高效时间管理

《高效时间管理》由会员分享，可在线阅读，更多相关《高效时间管理（10页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、高效时间管理你的时间非常宝贵，不应该被无谓浪费。而效率则是完成 所有任务的关键。如果能贯彻执行上面这几点，你会发现自己 会用比原来的多的时间完成同一件工作。当然，同时你感受的 压力也会小得多呢。高效时间管理1 、为每一天做好规划 如果你不得不这么做，那么可以每天提前一个小时起床， 然后做好接下来一整天的规划。不要忘记为要做的事情排好优 先次序。你要先将要做的事情安排好，然后别忘了写下这件事 情应该完成的时间。每一天都要坚持这样做，即使周末也不例 外。2 、停止多任务同时进行 关闭电脑的新邮件自动提醒功能。电子邮件会毁掉你的注 意力，让你失去对手头正在处理的任务的专注。保持不要被不 断打岔进来的

2、琐事干扰。如果你在为一个非常重要的客户或是 会议做报告，那么就不要接受一个不请自来的人的帮忙请求， 哪怕只是一个简单的小问题。3 、学习控制自我分心 你正伏在办公桌上专心做工作，突然脑子里出现了另一件 事。而这件事又开始提醒你，你有事要告诉某个同事，或是你 又想起还有一件重要的工作得干。这个时候，不 要着急抓起 电话或是发送邮件，你可以把要对那位同事说的事情写下来， 或是把要做的紧急工作写在行程表比较醒目的地方，让你不至 于忘记。然后，你要赶紧回过 头继续做手头上现有的工作，等这个工作告一段落，再去处理刚刚记录下来的两件事。4 、学习经常说 NO 你要知道自己目前最重要的工作是什么。当有人需要

3、你帮 忙，而这件事又并不是你优先要做的，那么就请说不。你完全 不需要用一个很长的解释或借口去告诉对方为什么你不能答应 他的要求。5 、尽可能分配任务 我们常常觉得自己什么都能自己干，或是不相信别人也能 像我们一样全心全力去完成某个任务。这些都是幻想，因为没 有人有足够的时间万事大包大揽。其他的同事也许会更轻松地 处理好一些工作。你还在认为除了你没有人能做好某件事吗 赶紧把这个想法抛弃吧 !6 、不要事事必须完美 有一些工作即使完成得不那么完美也是成功的。要事事都 做得完美，会让你的速度减慢很多，还会给你的工作和生活带 来不必要的压力。高效时间管理1 、时间常有，时间优先。2 、时间总会有的：每

4、天只计划 45小时真正的工作。3 、当你在状态时，就多干点 ; 不然就好好休息：有时候会 连着几天不是工作状态，有时在工作状态时却又能天天忙活12 小时，这都很正常的。4 、重视你的时间，并使其值得重视：你的时间值 1000 美元 / 小时，你得动起来。5 、不要多任务，这只会消耗注意力 ; 保持专注，一心一用6 、养成工作习惯，并持之以恒，你的身体会适应的。7 、在有限的时间内，我们总是非常专注并且有效率。8 、进入工作状态的最佳方式就是工作，从小任务开始做 起，让工作运转起来。9 、迭代工作，期待完美收工会令人窒息：“做完事情， 要胜于完美收工” 办公室墙壁上贴的箴言。动手做， 胜过任何完

5、美的想象。10 、工作时间越长，并不等于效率越高。11 、按重要性工作，提高效率。12 、有会议就尽早安排，用于准备会议的时间往往都浪费 掉了。13 、把会议和沟通 （ 邮件或电话 ） 结合，创造不间断工作 时间：一个小会，也会毁了一个下午，因为它会把下午撕成两 个较小的时间段，以至于啥也干不成。PS:当看到一个程序员冥思苦想时，不要过去打扰，甚至一句问候都是多余的。14 、一整天保持相同的工作环境。在项目 / 客户之间切换， 会效率低。15 、工作放松工作 =高效 （ 番茄工作法 ） 拖延症高 效。16 、把不切实际的任务分割成合理的小任务，只要每天都 完成小任务，你就会越来越接近那个大目标

6、了。17 、从来没有两个任务会有相同的优先级，总会有个更重 要，仔细考虑待办事情列表。18 、必须清楚白天必须完成的那件事，是什么。“ Only ever work on the thing that will have the biggestimpact ” 只去做那件有着最大影响的事情。 Jason Cohen19 、把任务按时间分段，就能感觉它快被搞定了。20 、授权并擅用他人的力量。君子善假于物（ 人）也，如 果某件事其他人也可以做到八成，那就给他做 !21 、把昨天翻过去，只考虑今天和明天昨天的全垒打赢不 了今天的比赛。好汉不提当年勇。22 、给所有事情都设定一个期限。不要让工作无期

7、限地进 行下去。23 、针对时间紧或有压力的任务，设置结束时间，万事皆 可终结24 、多记，多做笔记25 、进入高效状态后，记下任何分散你注意力的东西比如 Google 搜索词、灵光乍现的想法、新点子等等。如果你把它 们记下来，它就不会再蹦来蹦去了。高效时间管理1. 积极利用情绪良好的时段，以提高工作效率。想做某一件事情，但是懒于动手，这种所谓 缺少干劲 的 状态，相信每一个人都曾经有这种经验。有一些人说，遇到这 种“没劲”的场合，只要自己勉强干上三十分钟到一个小时， 注意力就会慢慢地产生，效率也会逐渐地提高。不过采取这种 做法，在到达“干劲十足”以前的三十分钟乃至一小时之间， 工作效率会很差

8、。因为勉强工作，你在精神方面免不了会感觉 到痛苦。基于此，绝对不能称之为良策。以你来说，遇到“不 起劲”时，就会立刻把手边的工作置于一旁，再从“非做不可 的工作”之中，找出自己最喜欢的工作，立刻着手去做。因为 是自己喜欢的工作，自然就会产生工作热情，效率自然也会提 高。总而言之，一开始就制造“有劲”的状态，然后再着手于 你感到“不想做的事情”。如此，你就不会感到它像先前一般， 叫人很难做下去。2. 为了提高效率，不妨在接近限期时，仍然做别的工作。很多人都认为，只要耗费时间工作总能够完成任务，实际 上不见得完全如此。时间太充足的话，势必将在无关紧要之处 多耗费时间，做起事来拖拖拉拉，缺乏一份紧张

9、感。对自己来 说，除非接近限期，否则都是先做别的工作。只有到了“不做 将会来不及”时，才着手做本份工作。处于这种情况时，由于 限期将至，效率会有很大的提高。管理者称之为“期限届满的 效果”。3. 感到效率直线下降时，应该“积极的休息”。 上午工作的状态一般来说都不会太差，但是到了下午，由 于疲劳的累积，工作效率将逐渐下降。遇到这种情况，适度的 休息是必要的。与其驱使浑浑沌沌的头脑“长期作战”，不如 以适当的休息几分钟，使精神恢复清爽后继续投入工作，如此 才能提高工作效率。4. 发生麻烦时，先让精神放松一下，然后再开始工作。 管理者使精神转为轻松，不仅仅是对疲劳有效。比如做错 了事，被上司批评，

10、顾客抱怨发牢骚时，将有很长时间叫你感 到苦恼。心中感到苦恼时，即使勉强地工作，效率也不会提高。 这时不妨让自己放松一下，想到遇到问题首先是必须解决问题， 再以一种积极的心态投入工作。也可以投入单纯的工作，如此 内心就会逐渐地风平浪静，新的干劲也会跟着产生了。比如整 理资料、整理杂记本都很不错。5. 利用六分钟为一单位的行动记录表，就可以发现“看不 到的时间”。常常听到周围的人老是把“没有时间”这一句话挂在 嘴边。有些人为了争取更多的时间，甚至削减自己的睡眠时间。 以长远的眼光来看，缩短睡眠时间将在效率方面带来负面的作 用。与其这样做，不如重估一下自己使用时间的方法，提醒各位管理者，不妨书写一下

11、自己的行动记录，即记下几点几分到 几点几分做了些什么 ?以办公室来说，全体职员都使用“时间 分析单” （以每六分钟为一单位，记录各人的工作。） 提议以六分钟为单位，是因它为一小时的十分之一，即等于零点一小时， 合计起来比较简单方便。实际地做这种记录的话，就可以获得 许多的信息，对于提高工作效率、有效地利用时间以及休息的 计算方面都非常有帮助。6. 对于感到厌恶的工作，可准备“成功报酬”给自己或家 人，以激发干劲。人类对自己喜欢的工作，可以长久的集中精力。反之，如 果是自己厌恶的工作，仅仅数分钟就会感到痛苦异常。有时实 在提不起劲，甚至想半途而废。但是，工作岂能说不做就不做 大多数的人在责任感和

12、紧迫感的驱使下，勉强的做下去。然而， 在强迫之下做事，效率是绝对不可能提高的，只能应付的拖延 下去而已。于是，管理者就挖空心思，想起这个问题“如何使 苦差事在比较快乐的气氛下进行呢”，但是，工作的内容 往往很少能够改变，至于所谓的 快乐 ，只好由自己来制造。 想来又想去，管理学家认为单纯而最有效的方法，莫过于准备 一份“成功报酬”，告诉自己做完工作，就能立刻去做“某某 事”。这里所谓的“某某事”，只要是任何对你有吸引力的东 西都行。例如，写完了这份报告书，就可以跟女朋友去逛街上 馆子，或者去看哪部一直想看的电影。如果是短时间内就能完 成的事，就告诉自己，做完这项工作，立刻去喝一杯香醇的咖 啡。

13、相信很多人都有这种经历，那就是在学生时代，父母对你 说“这一次考试的成绩很好的话，就买那件你想要的东西送给 你。”为了得到梦寐以求的东西，对于自己厌恶的科目，你会 狠下功夫。管理学家所说的”成功报酬”原理跟这件事相同。7. 只要把日常的工作“格式化”，就可以防止工作的错误 与疏忽。在决为了使工作有效率的进行，最好把各种工作“格式化”， 即把来自经验的诀窍“格式化”。如此，不管在何时何地，任 何人都可以采取最好的方法，在没有错误的情况下开始工作。 对于这种工作的格式化，有些公司已经开始实施，不过对成为 格式化对象者，几乎都是高度或者复杂的工作。在日常生活里 面，管理者认为可以大幅度的活用“格式化

14、”。实际上，由于 工作的诀窍不明了，而引起错误及疏忽者，不仅限于专业工作， 就是日常的工作也不能例外。例如你在办公室时，委托别人替 你听电话，并且抄录电话的内容。如果抄录的内容，还是不能 使你弄清楚对方之意的话，你就得去请教抄录者。诸如此类， 如果在一天里发生几次的话，时间的损失就很惊人了。遇到这 种情形，就算责备抄录者也不能解决问题。如果事前就规定抄 录电话的格式，那就不可能发生错误。在管理者的办公室里， 从专业的审查书类的写法，到电话的应答，邮件的处理等日常 业务，都规定处理的格式，而且全部的工作人员都懂得其中诀 窍。每次有新职员进入公司，都必须弄懂所谓的 格式。定“格式”之际，有一件事必

15、须特别注意，那就是不能一开始 就期待“完整”。不管期待如何的完整，仍然会发生意外的事 情。因此必须在这种心理下规定”格式”，再经过实际运用后， 不断地添加内容。经过如此的过程，才能够完成”活的格式”。 对于所谓的”格式”，不妨加入一些小小的信息。以书写格式 来说，不妨提出该书类必须走的路程、所需时间、受理窗口的 号码、公休日和何时最不拥挤等。这些乍看之下，似乎不重要 的信息是否被加入，其效果将有天壤之别。有些人由于忽略了 这种小信息，而白跑了一趟，以致大幅度地浪费时间与精力。 这种格式，恰如指示到达目的地的一幅地图。看到这幅地图的 人，为了能够利用最短距离，走到目的地，必须加入适当的信 息。8

16、. 对于千篇一律的工作，只要怀疑以前的做法，就可以提 高效率。很多人以抱怨的口吻说： 到公司上班，每次都做千篇一 律的工作，实在叫人感到厌倦。的确，每天都依照上司的命令做事，很难以叫人产生干劲。不过，对于这种千篇一律 的工作，只要不盲从以往的做法，自己想出一些点子的话，就 能够使你感到趣味盎然。9. 知道自己能够集中精力的限度，即可把它利用于提高效 率。不管干劲如何的充足，人们能够集中精力做一件事的时间， 总是有限度的。如果无视于这一点，只一心一意地面对桌子坐 着，仍然不能提高工作效率，反而会使它不断的降低。你最好 弄清楚自己能够集中精力的时间，再配合工作，把工作分成几 节进行，如此效果比较好

17、。一般来说，一个人能集中精力做一 件事的时间，大约为九十分钟。正因为如此，大学的课堂，电 影的放映时间都被设定于九十分钟前后。不过，电影的放映时 间都被设定于九十分钟则后。不过，这并非铁则，仍然有个人 差异。同时，根据工作的内容，能够集中精神的时间也不一样。 不管是什么人，只要是自己感到兴趣的事情，集中精神两、三 小时根本就不成问题。如果窗外有烦人的噪音，则能够集中精 神的时间也会缩短。集中精神这一件事，往往会受到环境的左 右。把这些现象联想起来，当可判断，能集中精神的时间的确 有个限度。因此，最重要的一件事情，是从经验中，找出最适 合于自己的集中精神时间。一旦获知并把握自己能集中精神的 时间

18、，那就能够找出提高工作效率的方法。如果你认为自己集 中精神的限度为六十分钟，那就全力投入于六十分钟的工作。 做满了六十分钟的工作，休息一会儿，使自己轻松一下，再集 中精神另做六十分钟的工作。如此的话，工作效率也会在无形 中提高。或者改变工作的内容也不错。譬如做好一段校对的工 作之后，改成会客，如此，即可使精神为之一振。一提起工作， 有些人以为必须整天面对着桌子进行。事实上并非如此，不时 的管理自己，提高效率，这才是真正的工作。10 使用进度表把必须做的事视觉化，如此就能用眼 睛体会到成就感。工作必须长期地延续下去，那就必须知道目前完成了多少 还剩下多少？如果不能确实地把握的话，将陷入不安之地，

19、工 作效率也无法提高。因此，必须实现的目标越大，越能够客观 的确认其进行状况。为了做到这一点，必须把它视觉化。对你来说，遇到报考大学，参加政府举办的考试时，都以自制进度表的方式，使目标的完成视觉化。在一张纸上画了细 小的格子，格子的横面写着完成目标必须做的事情，每当完成 一件事情，就使用红笔把该格子涂掉。这样做的话，就可以一 目了然的看出，自己正处于起点与目标之间的那一点。对于下 一步应该做什么才能胸有成竹，不至于感到茫然。在这种情况 下，工作自然能够很有效率地开展下去。而且，涂掉一个格子所产生的成就感，能够增强对下一步挑战的信心。除此之外， 使用这种进度表的好处，那就是能看出目标与实绩之间的

20、差 距。早晨在决定工作程序时，虽然列下了今日工作的范围，但 是，有时却无法达到这个范围。到这时，如果有工作进度表的话，就能够一眼看出完成了目标的几个百分点。如果不会达 到最后目标的话，又可以当成发现问题点的反省资料。目标只 是驱使工作有效率进行的手段，并不一定非完全地完成不可。 最重要的是自己分析目标与实绩之间的差距。如果没有这 个过程的话，无论到何时都不可能有进步。11. 只要意识到自己的时间浪费，工作的效率就会完全不 同。一旦认为时间很充裕的话，往往就会毫不惋惜地使用它。 工作方面亦是如此。如果认为今天做不完，明天再来，或者加 班的话，效率就会一天比一天差。时间也有代价。如果不会在 一定的

21、时间内，赚得自己时间价值以上的东西的话，收入将会 为负值。正因为如此，时常存有自己时间价值的意识判断。如 此，想提高生产积极性的意识就会发生作用，自然就能够很有 效率地进行工作。不仅散漫的习惯会消失，而且又能够激发产 生提高工作效率的构想。当大学毕业，进入国际性会计事务所 上班时，才对时间的价值有了强烈的意识。这家会计事务所的 主要业务有会计监查、税务，和财政问题等。几乎所有的经费 都属于人的费用。因此，制订收费标准时，都以时间做为准则。 因此，不会把时间有意义、有效率地使用的话，报酬可能少于 花费。正因为看到企业界严酷的现实，因此才有了 时间并非免费 的意识。一直到今天，虽然已拥有自己的事务所，但是 仍然活用这宝贵的经验，时时想着时间的价值。或许对于事务 人员来说，欲利用有形之物，比较生产性与时间价值间的平衡， 似乎有一点困难。然而，只要从工资、年薪、加班费等的金额， 算出自己一个小时有多少 代价 时，你对时间的意识就会大幅 度的改变。12. 完成一件工作之后，尽早地写下解决问题的诀窍。 不管如何辛苦，一旦完成了一件工作，绝大多数人都会满 足于结果，而很少去注意其过程。其实，这种态度是不对的， 也可以说非常可惜。越是重复出现错误的工作，越能得到新的 窍门和反省问题。如果把这种贵重的 副产品 忽略掉，它就会 被赶到意识的角落。遇到下次又得做同样的工作时，就得重头 再来。