《公司公文管理制度》word版

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1、建筑公司公文管理制度第一条：为建立公司的良好工作秩序，使公文管理标准化、制度化，特制定本制度。总那么第二条：公文是指公司在施工、生产、经营、管理和政治活动中所形成的文件、电报、信函、会议记录、纪要、工作方案、总结和有关合同、协议、决议以及报表、图表、照片与其他有保存价值的资料。第三条：公文处理工作由公司综合办公室归口管理。根本任务是：1、迅速、准确、平安地传递和处理中共中央、国务院、省、地、市、总公司、中通一局等党政领导机关的决议、指示、通知、函、电等文件。2、承转和处理公司下属单位的请示、报告和兄弟单位的函、电等文件。3、公文处理必须做到及时、准确、平安、保密，公文由综合办公室统一收发、编号

2、、登记、传阅、用印、投邮、立卷、归档和销毁。第四条：公司机关部门应指定一名兼职文书档案管理员，负责本部门的文件管理工作。第一章 公文种类及使用范围第五条：公司常用的公文种类主要有：请示、报告、批复、决定、通知、通报、函、会记纪要等八种。1、请示请求上级领导机关批准才能办理的问题，用“请示。2、报告向上级领导机关汇报工作，反映情况或备案的问题，用“报告。3、批复需要答复公司所属单位请示的问题，用“批复。4、决定对某些问题或重大行动做出安排，用“决定。5、通知安排部署工作，要求公司所属单位办理和完成的事项或转发上级领导机关有关文件，用“通知。6、通报表扬好人好事，批评错误，或需要交代各单位周知的事

3、项，用“通报。7、函平行单位之间互相洽商工作，询问和答复问题等事项，用“函。8、会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。第六条：起草文件的根本要求：1、起草文件必须坚持“实事求是的文风，文字通顺、观点明确、正确使用标点符号，并应注意符合上级政策和规定，与本单位以往的有关规定精神相统一。2、起草文件、核稿、签发文件必须使用钢笔或毛笔，不准用圆珠笔，更不准用铅笔。字迹潦草或涂改较乱的文稿应清稿。3、起草文件，除综合性报告以外，应遵守一文一事的原那么。请示和报告要分开。请示的文件、主送机关为一个，不要多头请示，也不要同时抄送下属单位。4、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应领先引用标题，后引发

4、文字号。日期应当写具体的年、月、日。5、结构层次序数，第一层为“一、第二层为“一、第三层为“1”、第四层为“1。6、必须使用国家法定计量单位。7、用词用字准确、标准。文内使用简称，一般应领先用全称，并注明简称。8、公文中的数字，除成文时间、局部结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用文字外，应当使用阿拉伯数字。在一般公文中，同一类数字的使用前后应一致。9、各部门的发文文稿须经本部门主管领导核签，然后送交综合办公室核稿，审核的重点是：1是否需要行文。2是否符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。3提出的要求和措施是否明确、具体、切实可行。4是否与有关单位

5、协商、会签，意见是否一致。5文字表述、文种使用、公文格式、秘密等级、紧急程度等是否符合本处理方法的有关规定。6主送、抄送单位是否妥当，单位名称、人名、地名、数字、引文是否准确，附件是否遗漏。10、各部门草拟的文稿假设不符合本方法的规定，且问题突出或需作较大修改的，综合办公室在审核时，应退请拟稿单位修改或重拟。11、审批公文，主批人应当签署明确意见，并署姓名和时间。其他审批人圈阅，那么视为同意。12、文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改原意。13、草拟、修改和签批公文应一律使用经国家审定的钢笔、签字笔，不得使用铅笔、圆珠笔等不符合存档要求的书写工具。公文稿要卷面整洁、字迹清晰，修

6、改较乱的要清稿。14、综合办公室缮印公文，应按轻重缓急安排，保证质量和时限要求，做到格式标准，黑色均匀，文字清晰，装订整齐，份数准确。校对应认真细致，准确无误，对重要公文的校对不应少于两次。校对应尽可能使用专业校对符号，缮印公文应在文稿首页注明打字、校对者姓名。15、国务院、国务院办公厅及国家各部委印发的秘密公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，经公司领导或办公室主任批准可以复印。中共中央文件不准复印。密码电报不准翻印和复印。16、公文的登记、封发应及时准确。做到当日文件，当日封发，不得积压延误。1公文在封发前须将公文编号、标题、分发去向登记清楚。2专项特急文件，应专人立即投送。3传递文件必须采

7、取保密措施，确保平安。利用计算机， 机传输文件必须进行登记，按行文规那么签发后再传输，绝密文件不得利用计算机、 机传输。第七条：公文格式公文一般由发文单位、秘密等级、紧急程序、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等局部组成。1、发文单位应当标明全称或者标准化简称；联合行文，主办单位应排列在前。2、秘密文件应当分别标明秘密程度“绝密、“机密、“秘密，秘密等级根据公文性质和内容标注在公文首页右上角 内。3、紧急公文应当分别标明“特急“急件，标注在公文首页右上角秘密等级下方 内。紧急电报应当分别标明“特急、“加急、“平急。4、发文字号，

8、由办公室文书收发填注，包括机关代字、年份、序号。公司公文按“司X字编代字。发文字号一般标印在发文单位名称以下、横线之上的居中位置。函件的发文字号标印在横线的右下方、标题之上，年份用公元全称并用方括号括入，年份及序号均使用阿拉伯数码。5、上报的公文，应当在首页注明签发人姓名。联合上报或经会签上报的公文，应同时注明相关部门签发人的姓名。6、公文标题，应领先写介词“关于，再准确简要地概括公文的主要内容，最后准确标明公文种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。批转，转发公文，标题应防止使用重复用语和相同的公文种类。标题字数一般以不超过40个字为宜。标题标印在横线以下，主送单位之上，居

9、中排列；人名、地名、词组不能分隔成二行；三行标题一般按长、短、短的顺序排列。7、公文标明主送机关全称或标准化简称。两个以上的主送机关，一般按系统先外后内，先大后小的顺序排列。主送单位的标印位置在正文之上，靠左侧顶格排列。8、正文是公文的主题局部，用来表达公文的内容。正文应标印在主送机关之下的位置，每一段落的首行开始一律空二格，回行时顶格排列。9、公文如有附件，应当在正文之下，成文时间之上注明附件名称不应只注明文号；附件为两个以上的，还应注明顺序号。附件一般应与文件装订在一起。如不能装订在一起，应在附件首页左上角注明文件发文字号。10、公文除会议纪要外，应当加盖公章。印章要端正盖在成文日期上方，

10、上不压正文，下压成文日期年、月、日。发文用印，凭签发人签名为据。11、成文时间，以领导人签发的日期为准； 电报以发出日期为准。成文时间在正文以下的偏右位置，使用汉字完整标印出年、月、日。12、公文应当标注主题词，主题词标注在抄送机关之上，“主题词应顶格，每个词组之间空一格，中间无标点符号。13、公文如有抄送单位，应标注单位的全称或标准化简称。单位名称的排列顺序按系统先外后内、先大后小。抄送单位标印在主题词之下的位置，用两条等宽的平行线作为界线；界线下将“抄送顶格排列，二字之间空一格，将抄送单位名称平行或顺序排列。14、公文的校对和印发时间位于公文首页的最后一栏页码上，标明打印日期和校对人姓名，

11、公文一经封发，那么在封发栏内加盖公章，以说明此公文已经发出。15、公文标印字体和字号1公文大标题使用小二号宋体字，小标题使用三号宋体字；2秘密等级、缓急时限或其他重点字名使用四号宋体字；主题词使用四号宋体字。3一般公文正文、发文字号、主送、抄送单位、附件名称、成文时间、印发单位及时间等，上报文使用四号宋体字；下发文使用四号宋体字。16、公文文字从左至右横写，横排。17、公文用纸一律为A4规格纸张，左侧装订。第二章 公文处理的原那么第八条：收文处理的原那么1、但凡国务院、省、地、市人民政府及其所属各部、处等行政单位的来文，由公司综合办公室统一签收、开拆、登记、编号、呈阅、催办。其中重要文件，由综

12、合办公室报送行政总监，由其阅并呈总经理或主管副经理阅批。一般的文件由综合办公室送行政总监后，直接批给有关部门。2、但凡中共中央及其所属各部、省、地、市及其所属各部、局办、总公司等党的系统来文，由公司党支部统一签收、开拆、登记、编号、呈阅、催办。3、外部来文中的“急件或“特急件，办公室收发文人员应在“收文登记簿的相关栏内著名“急件或“特急件字样。4、进行收文登记，应将收文时间、总顺序号、来文单位、公文编号、密级、紧急程序，标题、份数、承办单位、签收人姓名等填写清楚，并在公文处理专用纸右上角加盖收文章，以便查询。5、对需要答复的公文，应盖催办章，并填写公文催办单，附于公文前面；综合办公室文书收发负

13、责催办、查办事宜。做到紧急公文跟踪催办、查办，重要公文重点催办、查办，一般公文定期催办、查办。收到的特急件在公文首页左上角加盖“特急章，以提醒有关人员立即阅办，对特急件应随到随办；对急件应在三天内或按来文要求的时限办复；一般公文需办复的，应在一周内办复；需要研究而不能马上回复的，也要及时书面或口头简要回复。6、承办部门收到公文后，应按时限要求抓紧办理，不得延误、推诿。对确不属于本部门职权范围或者不适宜由本部门办理的，应当迅速退回办公室文书收发并说明理由。7、外部来文信封中如直接署名寄给经理或部门领导，综合办公室人员签收后不得拆封，并按以下原那么处理。1建立领导亲收信件登记簿。2在信封上编号，并

14、登记在“领导亲收登记簿上，转本人签收。3信内如系正式文件，收信人阅批后，退给综合办公室总收发人员按收发文程序处理。4信内虽不属于正式文件，但属于下属单位请示、报告的信函、收信人阅读后，退给办公室总收发人员按文件处理。5信内属于职工个人向公司领导提出解决个人的一些问题，领导阅后，批注意见，退给办公室总收发员按人民来信处理。6公司各级领导和职工外出开会，带回来的会议文件、资料，在参加会议人员传达、汇报后，交由办公室总收发员登记、保存，年终归档或清退。第九条：收文处理程序重要的呈总经理或分管领导批阅行政总监分阅办公室总收发开拆登记、编号外来各种文 件一般的批给有关部门处理部门经理阅批、经办人处 理办

15、公室总收发送部门兼职收发员需发文的起草文件、部门编写编号，并送交综合办公室第十条：发文处理原那么：1、以公司名义的发文，包括三种情况：1外部来文需要处理或答复的发文。2上级机关来文，需要转发的发文。3各部门根据本身需要的主动发文。属于前两种情况的发文，应将来文和附件附在发文文稿的后面，以利核稿时前后照应和年立卷、归档，保持文件材料的完整。2、无论属于那种情况的发文，均应由主办单位经办人员起草，经部门领导核稿、签字后交由部门收发登记、编号，送办公室安排呈签、打印、封发、投邮等项工作。3、对需要相关部门会签的发文，应由主办单位经办人员送请相关部门会签。会签单位如无不同意见可会签，有不同意见提出后退

16、主办单位修改、补充或重新起草文稿后，再会签。4、各部门送办公室的发文，由办公室主任和行政总监复核文稿、总收发文员分呈总经理和分管领导签发。5、经公司领导签发的文件，由总收发员登记后交打字员打印、校对、用印，分送或交通讯员投递。6、发文按规定程序处理完毕后，原稿和附件以及打印件退主办部门兼职收发文员，妥善保管，年终整理无误后向档案室移交。第十一条：发文处理程序：总收发员对文稿校对、登记后送档案室存档各部门发文登记编号后送综合办公室总收发处由综合办公室主任及行政总监复核文稿后交总收发员处理第十二条：行文关系1、但凡口头和 能解决的问题，不要正式行文。2、公司各部门之间，不存在行文关系。主办部门办理

17、的问题需要相关部门了解、掌握、协办、备查的，可用简函或固定格式的内部通知解决，如人员调动、工资变动等。3、公司各部门不应以部门的名义向公司下属单位行文，需要行文时，应由主办部门起草文稿，以公司名义行文。4、向上级行政领导机关、平级和下级、行政单位发文，以公司名义行文。第十三条：公文的用印要齐年盖月，圆边和字要清楚。第三章 公文立卷、归档和销毁第十四条：公文运转、交接的各个环节，必须建立登记、签收、经销等制度，并定期清理。第十五条：公文办理完毕后，承办人员工应当根据?中华人民共和国档案法?和有关规定，及时将公文定稿、正本、电报和有关材料整理好，由各部门兼职文书档案员立卷，集中送交公司档案室归档。

18、第十六条：远程传输的公文应同寄发的正式公文一并立卷、归档。 文件如需归档，应另行复印，以便保存。第十七条：案卷应当确定、保管期限，按照规定于次年3月份前向公司档案室移交。个人不应保存应当归档的公文。第十八条：没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丧失、不漏销。绝密级公文，应按规定收回由机要人员监销。第十九条：各种公文、资料要妥善保管，如发生丧失，要认真查找。对丧失文件者要追究责任，严肃处理。工作人员调离单位时，必须清退保存的全部公文和重要资料。第四章 文件的翻印、阅读第二十条：文件的翻印1、中共中央国务院和省、市委、省政府文件，各单位无权自行翻印。如遇特殊情况需要翻印，必须经市委办公室请示省委办公厅批准，并严格控制翻印份数，用后收回，交市委办公室统一销毁。2、凡经批准或根据上级指示翻印的文件，翻印时要注明翻印机关名称、时间和份数。第二十一条：本制度经公司总经理办公会讨论通过，自发文之日起开始执行。第二十二条：本制度解释权在综合办公室。