工程资料管理培训讲义

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1、 共享知识 分享快乐 建设工程资料管理培训讲义 首先我对工程资料的作用及重要性给大家做个简单的介绍。 工程资料是项目工程进行检查、验收、移交、结算、维护、管理、使用、改 建和扩建的原始依据。 由于工程项目一般都具有隐蔽性的， 所以对于工程质量的 检查以及规范，就要通过资料来体现，一个工程项目资料的完整与质量的好坏， 直接影响到这个工程项目的好坏， 所以工程资料的管理是一个非常重要的组成环 节。工程资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容， 它是城建档案的 重要组成部分，也是工程竣工交付使用的必备文件，

2、又是对工程进行检查、 验收、 移交、结算、使用、管理、维修、改建和扩建的原始依据。工程建设相关行政主 管部门也并明确指出： 任何一个工程， 如果技术资料不符合有关标准规定， 则判 定该工程不合格，对工程质量具有否决权。足见资料管理的重要性。 今天组织大家在一起， 主要就是对工程施工管理过程中的资料方面的管理工 作进行共同的学习， 对现场施工资料的管控工作做个简单的介绍和说明， 以致于 达到几个方面的目的： 1、便于工程过程控制，使过程控制有凭有据； 2 、梳理 在施工各阶段各单位的资料管控点， 以便在将来中间验

3、收及工程竣工验收时能够 提供整套满足国家规范及相关要求的工程资料； 3、为各项工程结（决）算提供 真实、完整的资料； 4、为工程竣工验收、交付、工程竣工备案、办理房屋产权 登记时提供完整的资料。 在这里我首先和大家共同学习一下工程文件资料的归档分类。 工程文件资料 的归档分类主要有七大块，每块的责任主体也有不同。 一、工程准备阶段文件（责任主体：建设单位）。主要资料有： 1、立项文 件； 2、建设用地规划批准文件； 3 、勘察、测绘、设计文件； 4、招投标文件； 卑微如蝼蚁、坚强似大象

4、共享知识 分享快乐 5、项目报建、施工许可审批文件； 6 、建设、施工、监理机构及负责人报监登 记文件等。 二、监理文件（责任主体：监理单位）。主要资料有： 1、监理规划； 2 、监 理月报或会议中质量问题纪要； 3、进度控制文件； 4、质量控制文件； 5、造价 控制文件； 6、合同及其他事项管理文件； 7、监理工作总结文件等。 三、施工（过程）管理文件（责任主体：施工单位）。主要资料有： 1 、施工 技术准备文件； 2 、施工现场准备文件； 3、地基处理记录文件； 4、施工图纸变 更记录文件； 5、施工材

5、料预制件质量证明文件及复试报告； 6 、施工试验记录 文件； 7 、隐蔽工程检查记录文件； 8、施工记录文件； 9、工程质量事故处理记 录文件； 10 、工程质量检验记录文件等。 四、竣工图（责任主体：施工单位）。主要资料有： 1 、综合竣工图； 2 、专 业竣工图等。 五、竣工验收文件（责任主体：建设单位等）。主要资料有： 1 、工程验收报 告（意见书）； 2 、竣工验收记录文件； 3、财务文件； 4 、其他载体档案文件等。 六、工程备案文件（责任主体：建设单位等） 。主要资料有： 1、竣工验收备 案表； 2

6、、工程竣工验收报告； 3、施工许可证； 4、设计文件审查意见； 5、规划、 公安消防、环保等部门出具的认可文件； 6、建设工程质量竣工验收意见书； 7、 勘察、设计实施情况检查报告； 8、监理竣工质量评价报告； 9、质量保修书文件 等。 七、办理房屋产权文件（责任主体：建设单位） 。主要资料有： 1、房屋所有 权登记申请表； 2、申请人身份证明； 3、建设工程符合规划证明； 4、土地使用 权证； 5、房屋竣工验收资料； 6、房产测绘成果报告； 7、备案文件； 8、地址证 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识

7、 分享快乐 明文件等。 了解了工程资料的归档分类后， 下面我着重和大家讲解一下工程资料的收集、 整理、归档，以及项目实施各个阶段的资料管控相关重点注意的事项及要求。 工程项目的整个实施阶段我们常规可划分为四个阶段，分别为：（一）项目 立项、前期工作准备阶段（包含工程招投标）； （二）项目实施过程阶段； （三） 项目后期竣工验收阶段； （四）项目收尾阶段。四个阶段中项目实施过程阶段是 我们资料管理的重点， 也是我们这次组织大家培训重点需要培训提高的内容， 该 阶段涵盖的资料比较多， 涉及的面比较广， 也是

8、资料管理工作比较容易疏漏， 不 规范，存在问题比较多， 也是对工程结算、工程造价控制直接影响比较大的阶段， （主要体现在： 1、资料签章审批不齐全 [例如：工程签证单有现场代表签字但没 盖单位公章的； 或者虽盖有单位公章， 也有现场代表签字， 但没有签署意见的 ； 或没有分管领导签署意见签字审批的； 或收方记录只有现场代表一人参加收方得 签字的等情况 ]；2 、资料不与施工同步 [ 例如：施工已经进入到主体结构施工阶 段，但基础的测量记录、基础隐蔽验收资料都还没有形成整理的情况 ] ；3 、相关 过程记录资料不齐全等

9、 [ 例如：已经验收但没有验收记录；工程洽商达成的共同 意见没有文字洽商记录资料等 ] 。）后面我会对这个阶段资料整理和相关工作要 求做个详细的说明。下面我先对各阶段的资料形成、整理、收集、归档方面知识 分别进行阐述，同时举些例子与大家一起共同学习相关知识。 （一）项目立项、前期工作阶段 项目立项、前期工作阶段的资料组成分为： 1、立项文件； 2 、建设用地文 件； 3、勘察、测绘、设计文件； 4 、招投标文件； 5、开工审批文件； 6、财务 文件等； 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识

10、 分享快乐 项目立项、前期工作阶段资料的形成具体要求：齐全、及时、完善、准确。 1、立项文件 工程项目申报首先由下属企业使用部门提出项目建议及初步方案交生产技 术科，生产技术科对项目建议及初步方案进行论证 （咨询、考察、技术论证等）， 形成本企业的项目建议及方案报工程部， 工程部接到下属企业上报的项目建议和 方案后，组织相关人员进行论证审核， 形成正式的方案后由下属企业向股份公司 提出立项申请， 经股份公司审批后正式批复给下属企业， 批复下发后也就意味着 项目正式启动进入实施阶段。 项目立项批复的文件形

11、式相信大家也经常看到， 在 这里就不再举例说明。 2、建设用地文件 建设用地文件一般分为： （1）土地局出具的建设用地预审批复； （2 ）住建 局或规划局出具的建设项目用地规划许可证 （由国家住建部监制的正本及副证组 成）等等。 通俗的来说办理建设用地文件工作就是项目报建工作的一部分， 我们公司不 是所有的项目都进行报建， 公司根据项目的不同来考虑是否有报建的需要 , 如不 报建的项目在资料收集整理中就不需要整理该部分资料。 建设用地文件一般在项 目开始施工前就需办理完成（特殊情况除外） ，下

12、属企业需安排专人负责相关的 工作（例如：罗城 8000 技改扩建项目是党群办的潘主任负责办理） 。 3、勘察、测绘、设计文件 勘察、测绘、设计文件一般分为： （1）岩土工程勘察报告；（ 2 ）地形测量 成果报告；（3 ）有关行政主管部门 （人防、环保、消防、白蚁防治等） 批准文件； （ 4）初步设计说明和图纸（含初步设计报告与有关部门批复） ；（ 5 ）施工图设 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 计文件审查批准文件；（6）政府有关部门对施工图设计文件的审批意见 （消防设 计审核图）等

13、等。 以上资料基本上都由各主要负责单位提供相关资料， 由各企业安排专人 （或 股份公司安排） 负责相关的资料收集报送相关部门审批。 以上资料都是按正常程 序对于报建项目而言的， 对于不报建的其他较大型项目， 一般以上资料具备岩土 勘察报告和设计图纸即可， 小型或零星项目根据项目情况一般有设计图纸或者有 详细的项目实施施工方案就行了。 4、招投标文件 招投标文件一般分为：（ 1）施工、监理、勘察、设计招投标文件（含招标答 疑、开评标资料、中标通知等） ；（2）施工、监理、勘察、设计承包（委托）合

14、 同等等。 相关招投标工作、 文件和资料的准备、 收集按照《广西凤糖生化股份有限公 司招投标工作管理办法（试行） 》和《关于规范和统一下属企业招投标工作的通 知》凤糖股份 [2013]30 号执行。 5、开工审批文件 开工审批文件一般分为： （1）建设工程规划许可证及其附件； （2 ）建设工 程施工许可证；（3）工程质量监督手续等等。 通俗的来说开工审批文件的办理就是对项目进行报建工作， 我们公司不是所 有的项目都进行报建， 公司根据项目的不同来考虑是否有报建的需要， 下属企业 需安排专人负责

15、相关的工作， 如无特殊情况， 项目报建的相关工作及证照的办理 要在项目正式开工前办理完成， 具体的办理方式及所需资料按照各企业所在地的 建设行政主管部门的要求执行。 不报建的项目以及公司批复的其他小型或零星项 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 目也就不需办理以上相关等资料。 6、财务文件 财务文件一般分为：（1 ）工程投资估算材料；（2）工程设计概算材料；（3 ） 施工图预算材料等等。 以上资料由各主要编制单位负责出具， 由下属企业安排专人负责收集按照时 间的先后顺序整

16、理成册。 （二）项目实施过程阶段 项目实施过程阶段资料的组成主要分为： 1、施工技术准备文件； 2 、施工 现场准备文件； 3 、地基处理记录文件； 4、工程图纸变更记录文件； 5、材料质 量证明文件及复试验报告文件； 6、隐蔽工程检查记录文件； 7 、施工记录文件； 8、工程质量检验记录文件等。 项目实施过程阶段资料的形成具体要求：及时、准确、真实、有效、完善。 1、施工技术准备文件 施工技术准备文件一般分为：（ 1 ）施工组织设计（或施工方案）； (2) 技术 交底； (3) 图纸会审记录

17、等等。 （ 1）施工组织设计 （或施工方案）： 施工组织设计是承包单位开工前为工程所做的施工组织、 施工工艺、施工计划等方面的设计， 是指导拟建工程全过程中各项活动的技术、 经济和组织的综合性文件， 主要反映的内容有： 工程概况及特点；全部工程施工顺序；施工力量部署；关键性工程施工方法；施工技术组织措施和进度计划； 施工管理措施； 施工准备工作计划； 施工总平图及现场临建布置等等 ......，一般由施工单位编制经审批后报监理单位审查合格后实施。工程资料 管理中我们各下属企业所要做的是检查施工组织设计 （或施工方案）是否编制有， 卑微如蝼蚁、坚强似大象

18、 共享知识 分享快乐 是否经过审批合格。 通过对施工组织设计的审查能对整个工程项目的实施有个全 盘的了解，便于后期施工过程的管理工作。 对于公司其他不报建的项目施工方案， 我们一般要求在编制招标资料的同时由下属企业负责编制， 由下属企业编制的目 的是让我们的基建管理人员能够对要实施的项目整个过程能有个充分的了解和 准备，同时有了施工方案在编制招标工程预算时， 也就能尽可能的根据现场实际 情况进行编制，提高预算编制准确率。 （ 2）技术交底：分为设计交底和施工交底。设计交底：指在施工图完成并经审查合格后，设计单

19、位在设计文件交付施工时， 按法律规定的义务就施工图设计文件向施工单位和监理单位做出详细的说明。 其目的是使施工单位和监理单位正确贯彻设计意图，加深对设计文件特点、难点、疑点的理解，掌握关键工程部位的质量要求， 确保工程质量。 一般是在建设单位主持下， 由设计单位向各施工单位（土建施工单位与各设备专业施工单位）进行的交底。 施工交底又划分为施工技术交底和安全技术交底。 施工技术交底： 主要是施工承包单位将工程设计要求，施工措施贯彻到基层以至工人的一项技术管理方 法，使施工人员对工程特点、 技术质量要求、 施工方法与措施和安全等方面有一个较详细的了解， 以便于科学地组织施工

20、， 避免技术质量等事故的发生。 相关的主要施工技术交底资料由承包单位负责收集整理成册。 对于特殊的项目 （尤其是涉及到土建与安装紧密结合的时候），如：管道预留孔洞、预埋件、设备二次灌 浆等等，需要厂里另行做出交底的，由厂里另行安排专人负责。安全技术交底：是指在生产作业前， 施工承包单位 （或建设单位） 负责项目管理的技术人员对有关安全施工的安全操作规程和注意事项向施工作业班组、作业人员作出详细说 明，以至于让一线作业人员了解和掌握该作业项目的安全技术操作规程和注意事 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 项，减少因违章操作而导

21、致事故的可能。 技术交底人员应通过书面形式 （必要时还需配以现场口头讲授） 的方式进行 技术交底，技术交底的内容应单独形成交底文件。 交底内容应有交底的日期， 有 交底人、接受交底人签字【如：后附表 1、后附表 2】。技术交底工作不管建设 工程项目是否报建，均要求在项目管理过程中实施并形成完整的交底资料。 （ 3）图纸会审记录：图纸会审是工程各参建单位（建设单位、监理单位、施工单位）在收到设计院施工图设计文件后， 对图纸进行全面细致的熟悉， 审查出施工图中存在的问题及不合理情况并提交设计院处理的一项工作。 图纸会审工作一般由建设单位负责

22、组织和记录， 通过图纸会审可使各参建单位 （特别是施工单位）熟悉设计图纸，领会设计意图，掌握工程特点和难点，找出需要解决的技术 难题并拟定解决方案， 从而将设计缺陷而存在的问题消灭在施工之前， 利于项目的顺利实施。 我们一般要求在项目 （不管是报建项目还是不报建的项目） 正式实施开工后 10 天内组织图纸会审，图纸会审工作要求各厂工程项目主要分管领导、生产科（车间）相关工程施工负责人参加 （涉及到影响工艺设备安装的还需厂家主要技术负责人参加） ，图纸会审纪要要求在会审后 7 天内整理完成， 整理完成的图纸会审纪要由设计单位代表、 建设单位代表、 施工单位代表、 监理单位代表签字以及各

23、单位盖章。【如：后附表 3】 2、施工现场准备文件 施工现场准备文件一般分为：（ 1）现场原始地貌测量资料；（ 2 ）工程定 位测量资料；（ 3）基槽开挖测量资料等等； （ 1）现场原始地貌测量资料： 现场原始地貌测量资料是真实反映现场实际地势情况，为后期工程结算时准确计算工程土方开挖工程量所必须的资料， 同时也 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 是合理确定建筑物建筑标高的必要资料。 在工程正式实施开工进行土方基槽开挖 施工前，要求各厂现场代表（不少于 2 人）要与监理单位（如不报建的工程就不

24、 需监理单位参加） 、施工单位三方对原始地面标高进行测量， 绘制原始地面标高 测量图，参加现场测量三方人员要要在原始测量记录（图）上分别签字，并盖单 位公章确认，参加测量人员对测量记录的真实性负责。 （ 2）工程定位测量资料： 工程定位测量资料是指对拟建建筑物工程建设场地的准确定位（定位坐标、与现有相关建筑物的距离、标高等）相关的交底、测量过程资料。在施工单位进场后， 各厂建设项目负责人要对拟建建筑物的现场定位（坐标、标高）与监理单位、施工单位做好文字交底，尤其是在施工单位测放完 成轴线及基础土方开挖灰线后， 现场代表（或监理单位）要对

25、测放完成的灰线（轴线）进行复核，复核合格后并在工程定位测量记录表上签字确认【如：后附表 C1、C2 、C3 】，灰线（轴线）经复核合格后才能进行基槽土方开挖工作。 （ 3）基槽开挖测量资料： 是指土方开挖过程中及开挖后， 对基槽的几何尺寸、放坡尺寸、基底标高进行测量的相关资料， 其中比较有代表性的就是绘制基槽土方竣工图。在施工单位完成基槽土方开挖后， 各厂现场代表要与监理单位、 施工单位共同对完成后的基槽进行测量（验收），形成原始测量记录，参加测量人员 在记录上当场签字确认（一式三份，各参建方各留一份），绘制完成基槽土方竣 工图后各参建方参加测量 （

26、验收）人员签字后盖单位公章确认， 参加测量人员对测量记录的真实性负责。 施工现场准备文件不管工程项目是否报建 ,建设工程项目的规模大小，均要求在施工时的第一时间段内及时的测量整理形成， 我们有些厂（公司）对该部分准备资料的收集及整理工作没有做好， 主要表现在： ①没有在第一时间形成相关 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 现场原始记录，或存在事后后补的现象； ②参加测量验收记录人员建设方没有 2 人以上参加； ③ 测量原始记录上没有建设方两人以上签章。（分别举例 ......） 施工现场准备文件中我再强调一点内容，

27、 该内容也是在我们现场准备工作中 比较容易忽视， 也是对于工程投资的控制又有比较大的影响的工作。 我们在进行 基础土方施工管理过程当中， 比较容易忽视的问题是基础进行土方开挖时， 对于 开挖的施工方法、 方式、开挖范围很多时候都是由施工方自行按照施工需要自行 考虑，相关的基槽开挖尺寸、深度、放坡系数由施工方自行根据图纸、施工规范 进行。以上这些都没有问题，但我们在做现场准备工作时有必要对施工的方式、 方法做些我们需要做、 而有必要做的准备工作， 比如：对基槽的开挖是采用局部 开挖呢还是采用大开挖； 开挖的土方堆放

28、场地 （现场堆放还是外运， 或者还是一 半堆放一半外运）；收方工程量的计算等等，我们要有个初步方案和计划，在正 式施工前对施工方做好必要的文字交底。 在我们有些厂曾经的项目管理及工程结 算工作中就出现过由于准备交底工作没做好而引发和此类相关的问题， 对基础土 方的开挖工作没有监控到位， 对基槽开挖的尺寸、 宽度、深度、放坡、开挖范围、 开挖方式等都没有做好交底（尤其是对于一些土质不好、超深的基础），合同约 定结算中土方工程量是按实结算的， 就容易造成施工单位施工时就胡乱施工， 造 成没必要大开挖的基槽进行了大开挖

29、、 开挖边坡随意放坡、 超深开挖等现象的出 现，结算时土方工程量大大的超过预算工程量， 造成工程费用大额增加， 结算时 对于图纸及施工规范外的多余土方工作量的计取时就出现争议。 为避免最终结算 争议的出现，需要大家重视做好施工前的一些准备工作，同时做好资料的收集， 为工程的结算提供完整的依据材料， 同时有效约束施工方在规范及合同要求范围 内展开工作。 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 3、地基处理记录文件 地基处理记录文件一般分为：（ 1）地基钎探记录和钎探平面布点图；（ 2）

30、 验槽记录和地基处理记录；（ 3）桩基施工记录；（ 4 ）试桩记录等等。 （ 1）地基钎探记录和钎探平面布点图： 基槽土方开挖完成后， 一般为探明基础以下一定范围内是否存在孔洞等土质情况不好的现象， 设计和规范要求要对地基进行钎探。进行地基钎探时要求各厂现场代表与监理单位、 施工单位对地基钎探和钎探点数、位置做好记录，完善钎探平面布点示意图并签字、盖章确认，为 工程提供完善、真实、有效的原始资料依据。【如：后附表C4】 （ 2）验槽记录和地基处理记录： 验槽记录是由建设单位组织勘察单位， 设计单位，施工单位、监理单位共同检查验收地基是否满足设计、规范等有

31、关要求， 是否与地质勘查报告中土质情况相符形成的有关资料。 验槽记录包括：基坑（槽）、基础开挖到设计标高后进行工程地质检验资料； 对各种组砌基础、混凝土基础（包括：设备基础）、桩基础、人工地基等隐蔽纪录资料等等。地基处理记录是指当 基础土质不符合设计要求时需对地基进行加固处理等形成的相关资料。 验槽记录【如：后附表 C5 】和地基处理记录由施工单位负责编制、收集整理，各参建单位和相关责任人签字盖单位公章。 项目施工过程当中要求各厂现场代表要对相关资料的记录、收集完整情况进行检查， 督促施工单位根据项目进展情况及时同步完善资料。 （3）桩基施工记录：当项目设计是采用

32、桩基础时就需形成桩基施工相关记录资料（例如：罗城公司 8000 技改项目澄清工段 煮糖楼基础设计就是采用人工挖孔桩基础）。桩基础施工过程中，对桩基相关工作的验收、测量工作（主要成孔记录、有桩长、入岩深度、桩径、土质情况、地下水情况、桩底（顶）标高 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 等等）要求各厂现场代表、监理单位、施工单位各相关负责人共同参加，形成完 善相关测量记录资料，参加验收测量人员在相关资料上签字，盖单位公章确认。 【如：后附表 C6 】 （4）试桩记录：是指桩基施工完成后养护到一定时间达到一定的强度后，

33、 由建设单位委托有相关检测资质的单位对桩身质量、 完整性、桩承载力等进行试 验检测形成的相关资料。 相关资料主要由试验检测单位负责提供， 一般由施工单 位负责收集、整理。 地基处理记录文件一般是针对于报建项目或项目虽然不报建但属于重点大 型项目的均要求整理形成并完善。 一般的小型或零星工程， 没有相关的施工项目 及特殊要求的可以不用整理形成相关记录资料。 4、工程图纸变更记录文件 工程图纸变更记录文件一般分为：（ 1）图纸会审纪要；（ 2 ）设计变更图 或设计变更通知单；（ 3）工程洽商记录

34、或工程联系单（函）等等。 （1）图纸会审纪要：图纸会审纪要在前面的施工技术准备文件中已经提过， 在这里就不在重复说明了。 （2）设计变更图或设计变更通知单：是设计单位依据建设单位要求调整， 或对原设计内容进行修改、完善、优化的相关文件。下属企业须以科学、必要和 实用、经济节约的原则做好土建项目设计变更工作， 当发生设计变更时， 下属企 业须将审批后的设计变更资料及时递交一份到工程管理部备查； 重大技术或涉及 费用较大的设计变更原则由下属企业拟写， 递交工程管理部审核后， 按公司相关 规定流程通过审批后才

35、能正式出具变更图或设计变更通知单。 所有设计变更图或 设计变更通知单要求现场代表按照变更的发生时间的先后顺序整理成册。 设计变 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 更要求有设计人员的签名及设计单位的盖章， 同时要求有建设单位同意按相关的 设计变更进行施工的签认意见和建设单位盖章确认 【如：后附表 C7 】。在公司实 施的大型、主要、复杂的工程项目中（如车间厂房、大（较）型钢屋架、大型设 备基础、大型水池（槽）、宿舍楼等等），该类工程的结构受力比较复杂、结构安 全性等方面的要求比较高， 同

36、时该类项目多数都是超过一定规模， 大多都是需要 进行报建（或以后补报建） 的项目，图纸设计一般均委托有资质外协设计单位进 行设计，设计变更图及设计变更通知单也应由原设计单位负责出具。对于小型、 投资规模不大、 结构受力简单、 结构安全性能要求不高的其他小型零星项目， 施 工图纸可以由各企业主管基建人员自行绘制出具， 相关的变更图、 变更通知单的 出具也由原设计人员负责，按公司相关规定进行审批。 （3）工程洽商记录或工程联系单（函） ：工程洽商记录或工程联系单（函） 【如：后附表 C8 、C9】是指施工过程中，由于施工

37、条件、实际情况等因素的变 化，原材料规格、品种达不到设计要求，施工、监理、建设单位合理化建议或在 建工程使用功能的局部变化等原因， 需对设计图纸部分内容进行修改而办理的工 程记录文件。工程洽商一般不是由于施工图差错或图纸深度不足所致， 所以通常 情况由施工、 监理或建设单位提出。 例如：施工单位使用的钢筋品种不符合设计 图纸要求，需由施工单位填写洽商记录， 经设计单位核算并由设计、 施工、监理、 建设单位签认后生效；或者工程新增分项工程合同约定是按照市场价格结算的， 甲乙双方对价格的洽商过程形成的记录文件， 这也

38、是工程洽商记录与设计变更通 知单的主要区别。工程洽商记录或工程联系单（函）应分专业办理，内容应清晰 翔实，必要时可附图，并逐条注明应修改图纸的图号， 一经签认的记录不得涂改。 一般由提出洽商单位的工程项目技术负责人主持填写，经设计、施工、监理、建 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 设单位共同签认后方可实施。 我们各企业在项目管理过程当中存在比较常见的问 题就是，发生工程洽商或进行工程的相关工作联系时， 往往都是停留在口头交代， 多数不能在第一时间形成相关的文字记录， 有时由于时间紧迫未

39、能在当时形成记 录，但过后也未能及时补充， 往往都是拖至工程完工后才事后补充资料。 有些虽 然当时形成有文字记录， 但审批手续不齐全， 相关资料未通过生产科主管、 企业 分管领导审批， 签章手续不全， 有些虽然有分管领导签字， 但需要签署意见时未 签有审批意见。 以上这些做法都是不妥当的， 也是不符合股份公司相关管理规定 的，也是项目管理中需要加强管理的地方。 5、材料质量证明文件及复试验报告文件 材料质量证明文件及复试验报告文件一般分为：（ 1）砂、石、砖、水泥、 钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料、铝合

40、金门窗等材料出厂证明文件； （2 ） 砂、石、砖、水泥、钢筋、防水材料、隔热保温、防腐材料复试试验报告；（ 3 ） 预制构件（钢、混凝土）出厂合格证、 试验记录；（ 4）砂浆配合比单及砂浆（试 块）抗压强度试验报告；（ 5）混凝土配合比通知单及外加剂出厂质量证明文件 及复检报告；（ 6）混凝土（试块）抗压强度试验报告；（ 7 ）商品混凝土出厂 合格证、复试报告；（ 8）钢筋接头（焊接）试验报告等等； 用于工程上的相关工程材料质量证明文件及复试验报告文件资料主要由施 工单位负责收集整理， 监理单位（建设单位） 现

41、场主要负责人需要做的工作是材 料进场后，由施工单位及时上报进场的材料、 配件及设备等加盖销售单位红章的 质量证明文件给项目监理机构 （没监理的项目则上报给建设单位） 进行检查验收， 涉及安全、使用功能的材料， 还应有监理（或建设单位） 现场代表现场见证取样， 送检至有相应资质的检验机构进行检测， 合格后将复试报告一并上报至项目监理 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 机构（或建设单位）。监理（或建设单位）现场主要负责人收到相关资料后，进 场验收，合格后在《材料、配件及设备报审表》 【如：后附

42、表 A9 、A9-1 】上签 字盖章后，施工方方可将该批材料、配件、设备用于该工程上。对于工程主要材 料的复试验资料并不是所有项目都需要， 一般在大型、 主要、复杂的工程项目中 （如车间厂房、大（较）型钢屋架、大型设备基础、大型水池（槽） 、宿舍楼等 等）才需要收集该部分资料。 对于小型、投资规模不大的其他小型或零星项目我 们一般要求对进场的主要材料按照合同或方案、 图纸对材料的材质 （或品牌、规 格）进行验收，形成完善验收记录就可以，一般不再对主要材料进行取样复检。 6、隐蔽工程检查记录文件 隐蔽工

43、程检查记录文件一般分为：（ 1）基础和主体结构钢筋工程隐蔽验收 文件；（ 2）钢结构工程隐蔽验收文件；（ 3）防水工程隐蔽验收文件等等； 隐蔽工程是指地基、钢筋、预埋件、防水层、电气管线、供水供热管线等需 要覆盖、掩盖的工程， 在进行覆盖、 掩盖前进行的检查验收过程中记录形成的相 关资料文件就称为隐蔽工程检查记录文件。 在工程项目管理过程中， 当工程具备 覆盖、掩盖条件的，施工单位应当先进行自检，自检合格后，在隐蔽工程进行隐 蔽前及时通知监理单位 （或建设单位） 或建设单位派驻的工地代表对隐蔽工程的 条件进行检查

44、。 通知内容包括施工单位的自检记录、 隐蔽的内容、 检查时间和地 点。监理单位（或建设单位）派驻的工地代表接到通知后，应当在要求的时间内 到达隐蔽现场，对隐蔽工程的条件进行检查，检查合格的，监理单位（或建设单 位）其派驻的工地代表在检查记录【如：后附表 A10 】上签字，监理单位（或 建设单位）检查合格后方可进行隐蔽施工。我们项目管理中比较常见的问题是， 工程项目施工过程是经过验收了， 验收合格才进入下道工序的施工， 但往往是相 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 关的验收文字资料却忽略了，

45、 没有很好的在第一时间形成资料， 多数资料都是后 补，有些项目甚至没有隐蔽资料。 7、施工记录文件 施工记录文件一般分为：（ 1）施工（安全）日志；（ 2 ）工程签证；（ 3 ） 会议纪要文件；（ 4）其他管理过程需要记录的文件等等。 （1）施工（安全）日志：施工（安全）日志也叫施工（安全）日记，是在 建筑工程整个施工阶段的施工组织管理、 施工技术等有关施工活动和现场情况变 化的真实的综合性记录文件， 也是处理施工问题的备忘录和总结施工管理经验的 基本素材，是工程交竣工验收资料的重要组成部分。 施工日志可按

46、单位、 分部工 程或施工工区（班组）建立，由专人负责收集、填写记录、保管。施工日志记录 的主要内容应有：日期、天气、气温、工程名称、施工部位、施工内容、应用的 主要工艺；人员、材料、机械到场及运行情况；材料消耗记录、施工进展情况记 录；施工是否正常；外界环境、地质变化情况；有无意外停工；有无质量问题存 在；施工安全情况； 监理到场及对工程认证和签字情况； 有无上级或监理指令及 整改情况等。一般施工日记由施工单位现场栋号工长记录， 工程竣工后交资料员 装订形成竣工资料的一部份。 然而，施工日记也不局限于施工单位填写

47、， 在施工 过程管理当中监理单位也需要填写专门的监理日志， 记录的内容、重点基本上和 施工日记是同一种形式。 通过对各企业在施工管理方面的检查工作中发现， 我们绝大多数厂都没能够 把每天的项目检查工作、 实施开展情况形成施工日记的习惯， 虽然这当中也存在 很多客观的原因，但我还是建议大家能够养成把每天项目管理的工作做好日记的 习惯，为往后进一步提高项目管理工作提供基本素材。 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 （2）工程签证：工程签证以书面形式记录了施工现场发生的特殊费用，直

48、 接关系到建设单位与施工单位的切身利益， 是工程结算的重要依据。 现场签证是 记录现场发生情况的第一手资料， 通过对现场签证的分析、 审核，可为索赔事件 的处理提供依据， 并据以正确地计算索赔费用。 工程签证主要分为现场经济签证 和工期签证。 经济签证包括： ①零星用工。 施工现场发生的与主体工程施工无关 的用工，如定额费用以外的搬运拆除用工等； ②零星工程；③临时设施增补项目； ④隐蔽工程签证；⑤窝工、非施工单位原因停工造成的人员、机械经济损失。如 停水、停电，甲供材料不足或不及时， 设计图纸修改等； ⑥议价材料

49、价格认价单。 结算资料汇编规定允许计取议价材差的材料， 需要在施工前确定材料价格； ⑦其 它需要签证的费用等。工期签证包括：停水、停电签证；非施工单位原因停工造 成的工期拖延等。 在发生工程签证时，各下属企业须严格按照股份公司下发的土建管理工作相 关文件要求进行审核、审批工作。审核、审批工作的重点有：①发生签证事项严 格按照招标文件与合同条文约定执行； ②认真做好签证所发生的工程量收方 （如： 后附表 S1）及验收工作，工程量收方及验收工作必须由各企业生产科分管领导 和负责项目的现场代表签字确认；

50、 ③签证单须明晰签证的缘由、 工程量、结算计 价依据和方式等，审核（审批）人员签字确认签证单的同时须明确签署审核（审 批）意见，并盖公章确认。④属合同约定范围外的施工材料变更、增加措施费等 涉及费用较大的签证， 应递交股份公司工程管理部审核后按公司相关规定流程审 批；⑤当发生签证时必须及时形成签证单并及时办理审批工作， 并在合同约定的 时效内完成，项目完工后补办的签证一律做无效处理； ⑥涉及隐蔽工程的签证还 应提供施工前后的对比影像资料。工程签证单的表格样式（如：后附表 Q1 ） 卑微如蝼蚁、坚强似大象

51、 共享知识 分享快乐 （3）会议纪要文件：是指工程管理过程当中关于工程质量、安全、技术、 经济等现场协调会会议纪要等相关资料文件， 比较常见的有： 监理例会纪要、 周 （月）例会纪要、验收会议纪要等等。 会议纪要要求有参加会议的各方代表签字， 并有各参会单位盖章确认。 会议纪要资料应按会议类型、 会议时间先后顺序整理。 对于会议纪要的整理、 形成工作有些厂做的比较好 （例如：鹿寨纸业、融安公司）， 但也有些厂做得不够到位， 有些项目从开工到完工， 只有进场施工时组织过一次 协调会议，施工过程中都没有再组织

52、过该类会议（或组织了但没有形成相关记 录），该类资料管理工作都是空白的， 这样非常不利于项目完工后期对项目的实 施情况进行全过程的回顾及总结， 同时还有可能影响到项目的结算工作， 对工程 的质量、安全、进度、工期、签证等方面责任存在争议时的责任确定没有依据。 （4）其他管理过程中需要记录的文件（包含其他所必须的影像资料）：是 指在整个项目的管理活动中所需要或必须发生， 尤其是在招标文件、 合同中有相 关条文约定需根据现场实际发生进行记录的的其他文件， 比较常见的有： 如：土 方运距测量记录、材料超距离运距记录、 咨询

53、商品混凝土实际出厂销售价格记录、 土方开挖或混凝土破除方式记录、水电（住房、甲供材料）使用记录、施工相关 措施记录、各阶段施工开始（结束）时间记录、工期延误说明（奖惩）记录、结 算审核要求的其他记录资料等等。 所有资料均要求有三方代表 （不报建的项目由 甲乙双方代表， 其中甲方代表不应少于两人） 在事件发生的第一时间签字并盖公 章进行确认。 该部分资料有那些资料， 是否需要收集， 主要根据招标文件及合同 相关条文约定执行， 这需要我们各厂的项目管理人员、 现场代表对招标文件及合 同的条款要熟读， 对里面的条款内容

54、要清晰。 在我们对于项目的管理工作实施情 况检查的工作中发现， 有些厂的现场代表对招标文件及合同的熟悉、 认识程度不 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 够，对合同里的相关现场的主要管理条款不清晰， 以至于现场管理需要收集记录 的资料没有及时收集，大多数都是后补完成。 （例如：举例说明商砼、施工相关 措施记录 ......。） 8、工程质量检验记录文件 工程质量检验记录文件一般分为：（ 1）检验批质量检验记录文件；（ 2 ） 分项工程质量验收记录文件； （3 ）分部（子分部）工程质

55、量验收记录文件； （4 ） 单位工程质量验收记录文件等。 工程质量检验记录文件就是根据 《建筑工程施工质量验收统一标准》 《建筑 装饰装修工程质量验收规范》 等现行有关国家规范规定， 结合具体的工程， 按具 体工程内容细分进行检验批、分项、分部（子分部） 、单位工程的顺序进行检验 评定和组织各级验收所形成的所有评定、 验收记录文件【例如：表 A01 、表0101 、 表 010101 、表 01010101 、表 A1 】。评定、检验记录文件的形成要求与现场施工进行同步，并由相关质量检验（验收）人员、单位（项目）负责人签字，盖

56、单 位公章。工程质量检验记录文件一般由施工单位相关人员负责记录编制、 收集整理，一般是对于工程报建的项目需要整理， 对于不报建的小型、 零星项目就不需要整理该部分资料。 （三）项目后期竣工验收阶段 项目后期竣工验收阶段资料的组成主要有： 1 、建设工程竣工验收报告； 2 、 监理单位工程竣工质量评价报告； 3、勘察单位勘察文件及实施情况检查报告； 4、设计单位设计文件及实施情况检查报告； 5 、单位（子单位）工程质量验收 记录； 6、防雷检测和功能性试验资料； 7 、建设工程质量竣工验收意见书； 8 、 建设工程

57、规划验收合格证； 9、建筑工程消防验收意见书； 10 、环保部门出具的 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 认可文件或准许使用文件 ；11 、建设工程竣工验收档案认可书； 12 、建设工程 质量保修书； 13 、房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表等等。 项目后期竣工验收资料的形成具体要求：齐全、准确、真实、有效、完善。 1、建设工程竣工验收报告：是指工程项目竣工之后，经过相关部门成立的 专门验收机构， 组织专家进行质量评估验收以后形成的书面报告。 报告由建设单 位填写，由建设单位项

58、目负责人、单位负责人签字，盖建设单位公章。 2、监理单位工程竣工质量评价报告： 是指监理单位对项目各分部工程质量， 建筑安全、功能检验（检测），质量控制资料和工程预验收等进行检查、验收后 形成的书面评价文件。 报告由监理单位填写， 由监理单位项目总监理工程师、 单 位有关负责人签字，盖监理单位公章。 3、勘察单位勘察文件及实施情况检查报告：是指勘察单位对勘察文件、项 目工程基础地质情况实施检查后形成的书面报告。 报告由勘察单位填写， 由勘察 单位项目勘察负责人、单位有关负责人签字，盖勘察单位单位公章。

59、4、设计单位设计文件及实施情况检查报告：是指设计单位对设计文件、变 更、结构形式、使用功能等情况实施检查后形成的书面报告。 报告由设计单位填 写，由设计单位项目设计负责人、单位有关负责人签字，盖设计单位公章。 5、单位（子单位）工程质量竣工验收记录：是指工程竣工验收小组对工程 观感质量、质量主要控制资料、安全和功能检验（检测）实施检查后形成的书面 文件。文件一般由施工单位整理填写， 由竣工验收组成员签名， 盖各参建单位（勘 察、设计、施工、监理、建设）公章。 6、防雷检测和功能性试验资料：是指有相应资质的检测单位

60、对施工安装完 成的防雷装置的功能检测后形成的相关书面检测报告文件。 防雷检测在工程完工 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 后一般由建设单位负责向具备检测资质的单位申报检测， 检测报告由检测单位填 写出具，并有相关检测人员签字，盖检测单位公章。 7、建设工程质量竣工验收意见书：是指竣工验收组对工程进行竣工验收， 对参建各方应具备的文件资料进行检查后形成的书面验收意见文件。 验收意见文 件由竣工验收组填写，各参建单位（项目）负责人签字，盖各参建单位公章。 8、建设工程规划验收合格

61、证：是指项目经有关规划建设主管部门对建设用 地和建设项目进行规划验收合格后形成的书面证明文件。 规划验收在工程完工后 由建设单位负责向相关规划建设主管部门申报验收， 验收合格证由规划建设主管 部门填写出具，相关负责人签字，盖验收单位公章。 9、建筑工程消防验收意见书：是指项目经公安机关消防机构，依照建设工 程消防验收评定标准， 对已经消防设计审核合格的内容组织消防验收后出具的书 面意见书。消防验收在项目完工后一般由建设单位负责向公安机关消防机构提交 消防验收申请， 验收意见书由负责验收的公安消防机构填写出具， 盖

62、验收机构公 章。 10 、环保部门出具的认可文件或准许使用文件：是指环保部门对项目防治污染的设施进行检查验收合格后形成的书面文件。 防治污染的设施完工后一般由建设单位负责向原审批环境影响报告书的环保部门申请验收， 验收认可文件由负责验收的环保部门出具，盖验收部门公章。 11 、建设工程竣工验收档案认可书：是指城建档案管理部门对工程档案资 料按国家法律法规要求进行预验收， 预验收后签署的书面验收意见文件。 工程完工及相关工程资料整理完毕装订成册后， 一般由建设单位负责将一套完整的工程 资料（具体工程资料内容由于时间关系在此就不再详细解读，目录

63、详见附件1 ） 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 提交工程所在地城建档案管理部门进行预验收，预验收意见书由验收部门出具， 盖验收部门公章。 12 、建设工程质量保修书：是指根据《建设工程质量管理条例》、《房屋建筑工程质量保修办法》 等相关规定要求， 在工程完工后建设工程承包单位向建 设单位出具的质量保修书面文件。 工程质量保修书国家有统一的示范文本， 一般由施工单位负责填写，承发包双方法定代表人签字，盖单位公章。 13 、房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表：是指工程竣工验收合格后，按照《建

64、设工程质量管理条例》 、《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收备案管理办法》 的相关规定向工程所在地建设行政主管部门办理备案形成的书面文件。在工程竣工验收合格之日起 15 天内，一般由建设单位负责填写《房屋建筑工程和市政基础设施工程竣工验收备案表》 向工程当地建设行政主管部门办理备案，各参建单位在备案表上签署竣工验收意见，各参建单位（项目）负责人签字，盖各参建单位公章。 以上资料是对于报建项目工程竣工所需要的比较健全的资料，如工程不报建，尤其是小型或零星项目后期竣工验收阶段所需要的资料就没有这么多这么严格，一般（或小型零星项目）竣工验收阶段需要的资料一般有《土建工程竣工验收单》就可以了

65、，工程完工后施工单位通知建设单位（参加验收人员主要有：分管领导、使用部门、现场代表等）共同对项目进行验收，验收合格后填写《土建工程竣工验收单》【如：后附表 Y1 】，对验收情况进行说明，是否同意进行结算，参加验收人员共同签字确认， 不管任何工程，竣工后必须要通过工程验收合格后，工程的相关结算工作才能开始。 对于报建的工程项目， 要求各下属企业在工程进入完工结算阶段前， 必须重点对工程竣工验收阶段的相关资料的齐全、 完整性进 卑微如蝼蚁、坚强似大象 共享知识 分享快乐 行检查，检查涉及的所有竣工验收资料是否有， 资料内容是否填写完整， 相关签

66、章手续是否齐全。检查竣工验收资料全部齐全后才能接收施工方报送的结算资 料，结算资料才能报送结算审计。 通过对以前的项目建设完工了解到的情况， 我 们公司中有挺多技改报建的项目在工程竣工完工后都没能及时的整理和检查、 验 收相关竣工资料， 没及时的去办理竣工备案， 导致目前有很多项目现在补办理房 屋备案时遇到很多困难（举例说明 ...... ），没办理房屋备案就不能办理房屋产权 登记，以致于公司有很多项目都还没有产权证明。 （四）项目收尾阶段 项目收尾阶段资料的组成主要有： 1、工程结（决）算资料； 2 、房屋产权 登记资料； 3、工程总结资料等。 项目收尾阶段资料的形成具体要求：及时、真实、有效、齐全。 1、工程结（决）算资料：是指施工单位与建设单位之间根据双方签订合同 （含补充协议）进行的工程合同价款结 （决）算形成的相关资料文件。 工程结（决） 算资料形成的相关要求， 要严格按照股份公司审计部、 工程部、生产技术部分别 于 2011 年