谈谈文秘人员素质要求及提高途径

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1、谈谈文秘人员素质要求及提高途径 谈谈文秘人员素质要求及提高途径目前我局在公文制作方面存在不少问题邓局长多次提出意见我们也早就发现了很多情况的确是迫切需要改进需要完善需要提高文书质量反映一个单位的综合素质水平形象文书文秘工作是办公室工作的重要组成部分是一项政治性服务性技术性很强的工作一个机关一个单位一个部门文书工作能否搞好很大程度上取决于文书文秘工作人员素质的高低很多活动接受检查评价的好坏也很大程度上是看文字材料准备的好坏文秘工作者作为一种工作职务不仅仅是抄写收发而且还要通过处理各种政务及日常事务性工作并为领导决策及其实施提供服务起到领导的助手和参谋作用由于这一工作的重要性对从业人员也提出了较高

2、的素质要求一文秘人员应具备的基本素质一优良的思想政治素质坚定的政治立场和政治态度文秘人员必须站在党和人民的立场来想问题办事情站在国家利益的角度办事情不管在任何情况下都要在政治上思想上行动上与党中央保持高度一致自觉地贯彻落实党的路线方针政策较强的政治识别能力文秘工作有较强的政治性文秘人员应毫不动摇地坚持党的路线方针政策按党的要求做好各项工作在工作中要分清是非奉公守法对改革开放中的新情况新问题要能正确地对待并积极研究和解决较高的遵守纪律的自觉性纪律是我们事业成功的重要保证就文秘人员而言纪律是推动一切工作正常运转的根本由于文秘人员贴近领导辅助领导工作所以必须高度自觉地严格要求和约束自己把自己置于组织

3、和群众的监督之下二良好的职业道德职业道德是人们从事具体职业活动所应遵守的行为规范是道德在各行各业的具体表现充分反映了社会对各行各业的根本要求各行各业都有自己特定的道德规范秘书工作也是如此忠于职守爱岗敬业这既是每个公职人员最基本的人生准则和道德规范也是文秘人员最基本的行为准则忠于职守即是忠于党忠于国家和人民利益的具体表现也是要为本单位本机关努力做好工作的要求要真正做到这一点前提是要热爱本职工作工作积极求真务实服务领导是文秘工作的基本职能文秘人员要强化主动服务一要认真为领导决策服好务做到知情早晓事快见事深谋事准坚持换位思考多角度全方位看问题二要认真为基层群众服务转变作风走出机关深入基层听取呼声做到

4、下情上达上情下传互相沟通三要讲求效率求真务实工作要雷厉风行讲求时效与人为善团结协作文秘工作头绪极多同上下左右发生联系涉及面广往往需要多方面合作共同完成因此文秘人员要有团结合作的精神主动与各个方面人员搞好团结做到相互配合步调一致谦虚谨慎平等待人文秘人员接触机要接近领导在人们心目中是领导机关和领导的代言人他们的言行道德修养工作作风往往对群众影响很大因此秘书的一言一行一举一动都要从维护领导机关的威信出发摆正自己的位置为领导当好参谋三扎实的业务素质业务素质是能力的标志也是其他素质的一种反映又是各类素质综合发挥作用的重要条件对于文秘人员来讲业务素质主要包括以下几方面认识事物的能力文秘人员工作综合性强接触

5、面宽经常会遇到各种事物和问题如何去认识和解决需要较强的认识和识别能力具体讲需要培养以下几种能力观察感知能力观察的客观性和观察的敏锐性准确地掌握住观察的目的对象与重点并及时将观察加以升华形成合乎实际的理性认识对文秘人员十分重要文秘人员只有具备较强的观察感知能力时时事事处处做有心人善于观察善于发现容易忽略的死角捕捉政治经济生活中一切有价值的信息才能变被动服务为主动服务辨别是非能力文秘人员工作于领导身边又介于领导和群众之间在提供信息综合协调接待来访洽谈工作解决问题等方面必须明辨是非处理得当所谓辨别是非能力就是用辨证唯物主义认识论来观察分析事物把握事物的本质从而作出正确的判断这种能力由文秘人员本身的政

6、策水平思维能力以及综合知识社会阅历等因素决定分析综合能力分析综合就是要善于透过现象看本质从个别的事物中找出他们的内在联系和规律性文秘人员能否较好地发挥参谋助手的作用很大程度上取决于分析综合能力的强弱 因此文秘人员要自觉以科学的理论来指导自己的工作提高思维能力善于从多种思路多种方法来探求同一种事物尽量做到举一反三触类旁通随机应变能力文秘人员承担大量事务性工作常会出现一些意想不到的情况这就要求文秘人员要有遇事不慌处事冷静的应变能力处理问题既要符合原则又要机动灵活语言文字运用能力语言文字运用能力包括口头表达能力和文字表达能力文秘部门是上下左右工作联系的枢纽信息交汇的中心文秘人员必须具备全面而熟练的语

7、言文字运用能力主要包括以下方面阅读能力文秘人员要经常处理大量的文字材料因此必须善于阅读一是要会精读如对重要文件或经典著作逐句逐字研究从字里行间领会其微言大义二是要能够快读和泛读如善于大致浏览领会精神实质提炼浓缩摘要主旨视听能力文秘人员要善于耐心倾听和正确理解别人的发言并用清晰简明精练的语言加以复述言谈能力语言能力是文秘人员的基本功之一文秘人员语言能力的基本要求是鲜明准确简练明晰口齿清楚语速适中措辞得体切合身份写作能力文字表达能力是文秘人员非常重要的基本功秘书从事各种应用文的写作要求熟练掌握各种应用文体的写作要领和技巧迅速准确地撰写出观点正确内容充实结构严禁表达流畅格式规范文笔精练的各类应用文技

8、能操作能力科技的发展和办公自动化的普及对文秘人员提出更高的要求它要求文秘人员必须掌握运用现代化先进办公设备的能力主要包括熟悉计算机操作技术复印技术打字技术录音技术摄影摄像技术微缩技术等现代办公手段能够熟练掌握现代办公设备的使用方法组织协调办事能力主要包括管理能力协调能力社交能力和办事能力管理能力文秘人员要为领导出主意当参谋搞好工作服务就要具有较强的管理能力文秘人员要充分利用自己接触全面工作机会较多的有利条件自觉锻炼自己立足全局综合分析的能力协调能力搞好协调是文秘部门的一项经常性工作文秘人员的协调能力是指在领导的交办下积极主动地沟通信息调节关系统一步调促进机关工作灵活运行提高工作效率一是对上协调

9、树立全局意识要站得高看得远想得深二是横向协调树立商量意识凡是由文秘部门主办的事情在酝酿处理决策之前都要注意及时与有关部门协商沟通三是对下协调要树立服务意识在协调中要谦虚谨慎摆正位置搞好服务出好主意社交能力现代文秘人员经常跟随领导参加一些社会活动或外出联系工作因而应具有较强的社会活动能力善于待人接物真正成为承上启下协调左右联系内外的行家提高这种素质需要文秘人员不断锻炼自己的社交能力掌握公关的技能谙熟人际交往的知识办事能力文秘人员要埋头苦干忠诚老实但绝不是要机械被动文秘人员所从事的管理事务都要由自己独立思考独立完成文秘人员虽不必是专才但一定是能文能武遇事不慌繁简巨细都能应付的通才具有独立办事能力和

10、组织管理能力四健康的心理素质 文秘人员工作的职业特点决定了其必须具备多方面的心理素质文秘人员心理素质的好坏集中表现在他的角色意识上角色意识对于文秘人员的工作具有指导意义文秘人员的角色意识是指文秘人员个体在社会实践中发展起来的通过思维语言为核心的心理活动对所从事的职业的认识和评价文秘人员必须具备如下五个角色意识辅弼意识辅弼意识主要是指文秘人员应该认识到对领导的辅弼功能自觉地心甘情愿地当好领导的参谋助手演好领导的配角秘文秘人员活动无论从工作方法还是工作内容看都表现出辅弼管理的特性文秘人员只有具备了辅弼意识才能在领导的管理决策过程中沿着领导工作的方向和目标根据领导的决策意图随时选择有效的方法和途径为

11、领导管理决策提供智力和体力服务充分发挥文秘人员的参谋助手作用信息意识对于现代的领导来说及时掌握准确的信息是进行科学决策和管理的前提和基础文秘人员的信息意识就是指文秘人员对信息作用的认识和获取信息的努力程度文秘人员具有了信息意识应能随时根据领导的意图需求和愿望通过快捷的合乎逻辑的方式去搜寻各种有鲜度有价值的信息及时准确供给领导者在管理决策活动中使用3效率意识对文秘人员来说效率意识就是他们在为领导提供有效服务时对其成果大小的超前估价和认识衡量文秘人员效率意识的强弱的标准就是看文秘人员活动成效的优劣文秘人员效率意识的强弱程度如何直接关系到文秘部门甚至领导部门工作效率因此文秘人员如果不培养和树立效率意

12、识要想提高对领导的服务质量那只能是一句空话4自我意识自我意识是人类特有的一种心理现象是一个人自己对自己的评估和看法文秘人员的自我意识即是文秘人员个体借助内部语言和思维对自身状态和心理变化进行感知和控制的一种心理活动包括三方面内容一是自我察觉主要解决我是一个什么样的人我是怎样做的问题二是自我分析主要解决我这个人怎么样我是否胜任工作的问题三是自我控制主要解决我应当一个怎样的人目前我尚须作何努力的问题自我意识对文秘人员角色的扮演是十分重要的一些工作出色的文秘人员总是具有很强的自我意识5创新意识当代新思想新事物层出不穷文秘人员一个重要的心理素质就是必须具备勇于进取和大胆创新的精神对文秘人员来说创新意识

13、就是要求他们打破旧观念克服领导咋说就咋办的片面认识充分发挥工作的积极性和创造性不因循守旧不墨守陈规冲破旧框框提出新见解订立新章法采取新行动更好地发挥他们的主观能动性实现自我价值二文秘人员如何提高自身素质送大家三句话志当存高远功夫在诗外实践出真知一志当存高远这是三国时代诸葛亮告诫他外甥的话意思是说志向应当远大诸葛亮集诫外甥书我想说的是我们文秘人员要修炼一种较高的思想境界要有一种高尚的人格魅力文字工作是一件非常辛苦的事情可能我们每一个文秘人员尤其是办公室主任都有不分昼夜加班赶点写材料的经历有人形容秘书熬夜写材料的情形是胡子噌噌长头发根根掉喝白水撒黄尿半夜伴孤灯五更闻鸡叫这种滋味是不好受的吧别人还不

14、一定能理解更谈不上关心体贴因此有人说这一工作是有本事的不想干没本事的干不了 因此要做好文秘工作必须保持一种良好的心态-忠于职守淡泊名利要吃得亏吃得累受得气文秘工作虽然是很辛苦的事但也是一个很锻炼人也很有前途的岗位干好了像一只绩优股一样嗖嗖地只往上蹿最近英国有一项调查所有从业者中最快乐的是秘书535的秘书经常是笑逐颜开而最易发怒的是出租车司机仅有04的人在工作是经常有笑容总的希望大家有这么一种心态与大家共勉对工作有春天一样的热情对名利像湖水一样平静对他人有大海一样的胸怀对自己像旁观者一样清醒一是对工作有春天一样的热情文秘工作是一项非常重要的工作也是一个出成果出人才的岗位既然有幸走上这个岗位就要义

15、无反顾地投入春天般的热情爱岗敬业任劳任怨执着地追寻它尽力地干好它只要我们把每一件工作当成一种事业去追求就会在工作实绩中获得无限的乐趣和丰厚的精神回报我们的精神境界就会得到升华人生价值就会得到实现二是对名利象湖水一样平静做文秘工作大都是为他人作嫁衣裳尽管很辛苦但写的东西一不署自己的名二无稿酬因此更要我们努力做到不为名所累不为利所缚不为欲所惑不同别人计较享受的条件和优势要经得住诱惑守得住清贫不把以权谋私看作本事不把追求低级趣味视为潇洒在任何情况下对待名利始终保持一颗平常心只有把名利看得淡一些把事业看得重一些才能摆脱因个人私欲难以满足所带来的苦恼从中使我们的情操得到陶冶心灵得到净化三是对他人有大海一

16、样的胸怀不管别人怎样看怎么想都要对人虚怀若谷宽厚容人这也是做人的美德我们要容人胜己不嫉贤妒能要容人直言不忌恨在心要助人为乐不袖手旁观不要过分计较事情是份内分外做好文秘工作也离不开方方面面的配合与支持你能把别人的委托当作对自己的信任把别人的困难当作自己的困难以甘为人梯的风格送温暖献爱心那么也就能赢得更多人对自己工作的支持与合作别人就会抬举你你工作的环境也才会更加宽松和谐四是对自己像旁观者一样清醒能不能知己所长知己所短是衡量一个人是否成熟的重要标志知己所长是要保持一种乐观向上的自信心而不是感到高人一等知己所短是要不断反省自我扬长避短取长补短在现实生活中知长易而知短难学他人之长易改自己之短难要做到知

17、已所短就要跳出自我以高标准的要求以他人的视角以历史的观点透视自己发现不足完善自我二工夫在诗外这是宋代陆游一首示儿诗中的一句汝果欲学诗工夫在诗外意思是说学习写诗应该在诗本身以外的现实生活中多观察多体验才能认识生活写出好诗我认为写公文也是一样要注意做到几点一要非常注重学习当今社会知识经济迅猛发展信息浪潮让人应接不暇如果不及时填充自己的知识墨守陈规停滞不前就很难胜任文秘岗位很难干好文秘工作学习是真正的看家本领学什么不能光学狭义的文秘知识文秘人员需要及时了解新思潮熟悉新科学广泛涉猎经济政治科技法律哲学历史公关礼仪等各方面的新知识我们还要学习公路行业的一些基本知识要全面及时收集整理熟悉本单位的情况要善于

18、做一名杂家不是专家 什么都要学一点什么都得懂一点博学而不穷脑子里装的东西越多肚子里的货越多那你的本钱也就越大工作起来就能得心应手古人说 世事洞明皆学问人情练达即文章读书破万卷下笔如有神说的就是这个意思文秘人员素质成长是一个不断积累知识增长经验提高专业能力的过程是终生教育的过程我们要树立终生学习的理念有意识地广学博学不断提高自身的素质 二要非常注重思考拿破仑说世界上有两种东西最有力量一是剑二是思想而思想比剑更有力量一个善于并且会正确思考的人是一个真正有能力的人思考是学习的继续思考的过程是对照比较学以致用融会贯通的过程也是理论联系实际不可或缺的重要环节同时思考也是创新的第一步没有思考能力就没有行动

19、能力就谈不上创新只有努力养成善于思考的良好习惯才能提高个人的能力水平作为秘书人员来讲要学会在繁忙的工作中真正坐下来静下心闹中取静冷静思考一次深思熟虑胜过百次草率行动只有多思深思才能不断提高自身的政策理论水平和业务知识水平最终成为行家里手使我们写出的东西更有水平更具针对性更具专业性更有参考价值工作中还要注意总结反思即对自己过手的每一个材料每一件事情都要总结反思不能事情过去了就丢到身后有空时多揣摩揣摩回味回味善于总结也是一种重要的学习方法同时要多学习别人写得好的材料学习别人运用材料的方法怎么谋篇布局如何谴词造句如何论证归纳等等经典或自己认为写得好的文章可以反复看反复研究自然会在不知不觉中得到启迪得

20、到提高谈到思考就不得不提悟性我们常说要善于领会领导的意图指的也是一种悟性悟性是一种素质更是一种境界非一日之功可成讲悟性要领会两句话第一句话是功到自然成就是平时要不断地学习不断地积累不断地思考不断地历练来提升我们的思想水平第二句话就是功夫在诗外更多是通过我们触类旁通融会贯通来形成我们自己独到的东西形成我们独到的思维习惯 三要非常注重知识积累一个人的知识才能不是与生俱来而是在日常生活中一点一点积累起来的有的人之所以聪明工作能力强就在于他们善于积累知识通过一次次的实践把有益的东西积累在一起变成自己今后工作的经验工作起来就会得心应手有的人工作比较吃力排除其它因素外重要的一条就是不善于积累如文秘人员每年

21、都要写工作总结如果不注重平时对工作情况有关材料的收集写作时就苦于没有素材就是各方面提供素材写起来也可能找不着工作重点有一些材料当时可能用不着说不定哪天会用到作为文秘人员在一些细小的问题上都要留心要有说者无心听者有意的本领要见微知著平时有积累用时就能够信手拈来水到渠成写文章的过程就是收集整理研究利用资料的过程积累知识储备信息的基本方法寻找信息源关注报刊杂志有关文件会议材料网络本人情况建立资料库收集整理分门别类及时更新信息资料信息时代瞬息万变要及时掌握新东西不要使用过时资料四要善于运用 拿来主义就是要善于将他人的东西化为己有这里所讲的化就是要善于转化要善于转化上级的要求不能原封不动如转发文件问题要

22、善于转化外地的经验不能照搬照套如最近市局制定考评办法有的科室照搬省局的东西问题要善于转化书面的语言不能一成不变有人说天下文章一大抄这是有道理的写文章不可能不抄抄是一种学习一种借鉴一种启迪因为写文章不可能不看上面的精神不借鉴外地的经验但是抄要抄得有巧妙运用之妙存乎一心关键是看你会不会抄抄得妙不妙抄得有没有水平能不能抄出新意有的人写的文章找不出一个错字也没有一句错话但细细看来要么非常空洞不切实际要么面面俱到不得要领尽是空话套话抄的痕迹十分明显真正会写的人会抄的人文章往往有自己的东西有自己的语言有自己的风格让人看起来读起来有滋有味一点也看不出抄的痕迹这就是化他人资料为己有的水平和能力三实践出真知文秘

23、人员要善读无字之书一般说的学习多半是指读有字之书而实践就是读无字之书我们文秘工作人员要特别注意理论与实践的联系从工作实践中找学问只有书本知识而没有实际经验写文章就必然空发议论纸上谈兵处理问题就可能脱离实际束手无策因此一个文秘人员在掌握丰富的理论知识后必须经过日常锻炼艰苦的锻炼才能将知识转化为能力也就是说文秘人员要想把工作做好提高自己的工作能力实践是最好的方法实践锻炼是提高文书工作人员素质的重要途径怎么实践我看有这么几个方面一是领导要在实际工作中多给文秘人员交任务压担子人总是会有一点惰性要给一点压力有压力才有动力另一方面也是要给一些机会一些锻炼的机会尤其对一些新上岗的工作的人员要在严格要求的前提

24、下放手把一些重要任务交给他们去办使他们在艰苦磨炼中缩短适应期迅速成长早日成熟也就是要重视培养新人本人的体会只因为承担过许多额外的任务既受了累但同时也得到了锻炼得到了提高秘文人员素质的提高除了自身努力之外还离不开工作环境领导环境和管理环境等几方面的影响这些环境需要我们的各级领导重视才能得到保障另外单位还可以通过举办有关专业竞赛比如举办文秘知识竞赛打字竞赛计算机操作竞赛等等调动学习的积极性促进文秘工作人员素质和文书工作水平的提高市局前些时候组织的竞赛也就是为了这一目的二是文秘人员要主动实践敢于实践善于实践正如毛主席所说读书是学习使用也是学习而且是更重要的学习文秘人员想要提高自己平时就要多挑重担多找

25、机会锻炼自己一定不要怕多干事不怕干别人不愿干的事如果一个人老是拈轻怕重老是计较哪件事是额外的哪件事是份外的那他肯定没有什么进步从科学的角度来看抢挑重担是充分挖掘自身潜能提升自身能力的最有效途径一句话就是要不怕多做字要写拳要打熟能生巧水到渠成三是要多深入基层深入实际了解情况文秘人员由于在办公室的日子比较多纸面上的东西掌握较多客观上实践经验知道少些容易出现脱离实际的偏向因此要争取一切机会积极主动地到基层深入到工作一线了解情况增长见识还要多参加会议这一方面要自己主动也需要领导注意安排这对于文秘人员掌握各方面情况领会领导工作思路不断提高分析问题处理问题的能力是大有益处的四是要多操练现代化办公技能现在我

26、们已进入了办公自动化时代各种先进办公设备的运用互联网技术的发展大大提高了办公效率把文书人员从过去琐碎繁杂的工作方式中解脱出来同时也给文书人员提出了新的课题作为文字工作人员必须努力掌握使用现代办公设备的能力以适应新要求提高工作质量提高工作效率其实这也是所有机关工作人员应具备的基本要求但目前我们还有不少文秘人员在这方面存在差距要努力呀否则将会被淘汰哦怎么样算是一个成功成熟的优秀的文秘人员呢有人说其标准就是放心放心有三层意思第一层是自己对自己放心拿到材料接到任务后不会心慌不会手足无措有自信心第二层是直接领导对你放心任务交给你放心相信你能写好干好第三层意思是上级领导对你放心知道这件事情是你做的放得心知道这个材料是你写的简单看一下就通过说明也是很放心这样你就成熟成功了总之希望我们大家都要多读有字之书善读无字之书善于总结经验通过多方面的努力在锻炼自己提高自己综合素质的同时使我们公路局的政治思想工作信息工作文秘工作等等都提高到一个更新的更高的水平200965