北京万科采购管理程序

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1、采购管理程序总经理办公室负责按采购管理程序对本公司的采购活动进行控制,保证所采购的物资或服务符合要求。1. 总经理办公室为保证所采购用于服务的物资、材料符合要求;应向采购人员明确采购要求,确保采购活动处于受控状态。应包括:a. 对所采购的物资、材料指定品牌。b. 明确所采购物资、材料名称、数量、型号、价格。c. 如果可行也可以指定那些质量可靠、信誉好、价格合理的零售商为我们的合格分供方。以上要求必须文件化。2. 各部门在采购分供方的服务时,首先应对分供方的能力能够满足我们要求进行评估,只有确认分供方有能力满足我们要求时,才能把他们做为我们合格分供方为我们提供服务。3. 采购合格服务活动时,必须

2、向合格方供方明确我们的要求,而且这些要求必须是书面文件化的。4. 采购合同、文件只有经授权人批准后方能生效执行。5. 对采购的物资、材料、服务按采购管理程序进行验收。 北京万科城市花园物业管理公司质量体系 文件名称采购管理程序文件编码BVPQS4.6-01页修改码0批准生效日期 1997年6月18日第1页共 3 页1.目的 控制采购过程,保证所采购物资和服务符合质量要求.2.范围 适用于公司内各类物资和服务的采购管理.3.职责3.1 总经理办公室后勤主管负责物资采购的实施,行政副主任负责物资采购的管理控制.3.2 品质管理部负责组织对分供方进行评定和控制.3.3 各部门质检员或专业技术人员负责

3、采购物资和服务的验收.4.程序4.1 根据采购物资对服务质量的影响程序,将采购物资分为三类: A类:对服务质量有重大影响的物资.如:土建材料、木材、机电设备等. B类:对服务质量有直接影响的物资.如:娱乐设施、花草树木、清洁物品用于客户水电设施维修使用物资等. C类:对服务质量无明显影响的物资.如:办公文具等4.2 采购资料4.2.1 物资使用部门负责提供采购资料,包括:规格、名称、价格、技术要求、相关国家、专业标准等.4.2.2 总经理办公室后勤人员及时收集采购资料,不断按分供方评估管理程序调整合格分供方名单,并保存采购资料.4.3 采购计划审批4.3.1 各物资使用部门每月于25日前根据工

4、作计划,填写物资申请单由部门经理签字后交总经理办公室后勤主管汇总后报总经理审批.4.3.2 物资申请单包括:物资名称、规格、型号、等级、数量、价格、交货 期、技术要求、检验方法等内容,必要时注明分供方名称.4.3.3 计划审批后后勤主管安排仓管员根据库存情况制作全公司采购计划填写物资申请单.4.3.4 后勤主管审核公司物资申请单,并将各部门物资申请单于26日 前同时报总经理或其授权人审批.4.3.5 审批工作在每月28日前完成.4.3.6 采购员根据审批后的安排物资申请单及合格分供方名单实施采购.大批量集中采购于月底前完成.4.3.7 后勤主管及时将各部门物资申请单中未列入全公司采购计划项目反

5、馈到各部门.4.3.8 应急物资的采购由部门经理、总经理助理审核后报总经理批准. 北京万科城市花园物业管理公司质量体系 文件名称采购管理程序待添加的隐藏文字内容3文件编码BVPQS4.6-01页修改码0批准生效日期 1997年6月18日第2页共 3 页4.3.9 固定资产和高额物资采购需加专项报告.4.3.10 各级管理采购物资审批权,按财务规定执行.4.3.11 需要采购服务的部门提出服务采购申请,经部门经理、总经理助理审核后报总经理审批.4.3.12 按分供方评估管理程序或设备(服务)合格分供方名单选择合格分供方.4.3.13 按合同审批程序实施签订合约,合约必须明确我方要求,及双方承担的

6、责任.4.3.14 严格履约.4.4 采购物资的验证4.4.1 物资购进后,采购员应及时通知质检员办理入库报检手续;库管员根据物资申请单项目进行检验及入库登记,填写入库单,做好台帐记录.4.4.2 质检员对物资进行验收时,若发现物资有标识破损、遗失、模糊、物品受潮、水迹、油迹、破裂等异样,必须打开包装进行检验或向经理报告,填写物资验收单.4.4.3 如果采购物资需在分供方供货处进行检验时,由后勤主管负责组织相关部门质检员与分供方联系,实施现场验证,认真填写物资验收单.4.4.4 如果客户提出对我公司分供方验证时,由后勤组负责双方联系,公司可以 参考其意见,但客户的验证结果不能代替公司对采购物资

7、的检验.4.4.5 机电设备等技术性较强的物资验收由物资申请部门组织或指定专人验收 其技术性能等.4.4.6 使用部门(人)在使用物资前应进行验收,以确保其质量符合要求.4.4.7 服务质量验收由服务申请部门负责.4.4.8 当出现不合格物资时,由质检员填写不合格物资处理单,并呈请部门经理审批,由采购员按审批意见处理执行.4.4.9 对小批量采购的A、B类物及首次承接的分供方可采取全部检验的方法.4.4.10 采购完成后采购的有关文件由使用部门及后勤各自保存备份以备查阅.4.4.11 对采购服务不合格项由服务采购部门负责人根据合同等,要求分供方赔 偿或返工.4.5 物资的保管按仓库管理程序执行

8、.5.监督执行 由总经理办公室监督执行.6.支持性和相关性文件 BVPQS4.6-01-01 A、B、C类物资合格供应商名单 北京万科城市花园物业管理公司质量体系 文件名称采购管理程序文件编码BVPQS4.6-01页修改码0批准生效日期 1997年6月18日第3页共 3 页BVPQS4.15-01 仓库管理程序 BVPQS4.6-01-02 设备(服务)合格分供方名单7.质量记录及表格 BVPQS4.6-01-F1-01物资申请单 BVPQS4.6-01-F2-01入库单BVPQS4.6-01-F3-01物资验收单 BVPQS4.6-01-F4-01不合格物资处理单 北京万科城市花园物业管理公司质量体系请购单 编号： 序号：部门申请人申请日期部门经理用途序号物品名称规格/型号类别单位数量单价金额用途、要求到货时间供应商名称采购员质检员01020304050607080910111213141516预计金额拾 万 仟 佰 拾 元 （￥ ）总经理： 年 月 日备注：