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1、以教务管理系统平台为基础做好高职院校学籍管理工作 摘要：高职院校基础数据的重要来源是学籍管理资料，这就要求学籍数据必须及时、准确。教务管理系统对规范和监督学籍管理工作起到了重要的作用，是学籍管理工作的主要手段，也是辅助高职院校完成日常教务数据管理的信息系统。本文以教务管理系统下高职院校的学籍管理工作的必要性和存在的问题，提出了解决的方法，并以教务管理系统平台为基础提出建立动态电子学籍档案。 关键词：学籍管理工作;教务管理系统平台;电子学籍档案 中图分类号：G717 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）47-0023-03 一、学籍管理工作的内容 学籍管理工作是一项细而杂的工
2、作，需要教学管理人员极其认真，学籍管理是学校维持正常教学秩序，形成良好校风、学风和教风的重要保障，对促进学校教学质量的提高发挥着极为重要的作用。学籍管理工作主要包括新生到校资格审查、学生报名后学籍电子注册、学籍异动、学年电子注册及校对、课程考试和成绩管理、学生信息异动、毕业资格审核、毕业生图像信息采集、学历电子注册等。对于已经达到学籍管理工作要求的学生，准予毕业;反之，没有达到学籍管理要求的学生，对其进行留级、退学或不授予毕业证书等处理。 二、教务系统管理平台下的学籍管理工作的内容 熟悉学籍管理工作的内容后，再利用教务系统管理平台来规划设计适合自己的学籍管理工作平台。 1.教务管理系统平台是辅
3、助高职教务处完成日常工作的数据库管理和信息系统，主要包括学籍管理、成绩管理、教务维护三个模块。这三个模块的设计大大减少了教务工作人员繁重的教务工作压力，减少了因人为因素出错的情况，提高了教务工作效率和质量，并使大量数据信息得到充分利用和长期保存，还提供了快速检索、打印的功能，以及学生考试成绩的统计分析，为学校教学和骨干校建设提供了大量的数据支持和客观保证。 2.对教务管理系统中学籍管理模块功能的分析，可以更好的促进学籍管理工作。学籍管理是整个教务管理系统中的核心和基础。电子学籍文件的每一项工作都涉及学生。如，有学籍在校生管理就包括学生入学注册、学籍异动、学生分班、学号编排、考试信息等，因此设计
4、学籍管理模块是教务管理系统中的首要任务和重要的组成部分，可以更好的管理学生在校的所有档案数据，重点完成学生的学籍管理及统计工作。学籍管理数据包括学生综合情况、成绩、毕业审批、查询分析等（如图1），还可以更新、替换、升级教务系统中的学籍管理模块和数据，学籍管理系统模块的使用权限在学籍科和各学院教务科、学生科。 三、在教务系统管理平台下管理学籍工作的必要性 随着高职院校招生规模的扩大，各学校学生基数增加，很多高职院校在校生已达2万人左右，就业压力也随着变大。职业教育要求培养职业技能人才是社会需要的高素质，全面发展的复合型人才，为了完成就业率，为了适应教育教学改革，坚持多元化办学模式，这样带来的就是
5、课程更新快，考试方式、成绩设置灵活，学籍管理工作也需要灵活多变，学籍管理工作有了压力，传统的学籍管理方法就很难适应现代的职业教育，学籍管理过程及结果的正确性、公正性、合理性、实效性很难保证，因此很多高职学院都需要利用教务管理系统平台来管理学籍工作。 1.学生从进入学校到毕业，会产生很多真实的、有价值的学籍文件，统计数据量相当大，要把这些材料管理的有条有序有很大的难度。学生各类的学籍文件是分层管理的，部门多，人员复杂，查询学生学籍材料是手工的单一的文件，文件无法共享，文件存在不真实或造成有些数据丢失，影响了工作效率和质量。采用纸质文件和电子文件并存，双重保险，也解决了高职院校学籍管理工作人员频繁
6、变动交接中存在的问题。教务系统平台是改善当前学籍管理工作的最好管理方式，使学籍管理文件系统化，提高了效率，节约了成本。 2.高职学院为了适应社会发展，满足企业用人要求，学院的人才培养方案经常变动，课程的设置、课程的改革、考试的改革、教材的调整等，这些灵活多样以学生为本的办学模式，使教师和学生都感到方便了。最后把这些问题都交给教务和学籍管理部门，会使学籍管理压力大，如：出现了学分替换成绩问题、专业课程名称不符、专业选修课程调整、公共选修未选或用其他课程代替等，结果是学籍异动频繁、成绩修改补录频繁、班级名称和人数随意变化，这样用传统的学籍管理工作模式很难实施。 3.教务管理系统中的学籍管理模块实现
7、了数据集中管理，数据共享，保障了数据的一致性。学籍管理模块生成的数字文件不同于纸质档案，载体形式灵活多样化，在教务管理系统中搜索学生学籍的相关信息，很快就会得到相关的资料，可以轻松实现查找、检索、组合、保存、打印等功能。 四、教务管理系统下的学籍管理工作存在的问题和解决办法 学籍文件是高职学生在校学习期间的一个系统真实记录，和工厂里生产的产品一样，离不开工人和技术管理人员的辛勤付出，而学院里记录这些真实信息的就是辛勤劳动的教师和管理人员。学生在校的整个过程就形成了学籍档案、成绩档案、毕业鉴定档案等，是高职学籍文件管理工作中的重要组成部分，是提高教学的质量依据。教务管理系统里的学籍管理模块包括学
8、籍异动、成绩管理、毕业审核等，这给高职学生的学籍管理工作带来了方便，但也提出了新的挑战，是继续采用手动、纸质学籍管理工作模式还是利用录入、电子管理模式呢？下面就以学籍管理工作中的学生学籍卡片和学生成绩为例来谈一谈。 学籍卡片和成绩单是学籍管理面临的主要电子学籍管理工作，学籍卡片是学生到学校后由学生本人在教务系统平台上填写的个人身份信息登记，包括姓名、性别、身份证号、通信地址、政治面貌、家庭成员、毕业中学等个人基本信息资料，还有操行评语、学籍变动等内容，成绩单是学生在校课程学习、校外企业实习情况的真实记录，是学生学习的全过程，学生能否按时毕业，学生成绩是否合格是很重要的衡量指标。以上的两种文件将
9、相伴学生一生，是联系学校、用人单位、学生之间的桥梁，是反映学生最原始、最基础、最真实的在校记录。 1.平时在教务管理系统平台中学籍管理工作中遇到的问题。（1）在系统中填写学籍卡片时学生填写不认真，不及时，通知不到位;（2）在系统中打印纸质学籍卡片和成绩单工作量大，设备缺乏;（3）成绩录入时教师不认真，课程成绩不提交，出现“判分不准”、“录入不细”、“把关不严”等问题;（4）毕业成绩审核时数据量大，难度大，并且毕业审核中发现学生成绩错误、漏登、课程比例不对、课程未选、教学计划录入时学分错误等。 2.为解决学籍管理工作中存在的问题，结合目前教务管理系统平台，适应现代的学籍管理工作模式，改进适合自己
10、的学籍管理系统模块。 （1）按照培养需求，建立和完善教务管理系统为基础的学籍管理工作制度，保证学籍管理工作正常运行。不断完善教务管理系统平台，严把学生入学基本信息数据关口，提高学籍管理前提工作的准确性，从而规范学籍文件管理工作。结合学校实际制定学生学业成绩管理细则、学生成绩补录规定、学分转换与认定细则、学生学籍异动情况汇部表、学生学籍管理规定、电子学籍卡片填写制度、关于学生毕业证书办理规定等各项制度，使学籍管理工作更加制度化、规范化。 （2）在教务平台上做好学籍管理工作，必须加强与各学院、各职能部门之间的协调与沟通。由于学生从新生入学到毕业，在校期间要由多个部门来管理，因此学籍管理工作是处于各
11、个部门的汇合处，只能理顺、理清各个部门的责任。针对学籍卡片和成绩录入的不及时、不准确，把学籍卡片填写情况和学生成绩录入情况纳入常规教学检查中，让各个职能部门和学院高度重视学籍管理工作。教务系统中学籍管理模块可考虑学籍电子数据共享功能，做到各学院、各职能部门数据统一，只有这样才能保证学籍工作处于良性循环状态。 （3）通过教学管理系统、校园网、校报等多种途径宣传学籍管理工作。鼓励学生参与学籍管理工作，高职院校及各二级学院一定要通过各种途径向学生宣传学籍管理的相关政策和制度，尽快让学生熟悉学校的各类学籍管理制度，让学生知道自己的学籍状态，让学生入学就能明确学籍管理的重要性，定期为学生讲解有关学籍的管
12、理制度。学籍管理工作几乎没有容错空间，在教务系统管理平台下的学籍管理工作更加透明，定性更加准确，必须要有严谨、明晰的操作程序作为保证。如：补考后经过各学院甄别，学生不及格门次大于等于5门予以留级，大于等于8门予以退学。补考、毕业前清考必须在教务管理系统上确认，经过学生本人确认后才能考试，这样可以让学生了解自己的不及格成绩，减少了补考、清考工作的盲目性，解决了过去无法统计补考和清考参加考试人数的问题。最后，毕业资格审核环节，学生课程成绩和学分必须全部合格才能通过毕业审核。通过教务系统管理平台，开通学籍查询、成绩查询，方便学生了解自己的学籍状态和成绩。 （4）注重人员和管理设施的配备。学籍管理工作
13、是一项长期、细致的工作，高职院校学籍管理人员应稳定、专职，并能运用教务系统管理平台做好学籍管理工作。学院应增加资金投入，配备管理设施，如打印机、电脑、光盘和移动存贮设备等，能解决电子信息数据导入、导出或打印成册，并将纸质数据和电子数据永久储存。 3.以教务管理系统平台为基础建立及管理动态的电子学籍档案。电子数据是高职院校学籍档案发展的必须趋势，应加快高职院校档案部门的电子信息管理建设，应重新建立完善归档管理程序和方法，有针对性的开展研究工作。目前学籍管理工作的学籍数据除了传统纸质与电子数据文献以外，还包括教务管理系统中的庞大电子数据。电子学籍文件与传统的档案文件相比发生了变化，载体的形式也灵活
14、、多样化了，储存信息的载体不仅仅是纸质载体，同时光盘、移动硬盘、U盘，大量的电子数据资源的保存，给传统的管理模式带来了冲击，如何保存这些宝贵的电子数据档案，如何进一步完善和促进教务管理系统中的电子资源数据的更新和发展，这也是目前学籍管理部门和档案管理部门共同研究的课题。 （1）电子学籍档案的内容。学生入学基本情况的新生入学登记表、学生学籍卡片、学生成绩总册、在校生名册、学生学籍变更材料（升级、留级、休学、转学、复学、退学等），这些信息都应录入电子学籍档案，这也是学籍管理信息系统模块的组成部分，是电子注册工作的依据。 （2）电子学籍档案的作用。可查询在校生成绩及基本信息情况。为学校领导和教师提供
15、学生成绩及基本信息的统计数据。在校生和毕业生的成绩查询。对学籍异动及学生情况的查询。通过学籍管理工作的维护，保证学生在校期间档案信息的准确、完整。教务管理系统中电子学籍档案与学籍学历信息平台数据可链接共享，兼容后的数据可以网络查询和修改，强化了数据的准确性。学生毕业后可将每个学生的电子学籍档案输出转交给档案管理部门保管。这些数据给学校教学检查、骨干校建设提供了价值参考。 （3）动态电子学籍档案的建立。根据电子学籍档案的内容和作用，以教务管理系统平台的数据结构为基础，设计学生动态学籍档案信息数据库的基本结构，建立学生电子学籍档案数据库。学生基本信息库的主要内容包括学号、高考考号、姓名、身份证号、
16、性别、相片、政治面貌、身体状况、学院、班级、专业、家庭地址、家庭成员情况、主要学习经历、联系方式、学籍异动情况等，可通过以下步骤完成学生基本信息库的建立。为了减少学籍管理人员的工作量，可以直接利用招生录取库获取考生的电子信息，这样就免去了对考生档案的录入工作。入学后组织学生在教务管理系统上的学籍信息平台上填写本人的学籍卡片信息，确认无误后再提交，而后将电子学籍卡片输出建立纸质文本学籍册。采集学生电子相片，可利用学籍学历信息管理平台的高考录取库中的图像信息，录取库中的图像信息是以高考考号命名的，将高考考号统一替换成学号，再把学生电子相片导入到教务管理系统中即可。同时，收集高考录取库中无图像信息的
17、同学照片，采集电子相片并以学号命名，这样就使学生入学初的电子档案更加完整了。学生在校期间的学籍、成绩管理。运用教务系统管理中的学籍管理模块及时处理学籍异动，同时会自动更新学籍异动学生的电子学籍档案，学生成绩管理与学籍卡片系统兼容，使学生在校期间成绩与电子学籍档案相连接。学生通过毕业审核后，经有关责任人确认无误后，将学生的电子学籍档案输出形成原始文本档案与电子档案数据一同交给学校的档案管理部门。 4.确保电子学籍档案数据的安全性。学籍档案电子化必须考虑安全问题，可以在教务管理系统平台中的学籍管理模块中设置学籍管理人员、教师和学生的权限，采取分级分配管理权限的方式进行电子文件数据管理。权限可以分为
18、高级管理员、一般管理员、普通教师和学生用户。如各学院教务科、学生科也分配相应的信息权限，有专人负责管理，可查看自己工作职能以内的信息，并负责管理各二级学院数据共享和安全;学生的权限是只能查看自己的学籍信息和成绩信息，他们均没有数据修改的权限，只有系统技术员和教务处高级管理人员才有权限修改数据，需要修改数据时，必须提交书面报告，经领导审核后才能修改。 参考文献： 1王颖.初探校内教务管理系统在学籍管理现代化建设中的技术问题J.内蒙古电子学刊，2008，（4）. 2徐日.高校教务管理系统设计与实现J.太原教育学院学报，2005，（6）. 3李怡.浅谈如何做好技工院校学籍管理工作J.职业，2014，（29）. 4佟嘉.高职高专院校学籍管理存在问题及对策J.铁道警官高等专科学校学报，2011，（3）. 5刘美萍.以学籍学历信息管理平台为基础做好高职院校学籍管理工作J.语文学刊，2011，（04）. 6唐丽安.学籍学历信息管理平台与高校学籍管理工作J.教育前沿，2009，06，（12）.
以教务管理系统平台为基础做好高职院校学籍管理工作
