工作分析的实施案例(19页)

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1、工作分析实施案例作者：徐懋一、工作分析的背景1 、煤炭公司简介煤炭公司（以下简称公司）是某大型国有煤炭贸易集团（以下简称集团公司）的全资 子公司，成立于 1992年，建立之初的主要业务是煤炭进出口贸易。1995年从1995年开始，我国煤炭市场价格全面放开，买方市场日渐形成；另一方面， 出台的煤炭法和煤炭工业部颁布的“九五”纲要都鼓励减少煤炭经营的中间环节，煤 炭用户和煤炭销售区的煤炭经营企业有权直接从煤矿企业购进煤炭。正是在这种形势下，为避免煤炭贸易企业因受到煤炭供应、运输和销售三方制约而带 来的脆弱性，从 98 年开始，公司开始了从贸易公司向煤炭业务一体化经营的探索和实践， 主要采取了如下三

2、项措施：第一，分别与主要客户（电厂）共同投资组建合资公司，通过 形成利益共同体稳固和发展长期合作关系；第二，为保证货源的质量和数量，公司先后投 资控股三个洗煤厂；第三，为了保证运输的及时性，公司又与某国有铁路局合资成立储运 公司。自 98年以来，公司发展业绩良好，销售收入年均增长率达到30以上，成为集团公司人均利润最高的二级子公司。A公司逐渐形成了以煤炭的进口、出口和国内销售为主业，几个非煤高风险产品为辅业的业务格局。2 、工作分析的背景但是， 2002年以来，公司面临的外部环境进一步严峻。2002年初，国务院公布了电力体制改革方案，要求电力行业实行厂网分开，竞价上网。此次电力体制改革对A公司

3、产生巨大的影响：一方面已形成稳定关系的电厂将通过兼并重组形成新的经营实体，这意味 着原有的合作关系不再稳定；另一方面，竞价上网将引发电厂对成本的严格控制。在我 国，煤炭成本占煤电成本的 70以上，降低成本的压力会在很大程度上转移到煤炭采购上,这意味着电厂将对煤炭的价格、质量和供货的及时性提出更高的要求。从公司业务运作来看，由于缺乏煤炭一体化产业链运作的经验，公司转型的过程并非一帆风顺。2002年3月，刚刚重组的南方某发电厂因为硫份超标拒收A公司生产厂自产的整批货物，给公司造成了价值 500万的损失，“三月事件”加上 2002年上半年销售利润的大幅 滑坡使公司更加深刻地意识到政策的变化给曾经牢固

4、的客户关系带来的巨大影响，以及公 司对煤炭的生产质量、运输过程管理方面控制力度的薄弱。从公司的内部管理来看， 2001年 2002年3月短短十五个月，先后有四、五位公司的业 务骨干提出辞职，主要原因集中在岗位职责不清，工作缺乏挑战性等方面。另一方面，公 司现有员工基本由集团公司人力资源部调配调剂形成，员工结构和素能现状不能满足公司 运营和长期战略目标实现的需要。2002 年 5月，集团公司实行新的人事政策，将逐渐下放副总经理以下人员的人事权力， 二级公司和员工自主签订劳动合同。在这种背景下，公司认为提高对煤炭供应链的控制的关键是提高内部管理水平和改进 人力资源质量。公司决定聘请咨询公司进行人力

5、资源管理诊断与设计 , 在工作分析的基础 上，明确岗位责任，确定岗位的工作描述和工作规范，从而为关键岗位配备胜任的员工。、组织层次的工作分析组织结构的调整原有组织结构1:姐B III 1 J la 111 J K 1AH：*：.Pii-kB.i Ba1 LK 1 1 1 il；曲E按轴銀欝瀬車藪1l .l 1L S B 1负责處康负張垠康和一牛非的辺内业康堤甫场和两牛菲相关业务煤产品的务幵栢和讣康产品的的覆法建由业铮划网度进业弄从上图可以看出公司原有组织结构存在的主要问题在于:第一，公司总部只有50人，但是却有5个管理层级（总经理一副总一部门经理一主管助理），管理层次过多，跨度过小，导致每个层

6、级的人都在做比自己职位层次低的工作，反应速度慢；第二，有两个副总对业务部门和职能部门进行混合管理，由于业务部门的业绩更容易识别，不可避免会出现重业务轻管理，职能部门弱化的情况；第三，将煤炭业务分割成三个部门，增大了部门协作成本，严重影响对煤炭产业链的 控制;第四，将三种业务特点类似的非煤产品（为充分利用公司的财务优势而经营的产品, 成功的关键在于财务风险控制）分割成两个部门运作，不利于专业化和资源共享，难以不 断增强公司的风险控制能力。调整后的组织结构从强化内部管理，从提高业务流程运作效率的角度来设立部门。调 整后的公司组织结构如下图：调整后的组织结构-I:*蛟:alll題样轅用:一-IB隸総

7、濺|一E濫濺潘-口丁-.!:亠|-.:.,.?|门工三、部门层次的工作分析一煤炭部部门职责组织结构调整后，煤炭部的部门职责包括:o 负责管理为煤炭业务投资建立的控股和相对控股企业，监督参股企业;o负责煤炭业务的市场、销售和物流管理，主要包括市场开拓、产品研发、生产组织、运输、销售、售后服务等工作；o负责制订煤炭业务发展规划，负责组织实施项目投资。新建立的煤炭部的岗位设置如下图煤炭部商位设置当前位置：首页T案例T其他工作分析实施案例作者：徐懋入库时间： 2004年 5月21日一、工作分析的背景1 、煤炭公司简介煤炭公司（以下简称公司）是某大型国有煤炭贸易集团（以下简称集团公司）的全资 子公司，成

8、立于 1992年，建立之初的主要业务是煤炭进出口贸易。1995年从1995年开始，我国煤炭市场价格全面放开，买方市场日渐形成；另一方面， 出台的煤炭法和煤炭工业部颁布的“九五”纲要都鼓励减少煤炭经营的中间环节，煤 炭用户和煤炭销售区的煤炭经营企业有权直接从煤矿企业购进煤炭。正是在这种形势下，为避免煤炭贸易企业因受到煤炭供应、运输和销售三方制约而带 来的脆弱性，从 98 年开始，公司开始了从贸易公司向煤炭业务一体化经营的探索和实践， 主要采取了如下三项措施：第一，分别与主要客户（电厂）共同投资组建合资公司，通过 形成利益共同体稳固和发展长期合作关系；第二，为保证货源的质量和数量，公司先后投资控股

9、三个洗煤厂；第三，为了保证运输的及时性，公司又与某国有铁路局合资成立储运 公司。自 98年以来，公司发展业绩良好，销售收入年均增长率达到30以上，成为集团公司人均利润最高的二级子公司。A公司逐渐形成了以煤炭的进口、出口和国内销售为主业，几个非煤高风险产品为辅业的业务格局。2 、工作分析的背景但是， 2002年以来，公司面临的外部环境进一步严峻。2002年初，国务院公布了电力体制改革方案，要求电力行业实行厂网分开，竞价上网。此次电力体制改革对A公司产生巨大的影响：一方面已形成稳定关系的电厂将通过兼并重组形成新的经营实体，这意味 着原有的合作关系不再稳定；另一方面，竞价上网将引发电厂对成本的严格控

10、制。在我 国，煤炭成本占煤电成本的 70以上，降低成本的压力会在很大程度上转移到煤炭采购上, 这意味着电厂将对煤炭的价格、质量和供货的及时性提出更高的要求。从公司业务运作来看，由于缺乏煤炭一体化产业链运作的经验，公司转型的过程并非一帆风顺。2002年3月，刚刚重组的南方某发电厂因为硫份超标拒收A公司生产厂自产的整批货物，给公司造成了价值 500万的损失，“三月事件”加上 2002年上半年销售利润的大幅 滑坡使公司更加深刻地意识到政策的变化给曾经牢固的客户关系带来的巨大影响，以及公 司对煤炭的生产质量、运输过程管理方面控制力度的薄弱。从公司的内部管理来看，2001年2002年3月短短十五个月，先

11、后有四、五位公司的业务骨干提出辞职，主要原因集中在岗位职责不清，工作缺乏挑战性等方面。另一方面，公 司现有员工基本由集团公司人力资源部调配调剂形成，员工结构和素能现状不能满足公司 运营和长期战略目标实现的需要。2002 年5月，集团公司实行新的人事政策，将逐渐下放副总经理以下人员的人事权力， 二级公司和员工自主签订劳动合同。在这种背景下，公司认为提高对煤炭供应链的控制的关键是提高内部管理水平和改进 人力资源质量。公司决定聘请咨询公司进行人力资源管理诊断与设计, 在工作分析的基础上，明确岗位责任，确定岗位的工作描述和工作规范，从而为关键岗位配备胜任的员工。、组织层次的工作分析组织结构的调整从上图

12、可以看出公司原有组织结构存在的主要问题在于：第一，公司总部只有 50人，但是却有 5个管理层级（总经理副总部门经理主管 助理），管理层次过多，跨度过小，导致每个层级的人都在做比自己职位层次低的工作， 反应速度慢；第二，有两个副总对业务部门和职能部门进行混合管理，由于业务部门的业绩更容易 识别，不可避免会出现重业务轻管理，职能部门弱化的情况；第三，将煤炭业务分割成三个部门，增大了部门协作成本，严重影响对煤炭产业链的 控制；第四，将三种业务特点类似的非煤产品（为充分利用公司的财务优势而经营的产品， 成功的关键在于财务风险控制）分割成两个部门运作，不利于专业化和资源共享，难以不 断增强公司的风险控制

13、能力。调整后的组织结构从强化内部管理，从提高业务流程运作效率的角度来设立部门。调 整后的公司组织结构如下图：三、部门层次的工作分析煤炭部部门职责组织结构调整后，煤炭部的部门职责包括：o 负责管理为煤炭业务投资建立的控股和相对控股企业，监督参股企业；o 负责煤炭业务的市场、销售和物流管理，主要包括市场开拓、产品研发、生产组织、运输、销售、售后服务等工作；o 负责制订煤炭业务发展规划，负责组织实施项目投资。新建立的煤炭部的岗位设置如下图：四、岗位层次的工作分析以计划调度主管为例计划调度岗位是加强对煤炭业务链控制的关键岗位，在此以计划调度主管为例进行工 作分析的介绍：1 、工作分析方法：o 公司内部

14、资料分析o 本岗位和相关岗位的深度访谈和业务流程分析o 职位说明书问卷调查2 、原岗位的工作分析诊断：（ 1） 汇报关系：o 直接上级：项目小组经理o 直接下级：无问题：该岗位人员在实际工作中主要向主管国内贸易和主管投资的两位副总经理汇报，经常出现多头指挥的现象。2）工作职责：o 收集和汇总生产、运输和销售的报表；o 协调公司生产经营调度会议和编写会议纪要；o 煤炭调度相关信息的上传下达。问题： 履行职责的层次远低于企业的实际需要。具体表现对煤炭业务流程节点的审核 监督、信息分析和建议职能发挥不足，只起到了信息汇总和传递的作用，这是公司对于煤 炭业务链各个环节的控制作用发挥不足的一个重要原因。

15、（ 3）协调关系：o 内部协调关系：国内贸易部、投资部、项目小组o 外部协调关系：三个生产厂、储运公司问题：履行职责的层次远低于企业的实际需要。尚未统一信息流的进口和出口，尚未 使信息在企业内部合理共享，供应链信息管理和共享职能发挥不足。（ 3）任职人员信息：岗位定员： 3人o 学历： 2人本科， 1 人专科o 专业： 1人贸易， 1 人英语， 1人管理o 经验：平均具备 2年煤炭进出口贸易经验问题：原岗位任职人员的专业结构不符合岗位要求，普遍缺乏供应链管理和计划调度 的相关技能和经验。3 、调整后岗位的工作说明书 在原有岗位工作分析和诊断的基础上，进行工作描述，编写工作规范，改进的着眼点如下

16、：o 增强对煤炭业务流程节点的审核和监督职能；o 增强对产供销的计划控制职能；o 增强供应链信息管理和共享职能；o 区分需要较高和较低经验技能的工作，以此区分主管和助理的工作职责，使主管这一关键岗位工作丰富化。形成的职位说明书如下：计划调度主管职位说明书所在部门煤按部直接上级直接下级煤炭部总监计划调慶助理岗位编号 岗位定员 工资等级 薪酬类型所辖人员岗位分析日期2002年10月负责监督调庚制庚的建设和落实负盍汇总并平衡生产、采购与销售计划，编制煤按业务月度经营计划，蛆娇煤按业务月度姥营分析会议负责纽织召开周调履例会负贾日常调度工作，协调挟路运输和港口作业贡责煤涣业务自产煤*驸的超务执行工作负责

17、审核躱船方柔负盍供应縫传息的收集、整理、分析、转递工作完戍上披交办的英他任务职责表述：负责监督调廈制度的建逡和落实工作结果分送单位监督、規范下属生产企业耗储运公司的调度制度建设、修改耗完善工作煤按业务谓度制度煤按部总监落实下属生产企业和储运公司的调度传息现范化建设工作，包括观范表格的填頁、传息传递时间等对调度制庚的适应性进行评价，并捷出改进建农调度制度适应 性评价报告 FJ432煤按部总监如绘落实调度制度的改善工作二作任务职责职责表述：负贵汇总并平衡生产、采购与销售计划，编制煤炭业务月度经营计划，俎妖煤 炭业务月度经营分析会议工作结果分送单位二作任务收氣 汇总各坏节上月经营计划执行情况收集各坏

18、节的生产、采购、销售计划经平衡后编制煤炭业务月度经营计划煤炭业务月度 经营计划煤按部总监蛆妖煤按业务月度经营分析会仪煤按部总监下发煤按业务月度经营计划职责职责表述：负盍蛆级召开周调廈例会工作结果分送单位工作任务召集与会人员参加周调度创会说明调度例会内容，负责会议询录工作调度会会议记录 FJ433本岗位编撰调度例会会议纪要，经硕导批示后下发会议纪姜JY7煤炭事业部总监下达调度会会议决议拐令调度通知M1-B14下属生产企业公司协调、监替调度会决议的轨行职职责表述：负贲日當调度工作，协调轶路运输和港匕作业工作结果分送单位责益加公司月度经营计划会议，按计划负贾处理枫限内日茅调度间題，上报值班 硕导处理

19、权限外日冷调度间题调度通矢下属生产企业 孔储运公司负责下达调度样今，协调按路运输和港D作业调庚通知下属生 产企业 和缺运公司向生产企业和储运公司索要揺今执ff情况反馈反馈住息煤按部总监二作任务跟踪调庚揺今的执行情况，向直接上轨良馈轨行结果反馈传息煤炭部总监职职责表述：负责煤炭业务自产煤采购的商务竝行工作工作结果分送单位责负责自产煤炭餉合同鉴订煤衆采购合同煤按部总监五贡贲煤按供应过程的轨行监督二作任务负责自产煤按采购的结翼职职责表述：贡责审垓荣船方案工作结果分送单位责接收储运公司传真过来的浆始方案六计卑裝妬质量桁标，申核浆船方案的可行性，签薯审核懣见荣船方条申核 惫见煤按部总监工作任务呈报浆妬方

20、案给煤炭事业部总监申批下达审批总的裝船方案方案M1Y29倫运公司职责七职责表述：贡贾供应链住息的收集S螫理.分护、蜡递工作工作结果分送单位工作任务负责接收各部门传来的业务传息，包括船期传息.衆船住息等负责收集煤炭业务供应縫运作传息，包括日调度表等贡责转递煤炭业务供应軽运作信息给供应连相关部门、单位调度通免煤炭部 各部门、下属生产企业 和储运公司整理归类日常运作间题，填写日调度问题汇总表煤炭生产经营 问題汇总表M1-B15煤按部总监分析处理供应链住息，填頁月谓糜传息分析报告月调度佶息分析报告FJ434煤按部总监整理归档供应链传息，建文调度传息文档调度传息文档本岗位职责八职责表述：完成上圾交办的实

21、他任务对直接下扁的奖惩、培训有提至耗建议枳，有一定耳考核评价权财务权无业务轨行枫（调度制度竝行情况的监督权、调度住息收集权、调度捋令执行 检查权、日调度会议的俎织枫、蘇船方案的牢核枳、拱路运鑰和港卫作业的 协调枫）工作劭作关系：外部煤按业务下属控股子公司、储运公司等工作規范：数育水平大学本科及以上学场专业煤炭、物资流通等和关专业培训内容导训时间培训内容导训时间煤按专业叔识培训两周以上计第机应用培训两周以上供应魏管理培训两周以上外语讎2年以上相关工作经验个 AJt校高工作熱情和工作主动性；校高餉职业道德水平；校强人际交往能力、沟通能力、判斷和决策能力；徂强的计划和轨行能力，学握供应軽管理魏识孔采炭再质后识；具有煤按一般笑识耗煤按生产管理知校谨的外语阅读能力、熟竦使用计算机办公软件备注