第八章办公环境与秩序管理办法

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1、第八章办公环境与秩序管理办法第八章办公环境与秩序管理办法总则第一条目的为维护正常的办公秩序，提高办公效率，创造和谐的办公环境，树立良好的企业形象，特制定本管理办法。第二条适用范围本管理办法适用于公司全体员工。第三条管理职责员工：规范自身言行；负责个人办公区域的整理、维护，配合公共区域的整理、维护。保洁员：公司公共区域的日常清洁、维护。行政专员：参与办公环境与秩序的检查工作；违规照片拍摄、检查结果整理公布并存档。行政主管：指导与监督保洁员、保安及行政专员工作；监督公司员工共同维护公共区域环境整洁有序，指导各部门责任区域内办公环境的维护工作；制定办公环境清洁、维护标准，定期组织检查、考核和评比工作

2、；违规处罚建议与执行。财务部：处罚扣费的配合执行。第四条环境与秩序管理责任划分1. 环境管理1.1. 个人区域1.1.1. 责任人：员工1.1.2. 责任区域：个人办公场所及相关设施、物品。1.2. 部门区域1.2.1. 责任人：部门负责人1.2.2. 责任区域：非个人区域的部门公共办公场所及部门公用设施、物品。1.3. 公共区域1.3.1. 责任人：行政前台（保洁员配合清洁、维护）1.3.2. 责任区域：非个人、部门区域的公共办公场所及公用办公设施、物品。1.3.3. 责任人：行政专员（保洁员配合清洁、维护）1.3.4. 责任区域：副总经理以上办公场所及相关设施、物品。2. 秩序管理2.1.

3、 普通员工秩序：所在部门上级和行政人事部共同管理。2.2. 经理级人员秩序：分管副总和行政人事部共同管理。2.3. 总监级人员秩序：常务副总经理。办公秩序规范第五条言行规范1. 工作时段禁止从事与工作无关的事项。不得以任何形式闲聊、玩游戏、吃零食、收发私人邮件、炒股、购物、浏览与工作无关的网页或视频、在公共区域内吸烟吐痰、收听广播或音乐、阅览与工作无关的书籍（报刊）、化妆、呆坐、打瞌睡等。2. 下班后，不得无故逗留在办公场所从事与工作无关的事项。3. 办公场所保持安静，物品轻拿轻放，不发出过大异响，例如挪动桌椅、关抽屉、放水杯、挂电话等；客户交谈、部门会议、问题讨论等时间较长的，应去接待室或会

4、议室。4. 公司内使用普通话交流，不得大声喧哗，不追逐打闹；严禁说粗话、辱骂、争吵不休、拉帮结派；严禁玩牌、赌博、酗酒、恶搞、打斗或其他违法行为。5. 纸张打印、复印厉行节约。充分利用本部局域网传递相关信息，减少纸张用量；鼓励双面打印或复印；需大量复印的，优先考虑广告印刷；原则上不复印、打印私人文件、资料，特殊情况的，部门负责人同意后方可。第六条通话规范1. 电话铃响三次以内及时接听，接听电话首先问候“您好，彩业科技！”。2. 普通话通话，用词礼貌，音量适中，以不影响他人工作为宜；通话言简意赅，重要事情应作确认并作笔记。3 .电话要求转接的，应手捂听筒，招呼他人接听电话；拨错电话时,应礼貌致歉

5、；接到拨错的电话，客气应对。4 .通话结束时，待主叫方或上级领导、客户先挂机，被叫方或者下级再挂断电话。5 .办公场所不宜使用免提拨打或接听电话。6 .邻座人员离开时，需代接电话，如有留言应及时转告。7 .不使用公司电话拨打私话;因私事接听，原则上不得超过两分钟,特殊情况需请示直接上级。8 .使用他人电话拨打应先征得他人同意。9 .严禁非公司人员拨打办公电话，特殊情况，如因客户需要，也应长话短说。10.私人手机使用规范10.1 .公司内手机按键音应调至无声，铃声的音量调至不影响他人工作、休息为宜；来电时，响铃三次以内作出处理；不使用免提。102进行会议时，所有人员应将手机调成振动、静音或关闭状

6、态。103非紧急情况下，上班时间不拨打私人电话，接听时长也应不超过五分钟；倡导接听与拨打应在非办公区域。第七条接待规范1 .外来人员来访，前台应有礼貌地请对方履行登记手续，并应致电被约见对象进行核实，无异议的，允许其进入；有异议的，视情况婉言谢绝或由被约见人至门口接见。遇到出言不逊或接收到意见、批评时，冷静对待，及时上报，不发生争执；原则上，禁止无工作关系人员（含家属及儿童）进入办公场所。违反规定的，罚10元/次。2 .经核实并允许入司的来宾，进入公司后，各部门员工均应积极引入至相关部门。来宾等待时，接待部门应引座倒茶。3 .接待常用礼貌用语：您好，请稍等，请问（坐），谢谢，我通报（请示）一下

7、，对不起，请登记，劳驾您，好的，行（切勿说不”），再见等。4 .与客人握手时，应面带笑容，伸出右手，姿势端正，用力适度,握手时，左手不插口袋。5 .与客人同行或相遇时，应主动相让；与客人同乘电梯时，礼让客人先进先出；遇到客人询问时，应及时并礼貌回应。6 .客人或同事来自己的位置前联系工作的，应积极回应；时间较长的，应与对方同站同坐。第八条用餐规范1 .上班时间严禁用餐，若因工作原因耽误吃饭而占用上班时间用餐的，需向部门负责人请示。2 .工作日订餐的，订餐时应告知部门名称，餐到，员工引至订餐人员处，订餐人应当即付清餐费；用餐结束后，外送餐盘应及时送至公司门外。原则上，送餐人员不得事后进入办公场所

8、收费收盘。正常送餐时间应在下班后。3 .工作日午餐或加班餐不得饮酒，经部门负责人批准陪同客人的除外。第九条会议室使用规范1 .登记预约LL会议室由前台人员（总经办文员）负责管理，使用前先行预约，遵循“先预约先使用”原则，后约者执意使用的，部门间自行协商解决，协商不成，仍按此原则执行。12预约后，因故不使用的，应及时到登记人员处取消预约登记。2 .文明使用：爱护会议室内的公共物品，造成损坏的，责任人应照价赔偿；无明确责任人的，由组织负责人承担。3 .会后清理会议、接待、洽谈结束后，使用者/前台自觉清理，行政人事部做好监督工作，并负有连带责任。做到资料、设备及时回收；黑板、水杯清理干净；桌子、椅子

9、归位；电源关闭；桌面、地面无杂物、污渍。第十条员工茶水间使用规范1 .茶水间是员工用餐、休息的场所。2 .文明使用茶水间，爱护茶水间内公共物品，造成损坏的，责任人5. 照价赔偿，恶意损坏予以等价的罚款。6. 员工离开茶水间时，收拾桌椅，使用桌面打扫干净，带走垃圾；最后一名离开的员工应随手关灯、关门等。第七条信息规范1. 公司内的公共信息应适度共享；部门间流转的资料，应做好交接登记。2. 属公司保密信息的纸质文档（明确规定需保密的文件、资料、笔记等），应妥善保管，并遵循保密原则，不得私自打印、复印，外传；需要对外使用的，应先申请，经部门负责人审核后，报分管总监同意后方可。未经允许泄露信息者，如致

10、公司造成损失的，公司将追究其法律责任。3. 不乱翻他人资料、文件；逾期或废弃资料应撕碎后丢弃。4. 下班时锁好资料、文件、证件、笔记本等；除部门负责人认可的因工作需要必须随身携带外，不要将工作文件、资料、证件等公司物品带出公司。5. 往来信件与快递均由传达室保安统一负责收发、登记，不得违规操作或占有他人信件、物品。6. 禁止外来人员随意操作办公电脑，翻阅文件资料。7. 不随便进出机房、打印室、档案室、财务室等机要区域。第八条网络规范1. 网络使用规范1.1 公司的网络资源仅用于办公使用，个人应定期查杀电脑病毒。1.2 任何时间不得在公司设备上发表反国家、反社会等一系列的反动言论，给公司造成影响

11、或损失的，按照公司规定处理。第九条吸烟规范1. 公司内公共区域严禁吸烟。2. 来访客人需要吸烟的，原则上接待人员应引导客人到吸烟区；总监级以上接待的重要客人，可允许客人在相应的独立办公室吸烟。第十条书刊阅览规范公司书籍、杂志、报刊等资料阅读后，应及时整理归位，严禁裁剪或据为已有。如有人为损坏或带走公司书籍的，照价赔偿。第十一条午休（包括其他非工作时间）规范1 .12:00-13:00为午休午餐时间。2 .下午上班时间所有人员应按时到岗，如有迟到，按考勤制度处理。第十六条tita系统使用规范1 .Tita系统使用流程：发任务/项目发任务/项目负责人、参与人负责人、参与人回复收到在规定时间内完成及

12、时上传完成结果（若未上传，视为未完成）任务/项目负责人评价；2 .公司的通知和文件一律须发在分享里面颤有人；3 .tita系统上的分享员工可随意（可分享生活、工作趣事等等）；4 .当你工作完成时，你要去点击完成工作。在此之前你必须先在tita回复里对你做的工作结果进行一个简单的叙述，以方便你的上司对你的工作结果做一个汇总。（eg:我被通知做一个宣传文稿，最后我会回复说：”文稿已经完成，并且发您的邮箱了，请您查看”并且点击完成）5 .当你没有在规定的时间内完成或者根本完不成的情况下，你可以在回复中写“不好意思，由于*事情导致我时间不够，还没有完成，希望上司再给我多少时间。或者“对不起，我没有能力

13、完成这个工作，请领导另外分配”。在这种情况下，领导会自己去点击完成工作，并且对你的工作做一个评价和汇总。办公形象规范第十二条员工个人形象1 .着装：员工上班统一穿着工作制服，并保证制服整洁得体。2 .发式：梳理整齐、无异味；男员工不留长发；均不染怪异色彩，不剃光头（特殊情况除外）。3 .妆容：妆容整洁，不浓妆艳抹。第十三条公司环境形象1. 办公区域布局由人资部统一调配，各部门应予以配合，未经允许，不得自行调整。2. 公司内闲置物品应及时入库房妥善保存，不随意堆放。3. 公司内严禁晾晒个人用具，如抹布、服饰、雨伞、雨披等。4. 公司设施摆放合理整齐，即定位置不随意挪动。5. 严禁在公司内张贴、涂

14、抹、刻画、钉挂等以任何方式破坏公司办公环境。6. 每天不定时开窗通风，保持空气自然清新。第十四条个人办公区形象1. 办公桌椅、办公用品、办公设备等均应放置整齐、美观。2. 办公桌面仅可放置公司配置的绿植，电脑、电话、文件框、笔筒、计算器、名片盒等办公用品，水杯、台历、手机等私人物品，其他物品不得放置于桌面。3. 笔、橡皮、剪刀、回形针等办公用品不用时或使用后，应放置于笔筒内，不得凌乱放置于桌面。4. 电脑、电话等电器电源线需捆扎，不凌乱。5. 个人使用的文件资料，不用时或使用后应及时整理，放置于文件夹、文件框内，不将大量资料长期堆积在办公桌上，文件柜内的文件、资料应摆放整齐。6. 员工离开公司

15、时，桌上物品收拾整齐，抽屉上锁，座椅置于桌下。第十五条宣传栏管理1. 宣传栏由指定部门统一设计，统一安放，任何人不得挪动位置，不乱涂乱画、毁损。2. 宣传栏内的文件、资料应悬挂整齐、美观。3. 宣传栏由相关责任部门负责清洁与维护。办公卫生规范第十六条环境卫生1. 每天上班前，应先整理并清洁个人办公区域，做到桌、椅面，用品、设备等干净整洁，地面（含相邻通道）无杂物、污渍等。2. 办公场所卫生应坚持随脏随打扫，时刻保持整洁。3. 员工离开公司时，应清洁个人办公区域卫生，废物入垃圾袋，垃圾容量超过1/2，下班前清理干净。4. 使用会议室或接待室等公共区域后，相关使用人或部门应立即做好卫生清洁工作。5. 维护公共卫生，公共区域应随时保持环境整洁、整齐、通道畅通，设备保持物品完好、美观。各类垃圾均应放入指定地点，不乱扔。