会议及档案管理

《会议及档案管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《会议及档案管理（8页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、一、会议纪要格式会议纪要通常由标题、正文、主送、抄送单位构成。标题有两种情况，一是会议名称加纪要，如全国农村工作会议纪要。二是 召开会议的机关加内容加纪要，如省经贸委关于企业扭亏会议纪要。会议纪要正文一般由两部分组成。（一）会议概况。主要包括会议时间、地点、名称、主持人，与会人员，基本 议程。（二）会议的精神和议定事项。常务会、办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、 今后工作的意见、措施和要求。二、会议纪要的三种写法根据会议性质、规模、议题等不同，大致可以有以下几种写法：（一） 集中概述法。

2、这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法， 进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一，意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几个大的问题，然后另上标号或小标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深

3、入贯彻的会议。（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。 这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。三、会议纪要的特点1 内容的纪实性。会议纪要如实地反映会议内容，它不能离开会议实际搞再创作，不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。否则，就会失去其内容的客观真实性，违反纪实的要求。2 表达的要点性。会议纪要是依据会议情况综合而成的。撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。重点应放在介绍会议成果，而不是叙述会议的过程，

4、切忌记流水帐。3 .称谓的特殊性。会议纪要一般采用第三人称写法。由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向，常以“会议”作为表述主体，“会议认为”、“会 议指出”、“会议决定”、“会议要求”、“会议号召”等就是称谓特殊性 的表现。四、会议纪要与会议记录的区别会议纪要有别于会议记录。二者的主要区别是：第一，性质不同：会议记录是 讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二， 功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要 通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。会议纪要的格式和写法分标题、正文、落款三部分。(1)标题。会议纪要的标题一般由会议名称

5、和文种两项构成。(2)正文。包括前言、主体、结尾三项内容。前言概括交代会议的名称、时间、地点、参加人、主持人、会期、形式等 组织情况，说明主要议题，然后用“现将这次会议讨论的主要问题综述如下：” 主体是会议纪要的核心内容，主要反映会议情况和会议结果。写作时要注意 紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准 确地概述清楚。结尾即会议纪要的结束语，一般是向收文单位提出希望和要求，有的会议 纪要没有结尾部分，主体内容写完，全文就结束。(3)落款。包括署名和时间两项内容。署名只用于办公室会议纪要，署上 召开会议的领导机关的全称，下面写上成文的年、月、日期，加盖公章，一 般会议纪

6、要不署名，只写成文时间，加盖公章。盘存法，是指通过对有关财产物资的清点、计量，来证实账面反映的财物是 否确实存在的一种查账技术。按具体做法的不同，有直接盘存法和监督盘存法两种。直接盘存法，指 查账人员在实施查账时，通过亲自盘点有关财物来证实与账面记录是否相符 的一种盘存方法。监督盘存法，指在盘点有关财物时，查账人员不亲自盘点， 而通过对有关盘点手续的观察和在场的监督， 来证实有无问题的一种盘存法。 也有将这种盘存方法列入观察法范畴的。在查账过程中，多数采用监督盘存 法。由于财产物资方面极易贪污，也极易弄虚作假和舞弊，而财产的所有者都很关心授权经管人员经管的财产是否完整，因此，确定财产物资的实有

7、情 况，就成了查账的重要内容。根据盘点的范围大小，盘存法还可分为全面盘存法和抽样盘存法。全面 盘存法是对列入检查范围的所有财产物资进行全面、彻底的盘点方法；抽样 盘存法是在列入检查范围的各种物资中，抽取一部分价值较大、收发频繁、 容易流失的物资进行盘点方法。运用盘存法对货币、物资进行盘点查证，可 以验证被查单位各项资产的真实性和会计记录的真实正确性，有助于发现贪 污盗窃、投机倒把等非法行为，也有助于为评价被查单位的内部管理制度及 经济效益情况提供依据。盘存法运用要点：(一)盘点准备工作。(1)确定需要盘点的财物并予以封存。被查单位的财物种类繁多，全 面盘点不大可能，且也无必要，因此，应根据查账

8、目标和应审查项目的具体 情况，来确定需要盘点的重点。一般可按如下标准来衡量：是否未盘点过？账面反映存量是否合理？在成本中所占比重是否过大？该物品是否属紧俏贵重物品？该物品是否为日常生活必需？该物品以往是否发生过舞弊问题？若上述问题都是肯定的，则应该成为盘点的重点。在应盘点的财物确定好以后，若不能立即同时盘点，且又难保证不让被 查单位知道情况时，则应交需要盘点的物资予以封存，贴上封条后将钥匙交 财物经管人保管。(2)调查了解有关财物的收发保管制度，并对各项制度控制功能的发 挥情况做出评估，找出控制的薄弱环节，明确重点。(3)确定参加盘点的人员。在盘点成员中，至少要有两名查账人员， 一名财务负责人

9、和一名实物保管人，同时，还应有必要的工作人员。(4)结出盘点日的账面应存数，即通过审阅、复核、核对，将账面记 录和计算错误予以消除。(5)准备记录表格，检查度量器具。对于有关用来盘点的度量器具， 一定要经过检查，以防弄虚作假而使盘点结果失真。(6)选择恰当的盘点时间。盘点时间的选择，一般以不影响工作正常 进行为准，宜选择在每天的业务终了后，或是业务开始前。(二)进行实地盘点。准备就绪，应立即着手进行盘点，对于一般的财物盘点，查账人员主要 在场监督，看看工作人员是否办理了应该办理的手续，同时，注意观察有关 物品的质量；对于特别重要的财物盘点，查账人员除了监督、观察外，还应 进行重点，如现金的盘点

10、、其他有价证券的盘点、贵重物品的盘点等。盘点完毕，应将其盘点所获的实际情况，如实地填在事先准备好的表格 上。（三）确定盘点结果。通过盘点获得的结果，再与账存进行比较，就能知道账实之间是否相符， 以及不符的差距若不相符，则到底存在什么问题，还要运用其他方法进一步 检查落实。公司档案管理制度一i、总则1、为加强本公司档案工作，充分发挥档案作用，全面提高档案管理水平， 有效地保护及利用档案，为公司发展服务，特制定本制度。2、公司档案，是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公 司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。公司档案分 为受控档案和非受控档案。3、公文承办部门或承办

11、人员应保证经办文件的系统完整 （公文上的各种附件 一律不准抽存）。结案后及时归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材 料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。二、文件材料的收集管理1、公司指定专人负责文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部门或经办人员负责整理，交总经理审阅后归档。3、一项工作由几个部门参与办理的，在工作中形成的文件材料，由主办部 门或人员收集，交行政部备案。会议文件由行政部收集。三、归档范围1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会 议记录等。2、本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。3、本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、

12、统计报 表及简报。4、本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。5、本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。6、本公司的大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。四、归档要求1、档案质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。2、归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。3、在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示 与批复、转发文件与原件，分别立在一起，不得分开，文电应合一归档。4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的总结放在针对的最后 一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年。

13、5、档案文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排 列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿 在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进 行系统的排列。6、案卷封面，应逐项按规定用钢笔书写，字迹要工整、清晰。五、档案管理人员职责1、按照 有关规定做好 文件材料的收集、整理、分类、归档等工作。2、按照归档范围、要求，将文件材料按时归档。3、工作人员应当遵纪守法、忠于职守，努力维护公司档案的完整与安全。六、档案的利用1、公司档案只有公司内部人员可以借阅，借阅者都要填写借阅单，报 主管人员批准后，方可借阅，其中非受控文档的借阅要由部门

14、经理签字批准, 受控文档的借阅要由总经理签字批准。2、档案借阅的最长期限为两周；对借出档案，档案管理人员要定期催还， 发现损坏、丢失或逾期未还，应写出书面报告，报总经理处理。3、必须严格保密，不准泄露档案材料内容，如发现遗失必须及时汇报，追 求责任。4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等；不得任意摘抄或 复制案卷内容，如确有需要，必须经领导批准才能摘抄或复制。5、必须爱护档案，保持整洁，不准在档案材料中写字、划线或作记号等。6、不准转借，必须专人专用。7、用毕按时归还，如需延长借阅时间，必须通知档案管理人员另行办理续 借手续。整理成文的档案管理制度之档案管理编号行政类XZ工商税务等

15、证照01资质管理02政府来文03总部来文04公司发文05公司会议纪要06制度一（执行版）07-1制度二（原版）07-2工程合同一08-1工程合同二08-2其他合同08-3招标文件09投标文件10项目证件及相关资料一11-1项目证件及相关资料二11-2其他12人力资源管理类HR本部门、员工工作计划及绩效考核资料01在职员工档案02离职员工档案03公司部门、员工工作计划及绩效考核一04-1公司部门、员工工作计划及绩效考核二04-2劳动合同05社保、医保及其他保险06考勤记录07其他08财务部CW财务管理制度01财务管理计划02年度报表03月度报表04会计账簿05会计凭证06税务材料07审计报告08

16、资产评估09本部门、员工工作计划及绩效考核资料10其他11营销部YX本部门、员工工作计划及绩效考核资料01业务合同02市场调研资料03月度市场分析报告04营销管理制度05与代理单位往来06销售日报07面积与测绘08预售证09预（销售）售合同10客户档案一11-1客户档案二11-2客户档案三11-3其他12工程部GC政府来文01工程管理制度与技术标准02本部门、员工工作计划与考核资料03对外发文04与设计院往来05与监理单位往来06与主体施工企业往来07与其他施工企业往来08工程周例会09设计类10图纸类资料11现场签证和变更单12合同类一13-1合同类二13-2工程周报、月报14工程检查15验收备案资料16工程资料17其他18预决算YS招标类01投标类02预算书03材料报价单04工程变更资料05工作联系单06工程签证07工程款支付08决算09