超市供应商管理作业规范

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1、北京东方国泰商业顾问有限公司 超市采购篇-供应商管理作业规范 超市实用指导工具书超市采购篇供应商管理作业规范北京东方国泰商业顾问有限公司二零零九年一月目录前 言3第一章 采购部组织架构4第二章 采购部工作职责6第三章 采购部员工基本素质要求7第四章 采购部考核标准8第五章 采购巡店管理程序12第六章 营采合作管理规范13第七章 采购部洽谈室管理规范16第八章 供应商管理规范17第九章 出租专柜供应商管理规范22第十章 联营厂商管理规范22第十一章 谈判内容和技巧26第十二章 采购合同管理规范31第十三章 商品购销合同协议书34第十四章 商品购销合同补充协议书42第十五章 商品代销合同书44第十

2、六章 联盟合同书52第十七章 出租联盟合同协议书59第十八章 电脑资料的录入及变更程序66第十九章 现金采购流程68第二十章 供应商清场作业程序70第二十一章 采购付款控制程序72第二十二章 供应商预付货款作业流程73第二十三章 供应商帐期付款作业流程76第二十四章 供应商付款差异处理流程78第二十五章 促销活动赞助费收取管理程序80第二十六章 样品管理流程82第二十七章 供应商评价办法84前 言 采购部是超市最重要的部门之一。它的成功运作将直接决定超市的商品结构、价格形象和盈利状况。根据店铺运营的投资和公司的阶段性目标，总部制定了公司全年的经营指标，采购部的主要任务就是通过不懈的努力，完成公

3、司的经营指标，包括：各商品部门的销售额、毛利率、库存金额、周转次数、库存天数、新品引进率、滞销品淘汰率、通道费用额等。围绕着这些经营指标，采购部需要做好超市的商品结构规划、商品功能定位、商品引进与汰换、供应商的谈判与管理、合同的管理、商品的定价与变价、商品的促销、库存的管理，最主要的是，我们是一个团队，营采之间的紧密合作是成功的基础。采购部的工作是至关重要的并且极具挑战性，他需要的是专业的技能和良好的综合素质。希望这本供应商管理作业规范能够帮助大家成为专业的采购高手，从而从进口就严格把关，全面提升公司的效益。 北京东方国泰商业顾问有限公司 二零零九年一月第一章 采购部组织架构10目的为明确规定

4、公司商品部和采购部的组织架构，特制定本组织架构图。20适用范围适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。30职责建立合理的组织架构，使采购部、企划部、质量控制部等各岗位各司其职，合理分工，提高工作效率。40工作程序41 连锁超市采购部组织架构图1业务副总经理采购部采购部企划部质量控制部生鲜采购副食采购企划组价格控制洗化采购百货采购食品采购促销组文件控制质量控制42 连锁超市采购部组织架构图2业务副总经理采购总监采购经理企划经理质量控制经理生鲜采购主管副食采购主管美工主管质检员洗化采购主管百货采购主管食品采购主管促销主管合同员核价员第二章 采购部工作职责10目的为明确规定公司商品部和采购

5、部工作职责。20范围适用于公司采购部、企划部、质量控制部、人力资源部。30职责31采购总监工作职责311监管所有的采购决定；312负责制定销售计划和毛利预算，对超市的毛利、销售额预算全面负责313指导各采购部门经理开展工作，并完成任务指标314负责年度、季度、月度促销计划的制订和监督落实32采购部门经理工作职责321负责本部门的毛利率和销售额、库存周转预算322指导采购主管开展工作，并完成每年的毛利、销售额和库存控制指标323发展与供应商的业务关系324督促落实每期促销计划，审核促销品项和价格325制订新商品引进计划和旧商品汰换计划并监督落实33促销部的工作职责331 负责整体的超市促销活动计

6、划，策划设计年度、季度、月度促销方案332 负责DM采购计划的组织和跟进333 负责跟进促销样品的收集、拍照、价格审核等工作334 负责促销活动结束后的评估总结34 采购主管的工作职责331 负责与本部门供应商的谈判与对供应商的管理332 完成本部门销售计划、毛利计划、库存周转计划的落实333负责本部门商品计划表的落实和调整334 负责本部门商品的促销计划落实335 负责本部门新商品的引进和滞销商品的汰换334 负责市场调查，保证本部门商品的市场竞争力334定期巡店，与店铺及时沟通，解决销售中出现的问题。34 采购助理的工作职责351 协助采购主管开展工作352 负责订单发放和送货跟踪353

7、负责采购主管的文书工作354 供应商前期接待、合同和相关资料的整理第三章 采购部员工基本素质要求10目的为明确规定公司的采购部工作人员的工作原则，特制定本管理规定。20范围适用于公司采购部全体员工。30工作程序31 操守廉洁311 正直高尚的个人品质312 良好的职业道德313 不利用工作之便谋取私利，拒绝接受供应商的任何个人馈赠32 市场知识321 对零售行业有深入的了解322 对消费品市场有深入的了解323 掌握对所负责部门商品的专业知识324 对供应商的熟悉33 精打细算331 把超市采购看成是自己的生意332 良好的成本控制意识333 尽最大努力创造最高的利润334 时时处处维护公司的

8、整体利益34积极认真341 敬业、爱业，热爱零售业342 良好的心态，工作认真扎实343 上进心强35创新求进351 不断寻求突破，提升业绩352 善于学习，提高自我353 不躺在原来的成就上沾沾自喜36适应性强361 良好的身体素质和心理素质362 能适应超市快速扩张的需要和重复繁琐的工作363 合理安排工作 37团结合作371 良好的谈判能力，不断提高谈判技巧，善于与供应商合作372 良好的人际关系处理能力，善于与各部门同事合作373 尊重供应商、同事及店铺员工第四章 采购部考核标准10目的为明确规定公司的采购工作重点和考核标准，特制定本管理规定。20适用范围适用于公司采购部全体员工。30

9、职责在遵循公司总体经营目标下，制订并落实本年度采购目标及采购考核标准，将商品结构的品项合理化、数量合理化、毛利合理化和库存合理化； 40工作程序41销售计划（参照）为强化各部门、门店的目标责任制，应该制订相应的销售计划。销售指标计划可分为两个阶段：第一阶段为计划如下：A类店（400-800平方米）B类店（1500-1800平方米）日均销售15000元25000元平均米效30元15元客单价20元20元日来客数550人次1350人次周转次数14次/年10次/年周转天数24天34天平均库存40万元98.5万元第二阶段计划如下：A类店（400-800平方米）B类店（1500-1800平方米）日均销售2

10、0000元45000元平均米效40元25元客单价22元22元日来客数900人次2045人次周转次数14次12次周转天数22天30天平均库存45万元135万元411销售额指标要细分为大类商品指标、中分类商品指标、小分类商品指标及一些特别的单品项商品指标。412不同的业态模式中商品销售的特点来制定分类的商品销售额指标比例值。413根据不同的季节、月份、节假日制定细分的季度、月份、周销售额目标。414制定促销商品的销售额指标。415制订DM商品的销售额指标。417每天查看电脑系统的销售信息，包括部门昨日、本周、本月的销售额与前 一日、上周、上月和去年同期的对比情况。418周一由电脑信息部汇总上周、本

11、月的销售报表，按部门、门店分别汇总，并列出与上周、上月、去年同期的增长和下降比例，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理、采购主管。419采购主管在掌握销售情况后，应针对部门、门店和单品销售中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。4110采购部应在每周例会中通报销售增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。42 销售占比和毛利计划 为便于公司毛利的调整，根据超市的具体情况，便利店和便利超市系统（不含未来的大卖场）将毛利指标分三阶段实行，计划如下：第一阶段第二阶段第三阶段销售占比 毛利销售占比 毛利销售占比 毛利生鲜 10% 9%15% 10%15% 11%副食25% 12

12、.5%20% 12.5% 20% 12.8%食品33% 13%30% 13.5%30% 14%洗化14% 10.5%14% 11%14% 12%百货14% 25%14% 25.4% 14% 28.4%综合100% 13.8%100% 14%100% 15%421订各商品类别的占比：生鲜食品、食品、百货、服装等422制订各大类商品下小分类商品的占比423同一商品类别中，不同性质商品的占比：全国性品牌、区域性品牌、自有品牌、非品牌商品424每天查看电脑系统销售占比和毛利变化，包括本部门、各门店及店内各类的情况，及与上月实际、去年同期实际及部门计划的对比。425每周一由电脑信息部汇总上周、本月的销售

13、占比、毛利报表，按部门、门店及门店内分类分别列出，并列出与公司规定计划的对比，提交给公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。426采购主管在掌握毛利情况后，应针对部门、门店和单品毛利中存在的问题，找出问题，提出调整改进措施。427购部应在每周例会中通报毛利增长较高和下降较大的部门，引起重视，并跟进改进措施。43 库存周转 为强化超市系统库存周转意识，逐步提高商品周转率，优化商品结构，合理控制库存，公司应制订严格的库存商品周转计划，按不同品类制订相应得库存周转指标，并严格按计划掌握库存情况。采购部门和相关人员应随时了解公司、各店、各类商品库存情况，及时采取措施加以调整，加快商品周转

14、。不同商品类别的库存周转天数：大分类商品类别库存天数大分类商品类别库存天数生鲜食品蔬 菜1-3 洗化百货洗涤用品15水 果3-5卫生用品20鲜活水产1厨房用品30冰鲜水产15化妆用品20熟 食1医 药 品30乳 制 品3针纺织品35日配冷冻10文体用品25肉 类3婴儿用品42食品休闲食品15 副食调味品20饮 料10保健食品30糖果饼干15干货食品20烟酒22罐头食品15431每天查看电脑系统的库存周转情况，了解本部门目前总体和各店的商品库存金额和周转天数。432每周一电脑信息部汇总上周、本月的商品库存情况，按部门、门店分别列出，提交公司总经理、业务副总、采购总监、采购部经理和采购主管。433

15、采购主管在掌握库存情况后，应针对部门、门店和单品库存中存在的问题，找出原因，提出调整改进措施。434采购部应在每周例会中通报过高或过低库存的部门，引起重视，并跟进改进措施。 44商品引进率指标441 根据不同业态制定新商品引进率指标便利店的新商品引进率指标通常一年达到4050%442 新商品引进率指标要落实到全年、每月、每个商品分类443 每个部门每月都应引进本类商品5-10%的新商品，新商品清单汇总后提交采购部经理并通知各店铺。444 必须严格执行新商品引进率指标，以经常给顾客带来新鲜感，并在新产品中创造较高的利润45 商品淘汰率指标451 对有效销售发生率指标一直较低的商品要予以淘汰452

16、 商品的淘汰是为了促进超市商品的良性循环453 商品淘汰原则上采取“一进一出”的政策454 每周以文件方式通知店铺汰换商品的清单。46 其它收入利润指标461 超市向供应商收取一定的合理的赞助费用462 合理的其它收入指标有利于提高超市的毛利率463 过高的额外费用指标也会损害与供应商的战略伙伴第五章 采购巡店管理程序10目的本规定的制定是为了采购部门能及时了解商品在门店的陈列状况，确保商品的销售机会均等，为分析商品销售状况提供依据。20适用范围公司下属各地区公司采购部门了解商品结构，实际库存情况及商品销售情况30职责31采购部商品组311每周到各门店巡店一次312按巡店内容，正确填写采购部巡

17、店记录。巡店内容包括：新品上架、滞销假品淘汰；快讯上架情况及正常商品的缺货情况及其它相关工作的沟通。32采购部巡店记录321汇总部分交部门经理，分项明细交楼面经理解决322采购主管3221不定期到各门店巡店，协助门店解决各种问题3222根据采购部巡店记录对商品未到货删除品未退货部分协助楼面与供应商联系323采购经理及采购总监33对采购部巡店记录进行审核331采购部巡店记录汇总部分存档备查332监督问题解决情况34基本要求：商品组在规定时间内完成巡店内容并正确填写采购部巡店记录341采购主管及时解决和反馈巡店内容中的问题342采购经理监督问题解决情况40工作程序41巡店 每周巡店一次42填写采购

18、部巡店记录采购部应在巡店的第二天上交采购部巡店记录43审核 由采购经理及采购总监分析审核，并监督解决44解决返馈采购主管根据巡店中所出现问题给予解决，并以书面形式返馈45通知楼面将采购部巡店记录分项明细分别给相应门店的楼面经理，并配合执行。第六章 营采合作管理规范10目的为明确规定公司的采购与营运合作的程序，特制定本管理规定。20适用范围本管理手册适用于公司采购部、营运部及店铺全体员工。30职责建立采购部与营运、店铺的沟通机制，使双方合作更加顺畅，共同完成公司的经营目标。40工作程序41 营采合作界定营、采双方在各自工作岗位中所担当的角色，使营、采双方了解各自的权限和责任，了解方共同的目标与前

19、提，以满足客户一次性购足为目标，以保证公司整体利益为前提。42 门店的基本工作421商品的续订货422商品的陈列与组合423销售业绩的追踪424商品库存数的盘点及控制损耗425快讯、惊爆商品的促销426店内促销的品项选择及计划427圈内的市场调查分析428人员的掌控与管理、培训43采购的基本工作431提供给门店合适的商品组合432提供给门店的该地区具有竞争力（性价比高）的商品：中高的品质要求，中低的销售价格433合理的商品品质及包装要求434正确的供应商基本资料讯息：帐期、最小订货量、退换货条件435提供给门店专业的知识培训计划436提供给门店促销计划及惊爆的销售价格437商品进行清楚的核价及

20、合理的杀价动作438新品的引进、滞销商品的删除439商品价格的确定4310端架、地堆费用的收取4311门店广告位的销售4312门店损耗较大商品的补损44双方沟通事项441采购与门店：4411商品包装规格4412供应商供货的状况4413商品最小的订货量4414供应商品送货行程表4415商品缺货的提前通知4416商品退换货的约定4417品促销计划通知4418商品价格的制定4419退/换、转货的通知44110提供门店专业知识的协助训练44111门店端架、地堆商品陈列的通知（每14天为一周期） 442门店与采购：4421提供新商品引进品项建议4422商品价格变更请求4423商品促销的方式建议4424市

21、场调查的汇总及反馈4425供应商特殊状况的通知4426商品缺货的通知4427耗较大商品补损请求4428端架、地堆商品销售情况反馈及建议4429新商品及滞销商品销售情况反馈及建议44210快讯商品销售情况反馈及建议45 沟通的方式451通过固定格式，在每周固定时间以沟通文件方式发送452通过每周采购巡店和采购、营运沟通会议传达453在以口头方式沟通后，以书面形式补充通知454以建设性意见代替负面批评，以及时解决问题为目的455以第一时间沟通，内容尽量量化、数据化、表格化46 双方合作中的基本要求461采购确定的商品品项，门店必须全部陈列462采购必须及时设法解决门店缺、断货现象463采购应及时设

22、法解决门店新商品需求464门店根据市调情况及店内促销变价要求，采购应及时回复465门店对于采购提出端架、地堆商品，应及时予以配合，及时陈列466采购对于门销售不佳的端架、地堆商品，应及时予以调整商品品项467购与门店一律通过门店各部门经理或付经理沟通468店内专柜的引进，一律通过各店长、付经理沟通469门店应及时提供采购可供销售的端架、地堆位置及数量4610双方沟通中存在的问题，由营运部协调解决第七章 采购部洽谈室管理规范10目的规范洽谈作业管理，特制定本管理规定。20适用范围本管理手册适用于公司采购部全体员工。30职责31 采购部负责洽谈室日常使用和管理工作。32 洽谈室是公司专为洽谈业务开

23、放之办公场所，不允许任何人在洽谈室内大声喧哗、防碍他人，闲聊或做与业务无关的事情。40工作程序41 采购在洽谈室接待供应商时，需控制和供应商的洽谈时间。42 洽谈室及洽谈室设备供业务谈判及接待客户用，所有使用洽谈室的人员都有义务爱护洽谈室“公共设备”及“物品”，未经管理人员许可，严禁任何人把洽谈室的“公共设备”及“物品”搬离洽谈室挪作他用；43 洽谈室严禁吸烟、大声喧哗、影响他人工作； 44 个人物品不得随意摆放在洽谈用桌椅上，影响整洁； 45 认真维护洽谈室卫生环境，不得随地吐痰、乱丢纸屑、果皮及其他废弃物；46 洽谈室内严禁开玩笑、看报纸杂志、吃东西；4. 7洽谈完毕注意清理杂物，桌椅摆放

24、整齐，个人物品带走。48 不要将任何资料遗留在洽谈室内。49 最后离开洽谈室的人员应随手关闭洽谈室的各种电源，并随手关门。第八章 供应商管理规范10目的为明确规定公司的供应商管理程序，特制定本管理规定。20适用范围本管理手册适用于公司采购部全体员工。30职责建立供应商管理规范，优化供应商结构，维护公司整体利益，提高供应商对店铺的支持，提升销售。40工作程序41 寻找优秀的供应商411 供应商的分类：4111按供应性质分类：制造商、代理商、批发商；4112按区域分类：全国性供应商、区域性供应商、本地供应商；4113按品牌分类：知名品牌供应商、一般品牌供应商、自有品牌供应商；412供应商选择策略：

25、4121全国品牌商品争取与制造商、地区总代理直接进货；4122地方商品应与本地制造商直接进货；4123同一品类应有至少两家供应商供货，以获取较为低廉的供货价格,4124不引进只提供一种商品的供应商，除非特别情况，并经采购总监批准。413 供应商应提交的资料：4131盖公章的企业营业执照复印件（并已办理当年度年检）4132盖公章的企业税务登记证复印件（并已办理当年度年检）4133企业法人代码证书4134商标注册证明4135代理、经销商的代理、经销许可（授权书）4136企业开户行资料4137公章的增值税发票复印件4138盖公章的商品报价表4139其它相关资料41310食品类商品供应商还应提供：食品

26、生产企业许可证，食品卫生许可证，新产品批准证书防疫检测报告，销售地当地的卫生防疫检测报告，进口商品卫生许可证41311药字号保健品供应商应提供：药品生产企业许可证，药品生产企业合格证，药字号保健品批准证书等。42 供应商的谈判421谈判要点：序号谈判要点谈判细则 1销售分析1 最近时期的销售情况（最近一个月或半个月）2 供应商商品中销售最好和最差的商品3 每天、每周、每月销售额4 顾客反馈 2利润回顾1 销售情况很好，供应商是否能再降低进价，以便扩大销售量2 销售达到供应商的返利要求，供应商应予返利3 供应商提供给其他超市更低的价格，应对本超市一视同仁或提供更低价格3供应商的通道费用 3促销活

27、动及安排1 新产品上市时的促销活动2 节假日的促销活动3 店庆及超市组织的促销活动4 供应商自身的产品促销活动5 促销的详细计划应提前5-10天提交给超市6 促销的配合与衔接7 促销员的管理8 促销品、赠品的管理9 促销期间的加大订单和货源保证10 促销费用 4供货情况1 严格控制断货现象的发生2 与供应商一起分析断货的原因：A. 信息沟通中的不顺畅、不及时B. 供应商的生产、供应能力跟不上C. 其他原因3 在供应商商品畅销的情况下，要求供应商的优先供货4 对于销售缓慢或滞销的商品，与供应商共同分析原因并采取相应对策：A. 促销B. 供应商提供折扣，降价C. 调整位置D. 退换商品5 要求供应

28、商逐步建立与本超市的信息系统相连接的信息系统，以便及时的信息传递6 对多次断货供应商采取惩罚措施 5送货1 直接送货2 送货至配销中心3 送货的预约 6价格分析1 其他超市同样商品的售价2 其他品牌同类商品的售价3 与供应商共同分析，是否还能在降低成本的基础上降低其零售价？ 7付款方式1 付款方式（现金买断？30天付款？代销？其他？）2 总部统一结款？分店结款？ 8新货1 新产品的推广计划2 新产品的进场3 新产品的促销方案 9市场信息1 同类商品的销售情况2 顾客的反馈3 潜在能力的商品 10季节性销售计划1 提前30-60天准备2 供应商应备足货源3 超市指定价位的商品开发4 供应商的促销

29、计划 11竞争情况分析1 与供应商共同分析其产品在不同商场的销售情况，分析本超市的优势与不足2 同类产品的其他品牌的市场状况 12货品种类发展潜质1 同一品类应增加的品种2 不同规格、不同包装产品的开发3 根据顾客的要求进行新产品的开发422与供应商谈判的技巧：4221谈判前要有充分的准备4222谈判时要精神焕发，有朝气4223尽量与有权决定的人谈判4224尽量在本超市办公室内谈判4225我方应掌握主动4226必要时转移话题4227尽量以肯定的语气与对方谈话4228尽量成为一个倾听者4229尽量站在对方的角度，为对方着想42210必要时以退为进42211不要草率做出决定42212谈判时要避免谈

30、判破裂43 供应商档案的建立431供应商的档案应包括以下内容：4311供应商登记表4312供应商产品价格登记表4313供应商企业资料4314供应商采购合同4315供应商洽谈登记表4316供应商顾客投诉登记表4317应商顾客服务登记表4318供应商销售业绩分析表4319优秀供应商综合评估加权评分表432 供应商的档案应该及时登记、整理433 供应商的档案应由专人负责整理、保管，并录入电脑系统保存资料。44 供应商的汰换441 经常对供应商的销售情况进行检核，与供应商共同分析销售差的原因；442 应先删除销售差的单品；443 对总体销售差的供应商在双方协商后仍无改进的要及时删除；444 对只提供一

31、种商品的供应商在销售较差时要尽可能删除；445 对销售额大，单品品种多的供应商要关注，避免其控制超市品种、价格。第九章 出租专柜供应商管理规范10目的为明确出租专柜的引进和商品管理工作，特制定本管理规范。20适用范围适用于出租专柜的引进和专柜商品的管理工作。30职责3.1 采购部负责引进专柜厂家（租户）及确定商品品项的谈判工作。3.2 店铺营业部门负责专柜厂家的具体管理工作。3.3 店铺收货部、防损部负责专柜厂家物品、设备的携入、携出管理工作。3.4 财务部负责办理专柜厂家的结款工作。3.5 采购总监负责审核与监督专柜厂家引进的工作。40工作程序4.1专柜商品引进原则4.1.1 定价：专柜商品

32、的定价由采购部与供应厂商协定，该厂商只能在依合同约定的价位内进行售卖。4.1.2 商品品项：确定专柜商品品项的选择，应与各店已有商品呈互补，不得重复。4.1.3 权限：采购部引进与中止专柜厂商工作必须呈报采购委员会批准。4.2 专柜厂商与营运4.2.1 采购部进行相关证照及商品查验并与厂商签定协议后，专柜商品的陈列位置由卖场营业主管协助解决，经店长与营业主管同意后，始可进场。凡有新品进场时，均须按正常商品进场之检验方式进行证照、品质等方面的检验。4.2.2 专柜商品在采购建档后方可进入卖场。营业不可对此部分商品下订单，专柜商品进场时，应通知营业部门人员填写“物品携入/出明细表”见附表一。4.2

33、.3 专柜厂商及营业部门人员持经经理级以上人员核准之物品携入/出明细表，连同商品至收货区，会同收货、防损对商品进行数量清点，收货须持终端机（或扫描仪）对商品进行扫描，以确定所收商品资料与电脑建档资料是否一致，并在物品携入/出明细表上签名确认，由营业及专柜驻场人员将已验收之专柜商品携入卖场销售，收货不做进货输入。4.2.4 专柜商品的库存管理由专柜厂商自行负责，营运人员可不盘点。4.3 专柜建档与货款结算4.3.1 专柜商品建档应遵守专柜商品与一般购销商品分开建档的原则。4.3.2 专柜厂商结款时应依合约的付款期打印专柜商品销存金额统计表，由采购传真至厂商。厂商提供发票给采购，由采购填应付凭单向

34、财务部请款。有关开发票金额应注意：根据各地税务局规定，开具全额或净额发票（扣除专柜抽成部分）。（1）若厂商开具销售收入全额发票，则付款时，厂商必须携带抽成部分之支票换取全额支票，同时财务开具其他业务收入发票。（2）若厂商开具销售净额发票，则于付款时无须以支票换支票。4.4 专柜退场4.4.1 专柜厂商决定退场，应依合同规定之时间先行书面告知采购。采购应处理厂商所余货款。4.4.2 采购应告知各店营业主管，由营业主管协助并核实专柜厂商将属于此厂商的商品携出卖场。4.4.3 专柜商品退场时，由营业部门填写物品携入/出明细表，经店长核准后，携同专柜商品至收货部会同专柜驻场人员、收货及防损共同清点，核

35、对货号、品名、数量无误后，签名确认，收货不做退货输入，专柜商品由厂商取回。营业部门应将厂商退场情况及时通知财务，以便处理专柜商品销货退回之帐务。4.5 专柜商品引起的客诉处理4.5.1 凡因专柜商品质量引起客诉，由专柜厂商对顾客承担直接的经济赔偿责任。4.5.2 凡因专柜驻场人员的服务态度引起客诉，依公司厂商驻场人员（促销员）作业规程与客诉处理制度相关规定办理。4.6 控制重点4.6.1 专柜商品新品引进是否符合公司新品引进原则。4.6.2 专柜商品合约签定是否明确抽成比例。4.6.3 专柜商品进入卖场是否有填写物品携入/出明细表。4.6.4 专柜商品退场时是否依公司规定办理。4.6.5 专柜

36、商品所引起的客诉是否有妥善处理。4.6.6 专柜厂家的引进是否经过采购委员会的审批。第十章 联营厂商管理规范10目的为明确对联营厂商管理的作业标准和流程，特制定本管理规定。20适用范围适用于超市联营厂商的管理工作。3. 0职责3. 1采购部负责引进联营厂商及确定商品品项的谈判工作。3. 2采购部门负责联营厂商的具体管理工作。3. 3店铺防损部、工程部负责联营厂设备的携入、携出管理工作。40工作程序4. 1联营商品引进原则商品品项：与店铺已有商品呈互补状态，联营厂商不许经营合同以外商品，且联营厂商需上全所签署联营品项商品并保证商品质量。4. 2具体流程4.2.1采购部将联营厂商合同（包括：联营店

37、铺、部组、品项、商品明细、保底销售金额及倒扣比例、联营厂家进店人数、人员管理费、质量保证金、水电耗材收费方法、布局陈列图、使用面积）、联营厂商资信证明、供应商编码、合同号、商品编码等资料以电脑信息形式下传店铺及财务部，并将合同存档。（此工作需在厂商进店前一周完成）4.2.2人力资源部按厂商促销员管理办法为促销人员办理相关手续。4.2.3联营厂商对卖场货架进行自行改造装饰，需由厂商按与采购部商议的方案通知门店，讲明施工时间（不得影响超市的正常营业，且尽量在营业结束后施工）。4.2.4防损部与联营厂商在施工前签订安全协议书。4.2.5联营厂商增加设备或使用我店设备等，工程部按厂商赠送、提供使用、联

38、营设备（设施）管理规程、出租、联营厂商安全用电责任书与联营办理相关手续。4.2.6采购部和店铺监督联营厂商不得经营合同以外的商品，且联营厂商需上全所签署联营品项商品并保证商品质量。4.2.7采购部和店铺定期进行市调，保证联营商品售价不高于竞争对手。4.2.8采购部和店铺定期对联营商品质量进行检查，如质量不合格必须下架停止销售。4.2.9店铺与厂商商定促销员作息时间，并对促销员进行考勤、服务、防损管理。4.2.10店铺根据卫生清洁管理规定要求联营区域的卫生状况符合规定，做到：“三洁、四无、六不见”。4.2.11联营商品的库存管理由联营厂商自行负责，营运人员不盘点。4. 3 联营厂商货款结算依照财

39、务管理制度执行。4. 4 联营厂商退场4.4.1联营厂商决定退场，应依合同规定之时间先行书面告知采购。采购应处理厂商所余货款。4.4.2采购应告知各店营业主管，由营业主管协助并核实联营厂商将属于此厂商的商品携出卖场。4.2.3联营商品退场时，由营业部门依据物品携入/出、归还作业流程办理相关手续，经相关人员核准后，联营商品退场。4. 5 联营商品引起的客诉处理4.5.1凡因联营商品质量引起客诉，由联营厂商对顾客承担直接的经济赔偿责任。4.5.2凡因厂商促销员的服务态度引起客诉，依厂商促销员管理办法办理。4. 6 控制重点4.6.1联营商品新品引进是否符合公司新品引进原则。4.6.2联营商品合约签

40、定是否明确抽成比例。4.6.3联营商品进入卖场是否依公司规定办理。4.6.4联营商品退场时是否依公司规定办理。4.6.5联营商品引起的客诉是否有妥善处理。第十一章 谈判内容和技巧10目的为明确规定公司的供应商管理程序，特制定本管理规定。20适用范围本管理手册适用于公司采购部全体员工。30职责建立供应商管理规范，优化供应商结构，维护公司整体利益，提高供应商对店铺的支持，提升销售。40工作程序4.1谈判的原则：谈判的过程是与厂商共同协商、分析市场、寻找商机的过程，不可单纯的理解为双方利益的分割。因此，双方只有以诚为本，才能互利双赢，共同发展。4. 2 谈判的基本内容和层次：4.2.1 资信证明：4

41、.2.1.1 交换各种手续、验明确认双方的法人资格及商品资格、质量标准、待业标准等各种统一必备证明，4.2.1.2 供应商必须提供以下资料1） “营业执照复印件”；2） “税务登记证”（国税、地税）；3） “生产许可证”（特种商品由制造商提供）；4） “商检合格证”；5） “进口商品检验合格证”（进口商品适用）；6） “商品检验报告”；7） “商标注册证”（由制造商提供）；8） “卫生许可证”（食品制造商适用）；9） “安全认证”（电工类商品适用）；10） “代理授权书”；11） “指定/总经销证书”等4.2.1.3 采购主管对上述文件资料进行书面复审，填写供应商资料表备档、提供商品报价单、提

42、供返利政策等。4.2.2 商品分档、排队：双方分析商品报价单、按照市场份额的排队理论、分客层、档次筛造福一力品项、目的是：不管谈判是否成功，对方手里最好的东西我要知道、要备档。（询问供应商排队名次的依据是什么，了解该品牌商品销售网络、可能有水份、供参考）简述：我方市场销售份额、网络、速度、发展前景等。优点要说够、讲透、缺点要客观、不回避。4.2.3 商品进价：4.2.3.1 对方提供商品价格的依据是什么？4.2.3.2 税率是多少？4.2.3.3 能否提供增值税票及提供根据方法（是票货同行还是双方确认后开票）。4.2.3.4 以计算成本的思路引导价格谈判。4.2.3.5 敢于提出想不到的商品进

43、价、促销方式、厂家支持。4.2.3.6 敢于提出对方的身份答复不了的条件。4.2.3.7为了公司利益敢于见对方最高领导据理力争。4.2.3.8 敢于用经销方式探测到想不到的价格。4.2.3.9 敢于用市场零售价倒算的方法判断进价是否合理。4.2.3.10 要求市场的最低进价。如出现歧视性价格厂方必须无条件补偿或做出其它书面补偿性承诺。4.2.3.11 善于从商品质量上挑毛病；材料上、工艺、包装上挑毛病；用市调的信息在市场操作、促销价格上挑毛病。4.2.3.12 总之以挑毛病的形式造成对方不自信、商品不“物有所值”、而在价格上做出让步。4.2.4 折扣、返利：4.2.4.1 折扣、返利（有条件返

44、利，无条件返利）对供应商的销售政策留档、分析后再谈判。4.2.4.2 确认后明确写进合同条款并注明货款扣除还是支票返还及返还时间。4.2.5 成交方式：4.2.5.1 成交条件方式的种类：帐期、短帐期、预付款（“承兑”贴息不贴息和“支票” ）样品铺底、商品买断、商品包销、售后结、批发分销、部分付款、订金、信用额度、带机安装等。4.2.5.2 灵活运用成交方式和其它条件之间的转换为公司争取适用本公司经营状况的交易条件。4.2.6 通道费用：4.2.6.1 通道费用包括节庆费、进店费、广告灯箱营业外收入。4.2.6.2 收费方式：货款扣还是支票。4.2.6.3 通道费用是对进价的弥补，不可单纯的追

45、求费用而忽略价格，因此必须先谈商品价格、后谈费用，否则一切无从谈起。4.2.7其它： 4.2.7.1 售后服务及调退货、样品处理。长、短途运输及费用等。（确认AA、AB赠品数量及发放程序）保护库存、价格补偿要文字说明不要口头承诺。出现歧视性价格和歧视性返利怎么办？在合同中必须写清楚。4.2.8 谈判的技巧：4.2.8.1 谈判前要准备充分、做好谈判计划、明确目标，谈判要对对方在市场的形象、份量、角色、排队等情况基本了解。要准备几个不同谈判方案。4.2.8.2 用咨询的方式获知他们在市场上的竞争对手及同行排队情况。以便以子之矛，攻子之盾。4.2.8.3 辩清对方的权限，避免与无权决定人的无效谈判

46、。既浪费了时间、客观上又透露了公司某些信息。4.2.8.4 做好谈判纪录，存档备案。保持谈判的连续性。4.2.8.5 尽可能在本公司谈判。心理上、资料寻找方面占有优势并费用节约。谈判一般在预约下进行。4.2.8.6 有计划的提出总是注意倾听对方的谈话，以便站在换位的角度分析对方在谋求什么，以便以退为进。4.2.8.7不轻意讲明我方的最终产目标条件，也要避免把对方逼的无退路宣告他们的原则立场而造成谈判失败。4.2.8.8 坚持原则，但不对抗、真诚相待、不卑不亢，营造和谐的谈判气氛。避免因态度、个人因素造成谈判破裂。4.2.8.9 以守为攻，对一些原则和超权的谈判条件要留余地，与领导上报后再做决定

47、。4.2.8.10 谈判的激情、沉默要把握好尺度，注意导向谈判的走势、节奏。做到“激情”而不是“急切”、“沉默”而不是“退让”。强势而不“霸道”。谈判认真、耐心，尤其双方意见严重对峙时，不大声喧哗，注意对人的尊重，不带脏话，不骂街、注意因个人形象而影响企业形象。其实对方不怕你言情激动，就怕你思路清楚、点击要害。4.2.8.11 谈判越诚信、越艰苦，对方越感兴趣、对我方越有信心。谈判的目标越有希望。质量可能越高。4.2.8.12 和同事、助手与对方谈判时内部观点要一致，配合要默契。4.2.8.13 主要供应商经理直接参与谈判。对个别A类必选重点帐期供应商我们可以采取灵活掌握。用“放水养鱼”的办法

48、加以引进。合同期要短。待时机成熟后重新完善交易条件。或者是引进过度的供应商来代替。4.2.8.14 “举重若轻”、不要因斤斤计较而影响公司原则和重点利益。5.2.9 对谈判结果的分析与监控：4.2.9.1 作为经理主要是对谈判结果的分析与判断，主要检查以下几项内容：4.2.9.2 合同中所选的商品是否服从商品结构？4.2.9.3 所选品项是否与市场热点、卖点接轨？是否服从已确定的品类角色？4.2.9.4 商品价格是否服从市场？4.2.9.5 依据市调和商品角色的定位审定商品进价能否满足小分类的毛利率？4.2.9.6 成交条件：对所有供应商合同条件的核查。对一些短帐期商品和重点经销商品进行核查、

49、把关。4.2.9.7检查退货条款是否清楚明确便于操作。4.2.9.8 初步判断合作结果的前提下对返利赞助费促销等其它条款进行判定。4.2.10 谈判的职业道德。4.2.10.1正常谈判也好、DM谈判也好，从技术上讲、有层序、有技巧、有方法，但最大的前提条件是职业道德，大前提出了问题就会出现三个服从不是无条件服从市场，而是服从个人利益。就会出现商品价格居高不下，失去竞争力，根本做不到滚动淘汰。久而久之、店死人亡，一句话：一个吃回扣的采购是谈不出好价格、更谈不出惊爆商品。因此，优秀的采购员必须有良好的职业道德、思路清楚、谈判内功强、能打硬仗、敢于“经销”采购商品。第十二章 采购合同管理规范10目的

50、为明确规定公司的合同管理程序，特制定本管理规定。20适用范围适用于公司采购部门全体员工。 30职责 严格审查供应商资格，确定双方合作的内容和条款，维护公司利益，遵守审批手续，加强供应商合同的管理。40工作程序41采购合同签订的原则411 签订合同的供应商必须具备法人资格。412 采购合同必须合法。413 签订合同必须坚持平等互利，充分协商的原则414 签订合同必须坚持等价、有偿的原则415 采购合同应当采用书面形式416 采购合同应该双方合同公章方才有效42 采购合同的内容421 合同的标的：设备、商品的品名422 商品的条形码、品种、数量、规格，此项数据一般附在价格表上，如此，采购合同上必须

51、注明价格表为合同附件423 使用电脑系统的超市一定要求供应商的商品带有条形码（部分生鲜食品除外）424 商品的品种应具体，避免使用综合品名425 商品的规格应规定具体颜色、式样、尺码和牌号等426 商品的数量必须以超市实际销售的单位为最小单位427商品的质量和包装：合同上必须注明商品的包装方式，合同上应有具体的质量保证条款。428 合同上有明确的包换、包修、包退的条款429 商品的价格和结算方式：4291不论以何种方式报价，价格表上必须注明确切的商品进价4292合同上必须规定明确的商品结算方式和程序4210 交货期限、地点和送货方式：42101合同上必须明确注明交货的时间、地点42102有配送

52、中心的超市可注明送货至配送中心4211 对于新供应商，一般先签署3个月的试销合同，如三个月内销售状况良好再续约4212 商品验收方法：合同上必须注明验收的标准，合同上必须注明验收的方法、期限和地点4213 违约责任：注明违约行为，通常以下三种行为为违约行为：42131不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品42132不按合同中规定的商品质量标准交货42133逾期发送商品42134注明违约责任4214 合同的变更和解除的条件42131合同中应规定在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同42132合同中应注明通过什么手续来变更或解除合同43 采购合同的签订程序供应商通过谈判，符

53、合我方各方面要求供应商提供的样品、资料通过审核供应商填署空白超市采购合同，并与价格表一并盖章采购员审核签名并将采购合同上交采购经理采购主管填写采购合同申请单采购经理审核并签名，呈交采购总监审核采购总监审核、签名合同生效 44 采购合同的归档管理与跟进431 采购合同的归档管理：4311按照商品种类分类归档4312采购合同复印件与供应商档案归档4313采购合同原件单独归档、统一管理432采购合同的跟进：4321以采购合同的条款检查供应商的表现4322采购合同期限的预警4323在采购合同期限前一个月对供应商的表现做综合评估以确定是否续约4324可在电脑系统中设定合同期限预警程序第十三章 商品购销合

54、同协议书供方（供应商，以下统称供方）：需方：XX超市有限公司（以下统称XX超市有限公司）供方和XX超市有限公司在平等互利的基础上经协商一致，达成如下购销协议。本协议是供方与XX超市有限公司进行购销活动的总体的原则性协议，双方都同意本协议适用于XX超市有限公司与供方的所有订单，除非另有书面协议约定。一、 协议签约交易条件内容：1、 商品报价：经XX超市有限公司采购部同意之“供应商报价单”上所记载之价格（注：人民币，含增值税）。2、 商品促销条件：每年提供（ ）次促销，具体促销形式为： 3、 商品退换条件：商品开箱后，若发生原短原残，由供方负责解决；商品经营中，供方若按当期结算额（ ）%承担正常残

55、损，用以抵扣合理损失，从当期结算中扣除，则需方确保无退残；商品经营中，若出现过季或滞销商品，则需方可提请供方给以解决。4、付款方式：（1）交货后（ ）天付款；（2）实销实结（ ）天付款；（3）其它方式 。5、结算方式：（注：均以供应商为受款人）（1） 支票转帐；（2） 银行转帐；（3） 其它 。6、销售奖励折扣：按当期结算金额之（ ）%从供应商之应收帐款中扣除。7、其它促销及广告赞助活动：双方另行签订XX超市有限公司促销商品协议书，以XX超市有限公司另行印制之促销及广告赞助费为基础，以双方协议之价格为依据。对这些赞助费，XX超市有限公司应另开立“有效凭证”给供应商。8、售后服务：供应商同意不论在任何情况均应承担售后服务之责任，直至商品之售后服