办公自动化系统设计方案

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1、办公自动化系统设计方案、概述随着国内经济建设的持续发展和知识经济模式的到来，企业正以一种前所未有的热情来致力于企业内部管理素质与效率的提高工作；另一个方面，国家对电子政务的推广力度也逐步加大，办公自动化作为其中的一个重要环节，也被要求更好更深入的解决问题，达到更多目标。在这些新形势下，办公自动化系统迎来了新的挑战。首先，其应用背景由单纯地模拟手工办公环境的使用，向一个要求更高的电子化协同工作环境转化，其环境必须为用户提供一个打破部门界限的网络互动式办公作业环境；其次，办公自动化的理念有了新的定义，由原先作为行政办公信息化服务的概念，逐步扩大延伸到机关企业的各项业务管理环节，成为了机关企业运营信

2、息化和数字化的一个重要组成环节；再次，其外延部分得到了迅速的扩展，其中知识管理理念的渗透表现得尤为突出，不但要求现有的软件功能和表现能符合传统的MIS系统的要求，还要求具有更多的表现内涵。传统的办公自动化软件的核心业务是基于收发文等业务管理，辅以周边信息管理为基础建立的，不过这种运作模式并不能适合现代企事业单位中对快速增长的大量业务及技术信息文档管理。广大的机关企业对办公自动化的要求日益提高，迫切需要一个能充分利用网络优势，并能够管理企业运作知识的软件平台，利用该平台快速建立自己的信息网络和网络办公系统。1.1设计目标办公自动化系统(RATHINK0A)可应用于政府机关、企事业单位。其目的主要

3、是实现一个集成的办公环境，让所有工作人员能够利用网络实现协同工作和知识管理。主要包括以下几个方面：(1) 建立内部通信平台。使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。(2) 建立信息发布平台。在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子公告、电子论坛、使内部的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项等能够在企业或机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够了解单位的发展动态。(3) 实现工作流程的自动化。这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个单位都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通

4、过实现工作流程的自动化，达到能够规范各项工作，提高单位协同工作的效率的目的。(4) 实现知识管理。使各类文档(包括各种文件、知识、信息)能够按权限进行保存、共享和使用，并有一个方便的查找手段。为建立学习型组织打下基础。(5) 辅助办公。实现会议管理、车辆管理、物品管理等日常事务自动化管理。(6) 实现分布式办公。企业机关单位的地域分布越来越广，移动办公和跨地域办公成为很迫切的一种需求。系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，能够很好的解决分布式办公的问题。提供多种网络通讯手段多种信息发布力式/11信息发布T作自动流转COO / h A集成氓位内其他信思系 救信息平台分类管理各类資料知

5、识管理辅助办公管理会议#、车柄、 办公用品等姿源 管理人屮档案个人办公助手通过实现上述目标，最终达到节约运营成本，规范单位工作管理，加强协作精神的目的。系统将为员工提供一个协作的平台，为领导提供一个决策平台。设计理念2.1软件设计理念既要创造客户价值，又要提供良好的用户体验是锐翔科技的软件设计理念。创造客户价值是指政府机关、企事业单位等作为客户釆用了这套软件后能提高管理，加快决策，提高效率，带来效益，这是客户选择软件的根本出发点；而提供良好的用户体验：是指软件设计要人性化，方面操作，提供给用户统一简洁的界面，让用户用的明白，操作方便。有的产品一切从用户角度出发，让用户用起来仅仅简单好玩，而对客

6、户来说没有价值甚至给他增加了管理负担。还有一些软件完全面向客户，完全从管理角度出发，但是没有考虑用户的感受，心理和操作，这样软件真正被使用的效率降低，甚至会被抵制。我们一方面强调对用户要好用，满足他的使用习惯和流程，同时要满足客户的成本控制、可管理性以及安全方面的要求，这两方面同时具备是很重要的。即使有时两者有所冲突，我们釆用了种种手段予以解决。比如工作流的设计，按照国际规范，流程提供了与或分支，与或路由等。而这就大大增加了用户操作的复杂性。为此，我们把流程分为简单流程和复杂流程。简单流程满足了多数用户的应用，而又操作简单。复杂流程则满足了部分用户的高级应用。2.2管理思想在系统设计中把工作流

7、技术(Workflow),知识管理思想(KnowledgeManagement)全面引入，结合国内实际情况，深入浅出的应用于0A系统。作为一套现代化的办公自动化系统所要实现的目标不但仅是无纸化办公，而是要实现全面的协同工作，还要实现知识管理，为此必须要有先进管理思想来指导。2.2.1工作流(WORKFLOW)工作流指的是工作任务在多个人或单位之间的流转。在计算机网络环境下，这种流转实际上将表现为信息或数据在多个人之间的传送。按照工作流管理联盟的定义，工作流指的是业务过程的部分或全部在计算机应用环境下的自动化，它所要解决的主要问题是使在多个参与者之间按照某种预定义的规则传递文档、信息或任务的过程

8、自动进行，从而实现某个预期的业务目标，或者是促使此目标的实现气2.2.2知识管理(KM)知识管理就是为单位实现显性知识和隐性知识共享寻找新的途径。知识管理型组织能够迅速对外部需求做出反应、精明地使用内部资源预测外部市场的发展方向及其变化。单位面临的最大难题是知识的积累与使用，实现知识共享必须得到领导和全体员工的认同，把学习确定为重点，以促进员工彼此合作来创造性的建设企业。很多成功的知识型的企业都建立了能够实现知识共享的信息平台，都建立了对积极参与知识共享的员工予以奖励的激励机制。2.2.3信息集成现代的办公自动化系统一个重要任务是在未来整合集成单位内的其他业务系统，整合信息孤岛，实现信息门户。

9、RATHINK0A提供了诸多信息集成技术，使得信息集成这项繁琐的工作变得轻松可行。三.系统特点平台化集成webserver,servlet&jspengine；集成功能完善，性能可靠的电子邮件系统；不依赖Domino,Exchange等软件。强大的工作流引擎完全自主知识产权的工作流引擎，可实现多路分支，选择分支，汇聚等复杂流程；执行者能够指定为具体人、部门或者部门负责人或者某岗位；提供文件自动锁定技术，能够防止文件被两个或多个用户同时修改时丢失信息。自定义工作流应用库工作流引擎不但应用于公文流转还应用到了日常办公等各类业务。通过WEB方式，定义新的流程库，设置各种库的不同参数，方便建立像报销管

10、理、资金申请等各类新的工作流应用。自定义表单可定义各类形式的表单，不同于一般的0A系统把自定义表单以html文件形式存在数据库，而是以xml形式存在数据库，便于以后与其他系统交互时解析数据；在设计工作流流程时，管理员还能够定义自定义表单中的每个字段在每个流程步骤中的权限（隐藏、显示、修改），不同的用户执行不同步骤时，即可对表单进行不同的操作，这个功能也是国内其他0A系统不具备的。主题：1密级：紧急程度：理v名称1时间)|金額1备注E名称1审核操作审批文件7多人操作（会签）执行者发起者V时限2小时V表单控制O不控制控制表单域名称。隐藏。显示。修改时间O隐藏。显示。修改金额。隐識O显示亘饬改备注。

11、隐藏。显示。修改提交|重置）|取消|在线编辑借助WEB文档控件，可实现在浏览器上修改Word,Excel文档，实现痕迹保支持数字签名，电子印章技术。R显示痕迹页面设置如打EP文档觸签各印蕙回显示签名入图片Q重调文档1打开文件R存为本地文件i为f3/”，电丿J丄阅读応倒；OSny!tlf正文+（中：!彷宋JM2312-三号BIU-AlAX*信莹註挎；三E壽壽上QX26810E14B1820222426283032343G38424*4648：I惣嵯廁收到上级的良报.，.K.要丕速.区有.关壤冬.遡叟；归档存查。校核文稿过程中形成的材料，凡有保存价值的，都应按竺档案管理规定进壮清理归档。“：区委举

12、行的有关会议的文件、材料，要整套留存以备查;用。L録国安全设计严格的权限控制，未授权人员无法做相对应操作;强大的日志功能，记录用户的各种重要操作和系统的异常信息;支持SSL,对在网络上传输的信息进行128位的加密，防止信息被截获泄密。0个人设定/人系琉信息枚限信息UTJ代表貝有某种碘）-即时通信F剛短信通讯录日程安排。部门操作。全部操作任务管理P最低操作Q部门操作Q全部操作实用信息P麋作P管理网址链接P个人査看F个人菅理Q公共査看P公共管理工作日志pns询p全郃査洵物Q只读P读写Q版面管理P系统管理細化建议9渎写査看所有用户Q系统营理J公告拦P部门发布Q单位发布17部门管理P单位管理爭务首理。

13、答理查询人事首理PP-股心资产7管理P殁系统菅理V管理=查询会议营理。管理查询电子期刊S3。管理C717奏*。妃二配置灵活完善实用的部门岗位设计，支持多层次多级部门设置，支持一人多岗设置；严格完善的权限与用户组管理，管理员可定义每个用户在每个模块的各种权限。扩展性结合工作流引擎，釆用自定义库、自定义表单、流程的方式能够很容易开发新的业务流转模块；依托系统提供的基础软件和基础模块，企业可在此平台开发其他应用系统，如项目管理、客户关系管理系统，进销存，人力资源系统等，整合挖掘企业内的其他系统资源，实现企业信息门户；政府机关单位能够实现与其他机关互连，为全面实现电子政务夯实基础。易用性完全B/S结构

14、，用户用浏览器访问系统，无需安装客户端，方便远程访问;任务推到桌面，引导用户完成操作;界面简洁友好，使用简单，便于培训和实施。四.功能介绍网络通讯个人办公公共信息工作流辅助办公自由扩展系统管理电子邮件待办事宜公告栏我的工作会议管理自由扩展用户管理即时通讯日程安排论坛办公发文人事管理权限管理手机短信工作日志知识中心办公收文办公资产组织结构通讯录工作计划政策法规定制工作车辆管理许可管理自由扩展个人设置规章制度流程管理自由扩展模块管理自由扩展自由扩展自由扩展自由扩展模块结构图4.1个人办公此系列模块为员工提供了现代化的办公方式，可培养员工养成良好的工作习惯，是协同办公的基础。4.1.1待办事宜待办事

15、宜模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括系统大多数模块，如处理文件、阅收文件、邮件、消息、日程安排等。用户登录系统后，各类待办事宜分类列出，点击相对应链接，即可进入相对应页面办理，起到引导用户完成工作的作用；此模块大大简化了软件的操作，大多数用户在此页面即可完成大多数的工作,为繁忙的高层管理人员带来使用上的方便；待办事宜部待办爭宜待批公文待阅公文更多更多,公告调查是新日程1. 新的系统起用？财务部財06-25翁公告）2. ddddddddddddrobotdfsdas06-25晰公吿）3. CCD财务部eName306-14噺公告）4. CCC财务部eN聊e306-14够公告）【更

16、多公告【更多调查【更多4.1.2日程安排方便个人安排每天日程，方便领导安排监督下属工作日程，主要包括如下功能：设置各种类型的个人日程，并以日历方式按天和按周两种方式查看；授权用户也可给他人安排日程；可显示农历。系统提供详细日历日程安排表，通过查看日历能够选定日程表的不同时段来安排每天的事件，私人约会和任务，也能够按系统设定好的不同种类选择日程类别。这项功能能够帮助用户养成预先计划的好习惯，让繁多的工作能够井然有序的执行。此外，在设定日程时还可设定日程的类别。日程安排能够帮助系统用户安排自己的日程，有条不紊的处理复杂的事务，一日日程会以详细的时间列表的形式把安排日程按照时间列排出来；一周日程会以

17、每日时间跨度的形式表示出来，同样用十分明了的方式列排出来，既清晰又方便管理；有权限的人员可查阅本部门或其它部门人员的日程安排；4.1.31作计划用户可指定个人的年、月、周、日工作计划以及部门计划；授权用户可查阅相关用户的工作计划。4.1.3工作日志基于网络的工作日志系统，可设为私有，限制，公共三类级别分别供自己，部门领导，全部人员查看。便于个人总结，便于上级检查工作，便于和同事分享工作经验，是知识管理挖掘隐性知识的一种手段；用户可随意添加，删除，修改多个日志，通过翻阅日历查看任意一天的日志也可通过标题，日期等检索日志。4.1.4个人设置设置个人信息；查看设置用户个人密码；修改用户的姓名、联系方

18、式等基本信息；出差、休假用户可设定相对应状态，便于系统管理。4.2网络通讯此系列模块功能提供一系列通讯模块，包括电子邮件和即时通讯，为协同办公提供了方便手段。4.2.1电子邮件基于WEB的邮件系统，可用于单位内部外部，每个用户的帐号自带一个电子信箱，能够接收、发送、回复电子邮件及超文本邮件；用户可建立树状的邮箱目录;可结合通讯录来选择邮件地址，实现单发或者群发邮件;提供邮件搜索功能；能够把其他的邮件账号集成到本系统中。自身集成了性能可靠的电子邮件服务器。还提供了功能强大的邮件帐号管理系统，不但能够用0A自带的邮件系统发送邮件，也能够把您在新浪、163126等的邮箱集成到Rathink0A的邮件

19、系统里，统一管理。4.2.2即时通讯以WEB方式向在线用户和非在线用户发送消息。在线用户会在瞬间收到提示,离线用户在登录时会得到提示。将其他模块与此功能结合，如果用户有新的文件，消息，邮件，系统将以即时通讯的方式告知用户。用最灵活的方式实现最高效的办公，让信息的传递瞬间化；可结合手机短信系统，将消息发送到用户手机上。4.2.3通讯录此通讯录集成了个人通讯录，公共通讯录，单位内部通讯录三部分。既可独立使用，又可被电子邮件，工作流等模块调用。普通用户可在个人通讯录添加通讯信息；授权用户可在公共通讯录添加人员通讯信息。内部通讯录则保存使用本系统的所有用户通讯信息。在相对应的通讯录中均可实现对联系组和

20、联系人的分类和管理。4.3公共信息公共信息系列模块提供了一个信息发布和共享平台，满足了个人之间，上下级之间，集体间交换信息的需求。4.3.1公告栏公告栏主要用于发布重要、正式信息，如新闻、重要决策、通知等。公告栏内可设置多个栏目，供某个部门使用或者全体人员使用。授权人员可在相对应栏目发布管理文章。公共公告栏可向全体成员发布公告；部门公告栏为单个部门拥有，可保持部门信息的独立性。4.3.2论坛论坛提供给员工一个交互沟通的平台。员工可在此讨论工作生活中的各类问题，促进解决问题，加强人员沟通。论坛可设置多个论坛区，论坛区下面可设置多个版面，用户可在各版面提出话题参与讨论；论坛区和版面由论坛管理员管理

21、;每个版面可由管理员设置版主，负责对该版文章的管理。论坛创建了一种“非正式场合”内的交流环境，能够通过设立不同主题的版面，引导员工对重要话题展开讨论，是员工亲切交流的天地。它为单位建立畅通快捷的意见和信息交流渠道提供了帮助，而且这种交流是多层面、多方向的综合交流,对员工参与单位建设、决策层搜集重要意见和传播单位文化具有重要意义。4.3.3在线调查提供了一种新的快捷的调查方式。授权人员把需要调查的内容提出来，设置选项。用户登录后即可投票，并可发表意见评论。可同时进行多项调查；可采用记名或匿名方式；结果以图形形象显示；以在线调查的方式能够简单明了的在单位内部做出各方面的统计与调查，同时图表化的结果

22、更便于分析与决策。4.3.4知识中心知识中心提供了一个用户共享单位内部各类知识的平台。各类资料如法律法规、技术文档等加入其中后，既方便资料管理，又可实现信息共享。形成单位的知识沉淀，在各方面有效的提高员工的素质，同时共享的知识知识中心分个人、部门、公共三部分，其中增加到部门知识库和公共知识库的资料将由管理员来批准。可创建多级树状目录和文件的创建、修改和删除；具备合理严格的权限控制。4.3.5邮编区号方便查询全国各个省，自治区的重要城市，直辖市及国际重要城市的电话,邮编区号。同时支持反向査询。4.3.6网址链接网址链接包括了我的网址集和单位网址集，用来记录平时自己经常去的网址及遇到比较好的网址，

23、大家还能够共同扩充单位网址集，达到资源共享的功能。4.41作流工作流简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。几乎所有的业务过程都是工作流，特别是办公公文审批流转处理。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。人* I校对审批分发起草文件归档A；内部门2阅收部门3阅收部门4阅收部门1阅收工作流示意图提供自由流程，简单流程，复杂流程三种方式；适合不同水平用户不同阶段的需求。支持WEB方式自定义工作流模块，自定义工作流程，自定义表单，具有高度的扩展性。

24、可定义每个操作步骤（Activity）的权限（添加意见、传阅文件等），规范操作。考虑到国内办公比较灵活的实际情况，处理人可指定主办人、代办人（当主办人因出差、休假等原因不能处理工作事务时，其工作可经由代理人处理，从而保证了流程事务文件的顺利流转。）处理人也可指定为部门负责人或者某一岗位或者部门的所有人员。在公文流转过程中，如果碰到无法决策的地方同时能够采取请示功能，以得到领导或专业人员的指导，更加高效的解决实际问题。授权人员可监控全部流程，提供日志记录，支持自动催办，手动催办。工作流在本系统应用广泛。公文流转、申购、申请、请假，甚至企业机关的关键业务都可通过工作流来流转。发文管理发文管理在网上

25、完成单位内部和对外公文的起草、审批、核稿、签发、发布、存档、查询等处理。公文流转方面的设计参考了IS09000体系关于文件控制的有关标准，保证其在各个阶段的可控性，并对其发放、作废、归档等操作做系统记录。支持WORD,EXCEL文件的在线修改，提供数字签名、电子印章技术。拟稿人员可方便地选择Office格式或者html格式的文档，发文拟稿在通过审批之后即形成正式文件，并可打印或授权指定的人员传阅、发布、存档；公文在流转的过程中，拥有权限的人员可修改文件、填写意见、执行否决等操作，还能够对文件选择退文的操作，将文件退给需要重新修改或者重新起草的人，真实再现了现实工作中文件的反复流转；文件的指定接

26、受者（报送对象）登录系统后会自动接收文件，阅收者可签署意见，并可根据情况将文件再次传阅给本部门的其他人员；管理人员可实时监督催办系统内正在流转的各类文件；可检査文件发放、归档、作废情况；可检查各部门文件阅办情况。收文管理完成单位外来公文的登记、管理，拟办、批阅、主办、阅办，并可完成归档、查询等全过程处理；在原理上类似于发文管理。同发文一样，支持灵活的流程定义，文件提交、退回及终止以及提供健壮的存取安全控制等。自定义工作管理员可自定义一组新的工作流应用模块，在每个库可自定义一组操作，例如校对、审核、审批等，这个库的各个流程在定义各个步骤时可选则定义的操作，大大增强了系统的灵活性。自定义表单用来创

27、建单位内部的一些部门的表单以用于发文的流程中，用户可根据需要在相对应的库里创建多个表单，并且每个流程都能够选用一个表单，表单的行、列以及域都能够按照用户自己的要求进行设计，并且在发送过程中，各个字段根据实际需要能够将其在某步进行不同的控制（隐藏，显示，修改），使得敏感的数据得到了安全的控制。文件管理此处集中存储了各流程库流转技术后的归档文件，方便领导管理查询。工作流管理管理员定义新的流程库并管理其中的流程信息、设置操作权限和自定义表单信息等。可添加多个电子公章，授权领导可调用印章并签名。管理员可提交为每个流程库设置多个文件模板，方便用户使用。4.5辅助办公此系列模块提供了一般单位日常事务的计算

28、机网络管理方式，旨在减轻相关办公人员的工作压力，提高工作效率。会议管理实现了会议的智能化管理。用户可查看各个会议室的当前使用情况，避免使用冲突；授权用户可直接召开会议，发布会议通知；一般用户可提出会议计划，经上级审议后，发放会议通知；负责人员可整理每次会议，形成历史会议记录，供日后查询。会议管理与工作流结合起来，对会议计划的登记，处理，整理等流程化。与会议室管理有机结合起来，可实时査看会议室的名称、容纳人数、位置、描述等详情，便于会议时间地点的确定和会议室预订；人事管理主要解决了人事档案的计算机存储，检索，重点解决了复杂查询的问题和系统纪录更新过程复杂的问题。包括对员工人事档案的登记、检索、査

29、看、修改、删除等操作。登记档案时可分别添加用户的基本信息和其他信息，并可存储用户照片；检索用户可自定义查询条件，使得查询结果更加精确。提供了对员工的考勤管理，包括了每天上下午的考勤添加，检索、查看、修改、删除等一系列操作，并且按照部门进行管理，同时能够赋予领导以查询的权限，监管分离，高效管理日常的考勤工作。结合工作引擎提供请假申请、出差申请功能。人事管理包括：职工档案管理，在线请假管理，出差申请。其中档案管理包括登记详细的职工档案，支持全面的检索功能。在线请假与出差申请通过流程将请假、出差信息发送请求审批，请示批准后进入归档处理。车辆管理提供了对单位公用车辆的档案管理和使用管理，包括对车辆的基

30、本信息、使用记录进行各种管理操作；结合工作流提供车辆申请功能。车辆基本信息包括：车牌号、型号、颜色、司机、购入日期和备注等详细信息。车辆管理同样与工作流联系起来，车辆的使用要经过流程中的申请，批准的过程，有效地控制好车辆的使用办公资产提供了单位内公共资产的分类管理。主要实现了对办公资产的登记、查询和转移等功能；结合工作流提供办公物品请购等功能用户能够根据需要将单位的资产分成详细的分类，将类别里的资源按照名称、数目、隶属单位或部门、详细描述等添加，通过流程向上级领导请示资源。接待管理用于记录单位来访的详细信息，提供详细的记录。同时支持检索。接待管理登记的详细信息：接待时间、人员、部门、来访人员、

31、费用、明细等。4.6系统管理管理员专用的WEB方式管理界面，由用户管理，部门设置，模块参数和日志管理组成。用户管理显示用户列表，查看用户信息；添加删除用户，修改用户信息；检索用户资料信息；修改设定各用户在各模块的权限；査看所有在线用户的情况。部门设定设定单位树状组织结构，部门名称等；设定部门岗位；支持一人多岗的设置。模块参数设定系统各个模块参数，如各种分类参数和页面行数等。日志记录记录系统运行中发生的异常情况和用户登录系统操作情况；方便管理员管理维护系统。五.系统结构系统釆用java,xml技术开发，釆用j2ee架构，在Java应用服务器中运行，集成了web服务器和邮件服务器。系统可运行于Windows,Linux等多种操作系统平台，兼容Oracle,SQLServer等多种关系数据库。业务模块、扩展模块工作流通讯平台信息发布共享平台|知识管理基础模块：部门岗位管理、用户管理权限管理、日志记录、参数设置等基础软件（数据库、WEBServer.AppServer、邮件服务器）操作系统（windows,linux,其他）系统结构图