档案局档案利用状况调研

《档案局档案利用状况调研》由会员分享，可在线阅读，更多相关《档案局档案利用状况调研（6页珍藏版）》请在装配图网上搜索。

1、档案局档案利用状况调研;近几年来其档案利用的现状通过又如何呢？现通过 分析、思考，提出问题，并提出以下解决方案。一、本馆基本状况本馆是一个位于大中型城市并处于中心城区的区级综合档案 馆。馆藏档案从2*0年的3万余卷（件）增加到20*年5. 6万余卷 （件），馆藏结构在近几年来的变化情况见下二表：表一 2*0年初区档案馆馆藏档案结构比例一览表表二20*年区档案馆馆藏归档结构比例一览表从以上二表的比较中会可以看出，馆藏文档的数量以年平均9. 95%增加；其中文书档案所占公函比例下降，专门档案和科技档案所 并负责占比例均有所上升。图书资料结构发生变化，得到改善，趋于 合理。特别是着人民群众生活方方面

2、面的婚姻、城建执照、房屋拆迁、 低保户等内容的档案，即一部分民生档案的种类与数量都减低了。随 之而来的是档案利用的人数、范围、目的等也相应发生了变化。见本 馆从2*0至20*年档案利用状况综合统计表。表三区档案馆2*0至20*年档案利用市场条件状况综合统计表分析此表格可以看出：1、每年利用个人档案人数以年平均约8%递增上升。说明馆藏 档案数量增加、结构优化是档案利用增加、利用范围扩大的前提。2、调阅卷数相对于利用人数却减少充分运用下降，说明了二 点：一是档案信息化正在不断发挥作用。本馆在20*年底建成了馆臧 档案文件级目录约80万条的数据库，到20*年底增加至93万条。因 此，检索速度及查准率

3、都有所加快和提高，减少了检索档案案卷的调 用与翻阅查找，保护了档案。二是公民利用档案需求在随着社会的发 展变化而增加，但其所需档案的取到率还不高。3、关系到档案人民群众生活的资料，即民生档案，其利用融 资需求在不断增加。表中的“其他利用”此项包括招工名册（包括干 部职工调动）、知青下放（包括学历证明）、婚姻登记、独生子女、 房产权属、房产管理档案、建筑执照等。4、表中的另一个“其他”项则包含了公证档案、审计档案、 名人档案等的利用。从整个利用情况看：涉及到个人待遇、身份证明 的外派名册、婚姻登记、学历、独生子女登记、建筑执照等内容的档 案利用率较高，而以学术研究、经济建设、宣传教育为利用目的的

4、档 案利用率较低。当然民生档案的的概念是近资料几来提出的，还不会 准确的定义。但问题从一个侧面说明出一个问题，即所谓的民生文档 是与广大人民群众生活的方方面面的切身利益息息相关，密不可分的。二、档案利用中出现的的问题随着社会公众对扩大档案借助需求的扩大，档案利用的内容 和方式在发生着巨大的全部内容变化，对提高档案利用的要求也日益 增加。档案利用依据的法律法规、档案利用理论及方式都面临着新的 考验与挑战，档案利用工作中自然而然会出现种种问题。中各本馆档 案利用中出现的中所问题一一提出。1、公民利用档案的权利与档案利用限制的根据中华人民共和国档案法（以下简称档案法）第 十九条及中华人民共和国档案法

5、实施办法（以下简称实施办 法）第二十一条规定公民有明定查阅开放和未开放档案的权力，但 查阅开放性未开放档案是有限制的。在具体的接待利用档案中会，如何把握对未开放档案的提供利用与限制充分利用利用的关系，是有一 定的本文章来源于21代写秘书网/难度的。如本馆接收了区建设 局1964年至2021年形成的建筑执照档案，对于这部分档案的提供利用，工作人员会遇到二个 问题：一、借由与否作为开放档案来提供利用？因为按照档案法 第十九条“经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放注册的期限, 可以少于三十年”。二、是否借助作为部分限制利用档案？因为在接 收时，档案形成部门并未对不宜开放的部份提出档案限制。因此在

6、档 案提供利用的具体操作中，相关人员难以把握；作为公民其自由利用 的自由言论需求没有满足而失望或不满。这种情况同样出现在房产档 案及拆迁利用档案的提供利用过程中曾。2、档案利用中的轴脉问题在档案提供利用中会遇到单位或公民个人对未查到所需档案 提出开具未查到档案证明的要求。档案馆依据所查到的档案应该为上 海图书馆通过开具其所需证明；但对未查到档案是否也应该按其要求 开具未查到证明呢？这在档案法及实施办法中并未明确规定。但有关档案利用理论则提出“档案证明是指档案馆根据有关 档案用户的询问和申请为核查某种事实在馆藏档案中记载情况（有无 记载和如何记载）而编制的这种书而证明材料.制发档案证明是档案收

7、藏部门进行档案提供利用服务的方式之一”，以及由*师范大学出版 社出版的档案信息化其他工作实用手册中“档案其他工作基础术 语”，解释档案证明：“文档档案馆寄送查询者的一种认证文件。说明 馆内有无所查询的佐证文档、文件有无所查询的有关问题与事实的记 载，以及该文件的存放场地”。那么，如果按照这种说法，如有单位或公民应该要求档案馆为其开具未查到档案证明是个人开具这种证明 的。但是作为国家档案馆是否有必要担此之责和风险呢？近年来 各类档案馆利用馆藏档案出具的证明，在解决户口、工龄、工资、土地 纠纷等风险问题中发挥了不可替代的凭据作用。人因一些人正是看中 了档案证明的这种独特作用，想方设法到档案馆骗取证

8、明。这种现象 的出现，有人的因素。但出证制度不自我管理，特别是出证程序不完 善也是重要原因。这就提醒我们应当不断完善档案馆出证程序，以规 范出证行为，保证数据库证明的真实性。因为依据所查到的档案开具证明是由档案固有属性及其价值 简而言之决定的。档案证明应该是依据档案的记载出具的原件性文件。 而没有查到档案被要求开具证明，则似乎有些不妥。但在本馆的时常 档案透过中却经常会遇到这种情况。如有些单位来档案馆查询单位职 工的招工通知书，如未查到，则会指示档案馆要求为其开具未查到证 明。有些个人来馆查阅有无婚姻关系，经查而未查到，也会要求能够 出具无婚姻登记档案说明。这让待客人员很为难。但又没依据性文件

9、 说服利用者，因而引起利用者的不满。3、档案利用的方式按照实施办法第二十二条“档案法所称档案的利用, 是指对档案的阅览、复制和摘录。”为利用者提供利用资料库，采用 阅览、复制的这二项方式不存在问题，只要公民符合利用条件即可。 而采用摘录详述方式提供利用档案，在具体操作中也存在一定的难度 和系统风险。仍以建筑驾照档案为例。该专业档案在其形成部门的利 用有二个便利条件：一是其“部分限制”的政策很容易自行掌握与操 作；二是采用何种利用方式即出具何种方式档案证明就能切合公民的 需要，档案形成部门也容易自行掌握。而这二个问本文章来源于21 代写秘书网/题是由专业档案的特性所功能性决定的，其档案形成 部门

10、对专业档案提供利用方式及提供利用程度、范围掌握的准确率、 方便度肯定比较高。对于管理学区级综合型档案馆在提供这些专业档案时难免会遇到种种问题。如有的利用者要求本馆提供摘录式档案证 明，那么在一张“建房申请表”上，有许多公章、签字、简易建筑图、 标注的各种数据等档案信息，遇到这种情况，采用复制方式出证，可以保证档案说明的真实性。但却顾及不能满足利用者的需求。4、档案提前进馆与方便充分利用利用的缺陷中华人民共和国第十四条（2*1年修正）第十七条“夫妻 在婚姻关系存续期间所得的下列财产，归夫妻共同所有”，第十八条 “有下列异常情况之一的，为夫妻一方的财产：（一）一方的婚前财 产”，法律规定让人们认识

11、到确定婚后财产的重要性。而当今社会人 们的生活中会不断地涉及到婚姻状况的证明问题。如本馆的婚姻登记 档案接收从五十年代形成之初到2*5年12月31日止已全部进馆。那 么凡是户口在本区范围内的到法定婚龄的公民，如果未婚需要开具婚 姻状况证明，则至少要到两个政府部门，即先到档案馆查证有无婚姻 登记档案（结婚或离婚或未婚），再到婚姻登记处查阅2*5年12月 31日以后的办证档案。这确实造成利用档案的不便，而产生怨言。还 有一些居住地迁进迁出的公民，其户口所在地的时间段不一定全在本 区内，但其会要求本馆为其出具未查核发到婚姻登记档案证明，这也 在很大程度上让查档人员为难。三、对档案利用现状的几点现阶段

12、反思以上所述，是本馆档案利用工作之现状，也许是个案。但经 笔者与同级同类档案馆的沟通、交流与探讨，了解到这种现状有一定 的代表性，具有共性。区（县）级档案馆中但此或多或少地出现上述 档案利用中问题。而目前一方面广大公民利用的需求在日益增长，另一方面相关的法律法规存在着某些缺失或不配套，以及档案工作标准 化程度行业标准不够高，都制约着公民利用档案的权力不能全部实现。 那么就区（县）级档案馆而言，如何严格开始实施法律法规，保障可 以日志利用的档案能够最大限度地为广大公民所用，以满足公民不断 强劲增长的、多方面的、多层次的利用表单的需要全方位呢？笔者针 对区（县）级别级档案馆档案利用的现状做了以下几

13、点思考：1、要加强对于档案利用理论的研究，建立完善配套的档案利 用制度。既耍简化档案利用的手续，又值班人员要让档案馆工作人员 有政策法规可依，这样不论是对于档案利用者还是档案利用的档案工 作人员，都是公平合理的，双方的权利和权利都能得到保证。2、对于档案馆来说，要做好档案利用的各项基础工作。一是 耍馆藏档案可利用范围及利用程度的划分，使属于可利用范围的可资 料库确实能够被利用；二是对于档案的接收进馆，在按照档案法规进 行的前提下让，要与档案进馆单位就档案进馆的时间、限制性利用、 利用方式以及是否提前或推迟进馆等达成协议；三是对于一些专业性 较强的档案,且在形成部门方便直接提供利用更方便（既对档案形成部 门负责人而言,又考虑到利用者的快捷），则应该根据实际情况,确定这 类档案是否有必要接收进馆相应或确定适当的进馆时间。3、归档提高档案利用工作的标准化、规范化程度。对于不断 高增长档案利用需求及不断扩大的档案利用范围，档案工作人员能够 根据利用者的不同需要，便于操作，能够帮助合法合理地合法满足各 种档案利用需求。