秘书与公文写作中相关公文的介绍和写作要求

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1、第一章 现代秘书基础一、现代秘书的概念秘书概念主要取辞海第一种含义，表述为：秘书是社会主义国家工作人员职务名称之一。其职责是协助领导综合情况，研究政策，密切各方面工作的联系，办理文书、档案、人民来信以及其他行政事务和交办事项。秘书已成了国家公务人员众多职务中的一种，秘书工作则成为了各级领导在进行指挥、管理的过程中必不可少的辅助性工作。 真正标志着“秘书”一词意义切底转变的是孙中山领导的中华民国临时政府的建立二、现代秘书的工作内容（一）公文处理1文字工作， 就是各种文稿的记录、撰拟和校核工作。主要包括： 第一、文字的记录，即负责会议记录、电话记录、来访记录、领导谈话记录等；第二、文稿的撰拟，及起

2、草各类文书，如：通知、通报、报告、请示、决定、决议、函、会议纪要、计划、总结、简报、合同、讲话稿、述职报告等常用文书；三十文稿的校核，及对文稿内容和格式的审查把关。 2文书工作，及对来往文书的处理工作。它包括两项主要内容：第一、发文处理，即以本机关的名义制发各种文书的过程；第二、收文处理，即办理各种外来文书，如登记、审核、拟办、承办、催办和答复，以及立卷、保管等。 （二）信息工作信息工作是一个有机整体，包括信息渠道建立、信息采集与筛选、信息的开发与利用三个环节三、现代秘书的工作性质（一）服务性 秘书职业属于第三产业，具有明显的服务性，但又有其自己的特点。因为分工的明确，秘书除了有服务的直接性和

3、稳定性以外，还具有服务的广泛性。（二）政治性 任何时期的秘书工作都从属于一定的统治阶级，为一定的集团服务。秘书工作不是纯粹的业务技术部门，是体现、执行、贯彻领导意见的部门，这就是秘书工作政治性的深刻根源。 文秘工作的政治性，要求文秘人员要认真学习中国特色社会主义理论以及党和国家的路线、方针、政策，深刻把握科学发展观，理解其深刻内涵实质，不断提高理论水平，增强政治敏锐性和政治鉴别力，把握实际工作中的正确的政治方向，始终在党和国家的大政方针指导下开展工作。 （三）辅助性 文秘作为领导者的参谋和助手，必须按照领导意图办事，不能自行其是。（四）专业性 文秘工作要求文秘人员必须具有较高的政策水平、文字水

4、平和理论水平，有较强的参谋能力、办文办事能力、信息处理能力，熟悉文书、档案、通信、礼仪等方面的知识，会操作现代化办公设备等四、现代秘书的工作特点（一）工作地位的从属性 这主要体现在以下三个方面： 一是领导与秘书的先后关系。自古到今，都是先有领导后有秘书。秘书的基本任务是为领导服务，辅助领导工作。 二是秘书要听领导和雇主的。领导的需要是文秘工作的中心，文秘应该“围”着领导转。在机关、单位内，居于主导地位的是领导、雇主，决策和管理是领导和雇主的基本职能。三是服务对象问题。秘书为领导和雇主服务、为职能部门服务、为群众服务。（二）工作内容的机要性 秘书工作的政治性决定了其工作内容的机要性。（三）工作效

5、果的潜隐性 秘书工作的辅助性决定了其工作效果的潜隐性。1、 现代秘书的思想素养 （一）现代秘书的政治素养 第一、较高的政治理论水平。 第二、较高的政策水平。 第三、加强党性素养，坚持正确的政治方向。 （二）秘书的思想作风 第一、全心全意的服务意识和乐于奉献的精神。 第二、强烈的责任意识。 第三、密切联系群众。第四、谦虚谨慎。 第五、实事求是。 第六、严谨细致。 第七、讲求实效。 第八、开拓创新。 二、现代秘书的人文素养人文素养是指在人文科学、人文精神、人文氛围滋养熏陶下而形成的思想观念、价值取向、人格模式、审美情趣、思维方式、学识才华等精神收获的总和。秘书的人文素养主要包括哲学素养、史学素养和

6、艺术素养等方面。 （一）秘书的哲学素养 秘书人员培养和提高自身的哲学素养有利于树立正确的世界观，改进思想方法和工作方法，从而改造主观世界。 秘书人员要树立辩证唯物主义和历史唯物主义世界观，坚持用客观、全面、发展的观点看问题；要用多种思维方法考虑不同问题，培养自己的创新思维和创新能力。文秘人员只有具备高素质的哲学素养和文化知识，才能使自己拟写的文案方向正确、思想和认识深刻，才能在工作中充满激情，发挥自己的创造力，实现自己的价值。 （二）秘书的史学素养 首先，秘书人员应在马克思主义思想的指导下，认真学习历史，树立正确的历史观。秘书工作人员也得坚持历史的观点来看待、分析周围的事物和本单位的多项工作，

7、只能这样，才能形成正确的观点，作出切实的评价。 其次，秘书人员应该熟悉一些历史知识和资料。文秘人员掌握和熟悉历史材料，学会从历史中总结经验教训，以史为鉴，使今天的工作更加科学，减少失误。 再次，秘书人员应学会从历史中继承发扬中华民族的传统美德，培养高尚的道德情操。（三）秘书的艺术素养 所谓艺术素养是指一个人所具有的艺术感知、理解、想象、创造诸多能力所形成的稳定的审美心理特征，实际上就是一个人艺术欣赏和艺术表现能力的综合反映。艺术素养是人们在艺术创作和艺术欣赏中进行的努力锻炼，以及经过长期实践所达到的艺术知识及艺术鉴赏能力的状况与水平。1 秘书的文学素养秘书的文学素养是指文秘人员在长期的阅读和写

8、作实践中所形成的文学涵养和水平。加强文学素养对于培养秘书人员的审美能力、口头和书面表达能力等起着重要的作用。 第一、加强文学修养有利于文秘人员丰富完善自己的知识体系 第二、加强文学修养有助于文秘人员提高自己的思维能力 第三、加强文学修养有利于秘书写作水平的提高 秘书人员的文学素养包括文学欣赏和文学创作两个方面。 秘书人员首先应该养成良好的阅读习惯，具备一定的文学欣赏能力和欣赏水平。经常地进行文学创作实践是秘书工作者提高文字运用能力，加强文学素养的一个重要方面2书画艺术素养 首先，学习书法能提高秘书工作者的服务水平。其次，学习书法能提高秘书人员的文化素养。第三，学习书法能提高秘书人员的品格修养。

9、3影视艺术素养 影视艺术是现代科学技术的产物，是综合艺术的结晶。影视既是艺术又是特殊形态的商品。秘书人员应培养正确的观看习惯和影视艺术鉴赏能力，进行审美情趣的熏陶，提高艺术素养，以及借助影像进行思想教育，培养良好的人生观与道德观。提高影视艺术修养还能通过对影视创作的社会文化批评、媒介批评和审美鉴赏，能够提高秘书人员的认知水平和思维能力，通过艺术自身对社会生活的观照，增强分析和处理问题的能力。4 音乐艺术修养 秘书人员具备一定的音乐知识和技能，提高音乐修养，对于综合文化素质的形成和文化水平的提高具有重要作用。音乐可以帮助秘书人员提高审美能力和陶冶情操。音乐通过听觉作用于人的心灵而实现对人的心灵和

10、智慧的净化和升华，虽然是一个潜移默化的过程，但它对人生所起到的非常重要的作用确是其他方式不可替代的。三、现代秘书的职业道德职业道德是指从事一定职业的人们在履行职责范围内所遵守的道德原则和行为规范的总和。它是社会道德在职业活动中的具体表现，是人们在从事职业活动的过程中形成的一种内在的、非强制性的约束机制。（一）秘书职业道德的含义和内容 秘书职业道德是文秘人员职业活动过程中的行为规范和行动指南，主要包括职业责任、职业纪律、职业情感和职业能力素养几个方面。由劳动和社会保障部制订的文秘职业国家标准将其内容确定为： 第一、忠于职守，自觉履行各项职责； 第二、办事公道，热情服务；第三、兢兢业业，甘当无名英

11、雄； 第四、服从领导，当好参谋； 第五、实事求是，讲究实效； 第六、奉公守法，不假借领导名义以权谋私； 第七、遵守纪律，保守国家机密； 第八、谦虚谨慎，文明礼貌； 第九、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质； 第十、钻研业务，掌握文秘工作各项技能。（二）秘书职业道德的基本要求 秘书相对于其他职业而言，职业道德尤其重要，其原因主要就在于这个职业最接近决策层、领导层、甚至直接参与其中，知密多，知密早，知密深。如果一旦道德沦丧，造成的伤害将无法估量。文秘应当遵守一些基本的职业道德规范。 第1、 爱岗敬业，忠于职守。第二、甘于平凡，乐于奉献。第三、遵纪守法，廉洁奉公。第四、恪守信用，严守机密。第五、文

12、明礼貌，谦虚谨慎。 第六、严于律己，善于合作。 （一）基础知识 基础知识是现代秘书从事文秘职业所必须具备的最基本的素质要素，它是秘书从业的立身之本，它构成了秘书知识结构中的基石部分，处于基础地位。基础知识其内容主要以人文社会科学知识为主，包括文学、历史、政治、哲学、法律、美学等，另外还应该具备一定的自然科学常识，如数学基础、经济基础、现代传播、网络知识等。 第1、 文化基础知识 第二、社会科学基础知识 秘书职业所需要的社会科学基础理论最核心的主要包括马克思主义理论、社会学和语言逻辑学等 第三、自然科学基础知识（二）专业知识 第一、秘书基础理论 主要包括文秘学、文书学、写作学、档案管理学、公共关

13、系学、礼仪学、秘书心理学等理论知识。 第二、秘书实务知识 主要包括文书处理、会议管理、事务处理、时间管理、办公自动化和商务活动策划与组织等操作性知识。 第三、行业业务知识 行业业务知识是指秘书人员服务的机构所从事的有关行业的具体业务知识, 如商务、司法、金融、贸易等等，其中每一个不同的行业都有其特定的业务内容和性质, 因此也有其特定的业务知识。这是在具体行业从事工作的文秘的职业依托。（三）相关知识 任何学科的知识都不是绝对孤立的，它相互交叉，相互渗透，相互影响，相互促进。文秘应尽可能多掌握一些既独立于专业知识之外，又与专业知识密切关联的知识。2、 秘书的能力结构根据当代秘书的职业特点，我们把秘

14、书的能力分为基本能力和职业能力两大方面。 （一）基本能力 秘书的基本能力，主要是指秘书人员的智力在秘书的能力结构体系中，基本能力是赖以吸收外界信息、知识的能力，也是构建其他能力的基础。第1、 观察能力 观察是指有目的、有计划、有思维参加的持久的知觉。观察力是人们有意识地对事物进行知觉感受的能力，是人们认识事物的必要前提。第2、 记忆能力 记忆是人脑对过去感知过、经历过的事物的反映。文秘工作内容多、范围广、头绪纷繁，需要掌握多方面的情况，因此秘书人员必须具备良好的记忆能力第3、 想象能力 象是在人脑中对已有表象进行加工改造而创造新形象的心理过程 丰富的想象力是秘书人员进行创造性工作的基础第4、

15、思维能力 思维是人脑对客观现实的概括的间接的反应。（二）职业能力 第一、沟通能力。 沟通能力是指秘书通过信息传递、相互交流等手段联络各方、凝聚各方力量并使之成为本组织发展的有利因素的能力第二、执行能力。 秘书应懂得正确领会领导的意图，并能将其很好地贯彻执行第三、文字表达能力。 文字表达能力主要是指应用文体的写作能力，包括公文和各种事务文书的写作能力。它是秘书特别是文字秘书的基本功。第四、口语表达能力。秘书在各种场合都要用到口头表达能力，即运用语言或借助于通信工具把思维内容加以表达的能力，包括对上汇报工作、请示问题、提出见解；对下传达指令，沟通情况，组织协调，对外的公关活动等第五、操作能力。 秘

16、书工作是一种务实的工作，实际动手操作的能力是做好文秘工作的一个重要能力第六、合作能力。 第七、应变能力。第八、管理能力。 秘书在某种意义上也属于管理者，承担一定意义的管理职能三、秘书的人际关系 秘书机构是单位的窗口和枢纽，文秘的办事过程就是与人交往的过程秘书人员理顺各方面的关系，建立良好的人际脉络资源体现着畅通的办事渠道，决定着办事的高成功率，保证着工作的顺利进行。 （一）秘书建立良好人际关系的原则 第一、平等相待 第二、尊重对方。 第三、真诚热情 第四、换位思考。（二）秘书与上司的关系处理 上司是秘书人员工作的重点对象，秘书工作就是为领导服务的。秘书的特殊地位和特定工作内容使得其人际交往显得

17、特别复杂。在秘书的交际范围中，与领导的交际是最重要、最复杂、最微妙的一种。 秘书人员要处理好与上司的关系，应重点注意以下方面： 第一、深入了解上司。 第二、维护上司的威信。 第三、主动配合适应。第四、细致周全服务 第五、灵活变通处理。 （三）秘书与同级的关系处理 第一、处理好与同事的关系。做到尊重同事、客观公正、待人真诚、团结合作。努力实现团结和谐、活泼有序，配合默契，奋进舒畅，具有凝聚力、战斗力、创造力的最佳团队关系状态。第二、处理好与各职能部门人员的关系。 做到摆正位置、相互协作、服务积极。（四）秘书与下级的关系处理 文秘人员处理好与人民群众的关系主要应做好以下方面： 第一、与群众平等相处

18、。 第二、获取群众的信任。第三、关心和体谅群众。第二章 应用写作基本理论一、应用写作的含义应用文是指国家机关、企事业单位、社会团体、人民群众在日常生活学习、工作中处理公共事务和个人事务所使用的具有某种惯用格式和直接应用价值的文章，包括机关应用文和私人应用文两类，或称为公务文书与私务文书 应用写作，顾名思义，就是应用文体的写作。作为一种广泛存在的社会现象，其内涵具有多维性：一方面，它是以适合实用为目的的写作实践活动，是一种行为过程；另一方面，它是研究应用文体写作基本理论、基本知识与技能技巧的一门学问，是写作学科的重要组成部分。2、 应用写作的特点（一）实用性 （二）模式性 和其他文体比较，应用文

19、的建构具有相对固定的模式应用写作学的任务之一，就是认真研究应用文的建构模式，不断促进应用文的规范化，特别是在电脑走进千家万户，人们纷纷“换笔”的今天，强调应用文的标准化、规范化，更具有极为重要的意义3、 应用文作者的修养和能力（一）应用文作者的修养1政策理论修养 政策理论修养是作者对客观世界的认知水平和哲学、政策理论水平的综合体现2业务知识修养 应用文是处理事务的工具。使用这一工具时，必须以熟悉各行各业的业务知识为前提。熟悉业务知识，不仅能积累写作材料，而且能够开阔视野，准确把握材料3词章文体修养 应用文写作，不仅要用语规范严谨，而且要直接明了，这就要求作者要具有较好的文字修养（二）应用文作者

20、的写作能力应用文作者主要应具备以下几种能力：1调查能力 2信息处理能力 3辞章建构能力 4把握读者心理的能力一、应用文主旨的涵义应用文的主旨因文种不同表现出一定的差异和个性特色。但总的来看，它仍然是通过相应的材料所表达出来的中心思想，是客观的社会生活与作者主观思想及意图相结合的产物。应用文的主旨在撰稿前就已形成，即“意在笔先”。它的主旨也因文种不同而表现出这样几种情况：如果是旨在传达政策、指令或事项为主的指令周知性和法规性文件，则表现为公文的写作目的；或者是某项方针、政策、办法的具体说明；或者是对于某个问题、某个事件作的结论；或者是对于某个问题的处理意见等。如果是旨在汇报工作，总结经验或反映情

21、况为主的汇报性、总结性的文件，则表现为对某项工作成绩、缺点的看法；或者是对某项工作或问题的评价。经济应用文的主旨则是作者对经济工作的观察、调查、分析、研究，以及对材料的处理而得出的思想和观点。一篇经济应用文的质量高低，价值大小，影响好坏，其决定作用就在于观点是否正确、深刻。二、应用文主旨的特点 （一）客观性 （二）单一性 （三）明晰性 三、确定应用文主旨的方法 （一）要从工作实践和生活实践中获取应用文的主旨应用文体的实用性，决定了它写作的实用性和实践性。只有这样获得的主旨，才不至于空泛、抽象、不切实际，也只有通过这样的途径获得的主旨，才会具有实际的指导意义和该文种所特有的文种意义。 （2） 要

22、根据上级机关的文件精神，领导集团的意图，确立应用文的主旨在工作中，要拟定一个新的公务文书，其主旨的主要来源往往是上级和有关主管部门的文件精神以及各种具体规定等。同时，任何上级的文件精神，都必须结合具体单位的实际情况而施行，以指导具体工作。因此，应用文的主旨又必须由相应单位的领导集团的意图来确定。四、确定应用文主旨应遵循的原则除了掌握确立应用文主旨的方法，应用文的主旨还必须做到正确、集中、鲜明等原则。一、应用文材料的涵义应用文的材料是主旨支撑和表现的基础，它表现为写作者在表达主题时所选用的具体事实，基本情况以及数字、引语等，是表达主旨和谋篇布局的物质条件。2、 应用文材料的范围应用文的材料一般可

23、以分为下面几类： （1） 直接材料和间接材料 （二）正面材料和负面材料 （三）现实材料和历史材料 （四）点上材料和面上材料 点上材料是指那些重点、具体的材料，面上材料是指那些全面、概括的材料。三、应用文写作选材的基本要求（一）要选择主旨需要的材料 凡是与主旨、观点有关，并能有力地表现、说明、突出主旨的材料，就取而用之；反之，与主旨无关或关系不大的材料，无论多么生动，都应该弃而舍之。在这个问题上容易出现的毛病是：或者是材料分散，使主旨游离，造成群龙无首的情形；或者是各自为政，不听使唤，形成多中心局面；或者是材料堆砌，导致主旨不明的状态。因此，应用文写作的选材，首先应该牢记主旨的统帅作用。（二）要

24、选择准确真实的材料所谓准确真实，一是说材料不能虚假，是实有的事物；二是说材料本身要能反映事物的本质。要特别注意防止下列几种偏向：添枝加叶，无中生有。有的作者在写作中为了追求生动、完整，就抓取一点，任意编选，结果背离事实；张冠李戴，移花接木。有的作者为了求得典型，本来是甲同志做的事，硬要安在乙同志头上，或者把不同单位、不同时间发生的事件，硬捏在一起，结果成了假典型；推测想象，任意拔高。有的作者只了解到事情的大概情况，就凭自己的想象推测，或者有意把事实加以夸大、拔高，结果造成内容失真；马马虎虎，粗心大意。有的作者在引用数字或文件时，掉字漏词，不进行严格的核实，结果造成失误。（三）要选择典型的材料所

25、谓典型材料，是指那些最能说明事物的本质和特点，最能反映客观事物的发展规律，因而最有代表性和说服力的材料。（四）要选择新颖的材料一、应用文结构的涵义 结构是指文章的内部组织构造，是选用材料表现主旨的有序安排，是思路的物化。具体来说，是文章的谋篇布局和框架网络。应用文结构的内容，也和一般文章一样，包括开头和结尾，层次和段落，过渡和照应。既要讲究结构完整，又要做到言之有序，哪些材料先写，哪些材料后写，哪些材料详写，哪些材料略写，都应统筹安排，合理布局。应用文结构的特点是定型性、严密性、条理性。二、应用文结构的安排（一）开头应直接入题，开门见山，结尾要注意收束，干净有力 应用文的开头一般有以下方式：

26、（1） 概述式 （2）引用式 （3）结论式 （4）目的式 （5）说明式 结尾的方式一般有下面两种： （1） 对全文的主旨进行总结概括，让读者对全文获得一个总印象。如各种报告、总结，法律文书中的答辩状、辩护词等便经常使用。 （2） 对全文的意义进行强调结尾，引起阅者重视。如公文中的规定，经济文书中的经济工作研究，法律文书中的辩护词等便经常使用。 （二）层次、段落要脉络清晰，标志明显1所谓层次，它是文章思想内容展开的次序，每一个层次都应有一个相对完整的意思，因此，层次又称作意义段或“结构段”。 启事、海报、讣告、命令、决定、通知等简短的应用文，主体内容一般只有一个层次。稍为复杂一些的应用文，如带指

27、令性的公文，它至多也只有三个层次，以主旨的目的、说明、意见三者构成的数量为转移。 两个层次的应用文，一般包含主旨中的目的和意见，或者只有说明和意见，如部分通知、决定、请示。 三个层次的应用文，则包含了主旨中的目的、说明和意见三个部分，它遵循提出问题、分析问题、解决问题的思维顺序。如部分通知、决议、请示等。 篇幅较长的应用文如简报、总结、调查报告、经济预测报告、经济工作研究、辩护词、起诉状、悼词等，它们的层次就接近于议论文的层次，可以有递进、并列、总分分总等几种形式。 2所谓段落，它是文章中具有相对完整内容的独立的基本单位，是体现层次的外部形式。段落也叫自然段。它以段首空两格为标志。 应用文写作

28、划分段落有以下原则： （1）分段要注意内容的单一性和完整性。 （2）分段要注意段落之间，段落与层次之间，段落与主旨之间的内在联系。 （3）分段的长短要根据应用文的内容，应用文的文种和不同文种的阅者而定。（三）过渡、照应要自然、巧妙 1常用的过渡方式 （1）给大段加小标题和数字，使其具有过渡、衔接作用。 （2）在自然段之间可用过渡词衔接，如用“所以”、“因此”、“可见”、“此外”、“但是”等词语表承上，用“以下是”、“下面是”表启下。 在公文及其他一些文书开头部分与主体部分之间，常于开头之末设置贯用过渡语句过渡，如“特作如下通告”、“现将有关事项告知如下、“为此，特制定本条例”等。 此外，表内容

29、或表述形式大转换的常见过渡语还有“综上所述，可知”、“总之”或“总的来说”、“双方订立协议如下”、“你方应赔偿我方金额如下”等等。 （3）用一过渡段联接上下文，如上半年主要工业品销售走势一文在对680种商品进行供求现状概括分析后，用“几种主要工业品的供求情况是”引起下文，从“概述”过渡到对几种工业品的具体分析。 2常用的照应方式 （1）文题照应，即题目和内容呼应，以达到反复点题，突出主旨的目的。（2）前后照应。论说性强的规范应用文本结构中开头提出论点，结论重申论点，就是典型的前后照应。因其在全文首尾，又可称为首尾照应。三、应用文安排结构的原则 （一）根据文种选择结构 （二）结构要素排列顺序化

30、（三）注重结构的外在衔接一、语言在应用文写作中的作用（一）语言是传情达意的重要工具 （二）语言在应用文的构思中有着重要作用 二、应用文的语体规律应用文的书面表达语言是由包含语词、语句和标点符号组成的自然语言和图表等人工语言组成的语言体系。应用文以应用为目的，它有独特的语体规律。 （一）社会化 应用文的用语，尤其是在公务文书中，一般不用个人化的语言，不用某个地区的方言，不用超常规的用语句式和冷僻词汇。 （二）稳定化 （三）模式化 这一语体规律是在下列几种常用的模式语的格局中体现出来的： 1起首语。应用写作中的起首语的运用，使开头变得容易。常见的应用文的起首语如：“根据现如下”、“遵照如下”、“为

31、了”、“关于”、“在下”、“首先”、“据查”、“来文悉”、“经调查”、“根据原则，特制定本办法如下：”、“欣悉”、“惊闻”等等，这些起首语有时阐明写作目的，有时引出行文依据，有时直接引入话题。 2衔接语。文学写作很讲究内结构的衔接，所谓文如长龙，首尾连贯，一气呵成。而应用写作特别注重外结构的衔接，除了用序码词衔接外，还大量运用衔接语连贯。通常用于段的起句和段的结句。如：“综上所述”、“以上各点”、“如前所述”、“由此可见”、“总而言之”、“为此”等。这些模式语，能把特定的内容连贯地衔接起来。 3结束语。应用文的结束语一般带有期请、总概的意味，如：“为盼”、“当否，请批示”、“此呈”、“特立此据

32、”、“特此函达”、“请依法处理”、“恭请光临”等。结束语应根据不同的文种和语境选用，如撰写的“报告”内容比较重要，结语可用“特此报告”，以示慎重；如果是例行情况的报告，一般可用“以上报告，请审阅”等结语。 三、应用文的语言特点（一）有意强化语言的表意功能 应用文强化语言的表意功能，主要从两方面着手。 1准确用词。2规范句式（二）运用书面辅助语言用语名称作用常用特定用语开端用语用于文章开头，表示引据、发语 为了、为、顷接、依照、按照、遵照、根据、关于、兹定于、兹因、承蒙、谨悉、惊悉 递送用语用于表示文件的递送方向 报、呈、颁发、印发、发布、送 拟办用语用于拟办审批 拟办：业经、责成、交办、试办

33、审批：照办、批准、可行、原则同意 过渡衔接用语用于承上启下，结构连贯 为此、鉴于、有鉴于此、综上所述、特下、现下 期请用语用于表示希望和请求 上行：恳请、特请、届期 平行：拟请、如蒙 下行：希望、尚望、希予 结尾用语用于表示收束上行：当否，请批示；可否，请批示；如无不当，请批转；如无不妥，请批准；特此报告；以上报告，请批转；以上报告，请审核 平行：此致敬礼；为荷；谢忱、特此函达；特此证明；尚望函复 下行：为要；为宜；为妥；希遵照执行；特此通知；此复；现予公布 四、应用文语言运用的要求 应用文的语言，除要符合语法、修辞、逻辑等方面的规律外，还要具备简洁、准确、平实、得体等基本要求。 第三章 法定

34、公文（上） 一、公文的涵义广义的公文是党政机关、社会团体、企事业单位等合法组织办理各种公务时使用的具有特定效力和规范格式的应用文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布法规和规章，实施管理，规范行为，融洽工作，记载和传递公务信息等的重要工具。狭义的公文特指条例中党政机关在公务活动中使用的相关文书，亦称法定公文、党政公文或通用公文。二、公文的特点（一）政治性 （二）公务性 （三）法定性 （四）规范性 （五）时效性三、公文的作用（一）领导指导和宣传教育作用指上级机关制订及发布的各项方针政策、指示、决定等，给下级机关和广大群众指明方向，阐明措施和做法。下级机关和广大群众按照上级的部署、意见和决策进行

35、工作。同时，公文还有阐明政治主张，说服教育群众，让群众了解领导意图等作用 （二）规范行为的作用指各级领导机关以及各级权力机关发布的命令、决定、通知等，在所要求的范围内，必须贯彻执行，不得违反。否则将会受到纪律的制裁。（三）处理公务和记载凭证作用处理公务，包括联系公务和办理公务两个方面。公文是办理公务的凭证和依据。四、公文的种类常见的、基本的公文的分类，主要是从公文的来源、使用范围、行文关系、性质作用、内容与特点等方面来划分的。分述于下：1从公文的来源划分 （1）对外文件。对外文件简称发文。是指本机关（或部门）拟制的向外单位发出的文件，它是作为传达本机关的意图发往需要与之联系的针对机关的文件。（

36、2）收来文件。收来文件简称收文。是指由外机关拟制的，作为传达其自身机关的意图，发送到本机关（或部门）来的文件。（3）内部文件。内部文件就是指制发和使用都限于机关内部的文件。比如，机关内部的规章制度、会议记录、工作计划、经验总结以及内部的通知、通报等。2从公文的行文关系上划分（1）上行文。上行文就是指下级机关、下级业务部门向它所属的上级领导机关和上级业务主管部门所发送的公文，是自下而上的行文，所以称上行文。主要有报告、请示、部分意见、函等。（2）平行文。平行文就是指同级机关或者不相隶属的、没有领导与指导关系的机关之间的行文。主要有函、通知、意见、会议纪要、部分议案。（3）下行文。下行文就是指上级

37、领导机关对所属的下级机关的一种行文。下行文一般常用指示、命令（令）、决定、批复、公告、公报、多数通知、纪要、部分意见、函等。 下行文是上级机关对下级机关、上级业务主管部门对下级业务部门实施领导与业务指导责任的重要工具。对下级机关与业务部门来说，是重要的收来文件。3从公文的秘密程度和阅读范围划分从公文的内容是否涉及党和国家的秘密，涉及秘密的程度，以及发文机关对公文所限定的阅读范围，又可将公文划分为秘密文件、普通文件和公布文件。（1）秘密文件。秘密文件是指内容涉及党和国家的秘密，需要控制知密范围和知密对象的文件。（2）普通文件。普通文件是相对秘密文件而言的，从这个角度说，也可称为非密文件，这种普通

38、文件也并非无密可保，可供任何人阅看。如机关、组织的决议、工作计划、总结，对工作人员的处理决定、通报等，这类普通文件阅读的范围就比较宽。但一般说来，只限于本机关或本组织内部，不对外公布，即不在社会上公布，不向国外传播。（3）公布文件。公布文件就是直接向人民群众和国内外公开发布的文件。比如一些公告、通告、公报、法律、法令、中央领导同志的某些重要讲话、报告等，通常都可以采用广播、电视播放、报刊登载，公开张贴或口头传达等方式进行公布4从公文制发机关的性质和公文作用划分 （1）法规文件。法规文件是指由中央和地方各级权力机关、行政机关所制发的法律、法令和行政法规与规章文件。法规文件一般分为以下三种： 法律

39、文件，法律文件是体现统治阶级的利益和意志，以国家强制力来保证其实施的行为规则，是实行阶级专政的一种工具。法律文件在我国是由行使最高立法权的机关全国人民代表大会按照立法程序制定的 法令文件。法令文件是指根据宪法的有关规定所制发的一种文件，通常是以中华人民共和国主席或国务院总理的名义发布的。 行政法规与规章文件。行政法规是国务院为领导和管理国家各项行政工作，根据宪法和法律及有关规定制定的政治、经济、教育、科技、文化、外事等各类法规的总称。这里所说的行政法规章文件，除国务院制定的行政法规外，还包括各种地方性法规，部门规章和地方人民政府规章。（2）行政文件。行政文件主要是指国家机关在日常公务活动中所形

40、成和使用的文件。具有行政指挥、领导指导工作和公务联系的作用。例如政府机关、行政管理机关使用比较普遍的意见、通知、请示、报告等。 （3）党的文件。党的文件是指由中国共产党的机关、组织形成和使用的文件，反映党的领导、党的工作和党的建设等活动。其中，只限定在党的组织和党员中间阅读和传达的文件，又叫党内文件。 5从公文内容的性质和特点划分 按照公文内容的性质和特点，可以将公文分为指挥性公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等。 （1）指挥性公文。指挥性公文是指上级领导机关对下级机关或群众发出的用以领导和指导工作的公文。它需要下级机关单位和有关人员认真学习和贯彻执行，是下级单位决策和进行工

41、作活动的依据。例如命令、决定、意见、批复和指示性通知等。 （2）规范性文件。规范性公文是指由机关、组织、社会团体制定的。要求其成员在活动、工作等方面严格遵守的行为规范，它是一种兼有政策性和法规性的公文，有较强的规范性和强制性，例如条例、规定、办法、细则、章程、规则等。 （3）报请性公文。报请性公文是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、请示问题时所使用的陈述性、请求性公文。这类公文主要有报告、请示等。 （4）知照性公文。知照性公文是指机关单位发布的需要周知或遵守，以及各机关单位之间联系工作，通报情况所使用的公。例如公报、公告、事务性通知、通报、函等。 （5）记录性公文。记录性公文是指各机关、组

42、织用以记载公务活动以备查考的公文，如会议记录，电话记录、会议纪要、大事记值班日志等。 五、文种的选用规范（一）15种公文文种的功能及适用范围 1决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。 2决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。 3命令（令）。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。 4公报。适用于公布重要决定或者重大事项。 5公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。 6通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。 7意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。 8通知。适用于

43、发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。 9通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。 10报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。 11请示。适用于向上级机关请求指示、批准。 12批复。适用于答复下级机关请示事项。 13议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。 14函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 15纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。（二）违反公文文种选用规范的混乱现象1混用文种 2自制文种3误用文种三、公文的行文关

44、系据单位各自的隶属关系和职权范围来看，单位之间的关系有五种：（一）直接隶属关系。直接上一级机关与直接的下一级机关之间的领导与被领导的关系。如省、自治区与国务院之间，便是这种关系。（二）间接关系。处于同一垂直系统的，但又不是上下直接相邻的领导与被领导关系。如省人民政府与市下属的县人民政府之间的关系便是。（三）业务指导关系。指各业务系统内上级业务主管部门和下级业务主管部门之间的关系。如国务院的职能部门中国家财政部与省人民政府的省财政厅之间的关系便是。 （四）平行关系。指处于同一系统内的同级机关、单位之间的关系。如省人民政府内厅、局、委等的关系，即财政厅、新闻局、公安厅、农业厅等单位之间的关系便是。

45、（五）不相隶属关系。非同一系统的机关之间的关系统称为不相隶属关系。如国务院农业部直属的某高校和教育部直属的某高校之间的关系便是。四、公文的行文方式 机关、单位行文时选择的行文路线和结构形式，就是行文方式。它包括逐级行文、多级行文、越级行文、直接行文等。有以下特殊情况时，方可越级行文。1情况特殊紧急，逐级上报下达会延误时机造成重大损失。2经多次请示直接上级机关，问题长期未予解决。3上级机关交办并指定越级上报某些事项。4检举、控告直接上级机关。5直接上下级机关产生争议且无法解决。6需直接询问、答复、联系具体事项。7反映或处理不涉及直接上级或下级机关职权范围的偶发事件或问题。越级行文应当抄送被越过的

46、机关。 五、公文的行文规则 （一）各级党的机关和行政机关的行文关系，应当根据各自的隶属关系和职权范围确定。（二）同级党政机关、同级党政各部门、上级党政部门与下一级党政机关可以联合行文；党政机关及其部门与同级军队机关及其部门可以联合行文；党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，单位不宜过多，应尽可能减少党、政、军机关的联合行文。（三）党政各职能部门在各自职权范围内，可以互相行文；可以向下级机关中相关的部门（业务部门)行文；也可以根据本级党委或政府的授权的职权规定，对下级党委或政府行文。（四）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，

47、上级机关有权责令纠正或撤销。（五）向下级机关的重要行文，应当同时抄送本机关的直接上级机关。（六）向上级机关行文，应当主送一个上级机关；如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送。（七)不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。（八）受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。 （九）向上级机关请示问题，应当一文一事，只写一个主送机关，其他机关可抄送，但不得同时抄送下级机关。除特殊情况外（如领导直接交办的事项等），请示不应直接送领导者个人

48、。不应当在非请示公文（如报告等)中夹带请示事项。 （十）除党委办公厅（室)根据党委授权外，党委的其他部门，不得对下级党委发布指示性公文。 （十一）党委各部门应当向本级党委请示问题。未经本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级主管部门请示重大问题。（十二）不相隶属机关之间一般用函行文。（十三）经批准在报刊上全文发布的行政法规和规章，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。同时，由发文机关印制少量文本，供存档备查（按：全文公开发布的其他公文同此）。（十四）对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。六、公文的拟制草拟公文的基本要求是：（一）符合国家的法律、法规和方针、政策及有

49、关规定。如提出新的政策规定，要切实可行，并加以说明。（二）情况确实、观点明确、条理清楚、文字精炼、书写工整、标点正准确，篇幅力求简短。（三）人名、地名、数字、引文要准确，引文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。（四）结构层次序数。第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。必须使用国家法定计量单位。（五）用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。（六）公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。（七）公文由本机关领导人签发，重要的或涉及面广

50、的，必须由正职或者主持日常工作的副职领导人签发。经授权，有的公文可由秘书长或办公厅（室)主任签发。（八）审批公文，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间，其他审批人圈阅，应当视为同意。（九）草拟修改和签批公文，用笔用墨必须符合存档要求，不得在文稿订线外书写。公文送领导人签发之前，应当由办公厅（室)进行审核。审核的重点是：是否需要行文，是否符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规定，是否与有关部门、地区协商、会签，文字表述、文种作用、公文格式等是否符合条例和办法的有关规定。一、公文处理概述（一）公文处理的涵义公文处理是党政机关、人民团体、企事业单位在管理中一项经常性的重要工作，也称文书处理

51、、文件处理。（二）公文处理的任务公文处理的主要任务是：及时、准确、安全、有效地拟制、传递、处理和管理公文，以便为机关公务活动提供信息，充分发挥公文的作用。 包括：1拟写与制作公文。2传递公文。3办理公文 4管理公文 5领导交办的有关公文处理的其他工作。（三）公文处理的地位和作用公文处理是实行管理的重要组成部分，是办理公务的基本手段之一，它贯穿于各项职能活动的始终。机关的管理工作，很大程度上要通过公文处理工作来体现。它的作用是：1公文处理是为机关领导提供参谋、助手作用的辅助性工作。2公文处理是承上启下、联系左右的枢纽。3公文处理是机关工作作风，政策水平和管理水平的体现。4公文处理是档案工作的基础

52、。二、公文处理的原则和要求（一）公文处理的原则条例规定：“应当坚持实事求是、按照行文机关的要求和公文处理规定的原则，做到公文处理及时、准确、安全、保密。” （二）公文处理的要求根据公文处理的基本原则，结合机关工作实际，公文处理工作有以下要求：1必须实行集中统一管理，这是公文处理的一项基本要求。 （1）统一领导。 （2）建立机构 （3）建立健全统一的公文处理工作制度 （4）由公文处理部门集中统一管理公文 （5）建立、健全并实施公文处理的国家标准，防止政出多门，各行其是，促进公文处理标准化，提高办文效率。2必须及时、迅速，提高效率。3必须准确、严密，保证质量。4必须保守党和国家的机密。5必须反对文

53、牍主义、形式主义或官僚主义6必须坚持实事求是的思想路线和工作作风。三、公文处理程序 （一）公文处理程序的涵义及特点公文处理程序，是指在一个机关内部，由依次衔接、相互联系、彼此制约的一系列工作环节所构成的公文处理的体系。它包括收文处理程序、发文处理程序，它揭示了机关内部公文运转处理的全过程。公文处理程序具有如下特点：1确定性。 2连续性。 3规范性。 （二）收文处理程序收文处理是指对来自机关外部的公文所实施的处理与管理活动。收文处理是收受公文并从中提取有关信息，处理有关公务的过程，是收文机关履行其法定职能，使公文产生实际效用的过程。1签收。签收公文要逐件清点、认真核对。2登记。登记是记录公文收进

54、、运转、处理的完整记录 登记的方法，通常有以下四种： 分级登记。即按来文单位的级别登记。 分类登记。即按收文业务性质分类登记。 分文种登记。 依收文时间顺序登记。 3分发 4拟办 这是机关综合部门或业务主管部门，对需要办理的重要公文，提出建议性处理意见，以供领导人审批时参考。5批办。批办，是机关或部门的领导人，对来文提出处置的原则与方法，并签署姓名与日期。 6承办。承办是具体承接处理文件内容所针对的事务和问题的活动。公文只有通过承办才能发挥作用，实现行文的目的。因此，承办是公文处理过程中的中心环节。 7催办、查办。催办、查办，即对公文处理的督促与检查，并促使文件精神得以落实的活动。8注办。注办

55、是指由承办人签注文件承办经过与结果的活动。它有助于公文的日后整理与查考。（三）发文处理程序发文处理指在机关内部为制发公文所进行的拟制、处置与管理活动过程1拟稿。拟稿即撰稿，指撰写、起草公文。它包括前面介绍过的接受交拟、确立主旨、选择材料、安排结构、编写提纲、起草初稿、修改眷清等环节。2会商。 3审核。 4签发。 5缮印、校对。 6用印。 8传递。 四、办结公文处理程序 凡已经办理完毕的公文，应按下列程序处理。 （一）办结暂存 （二）立卷 （三）归档 （四）清退 （五）销毁第四章 法定公文（下）一、命令（令）（一）适用范围和特点命令适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性行政措施、批准授予和

56、晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。命令是下行文，是行政机关指挥工作的重要凭据，根据宪法规定，只有国家主席、国务院及其所属部委和县以上各级人民政府，才能依照法律规定的权限发布相关的命令，因此它具有强制性和权威性两个特点。 （二）命令（令）的分类按命令内容的性质可分为发布令、行政令、任免令、嘉奖令、惩戒令、特赦令等。省市以下不用命令来任免干部。 （三）命令（令）的格式与写法1命令标题有三种（1）写明发文机关、事由、文种，如国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令。（2）写明发布事由和文种，如向全国进军的命令。（3）写明发布者和文种，如中华人民共和国主席令。命令标题正下方用编号，表明领导人任现职以来发

57、布命令的流水号，用圆括号括上。2正文写作简明扼要，一般由命令原由、措施、执行要求组成，文风严肃，语气有力。3签署位于正文横宽12处，签上负责人的职务和姓名。日期位于横宽13处。（四）命令（令）的写作要求1选用文种要慎重，制发命令（令）者必须具备相应的职权。2命令（令）的内容必须审慎，不得朝令夕改。3命令（令）的文辞要简明凝练，语气坚定不移。中华人民共和国国务院令 （第272号）现发布对储蓄存款利息所得征收个人所得税的实施办法，自1999年11月1日起施行。总理：朱镕基一九九九年九月三十日二、议案 （一）适用范围议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议

58、事项。 （二）议案的特点1制作主体的规定性，2制作程序的法定性 3内容的特定性 4建议的可行性 5内容的单一性 （三）议案的分类按内容分，议案主要有立法案、重大事项案、机构设置案、任免案、批准条约案等。按时间，可分为平日议案和会议期间议案。 （四）议案的结构与写法议案一般由首部、正文和尾部三部分组成。1首部。包括标题、发文字号和主送机关等项目。标题。通常有两种形式：第一种为完全式标题，即由“发文机关案由文种”组成；第二种为省略式标题，即由“案由文种”组成。发文字号。在标题右下方按函的字号书写，如“国函199874号”等。主送机关。在标题之下，正文之前左起顶格书写主送机关全称或规范性简称，加冒号

59、。2正文。这部分是议案的主体，包括案据、方案、结语三项内容。3尾部。包括签署和年、月、日期两项内容议案按规定由政府行政首长签署而不署政府机关名称。需要说明的是，首长署名要盖名章，以示负责。盖一般名章的，还需加盖政府机关印章；盖首长签名章的，则不需再盖政府机关印章。首长于正文右下方签署。签署之下，以行政首长签发的日期作为成文时间，用汉字写明具体的年、月、日。代表提出的议案要写明提议案人员的姓名和联系人姓名，以及提议案人的选举单位详细通讯地址。这种议案不是法定公文，可参照法定公文中的议案格式写作（五）议案的写作要求1必须是有议案提出权的机关按法律规定向权力机关提出其职权范围内的事项，行政机关的职能

60、部门不能直接向权力机关提出议案。 2必须以党和国家的路线、方针、政策与法律、法规为依据，并切合客观实际。3立法议案由于该法尚未得到权力机关的审议通过，所以必须在该法的名称后面用圆括号括上“草案”二字。4由于行政机关与同级权力机关不是隶属关系，所以议案的文号多用“函”字。5议案的语言要简明准确、庄重凝炼、表达严密、条理分明。三、决定 （一）适用范围和特点 适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定的主要特点是权威性和行政约束力，它所作出的安排要求受文各单位必须执行。 （二）决定的分类根据内容、性质的不同，决定可以分为法规政策性决定、宣告事项性决

61、定、奖惩性决定、任免性决定等。（三）决定的结构与写法决定的结构分为首部和正文两部分。1首部。包括标题和成文时间两部分。（1）标题。标题一般有两种构成形式：一种是由发文机关事由文种构成；另一种是由事由文种构成。（2）成文时间。指发布决定的时间。在标题正上方注明成文的年、月、日期，或者在标题下方用括号注明某年某月某日某会议通过字样。2正文。正文的结构一般由三部分组成。一是开头部分，简要交代决定的缘由、目的、根据，奖惩性决定还要写明奖惩对象的年龄、身份等基本情况；二是主体部分，主要写决定的内容，落实决定的要求和措施，要求具体明白、层次清楚，便于有关单位执行；三是结尾部分，用于提出希望、要求或执行说明

62、。有的决定需要带附件。有附件的决定，应当于正文之后、发文机关署名之前注明附件的名称或依据，并将附件附在主件之后。（四）决定的写作要求1要有政策或法律依据。2要了解问题或事项的具体内容。3观点要明确，用语要准确。4要求要切合实际。 一、公告（一）适用范围和特点公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公告具有周知对象的广泛性和鲜明的告知性。其发布目的主要在于宣布近期的大事要闻，公布的对象广及国内外。通常情况下，公告内部不行文，外部不张贴，传播渠道多为报刊、电台、电视台，而且周知的范围可涉及国内外。公告也可宣布带有规范约束性质的法定事项。 （二）公告的分类从宣布的内容性质看，公告可以分为重要事项公告和法定事项公告两大类。前者主要用于公布大事要闻，如国家重大科研实验的成功，国家领导人的任职、出访、病情、逝世等；后者主要用于国家权力机关公布有关法律、法令和行政法规及规定 、决定等事项。司法机关和一些法人单位（如上市公司)可以依照法律有关规定发布重要事项的公告。它又可以分为