浅议电子档案的优越性及科学管理举措

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1、浅议电子档案的优越性及科学管理举措2O11.6业务纵横浅议电子档案的优越性及科学管理举措史玉霜(江苏省农委,江苏南京,210036)摘要在经济迅猛腾飞的时代,档案的电子化管理,是档案工作中的一个新课题.本文主要从三个方面介绍了电子档案的相关知识:从电子档案的特点及优势出发,论证了电子档案取代纸质档案的必然性;虚拟档案室的特点及模式;阐述了如何从制度和技术手段保证电子档案原始性,安全性,电子档案用作法律凭证的可行性等.关健词电子档案管理模式虚拟档案室分类号G270.7DiscussionontheSuperiorityandtheScientificManagementMeasuresofEle

2、ctronicRecordsShiYushuang(JiangsuProvinceAgriculturalCommission,Nanjing,210036)Abstract:Intherapideconomicdevelopmentera,archiveselectronicmanagementhasbeenanewsubjectofarchivalworks.Thepaperintroducedtherelatedknowledgefromthreefactors,thenecessityforelectronicrecordstoreplacepaperarchives,thechara

3、cteristicsandmodeofvirtualrecordsoffice,thepolicyandtechnologymeasurestoprotectelectronicrecordsprimitiveness,safetyandlegality.Keywords:ElectronicRecords;ManagementMode;VirtualRecordsOffice白从人类发明了计算机,它便以前所未有的速度向前发展,到了二十一世纪的今天,它已经渗透甚至垄断了社会生活的各个领域,在社会生产和人民生活中显示出越来越重要的作用.而作为其衍生物的网络则是另一个世界,它是不同于现实的一个虚拟

4、空间.网络的出现彻底改变了人们传统的思维和作业方式.映射到档案学领域,电子档案的出现同样也会对传统的档案管理方式及理念产生强烈的冲击.一,电子档案取代纸质档案的必然性电子档案不同于传统的纸质档案,其前身是电子文件.电子文件的本质是人们用肉眼无法直接看到和理解的比特流.电子档案的优越性昭示着纸质档案末日的降临,其道理就像纸的出现使得人们不会再结绳记事,刻木为契一样.(一)从档案特点来看,电子档案可以成为纸质档案的完全替代品尽管关于档案的定义众说纷纭,但档案的两个根本特点,学界早已达成共识,即原始记录性和知识信息性.电子档案因记载着真实的历史活动而毋庸置疑地保留了档案的两个根本特点,因此从档案的特

5、点来看,电子档案是纸质档案的一个完全替代品.(二)从形成和处理方式来看,电子档案的形成及其处理方式明显优于纸质档案当今世界是信息的世界,网络的世界.信息获取和处理的速度往往反应了其本身在信息世界的竞争水平和竞争能力.在传统环境下,各单位,各部门之间流转着的大量信息全部是靠纸作为载体来进行传输的.纸本的流转和传输存在以下几个缺陷:(1)存在大量的冗余劳动.比如我们海关发文:某拟稿人撰写稿件_篇,在送科室领导审阅前作者本身可能几经修改.为保持美观,会将修改不多的文本重复抄写多次.经科室领导审阅批改后,为保持美观,可能还会将修改不多的文本再重复抄写多次,因此在这个过程中会存在着大量的冗余劳动.(2)

6、传输的速度慢.(3)流转的周期长导致办事的效率低.(4)存在一定程度的人力,物力和时间的浪费.而电子文件的可利用网络快速传输并易于反复修改的特点刚好克服了纸质文件的上述缺陷.电子文件的形成,传输,处理等操作都远远方便于传统的纸质文件,因此它无可厚非地成为了信息时代的宠儿.(三)从其利用方式来看,电子档案更加便捷第一,电子档案检索方便,快捷.目前的计算机运算速度已高达数亿次每秒,所以用它来进行文档的查找和检索是十分快捷的.同时,针对电子档案而制作的检索工具也较为简单,界面友好易于操作,使用起来非常方便.第二,电子档案适于网络的传输.网络的传输有传统的传输方式所无法比拟的优势,它的传输速度极快,能

7、适应现代人对文件流转速度的苛刻要求.它能在极短的时间内到达利用者的手中,这不仅仅是对于公文的流转以及档案资料利用者的福音,同时,也因它的速度为我们带来了效率,从而产生出更多的经济效益.第三,电子档案能提供最大限度的资源共享.各个档案室,信息资料中心不必保存自己可能用到的全部档案,资料.它们可以仅仅保存利用率最高的那部分,或者按照既定协议来保存部分档案,资料.在需要的时候,可以方便地利用网ARCHIVES&CONSTRUCTION37业务纵横络这个工具来进行档案,资料的检索,查找和利用.(四)从其保存方式来看,电子档案便于保管同纸质档案相比,以磁盘,光盘,半导体存储器等为介质的电子档案在

8、保存方面有以下几个优点:(1)电子档案不易因潮湿腐烂,变质,以及不会由此而造成强烈的空气污染.(2)不易于因遭受虫,鼠,及其它有害生物的侵袭而损毁.(3)相对于纸质文件它更能适应温度的变化,也不像纸质文件那样不抗阳光的照射.(4)电子档案不同于纸质档案,无需将大量的人力,物力,财力投入到纸质档案的分类,排序,组卷,装订等工作上,它侧重于数据库的管理,从而为社会节约了大量的人财物力.先进的事物必然会取代落后的事物,这是社会发展的基本规律.既然电子档案拥有纸质档案的全部功能,又具有纸质档案所不具备的优势,那么由它取代纸质档案必将是科学进步和社会发展的必然选择.二,电子档案管理模式电子档案的管理,包

9、括前期电子文件的管理和后期电子档案的管理.电子文件的形成和流转程序基本是参照原有的工作流转程序而设置的.传统纸质文件的形成和内部流转程序是经过多年实践考验的,具有较强的可操作性,其严密的逻辑性也是经得起推敲的.基于此,电子文件的管理方式也可由纸质文件的管理方式演变完善而成.除此,电子档案由于其全新的特点和运作模式对新时期的档案管理提出了新的要求,它侧重于数据库和网络安全的管理.虚拟档案室是实现电子档案管理的必然模式.我们的虚拟档案室,是以计算机为工具,以存储和传输电子文件的介质为目的,在计算机软件的支撑下,对电子文件及档案实现虚拟集中统一管理的一个物理上并不存在的档案室.虚拟档案室具备以下的几

10、个特点:(1)友好的用户界面.因为虚拟档案室的大多数借38ARCHIVES&CONSTRUCTION阅者都是非计算机专业人才,而日每个用户都希望在最短的时间内顺利地查找到自己所需要的信息,这个时候友好的用户界面将会满足各种胃口挑剔的用户的需求.(2)虚拟的集中统一管理.不管信息的存储方式是怎样的,也不管它们是否在物理上集中,为了方便利用,我们必须实现电子档案的虚拟集中统一管理.也就是说,用户通过访问某一WEB站点便可获取自己所需的全部信息,让用户感到这些文档是集中统一进行管理的.(3)宏观的网络概念.为了最大限度地实现资源共享,防止重复建设,我们应在各个可能互联的档案资料中心之间达成一

11、定的文件保存归档协议.这些档案资料中心可能是局域网内的,也可能是因特网上的,虽然各个档案资料中心的物理位置不同,但我们可以在通过网络实现互联.有了虚拟的档案室,我们就可在在授权的范围内方便地浏览自己所需要的信息,查找自己所需要的档案.同时,它还可将档案工作者从繁重的体力劳动中解放出来,转变档案工作的内容及重点,以开发促利用,最大限度地发挥电子档案的社会效益和经济效益.三,电子档案安全-陛的思索诚然,虚拟档案室会给电子档案管理和利用带来巨大的方便.然而,无孔不入的黑客和防不胜防的病毒却给电子档案的安全保密工作带来了隐患.电子档案的管理涉及到法律法规,规章制度,人员,计算机,网络管理等诸多方面的问

12、题,相应地,耍保证电子档案的安全我们也只能从每一个可能存在不安全隐患的环节着手,将不安全因素防范于未然.我们能信任从档案部门复印出的纸质文件,不仅是对档案部门权威性及公正性的认可,同时也是对用于复印的原件内容原始性的认可.同样.在我们能够保证电子档案原件内容,载体的安全和完整的前提下,只要保证了点对点传输过程中的安全,我们就可以确定每个直接访问虚拟档案室的用户可以获取完整而原始的信息.至于如何保证电子档案2011.6原件内容及载体的原始性,我们可以从以下几个方面来着手:(一)从制度上保证档案形成及管理部门(以下简称”档案部门”)的权威性和严肃性.因为档案部门的权威性和严肃性是保证档案价值的前提

13、和基础.为维护档案部门的权威性,我们必须建立相关制度来规范档案部门作业流程,并赋予其一定职责,权限及义务.我们必须加强内部管理,规范作业流程以保证电子文件存其传输流转过程中的安全.我们应严格并完善用印签童程序以保证签章用印的权威性和法律效力.我们应落实流转交接,借阅归还环节的责任制等.另外,我们还可以通过加强外部监督来提高档案部门的信誉.如果从制度上保证了档案部门的权威性,那么由其所制发电子文件及电子档案的价值就有了可靠的保证.(二)从技术上保证电子档案的原始记录性.技术手段是保证电子文件原始记录性的有力武器.我们可以通过以下几个手段来实现电子档案的原始性.(1)为自己的企业内部建立网关,防火

14、墙,安装防病毒软件来防止黑窖及病毒对电子档案的破坏及恶意篡改.(2)通过加密,验证用户信息,输入调阅口令等手段来限定用户的访问和阅读权限,防止无关人员无意调阅,删除,有意篡改等,同时也防止用户越权访问.(3)存归档时采用数字式签名,数据载体背书,在数据载体背面签章等落实经办人员责任的方法,防止有关人员的笛意弄虚作假,从而保证电子档案载体的原始性.(4)采用特殊载体,如用一次性写入光盘或不可擦除的可记录光盘等,作为载体来记录电子档案.这些载体的不可修改性保证了电子档案内容的原始性.(5)通过加密备份来防范因意外或其它不可测事故而造成的电子档案的破坏.从而从技术上保证电子档案的安全性和原始性.(6

15、)在进行数据传输时,可以采用公用密钥管理,数字式签名以及对用户的身份进行严密认证等手段来实现数据存传输过程中的安全.另外,还可保留计算2011.6业务纵横苏州市档案馆馆藏档案年代上延315年近日,着名书画家吴软木弟子,立雪砚斋主人许浒先生将一方”买地券”砖刻捐赠苏州市档案馆.该砖刻为明代正统十二年(1447年)刻制,成为苏州市档案馆馆藏年代最早的档案,比之前年代最早的清代乾隆二十七年(1762年)地契档案早了315年.该砖刻长26.5厘米,宽26.5厘米,厚3.5厘米,青砖质地,保存完整.正面文字正向,倒向间刻,为楷书阴刻,共计14行,291字.正面末端刻有符策图案,背面刻有”合同”二字的一半

16、.据考证,该砖刻是明代正统年间,苏州卫中千户所指挥官黄磷为父亲黄道用随葬的”买信息传真地券”.黄氏父子居住在今苏州市沧浪区东大街显圣土地庙一带,黄道用的墓地可能在今苏州市高新区横塘街道一带.该砖刻对于研究道教文化,封建土地买卖和苏州地方史都具有一定的价值.(刘凤伟)长三角地区第二届红色收藏精品展在无锡市档案馆开幕为纪念中国共产党成立九十周年,由无锡市档案局(馆),无锡广电集团,无锡市文联主办,无锡市收藏家协会,上海市收藏协会承办的长三角地区第二届红色收藏交流大会精品展,于5月13日在无锡市档案馆一楼展厅正式开幕,来自全国各地的近200名红色收藏爱好者首批参观了展览.该展览共展出1500多件展品

17、,汇集了长三角地区多位知名红色收藏家无偿提供的经典藏品,很多都是第一次亮相,包括被文物法认可的现代文物和誉称”世界第九大奇观”的毛泽东像章,以及早期文献,宣传画,摆件,挂件,雕塑,印有红色标记的日用品等.无锡市档案馆为这次精品展提供了毛泽东1960年同无锡师范附小教员吴启瑞女士的合影,刘少奇视察无锡机床厂照片,第一任无锡市委书记包厚昌工作笔记等珍贵馆藏,提升了展品的层次.此次展览是无锡无锡档案推出”红色收藏”专刊在中国共产党成立九十周年之际,由无锡市档案局(馆)主办的无锡档案杂志推出了一期”红色收藏”专刊.无锡不仅是吴文化和近代民族工商业的发源地,也是一座具有光荣革命传统的城市,积淀形成了内涵

18、深厚的红色文化.近年来,无锡的红色收藏队伍持续壮大,红色收藏交流活动日益频繁,无锡市档案局(馆)一直予以关注和支持,每年组织多次藏友交流,捐赠仪式和藏品展览等活动,还为部分收藏家提供市第一次聚集并展出红色经典藏品,将为无锡市民提供感受红色革命教育和欣赏红色艺术品的绝佳机会,同时也是一次面向全社会的生动革命传统教育和爱国主义教育活动.开展当天,还在无锡市档案馆二楼举行了”红色收藏档案资料捐赠仪式”,16位收藏家现场捐赠了25件珍贵档案资料,进一步丰富和优化了无锡市档案馆的馆藏资源体系.(魏菊仙)藏品寄存和代保管服务,有效掌握了红色档案收藏,交流的信息,形成了良好的介入和引导机制.这期”红色收藏”

19、专刊选取了无锡及周边地区10多位收藏家历年来珍藏的红色档案精品,以图文并茂的形式进行解读,从藏品中见历史,从藏品中看发展,突出红色收藏文化,彰显红色收藏品位,是一本兼具学术性,普及性和观赏性的档案特色专刊.(唐萍张知常)机的特征信息以备解决法律纠纷之用.(三)通过法律条款来保证电子档案的法律效力及安全.传统的纸质档案之所以可作为法律凭证,这是对档案载体的原始生的认可,是对档案部门的权威性的认可,同时也是对档案内容合理合法性的认可.以上对如何从制度上保证档案部门的权威性和从技术上保证电子档案的原始性和安全J性进行了论述.综其所述,经过缜密的,合理合法的工作流程而形成的电子文件在经过技术处理后,所形成的电子档案基本能同纸质档案一样具有原始的凭证作用.这样在诉诸公堂时,它完全可以成为法律证据.当然,要电子档案具有同纸质档案一样的法律效力,我们还必须通过设立相关的法律条文及法律补充条款来保证其效力及实施的可行胜.当前,我们必须加大对电子档案犯罪的打击力度,严惩电子档案相关的违法犯罪行为,那么,不法分子就不敢以身试法,从而确保电子档案的安全.照ARCHIVES&CONSTRUCTION39