采购部管理制度

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1、物资采购部管理制度岗位职责物资采购部经理岗位职责1.负责物资采购部全面工作，提出物资采购计划，报部经理批准后组织实施，并确保各项采购任务的完成。2.对酒店各部门物资需求及消耗情况进行调查研究,熟悉各种物资的供应渠道和市场变化情况;3.指导并监督下属开展业务。不断提高业务技能，确保酒店物资的正常采购量;4.完成酒店各类物资的采购任务，并在预算内尽量减少开支;5.对酒店的物资采购负重要熟练掌握酒店所需各类物资的名称、规格、型号、单价、用途和产地，检查购进的物资是否符合质量要求;6.检查合同的执行和落实情况，参与大批量商品订货的业务洽谈;7.负责审核年度各部呈报的采购计划，统筹策划和确定采购内容，减

2、少不必要的开支，以较少的资金保证最大的物资供一应;8.认真监督检查各采购员的采购进程及价格控制;9.在部门经理例会上，定期汇报采购落实情况;10.每月初将上月的采购任务、完成及未完成情况逐项列出报表，呈酒店总经理及财务部经理，以便于上级领导掌握全酒店的采购情况;11.负责督导采购人员在从事采购业务活动中，午信誉，不索贿、受贿，并与供货单位建立良好的关系，在平等互利的原则下进行合作;12.负责部属人员的思想教育、业务培训，开展职业道德、外事纪律、法制观念的教育，使所属员工提高工作水平和思想水平。物资采购部副经理岗位职责1协助采购部经理办理国内外采购宜，保证酒店物品的正常供应。2与供应商建立良好的

3、供求关系，确保以最合理价格购到符合标准的物品。3有效地控制和监督物品的出入库手续和数量，信时解决有关技术问题，压缩费用开支。4协助采购部经理检查月末盘点工作。5按时完成上级指派的其它工作。采购部主员岗位职责1.合理安排属下工作班次，全面安排采购计划，保证采购工作和顺利进行。2.与供应商建立良好的业务关系，完成酒店采购任务。3.了解市场信息，比值论论价，降低费用开支。4.检查和监督进口物品的报关工作，做到手续齐全，资料齐备。采购部文员岗位职责1.收发各种文件、信件，每日下、下午各一次到总经理室取公文、请购单、采购单，及时交给经理审阅批示，做到不积压、不拖延各类文件;2.熟悉和了解本部门各个环节的

4、工作情况;3.催办落实上级的指示，并将领导的政策和经营方针及时传达本部员工，做到上传下达，合本部门工作能顺利进行;4.协僵经理搞好调查研究，及时向经理提供建设性意见;5.做好各类文件的登记与存档，做好往来业务单据的登记，协助领导检查采购过程;6.接听电话并认真细致做好记录，接待来访客人，文明待客，做好会议记录及存档;7.协调内部员工关系，做好部门考勤和工资发放等工作。采购员岗位职责（一）1.掌握酒店各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，掌握财务部及采购部对各种物资成本及采购资金控制情况熟悉各种物资的采购计划2.严格审核合同款项，订购业务必须上报经理或主管，研究后方可实施;3.采购物品应做到择

5、优选择、物美价廉;时鲜、季节性物资如部门尚未提出申购计划，应及时提供样板、信息，供经营部门参考;4.经常到柜台和仓库了解商吕销售情况，以销定购;积极组织适销对路的货源，防止盲目进货;尽量避免积压商品，提高资金周转率;经常与仓库保持联系，了解库存情况，全面掌握库存商品的情况，有计划、有步骤在按排好各项事务;5.严格把好质量关，对不符合质量要求的要坚决拒收;根据销售动向和市场信息，积极争取定购货源，按“畅销多进、滞销不进”的原则，证充足货源;6.各部门急需的物品要优先采购，并做到按计划采购;认真核实各部的申购计划，根据仓库存货情况，定出采购计划;对常用物资按库存规定及时办理，与仓管员经常沟通，防止

6、物资积压，做好物资使用的周期性计划;7.严格遵守财务制度，遵纪守法，不索贿、受贿，在平等互利下开展业务活动;购进物资要尽量做到单据（发票）随货同行交仓管员验收，报账要用时，不得随意拖账挂账;8.努力学习业务知识，提高业务水平，接待来访业务要热情有礼，外出采购时要注意维护酒店的礼仪、利益和声誉，不谋私利;9.严格遵守酒店的务项规章制度，服从上级领导的分工安排。采购员岗位职责（二）1.了解和掌握新采购的商品的名称、规格、型号、特点、产地、进价、售价、销售和行情等情况;2.了解和掌握商业行情、市场营销情况，掌握本酒店的客情状况，按商品销售的特点和规律进行采购;3.注意采购高档、名牌商品要按计划进货，

7、做到既不积压，又不脱销，供销对路;4.根据门市的营销情况有计划地进行采购和进货，保证供销;5.要与供货单位保持良好的贸易关系，讲究职业道德，遵纪守法，不索贿受贿，不以次充好;6.采购的形式有两种：一是购销，二是代销，在采购业务活动中，能多代销的最好不要购销;7.采购的货款也有两种：一是人民币付款，二是外汇付款，在采购业务活动中能用人民币付款的最不要用外汇付款;8.客户要求对畅销的商品以购销的形式，或要用外付款，要按购销协议办理有关手续;9.在进行大宗商品订购时必须有经理和财会人员一起参加洽谈、签订协议，并严格按协议执行，讲究信誉;10.进货后，要按物品的毛利率，根据进价决定售价，但对不周的物品

8、可根据它们的销售情况和毛利率、品质、下浮或上浮。仓库收货员岗位职责1.根据酒店的规定和要求，认真有效地检验到货物品是否符合符酒店要求的质量标准;2.办理验收手续时应按照采购单的内容和数量进行;3.验货时如发现质量不符合要求、数量差错，应拒绝收货并及时报告主管;4.在办理验收手续后应及时通知有关部门取货;5.填制每日收货汇总表;6.协助采购部经理，跟踪和催收应到而未到的物品;7.有条理的做好采购单的存档工作;8.积极提出改进工作的设想方案，协助领导作好本间门的工作;9.服从分配同，按时完成领导交办的任务。仓库保管员岗职责1.负责产品的入库验收工作。入库时，对进仓物品必须严格根据采购入库单和质量检

9、验报告书按要求验收，不符合的要求的应退回，发现问题要及时上报。2.有效的管理库房，具体负责公司经营产品的保管和供应工作。3.验收进仓物资，如发现不符合要求的，需填写验收报告呈物资主管审批，交采购部经理提出处理意见。4.验收后的物资，必须按类别，根据物品的数量、性质固定位置堆放，做到整齐美观，并注意留有通道，便于收发、检验、盘点清查，并填写货物卡，把货物卡挂放在明显之处。5.商品和物料进出仓，要做到先进先出、后进后出，防止商品变质、霉坏，尽量减少损耗。6.库要保持通风干燥，根据仓库的环境、气温的变化、通风条件，调节干、温度。要勤检查、勤晾晒，防止虫蛀鼠咬、霉烂变质。7.每日汇总票据，严格执行出入

10、库手续，按期登记明细账，定期盘点，按时填写报表，做到账物相符、账表清楚。8.熟悉货物，时确负责保管货物的范围。9.严格执行仓库的安全制度。库内严禁吸烟，上下班前后，对仓库的门窗、电源、消防器材、货垛等进行安全检查，发现隐患及时处理，保证物资和库房的安全。10.严格执行公司的各项规章制度和工作纪律，按时上下班，工作时不擅离职守，并做好仓库清洁卫生工作。11.努力完成领导交办的其他工作。提运员岗位职责1.上班时间不迟到、早退，上班打卡后，到经理室签到。上岗后认真清点提货单据，接受当天任务。根据任务性质，整理交易所、货款，如属国际托运，出发时一定提醒、督促托运组备齐一切手续。2.提货时，提运员必须根

11、据提单的品名、型号、规格、数量进行验收，如发现不符合要求可拒绝提货。3.在车站、码头提托运回来的物品，若有破损、货差等问题，必须做现场记录，提回来后详细报告主管和经理，及时做好货物差错、破损的索赔工作。提运员要督促并要求搬运工人对物品轻放，防止物品破损，并堆放整齐，保证物品不在运输途中丢失。认真填写物品交接单，做好交接工作。4.及时领取提货通知单。在外工作时要严守纪律，杜绝有损酒店声誉的言行，如经了现时必须严历处罚。搬运工人岗位职责1.上下班准时，不迟到、不早退。服从提运员、保管员的安排。装卸货物要轻拿轻放，按指定位置把货物堆放整齐，要左右成行、点面成线，一切物品禁止倒放。2.送货到现场，必须

12、按出货要求办理好手续，点清品名、数量。搬运途中要小心，防止损坏物品，防止碰坏墙艱玻璃。爱护提运工具及车辆，由于不按操作要求而损坏酒店财产，要追究当事人的责任。3.提货时要配合提运员点准货品数量、女规格。如货品满载，搬运人员必须坐在车尾位置，保障货品不在运输途中丢失。4.工作时要遵守酒店的各项规章制度在外单位提货时，杜绝有损酒店形象的言行。5.搬运工人必须吃苦耐劳，努力把工作做好。制度采购管理制度1.制定采购计划：（1）由酒店各部门根据每年物的消耗、损耗率和对第二年的预测，要每年年底编制采购计划和预算报财务部审核;（2）计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核：（3）采购计划一式四

13、份，自存一份，其它三份交财务部。2.审批采购计划：（1）财务部将各部门的采购计划和报告汇总，并进行审核;（2）财务部根据酒店本年的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及预测做采购物资的预算;（3）将汇总的采购计划和预算报总经理审批（4）经批准的采购计划交财务总监监督实施，对计划外未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。3.物资采购：（1）采购员根据核准的采购，按照物品的名称、规格、型号、数量、单位适时进行采购，以保证及时供应;（2）大宗用品或长期需用的物资，要据核准的计划可向有关的工厂、公司、商店签订长期的供货协议，以保证物品的质量、数量、规格、品种和供货要求;（3）餐饮部用的食品、

14、餐料、油味料、酒、饮品等，由行政总厨、大厨或宴会部下单采购部，采购人员要按计划或下单进采购，以保证供应：（4）计划外和临时少量急需品，经总经理或总经理授权有关部门经理批准后可进行采购，以保证需用4.物资验收入库：（1）无论是直拨还是入库的采购物资都必须经仓管员验收：（2）仓管员验收是根据订货的样板，按质按量对发票验收。验收完后要在发票上签名或发给验收单，然后需直拨的按手续直拨，需入库的按规定入库。5.报销及付款：（1）付款采购员采购的大宗物资的付款要经财务总监审核，经确认批准后方可付款：支票结账一般由出纳根据采购员提供的准确数字或单据真制支票，若由采购员领空白支票与对方结账，金额必须限制在一定

15、的范围内;按酒店财务制度规定，付款30元以上者要使用支票或委托银行付款结款，30元以下者可支付现款;超过30元要求付现金者，必须经财务部经理或财务总监审查批准后方可付款，但现金必须控制在一定的范围内。（2）报销：采购员报销必须凭检收员签字的发票或连同验收单，经出纳申核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予报销；采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因急需而卖方又无发票者，应由卖方写出售货证明并签名盖章，有采购员两人以上的证明，及验收员的验收的证明，经部门经理或财务总监批准后方可给予报销。采购部业务操作制度1按使用要求和采购申请表，多方询价、选择、填写价格、质量及供方的调查表；2向主管

16、呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案；3在主管的管排下，按采购部主任确定的采构方案着手采购；4按酒店及本部门制定的工作程序，完成现货采购和期货采购；5货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向主管汇报；6货物验收后，将货物送仓库验收、入库，办理相关的入库手续；7将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同；8将货物采购申请单、发票、入库单或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。仓库管理制度1仓库的分类：酒店的仓库总的来说有：餐饮部的鲜货仓、干货仓、蔬菜仓、肉食仓、冰果仓、烟酒、钦品仓，商场部的百货仓、工艺品仓、烟酒仓、食品仓、山货仓，

17、动力部的油库、石油气库，建筑、装修材料仓，管家部的清洁剂、液、粉、洁具仓，绿化部的花盆、花泥、种子、肥料、杀虫药剂仓，机械、汽车零配仓，陶瓷小货仓，家具设备仓等等。2物品验收：（1）仓管员对采购员购回的物品无论多少、大小等都要进行验收，并做到：发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符时不验收；发票上的数量与实物数量不相符，但名称、规格、型号相符可按实际验收；对购进的食品原材料、油味料不鲜不收，味道不正不收；对购进的物品已损坏的不验收。（2）验收后，要根据发票上列明的物品名称、规格、型号、单价、单位、数量和金额填写验收单，一式四份，其中一份自存，一份留仓库记账，一份交采购员报销，一份交材料会计

18、。3入库存放：（1）验收后的物资，除直拨的外，一律要进仓保管；（2）进仓的物品一律按固定的位置堆放；（3）堆放要有条理、注意整齐美观，不能挤压的物品要平放在层架上；（4）凡库存物品，要逐项建立登记卡片，物品进仓时在卡片上按数加上，发出时按数减出，结出余数；卡片固定在物品正前方。4保管与抽查：（1）对库存物品要勤于检查，防虫蛀、鼠咬，防霉烂变质，将物资的损耗率降到最低限度。（2）材料会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查，检查是否账卡相符、财物相符、账账相符。5领发物资：（1）领用物品计划或报告：凡领用物品，根据规定须提前做计划，报库存部门准备；仓管员将报来的计划按每天发货的顺序编排好，做

19、好目录，准备好物品，以使取货人领取。（2）发货与领货：各部门各单位的领货一般要求专人负责；领料员要填好领料单（含日期、名称、规格、型号、数量、单介、用途等）并签名，仓管员凭单发货；领料单一式三份，领料单位自留一份，单位负责人凭单验收；仓管员一份，凭单入账；材料会计一份，凭单记明细账；发货时仓管员要注意物品先进的先发、后进的后发。（3）货物计价：货物一般按进价发出，若同一种商品有不同的进价，一般按平均价发出；需调出酒店以外的单位的物资，一般按原进价或平均价加手续费和管理费调出。6盘点：（1）仓库物资要求每月月中小盘点，月底大盘点，半年和年终彻底盘点；（2）将盘点结果列明细表报财务部审核；（3）盘

20、点期间停止发货。7记账：（1）设立账簿和登记账，账簿要整齐、全面、一目了然；（2）财簿要分类设置，物资要分品种、型号、规格等设立财户；（3）记账时要先审核发票和验收单，无误后再入账，发现有差错时及时解决，在未弄清和更正前不得入账；（4）审核验收单、领料单要手续完善后才能入账，否则要退回仓管员补齐手续后才能入账；（5）发出的物资用加权平均法计价，月终出现的发货计价差额分品种列表一式三份，记账员、部门、财务部门一份；（6）直拨物资的收发，同其他人库物资一样入账；（7）调出本酒店的物资所用的管理费、手续费、不得用来冲减材料成本，应由财务部冲减费用；（8）进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如

21、实折为单价人民币入账，发出时按加权平均法计价；（9）对于发票、税单、检疫费等尚未到的进口物资，于月底估价发放，待发票、税单、检设费等收到、冲减估价后，再按实入账，并调暂估价，报财务部材料会计调整三级账；（10）月底按时将材料会计报表连同验收单、领料单等报送财务部材料会计；（11）与仓管员校对实物账，每月与财务部材料会计对账，保证账物相符、账账相符。8建立档案制度（1）仓库档案应有验收单、领料单和实物账簿；（2）材料会计的楼案有验收单、领料单、材料明细账和材料会计报表。物品、原材料采购制度1物品库存量应根据酒店货源渠道的特点，以掌握在一个季度销售量的一倍库存量为宜。材料存量应以两月使用量为限，物

22、料及备用品量不得超过三个月的用量。2坚持“凡国内能解决的不在国外进口，凡本地区能解决的不到外地采购”的规定。3各项物品、商品、原材料的采购，必须遵守市场管理及外贸管理的规定。4计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。5凡购进物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。6高额进货和长期定货，均应通过签订合同的办法进行。7从国外购进原材料、物品、商品等，凡动用外汇的，不论金额大小一律必须取得总经理的批准，方予采购，否则财务部拒绝付款。8凡不按上述规定采购才，财务部以及业务部门的财会人员，应一律拒绝支付，并上报给总经理处

23、理。物品、原材料盘查制度1物品、原材料、物料在盘点中发生的溢损，应对自然溢损和人为溢损分别作出处理。2自然溢损：（1）物品、原材料、物料采购进仓后，在盘点中出现的干耗或吸潮升溢，如食品中的料面及其制品、干杂货等，在升损率合理的范围内，可填升损报告，经主管审查后，视“营业外收入”或“管理费”科目处理；（2）超出合理升损率的损耗或溢余，应先填制升损报告书，查明原因，说明情况，报部门经理审查，按规定在“营业外收入”或“管理费”科目处理。3人为溢损：人为溢损应查明原因，根据单据报部门经理审查，按有关规定在“待处理收入”或“待处理费用”科目处理。物品、原材料损耗处理制度1物品及原材料、物料发生变质、霉坏

24、，失去使用（食用）价值，需要作报损、报废处理;2保管人员填报“物品、原材料变质霉坏报损、报废报告表”，据实说明坏、废原因，并经业务部门审查提出处理意见，报部门经理或财务审批；3对核实并获准报损、报废的物品、原材料的残骸，由报废部门交废旧物品仓库处理；4报损、报废由有关部门会同财务部审查，提出意见，并呈报总经理审批；5在“营业外支出”科目处理报损、报废的损失金额。食品采购管理制度1由仓管部根据餐饮部门需要，订出各类正常库存货物的月使用量，制定月度采购计划一式四份，交总经理审批，然后交采购部采购；2当采购部接到总经理批同意的采购计划后，仓管部、食品采购组、采购部经理、总经理室各留一份备查，由仓管部

25、根据食品部门的需求情况，定出各物资的最低库存量和最高库存量；3为提高工作效率，加强采购工作的计划性，各类货物采取定期补给的办法。能源采购管理制度1酒店工程部油库根据各类能源的使用情况，编制各类能源的使用量，制定出季度使用计划和年度使用计划；2制定实际采购使用量的季度计划和年度计划（一式四份）交总经理审批，同意后交采购部按计划采购；3按照酒店设备和车辆的油、气消耗情况以及营业状况，定出油库、气库在不同季节的最低、最高库存量，并填写请购单，交采购部经理呈报总经理审批同意后，交能源采购组办理；4超出季度和年度使用计划而需增加能源的请购，必须另填写请购单，提前一个月办理；5当采购部接到工程部油库请购单

26、后，应立即进行报价，将请购单送总经理审批同意后，将请购单其中一联送回工程部油库以备验收之用，一联交能源采购组。能源提运管理制度1采购部根据油库请购单提出的采购能源品名、规格、数量进行采购；2采购部将采购能源的手续办理好后，将有关单据、发票或随货同行单、提货单、提货地点、单位地址、电话等以及办妥提运证后，连同填写委托提货单据，交油库办理签收手续，使以安排提运；3各类油类、气类的验收手续，按油库验收的有关细则办理；4提货完毕，应及时通知铁路卸车专线负责人，把空车拖走；5验收情况要及时报告采购。仓库物资管理制度1酒店仓库的仓管人管应严格检查进仓物料的规格、质量和数量，发现与发票数量不符，以及质量、规

27、格不符合使用部门的要求，应拒绝进仓，并立即向采购部递交物品验收质量报告。2经办理验收手续进仓的物料，必须填制“商品、物料进仓验收单”，仓库据以记账，并送采购部一份用以办理付款手续。物料经验收合格、办理进仓手续后，所发生的一切短缺、变质、霉烂、变形等问题，均由仓库负责处理；3为提高各部领料工作的计划性、加强仓库物资的管理，采用隔天发料办法办理领料的有关手续。4部门领用物料，必须填制“仓库领料单”或“内部调拨凭单”，经使用部门经理签名，再交仓库主管批准方可领料。5用物料的下月补给计划应在月底报送仓管部，临时补给物资必须提前三天报送仓管部部。6物料出仓必须严格办理出仓手续，填制“仓库领料单”或“内部

28、调拨单”，并验明物料的规格、数量，经仓库主管签署，审批发货。仓库应及时记账及送财务部一份。7仓管人员必须严格按先办出仓手续后发货的程序发货。严禁白条发货，严禁先出货后补手续。8仓库应对各项物料设立“物料购、领、存货卡”，凡购人、领用物料，应立即作相应的记载，以及时反映物资的增减变化情况，做到账、物、卡三相符。9仓库人员应定期盘点库存物资，发现升溢或损缺，应办理物资盘盈、盘亏报告手续，填制“商品物料盘盈盘亏报告表”，经领导批准，据以列账，并报财务部一份。10为配合供应部门编好采购计划，及时反映库存物资数额，以节约使用资金，仓管人员应每月编制“库存物资余额表”，送交采购部、财务部各一份。11各项材

29、料、物资均应制订最低储量和最高储备量的定额，由仓管部根据库存情况及时向采购部提出请购计划，供应部根据请购数量进行订货，以控制库存数量。12仓管部因未能及时提出请购而造成供应短缺，责任由仓管部承担。如仓库按最低存量提出请购，而采购部不能按时到货，责任则由采购部承担。仓库安全管理制度1酒店仓库除仓管人员和因业务、工作需要的有关人员外，任何人未经批准，不得进入仓库。2因工作需要需进入仓库的人员，在进入仓库时，必须先办理入仓登记手续，并要有仓库人员陪同。严禁独自进仓。进仓人员工作完毕后，出仓时应主动请仓管人员检查。3仓库内不准会客，不准带人到仓库范围参观。4仓库不准代私人保管物品，也不得擅自答应未经领

30、导同意的共他单或部门的物品存仓。5任何人员，除验收时所需外，不准试用试看仓库商品物资。6仓库范围内不准生火，也不准堆放易燃易爆物品。7一切进仓人员不得携带火种进仓。8仓库应定期检查防火设施的使用实效，并好防火工作。仓库防火制度1仓库内的物品要分类储放，库内保证主通道有一定的距离。货物与墙、灯、房顶之间保持安全距离。2仓库内的照明限60瓦以下白炽灯，不准用可燃物做灯罩，不准用碘钨灯、电熨斗、电炉、交流电收音机、电视机等电器设备，化工仓库的照明灯具设防爆装置，仓库内保持通风。各类物品要标明性能名称。3仓库的总电源开关要设在门口外面，要有防雨、防潮保护，每年对电线进行一次全面检查，发现可能引起打火、短路、发热和绝缘不良等情况，必须及时维修。4物品入库时要防止夹带火种，潮湿的物品不准入库。物品入库半小时后，值班人员要巡查一次安全情况，发现问题及时报告。物品堆积进间较长时要翻堆清仓，防止物品热产生自燃。