秘书学实务

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1、精选优质文档-倾情为你奉上秘书学实务一、秘书人员具体都做什么？秘书人员要做的八件大事商务沟通（接待工作、沟通与协调工作 、商务谈判） 会务管理（会议筹备、会议沟通与协调 、会议善后） 商务活动管理（商务活动 、商务旅行 ） 办公室管理（办公环境管理 、办公资源管理、办公效率管理） 信息与档案管理 日常办公事务处理（文书处理 、其他事务 ） 常用事务文书写作（行政事务、公关礼仪、涉外经济类 ） 商务礼仪（个人礼仪 、日常交际礼仪 、涉外商务礼仪） 二、秘书人员如何进行商务沟通？商务沟通须知的三件事 1、接待工作收集来宾资料 制定接待方案 做好接待准备 迎接来宾 安排宴请 送别工作 沟通与协调工作

2、 与领导沟通 与同事沟通 协调领导之间的关系 协调部门之间的关系者 协调企业之间的关系3、商务谈判 收集谈判资料、参与组织商务谈判工作小组、参与制定商务谈判方案、安排商务谈判现场、创造融洽的商务谈判气氛、做好商务谈判中的辅助性工作、协助主谈人员处理谈判中的问题接待工作 开始 收集来宾资料 制定接待方案 做好接待准备 迎接来宾 安排宴请 送别工作 结束 （接待工作的步骤）收集来宾资料 来宾的个人情况来宾的基本情况 来宾来访的目的和意图 制定接待方案 开始 制定接待方针 规定接待规格 选择接待形式 编制接待日程 安排接待人员 安排生活与保卫工作 预算接待经费 结束（制定接待方案的程序）制定接待方针

3、 高格接待，是指陪客比来宾职务高而采取的一种接待方式。主要有三种形式。低格接待，是指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式。主要有三种形式。对等接待，是指陪客与来宾的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。主要有两种形式 选择接待形式引见式 、会见式 、座谈式 、陪同式 、迎送式 、协办式 编制接待日程接待的具体时间。接待活动的具体内容。各项接待工作实施的地点。陪同人员的各项工作安排 安排接待人员 安排生活与保卫工作生活安排（饮食 、住宿、交通工具）保卫宣传交排 预算接待经费 接待经费的来源（接待方提供 、来宾自理 、双方共同承担 ）接待经费的列支项目（食宿费 、劳务费 、工作经费 、交通费 、

4、纪念品费用 、宣传和公关费用、其他费用 ）做好接待准备开始 安排礼宾次序 布置接待环境 准备接待用品 准备礼品 通知迎接陪同人员 结束 安排礼宾次序按身份和职务的高低排列按英文字母的顺序排列。按通知代表团组成的日期先后排列 布置接待环境 电源及照明设施 空调 音响和视频设备桌椅座签 清洁卫生 准备接待用品 茶、水、饮料文件资料 水果、水果刀 烟、火、烟灰缸 报刊准备礼品通知迎接、陪同人员 迎接来宾 开始、确定迎接规格、做好接站接机工作、与来宾见面、与来宾相互介绍、安排主宾讲话、结束安排宴请开始 、明确宴请目的和种类 、确定宴请相关要素 、布置宴会场所 、发出邀请、定菜、安排乐队、 安排休息室、

5、迎接来宾、结束明确宴请的目的和种类宴请的目的 宴请的种类 （国宴 、涉外交往宴会、便宴 、茶会 、酒会 、客饭 、自助餐 、工作进餐 ）确定宴请的相关要素宴请的名义 、邀请范围 、宴请的形式 、宴请的时间 、宴请的地点 布置宴会场所气氛 音响 餐桌的布置 桌次的安排 发出邀请订菜 安排乐队 安排休息室迎接来宾 送别工作 送别的程序 了解来宾离开的准确时间；组织人员在大门口列队欢送。 送别的注意事项 沟通与协调工作 与领导沟通 与同事沟通 协调领导之间的关系 协调部门之间的关系 协调企业之间的关系商务谈判收集谈判资料 谈判前资料收集的内容（客户资料竞争者 ） 谈判前资料收集的重点（对方的谈判目标

6、 对方的谈判风格与专业才能 双方谈判筹码swoT分析 谈判时机swoT分析探知对方的主要意愿 预测对方的底线 收集第三方竞争者的竞争条件 ）谈判前资料收集的途径 参与组织商务谈判工作小组 选择谈判人员 组建谈判工作小组（包括决策人员、主谈判人员、专家技术人员、法律人员、语言翻译人员、秘书人员和其他人员 ） 参与制定商务谈判方案 确定商务谈判议题 如商品的质量、数量、包装、运输、检验、价格、支付、保险、索赔、仲裁和不可抗力等。 确定商务谈判目标列出谈判目标清单。 谈判目标优先排序。 界定谈判空间。 确定谈判阶段目标。 选择商务谈判策略以追求更多利益为本灵活的和常规的应对策略相结合。 谈判策略因人

7、而异。 谈判策略“因国制宜” 制定商务谈判程序 确定所谈事项的先后次序 先易后难的谈判程序 先难后易的谈判程序 混合型谈判程序 编写商务谈判程序的方法 尊重对方安排法 前提设限法 不设限安排法 优先次序法 临时增加议题法 确定商务谈判时间谈判人员处于最佳的状态情形 对己方有利的自然条件 己方紧迫程度得到缓和的情形 安排商务谈判现场 谈判室的选择与布置 谈判座位的安排 (小团队座位安排 大团队座位安排) 创造融洽的商务谈判气氛首先应该预测谈判的气氛，做最坏的打算，制定最佳目标 开始谈判时,秘书人员一般用5一l0分钟寒喧秘书人员要找到谈判双方的共同语言 表达将来与谈判对方真诚合作的愿望 开始交谈时

8、，秘书人员通常谈一些轻松的话题和非业务性的话题 不要在一开始就涉及有分歧的议题 不要刚一见面就提出要求 要积极主动地与对方进行情绪和思想上的沟通 通过一些比较容易引起对方认同的话语不失时机地转入正题 做好商务谈判中的辅助性工作做好谈判前准备工作 做好谈判记录工作 做好谈判翻译工作 做好谈判的善后工作协助主谈判人员处理谈判中的问题 商务谈判中的常见问题有出现僵局、处于谈判劣势、出现反对意见、谈判气氛紧张、拒绝或遭到拒绝和谈判即将破裂等 处理谈判僵局的方法 更换谈判环境 调整谈判工作小组成员 休会策略 变换谈判议题 改变谈判劣势的方法知己知被，扬长避短，坚持原则，以城相持，持之以恒，努力改变谈判中

9、的劣势。 处理谈判中反对意见的方法 分清对方提出反对意见是处于何种目的 把握回答反对意见的时机用谨慎平和的语气回答对方的反对意见。 对反对意见进行间接回答 消除谈判紧张气氛的方法 本着平等互利的原则 沉着冷静 有张有弛 处理对方拒绝的方法准备工作处理工作 拒绝对方的有效方法 在表达意见和感受的时候，一定要真诚处理，有效沟通。首先开口说拒绝的时候千万不能说抱歉。要传递己方拒绝的信息给对方时，不仅仅是说一个“不”字，最重要的是传递这个“不”字的过程和内容。 挽回谈判破裂的方法 控制损失范围(电子邮件的方式和谈 ) 治愈裂痕二、会务管理一、会议筹备 拟定会议的议题、名称和规模 安排会议议题 确定会议

10、议题 领导确定议题 征集议题，报请领导由会议确定安排会议议题 确定会议名称 确定会议规模 大型会议 中型会议 小型会议 拟定会议议程、日程 拟定会议议程会议主席的开场白 必要的与会人员介绍 会议的目标 会议所要解决的问题及有关背景。 主席或召集者的态度等各方面的内容。 介绍基本情况自由发言，讨论问题 整合意见，得出结论会议结束拟定会议日程 会议日程表包括以下几项 时间 地点主持人 与会人员 活动方式 会议内容 设计会议日程时，秘书人员应注意如下事项 日程表的内容必须与议程表吻合 在时间、地点和人员等问题上，如遇到变化，可做适当调整。 同议程表一样，秘书人员在制出日程表后，必须经主管部门领导审核

11、后才能实施预算会议经费 交通费用出发地至会务地的交通费用。 会议期间交通费用。 欢送交通及返程交通。 会议室费用 会议场地租金。 会议设施租赁费用会场布置费用其他支持费用餐饮费用 早餐 中餐及午餐酒水及服务费。 会场茶点。联谊酒会、舞会。 住宿费用 视听设备费用 演员及节目费用 其他费用 确定会议地点 明确会议因素 当地可提供的会议资源状况 会议的级别及程序预计的与会人数。与会人员的背景情况 会议的目的和目标 与会人员的偏好等因素 列出会议地点清单 选择会议地点 培训会议 研究和开发会议 学会年会重大的奖励、表彰型会议。 交易会和新产品展示会 考察会议地点在准备去考察会场之前，秘书人员应检查一

12、下报价方是否已具备以下前提条件 报价方(酒店)接受和同意会议明细表中的各项事宜。 报价方(酒店)应是候选名单中较好的一个。 对报价方(酒店)拟定的合同条款基本接受。 秘书人员亲临会场考察对应注意以下三点。 会见能做决策的人尽可能在酒店建议的日期去参观 最好不要在酒店客满时参观 预定会议地点打出一定的提前量 会场的大小、格局和设备的配备与会议的与会人数、性质和类型相匹配 在使用会场的前一天，一定要再次落实 在预定会场之前，应查看会议议程 布置会议现场 选择会场布置形式 企业内部会议 会议室应该选择宽敞、明亮且有一定隔音效果的独立房间。会议室正中应当摆放一张圆形或椭圆形的会议桌，并有若干张座椅围绕

13、在 会议桌周围。会议主席的座位应当在椭圆弧形的两端位置，避免主席的背后有窗户或门。在会议主席背后的墙上挂贴一些企业经营宗旨的语句或企业高层人物的题词。如果有投影仪，投影幕也应当放置在会议主席的背后。一般在会议主席对面的墙上挂一只钟表，这样可以让主席随时掌握时间，控制会议的节奏。可以在会议主席两侧的墙上挂贴一些关于企业内容的照片或语录。会议桌上可以不放物品，如果确实觉得太空旷，可以放一两盆人造花以或盆栽植物。可以根据具体情况放置所需的其他物品，如饮水设施、视听设备和展示企业荣誉的橱柜。企业间的谈判会议 如果是两方会谈，最好是使用长方形或椭圆形的桌子，这样可以让谈判双方明显分在相对的两边，增加谈判

14、的严肃性。如果是多方会谈，就最好使用圆桌，以示平等。如果需要投影幕，一定不能放在某方的背后而应放在双方的一侧会议桌上尽量不放置其他物品，防止干扰双方的视线。大型会议 会议主席台上的会议桌和座椅一般放置在台上正中偏外一些的位置，一般需要铺台布，台上放置话筒、座签、茶杯、鲜花等必备物品。在主席台的上方或背后悬挂写有会议名称的横幅，一般使用红底白字。如果有发言席，可以将其设在主席台座席左侧位置并安置话筒。如果需要投影展示，应当在发言席后放置投影仪，注意不要让发言席挡住投影幕布。会议座位应有明显的区分，如媒体席、VIP贵宾席等，或按照与会人员的不 同单位而有所区分。如果需要录像，可以在会场的中央偏前处

15、放置摄像机。在大型会议的会场门口处应设有接待处或签到处，在会场的两边有工作台，提供材料或饮水。要特别注意安全出口的畅通和卫生间位置的清晰提示。排列座次 排列座次的原则按照姓氏笔画为序排列座次。按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列座次。按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列座次。凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。排列座次的方法 横排法， 竖排法，左右排列法，准备会议文件 会议文件的种类 指导性文件 主题内容文件 进程文件 提案文件 会议成果文件 会议管理文件 准备会议文件的程序 秘书人员应公会前数日备齐会议审议的文件材料。秘书人员将会议文件分送与会人员审阅，让他们准备意见。 制作会议证件会议证件的种类 证卡类证书类佩条类 其他类 制作姓名卡片、会议征件 通知与会人员 提出与会人员名单 了解会议的性质 适度、准确地拟定与会人员名单 通知与合人员书面通知电报通知 传真通知 墙报通知 专心-专注-专业