秘书的定位8月1

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1、秘书角色的定位作 者 指导老师 目 录摘要2关键词2（一）研究背景及问题的提出31、秘书进行角色定位的意义32、秘书人员在工作中需要扮演的角色和职能3（二）秘书角色错误定位的表现41、外在条件42、内在条件5（三）产生秘书角色错误定位的原因61、将自己定位为二级领导62、将自己定位为领导的跟班7（四）秘书人员正确进行角色定位的建议71、把握与理解秘书的职能范畴82、建立相应的职业目标与职业意识83、正确处理秘书的办公室人际关系84、不断学习提升自我素养与秘书专业能力1（五）结语10（六）参考文献12【内容摘要】秘书的角色定位是一个变化发展的过程，这将直接关系到企业的发展与领导的工作效率的。定位

2、错误不仅会影响企业的发展，也会限制秘书本身的发展和进步。秘书人员是领导的助手，领导的大量工作需要由秘书来完成，因此，辅助领导的秘书是非常重要的。这就是所谓的秘书形象，即领导的“左右手”。美国评价秘书的专业水平，往往取决于在秘书的带领下，是否有降低领导的压力作为指标。作为一个成功的秘书，首先要知道在这个单位中自己有着什么样的定位，迅速进入他们正确的角色才是王道，在其位，谋其职。本文从秘书本身的定位出发，对秘书可能产生的错误定位原因进行分析，之后针对其问题提出相应的建议。【关键词】秘书，定位，问题与建议引言随着我们国家社会主义市场经济体制的逐步完善，对各行各业也的要求也越来越高。秘书作为政府机关、

3、企事业单位、团体或个人提供辅助管理、综合服务的人员，是决策者和执行者之间的桥梁。可见，秘书人员作为企事业单位中的一项关键的职业，对其的素质要求自然也就相应的越来越高。而形成这些素质的内在因素，则是归结于秘书人员的角色定位，无论对于哪一行业来说，角色定位都是十分重要的。只有正确对待自己行业中的角色，才能摆正心态，做好自己的本职工作，并且进一步提升自己（韦经麟2005） 1 韦经麟;浅谈秘书的角色定位J;和田师范专科学校学报;2005年06期。（一）研究背景及问题的提出1、秘书进行角色定位的意义秘书的工作就是服务于领导，在企业内部起着上传下达的桥梁作用。所以，秘书的角色定位直接影响领导者的工作效率

4、，还关系着企业的发展。 （1）、提高领导工作效率 秘书工作是繁琐，多样的，在领导者进行决策时，秘书要起到参谋作用，要为领导的决策提供信息、依据；在企业经营决策中，要为领导者扩大空间，节约时间，拾遗补缺。领导者的工作直接关系着企业的发展与生存，所以，秘书一定要将辅助工作做好，帮助领导将工作顺利进行，提高领导者的工作效率。（2）、促进企业发展随着市场竞争的日益强烈，做好企业内部管理无疑是提高了企业的竞争力。一个企业要想在市场经济的洪潮中占取一席之地，就必须完善自身的管理，使企业内部协调工作，合作无间。而秘书在企业管理中要充分发挥自己的协调角色，将企业内部的一切元素以及人员和谐配合，解决矛盾，促进企

5、业的发展，使企业顺利实现目标（徐宜宜2008） 2 徐宜宜;公共行政管理中的秘书角色论J;法制与社会;2008年06期。2、秘书人员在工作中需要扮演的角色和职能（1）、领导的助手秘书工作是服务，其对领导工作的指示最明白，秘书主要也是由以一个助手的形象出现。随着激烈的市场竞争中，领导者的决定直接关系到企业乃至生存的利益，这需要一个领导者不能只依靠经验来决策，而是经验的基础上，科学决策，由个人决策变成民主决策。秘书，作为最亲近，最了解的领导人的想法一个企业的领导者，所以当领导出现犹豫的决策，提供咨询建议一个好的秘书，会帮助领导决策，并且有问题时，亦可拉响警报报告领导。 （2）、连接作用 在企业中，

6、秘书的工作就是表达领导对员工的安排，员工的信息也是通过秘书上传给领导，这决定了秘书起着连接的作用，就像一座桥梁，连接着领导与员工，保证业务相关系统的健康运行。在企业管理中，无论是个人领导人或员工必须统一规划，联合起来。秘书负责他们之间的沟通，联系负责的事务，这要求秘书能够准确和及时表达领导的意思给员工，员工将工作信息通过秘书反馈给领导，通过秘书来密切协调内部员工之间领导和员工的关系。 （3）、合作与沟通 秘书的工作，不仅在国内和国外，都需要他们尽职尽责。秘书与企业领导与员工之间发挥的合作与沟通的作用。企业发展中与其他公司必须的合作也是需要一个秘书的沟通作用而进行。因此，秘书良好的准备，及时与合

7、作伙伴的沟通和联系，才可以得到对方的信赖和认可。为使企业最大限度地提高合作的好处（杨宏涛2013） 3 杨宏涛;试谈秘书人员的偏差心理及其调整J;秘书之友;2013年04期。 （二）秘书角色错误定位的表现1、外在条件目前我们的秘书行业普遍存一些习以为常的几种角色错位现象： （1）在开展协调和督办工作时，不深入实际调查研究、不了解事情的原委、进展及有关方面的需求，而居高临下发号施令，凭一个电话，一纸公文“派任务”，“压任务”这种只行使权利不履行义务的做法，无疑会减弱亲和力，在上级、同级、下级之间造成隔阂（于利中） 4 于利中!阜宁县;从写“同志们”到讲“同志们”J;成都大学学报(社会科学版);2

8、004年02期。这种现象在政府部门尤其突出，许多秘书人员跟着领导喝东家吃西家，天天忙得不亦乐乎！办起事来只知道偷工减料，根本不去调查了解情况，只是凭电话和公文办事，还美其名曰：“电话办公高效率，省时又省事”。（2）.代别人种田。为了促进内部和会议准备，而采取整体外包完成任务的某些部门，从文件的起草制度开始就存在问题。有时候，秘书造成的结果会觉得这些工作是做了很多不该做的，不这样做，做不好的事情。这不仅有利于提高其他部门工作的水平，但秘书的有些带领导决策的工作没有任何的好处。作为为领导工作的秘书，他们做任何事情，凭一己之力，以及是否从办公室得到领导认可再开始做，这种做法是绝对不行的。只有当领导同

9、意做，所有的细节都敲定，这个时不管工作大小，秘书才可以开始做，决不可越俎代庖（曹立东2014） 5 曹立东;当你处于“夹缝”之中时J;秘书;2014年12期。3.把自己当领导。一般的领导，其秘书就是代表其下命令。这种权力的过度延伸会导致秘书的触角太长，使秘书有机会自我发挥，这样就减少了领导的空间。让公司陷入被动局面，这是不利于团结，不利于发展。秘书如果常常代替老板行使权力，这个时候，他们往往不能正确的评价自己，有时秘书会认为他们持有与领导相同的权力，这是最可怕的陷阱。走在成长之路的秘书，这是绝对不走错的，这也是本文分析秘书需要正确定位自己的角色的原因。2、内在条件（1）秘书人员对秘书角色的规范

10、把握不当 首先，介绍一下秘书这个角色的规范概念是指社会规范或组织根据实际需要和领导所需要的期望作用，实现的行为或行为启式的标准，“当秘书位置一致的角色和行为所需的行为与领导角色一致时，秘书的作用是调节，当好领导的助手，在不同的场合应该突出的老大，在现实生活中一些领导的学术水平和谈判能力是有缺陷的，这种时候，领导就应发挥智囊团的作用，充分发挥他们，以弥补不足之处老板的能力，不要让你的老板掩盖轻，但不应支配老板陷入了尴尬的位置上。现有的案例充分证明了当代秘书角色定位不当对领导是多么大的反作用（陈荣生2010） 6 陈荣生;秘书能力的自我培养J;秘书; 2010年09期。（2）秘书从业人员缺乏角色定

11、位意识 在21世纪，随着持续的经济和社会的快速发展，中国对秘书工作的职业的发展，秘书人员的要求越来越高，应具有较高的专业素质和良好的心理素质。应该让秘书经常意识到自己是“秘书”，意识到秘书的角色的社会期望，秘书的关键是进入角色，适应岗位。因此，心理体验书记，心理活动的秘书工作活动中的作用的秘书人员的意识秘书的作用。在现实生活中，秘书人员往往缺乏角色定位的意思作用下，一般表现主要集中在以下两个方面： 第一.得过且过的观点 和工作范围是什么，等到事情发生了，才回去挽回，这些人有一个生存准则：“事情来找我，我从不找事情”。整天过着得过且过的日子，自然会缺乏角色定位意识。 第二.缺乏自我反省 角色意识

12、是在日常工作中不断解决问题，反省自我得失而形成的一种意识。职场中的秘书缺乏自我反思，只知埋头工作，不知抬头看路，人只有在不断反思中获得进步，否则就是原地踏步。没有适时的进行反思，角色定位就成了空话，不利于秘书日常工作的开展，也不符合秘书规范的要求，不能适应社会的需要，终将被历史所淘汰（孙仁贵2008） 7 孙仁贵;浅谈秘书人员的参谋与再参谋作用J;中央政法管理干部学院学报;2008年06期。（三）产生秘书角色错误定位的原因1、将自己定位为二级领导秘书人员的职责就是辅助领导工作，常在领导身边，容易产生“一人之下，万人之上”的优越感和荣誉感。具体表现有两种：首先，没有协作精神，人际关系不佳，认为自

13、己总是高人一等，也就看不起其他人，不想与同事合作，其他同事也不会待见这样的秘书，导致秘书人员的人缘很差。其次，“脸难看”，只服务于领导，不服务于其他人。 这种“二首长”论会使秘书在工作中以决策者自居，超出自己的职权范围，出现“越位”。容易在工作中犯错，产生错觉，为人处事都以一副高层管理人员的态度，在同事和下级人员面前抬高自己的身价，盛气凌人（唐波2003） 8 唐波;浅谈提高调研质量的途径与要求J;胜利油田党校学报;2003年05期。2、将自己定位为领导的跟班这种观点认为，为服务领导的秘书，从领导到日常饮食的工作事务，秘书都应该事无巨细的负起全部责任，导致了秘书专业的品质没有太多，只有盲目的成

14、为领导跟班，了解领导的作用就可以搞定，这是秘书的角色的误解。虽然秘书是为领导的事业提供服务，但这项服务是在一定的工作范围之内。如果超出这个范围，它不应该是秘书的责任了。当然，在当今的社会生活中，也有一些专门为高级领导人服务的人，他们的工作的主要内容是负责领导的个人生活，这是一个特殊的现象秘书，不是本文讨论的办公室文员的角色。 这种“跟班论”使得秘书工作的指导思想发生异化。有的秘书工作中处处小心翼翼，表现地唯唯诺诺；有的秘书对领导“唯命是从”，不管领导让做什么、正不正确都去做，没有自己的主见；有的秘书对领导点头哈腰，专拍领导马屁。为了保住工作，想方设法讨好领导，几乎抛弃了个人尊严。（四）秘书人员

15、正确进行角色定位的建议1、把握与理解秘书的职能范畴（一）需要进一步的科学明确秘书这个部门的基本职能。随着推进领导的事业发展的质量变化，部门秘书的基本功能并没有改变，但这不仅拓宽了秘书的另一功能，还扩大和还原秘书工作，实现了科学，合理的协调作用，这也是尚未引起有关方面的足够重视的一个重要问题。部门职能要运行，确保领导决策的实施，秘书是帮助领导决策的重点，其他时候可以适当降低重点，来明确秘书的职责，不断扩大秘书的功能只会带来的“力不从心”的结果。（二）提高人员的秘书，秘书的质量，发挥职能作用部门的基础上，需要关注两个主要问题：第一，从工人和农民的行列，秘书的经验，部分政治建议和文字功底是必要的。如

16、果没有良好的职业意识（秘书职业荣誉感，自豪感）具有良好的专业技能，他们很难适应现代领导者的需求。例如，不懂经济，或者是不懂一门外语，你无法操作书记现代办公和通讯设备，无疑将难以充分发挥参谋助手的作用。另一种是现代化书记的概念，也是秘书培训教育工作的重点，特别在民间、私人秘书中，效率与效益是一回事。是民间企业生命攸关的头等问题，没有高度的效率与效益观念，慢腾腾的办事、办文，是不具备现代秘书的资格的。还有现代秘书的思维规律问题，也是值得研究的（赵红霞2009） 9 赵红霞;秘书之“气”J;秘书之友;2004年12期。2、建立相应的职业目标与职业意识正如秘书长与领导直接接触，以提供领导的日常工作中一

17、些主要的援助，它也可以直接或间接参与工作，与领导有着密切的关系。因此，作为秘书必须驻留在一个高度的责任感，认真负责组织工作，第一，做好领导人的准备工作，二来，由领导作出的决定，秘书应该第一时间传达，落实，实施这一系列的工作都需要有很强的责任感的责任感和意识。秘书的每一项工作，虽然它可能不涉及显著或果断的决策和工作有关的事项，但是，秘书是领导决策和准备工作的关键，其中有工作的一些琐碎细致，需要文秘人员工作始终保持认真的态度和严谨的工作作风，这些都是紧密相连的责任感，只有负责的高度责任感，我们会做的工作，严格执行领导安排和部署所有方式。如果一个秘书缺乏责任感，常常忘了领导的安排，这将直接影响到领导

18、做出决策，实施决策，进而会影响整个机组的正常日常工作。作为一名秘书，具有自身的工作性质和工作职责，将强责任意识不仅能够保证秘书的工作的顺利进行，也有利于其自身树立一种认真的工作态度，也为以后无论进入到其他部门，从事其他工作奠定坚实的基础。因此，要培养秘书人员角色意识，就必须要努力强化秘书人员的责任意识。同时，秘书人员只有具备了基本的服务意识，才能逐渐提高工作的积极性。这种服务意识不仅是私企秘书人员做好本职工作的基本要求，也是培养秘书人员的工作责任感和工作主动的基础条件。因此，无论是对于公职秘书，还是对于私企秘书而言，要培养秘书人员角色意识，就必须要积极树立秘书人员的服务意识。3、正确处理秘书的

19、办公室人际关系应该说，这个方面是办公室人际关系的最重要的部分，因为一般来说，一个人人际关系处理的好坏，主要体现中他与同事的人际关系的处理的好坏，而此因素也将直接影响秘书本人工作的小环境，并可能影响到本单位的全局性工作。在这里，我觉得应该遵守以下基本原则：1.诚信诚信是人际交往，人际交往方式的所有最基本的要求，技术应该被上面的基础上真诚的交流。因此，秘书必须认识到，工作得以顺利开展和取得的成果，领导的信任是很重要的，但同事们的支持与合作是必不可少的。获得支撑的同事，秘书应该秉承合作的心态，凡事要主动，因为他的同事们也是秘书应该真正关注的问题。首先对同事谦逊，平等的态度，工作的同事应该更体贴的困难

20、，给他们每一个帮助解决，绝不能本身作为一种“两个脑袋”。当代表的领导，尽可能地将任务分配给同事商量的口气，不是一个人颐指气使，发号施令。其次，秘书还关心同事的生活和情感，从细微处做起，在生活中的任何时间留在关心同事的眼球，从而建立一个真正的友谊。2、尊重和信任。在自尊的前提下，秘书之间的相互尊重应该是：不能随意在其他秘书的职权范围内事项进行干预。某些工作需要时，我们已经完成了，应该相互协商，相互配合，而不是为自己的利益；当对方主动寻求及时的帮助应该给予必要的帮助，当他们主动去帮助别人的能力和愿望，要给他们机会，不要让对方觉得这是自己的无能，所以这些事，秘书不需要来干预。相互信任的前提是做人要诚

21、实，所以言必行，行必果，信任，信守诺言。不忠是欺骗别人不一样，秘书应该负责他们的言行结束；让他们守承诺，要说到做到，不轻易失约，违约，食言。在互相关心，爱的坦诚，守信的前提下，团队合作，不要搞小团体或分两派。如果派为个人利益而奋斗，拉一个群体，排挤他们不喜欢的人，必然导致人际关系恶化（柳雯;罗雨晨2009） 10 柳雯;罗雨晨;秘书角色的错位少数秘书工作者失足背景和原因初探J;秘书工作;2009年09期。3.人际相互作用我们都希望别人认出自己的价值，希望别人能够接受自己，爱自己。为此，我们往往更注重社会交往，以及处于我们自身的自我表达，重视吸引人们的目光，总是期待别人先接受自己。从自我这种单方

22、面出发考虑问题无可非议，但它的真正影响我们的接触。掌握了上述两个原则，首先应该记住的是，第一次走进这个办公室应该有美丽的外表，进入一间办公室的正确方法，一个光明磊落，正直的秘书，是不能让身体弯腰驼背。应该用左手手里拎着公文包，还能保持用右手握手，永远不要让你的公文包前盖，它会让你显得懦弱可欺，而且，不要忘了微笑，因此给同事有好感。4、不断学习提升自我素养与秘书专业能力( 1）丰富自我知识素养，提高领会能力， 当秘书在岗前培训和专业学习的时候，我们必须有主动沟通的文化意识，以保证秘书作为一项重要工作，其沟通和理解领导的能力毋庸置疑是最重要的。在很多地方，大公司的秘书培养都是建立在交流文化意识、学

23、习领导意识之中的。在未来的商务沟通中，秘书职业资格是所有秘书人员必须拥有的一个敲门砖。秘书处在这样一个复杂的的时代，善于学习显然比以往任何时候都更加重要。作为秘书，最好的学习方法，就是让他们发挥自身的作用，并且解决他们工作中的作用的实际问题。秘书提高学习知识的能力，不仅在工作中都可以使用，更重要的是，还应该继续保持这种学习，边做边通过与上级，同事和客户进行沟通，提高自身的思想交流学习;意识应积极参与组织的学习秘书工作作为学习型组织的一部分，学习掌握新知识，从而更好的跟领导的沟通和相互合作，以快速适应外部协调变化的能力。秘书要注意自己的实际情况，对相关专业知识和业务知识相结合，保持学习状态，活到

24、老，学到老。只有让自己的学习点与自己的工作相结合，才能让自己的工作得到综合巩固和加速，从而丰富了知识，提高对秘书工作能力的认识。这种学习，也可以有效的增加与领导的沟通理解能力，并且可以为今后的秘书工作奠定了良好的基础（孙龙,姚成福2005） 11 孙龙,姚成福;从秘书的定义解析秘书的角色意识与价值取向J;甘肃科技纵横;2005年01期。（2）提升与领导沟通的专业能力对于秘书，要想当一个好员工，一定要学会与领导沟通。然而，不同的领导有不同的个性，在与他们沟通时，也应该各不相同，以灵活的方式与各种类型的领导合作甚欢，具体可以从以下几个方面入手：首先，无论何时何地，文秘人员要记住，您要在做好分内事的

25、前提下帮助领导决策，不能擅自做主。为了维护领导层内部的团结，在给领导请示问题的时候，不要留下个人的讨论。有时领导人的报告不正确的地方或者不利于团结的话不说。其次，秘书与领导在沟通时一定要学会未雨绸缪。天天和领导面对，想要表达和解决很多事情，以改善沟通，秘书人员的思维应该是建立在一个对领导想法清醒的认识之上的，也可以通过揣摩来感知领导的情绪。这样不仅节省时间，而且使沟通更有效（金文凯2003） 12 金文凯;浅谈秘书角色的认知偏差及其对策J;三明高等专科学校学报;2003年03期。 再者，针对不同性格的领导找出适合与之沟通的方法。比如：与冷静型的领导相处时，秘书人员从领导日常的工作中去了解他。在

26、与领导沟通的过程中，多聆听他的意见和建议，切勿自作主张；特别是领导交办的事物，务必要做到万无一失，对一些细微之处做到一丝不苟；还有很关键的一点就是，雷厉风行、有魅力的领导通常性格爽快，很欣赏有才能的人，因此与他相处时，可以大胆的提出自己的想法和建议，恰到好处的施展各方面的才能。（五）结语现代化的管理，需要有广泛的知识，但对于秘书的领导来说，有时候难免总会缺乏一种智慧、能力和知识，但也正因为如此，它不仅需要一个秘书，还需要的是一个能够清楚的角色定位的好秘书。而由于领导和秘书的责任不同，他们的分工也是不同的，因为他们的能力结构有所不同。一般来说强有力的领导能力比秘书强，但是领导不全能，总是在某些方

27、面欠缺，秘书需要进行补偿。就像那一句话：三个臭皮匠赛过诸葛亮，主导思想有时不足，这时，就是领导的秘书可以补充和扩展的机会了。帮助领导进行决策，这也是秘书很重要的地方。历史上真正做到认清自己的定位，同时还做到八面玲珑的秘书确实没有几个，这绝不是一天一日可以看见的东西，这些都是长年累月的厚积薄发，我们历史的长河中，一个优秀的秘书与领导的关系就如同艺术般的美妙，因为文秘已经成为领导内心的小蛔虫，完全和领导同步，也深得领导的赞赏与青睐。其实多说无益，实践才是我们检验真理的唯一标准，我们要做的就是多去向老一辈的文秘学习，他们的经验和传授都将是我们几年都学不到的宝贵财富（刘燕平2002） 13 刘燕平;企

28、业秘书角色定位过程探析J;嘉兴学院学报;2002年S1期。秘书一职实在是很难“举一斑而窥全貌”。大中取小、吹沙见金、有的放矢、虚实结合等方法，秘书所做的不是只适合某一类的场景，也不是某一次的完美发挥。只要真正掌握了心领神会、融汇贯通的沟通方法，真正树立了精益求精的协调精神，就一定能够与领导们相谈甚欢，成为其最可靠的心腹与幕僚。参考文献：1 韦经麟;浅谈秘书的角色定位J;和田师范专科学校学报;2005年06期 2 徐宜宜;公共行政管理中的秘书角色论J;法制与社会;2008年06期 3 杨宏涛;试谈秘书人员的偏差心理及其调整J;秘书之友;2013年04期 4 于利中!阜宁县;从写“同志们”到讲“同

29、志们”J;成都大学学报(社会科学版);2004年02期 5 曹立东;当你处于“夹缝”之中时J;秘书;2014年12期 6 陈荣生;秘书能力的自我培养J;秘书; 2010年09期 7 孙仁贵;浅谈秘书人员的参谋与再参谋作用J;中央政法管理干部学院学报;2008年06期 8 唐波;浅谈提高调研质量的途径与要求J;胜利油田党校学报;2003年05期 9 赵红霞;秘书之“气”J;秘书之友;2004年12期 10 柳雯;罗雨晨;秘书角色的错位少数秘书工作者失足背景和原因初探J;秘书工作;2009年09期11 孙龙,姚成福;从秘书的定义解析秘书的角色意识与价值取向J;甘肃科技纵横;2005年01期 12 金文凯;浅谈秘书角色的认知偏差及其对策J;三明高等专科学校学报;2003年03期 13 刘燕平;企业秘书角色定位过程探析J;嘉兴学院学报;2002年S1期第 12 页 共 12 页