式的文书，是传达贯彻国家和上级方针政策，公布学校规章 制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况 等的重要工具。第三条 公文处理工作是指公文拟制、办理、管理、立卷归档等一系 列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简

2、高效、安 全保密的原则。第五条党委办公室负责学校党务公文处理工作，并对各党总支的公 文处理工作进行业务指导和督促检查。校长办公室主管学校行政公文处理 工作，并对学校其他内设机构的公文处理工作进行业务指导和督促检查。第六条除涉密或有特殊要求的公文外，学校公文一般应通过办公自 动化系统处理。第二章公文种类第七条学校公文种类主要有：（一）决议。适用于经会议讨论通过的重大决策事项。（二）决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人 员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。（四）通知。适用于发布校内规章制度，任免和聘用干部，传达上级 机关的指示

3、，转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文, 发布、传达要求下级单位办理、执行和有关单位周知的事项。（五）通报。适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神和告知重要 情况。（六）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况，回复上级机关 的询问。（七）请示。适用于向上级单位请求指示、批准的事项。（八）批复。适用于答复下级单位请示事项。（九）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请 求批准和答复审批事项等。（十）纪要。适用于记载和传达会议情况和议定事项。（十一）公报。于公开发布重要决定或者重大事件。（十二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。（十三）条例。适用于

4、党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和 党员行为的规章制度。第三章公文格式第八条 公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。（一）版头由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发 文字号、签发人等组成。涉密公文应当标注公文印制份数的顺序号，并根 据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。紧急公文应 当根据紧急程度分别标注“特急” “加急”。发文单位标志由发文机关全 称或规范化简称加“文件”组成，联合行文时，可以并用联合发文机关名 称，也可以单独用主办机关名称。发文字号由发文单位代字、年份、发文 顺序号组成，联合行文时，使用主办单位的发文字号。上行文应当标注签 发人姓名。（

5、二）主体由标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成 文日期、印章、附注、附件等组成。标题由发文单位名称、事由和文种组 成。公文的主送单位应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。 正文用来表述公文的内容。公文有附件的应标注顺序号和名称。发文单位 署名应为发文单位全称。成文日期应署会议通过或者发文单位负责人签发 的日期；联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。公文中有发文 单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符；有特定发文单 位标志的普发性公文可以不加盖印章。附注为公文印发传达范围等需要说 明的事项。附件为公文正文的说明、补充或者参考资料，被转发的公文不 属于附件。

6、（三）版记由抄送单位、印发单位和印发日期等组成。抄送单位为除 主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位。公文应标注送印单位、 送印日期和页数顺序号。页码位于版心外。第九条 公文的版式、用纸以及使用的汉字、数字、外文字符、计量 单位和标点符号等，按照机关公文格式等国家标准和规定执行。第四章行文规则第十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。学 校行政公文的行文关系，根据各自隶属关系和职权范围确定。一般不得越 级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。第十一条向上级机关行文，应当遵循以下规则：（一）请示应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事 项；请示事

7、项涉及校内其他单位业务范围时，应经过协商并取得一致意见 后上报。原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同 级机关，不抄送下级单位。（二）由学校行政向上级机关的行文，按职责分工由各单位代拟稿， 报分管校领导审核后，由校长办公室或校长办公室统一编号，报党委书记 或校长签发行文。（三）学校各单位向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经学校 党委或行政同意或者授权，并报学校主要领导签发后，由校长办公室或校 长办公室上报。学校内设行政机构除校长办公室外不得对外正式行文。学 校内设党委机构除校长办公室外不得对外正式行文。（四）校内各党总支向学校党委行文请示、报告工作，报党委办公室 签收处理

8、。校内各单位向学校行政行文请示、报告工作，报校长办公室签 收处理。第十二条 向校内各单位行文，应当遵循以下规则：（一）党委办公室可以根据学校党委授权向校内各党总支行文。校长 办公室可以根据学校行政授权向校内各单位行文。（二）各党总支在各自职权范围内，经党委办公室同意后可以向校内 各单位行文，文中需注明已经“学校党委同意”等字样。学校其他单位在 各自职权范围内，经校长办公室同意后可以向校内各单位行文，文中需注 明已经“学校同意”等字样。（三）涉及多个单位职权范围内的事务，单位之间未协商一致的，不 得擅自行文。第十三条学校党委、行政必要时可以联合行文；其他同级单位必要 时也可以联合行文。第五章公文

9、拟制第十四条公文起草应当做到：（-）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单 位意图，并同现行有关公文相衔接；深入调查研究，充分进行论证，广泛 听取意见，所提政策措施和办法切实可行；内容简洁，主题突出，结构严 谨，文字精练。（二）文种正确，格式规范。公文层次一般不超过4层，结构层次序 数依次为：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1. ”， 第四层为“（1）;规章制度中依次为章、节、条、款等（具体格式规范 见附件1） o人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、 数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。（三）公文涉及其他有关单位职权范围内的事项，起草单位

10、必须征求 相关部门意见，力求达成一致；单位负责人对草拟好的公文要认真审稿， 对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。（四）公文应当经本机关负责人审批签发。重要公文和上行文由机关 主要负责人签发。党委办公室或者校长办公室根据学校或者党委授权制发 的公文，党委书记或者校长签发，或者按照有关规定签发。签发人签发公 文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合 发文由所有联署机关的负责人会签。第六章公文办理第十五条收文办理主要程序是：（一）签收。对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章, 并注明签收时间。（二）登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。涉密公文 建立独立

11、的收文登记簿。（三）拟办。党委办公室主任或者校长办公室主任根据公文内容和校 领导分工填写来文处理单，拟办意见主要包括“请XX阅（请校领导或有 关单位阅览文件知悉其内容）”、“请XX阅示（请校领导阅览文件并给 予批示”。（四）批阅。校领导根据公文内容、要求和工作需要批示阅文范围和 办理单位、时限，需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位，批阅意 见主要包括“同意”、“阅”、“请XX阅示”和“请XX阅处”。校领 导批示的“请XX阅处”的文件，有关人员或单位应及时将处理意见和结 果反馈给作出批示的校领导。（五）传阅。根据校领导批示意见，党委办公室或者校长办公室工作 人员按照文件处理的轻重缓急和批阅公

12、文的主次，及时将公文送达相关人 员传阅，要做到准确及时，并随时掌握公文去向，避免延误和遗失。涉密 文件应按机要文件管理规定到指定地点阅读。（六）承办。承办单位应当及时办理，按规定办理时限办理完毕，并 及时将办理结果报告作出批示的校领导和办公室督办人员。（七）催办。党委办公室或者校长办公室对有办理时限的公文进行催 办，将公文的办理和落实情况按程序及时报告党委办公室主任或者校长办 公室主任和作出批示的校领导。（八）归档。公文办理完毕后，办公室工作人员应按照有关规定做好 文件预立卷，并根据学校要求按时归档。第十六条发文办理主要程序是：（-）拟稿。相关职能部门根据工作需要拟稿，拟稿部门要正确领会 和准

13、确体现学校领导的意图，言语表达要庄重、准确、朴实、精练、严谨、 规范。（二）审核。拟稿单位主管对文稿进行审核。重点审核行文理由与依 据、发文意图、与现行公文的衔接、政策措施的可操作性、文种与格式是 否正确规范等。（三）会签。根据文稿内容，拟稿部门到主要涉及单位或联合拟稿的 有关单位进行会签。（四）校对。拟稿部门进行一校；党委办公室或者校长办公室公文秘 书负责二校。（五）复核。公文文稿二校后，由党委办公室主任或者校长办公室主 任对文稿内容、文种、格式等进行复核并签订复核意见。复核意见主要包 括“请XX审批签发”“请XX审批，请XX签发（对外行文由主管校领 导审批，由党委书记或者校长签发）” O（

14、六）审批与签发。公文应经学校领导审批签发，联合发文由所有联 署单位的主管校领导会签；公文文稿送校领导签批时，应附公文“发文审 批单”（附件4）,注明行文范围、起草部门等。（七）登记。党委办公室或者校长办公室在公文正式印发前，应对己 经校领导签批的公文办理发文登记，主要包括发文日期（即领导签发日期）、 发文字号、主送单位和抄送单位（若有）、文件标题等。（八）印制。公文印制统一由党委办公室或者校长办公室负责，涉密 公文应当在符合保密要求的场所印制。（九）核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进 行检查后由主办单位按文件发放范围进行分发。（十）归档。按照学校档案相关规定，平时做好预立卷

15、工作，每年的3 月底前，将上一年度的公文档案移交学校档案室。第十七条 公文办理完毕后，应按照档案法规以及学校档案管理规定, 及时将公文的审签定稿、正本和其他有存查价值的材料收集齐全、整理归 档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存 复制件。第七章公文管理第十八条学校各单位应当建立健全公文管理制度，明确公文管理人 员，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。第十九条 公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行，需要 变更的，应当经发文单位批准。第二十条公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位或者权力单位 根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文 被废止的，视为自废止之日起失效。第二十一条涉密公文的管理按照国家保密法律法规和学校保密规章 制度执行。第二十二条新机构设立后，可根据需要向党委办公室或者校长办公 室提出发文单位代字立户申请；单位合并时，全部公文应当随之合并管理; 单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交党委办公室或者 校长办公室。第八章附则第二十三条 本办法适用范围包括纸质公文、电子公文以及其他载体 形式的公文。第二十四条 本办法从2017年4月起实施，由校长办公室和校长办公 室负责解释，之前相关文件与此相冲突的，以此文为准。