办公用品定额管理办法

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1、办公用品定额管理办法1 目的为合理配置各部门的办公用品，同时确保资源利用率最大化，特制订以下管理办法。2 范围2.1 本办法规定各部门办公用品定额消耗及管理。2.2 本办法适用于集团及下属子公司。3 术语本办法中的办公用品指的是用于维持部门日常各项业务活动正常进行的辅助设施及可消耗物资。4 职责4.1 办公室是各项办公用品物资消耗定额标准的制订及考核部门，同时负责各部门日常办公用品物资申领采购计划的统计汇总、审核及计划外申领采购物资的审查（合理性、必要性审核），建立健全各部门月度办公用品物资消耗统计台帐（含计划内与计划外），并对办公用品的采购质量及使用情况实施有效监控（可参与指定采购供方的考察

2、评审，同时负责指定物资更新换旧管理）。4.2 生产部仓储科（五金仓库）负责公司办公用品物资的保管、定额发放，同时按领用部门为统计对象，每月按时建立健全各部门办公用品物资领用情况的记录汇总工作。4.3 采购部根据办公室每月递交的采购申请计划按时落实采购，同时即时反馈市场上相关的物资价格变动信息，以便办公室及时调整各部门办公用品费用消耗额度（同时协助财务部门定期修订样本参照价格体系），并确保办公用品的采购费用控制在计划价格10%浮动范围内，对待产生质量争议的办公用品物资进行质量索赔。4.4 财务部对属成本目标控制指标之一的办公用品费用额度实施即时监控，按期核实当月的各部门办公用品费用总额与发生明细

3、，以便报备至办公室作对比审核。4.5 审价科负责办公用品计划价格体系的正常调整与审核。4.6 企业管理部负责落实公司总体办公用品费用额度超支情况的争议仲裁及奖惩实施。5 管理办法依据使用特性与消耗周期办公用品物资分为日常消耗类物资（分可定额类日常消耗物资办公用品定额管理办法 第9页 共9页与非定额类日常消耗物资）与固定消耗类物资（具体明细见固定消耗类办公用品清单）。5.1 日常类消耗物资5.1.1 日常消耗类物资费用支出总额明细由办公室统一制订，并根据各部门实际情况做灵活调整；各部门在每月申报办公用品需求计划中根据实际需求情况在额定消费总额内提出物品选配要求。5.1.2 各部门对于超出额定控制

4、总额外（计划外）物资需求以报告审批单形式报办公室审批；办公室对超支费用额度视性质（正常或异常）从部门当月工资总额中或下月度办公用品申领计划中予以相应扣除（按季考核）。5.2 固定类消耗物资5.2.1 额度管理由办公室根据各部门实际情况做灵活调整，同时固定类消耗物资将纳入部门日常财产登记保管工作范围内，公司办公室将定期对各部门实施部门办公财产月末盘点，并根据人力资源部提供的人员离辞或岗位调动即时跟踪、办理物资移交手续。5.2.1 对于已经到了使用更换期限的固定消耗类物资将统一归口由办公室核对鉴定，物资发放坚持“以旧换新”的原则，即部门须交回原残旧的物资方可领用新物资。5.2.1 对于未到规定使用

5、期限而发生遗失或损坏的物资将由仓库按折旧追偿的方式予以扣回损失（折旧残值=原值（1-已使用年限/规定年限）100%）。6 办公物资管理交接各部门对离、辞职或岗位调动人员所使用、保管的财产安排交接，由岗位接替人接管，或由部门主管指定专人接管，要办理交接手续，月末上报办公室后勤科。7 报表管理7.1 各部门于当月25日（遇节假日顺延）将下月办公用品消耗需求统计表统一报备至办公室，逾期者只能作为计划外采购物资（属总额支出外物资，费用将由需求部门自行承担）或挪至下月度执行采购。7.2 办公室负责在每月27日前将各部门上报的办公用品需求计划进行分类汇总同时对个别增补需求提出审核意见，最终以办公用品物资采

6、购计划汇总表的形式传递给采购部，同时在次月6日前将各部门超支领用明细情况及考核处理意见反馈至企业管理部。7.3 采购部接到采购计划汇总表后须在每月5日前完成对各项办公用品物资的定额采购任务。 7.4 五金仓库按办公室传递的各部门月度办公用品消耗需求统计表对已经采购入库的物资实施专向定额发放，并对领用情况做相应统计记录。7.5 财务部须在每月5日前完成对上月各部门办公用品物资费用额度的统计核实并报办公室。5.5 办公室须在每月6号前完成对上月各部门办公用品物资费用额度的统计核实并提出考核意见报企业管理部。7.6 企业管理部将于每月7日前完成对各部门上月办公用品物资费用额度的奖惩考核。8 罚则序号

7、内容责任人奖罚标准考核部门1超定额使用使用部门全额办公室2节省定额使用部门奖25%办公室3岗位调动或离职未交接交接部门折旧全额办公室4发放未按以旧换新手续办公室折旧全额企业管理部5未按审批程序采购或发放责任部门全额办公室6采购未指定供方采购部50元/次办公室7报表延误责任部门20元/天办公室8审批不严办公室每次100元财务部9虚报计划外需求使用部门全额办公室9 附录9.1 相关文件物资申领采购管理标准9.2 相关记录部门月度办公用品消耗定额表固定消耗类办公用品清单非定额类日常消耗物资清单月度办公用品消耗需求统计表9.3 相关流程物资申领采购流程图附加说明：本标准由办公室负责起草。本标准由办公室

8、负责解释。固定消耗类办公用品清单序号物料编码物品名称规格牌号价格标准计量单位使用期限用途14007004垃圾桶只3年垃圾处理裁纸23006005美工刀把3年33006001剪刀把5年裁纸43008005文件架只5年放文件夹53007002直尺30只5年量具63016001印台个5年盖印章73008001文件夹个5年夹文件83021001计算器只5年统计数据94006017手电筒只5年值班103006002钉书机个8年钉资料113006009起钉器个8年拔钉123006012裁纸刀面8年裁纸132701006白板个8年宣传培训143008006塑料夹板只8年夹文件154008001自行车辆8年内

9、部交通16笔筒个5年办公17名片册本5年办公非定额日常消耗类办公用品清单序号物料编码物品名称规格牌号价格标准计量单位使用期限用途14009007垃圾袋只即时包装2绳索条即时捆绑33011001档案袋只即时档案整理43024001不干标签本即时标识53011002信封个即时邮递6邮票张即时7快递邮件件即时83001005记号笔只即时93006006美工刀片片即时消耗102216014双面胶带卷即时封面113012006透明胶带卷即时122216007封箱胶带卷即时包装133001014白板笔只即时教育培训144009010洁厕净瓶即时清洁厕所153019002电池只即时电子通讯_月份办公用品消耗

10、需求统计表编制日期： 年 月 日 物资类别二级分类序号物资编码物品名称规格牌号计量单位计划单价月度消耗定额总值（元）用 途备 注办公用品日 常 消 耗 类 办 公 用 品13001001水笔黑色0.5支3001002红色0.53001029黑色0.3823001004水笔芯黑色0.5支3001003红色0.53001030黑色0.3833001010圆珠笔蓝色支3001031红色43001011圆珠笔芯蓝色支3001032红色53001006铅笔HB支63018002橡皮块73020001修正液瓶83024001记事帖本93002020信笺16K本300201532K本103003003软面抄

11、本113003008皮面笔记本本123002005打印纸A4包3002004A3133002014复写纸32K盒300201348K143002006压杆链式纸241-1盒3002007241-23002008241-33002009241-43003035241-5153017005订书针盒163017003回形针盒173017002大头针盒183012007胶水液体胶支3012005固体胶支193014001印油红色瓶非定额消耗类办公用品123456合计制表: 审核: 批准:部门月度办公用品消耗定额表 序号物资编码物品名称规格牌号计量单位计划单价部门消耗定额办公室基建部财务部信息部采购部人

12、力资源部企管部质量部技术中心生产部总装厂涂装厂焊装厂技术部 设备动力科仓储科保卫科进出口公司13001001水笔黑色0.5支3001002红色0.5支3001029黑色0.38支23001004水笔芯黑色0.5支3001003红色0.5支3001030黑色0.38支33001010圆珠笔蓝色支3001031红色支43001011圆珠笔芯蓝色支3001032红色支53001006铅笔HB支63018002橡皮块73020001修正液瓶83024001记事帖本93002020信笺16K本300201532K103003003软面抄本113003008笔记本（皮面）本123002005打印纸A4包3002004A3133002014复写纸32K300201348K143002006压杆链式纸241-1盒3002007241-23002008241-33002009241-43003035241-5153017005订书针盒163017003回形针盒173017002大头针盒183012007胶水液体胶支3012005固体胶支193014001印油红色瓶合计/元