前台管理系统(共18页)

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1、精选优质文档-倾情为你奉上 第一章.系统登陆万象星级酒店管理系统主要应用于二/三/四星级酒店的软件产品,具有酒店所有管理模式的功能模块,可以和其它与酒店相关的外围设备完全兼容,如门锁系统,电话计费,公安系统,一卡通应用系统.并提供多种接口.前台登陆窗口前台管理主要分为:前台接待,前台收银,问讯查询,客房管理,交班报表等,其中的使用功能都具有权限控制.更具具体的操作员划分权限.在运行程序前在酒店管理目录中找到qtgl.exe文件,鼠标双击即可运行此程序.也可以在程序中找到万象星级酒店管理目录,选择前台管理,然后进入此系统.在程序运行前期可以见到如图1-1所示: 图1-1班次选择窗口在图1-1中

2、如果你想进入试用版做练习,请在中选择试用版.然后选择自己对应的工号用鼠标点击按钮或在对应的工号栏上双击鼠标左键.就可以进入如图1-2: 图1-2在图1-2中选择对应的班次,在口令框中键入密码,如果你键入的密码确认无误的话,系统还是提示没有该工号或密码不对的话,请检查你的键盘的大/小写键和小键盘控制灯是否打开.如果你发现该操作员不是你的名字,请选择按钮,系统自动会返回到图1-1中.在图1-2中特别要注意的班次一栏中一定要选择准确,否则你交班时报表就会出现严重错误.交款与报表不符合.在所有操作没有错误的情况下,可用鼠标左键单击确定按钮或者在口令栏中直接按回车键 就可以进入前台管理的主界面了.其主界

3、面如图1-3中所示. 第二章.前台登记/收银房类房号层号功能区结账房实时房态区域房态说明 图1-3在图1-3中主要分为二个区域,左边的功能区和右边的房态区.功能区:1:图1-3中的主菜单和功能按钮.其中主菜单分为前台接待/前台收银/客房管理/资料维护/查询/工具/交班报表.在它们的子菜单下又分为二级子菜单和三级子菜单.其功能按钮实际是从主菜单里扮生出来的.仅仅是为了操作者的使用方便.操作者可以根据自己的爱好,选择按钮形式或菜单形式.菜单形式的使用方法和使用Windows的资源管理一样,在使用过程中和树型目录配套使用的.树型目录在点击就会出现树型目录如图1-4所示. 在1-4中如果要回到图1-3

4、中点击按钮.图1-3中左边的功能按钮仅仅示作操作向导(也就是说本按钮并不具有操作实际操作的内容,但是要想做此操作,必须先把此按钮按下) 如入按钮,并不是登记客人时,主要点击按钮就可以了.其正确操作方法是:先把按钮按下,然后选择对应的房间,在该房间上双击鼠标才能进入登记界面. 如果你还想登记别的房间就不需要处理功能按钮了,你只需要选择对应的房间进行操作就可以了.在图1-3中所有的功能按钮都如上例所示.如果你想察看当前操作进行到什么时候了,你可以在图1-3中的右下角有个注释.该注释表明你当前操作进入何等程度. 第一节1.1 前台登记入住单的流水号码1.1:按钮:选择对应的房间,并在该房间上双击鼠标

5、,就可以进入1-5所示的入住登记表了.操作向导 图1-5在图1-5中根据酒店需要,把宾客资料依次填入登记表中,房号是系统自动产生,操作员无需更改,单据号是,如果一次性入住多个房间,其流水号是一致的,操作员无需更改其流水号,否则对帐务处理有误.如果是散客把客人的姓名,证件名称,证件号码,入住方式,入住天数等一些基本资料填入即可.如果是协议单位入住,则在入住方式上选择协议入住,在协议单位输入协议单位编号,其它资料自动会从中提取.在图1-5中的下端,有五个功能按钮.其作用是:在图1-5中的最下端,有一个工具条.其作用是:客人的留言信息以上图表示当前的房态处于第多少页,第二格表示快捷键的中文说明.,第

6、三格表示当前进行到了什么操作. 图1-4/1-5发放普通宾客卡对跑单客人和公安局的通缉犯对登记资料做确定或修改1.2:按钮:选择对应的房间,点击该按钮,就可以进入1-6所示的换房界面了. 图 1-6换房界面中在换入房号一栏中写入要换入的房间,再在实收一栏中写入该房间定义的价格,如果想要资料详细的话,应该在换房原因一栏中写入换房的原因.一般在换房前的房价和换房后的房价如果有不同的话,应该注意房价之间的变换.在点击确定之后,电脑会自动把换房前的帐务自动转入到新换的房间.同时把换房前的房间置为退房.所以换房时一定要通报客房中心.1.3:点击该按钮,就能见到团体名称登记的界面,如图1-7所示: 图1-

7、7在图1-7中,如果是登记新的团体名称,一定要先点击新增按钮,如果不这样操作的话,则新增加的团队名称不完整,一定会影响到后面的团队入住.把团队的资料填充完整后,还不能马上保存,一定要把客人出租的房类定义价格或一定的折扣比.否则到团队入住时则会按实价给客人入住.(注意:一般来说,团队编号是由S/T开头,S:表示散团,T:表示领团.后面再接团名简称,再接流水号.)如果是对团队修改,在图1-7中的左边列表框中选择要修改的团队名称,然后直接修改要修改的地方,然后点击按钮.1.4:在点击团体入住的按钮后,就可以进入到团队入住的主界面了,如图1-8 图1-8在图1-8中是一个制作小精灵类示界面.仿佛所有的

8、操作都在一个界面上完成的一样.每一步操作只要点击按钮就可以了.在上图中只要在列表框中选择确定要入住的团队或者在团队编号中直接输入要入住团队的团体编号也可.再点击按钮就进入到团体入住的第二步,如图1-9: 图1-9再图1-9中上面是选择入住的条件,操作者可以根据具体情况选择对应的条件,然后再图的下面填写对应的资料,为了客人档案的完整性,在每个资料框中都必须填写.否则系统不会容许操作者往下操作. 如果发现选择团队名称错误的话,可以点击按钮.当资料和排房条件选择完全后,再点击按钮,就可以进入到团队入住的第三步,也就是说已经进入到团队入住的最后阶段.如图1-10: 图1-10如果在图1-9中选择的是电

9、脑排房的话,电脑就会自动更具团名登记的住房数和房类自动把房间排在图1-10右边的列表框中.再看排房错误消息提示栏中是否有错误消息,把对应的错误排除.点击按钮就把整个团队入住进去了.如果在图1-9中选择的是手工排房的话,则操作者必须在图1-10左边的房号类表中选择该团队要入住的房间,双击该房间就把该房间选择,把对应的房间选择完全,然后再点击按钮就把整个团队入住进去了.如果操作者确定不需要把该团队入住,不要点击按钮,请选择按钮.1.需要联房的房号联入的房间号码5:主要指散客/团队在入住后还要求加房的情况下才进行的操作.操作者只要点击该按钮就进入到联房界面,如图1-11: 图1-11在图1-11中,

10、在关联房号框中输入需要联房的房间号码,然后在左边的列表框中选择要联入的房间,如果需要修改其房间的入住资料/房价等可以单击对应的房间,修改其对应的资料.如发现联入的房间有错误,可以选择其错误的房间点击按钮,当所有资料和房间号码都已输入完毕的情况下,点击按钮进行存盘操作.系统会提示你联房成功的提示.则联入的房间都已得到系统的认证.1.6:一般来说续卡指宾客卡的发放,它和图1-5中按钮一样.这样的操作只能在门锁系统挂接在本酒店管理系统之上才能完成的.否则只能打印房卡,而该功能就失效了.在挂接的前提下执行该功能就会出现如图1-12所示: 图1-12在图1-12中,基本上所有的资料,酒店系统会自动提取对

11、应的房间信息.其结束日期会自动推迟一天.如果该房间交了足够多的押金,可以根据本酒店的要求把结束日期做相应的调整.但是结束日期绝对不能小余起始日期.否则系统不容许再进行操作.在确定资料填写无误的情况下,点击按钮,听到发卡机嘀的一声就表示系统发卡成功.1. 6:该功能一般应用于挂帐客人回店入住,包括该客人的帐务信息一同挂入新入住的房间,要实现该功能不能在主界面上直接实现,必须先选择菜单:前台收银帐务查询:在查询的结果后选择确实要回店入住的客人,然后单击按钮,进入如图1-13: 图1-13在入住房号一栏中输入要入住的房间号码,该房间号码必须是五位数的号码,然后按钮保持电脑存盘.则该挂帐客人就进行回店

12、入住了. 第二节2.1 前台收银前台收银主要包括:押金收取/散客结帐/团队结帐/挂帐回店结帐/快速结帐在这些结帐方式里每种结帐都是对不同情况而定的.自动产生的单据号押金说明1: 押金收取如图2-1 图2-1押金金额图2-1中的黄色提示栏是系统自动提取客房资料的其中白色框中是用户根据自己的需要输入金额/押金说明/续住天数等数据.当系统输入完全后,如果打印机连接正常的话,按按钮,打印机回自动打印押金单据. 对收取押金一般都是从图2-1中收取的,但是也可以从结帐界面输入,如果从结帐界面中输入就不能打印出押金单据,也就是审核帐务的人员不能根据押金单据号审核所有押金.所以,一般建议操作者在收取押金时采用

13、图2-1收取.2: 团队结帐团队入住的房间号码团队名称列表 图2-2确定团队结帐在图2-2中左边列表中选择要结帐的团队名称,如果选择了该团队名称,就会在图右边出现该团队的房号列表.再选择确定按钮,就会进入图2-3中团队结帐的主界面A基本信息B帐务信息C结帐方式 图2-3在图2-3中:主要分为三个区域A. 基本信息B. 帐务信息C. 结帐方式 A:在基本信息区域中主要包括:结帐团队名称/该团队所有入住的房间数/每间房间的基本信息,房价,入住时间,入住天数,结帐方式等.在每间房的前面都有个正方框,在这个框上可以划勾或去掉这个勾. 有勾:表示这间房间被选中 无勾:表示该房间没有选中.凡是被选中的房间

14、都有参与对该房间帐务的处理.B:帐务信息:科目帐务可以根据酒店的具体要求进行调整,具体的调整请参考系统维护手册,在这里不再说明.D. 结帐方式 按钮主要是操作员输入帐务时进行系统确认的. :察看所有选中房间的明细帐务信息的,如果要对房间单独结流水帐,就必须先点击该按钮.所谓流水帐就是科目帐的明细.例如:有800元夜审房费,是有4个200元组成.则在酒店帐务中800元就是科目帐,4个200元的帐务就叫流水帐.如果要结流水帐,在流水帐中找到要结算的那几笔,在该账目条上双击,则系统就会在该账目条上出现红勾,然后选择对应的付款方式进行结帐.在流水帐中如果比较多的话,则可以选择排序(房号/发生时间/科目

15、代码等多种排序方式). 按或按钮就可以返回到图2-3图. 主要是对某笔流水帐进行帐务拆分.一般应用于一间房住不同客人时所进行的特别帐务处理.其图如2-4拆分类型流水帐务 图2-4在图2-4中选择某笔帐务,其原金额就会显示出来,操作者可以根据实际情况在拆分金额一栏中输入要拆分的金额,但是输入的金额不能大于或等于原金额,如果这样的话就显得没有拆分的含义了.确定要拆分的金额,按按钮执行. 一般指对前台来办理正常的退房手续,并以现金/消费券/信用卡/一卡通等付款方式. 转账不同于财务意义上的转账,本系统的转账是从要结帐的房间帐务转入另外一间住房.该种结帐方式不参与报表的运算.所以在报表种凡是有转入或转

16、出的帐务都是多余的帐务.如果操作员确定结帐房是转账结算,则在系统提示是否打印账单时可以选择否即可. 该种结帐方式一般应用于宾客不能确定是否真的打算退房或宾客来不及到前台办理退房手续.酒店一般把该种结帐方式叫已退未结,表示房间已经退出,但帐务并没有结算清楚.对这种结帐客人操作者还可以把该账单调出进行重新结算. 该种结帐方式可以根据酒店的具体要求进行多种变化,既可把它看作挂帐后由财务结算,也可以把它看作签单客人由财务结算.但是有一点,如果把财务结算看作是签单由财务结算,那操作者在退房时,要把该房间的押金冲平.否则对收付制报表不准确.和 免单和跑单结帐要根据宾客退房时的情况具体决定.免单一般时酒店允

17、许免单的一种结帐方式.而跑单一般是经过房务中心查房时发现该房间的住客已经离开酒店.对这种情况的帐务应当请求酒店,做跑单结算. :主要对该房间在宾客入住期间在客房所打电话的费用.在帐务信息中,对半日租/全日租是根据酒店的具体要求由操作者进行收取的.并不是电脑自动产生的,所以操作者在退房时一定要注意退房时间.对优惠方式:比例优惠是对整个房费按比例的优惠,而数值优惠是对整过账单按金额的优惠.打印: 在结帐之前打印的账单称为”未结单”,并可以根据宾客的要求选择明细/汇总2: 散客结帐散客结帐,选择前台结帐散客结帐 就会进入图2-5中散客结帐的主界面A基本信息B帐务信息C结帐方式 图2-3在图2-3中:

18、主要分为三个区域E. 基本信息F. 帐务信息G. 结帐方式 A:在基本信息区域中主要包括:结帐团队名称/该团队所有入住的房间数/每间房间的基本信息,房价,入住时间,入住天数,结帐方式等.在每间房的前面都有个正方框,在这个框上可以划勾或去掉这个勾. 有勾:表示这间房间被选中 无勾:表示该房间没有选中.凡是被选中的房间都有参与对该房间帐务的处理.B:帐务信息:科目帐务可以根据酒店的具体要求进行调整,具体的调整请参考系统维护手册,在这里不再说明.H. 结帐方式 按钮主要是操作员输入帐务时进行系统确认的. :察看所有选中房间的明细帐务信息的,如果要对房间单独结流水帐,就必须先点击该按钮.所谓流水帐就是

19、科目帐的明细.例如:有800元夜审房费,是有4个200元组成.则在酒店帐务中800元就是科目帐,4个200元的帐务就叫流水帐.如果要结流水帐,在流水帐中找到要结算的那几笔,在该账目条上双击,则系统就会在该账目条上出现红勾,然后选择对应的付款方式进行结帐.在流水帐中如果比较多的话,则可以选择排序(房号/发生时间/科目代码等多种排序方式). 按或按钮就可以返回到图2-3图. 主要是对某笔流水帐进行帐务拆分.一般应用于一间房住不同客人时所进行的特别帐务处理.其图如2-4拆分类型流水帐务 图2-6在图2-4中选择某笔帐务,其原金额就会显示出来,操作者可以根据实际情况在拆分金额一栏中输入要拆分的金额,但

20、是输入的金额不能大于或等于原金额,如果这样的话就显得没有拆分的含义了.确定要拆分的金额,按按钮执行. 一般指对前台来办理正常的退房手续,并以现金/消费券/信用卡/一卡通等付款方式. 转账不同于财务意义上的转账,本系统的转账是从要结帐的房间帐务转入另外一间住房.该种结帐方式不参与报表的运算.所以在报表种凡是有转入或转出的帐务都是多余的帐务.如果操作员确定结帐房是转账结算,则在系统提示是否打印账单时可以选择否即可. 该种结帐方式一般应用于宾客不能确定是否真的打算退房或宾客来不及到前台办理退房手续.酒店一般把该种结帐方式叫已退未结,表示房间已经退出,但帐务并没有结算清楚.对这种结帐客人操作者还可以把

21、该账单调出进行重新结算. 该种结帐方式可以根据酒店的具体要求进行多种变化,既可把它看作挂帐后由财务结算,也可以把它看作签单客人由财务结算.但是有一点,如果把财务结算看作是签单由财务结算,那操作者在退房时,要把该房间的押金冲平.否则对收付制报表不准确.和 免单和跑单结帐要根据宾客退房时的情况具体决定.免单一般时酒店允许免单的一种结帐方式.而跑单一般是经过房务中心查房时发现该房间的住客已经离开酒店.对这种情况的帐务应当请求酒店,做跑单结算. :主要对该房间在宾客入住期间在客房所打电话的费用.在帐务信息中,对半日租/全日租是根据酒店的具体要求由操作者进行收取的.并不是电脑自动产生的,所以操作者在退房

22、时一定要注意退房时间.对优惠方式:比例优惠是对整个房费按比例的优惠,而数值优惠是对整过账单按金额的优惠.打印: 在结帐之前打印的账单称为”未结单”,并可以根据宾客的要求选择明细/汇总3: 快速结帐所有散客成员的信息 快速结帐主要对不是关联房,但是又想把它们的帐务同时进行处理.在菜单中选择 前台结帐快速结帐 就会出现如图2-7 图2-7在图2-7中把要一起结帐的房间上双击鼠标,则在该房间出现红色的勾,然后点击结帐就进入快速结帐的结帐界面了.如图2-8 图2-8快速结帐和散客结帐的方式是一致的,具体操作请参考散客结帐的章节.4: 应收账款处理应收账款包括 挂帐/转财务/免单/跑单选择 前台结帐应收

23、账款,则如图2-9 图2-9在图2-9中,选择对应的一种应收款方式,进行查询,查询的结果会直接显示到上边的列表框中,然后选择其中的某个账号,按按钮进入应收款的界面.如图2-10. 图2-10在图2-10中所有的帐务都可以直接输入,然后按按钮表示系统认可.在应收账款中只能进行现金或转财务这俩种结算方式. 指对该账单的帐务刷新.其中的具体计算方式和散客结帐类似.只是有多个挂帐客人同时结帐,如果只对其中某个客人添加帐务,则输入帐务前,确定其挂帐客人的帐务和基本资料.5: 商务收银商务收银主要针对商务中心不接手现金而言的,如果商务中心直接收取现金,则前台的商务收银该功能就不能使用.如果酒店把商务中心作

24、为营业站点,但是不允许直接收款.收款必须到前台进行. 前台收银商务收银,就会出现图2-11: 图2-11在图2-11中,根据客人所交账单的号码,前台操作者在上图中的列表中选择对应的账单号,再点击按钮进行结算.在收银员的班报表中自动会统计本班对商务中心的收款金额.6: 帐务查询帐务查询主要是对收银员,根据各种条件组合查询,最后根据查询条件统计其收银情况及每个工作员的工作量.其查询界面如图2-12: 图2-12 第三节2.3 客房管理对已经做好卫生的房间称OK房客房管理一般基于酒店没有客房中心而言,如果存在客房中心的话,则所有客房管理里的功能都不赋予操作员操作.其功能见下图3-1图住客房根据宾客需

25、要设置标志,表示不能打搅 图3-1 第四节2.4 资料维护本功能主要针对协议单位和本酒店的通讯本和各种行班信息，还有房态颜色维护，但是对房态颜色的维护最好不要随意设定，各种房态的颜色都有严格区分的。本区域对房类的折扣1 对协议单位的维护，主要对酒店所有签单客户的一些基本资料和各种房类价格的折扣等问题的维护，还可以针对客房中的某种消费项目进行折扣。其操作界面如下图： 图4-1在图4-1中所输入的资料在前台登记时可以直接调用，并按其约定的折扣价进行入住，其中的资料可以从中提取，可以减少操作员对客人资料的输入。在输入协议客户的资料时，其协议编号是很重要的，如果客户有不同的性质的协议客户，为了能区分它

26、们，则在资料输入的时候可以在编号时约定，例如，对本单位的协议单位其编号可以是以 等，对外单位的协议编号可以是B0001,B0002等，总之可以根据自己的需要在本软件上可以灵活应用的。对协议单位的消费查询可在酒店营销中查找。并可以打印历次消费的情况。：如果有的协议单位资料需要修改时，你必须先按修改按钮，当资料修改完毕后，再按存盘按钮，否则修改无效。2：对电话本信息的录入其功能很简单。你只需要把对应的资料填入对应的输入筐中，系统自动可以进行存盘。如果你输入或修改的资料没有及时显示出来，请不要急于增加新的记录，否则会引起重复。会给删除带来不方便。想要立即看到修改的结果，你可以选择退出电话本的录入界面

27、，再选择进入就可以看到你修改后的结果了。3：对各种行班信息录入和第2步操作方法一致。你可以参考2步操作进行。 第五节2.5 查询查询作为操作后的一种参考，只有多样话的查询，才可以对过去的操作结果的应证。本子系统主要包括预定查询：只有在预定系统用上的前提上才有资料进行查询VIP消费查询：对VIP卡号和具体消费进行查询，并对其卡上余额可以自动统计，对历次消费进行自动统计。其界面见图5-1当日在住和离店查询和历史客人查询其功能一样，起详细操作见图5-2。综合查询：主要针对当日发生进行日统计，包括对住房登记和收银统计。门锁记录查询：本查询只有挂结门锁系统才有资料，包括门锁卡片的查询，发卡记录查询，卡片注销等系列的操作，可以直接按F8键调用界面，返回按F8键即可。查询交班留言信息：如果上班有留言，可以在此界面上查看，如果需要对下班留言也可以在此处进行填写。直接退出就可以。 第四节2.5 报表报表共分为接待报表，收银报表，其他报表。1：接待报表：主要有 专心-专注-专业