项目备案与立项管理办法

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1、项目备案与立项工作程序项目备案与立项是项目启动的必要环节，是规范项目信息管理，避免项目冲突，控制项目前期费用，启动项目工作的重要措施。从任何来源的各类项目信息均应进行备案，项目信息应根据备案后跟踪和进展的情况确定是否立项。项目备案后，方可开展项目的前期调研、客户接触工作，并可以开始使用少量预算内的前期费用。经调查研究确认项目真正可行后，进行项目立项，立项后方可开展项目的实质性工作和使用相关项目费用。项目的备案与立项必须执行项目备案与立项工作程序。任何人员从任何来源取得的、有可能承揽的项目信息均应进行项目备案。项目备案为对项目的基本情况进行登记。提供项目信息的人员应尽可能了解到项目的准确信息，并

2、至少提供本规定要求的最基本的信息。所有设计项目、包含主体设计内容的项目以及其他需要报院备案的项目应按北京市建筑设计研究院的有关规定在院市场经营部同步备案。项目较为成熟后，有可能承揽到或开始投标前，应按本工作程序进行项目立项。项目立项为对项目信息的遴选过程，批准立项的项目开始进行投标和后续工作，未批准立项的项目不应进行后续涉及进一步投入资金的工作，可视情况继续跟踪，或果断放弃，以将有效资源投入到更有可能的项目上。项目备案和立项工作由市场部负责和组织。各类项目信息均应提交市场部办理备案手续，并按市场部的有关规定随时通报和记录项目的进一步信息、跟踪情况和进展情况。市场部应分类登记项目的备案信息，通报

3、相关部门，及时修改，并组织处理或协调处理项目冲突。市场部应按项目立项程序组织遴选项目信息，确定立项项目和办理项目立项手续。项目立项程序由多个部门协同完成，与项目内容相关的各业务和专业部门参与项目的遴选工作，各部门应切实履行工作职责，接受市场部的组织和安排，积极协助和配合项目立项工作，保证项目工作顺利、有序地开展。项目立项应经过批准，并应确定项目负责人或临时负责人，根据项目情况可同时确定参与的部门、业务与专业负责人和人员，组建项目部门。市场部应及时向相关的部门书面通报项目立项情况、项目负责人员和项目部组建情况。项目备案或立项后12个月以上无任何实质性进展的，市场部应视其为失效的项目信息，将其清理

4、出备案与立项项目清单，以保证项目清单的更新和有效性。特殊情况下，经主管领导批准，可延长项目信息的有效期。项目备案与立项工作程序如下：项目信息项目备案与立项工作程序各阶段工作内容分述如下：1、项目备案项目信息可来源于任何部门、员工、信息人员、媒体和通过部门或人员联系的外部机构或人员。接收到项目信息的部门和人员应对项目信息进行初步的有效性预判，决定是否提交备案，初步预判应综合以下几个方面的信息做出判断：(1)项目名称和地址是否明确；(2)项目的类型是否明确，是否在本公司的业务范围内；(3)项目的业主是否明确；(4)项目的规模是否明确；(5)项目是否明确采取招标、议标、委托或其他方式实施；(6)项目

5、资金来源是否明确和落实；(7)项目进展情况是否清楚，计划是否了解；(8)本公司对项目的内容是否有优势；(9)项目是否与本院、院属其他单位、本公司其他项目有关联，业主是否是老客户或间接老客户；(10)是否了解项目决策层和操作层的情况，操作深度及合作基础如何；(11)是否存在中间人，中间人可起到的作用和期望的报酬如何；(12)项目各种信息是否整理清楚，便于提交备案。以上第(1)、(2)、(9)项不详的项目信息不宜提交备案。其他各项可视具体情况而定。在一般情况下，项目备案所提交的项目信息应尽可能详细，包含以上各项信息，但涉及多个可承揽部门的项目和需在院市场经营部备案的项目，应尽早提交备案，以避免项目

6、冲突。各类项目信息统一提交市场部进行备案，在市场部办理备案手续。项目信息提供人员向市场部提交相关的项目书面资料，同时在市场部相关人员的指导下填写项目备案立项登记表，项目信息提供人员应尽可能详细地填写清楚所了解的各类信息，并对填写内容的真实性负责。市场部工作人员发现错误或遗漏应及时要求更改和补齐，同时应进行冲突检查，发现冲突及时协调解决。市场部为每一个备案项目提供一个独一无二的编号，编号规则为：XM-*,其中，xm为“项目”二字简称，XM后第一部分的*为具体的年份，最后的*为当年度备案的第几个项目，例如：XM-2012001，为2012年第一个备案的项目。此项目编号作为项目的“身份证编号”，贯穿

7、使用于整个项目的执行全过程。市场部接收项目备案立项登记表后，找主管领导审批签字，批准后将信息反馈给项目信息提供人员，然后，市场部相关人员登陆项目信息管理系统，填报项目备案登记信息，即完成项目备案。财务人员只有在项目信息管理系统中发现该项目确已备案后，方可执行相关的费用报销或请付款手续，具体标准如下：（ 1） 项目备案以前：不能支付任何费用；（ 2） 项目备案后至立项前：每个项目的费用上限为2000元，超出部分需提请主管领导报总经理办公会批准；市场部应将设计项目、包含主体设计内容的项目以及其他需要报院备案的项目在最短的时间内向院市场经营部办理备案手续。2、项目信息统计市场部负责对备案和立项的项目

8、信息进行整理、汇总和统计。市场部应随时整理和汇总项目信息，根据有关领导和部门的需要及时提供分类统计的项目信息和项目资料。项目信息应进行分类整理、汇总和统计，分类原则如下：（ 1）按项目类型分类，包括工程总承包、项目管理、工程管理、装饰设计、装修工程、工程代建、工程咨询和其它类型，其他类型可进行进一步细分；（ 2）按项目阶段分类，包括备案后跟踪、立项后攻单、投标、订立合同、前期、设计、施工、验收、结算、维保等多个阶段；（ 3）按项目地域分类，包括本地、外埠等，外埠又可根据地区、省市等进一步划分；（ 4）按项目规模分类，根据具体情况可分为大型和小型等；（ 5）按自主项目和合作项目分类；（ 6）按其

9、它特征分类。项目跟踪、运作和实施过程中获得补充信息和变更信息，应及时对项目信息和汇总资料进行更新。市场部应根据项目信息和掌握的项目各方面情况，对项目信息进行分析和判断，提交主管领导和相关部门，为项目决策提供参考。3、项目遴选与立项市场部负责在备案的项目中遴选可供立项的项目，提交审批批准后办理项目立项手续。项目立项除必须经过备案手续外，还应至少满足以下条件之一：（ 1）项目进入投标阶段；（ 2）项目将要发生大额费用；（ 3）项目办理了实质性委托；（ 4）主管领导或总经理办公会认定立项。市场部统一将具备立项条件的项目报主管领导直接进行立项审批；重大项目应提交总经理办公会进行立项审批，市场部在总经理

10、办公会提出审议立项事项，提交项目资料并说明项目情况和立项理由，总经理办公会做出是否立项的决定。批准立项的项目应在该项目的项目备案立项登记表中立项审批栏填写立项审批意见，并由主管领导签字。批准立项后，市场部应在项目信息管理系统中对该项目填写立项审批意见、立项时间和其他必要的内容。项目立项时应确定项目主管领导和项目负责人。项目负责人由主管领导或总经理办公会在相关部门合适的人选中选定。在暂时无法选定项目负责人的情况下，应指定项目的临时负责人。各相关部门应指派专业负责人员配合项目负责人的工作。只有项目立项后，财务部方可处理金额较大的费用报销或请付款工作。具体标准如下：（ 1） 项目立项后至签约前：每个

11、项目的费用上限为5000元（包含上文中项目备案后的2000元），超出部分需提请主管领导报总经理办公会批准；（ 2） 项目签约后：严格按照控制预算相关管理办法办理。项目立项后，市场部应提请项目负责人或项目的临时负责人在项目信息管理系统中填报项目进展情况。项目负责人和项目的临时负责人应及时将项目进展情况通报市场部，按要求填报项目信息管理系统。市场部对立项项目及时进行立项登记和汇总、统计、分析。4、项目信息清理市场部应定期分析、并清理备案和立项的项目，与项目信息人员及时沟通，对备案或立项后12个月以上无任何实质性进展的项目，应视其为失效的项目信息，经核实后提交主管领导决定是否将其清理出项目清单。主管

12、领导确定应清理的项目，市场部应及时将其清理出备案与立项项目清单，以保证项目清单的更新和有效性，并以书面形式通报财务部和项目的相关部门及人员，中止该项目的一切后续支出。主管领导或总经理办公会确定继续进行的项目，市场部应延长项目信息的有效期。已清理项目的项目资料由市场部作为参考资料留存，重要的项目文件应移交行政部档案部门归档。备注：本办法自2012年2月1日起执行。附表项目备案立项登记表编号:项目名称项目编号项目地点项目分类运作方式自主口合作招标议标委托口项目性质政府项目房地产项目外资项目口项目内容口工程总承包口工程管理口装饰设计口装饰工程口咨询口项目信息规模2m目前状况总投资万元项目性质公建口住宅前期情况建设方情况单位名称单位地址邮编负责人电话联系人电话设计方情况单位名称单位地址邮编负责人电话联系人电话其他情况填报人（签字）填报时间年月日备案意见主管领导（签字）：日期：年月日立项审批意见项目负责人临时负责人主管领导（签字）：日期：年月日