电大专科办公室管理形成性考核册答案

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1、1一、将办公室实务工作的简要内容填入下列表格，内容基本相同的填在一行中。 办公室实务工作一览表寺口序号 国内一般性（1）文书撰写 内容（2）文书制作 （3）文书处理 （4）档案管理 （5） 会议组织 内容。（6）调查研究 （7）信息资料 （8）信访工作 访。（9）接待工作 （10） 协调工作 （11） 督查工作 (12) 日程安排 (13)日常事务 (14)办公室管理(15)其他临时信函和邮件的处理。（16）（17）公用易耗品主要包括哪些？办公室管理形成性考核册答案（修改版）行政管理（第三学 2010-05-12 10:33:07 阅读 2574 评论 0 字号：大中小 订阅 办公室管理形成性

2、考核册答案作业 1国外一般性 国内企业（含外企）按上司的口头或书面指示完成信函。 记录上司指令及会谈、会议复印资料。 打印文稿及表格 在权限内按自己的意思发出信函。档案管理。记录上司指令及会谈、会议安排会议事务，并做会议记录或纲要。协助上司准备书面的财务报告、研究报告。 准备好公司要公开的资料； 收集及整理各种信息 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员等。接待宾客和员工的来接待来访宾客； 接待宾客和员工的来访。 以电话往来维持和外界的良好公共关系。 督导一般职员或速记员。替上司定约会并做好记录；阅读并分类信件 通讯事务、电话； 办公室环境的布置和整理 , 保管办公室设备及用品 以速记记下上司

3、交待的事项； 执行上司交办事项交办的事项 替上司申报交纳所得税及办理退税。外出办事，如银行、邮局等。办公用易耗品主要有：（ 1 ）信封、纸张；（2）软盘、光盘等；（3）铅笔；（4）圆珠笔；（5）签字笔或钢笔；（ 6）修正液或修正带；（7）印盒；（ 8）各种小型机器，如订书机（包括订书针） 、打孔机、装订机（包括装订线） 、日期 号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等；（9）小刀；（10）日历等；（ 11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大 头针、纸夹等。三、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何？文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。（1）计划的步骤，

4、要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最 佳。（2）实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行；上司所指示的 工作无论是哪一种，都要正确地实施；配合上司预期的期限。（3）检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工 作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。其次，说明三个步骤之间的关系。三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕 “计划实施 检查”这样一个滚动的 过程开展。三者相互联系形成一个循环。文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结 果对下一次的计划有所帮助和启示。四、按照 “优先

5、顺序 ”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）计划书。 本题的例子请同学们见教材第 28 页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计 划书，不要抄袭。五、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方 法的认识。1请示方法和报告方法；2计划方法和总结方法；3受意方法；4传达方法；5进言方法；6变通方法和挡驾方法；7分工方法与合作方法。 受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意（即领会上司在会议讲话、文 件批示、 工作部署或与文员谈话时， 直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等， 易 于文员判断和领会） 和间接受意 （即上司在平时随便交谈的情况

6、下， 或与其他人员谈话种就 某一问题、某项工作发表的意见和看法等） 。受意方法要注意：（1）善于领会上司意图，不要曲解上司意图；（2）备好记录本，记录下指示要点；（3）注意倾听，用心判断指示的用意；（4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话；（5）如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度；（6）接受指示后，要不失时机地贯彻实施。结合实际谈体会。 我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。 才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一 份公司的简介， 内容要包括四个部分 公司的历史、 公司的现状、 公司的

7、硬件和软件配备、 公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点；事后，又怕显 得自己没有能力， 而没有去请示总经理。 只好凭自己大脑中的记忆写， 结果写出来的简介根 本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意， 才写出了各方满意的公司简介。从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。 注意：同学们在回答这道题的时候，可以只选择其中一个题目进行回答。但是要注意按 照以上的思路作答； 而且要注意结合教材， 联系实际作答。 既要简要说明教材中的相关知识 点，又要结合实际谈谈自己的体会。 本题失分的原因大多是不结合实际谈自己的感受， 同

8、学 们在回答本题时要加以注意。办公室管理形成性考核册答案作业 2一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。（1）都应先问好，再传达自己的信息；（2）都应保持耐性、热情的态度；（ 3）通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情；（4）都应简明扼要表达自己的意思。异：（1）打电话应首先查清楚对方的电话号码；接电话应等电话铃响24 声就接听。（2）打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍；接电话则没有这一步。二、了解 “电视会议 ”、 “交互式电话会议 ”的基本用途，比较其与一般会议的不同， 谈各自的优劣或应注意的地方。（ 1 ）基本用途：“电视会议 ”主要用途是使相隔较远的双方可以面对面地交

9、谈，共享文件、图表、录象 带等资料。“交互式电话会议 ”的基本用途是使单位或个人可以在任意一部电话机上组织多方的国 际、国内或本市的电话会议，声音清晰宛如一室。（2）两者与一般会议的不同： 可以消除时空上的局限性。（3）各自的优劣：“电视会议 ” 优：通达范围广，消除时空上的局限性，生动形象；劣：技术上的要求较高。“交互式电话会议 ” 优：方便、省时、高效，消除时空上的局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放 功能；劣：费用高，技术含量高。三、简要回答邮件分拣的一般标准。（1）按照收件人的姓名分拣；（2）按照邮件的重要性分拣；（3）按照收件部门的名称分拣。四、怎样处理上司不在时的邮件？答：

10、1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开， 同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报；2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件 告诉他，或者传真一份给他；3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件无论是私人邮件还是商业邮件 都通知给他；4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给 公司其他人处理；5、 把寄给上司的邮包连续编号 （如3 1、3 2、33、3 4），这样就会知道所寄的邮件上 司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了；6、如果上司正在度假，

11、并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复7、 把积压的邮件分别装入纸袋，标上需要签字的邮件”、需要某某处理的邮件”、需要阅读的邮件”、报告”、和一般阅读材料”上司可能想读的各种各样的广告出版物）。五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访？（1）上司正在开会时；（2）上司繁忙时；（3）上司即将外出时；（4）远道来访或有重要事情的来访时。7、简要阐述会议记录内容与写法应注意的一些问题。答：记录内容：a、会议名称；b、会议记录人的姓名、盖章；c、时间（开始时间、结束时间）d、会议地点；e、议题；f、主持人、主席；g、出席者名单；

12、h、会议的经过情形及结论；i、相关的资料；j、下次会议预定的日期；注意事项：a、以决定事项为重点，逐项列出较易明了；b、简洁而有要领地写出会议经过，不必写所有人员的发言；c、 要注意的是，要写什么议题？以怎样的顺序提出？这些议题是什么人发言？有什么答复？表决结果有没有定案？这些都要简要地写上；d、要写正确，写清楚，要注意会议内容有无疏漏之处？客观地记录内容，不可写记录的主观感觉，用主观意识去影响记录内容。办公室管理形成性考核册答案作业31、日程安排计划表的种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表。答：日程按排计划表可分为：（1）年预定表（2）月预定表、周预定表、日预定表（3）周预定表是

13、一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。年预定表5日（星期一）8日（星期四）开工典礼 董事长视察常务董事会 公司纪念日 成本会议2日（星期二）9日（星期一）25日（星期三）2日（星期一）常务董事会三月3日（星期二）分行经理会议25日（星期三）成本会议二、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面？提神醒脑的服务。上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。私事方面的协助。协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事：（1）特别指示事项的时候 一一虽然是上司的私事

14、，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。（2）纯私人性请求时一一遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的 关系来协助他解决私人的事务。财物管理。包括：（1）薪金收入管理 一一薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候， 由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。（2）支票往来的管理一一最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票 簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时

15、要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。3、根据国际惯例宴请程序及下表中所列的项目和任务”，将相关内容进行归类，提出一个简约的工作任务单国际惯例的宴请有以下程序：迎接、小憩、开宴、致辞、宴会、宴毕、休息、告辞。文秘人员经常要协助上司举办种类宴会。准备宴会需要精心、细心和耐心。正式宴请应该完全符合社交礼仪规则。文秘人员对参加宴会的每一个人都应彬彬有礼，温和体贴，不让任何人受到冷落。文秘人员自始至终都要留意细节问题。文秘人员应该准备一份备忘录，列出需要解决落实的事项。（如下图所示）项目或任务完成任务情况备注、提示负责人完成进度宴请人数是否落实？男女比例？接待人？重要客人的陪冋、接待场地是否落实？时间？

16、场地布置是否落实？特殊要求？餐桌上的装饰品、姓名标签是否落实？提供者？菜单选择是否落实？酒、饮料是否落实？特殊饮食要求？招待员安排是否落实？管理？现场音乐主桌和其他席位安排、席位卡签到桌和签到本门口的接待工作上司的特别提示、要求（如发言 稿）衣物寄存处、洗手间专人负责？来宾的司机安排、车辆停放意外情况（停电、客人酒醉等）桌椅摆设、其他物品准备结束后清场答：文秘人员应在宴请开始的前几天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行， 可以采用倒计时的方法，将以上内容再细化成更详细的表格，逐项确定时限，要求负责人完成进度， 在宴请的当天，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排，有否临时发生的问题， 如

17、有应尽快给予解决， 文秘人员在宴会当日应负责招待的工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼物，以及送客，要提醒客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。办公室管理形成性考核册答案作业4一、简单阐述口头语言的基本特征及敬语应用的一般场合。口头语言的基本特征：（1）语音听过就立即消失，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、规范，使人一听就明白，并留下印象。（2）有重音。口语中，需要强调的成分，都是通过重音表达的。（3）有歧义。因为汉字一音多字。（4）口头语言视时间、场合、对象的不同而有所不同。比如，庄重的场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松

18、、愉快些。敬语使用的一般场合：（1）对于自己尊敬的人，当然会使用敬语。（2）与并非熟悉的人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时的致词及谈话）也需要 使用敬语。（3）敬语一般针对：年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者； 有求于对方，或希望得到对方帮助，或好感者。二、简要阐述社交话题的选择。合适的话题包括：（ 1）谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等；（2）一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等；（3）显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人 情等；（4）比较高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、

19、展览会、新闻任务等； （ 5）积极、健康的生活体验的话题；（6）风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不合适的话题包括：（1）应当忌讳的话题。如个人私生活等。（2）令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。（3）过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。（4）自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。（ 5）夸耀自己的话题。（6）庸俗的、色情的话题。（7）不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。三、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何？ 印章的使用的主要形式为：（ 1）落款章；（ 2）

20、更正章；（ 3）证见章；（ 4）骑缝章；（ 5）骑边章； （ 6）密封章； （ 7） 封存章。落款章、骑缝章、更正章的使用范围：（1）落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。（2）骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。（3）更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自 行更正的凭信。四、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。收文处理的程序：签收和拆封 登记分送 拟办批办承办催办 注办。分送的基本原则： （1）属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告 之类的文件，均应先送办公部门负责

21、人或机关领导审阅或处理；（2）属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行 公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办；（ 3）分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单 ”，连同文件一并送批；（ 4）便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理；（5）在文件份数少时，阅办阅知部门（或领导）多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、 后协办， 先正职、后副职的次序分别审阅处理， 并以秘书为轴心， 进行轮辐式传阅。五、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型？简要说明按照问题特征立卷的基本 含义。类型：（ 1）按问题特征立卷； （ 2）按作

22、者特征立卷； （3）按文种特征立卷； （ 4）按时间特征 立卷；（ 5）按地区特征立卷； （ 6）按通讯者特征立卷。按问题特征立卷的含义： 将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联 系和处理情况，运用最广泛。六、通过档案利用的途径和方式，谈谈档案利用的意义。 （1）通过设置档案室，可以提供档案原件或复制件，方便借阅或直接阅读； （ 2）通过一定的制度和手续，如借阅证制度、催还续借制度和调离认可制度等，可以 提供档案外借；（3）根据档案原件制发各种复制本，实行档案的有偿交流，可以提高档案的利用率；（4）利用所藏档案中的有关记载和资料，可以对申请者提供核实某种事实的书面证据；（5）以档案为依据，文秘和档案人员可以对查询者的有关问题进行专业性的解答，提 供咨询服务；（6）将档案目录印制成册，分发到有关部门，可以交流信息；（ 7）通过举办档案展览，以充分发挥档案的作用。