会议组织课件.ppt

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1、会议组织会议组织北京华夏建龙矿业科技有限公司北京华夏建龙矿业科技有限公司 人事行政部人事行政部目录目录一、会议的定义二、会议的类型、会议的类型三、会议的三、会议的要素四、会议的作用四、会议的作用会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。规模、规模、阶段、任务、内容、特点、定期、机密、 连续、综合程度、与会人员范围。交流的基础上达成共识，然后好去落实。A、避免武断、独裁，削弱权威；B、推卸责任；C、延迟决策。一、定义：一、定义：二、类型：二、类型：三、要素：三、要素：会议名称、会议时间、会议地点、会议人员、会议议题四、目的：四、目的：A A、是界定一个群体一

2、组织、是界定一个群体一组织最简单、最基本的方法最简单、最基本的方法B、会议用来审议、修改和增加作为一个群体存在的内容和地点C、会议有助于个人理解集体目标和对集体目标的贡献D、会议能够产生参加者对于会议所做出决策和追求目标的义务E、会议是管理者实施领导的时机和场合F、会议是地位的象征，竞争的场所五、作用：五、作用：提出问题，补充问题，解决问题，总结问题。 一、拟定议程、日程二、会址勘察、选择、会址勘察、选择四、四、会场布置、座次安排五、安排住宿、就餐五、安排住宿、就餐六、嘉宾邀请六、嘉宾邀请七、会议材料、会议七、会议材料、会议用品三、会务组提前抵达三、会务组提前抵达八、会议预算八、会议预算一、会

3、议日程、议程的内容及作用一、会议日程、议程的内容及作用根据议程逐日做出的具体安排，它以天为单位，是会议全程各项活动和与会者安排个人时间的依据。为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排，会议主持人要根据议程主持会议。大中型会议的议程一般安排如下：开幕式；领导和来宾致辞；领导作报告；分组讨论；大会发言；参观或其他活动；会议总结；宣读决议；闭幕式。通过了解会议议程和日程，与会者可以更好地了解会议所要讨论的问题，清楚会议顺序计划，即获得有效信息。会议议程更是一个沟通的平台，一个高效的市场管理工具。1 1、日程：、日程：2 2、议程：、议程：3 3、作用：、作用：关于召开华夏建龙

4、二季度质询会暨管理年会的预通知 公司领导、各部门： 根据矿业公司二季度质询会暨管理年会会议安排，现定于7月11 日召开第二次预备会议，具体内容如下： 一、会议时间：7月11日8：30分 二、会议地点：上海虹桥迎宾馆 三、参加人员：公司领导、子公司高层、各部部长及相关人员 四、会议内容： （一）、质询会议材料审核 1、审核2010年上半年矿业公司整体生产经营分析报告材料 2、审核宽城二季度生产经营质询材料 3、审核黑龙江区域二季度生产经营质询材料 4、审核朱日和二季度生产经营质询材料 5、审核金地钼矿二季度生产经营质询材料 6、审核宝通二季度生产经营质询材料 7、审核一季度会议精神落实情况汇报通

5、报材料 （二）、管理年会材料审核 1、审核总部机构设置与定位报告材料 2、审核专业技术人员及大学生现状分析材料 3、审核工程案例分析材料 4、审核廉政教育材料 特此通知思考：请根据如下简要背景制定会议日程及议程当您接到一个类似通知时需要制定会议日程及议程时，当您接到一个类似通知时需要制定会议日程及议程时，你该从哪些方面入手？你该从哪些方面入手？1 1、沟通会议材料、沟通会议材料2 2、确定会议形式、确定会议形式3 3、明确参会人员（与会、主持人）、明确参会人员（与会、主持人）4 4、酒店方面沟通住宿、就餐地点、会议地点、酒店方面沟通住宿、就餐地点、会议地点5 5、确定报到时间、地点、确定报到时

6、间、地点6 6、预租接站车辆、预租接站车辆7 7、其他活动安排、其他活动安排8 8、确定返程时间、确定返程时间9 9、明确会务组人员职责、明确会务组人员职责1010、制表作为会议通知附件传达至各参会单位、制表作为会议通知附件传达至各参会单位一、会议日程、议程的内容及作用一、会议日程、议程的内容及作用思考：会议通知准备发布，作为附件的会务须知还需要注意哪些事情，对参会人员做哪方面提醒呢？一、会议日程、议程的内容及作用一、会议日程、议程的内容及作用会议须知：1、天气2、着装3、费用4、会议纪律5、活动安排的特殊要求6、安全事项提醒7、会务人员、酒店的联系方式8、酒店的抵达路线选择9、票务工作10、

7、特殊要求回执单会议须知1、按时出席会议，遵守大会作息时间。2、不得无故缺席，因故离会，应向大会主持人请假。3、遵守大会纪律，保持会场秩序，凭参会证进入会场及就餐；会议期间禁止接打电话，请将手机关闭或设为震动状态。4、会议统一安排的食宿和文体活动之外的各项费用自理（如长途电话费、洗衣费、娱乐费等）。5、宾馆总机为：021-62198855、传真：021-62195036。6、需要预订返程票者，请于7月13日报到后告知会务组。会务组成员及联系方式： 郅海涛15201363xxx赵妮娜13911100 xxx胡雅静15010713xxx杨大明13681122xxx地铁10号线世博园文化中心顶楼餐厅世

8、博官网：WWW.EXPO2010.CN虹桥机场抵达酒店约15分钟，上海站抵达酒店约30分钟。上海市长宁区虹桥路1591号 思考：作为会务人员，需要具备哪些素质呢？一、会议日程、议程的内容及作用一、会议日程、议程的内容及作用 工作认真负责、细心、耐心 沟通协调能力强 任劳任怨能连续作战 服从分配协作意识好 原则性强 应变能力强思考：会议通知已经发布，那么又该如何做好会务分工呢？会议不同阶段会务组又需要做什么呢？一、会议日程、议程的内容及作用一、会议日程、议程的内容及作用人员分工负责人会 前会 中会 后组长xxx会务总协调、考察、签约、预算、组织等 内外沟通、协调、处理突发事件结算、善后、总结物资

9、采购xxx采购会议物品、印刷、制作、条幅、落实设备分发物资历、采购会中物品食品、保证设备到位结帐、剩余物资处理签到房间xxx邀请、人员落实、房间安排签到、发资料退房、回收问卷、结帐餐饮会场xxx餐桌分配，餐标、点菜、就餐桌签安排代表的就餐、订餐落实；会场茶歇，突发事件处理结帐、剩余物资清点车辆调度xxx寻租车资源、签约、接站场地租用、领导行程接站组织、车辆调节器度交警联系、司机安排结帐二、会址勘察、选择二、会址勘察、选择1、交通（一）勘察事项：（一）勘察事项：2、规模3、设备4、环境5、车位6、成本1、会议形式（二）选择程序：（二）选择程序：2、与会者期望3、备选会址4、现场考察5、签订协议二

10、、会址勘察、选择二、会址勘察、选择思考：与酒店签订协议应遵循什么原则？哪几点内容是特别关注项？协议协议是会务组与宾馆合作的基础和标准，要是会务组与宾馆合作的基础和标准，要细致、全面、对等、避免漏洞。细致、全面、对等、避免漏洞。1、 会议日期会议日期2、 住房标准及费用住房标准及费用3、 场地安排及费用场地安排及费用4、 餐饮及费用餐饮及费用5、 甲方对乙方的规定甲方对乙方的规定6、 乙方对甲方的规定乙方对甲方的规定7、 结算方式等结算方式等二、会址勘察、选择二、会址勘察、选择6234511、 会见能作决策的酒店管理者（三）现场考察注意事项：（三）现场考察注意事项：2、 在酒店建议的日期去参观3

11、、 不要出于个人原因再次造访酒店或带家属同行4、 要考虑是否以一个普通客人的身份不宣而至，以检查酒店对客人的接待情况。5、 要考虑另外一两家酒店作为“备选”，切记孤注一掷。二、会址勘察、选择二、会址勘察、选择1、会务工作为会议内容服务（四）会议勘察原则：（四）会议勘察原则：2、以会前拟定方案为依据3、方便操作、节约资金4、保证会议顺利进行二、会址勘察、选择二、会址勘察、选择2、熟悉环境检查工作3、熟悉各自接口人4、购物及准备工作5、开预备会 三、会务组提前抵达三、会务组提前抵达1、提前几天出发？各负责人提物品需求：各负责人提物品需求： 食品 雨具雨具 药品 礼品 办公用品办公用品超市、市场房卡

12、、登记、分布菜品、台签、设备路线、时间、天气总结会前各项工作明确各项工作责任人明确各项工作责任人布置次日重要工作物资采购组签到房间组餐饮会场组车辆调度组会务组提前抵达会务组提前抵达1、原则（一）整体布局：（一）整体布局：2、类型3、程序四、会场布置、座次安排四、会场布置、座次安排礼堂式：礼堂式： 留有过道的情况下，最大程度地留有过道的情况下，最大程度地摆放座椅。摆放座椅。马蹄形：适于中等人数的会议，便于交流马蹄形：适于中等人数的会议，便于交流方形中空式：适于中等人数的会议，便于方形中空式：适于中等人数的会议，便于交流。交流。弦月式：特点：弦月式：特点： 适于少量人员开会，利于适于少量人员开会，

13、利于彼此间的交流，布置也较为正式。彼此间的交流，布置也较为正式。教室式：可针对房间面积和观众人数在安教室式：可针对房间面积和观众人数在安排布置上有一定的灵活性。排布置上有一定的灵活性。 庄重、美观、舒适庄重、美观、舒适大中型会议主席位突出型会议主席位突出小型会议集中方便小型会议集中方便确定会场形式确定会场形式合理摆放桌椅合理摆放桌椅布置附属设备安排茶歇服务安排茶歇服务（二）座次安排：（二）座次安排：四、会场布置、座次安排四、会场布置、座次安排（三）会场规模不同座次区别：（三）会场规模不同座次区别：四、会场布置、座次安排四、会场布置、座次安排1、小型会场内座位的安排。分清上下座，离会场入口远、离

14、主席位近的为上座；反之，为下座。2、中大型会场内座次的安排：横排法、竖排法、左后排法四、会场布置、座次安排四、会场布置、座次安排礼堂式 拓展活动马蹄形 季度管理 方形中空式 季度质询会 弦月式 内部交流会 教室式 中高层培训会思考：请根据以下会议形式、选择合理的会场布置思考：请根据以下会议形式、选择合理的会场布置1、客房常识（一）住宿安排：（一）住宿安排：2、注意事项五、安排住宿、就餐五、安排住宿、就餐费用承担方照顾长者、尊者、女性注意民族差异预订数量充足编制住房方案长者、尊者、领导要适当照顾根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排有时还要按地区集中，统筹安排报领导审

15、批合理分配视具体情况列出住宿表，做到有条不紊1、就餐常识（二）就餐安排：（二）就餐安排：2、安排就餐五、安排住宿、就餐五、安排住宿、就餐3、餐饮类型原则是让代表吃好而又不浪费原则是让代表吃好而又不浪费适当照顾少数民族代表、年老体弱者、不同代表的口味适当照顾少数民族代表、年老体弱者、不同代表的口味秘书人员应提前安排座位卡秘书人员应提前安排座位卡制作整体宴会厅简图，发给参会者制作整体宴会厅简图，发给参会者确定餐标确定餐标就餐形式就餐形式就餐时间和地点就餐时间和地点自助餐凭证自助餐凭证确定菜单，饮食要卫生、可口、丰富确定菜单，饮食要卫生、可口、丰富预留饭菜预留饭菜桌餐饮品供应桌餐饮品供应早餐。食物可

16、以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐早餐。食物可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐茶歇。一般供应茶点、水果、咖啡、茶或其他饮料茶歇。一般供应茶点、水果、咖啡、茶或其他饮料午餐。不宜大吃大喝，以免影响下午会议安排午餐。不宜大吃大喝，以免影响下午会议安排晚餐。食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到晚餐。食物的选择既要考虑到营养和健康，又要考虑到出席者的口味和特色出席者的口味和特色六、嘉宾邀请六、嘉宾邀请1、嘉宾类型2、邀请技巧3、基本流程上级领导、政府官员重要客户、利益相关方社会名流、电影明星对实现会议目标有潜在贡献者事先确定嘉宾名单，并确认能否出场发正式邀请函沟通中注意商务礼仪了解嘉宾信息

17、，处理好嘉宾之间的关系对于难以分辨是否应该邀请的人士，最好能采取“宁可邀请，而不排斥”的原则嘉宾人数不宜过多开会研究，确定单，组织实施邀请工作拟写并发送嘉宾请柬，制作精美要逐一与嘉宾联络，在会议正式召开之际，要再次与嘉宾联系，并确认如何接送嘉宾邀请嘉宾邀请点评：点评：该公司应事先考虑好领导的到来可能性。即使不来，也要做好物品的准备工作。六、嘉宾邀请六、嘉宾邀请思考：请了解背景材料后，提出解决方法或注意事项思考：请了解背景材料后，提出解决方法或注意事项 某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次某公司举办大型服装新品展销会。与会者是来自各大公司的老总或经理。本次活动得到

18、了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当活动得到了媒体的广泛关注。当地政府也对此产生了浓厚的兴趣。该公司也向当地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。地政府发出了邀请。由副市长代表参加。市长由于有另外一个活动，不能确定。展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的展销会即将开始时，市长却来到了。各嘉宾已经在台上就座。但发现没有市长的名台和座位，会议主办方十分尴尬。名台和座位，会议主办方十分尴尬。七、会议材料、会议用品七、会议材料、会议用品（一）会议材料：（一）会议材料：1、材料的类型2、材料的准备来宾材料：会议手册、

19、宣传材料、会议管理性材料会议材料：开会的请示、提交会议审批的文件、会上用的文件、会议宣传性文件沟通材料：来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、会务组成员通讯录来宾材料袋内容：会议手册、会议文件资料、分组名单、笔记本、文具、代表证、房号、餐券等会务材料内容：接站一览表、来宾登记表、住宿登记表、用餐分组表、订票登记表、会议讨论分组表、会务组成员通讯录沟通材料内容：会议参考文件、会议宣传文件资料、各种记录、各种会议协议和合同以及相关资料七、会议材料、会议用品七、会议材料、会议用品（二）会议用品：（二）会议用品：1、会议用品类型2、会议用品准备必备用品和设备A、会议内设备主要包括灯光设备、音响设备、空调

20、设备、通风设备、录音、摄像等设备以及必要的安全设施等。B、常用物资有电脑、打印机、复印机、传真机、照相机、摄像机或小型DVD、胶卷、饮用水、一次性水杯、电池、裁纸刀、剪刀、胶带纸、双面胶、回形针、大头针、胶水、白板笔、白粉笔等。空调灯光特殊会议用品选举会议、谈判会议、庆典会议、展览会经常需要的特殊用品和设备，如伴奏带、投票箱、旗帜、仪仗队、鲜花等投影白板桌牌茶歇纸笔其他八、会议费用预算八、会议费用预算费用预算：费用预算：2、年度预算3、提前制定真实、全面、精细、节约、富余票务餐饮年度预算中须制定详尽的会议费用预算住宿其他1、预算原则租赁活动会场会会 议议 费费 用用 预预 算算序号序号项目项目

21、单价单价 人数人数 天数天数 次数次数合计合计备注备注1 1机票机票150015008 82400024000北京至上海往返机票费用北京至上海往返机票费用2 2火车票火车票73073014142044020440按动车价格做预算按动车价格做预算3 3手续费手续费100100222244004400往返订票费用预算往返订票费用预算4 4住宿住宿9009003232144000144000商务房间商务房间3232标标5 5天天5 5253025305 51265012650商务套间商务套间1 1间间5 5天天6 69009004 436003600会务组提前会务组提前1 1天抵达天抵达7 7午餐午

22、餐15015042421260012600按按2 2天做预算，自助午餐满天做预算，自助午餐满4040人人100100起订起订1313日日1818日日8 8南新亚自助餐南新亚自助餐150150424263006300就餐为世博园，时间为就餐为世博园，时间为1616日日9 9小南国桌餐小南国桌餐300030004 41200012000就餐为世博园，时间为就餐为世博园，时间为1717日日1010晚餐晚餐20020042423360033600酒店就餐时间为酒店就餐时间为1414日日1515日日1616日日1717日日1111老饭店老饭店/ /鲜墙坊鲜墙坊300030004 41200012000就

23、餐外滩附近，时间为就餐外滩附近，时间为1313日日1212会议厅租用会议厅租用92092050504600046000会议室租用费用及投影仪类使用费用会议室租用费用及投影仪类使用费用1313会议加时会议加时46046050502300023000酒店会议室使用规定时间为酒店会议室使用规定时间为8:00-17:008:00-17:00，超时部分按价补偿，超时部分按价补偿1414市内出租费市内出租费100010005 550005000按租用按租用2 2个车、个车、2 2天计算天计算1515大巴费用大巴费用350035002.52.587508750大巴车费用大巴车费用1616导游费用导游费用50

24、05003 315001500小巴费用、接机、参观等使用小巴费用、接机、参观等使用1717黄浦江夜游黄浦江夜游120120424250405040夜游黄浦江人均夜游黄浦江人均100100元，包价元，包价60006000，本部分为节俭按单人计算。，本部分为节俭按单人计算。1818市博会门票市博会门票200200424216800168004242人世博门票，共计人世博门票，共计2 2天计算天计算1919金茂大厦金茂大厦8888层层100100424242004200每人每人100100元，暂时按元，暂时按4242人计算人计算2020复兴高管纪念品复兴高管纪念品500050001 15000500

25、0复兴高管做主管团队建设报告复兴高管做主管团队建设报告2121其它费用其它费用20000200001 12000020000商务印刷商务印刷 条幅条幅 茶叶茶叶 游玩饮料游玩饮料 排队小板凳排队小板凳 太阳伞太阳伞 降温降暑降温降暑 水果等相关费用水果等相关费用2222合计合计420880420880费用预算费用预算二、与客房部的联系三、与餐厅的联系一、与服务台的联系五、处理突发事件四、与会场的联系及时备餐及时备餐指引牌指引牌座牌时间、人员调整时间、人员调整临时参会因故退会会服会服茶歇会议记录文件传达文件传达宣传报道领导临时安排领导临时安排会中清洁酒店各方沟通酒店各方沟通处理突发事件处理突发事

26、件提供必要帮助，坚持原则提前试用、留有备用延时、更换及时汇报、委婉谢绝灵活把握、提前预备一、退房二、整理物品四、纪要、督办、汇报四、纪要、督办、汇报三、结帐随身物品房间消费退房时间确认开具发票一、退房一、退房送站返程公司携带物品餐饮消耗剩余文件材料租赁物品返还二、整理物品二、整理物品相关单位赠送票务餐饮客房会场三、结账三、结账车辆其他整理会议记录撰写会议纪要制作督办表单整理决议落实情况四、纪要、督办、汇报四、纪要、督办、汇报向领导反馈思考：请各位对会议纪要的基本要素进行描述？北 北京 京华 华夏 夏建 建龙 龙矿 矿业 业科 科技 技有 有限 限公 公司 司会 会议 议纪 纪要 要 矿业矿业会

27、纪字会纪字【2002009 9】2 25 5 号号 红头部分字体及格式规范 会议纪要红头文件编号格式为：xxx矿业会纪字+年号【 2009 】+字号北京华夏建龙矿业科技有限公司会议纪要字体为96号华文中体加粗；矿业会纪字【 2009 】17号字体为三号仿宋加粗，另外，一定要注意红头中文字及符号部分的颜色搭配；字号中19号部分不要使用01、02、0309，使用1、2、39即可；主题与页面上边缘距离371mm，主题与会纪字距离281mm，正文部分距页面左右边缘281mm。思考：请各位对会议纪要的基本要素进行描述？二季度人事行政处长会议纪要二季度人事行政处长会议纪要时 间：2009年7月14日地 点

28、：总部会议室主 持 人：金 伟参加人员：殷学军 韩国英 刘光辉 吕宪翀 范广利 梁德宏 吴春锋 刘玉婷 苑宝力 刘 虹 张守镝 宁 磊 记 录：杨 明会议内容： 会议针对当前市场好转的有利时机，结合公司实际情况，对八月份重点工作进行了部署。现将相关事项纪要如下：题头部分字体及格式规范二季度人事行政处长会议纪要为二号宋体加粗，时间、地点、主持人、参会人员、记录人、会议内容等字体为三号黑体，2009年7月14日、人名等内容字体为三号宋体，正文开始后的内容字体为三号仿宋。其中格式对齐要处理好，可通过加空格等方式在原则规定内对格式进行美化。思考：请各位对会议纪要的基本要素进行描述？结尾部分常见问题 主

29、题词、主送单位、抄送单位、起草单位、 印发时间主题词三字为三号黑体，主题词内容为三号宋体，每个主题词之间空1格。主送、抄送、起草单位、印发时间为三号仿宋。一、会议概述一、会议概述会议的定义、类型、审批原则、目的、作用二、会前筹备二、会前筹备1、 拟订会议议程、日程2、提供会议地点的方案3、布置会场和安排座次4、安排会议食宿5、邀请会议嘉宾 6、准备会议资料、会议用品7、安排会议礼仪服务8、检查会议常用视听设备是否正常三、会中服务三、会中服务1、安排会议值班2、接待采访会议的新闻媒体3、做好会议的记录工作和简报工作4、收集信息的分类5、反馈会议信息四、会后落实四、会后落实1、会议文件资料收集的要求2、会议纪要的内容和要求3、会议经费结算的方法4、跟踪反馈落实会议精神五、案例分析五、案例分析谢谢大家！谢谢大家！