会议筹划与管理培训教程

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1、会议的筹划与管理第一模块：开会之前元素一：会议策划者1、对会议策划者的要求。会议筹划者的角色是多面的，他们要负责去做各种各样的工作。具体来说，他们应具备以下特点：序号特点是否具备1善于与人共事；2善于解决问题；3善于注意小节 ；4善于与人协商 ；5能够管理会议财务事宜；6熟悉酒店运作；能够安排恰倒好处的菜单；7能够熟练操作电脑；8能够熟练地与视听服务公司打交道；9能妥善接待贵宾和外国客人；10熟知各种礼仪；行事果断、执着。2、会议筹划者的任务一般来说，会议策划人需要做以下工作：制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 ；制定会议议程；了解可供使用的场所和设施情况；选择或

2、提议合适的场所；检查并比较各项设施；安排交通事宜 ；协调会务工作人员的活动；招收、培训会务人员和广告人员；制定可行预算或按既定预算安排有关工作；确定各项工作的时间安排；视察选定的场所和设施；与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）；确定印刷公司；安排食品、饮料有关事宜；讨价还价；同会议发言人和各位贵宾进行联系；3、会议策划项目 会议策划应该包括以下项目：主题；标志和横幅；会场装饰方案；休息室装饰；视听效果；演示方案；现场指导排练；开幕式媒体；闭幕式媒体；礼品；会议通知；邀请信；会议文件编制；节目脚本准备；物品运输；技术支持；人员和供应商协调；制作安装；会务组织；会址选择；代表注册

3、；饭店预定；服务商协调；申请许可；餐饮；住房分配；娱乐；休闲活动；会前会后旅游；特殊活动；车辆导游；机票预定；会间旅游；专业参观。4、会议策划步骤预计召开会议的日期会议预计召开几天打算在什么地方召开会议会议形式或者程序是什么需要多大的会场以前开过这样的会议吗？结果如何将有多少人到会会议预算是多少与会者对费用开支很在意吗打算选用什么级别的酒店和设施打算选用最高级的房间标准是什么谁来制作会议邀请函会议需要向与会者打印相关材料吗会议的发言人有哪些会议需要什么样的视听设备需要食品、饮料的酒会、招待会有几次与会者可以携带家属吗打算为与会者安排一些特别活动吗/打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗 是否打

4、算为与会者的家属安排一些特别活动吗 谁来承担这些活动的费用 、元素二：会议的几个要领一、明确会议的目标。1、会议目标的设定的要求。会议目标必须用书面列明。会议目标必须切合实际。会议目标必须具体而且可以衡量。2、确定会议目标。3、就会议目标达成共识。4、对会议目标进行评估。二、选择合适的与会者。1、谁该参加会议2、与会者的选择。对会议目标实现有潜在贡献的人。能够因参与会议而获得好处的人。与会者的构成与结构。三、会议日程的安排。1、会议日程要充分考虑会期、会议议程以及拟用的选举方式。2、根据议程的具体内容、要求，合理安排日程。3、大会日程的编制要明确具体，使人一目了然。时间、内容、地点和主持人。四

5、、详细的会议进程时间安排表序号内容注意事项时间1订客房和会议室会前3周考察，会前1周确定2确定会务组 注意事项a、会议必须确定一个总负责人，如有多个要明确分工。B、动员一定要充分，必须服从统一安排。C、会务组人员要提前处理好自己的工作）会前1周（会前45天）3召开会务组动员会a、个人任务分工要明确b、讨论并多建议。C、会务组每人都要有一个会务组及相关工作、联系电话通讯录，可随时取得联系。D、要有一个每日安排表，以时间为顺序，包括事务、负责人等，发放到每个人手中。会前46天4客人情况了解会前415天5确定就餐的酒店初选48确定256录象摄影师确定会前27天7会前物品准备A、 礼品、资料、记录本、

6、矿泉水等B、会议日程表和会议须知的准备C、会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等。会前110天8会场设计与摆设A 、由会议主题及与会人员来设计全场B、注意是否有大宗物品的陈设与展示，要备有劳务人员电话，临时也可用搬家公司应急。C、注意与会嘉宾和领导的座次设计57天摆设会前1天9现场设办公室会前12天10接站A、根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待。B、会务人员安排。在火车站、飞机场、汽车站，由司机开车接站或者和领导接站。在宾馆，重要客人来到，领导要接站。财务人员收费。C宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡。接待人员接待签到，发放礼品资料。宾馆入住要引导，由接站人员兼任，签到，

7、入房间向导帮拿行李。会前1天11早到客人的安排12摄影录象A选择会中休息或散会时拍照，这样人员整齐，时间紧凑。B提前选择好照相地点，注意照相地点是否有车等13票务要在会议须知中体现，让其早订票，可让宾馆票务负责14会议通讯录和合影15送站随时16会后总结元素三、开会地点一、列出会场清单，及早预定。（1）会场清单。1、商务型酒店和度假型酒店。2、会议中心3、大学和学院4、轮船5、疗养地和主题公园6、公司内部的会议地点 （2）及早提前预定二、多方兼顾，综合考虑（1）地点。1、会议地点与会议举办者及参会者所在地的距离。2、会议地点与会议前后的旅行有何关系3、会议期间，会议地点的气候怎样（2）历史 1

8、、主办者以前是否在这个地点主办过会议 2、他人以前是否在这个地点主办过会议（3）服务设施1、会议地点时候有汽车租赁2、会议地点时候有商店（4）公共区域及设施1、是否有足够多的电梯供与会者使用2会议地点时候设有欢迎与会者的标志3、走廊和公共区域是否干净整洁4、是否有足够多的公共卫生间，这些地方是否干净且设施齐备。（5）费用1、会议地点的收费情况怎样2、会议地点的收费是否有淡季折扣3、会议地点对附加收费有哪些规定（6）景点1、当地的景点是否在会议地点附近。2、与会者是否对这些景点感兴趣（7）安全1、会议地点是否设置了可用的火灾警报系统2、会议地点是否有一支保安队伍3、会议地点距离最近的急救中心有多

9、远。三、仔细斟酌，实地考察开会场地（1）彻底视察开会场地1、检查考虑中的全部会议室或场地2、随意抽查一个单人房间、一个双人房间和一个套房的设备3、检查登记，会议管理以及其他后勤所在地4、检查膳食供应5、假如被指定的房间不在同一层楼，则须检查电梯的服务情况6、检查可得到的服务项目、营业时间和社交与娱乐活动的费用7、确定来往于会场及社区有无交通及停车便利(2)现场参观注意事项（3）亲临现场实地考察1、要会见能作决策的人。2、不要出于个人原因再次参观酒店，不要随带家属通往3、考虑另一家酒店备选。四、签订租赁会议场所的书面合同（1）、合同的目的和内容（2）、应注意的细节1、确定全部会议场地2、确定保证

10、的客房间数，房费表等3、确定由旅店提供的免费商品和服务元素五、后勤工作一、按照流程，有序运作（1）、会前服务工作。1、实地考察工作2、及时准确掌握机票、船票、酒店信息3、准备会议所需的音响、灯光、摄影等设备4、提供平面立体、AV设计5、报名处理、翻译服务、纪念品制作、传媒联系、新闻稿撰写、记者会安排、文选材料印刷、资料分发、人力支持的准备工作。6、确定会议的报道日期、会议名称、会议用水牌和布标、到会的大致人数、使用会议室的日期和会议室的摆放方式。7、准备会议所用相关用具。（2）会议报道前酒店准备工作1、布置好所有房间和会议室2、详细了解本会议所用场所的位置3、相关会议使用设备的准备情况（3）会

11、中服务1、提供专业外语翻译、摄像、礼仪公关和文秘服务2、提供经验丰富的接待人员全天协助会务工作3、会议期间可为贵宾提供特殊照顾和服务4、向参会人员提供全市范围内机场、火车站接送服务5、提供会议期间后勤保障工作和外围的协调服务6、财务管理（4）会后服务二、准备好所需要物品设备，全面保障会议进行（1）视听设备1、放映机与录音机2、提示板和黑板架3、投影仪（2）辅助设备：麦克风、指挥棒等（3）其他支持手段和工具（4）检查可用设备的工作状况三、会场布置有序，座位安排有别（1）会场布置的排列方式。教室型、圆桌型（2）座位排列 1、排列座次的几种规则 按公布名单先后；按选举得票多少；按姓名拼音字母 2、排

12、列座次的几种方法 横排法，从左到右依次排列。 竖排法 左右排列法 3、现场审查四、接送服务（1）往来接送服务（2）会议报到（3）特别提示：车内是否有空调，卫生间等。五、餐饮是否使人感觉好（1）餐饮活动的形式 早餐 会场休息期间的茶歇；午餐；正式晚餐；招待会（2）招待会（3）宴会（4）选择菜单（5）饮用酒水的场合六、住宿舒适，体现宾至如归（1）房间的选择（2）尊重代表的职务级别（3）住宿名单七、提供便利交通，满足合理要求（1）选择交通服务提供商（2）实地旅行、旅游和观光八、身份特殊、服务有别（1）谁来决定哪些人是贵宾（2）是否应有专人负责联络贵宾（3）可能需要为每位贵宾采取哪些特殊的保密措施（4

13、）会场是否有保安人员和安全程序（5）在贵宾会面或使用的房间是否要控制人员进入九、劳逸结合，会中会后娱乐项目不可少（1）寓“会”于乐，事半功倍（2）了解与会者身份，适合不同口味（3）做好组织安排元素六、讲求实效，节省开支，要做好会议经费预算一、成本核算：会议经费预算的基点（1）会议的时间成本（2）直接的会议成本（3）效率损失成本二、列出费用明细，明明白白才是真（1）、会议的不变成本投影、音响、演说者的各种保障、设台、灯光、工作人员、费用及保险金、邀请过程、活动场所及合同、后勤辅助费、准备工作费用（2）会议的可变成本陪同人员接待、计算机服务、合同服务、娱乐活动及观光、展览、实地旅行、酬劳、地面交通

14、及停车费、翻印人员、现场工作人员、与会者手册、名卡、其他便利、与会者材料包、奖品和纪念品、公共关系、保安、其他开支。（3）准备应急预算，以防意外开支。（4）制定预算方案，各项支出有节有据。（5）费用控制，少花钱多办事。预算控制和支出控制。第二模块：开会之中元素一、秘书工作一、秘书服务，让会议进行更高效（1）确认日期、时间、地点（2）确认参加人数（3）设备准备与调试（4）发送会议通知（5）会场服务二、会议文件早准备，待到用时全到位（1）会议所需文件类别（2）会议文件的撰写（3）.准备并检查会议文件的准确性（4）整理文件三、提前发放会议通知、与会者及早准备（1）准备和分发会议通知（2）打印或复印会

15、议通知（3）发送会议通知（4）发通知应注意的事项四、会议服务，稳妥有序（1）会议前一天（2）开会当天五、开会前的最后检查，确保没有纰漏（1）检查住宿（2）检查会议室准备情况（3）检查安全工作单（4）烟灰缸（如允许吸烟）或“请勿吸烟”标志（5）水杯和水（6）通知接待人员（7）确认餐饮时间（8）确认相关纸张、文件和通信函件等到位（9）检查出席人员名单六、制作会议简报，及时传达讯息（1）制作新闻简报（2）简报的编写（3）发放新闻简报七、真实、准确、完整的做好会议记录（1）记录讨论的要点（2）逐字录音和修改（3）会议记录的宣读和修正（4）会议记录的批准（5）打印批准后的会议记录，发至会议成员过目元素二

16、、合理议程，使会议纲举目张一、选好议题，有的放失（1）选择和整理会议论题（2）安排会议注意事项二、制定会议计划，为议程设计做准备（1）半对半原则 （2）四分之三原则 （3）议程原则 （4）六分原则（5）三分原则 （6）报告原则 （7）议程钟原则 （8）议程完整性原则（9）时间完整性原则 （10）记录规则三、合理安排议程，达到预定目标（1）常见的会议议程确定原则（2）会议议程的主要步骤（3）议程准备和支持文件（4）相关建议四、议题：先后有序，重点突出五、掌握议事进度，推动会议进行（1）发言时间的分配（2）会议进度的掌握（3）结束会议六、可供参考的会议议程示例（1）示例一序号议程1导言2会议主持人

17、开场白。内容应该包括：交代会议主题；会议要解决的问题以及问题的3起因和背景、因果关系；影响层面；未来可能发生的问题。4指定会议记录者。5请与会者对议程安排发表意见。6所期望的决议标准。7讨论过程。8问题分析：整理问题所在并整理出头绪。9经过讨论最终达成协议。10主持人请会议记录者重述已经达成的协议。11询问与会者有无异议。12确认工作分配完成并已经记录妥当。13会议总结。14会议结束。15会议善后处理。（2）示例二序号议程1某某厂第七界职代会议程2大会秘书宣布会议注意事项。3通过和宣布大会主持人团成员名单。4主持人团成员就座。5工会副主席主持会议，宣布大会开始。6通过代表资格审查报告。7工会主

18、持人某某同志致开幕词。8公司某某同志致贺词。9某某同志做工作报告。10某某同志做财务报告。11分组讨论、审议工作报告和财务报告。12通过会议决议。13通过候选人名单。14进行选举。15公布选举结果。16某某同志致闭幕词。17散会。（3）示例三 会议议程安排表会议议程讲 话 人 主 持 人 地 点1、领导致开幕词2、领导做工作报告3、分组讨论4、大会发言或介绍经验5、会议总结（或致闭幕词）元素三：鼓励发言，促进交流一 相互认识：会议沟通的开始（1）单独介绍（2）集体介绍二、临时会议分组，便于交流沟通三、讨论分阶段，会议进行有章法（1）第一阶段：一对一纸笔沟通（2）第二阶段：形成讨论圈四、群体互动

19、，强化沟通（1）个人交换 （2）带有注释的阅读列表 （3）听众反馈小组（4）参考书目 （5）头脑风暴 （6）谈论小组（7）案例研究 （8）讨论会 （9）座谈（10）提出问题、分析问题、解决问题 （11）创造性思维（12）辩论 （13）对话 （14）结对（15）鱼缸模式 （16）采访 （17）演说（18）听讲小组 （19）研究会五、慎重选择会议发言人（1）邀请（2）准备元素四、明确职责，驾驭会议一、会议主持人是会议的灵魂人物（1）因造和谐气氛（2）按议程进行（3）总结会议内容（4）引导发言人解释其发言中令人困惑的 内容（5）协调与会者发言权，尊重少数人意见（6）减少与议题无关的争辩和讨论 会议主

20、持人准备表会议名称 （检查）日期地点出席者主办者出席者之性格倾向会议目的希望意见一致之事情报资料进行步骤会议名称时间分配分配工作准备布置费用(记载事项)二、会议主持人的职责（1）做好会议的开场白，引导会议的召开（2）对会议主题的引导（3）做好针对与会者的工作（4）对与会成员行为的控制（5）对会议作出总结，宣布会议结束三、会议主持人的素质与修养（1）切忌一言堂（2）注意发挥各人的个性(3) 加强引导，批评要有建设性(4) 声音要洪亮，举止要适当（5）会议的时间不可太长（6）要避免炫耀自己的业绩四、主持人提高会议成功率的途径（1）做好会议安排（2）掌握好会议的进程（3）获得与会者的积极参与（4）认

21、真贯彻执行（5）提高会议成功率的其他措施（6）高效率会议的组织模式 认清形式提出问题点出难题寻求可能的解决办法寻求最好的解决办法规划统一行动评价绩效跟踪检查五、成功推进会议，尽显主持人魅力（1）会议控制（2）过程引导（3）促进讨论（4）应付“隐秘议程”（5）作出决定六、掌握管理技巧，成功驾驭会议（1）控制会议进程的技巧（2）引导会议讨论的技巧（3）控制会议节奏的技巧（4）减少会议中说空话、套话的技巧（5）灵活驾驭的方法技巧（6）打破冷场的技巧（7）防止会议讨论离题（8）处理分歧争议（9）对干扰会议现象的处理七、会议主持人的说话技巧（1）宣传准时开会（2）直截了当的宣布会议的目的（3）要讲准确、

22、积极、有信心的话（4）潜心用词、妙趣横生（5）要简洁（6）杜绝小会（7）承认分歧（8）不强调分歧强调合作（9）防止偏航（10）澄清混乱模糊的信息（11）幽默能解除内心紧张（12）经常进行简短概括（13）恪守时间八、结束会议，充分发挥主持人的权威（1）精要地总结会议（2）达成无异义的结论（3）结束讨论（4）确保形成结论和决定九、主持人主持会议的误区（1）准备不周（2）开头结尾无彩（3）照本宣科（4）大喊大叫元素六、有张有弛，劳逸结合，会中会后娱乐节目不可少一、寓“会”于乐，事半功倍。二、了解与会者口味，适合不同口味三、考察娱乐资源，丰富娱乐形式 交谊会，旅游参观，文化活动，针对特殊兴趣与会者安排

23、的活动四、如何做好娱乐活动的组织安排1、谁来负责组织安排娱乐活动2、是否要将娱乐节目的组织外包给专业公司3、会议地点有哪些娱乐设施4、预先对商业演出进行订票5、考虑娱乐节目的经费预算问题五、娱乐安排，应注意的事项。1、会议地点是否能提供这些娱乐活动2、如果预订的娱乐活动不演出怎么办3、是否有人在进行选择之前观看过这些娱乐节目4、娱乐节目是否需要预演场地和时间5、会议承办者是否应该就娱乐节目安排签订正式的协议第三模块：开会之后元素一、善始善终，完美闭会，做好会议评估与总结。一、会议后继工作：不可缺少的一环（1）会议现场工作的清理与结束1、挪走通知和指导性标志2、及时通知配电人员和服务人员3、清除

24、和销毁多余的纸张（2）向与会者发送一些补充材料（3）收集和记录人们对未来会议好的建议（4）为下一次会议筹划准备（5）制作备忘录作为会议历史记录（6）及时落实散会检查表上的内容二、会后评估体系，应科学而完整。（1）确定评估方案的策划负责人（2）确定谁来进行会议评估（3）确定谁将参与评估（4）确定会议评估的内容三、分析会议效果，得出评估结论。（1）正确地选择评估时间（2）使用科学的评估方法（3）鼓励与会者现场对会议作出评估（4）监督评估结果的应用（5）会议评估结果分析四、与会人员自我评估，全面跟进。（1）会议主持人的自我评估（2）会议参与者自我评估（3）会议发言人自我评估五、总结经验，争取下一次会议开的更好（1）对会议的主要内容正确评定（2）提交总结结果