办公中的桌面信息管理

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1、办公中的桌面信息管理办公中的桌面信息管理现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：【本章内容介绍】在办公业务处理中，办公人员经常需要进行电子邮件交流和桌面信息管理，比如管理邮件、安排约会、建立联系人和任务等，利用有关软件可以提高这些活动的管理效率。本章介绍利用Outlook组织和共享桌面上信息并与其他人通信的方法，主要讲述其基本功能和具体操作，包括创建和维护联系人列表，创建、发送、接收和管理电子邮件，创建和运用任务，使用日历对约会、会议进行事务管理以及日记、便笺的创建与应用。 现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158

2、 E-mail：【本章主要知识点】联系人的创建与维护联系人的创建与维护E-mail创建、收发与管理创建、收发与管理任务的创建与应用任务的创建与应用利用日历创建约会利用日历创建约会利用日历安排会议利用日历安排会议日记和便笺的使用日记和便笺的使用现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：桌面信息管理及其OUTLOOK软件简介Office办公软件中的Outlook可以用于组织和共享桌面上的信息，并与他人进行通信，利用它可以管理邮件、约会、联系人和任务，也可以跟踪活动、打开和查看文档以及共享信息等。具体来讲，用户利用Outlook可以完成如下工作：管理收件

3、箱，维护日历并安排与其他人约会组织联系人，并保持个人和商务信息的实时更新管理任务并组织个人和商务代办事项列表保存日记以记录和跟踪各种类型的重要活动编写便笺以记录、备忘问题、想法、指示和其他事情将Outlook与Internet协同使用来查看Web页，在电子邮件中发送超级链接和Web页，并共享日历和联系人信息现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail： 利用利用OUTLOOK创建联系人创建联系人1正确配置Outlook，然后正常启动后，单击“文件”“新建”联系人”命令，打开 “未命名联系人”窗口。2在“联系人”窗口逐项输入联系人的资料信息。3输完一个人

4、的所有信息，选择窗口中的“文件”“保存”命令，即可保存对应联系人的信息，按照同样方法依次输入其他人员信息，最后单击“保存并关闭”按钮退出“联系人”的创建。 创建、发送和接收电子邮件创建、发送和接收电子邮件 1创建邮件（1）启动Outlook，选择“文件”/“新建”/“邮件”命令（2）在空白邮件窗口中作如下操作：OUTLOOK软件现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：“收件人”文本框：输入收件人的E-mail地址。“抄送”文本框：输入其他收件人的 E-mail地址，注意多个抄送人员邮件地址中间用“，”或“；”隔开。“密件抄送”文本框：也是输入接收

5、邮件副本人的E-mail地址，与“抄送”文本框的不同是该文本框中的E-mail地址其他收件人是看不到的。“主题”框：输入简短的邮件主题文字。“正文”框：在主题的下半部分，输入邮件内容并可根据需要进行适当的格式编排，也可以添加“附件”格式的文件内容。2发送邮件单击窗口中的“发送”按钮，即可完成邮件发送。3接收邮件单击“工具”菜单下的“发送和接收”命令，然后选择接收电子邮件帐户的种类。新收到的邮件将放到“收件箱”里，用户可以随时阅读邮件。OUTLOOK软件现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：7.3.2管理邮件1邮件排序2邮件筛选3邮箱管理7.4

6、任务的创建和使用1任务的创建（1）在Outlook面板中，单击“任务”图标，打开“任务”窗口。（2）选择单击“文件”“新建”“任务”命令，弹出所示的“未命名-任务”窗口。 （3）在所示的窗口中，进行如下操作： 在“主题”文本框输入任务名称：“星期天外出参观”。 单击“开始/截止日期”下拉列表框的“”，选择开始和截止的日期 。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail： 单击“状态”下拉列表框的“”选择任务的状态（未开始、进行中等）。 单击“优先级”列表框的“”选择任务级别（低、普通和高）。 选择“提醒”复选框，设置提醒时间和声音（单击“”可选提醒的声

7、音）（4）单击“保存并关闭”按钮，将其保存。2任务的分派任务的分派是将已建立的或新建的任务作为电子邮件内容向其他人发送，以分派给任务承担者具体任务。操作步骤如下：（1）在Outlook面板中，单击“任务”图标，在右侧的“任务列表”框中双击要分配的任务主题，将任务打开或者新建一任务。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（2）单击窗口的“-任务”窗口中“动作”菜单下的“分配任务”命令或常用工具栏中的“分配任务”按钮，弹出窗口。 （3）在“收件人”文本框中输入任务接受者的E-mail地址，对话框中的主题、截止时间、开始时间等均已填好，若有变动可以修

8、改。7.5 日历的使用7.5.1 利用日历创建约会下面以实例问题说明如何利用日历创建约会,问题情形如下：为海天公司的董事长John先生，开一个生日Party，时间：2004年5月31日，下午7：00，地点：西花园西餐厅。要利用“日历”安排以上的约会，操作步骤如下：1在Outlook面板中，单击“日历”图标，选择“文件”“新建”“约会”命令，弹出“未命名-约会”窗口。2在“未命名-约会”窗口作如下操作：现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：（1）在“主题”文本框中输入：John先生的生日Party；（2）在“地点”文本框中输入：西花园西餐厅；（3

9、）在“开始时间”中选择： 04-05-31和19：00；（4）在“结束时间”中选择： 04-05-31和21：00；（5）选中“提醒”复选框，设置提醒的提前时间：15分钟。3单击工具栏上的“保存并关闭”按钮，完成约会的创建。7.52利用日历安排会议假如要利用日历安排本节实例要求的产品策划会议，操作步骤如下：1在Outlook面板中单击“日历”图标，打开“日历”窗口。2在日历窗口中，选择“动作”/“新建全天事件”命令，弹出 “未命名-事件”窗口，如图7-15所示单击选择其中的“计划”选项卡。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：图 7-15 “未

10、命名-事件”窗口的“计划”选项卡现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：3单击“添加其他人”按钮右侧的“”，在下拉菜单中单击“添加自通讯簿”命令，弹出“选择与会者及资源”对话框，如图7-16所示。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：4在图7-16对话框中“显示名称来源”右侧的下拉列表框中，选择与会者所在的文件夹；在“名称”列表框中选择与会者的姓名；单击“必选”、“可选”或“资源”按钮；最后单击“确定”按钮，返回如图7-15所示对话框。5单击“约会”选项卡，在“主题”文本框中输入主题说明“产品策划

11、”，在“地点”文本框中输入开会的地址“公司多媒体演播厅”，如图7-17所示。6单击“发送”按钮，将会议安排发送给指定的与会者。 现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：7.6 日记和便笺的使用日记和便笺的使用7.6.1日记条目的创建（1）打开“文件”菜单，选择“新建”下的“日记条目”，打开编辑日记的窗口。（2）窗口中的输入内容如图7-18所示，其中：“主题”文本框：输入日记所记该次活动或事件的简短概述；“条目类型”下拉列表：单击右侧的“”从中选择能表达日记内容的类型。“单位”文本框：输入所记活动组织者的单位名称；“时间”列表框：选择所记活动或事件

12、的日期和时间及持续的时间； “正文”编辑框：输入简短的对此次活动或事件的感想和看法等文字内容。（3）单击“保存并关闭”按钮，完成日记条目的创建。现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：图 7-18 创建日记条目视图现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：7.7.2便笺的使用1创建便笺创建便笺有多种方法，本小节介绍其中一种。操作步骤如下：打开“文件”菜单，指向“新建”，单击“便笺”命令，在弹出的黄色便笺纸上输入要记录的文字立刻。2编辑便笺（1）文字的编辑在Outlook主窗口的“文件夹列表”中单击“便

13、笺”打开便笺窗口，然后双击要编辑的便笺图标，在黄色便笺纸中进行修改即可。（2）便笺颜色的设置在便笺图标上右击鼠标，在快捷菜单中指向“颜色”项，在下一级菜单中单击相应的颜色名，可以将便笺按其内容的不同分别设置为粉红、蓝、绿和白等颜色。 现代教育技术中心现代教育技术中心 岳经伟岳经伟 TEL：89714158 E-mail：小小 结结在办公业务处理中，经常需要进行桌面信息管理活动。本章介绍了办公桌面信息管理软件Outlook的功能，主要包括电子邮件的处理；使用日历安排会议、约会；任务的分派；联系人、便笺、日记的使用等，在办公中合理地利用这些功能可以提高办公的效率和质量。学习中，读者要熟悉联系人的创建方法及其联系人文件夹的应用；能够进行电子邮件的创建、发送、接收、排序、筛选及其邮箱管理；能够利用日历创建约会和安排会议；了解任务创建及其任务分派的方法；知道便笺、日记的创建方法及其作用。