高校附属医院科研经费内部控制审计实践与思考

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1、近年来，随着高校科研事业的快速发展，国家加大了对高校科研项目管理和经费使用的监管。本文主要针对高校附属医院科研管理内部控制审计过程中发现的主要问题，同时提出建立健全高校附属医院科研管理内部控制中的难点，并结合某高校附属医院科研管理内部控制的实际情况，提出相应的对策。近年来，随着高校科研事业的快速发展，以及科研领域腐败事件的增加，国家加大了对高校科研项目管理和经费使用的监管。2009年9月，中国内部审计协会发布内部审计实务指南第4号高校内部审计明确指出，高校内部审计机构应加强对科研经费管理内部控制审计。2014年国家卫生计生委发布关于进一步加强医学科研项目及资金管理的通知，进一步强调贯彻执行国家

2、科研经费管理政策。高校附属医院作为学校的重要组成部分，承担着相当繁重的科研任务，据某高校(以下称A校)统计，2010年-2014年五年间，学校医学科研项目总数5800多项(实际到位项目数8400多项)，批准(合同)经费近18亿，各年医学科研经费总数占全校科研经费总数比重达40%以上。为了进一步加强和规范科研经费管理，2012年以来，A校审计部门特别对附属医院科研管理内部控制开展了调研和审计。审计中发现，尽管目前高校附属医院已初步构建起了科研管理内部控制及风险管理系统，但是，在制度的健全和执行、理顺管理流程、规范操作行为上仍存在诸多问题。本文旨在结合A校对附属医院科研管理内控审计中发现的一些重要

3、和特殊的问题，找出高校附属医院科研管理的难点，提出进一步完善高校附属医院科研项目内部控制的对策。一、医院科研项目管理和使用内部控制审计中发现的主要问题(一)附属医院科研项目经费以拨代支，学校法人监管责任履行不充分1.在医学科研项目内部控制审计中，我们发现，由于附属医行政上隶属于A校，因此附属医院的科将研项目负责人如果以A校名义申请国家级科研项目(包括国家科技重大专项、973计划、863计划、支撑计划等)，经费主管部门是直接将经费下拨到A校财务账户上。在实际操作中，A校则采取由学校扣除管理费后，再将剩余经费一次性拨付附属医院的管理方式。这种方式存在两个问题：(1)A校财务在拨付经费时即将其计列科

4、研支出，形成财务上的“以拨代支”，属不合理处理方式;(2)造成科研项目承担单位和经费使用单位不一致，属违反规定转拨、转移经费，存在管理上的风险和漏洞。与此同时，形成下述第2个问题。2.科研经费拨至相关附属医院后，由附属医院负责科研经费的日常开支报销，学校科研管理部门鉴于附属医院独立法人的地位，因而不再实时监管科研经费的使用(A校仅不定期地抽查少量项目进行审计)，未能很好地执行国务院关于改进加强中央财政科研项目和资金管理的若干意见(国发201411号)第二十八条“项目承担单位是科研项目实施和资金管理使用的责任主体，要切实履行在项目申请、组织实施、验收和资金使用等方面的管理职责”的规定，导致学校法

5、人监管责任履行不充分。(二)忽视科研项目预算管理1. 预算编制缺乏一定的科学性且不规范。从附属医院科研项目预决算编制、调整预算的流程及控制机制的审计结果看，由于医学科学研究投入大、不确定性强，项目预算不严谨、弹性较大等现象，导致编制的预算与实际支出较大偏差，科研经费支出细目超预算支出、有预算无支出、无预算有支出等情况较严重。在编制预算时，项目组为了多争取经费，往往加大仪器设备、燃料动力等经费的预算，而实际上却出现了较多的此类项目有预算无支出的情况，相反招待费、设备费、差旅费、材料费等则常常出现无预算有支出的情况，在出版/文献/知识产权事务费、材料费方面等超预算支出情况较多。此外，审计中发现，个

6、别项目预算方案编制不规范，未按制度要求编制，如某医院科研项目抽查的子经费卡中有2个子经费卡预算方案中会议差旅费比例均超过10%的标准。2.部分科研项目预算执行度低。医院科研项目审计中发现，在研项目中有接近50%的项目存在经费实际支出进度与批复预算偏离、预算执行度偏低的问题，如附属某医院973计划已结题项目，经科技部审计，经费预算执行度为66.13%。另一附属医院承担的教育部产学研结合项目，执行年限已过半，但预算执行度只有42%。某医院卫生部临床学科重点项目，执行年限已过三分之二，但预算执行度只有3.12%。(三)医学科研经费转拨缺乏有效监管在对医学项目经费外拨业务流程和控制机制审计时发现，部分

7、医院科研项目经费外拨存在两类问题：(1)项目任务书中未列明协作单位，预算中也未列明需转拨科研协作费。但在实际科研过程中，却发生科研协作费转拨，特别是在医院内部存在院内子课题组的情况下，转拨给院内子课题组的经费基本都未列入预算，如某医院科技重大专项项目，转出项目预算中未列明需转拨科研协作费，但实际发生经费转拨并临时拟定预算。(2)即使预算中列明了协作费的，但均无协作单位的经费明细预算。此类问题比较普遍，造成对外拨经费使用情况监管的缺位。此外，外拨协作费没有协议或合同且未经审批的情况也时有发生。(四)附属医院重点实验室科研专项经费内控管理不到位1. 国家重点实验室专项经费未制定预算方案。如某医院国

8、家重点实验室科研专项2012年前从未在科技部年报系统里填报实验室经费预算，医院科研及财务管理部门未能掌握实验室各子课题批复的预算情况，导致明细费用项缺乏控制，出现材料费、国家合作费，甚至人员劳务费超预算开支等问题。直至2012年起该实验室才开始填报预算。此外，重点实验室还存在将经费拨付给未纳入预算的子课题的情况。2. 国家重点实验室固定人员使用课题开放经费。审计中发现某医院国家重点实验室批准的开放课题，其项目负责人是重点实验室固定人员，但是仍获得项目资助经费。3. 国家重点实验室开放运行费和自主课题经费开支比例不符合制度规定。如2008年-2011年，某医院国家重点实验室专项经费中，仅6.34

9、%和6.39%用于开放课题经费及实验室运行管理费，而自主课题经费支出多达87.27%，而按*国家重点实验室专项经费管理办法规定：“专项经费的20%设为开放运行费，其中开放运行费的40%用于设立开放课题，60%用作实验室运行管理费;专项经费的80%用于设立自主课题”，实际发生的比例皆不符合办法的规定。(五)医学科研材料管理存在漏洞耗材、药品的购买和使用是医学科研过程中大量使用的消耗品，在审计中发现，各附属医院科研材料费购入的药品、耗材及药品、试剂用品等大部分未办理验收入库和出库手续，使用过程中也未进行任何记录，财务部门却予报账。(六)科研测试费管理缺失附属医院项目组在科研过程中，常常利用学校公共

10、科研平台进行试验、测试，其支付金额较大。但审计中发现，项目组一般都未与学校和医院签订测试技术合同，部分医院支付医研中心实验费无规范的原始凭证，而且由于测试报告篇幅大，向财务报账时也不提供测试报告，导致检测费支出缺乏科学依据，加大经费支出管理的风险。(七)医院科研项目在财务管理和会计核算中存在诸多问题1、财务核算没有把财政科研拨款与医院配套资金分开核算在科研项目内控审计中发现，有的附属医院一直未将财政科研博客与医院配套资金分开，将两者放在同一个科目中进行核算，导致经费支出无法区分拨款资金及配套资金的开支，不利于科研经费的使用管理。2、财务人员在报销时对票据的真实性、合理性、相关性把关不严。此类问

11、题在附属医院财务管理中较普遍存在，包括：较重视票据是否完整，签字手续是否完备等，对票据的真实性、合理性不予关注，如差旅费报销时，未写明出差事由;手续不完备票据报销。个别项目经费开支未经项目负责人签名，或未按照制度规定审批权限进行审批，财务人员予以报销。如附属某医院卫生部公益性行业基金项目，报销票据未经项目负责人签名或按照规定权限审批，金额合计300483元;课题间相互调剂支出。有的科研项目为应对项目验收，将支出在项目负责人的其他科研项目中互相调整，如附属某医院国家重点基础研究发展计划课题，为补足上缴给科技部的结余经费，从项目负责人的其他科研项目中调剂支出80628元;经费拨款入账不及时，经费拨

12、款入帐月份比拨款月份延后数月且跨年度。如附属某医院973计划项目，经费拨款330万元，银行回单时间为2007年12月25日，但财务至2008年3月19日才入帐。(八)附属医院管理费计提规定不明确由于医院科研人员可以采取通过以学校名义或直接向经费主管部门申请项目的方式取得科研项目，因此部分由医院科研人员直接申请的科研项目，因项目经费是财政直接拨款到医院，未经学校，学校对是否对其计提管理费、管理费计提比例等问题存在分歧。此外，对于以学校名义申请的项目，由于经费直接下拨到学校再转拨到附属医院，医院对管理费提取的依据无明确制度规定，A校审计中就发现有的医院按扣除学校计提管理费后的实际到院经费金额计提，

13、有的医院按未扣除学校所计提管理费的经费总额计提的情况。(九)附属医院尚未实现科研项目管理系统和财务信息系统的对接在对多家附属医院的审计中发现，几乎所有医院均未实现科研项目管理系统和财务信息系统的对接，更不能实时跟踪科研项目经费的使用情况，科研管理的信息化程度较低。大部分医院财务系统没有监控科研经费的使用功能，导致无法动态观测经费的使用情况。二、高校附属医院科研管理内部控制的难点1.附属医院科研管理内部控制模式和监管的双重性目前，高校科研管理从管理构架上基本已形成了为项目全过程提供服务的职能链条，大部分附属医院作为科研活动的基层管理单位，其财务部门都设立专用科目对各批复项目进行独立核算。但在具体

14、操作上，科研项目管理上则实际面对学校科研管理部门(A校为“医学科学管理处”，简称“医科处”)和附属医院科研管理部门双重管理。附属医院科研项目申报相当一部分是依托“*大学”进行，经费拨入单位为学校财务部门，而其科研经费的使用等则依托附属医院自身的财务部门。如A校医院科研项目管理中，部分以“*大学”名义申报的医院科研项目通过医科处办理，申报材料等归档在医科处，但还有部分医院科研项目是非用学校名义申报的，则其申报立项不通过学校医科处，档案材料也全部未在医科处存档。项目过程中，医科处和医院对项目的管理常常责权不清晰，医科处也因未掌握项目资料而无法配合审计等监管部门的检查工作。从科研项目监管上看，附属医

15、院科研管理同样接受学校审计部门和医院内部审计部门的双重监管。而医院内部审计部门以往更加关注的是医院基建工程和设备采购的审计监督，在科研实行项目人责任制的情况下，审计、纪委监察部门并未对科研项目管理加以重视。而学校审计部门每年面对多家附属医院的上前项课题，也难以落实审计监管责任。2. 医学科研项目内部项目经费分解管理难度大医学科研项目通常涉及的研究领域较广泛，一个项目往往需要多个部分或实验测试单位共同配合完成，这些都会面临项目经费分解事项，而项目管理内控制度较少规范这类情况。审计中发现，项目组在任务书中未列明协作项目部门次级预算的情况下，开立多个经费本，将经费分解给其他校内部门，而很多校内协作项

16、目无明细预算，与测试部门的合作也未签订技术合同，由此产生无预算支出，同时加大经费监管的难度。如附属某医院科研项目的16个校内协作项目中有13个校内协作项目在次级预算没有安排的情况下，开支了在项目过程中发生的各种支出。3. 项目结题管理政策不明确，导致科研项目已结题难结账多年以来，已通过结题验收的科研项目，除国家规定了课题净结余经费应按原渠道收回项目经费余额外，其余项目和横向课题结余经费并未具体明确结余经费的处理办法。是否合适统一冻结处理，还是按项目类别分类规定，项目主管部门未出台具体操作细则，实际上造成部分项目结余经费由学校自主决定处理办法但又违法国家规定的两难局面。如A校2011-2013年

17、A校医学科研项目共应结题2503项，90%的项目已结题，但财务结账项目仍有507项，占全部项目的20%，其中300多项经费未使用完，余额达1600多万元。A校过去允许设立科研项目结余经费本，但与目前的政策精神不符，因此科研管理部门常常出于谨慎的考虑，在项目验收以后也往往延迟向财务提出结账申请。而对结余经费必须按原渠道收回的项目，由于经费主管部门在项目结题后的较长时间内一直未下达上缴指令，也常常造成结题未结账的违规事项的发生，无形中增加了项目管理中违规行为发生的风险。三、加强附属医院科研经费管理，强化科研经费内部控制审计的对策(一)健全高校附属医院科研管理模式和内部控制制度1. 明确责任，健全适

18、合大学和医院双重管理模式附属医院科研管理内部控制机制。由学校科研管理部门统一制定包括文科、理工、医学在内的科研管理内部控制制度，分管医学科研的岗位负责落实制度的执行。在组织机构设置上，明确学校科研管理部门和附属医院内部科研管理部门各自的职责和权限，防止管理责任的推诿。业务层面上，附属医院科研管理部门具体负责本院科研项目的申报、预算、结题等管理流程工作。2. 完善医学科研管理内部控制制度。由于科研项目实行的是项目负责制，以往各附属医院管理部门对科研项目管理较为宽松，特别是对横向科研课题更是极少过问。尽管目前各高校基本建立了医院科研(科技)经费管理办法等各类规章制度，但各附属医院也应相应制定适合本

19、院科研管理制度进一步规范医院科研管理。如A校目前制定了*大学科研经费管理细则、*大学横向科研项目经费管理办法、*大学科技项目过程管理办法、*大学科研项目结题结账及结余经费管理办法、医学重大科研项目经费本分本规定(暂行)等，通过制定规范科研管理行为。(二) 强化医学科研项目预算编制、经费转拨等全方位管理1. 针对医学科研项目经费数额大、子课题多的特点，附属医院主课题方单位，以及分配的子课题科研经费、国家重点实验室专项经费等均必须制订明细的预算方案，明细各项费用的预算安排，并在经费开支中严格按照下达的明细预算执行。2. 简化预算调整程序，提高管理效率。如A校对学校有权限审批的所有预算调整，改变以往

20、均需校科研经费管理工作小组审批或授权审批的程序，将医学科研项目单个预算支出科目50万元以下、且单个预算支出科目预算调整比例50%以下的，由项目负责人提出申请，经所在单位审核后，提交学校科研管理部门和财务部门审批双签即可。3. 规范科研项目校内分解项目经费的行为。通常某一所高校都拥有多家附属医院，各医院之间的科研合作十分密切，以往在项目分解实施的过程中，经费的划拨和管理存在许多漏洞，腐败风险较大。目前，A校从制度和流程上加大了对校内经费分解的管理，制定医学重大科研项目经费本分本规定(暂行)，规定“所有研究项目原则上只办理一个经费本，所用经费经项目负责人签字后在经费合同框架内予以报账”，对于确需分

21、解项目经费给学校项目组其他核心成员的在符合经费本分本条件的前提下，项目负责人可向科研管理部门提出书面申请，提供医学重大科研项目校内协作总体经费预算方案，并签订医学重大科研项目校内协作任务书，并会同财务部门审批后方可分本。由此，堵住了科研项目分解经费中存在的漏洞。4.项目预算中要明确列明项目合作单位及需转拨的协作费的金额，严格按照合作协议规定转拨项目协作费。合作单位应向经费转出医院编报转拨经费使用预算，并严格执行转拨经费预算。结题时，合作单位需向经费转出医院提供经财务审核的决算表，以便于转出医院科研管理部门的监管和内部审计之需。如A校新制度规范了经费转拨的流程手续，如填制“医学科研经费转拨申请表

22、”。科研项目中存在外拨经费或者合作类型的，在项目完成结题前要求各合作单位提供经各自单位(学校)审计的结果。第一承担单位和首席专家对项目经费使用情况负首要责任，协作单位及相应细化任务主持人对所安排经费的使用情况负直接责任。5.加强医学科研用耗材、试剂用品的管理，规范科研测试费管理。建立健全科研经费购置的科研用耗材及试剂用品、药品等的采购预算、审批、验收出入库登记备案，以及试剂费、药品等开支需办理入库、验收手续后方可办理报账的制度，并严格执行医院相关管理规定。项目发生测试事项时，要求项目组签定测试技术合同，财务部门制定校内内部转账通知单，规范院校与院、院与院项目之间测试费用的收付。6. 明确管理费

23、计提标准。不仅要明确附属医院科研人员以“*大学”名义申请的科研课题的管理费提取标准，还应该明确医院科研人员直接向科研委托部门申请的科研项目在内的管理费计提标准。7. 尽快完善科研管理信息系统建设。全方位实现科研业务数据及信息的系统化、规范化管理，实现在研科研项目基本信息入库、新增项目到账及拨款信息入库，促进高校财务系统与科研管理系统对接，全面实现科研项目预算执行控制。完善财务查询系统，为项目负责人及科研助手提供更加便捷高效的科研项目收支明细、预算执行进度查询和统计报表等各种功能。(三)严格执行国家有关项目结题、结余资金管理的有关规定目前，A校为了规范医学项目结题以及结余资金的管理，制定了*大学

24、科研项目结题结账及结余经费管理办法，明确了项目结题的管理流程和要求以及结余经费的处理办法，解决了长期存在的难题。如对经费拨款部门对结余经费没有相关规定的，学校为有结余经费的项目负责人开立纵(横)向科研结题项目续研预研经费本。办理结账时，属于同一项目负责人的纵(横)向结题项目结余经费均全部转入其纵(横)向科研结题项目续研预研经费本，结余经费主要用于与科研项目有关的续研或预研工作，使用期限为两年，两年内未使用完毕，学校财务部门每年一次将结余经费余额收回学校，作为学校的自主科研经费统一管理。(四)建立科研信息公开及科研信用记录制度1. 严格执行关于进一步加强医学科研项目及资金管理的通知(国卫科教函2

25、014182号)制度规定，建立非涉密项目科研信息公开和回访制度。除涉密和法律规定的情况外，科研管理部门应按规定将科研项目的立项决策、资金安排、经大型医疗设备购置、课题验收结果、科研成果等通过多种方式，在学校内部公开项目组人员构成、协作单位及人员、立项决策、资金安排、大型医疗设备购置预、外拨经费等情况，搜索建立科研项目经费支出明细、报销票据分级公开制度，实行科研经费审计报告公开、整改情况公开、处理结果公开。2. 建立科研信用记录制度。对有不良记录的项目管理人员、科研人员或课题组取消其申请国家财政资金资助项目的申请资格或项目管理者资格。通过信息公开和信用记录制度形成自项目立项-项目过程管理-项目研究成果的科研项目监管的长效机制。参考文献1. 张梦营.内部控制下的高校科研经费管理研究.中国乡镇企业会计2015(5)2. 李丙秋，从审计角度探讨探析高校科研经费管理.时代金融.2013(5)3. 高桂兰.加强高校内部控制的思考J.财会通讯.2012(1)4. *大学2010年-2013年统计年鉴友情提示：部分文档来自网络整理，供您参考！文档可复制、编制，期待您的好评与关注！13 / 13