轻轻松松制作和发送工资表

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1、轻轻松松制作和发送工资表珠海 孙宁每个月的10号，是全公司上下都为之振奋的日子。为什么？因为10号发工资呀，这特别对于“月光”族、买房买车按揭族来说可能是一个月中最值得期盼的日子。可是，这一天最忙碌也最发愁的却是公司计财部的小丽了，因为那天她需要面对全公司上百人的工资条制作和发放任务。从一张工资条上，我们可以清清楚楚地了解到当月的工资收入情况，发了什么工资什么奖金什么加班费，扣除了什么个人所得税什么住房公积金等等。简单地说，工资条就是一个细长的小纸条，上面罗列了该员工的工资组成元素以及各元素发放的金额。目前，各单位往往都使用财务软件来计算工资，而各财务软件基本上也都提供了为Excel导出表格的

2、功能。这样一来，就为我们使用Excel制作工资条提供了基础。小丽将公司的工资报表文件导出成了Excel文件（如图1），使用Excel打开后面对表格却犯难了。因为工资报表只有在最上面一行有一行列标题，打印时如何使得每行数据都带有这个列标题呢？图 1一、巧用VBA编程，轻松制作工资条不过，这可难不倒小丽，公司前一段刚组织了办公自动化学习，小丽想到使用Office的“宏”通过简单的VBA编程来实现这一功能。小丽最近刚刚将Office 2003升级到了Office 2007，令她奇怪的是找不到VBA编程的选项了。这也提醒我们需要注意的是，Excel 2007在默认情况下是不开启开发工具选项卡的，而VB

3、A编程和宏工具栏等都位于其中，所以首先需要开启“开发工具”选项卡再在其中进行VBA编程。第一步： 单击“Microsoft Office 按钮”（Excel 2007左上角的圆形按钮），然后单击“Excel 选项”按钮（如图2）；图 2第二步：在“常用”类别中的“使用 Excel 时采用的首选项”下，选中“在功能区中显示开发工具选项卡”复选框，然后单击“确定”按钮（如图3）；图 3第三步：在Excel 2007中切换到“开发工具”选项卡，单击其中的“Visual Basic”按钮准被进行编程；（如图4）小提示：Excel 2003中的Visual Basic编辑器单击Excel 2003主菜单

4、中的“工具宏Visual Basic编辑器”来打开“Visual Basic编辑器”窗口。图 4 第四步：在弹出的“Microsoft Visual Basic”代码编辑器中，输入以下代码，该段代码的作用即为向表每行工资数据中添加列名（如图5）；图 5第五步：代码输入完成后单击快捷工具栏上的保存按钮将代码保存到Excel文件中，这时有可能会提示需要另外将Excel文件保存为启用宏的文件（如图6），这是Office 2007提高了安全性的需要，这时要按提示另存为启用宏的Excel文件（如图7），该文件会在文件图标上显示一个红色的感叹号表示包含宏代码；小提示：为了防止运行有潜在危险的代码（比如宏病

5、毒），特别建议在使用完宏之后恢复任何禁用所有宏的设置。图 6图 7 第六步：保存了VBA程序代码到启用宏的Excel文件后，单击“开发工具”选项卡中的“宏”按钮，在弹出的“宏”运行和设置窗口中选择刚才编写的宏函数，单击右侧的“执行”按钮运行宏（如图8），稍微等待一会儿就会发现每行数据都带有列标题的工资表已经制作好了（如图9）。图 8图 9你知道吗？宏是微软的Office中通过一次单击就可以应用的命令集，它们几乎可以自动完成Office中执行的任何操作，甚至还可以执行很多在Office中使用人工操作几乎不可能的任务。简单地说，使用宏可以节省时间，并可以扩展日常使用的程序的功能，可以自动执行重复的

6、文档制作任务，简化繁冗的操作。Office提供了两种创建宏的方法：宏录制器和Visual Basic编辑器。二、使用邮件合并，轻松制作和发送工资条运用Office的宏功能，小丽轻轻松松地实现了制作工资条的任务，可是接下来的工作更让她烦恼，那就是将工资条打印出来并发放到每个部门。这可是更宏大的一项工作，并且公司要求工资条属于“保密”，可不能发错了。“现在都无纸化办公了，工资条能不能也实现无纸化？比如用电子邮件方式发送，既方便快捷又能在一定程度上保障安全。”小丽心想。使用Word 2007的邮件合并功能，制作工资条和通过电子邮件发送工资条的工作可以一条龙似的完成，还不用编写那看似复杂的宏程序。你知

7、道吗？“邮件合并”就是在邮件文档（主文档）的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（数据源：如Excel表格、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档，因此大大提高工作的效率，“邮件合并”因此而得名，它除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外，还可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。第一步：使用Word制作好工资条的表格，便于之后在其中填写邮件合并的各项内容（如图10）。同时，为了便于制作好工资条后使用Email发送电子工资条，也需要在之前的Excel工资报表中增加一列“电子邮件”，在其中填写各员工相应的电子邮件地址；图 10第二步：单击Word的“邮件”选项卡中的“

8、开始邮件合并”按钮，在下拉菜单中单击“邮件合并分步向导”选项使用向导模式开始邮件合并的操作（如图11）；小提示：Word 2003中的邮件合并在Word2003中，单击主菜单中的“工具信函与邮件显示邮件合并工具栏”来打开“邮件合并”工具栏，通过该工具栏上的不同功能按钮即可完成邮件合并工作。图 11第三步：在邮件合并分步向导中（默认位于窗口右侧）按提示操作，首先选择正在使用的文档类型为“电子邮件”，再选择使用电子邮件的方式为“使用当前文档”（如图12）；图 12第四步：在选取收件人设置时，选择“使用现有列表”选项，再单击“浏览”链接在“选择数据源”窗口中选择之前制作好的Excel工资表文件，再在

9、“选择表格”窗口中选择包含工资报表数据的表格（如Sheet1），在弹出的“邮件合并收件人”设置窗口中可以看到工资报表中的数据，这时单击“确定”按钮即可（如图13）；图 13第五步：进入下一步向导设置后，将文字输入光标定位在相应的表格列中后，单击“其他项目”链接，分别将“数据库域”插入到相应的表格列中，插入的数据库域会用书名号“”标明。其中，添加的数据库域会根据不同员工的情况填写入不同的数据（如图14）。图 14第六步：添加好数据库域之后，单击“下一步”链接可以预览电子邮件，这时可以发现之前添加的数据库域已经自动变更为相应的员工工资数据了，可以单击收件人旁边的“”按钮查看每个收件人电子邮件中的不

10、同数据（如图15）；图 15第七步：单击“下一步：完成合并”链接，再单击“电子邮件”链接，在弹出的“合并到电子邮件”设置窗口中进行设置。其中，收件人下拉选择框中可以选择刚才导入的Excel工资报表中包含电子邮件地址的列，主题行可以填写电子邮件的主题（如“工资条”），邮件格式按照默认选择为“HTML”，发送记录则可以选择发送Excel表格中的全部或某些数据行（如图16）。设置完成以后，单击“确定”按钮以后Word会自动运行Outlook 2007发送全部电子邮件。这时，如果之前没有使用过Outlook 2007则可能会弹出Outlook的电子邮件设置窗口，设置完成以后系统会继续发送电子邮件。试一试：你能否在Excel 2007中使用VBA编程和宏来实现将电子版的工资条发送给各个员工？此外，还可以使用VBA编程来实现工资条的保密功能，让每个员工只能在自己的电脑上查看属于自己的工资条文件。应该如何做？你自己动手试一试，将可能发现VBA编程的乐趣。图 16 这样一来，工资条也轻轻松松实现了无纸办公。“动动鼠标，轻松搞定工资表制作和发放”，小丽现在对于这项工作反而有些喜欢了。9